POLITEKNIK MELAKA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

BAHAGIAN/JABATAN ULPL

JUN 2020 – JUN 2021

1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

KANDUNGAN
PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG .............................................................. 2
1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3
2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4
3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG ................................................... 5
4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO ................................................................................... 6
4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-BKP-01 ................................................................................. 6
4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02 ........................................................................... 8
5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG ...................................................... 10
5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko ......................................................... 10
5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang .................................................... 10
5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang ............................................................................ 11
6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG .............................................. 12
6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 12
6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan) ..................................................... 12
6.1.3 Strategi Rebut Peluang ......................................................................................... 13
7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA ................................................. 13
7.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 13
8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN .................................. 13
9. LAMPIRAN................................................................................................................... 15
9.1 Definisi ......................................................................................................................... 15
9.2 Lampiran 1: Kod Daftar ............................................................................................... 15
9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 15
9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 16

1
2 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG XXXXXXXXX

PENGWUJUDAN KONTEKS
(ESTABLISHMENT OF CONTEXT)
Konteks Strategik
Konteks Proses
Konteks Keselamatan dan Pekerjaan
Konteks Pelanggan
Konteks projek
Penentuan Kriteria
Pengaruh Dalaman dan Luaran

Penilaian Risiko & Peluang

KENALPASTI RISIKO & PELUANG

(RISK IDENTIFICATION)
Apa yang boleh berlaku?

PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA

Bagaimana boleh berlaku?
(COMMUNICATIOAN AND CONSULTATION)

Imput dari Data-data sejarah dll

KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI

(MONITORING AND REVIEW)

ANALISIS RISIKO & PELUANG
(RISK ANALYSIS)
Menentukan kawalan sediaada

Menentukan Menentukan
kebarangkalian kesan dan
dan punca akibat

Menentukan tahap risiko

PENILAIAN RISIKO & PELUANG

(RISK EVALUATION)
Membandingkan kriteria
Kebarangkalian & Impak
Magnitud risiko & peluang
Keutamaan

PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS

(RISK TREATMENT)
Mengenalpasti & menilai pilihan rawatan
Mengenalpasti dan melaksanakan rawatan
Pelan Tindakan

ADAPTASI: MS ISO 31000:2010

2
3 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI

Nyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta
penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang

PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT

PELAJAR BERDAFTAR
PIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)
ORGANISASI HUBUNGAN
1. Kementerian Kewangan Malaysia − Mendapatkan budget tahunan
− Kelulusan kewangan
2. Jabatan Perkhidmatan Awam − Perjawatan
− Kenaikan pangkat
− Persaraan
3. Arkib Negara Malaysia − Urusan dokumen dan rekod kerajaan
4. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah − Integriti kakitangan
5. Pembekal − Bekalan Keselamatan
− Bekalan Pembersihan
− Bekalan Alat tulis
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)
1. Pengarah − Meluluskan budget
2. −
3. −
4. −
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)
1. Ketua Unit / Pegawai Latihan dan Pendidikan − 1 orang
Lanjutan
2. Pembantu Tadbir N 22 − 1 orang
3. Pembantu Operasi N11 − 1 orang
4. −
5. −

3
4 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS

PEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR
UNIT LATIHAN DAN PEDIDIKAN LANJUTAN LPL
FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF
1. Merancang , mengurus dan melaksanakan 1. Memastikan kakitangan Politeknik Melaka
latihan dalaman dan luaran kepada staf. kompeten melalui pengurusan latihan yang
2. Menguruskan pelaksanaan program latihan sistematik.
Sangkutan Industri Pensyarah (SIP)
3. Mengurus dan menyelaras program
Pembelajaran Sepanjang Hayat (PSH).
4. Menguruskan urusan pendidikan lanjutan
staf.
RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN
Rujuk pekeliling berkaitan yang sedang 1. PMK-PK-PS08 PERANCANGAN DAN DAN
berkuatkuasa. PENGURUSAN LATIHAN STAF
DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN
SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)
1. 1. Tidak mencapai sasaran 100% staf menghadiri
kursus minimum setahun
IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF
5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5
Strategy Political
Structure Economic
Systems Social
Shared Values Technology
Style (leadership) Environment
Staff Legal
Skills & Competency -
1 2 3 4 5
Sangat Rendah Rendah Sederhana Besar Sangat besar

4
5 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG

Nota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1

OBJEKTIF # 01
Memastikan kakitangan Politeknik Melaka kompeten melalui pengurusan latihan yang
sistematik.
KOD RISIKO
R-LPL-01 Berlaku kekangan waktu disebabkan tempoh Perintah Kawalan Pergerakan (PKP)

KOD PELUANG
P-LPL-01 Pindaan KPI dari Pihak JPPKK

OBJEKTIF # 02

KOD RISIKO

KOD PELUANG

5
6 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO

4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-LPL-01

OBJEKTIF
Memastikan kakitangan Politeknik Melaka kompeten melalui pengurusan latihan yang
sistematik.

