वार्षिक निरिक्षण प्रतिवेदन सुगौना शाखा डाकघर, लेखा शाखा राजनगर उप डाकघर,

मधुबनी 847421 दिनांक 31.01.2024

पत्रांकसंख्या:वार्षिक निरिक्षण/ सुगौना डाकघर/2024 दिनांक:- 11.12.2023

सुगौना शाखा डाक घर, लेखा शाखा राजनगर उप डाकघर का औचक निरिक्षण दिनांक 09.11.2023 को किया I श्री मोहम्मद मुर्तजा डाक पाल
के पद पर कार्यरत है | सुगौना शाखा डाकघर लेखा शाखा राजनगर उप डाकघरकी मुख्य तथ्य निम्नलिखित है :-
I. सामान्य प्रशासनिक जानकारी :

क्रम सन्दर्भ उपलब्ध जानकारी

संख्या
1. शाखा डाक घर का नाम सुगौना
2. लेखा शाखा कार्यालय राजनगर
3. प्रधान डाकघर मधुबनी
4. शाखा डाक घर का आई डी संख्या BO13104133015
5. शाखा डाक घर के लाभ/व्यय पहचान संख्या 13122113115
6. शाखा डाक घर खुलने की तिथि कोई जानकारी उप्लब्ध नहीं
7. विगत निरिक्षण की तिथि 13.12.2022
8. निरिक्षण किसके द्वारा किया गया श्री प्रमोद कु मार कार्यकारी डाक निरीक्षक पूर्वी अनुमंडल
मधुबनी
9. प्रमंडलीय अधिकारी के भ्रमण की तिथि ----
10. अनुमंडलीय अधिकारी के भ्रमण की तिथि 11.12.2023
11. डाक अधिदर्शक के द्वारा शाखा भ्रमण की अंतिम तिथि 27.04.2023,21.07.2023,12.10.2023

पिछले वर्ष का वार्षिक निरिक्षण प्रतिवेदन आर्डर बुक ठीक से सटानहीं गया है और शाखाडाकपाल के द्वारा वार्षिक प्रतिवेदन का जबाब
प्रमंडलीय कार्यालय मधुबनी को नहीं भेजा गया है | शाखा डाक पाल को निर्देश दिया जाता है कि वार्षिक निरिक्षण प्रतिवेदन प्राप्त होने के 15 दिनों के
अन्दर जबाब प्रमंडलीय कार्यालय मधुबनी को भेजें |

II . शाखा डाकघर के तकनिकी जानकारी :

12. शाखा डाक घर के कार्यावधि का समय : 09:00AM से 14:00 PM

13. पत्र मञ्जूषा से निकासी का समय : 10:00 बजे
14. डाक प्राप्ति का समय :10 :30 बजे
15. डाक वितरण का समय : 11:15 बजे
16. डाक देने का समय :13:45 बजे

17. डाक का आदान-प्रदान सहायक शाखा पाल (डाक वाहक सह डाक वितरक ) द्वारा, लेखा शाखा राजनगर उप डाक घर से किया जाता है,
जिसकी दुरी शाखा डाक घर से 06 किलीमीटर है I

18. शाखा डाक घर के अंतर्गत आने वाला डाक वितरण क्षेत्र है :-

i सुगौना ii भगवानपुर iii बेरा iv महाराजगंज v. बिधानगर

19 . शाखा डाकघर निम्नलिखित क्षेत्राधिकार के अंतर्गत कार्यरत है :-

थाना : राजनगर
पंचायत: सुगौना
प्रखंड : राजनगर
 III. स्थापना सम्बन्धी जानकारी :-

20. शाखा डाकघर की स्थापना सम्बन्धी कोई दस्तावेज (सिवाय पिछले वर्षो का वार्षिक निरिक्षण प्रतिवेदन के ) उपलब्ध नहीं है I सुगौना शाखा
डाकघर, डबल हैंडेड डाक वितरण शाखा डाकघर है, जिसमे डाक आदान प्रदान एवं वितरण का कार्य साहयक डाकपाल के द्वारा किया जाता है I
वर्तमान में एक पद रिक्त है | वर्तमान की व्यवस्था संतोषजनक है I इस शाखा में कार्यरत ग्रामीण डाक सेवको का विवरण निम्नलिखित है :-

पदनाम पदधारक का नाम पहचान (CSI) जन्मतिथि नियोजन की तिथि

संख्या
शाखा डाक पाल श्री मुके श कु मार सिंह 50228440 25.11.1975 28.06.2008
शाखा सहायक डाक पल श्री रंजन चौधरी 50463555 12.04.1965 03.03.1993

20. वर्तमान में सुगौना शाखा डाकघर, लेखा शाखा राजनगर उप डाकघर मे एक पद रिक्त है | वर्तमान व्यवस्था संतोषजनक है|

IV. वित्त सम्बन्धी जानकारी :-

21. नकटी शाखा डाकघर, लेखा शाखा राजनगर उप डाकघर को निम्नलिखित वित्तभार के अधिकृ त समीक्षा किया गया है :-