BOW TIE ANALYSIS

Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak
2 3 1 5 4
PUNCA TINDAKAN PENCEGAHAN PERISTIWA RISIKO TINDAKAN MITIGASI IMPAK

Tiada peruntukan
latihan

Tidak menjadi
Kakitangan tempat pilihan
tidak hadir Menjalankan untuk
latihan sesi Memaklumkan melanjutkan
perkongsian dan pelajaran
Kandungan mendapatkan
latihan tidak ilmu kepada
staf jabatan pencalonan staf
sesuai dengan melalui KJ/KU
kompetensi atau unit
Organisasi/
Perancangan
Mempelbagaikan Institusi kurang
Tiada latihan
cara makluman kreatif dan
perancangan ditetapkan
kursus kepada inovatif
latihan setiap akhir Berlaku kekangan
tahun waktu staf
disebabkan
Perancangan Pelajar tidak
Pemantauan tempoh Perintah
latihan tidak Kawalan Surat/memo mendapat
dilaksanakan pelaksanaan pengetahuan
Pergerakan (PKP) arahan
latihan secara yang disasarkan
Pengarah
berkala
Peralatan
latihan dalaman
yang terhad Menghantar / Pelaksanaan
Staf tiada
mencari kursus TOT
kompetensi
online atau
Waktu kursus untuk
yang
tidak sesuai melaksanakan
ditawarkan
P&P / kerja
secara percuma
Tidak tahu
perkembangan Kursus
semasa dirancang pada
cuti semester

6
7 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02

OBJEKTIF

BOW TIE ANALYSIS

Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak
2 3 1 5 4
PUNCA TINDAKAN PENCEGAHAN PERISTIWA RISIKO TINDAKAN MITIGASI IMPAK

PUNCA LUARAN IMPAK LUARAN

TINDAKAN TINDAKAN
PENCEGAHAN MITIGASI
IMPAK
PUNCA DALAMAN
DALAMAN

..

FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN

7
8 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02

OBJEKTIF

BOW TIE ANALYSIS

Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak
2 3 1 5 4
PUNCA TINDAKAN PENCEGAHAN PERISTIWA RISIKO TINDAKAN MITIGASI IMPAK

PUNCA LUARAN IMPAK LUARAN

TINDAKAN TINDAKAN
PENCEGAHAN MITIGASI
IMPAK
PUNCA DALAMAN
DALAMAN

..

FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN

8
9 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

4.1.3 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi

INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI

OBJEKTIF
Meningkatkan kompetensi staf Politeknik Melaka
R-LPL-01
PENYATAAN RISIKO 1: Staf kurang kompeten
NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5
1. Menjalankan sesi perkongsian ilmu kepada staf jabatan
2. Perancangan latihan ditetapkan setiap akhir tahun
3. Pemantauan pelaksanaan latihan secara berkala
4. Menghantar / mencari kursus online atau yang ditawarkan secara
percuma
5. Kursus dirancang pada cuti semester
NILAI MIN 3.4
TINDAKAN MITIGASI
1. Memaklumkan/memohon pencalonan staf berkursus kepada ketua
jabatan/ ketua unit
2. Mempelbagaikan medium hebahan kepada peserta kursus
3. Surat/memo arahan Pengarah
4. Pelaksanaan TOT
5.
NILAI MIN 3.25
OBJEKTIF 2
Penyataan objektif
KOD DAFTAR
Penyataan risiko 1
NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5
1.
2.
3.
4.
NILAI MIN
TINDAKAN MITIGASI
1.
2.
3.
4.
NILAI MIN
1 2 3 4 5
Gagal/tiada bukti Kurang Memuaskan Sederhana Baik Cemerlang
Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)
− Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi
− Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi

9
10 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko
Nota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak

PENILAIAN RISIKO (-VE)

IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO
IMPAK KEBARANGKALIAN

MAGNITUD
(IMPACT) (paksi-X) (LIKELIHOOD) (paksi-Y)
DAFTAR PERISTIWA RISIKO
RISIKO (RISK EVENT)

10

10
1
2
3
4
5
6
7
8
9

1
2
3
4
5
6
7
8
9
R-LPL-01 Berlaku kekangan waktu
disebabkan tempoh Perintah * *
30
Kawalan Pergerakan (PKP) 6 5

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang

PENILAIAN PELUANG (+VE)
IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG
IMPAK KEBARANGKALIAN
MAGNITUD

(IMPACT) (paksi-X) (LIKELIHOOD) (paksi-Y)

DAFTAR PERISTIWA
PELUANG (OPPORTUNITY)
10

10
1
2
3
4
5
6
7
8
9

1
2
3
4
5
6
7
8
9
P-LPL-01 Berlaku Pindaan KPI oleh Pihak
16
JPPKK

*Penilaian Selepas Rawatan

10
11 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang

RISIKO PELUANG
10 10
K K
9 9
E E
B 8 8 B
A A
R 7 7 R
A A
6 6
N R-LPL-01 N
G 5 (6,5) 5 G
K K
A
4 R-LPL-01 ( P-LPL-02 4
A
(4,4) (4,4)
L 3 3 L
I ( ( I
A 2 2 A
N N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

IMPAK IMPAK

ZON MERAH: HIGH

ZON KUNING: MEDIUM
ZON HIJAU: LOW

KOD R/P PENYATAAN RISIKO / MAGNITUD ZON MAGNITUD ZON

PELUANG SELEPAS
RAWATAN

R-LPL-01 R Berlaku kekangan waktu (6,5) = 28 KUNING (4,4) = 24 HIJAU

disebabkan tempoh
Perintah Kawalan
Pergerakan (PKP)

P-LPL-01 P Berlaku Pindaan KPI oleh (4,4) =24 HIJAU

Pihak JPPKK

11
12 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG

Nota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko

6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang

TINDAKBALAS

TRANSFER

MITIGATE

ENHANCE
PERISTIWA

EXPLOIT

IGNORE
ACCEPT

SHARE
AVOID
KOD
RISIKO DAN PELUANG

RISIKO
R-LPL-01 Berlaku kekangan waktu disebabkan
tempoh Perintah Kawalan
Pergerakan (PKP)

PELUANG
P-LPL-01 Berlaku Pindaan KPI oleh Pihak
JPPKK

6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)

Nota: Input kepada Perancangn Strategik (Input : SWOT & TOWS)

R-LPL-01
Staf kurang kompeten
STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1. Mengeluarkan laporan kursus mengikut sukuan tahun KULPL
2. Mengeluarkan memo kepada staf yang tidak mencapai kursus minima KULPL
3. Pelaksanaan Kursus secara talian EPSA dan AKPK KULPL
4.
R-LPL-01
PENYATAAN RISIKO
STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1.
2.
R-LPL-01
PENYATAAN RISIKO
STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1.
2.
3.

12
13 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

6.1.3 Strategi Rebut Peluang

P-LPL-01
Pertambahan peruntukan
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Menyediakan perancangan peruntukan latihan KULPL
2.
P-LPL-02
Kursus atas talian / percuma
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Membuat hebahan dan pencalonan KULPL
2. Staf yang menerima memo perlu mengambil kursus secara online STAF
P-LPL-04
PENYATAAN RISIKO
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1.
2.
3.

7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA

Nota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang
ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan

7.1.1 Pemantauan dan Usulan

BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAK SEDANG TELAH
DIAMBIL DIAMBIL DIAMBIL
TINDAKAN TINDAKAN TINDAKAN
1.
2.
3.
4.
Usul Penambahbaikan:

Pegawai yang memantau

Nama:
Tarikh

8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN

Nota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu
dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan
untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat perbandingan data.

13
14 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

14
15 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

9. LAMPIRAN
9.1 Definisi

RISIKO (-ve) PELUANG(+ve)

RISIKO
Kemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang Disebabkan
Faktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin
(Loss)/Kejutan (Surprise)/Kegagalan Fungsi
PERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF
ORGANISASI

PELUANG
Kesempatan Yang Baik
Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang Secara
Terancang
PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGAN
ORGANISASI

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

Menguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan
Kerugian, Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat
Kesalahan Megambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari
‘kewujudan peluang’

WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY

9.2 Lampiran 1: Kod Daftar

KOD RUJUKAN (Contoh)
R Risiko
P Peluang

9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak

DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO

15
16 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

KEBARANGKALIAN IMPAK
DARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN
1-2 Jarang (rare) 1-2 Tiada kesan (insignificant)
Potensi berlaku sangat rendah Tiada kecederaan, kerugian yang
rendah
3-4 Kurang kemungkinan (unlikely) 3-4 Kecil (minor)
Mungkin berlaku pada sesuatu masa Bantuan segera, kerugian sederhana
5-6 Boleh jadi (moderate) 5-6 Sederhana (moderate)
Boleh berlaku pada sesuatu masa Perlu bantuan perubatan, kerugian
yang besar
7-8 Ada kemungkinan (likely) 7-8 Besar (major)
Ada kemungkinan berlaku dalam Kecederaan serius, kerugian
keadaan tertentu melampai, kegagalan fungsi
9-10 Hampir pasti (almost certain) 9-10 Bencana (catastropic)
Berkemungkinan besar berlaku dalam Kematian, kesan berbahaya, kerugian
semua keadaan yang terok
LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10

9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko

16