अधिकृ त अधिकतम नकद रुपया 5000/- मात्र

अधिकृ त न्यूनतम नकद रुपया 4000/- मात्र
डाक टिकट रुपया 1000/- मात्र
राजस्व टिकट रुपया 160/- मात्र
22. वार्षिक निरिक्षण के दिन ( OB 11.12.2023) उपलब्ध नकदी,डाक टिकट और राजस्व टिकट का विवरण :-

उपलब्ध नकद रुपया 41896/- मात्र

डाक टिकट --
राजस्व टिकट --
कु लयोग रुपया 41896/- मात्र

23. शाखा डाकघर के द्वारा नकदी के लेन – देन और नकदी रखे जाने की जांच करने हेतु, पिछले निरिक्षण के बाद विभिन्न पांचकार्य दिवस में
नकदी रखे जाने की जांच हेतु शाखा के खाताबही और लेखा शाखा द्वारा दिए शाखा के अतिशेष का मिलन किया, जिसका विवरण निम्नलिखित है :-

तिथी (कॉलम अ ) शाखा के खाता बही में अंकित लेखा उप डाक घर द्वारा बी ओ लेखा शाखा द्वारा जारी की रिमार्क्स
अतिशेष स्लिप की तिथि गई रिकॉर्ड के अनुसार कॉलम
(अ) में वर्णित तिथि में शाखा
का अतिशेष
06.01.2023 15857.50 06.01.2023 15857.50
10.04.2023 17029.50 10.04.2023 17029.50
19.07.2023 14433.50 19.07.2023 14433.50
26.09.2023 33535.50 26.09.2023 33535.50
07.11.2023 17848.00 07.11.2023 17848.00

24 . उपरोक्त सारणी में लिखित विवरण से स्पष्ट होता है कि शाखा डाकघर प्रायः शाखा डाक घर में नकदी का अतिशेष अधिकृ त राशी से अधिक
रखते हैं I उप डाकपाल राजनगर को यह तत्काल निर्देश दिया जाता है की अधिकृ त सीमा से अधिक नकदी, जो किसी बिना किसी लायबिलिटी की
रखी गई है उसे तुरंत वापस कराये और शाखा डाक घर के रोजमर्रा के कार्यो को नियमित अवलोकन करे, किसी तरह के अनियमितता अथवा त्रुटी
पाए जाने पर तुरंत संज्ञान में लाये I
 25 . शाखा में लेन देन को देखते हुए और लेटेस्ट नियम जिसके तहत शाखा से निकासी की सीमा रुपये 20000/- कर दी गई है, को ध्यान में
रखते हुए, शाखा के अतिशेष की न्यूनतम राशी और अधिकतम राशी क्रमशः 15000/- रूपये और 30000/-रूपये करने की अनुशंषा की जाती
है| प्रमंडलीय कार्यालय से अनुरोध है कि इस सन्दर्भ में आदेश पत्र निर्गत करे |

26. शाखा डाकघर के डाकघर बचत योजनाओ में निवेश/लेन –देन की जाने वाली पुस्तिका (बचत बैंक SB, SSA, RD इत्यादि)की समीक्षा
की, जिसके आधार पर बचत बैंक के विभिन्न स्कीम के खातो का लेन देन का जाँच किया जो निम्न सारणी में अंकित है :-

क्रम स्कीम खाता संख्या तिथि जमा निकासी खाता का अतिशेष

संख्या
1 SB 3817760488 30.11.2023 -- 2000.00 313046.00
2. RD 4765062563 28.11.2023 500.00 -- 22500.00
3. RD 4765071831 28.11.2023 500.00 -- 22500.00
4. RD 020048930070 15.11.2023 100.00 -- 1500.00
5. RD 4788681415 15.11.2023 100.00 -- 4300.00
6 RD 4765027449 28.11.2023 100.00 -- 4500.00
7 RD 4764916379 28.11.2023 100.00 -- 4500.00
8. SSA 5004151246 14.09.2023 500.00 -- 4610.00
9. SSA 4473472401 16.11.2023 2000.00 -- 39400.00
10. SSA 010014445659 16.11.2023 2000.00 -- 41105.00
11. SSA 010014445869 16.11.2023 2000.00 -- 41105.00
12. SSA 010029451624 24.01.2023 2000.00 -- 12000.00
13 PLI 0000007697418 27.10.2023 747.00 -- --
14 RPLI 0000006319832 27.10.2023 410.00 -- --
15 RPLI 0000006993471 30.08.2023 5999.00 -- --
16 RPLI 000000534974 30.08.2023 4743.00 -- --

26. A. शाखा के लेखा पुस्तिका कि जाँच किया और गत वर्ष के बाद प्रत्येक तिन माह में किसी भी एक कार्य दिवस में शाखा द्वारा किया
गयालेनदेन का विवरण कि समीक्षा किया, जिसका परिणाम निचे है |

दिनांक SB RD SSA IPPB

DEPOSI WITHDRA DEPOSI WITHDRA DEPOSI WITHDRA DEPOSI WITHDRA
T WAL T WAL T WAL T WAL
18.01.2023 -- -- 5131 -- 8000 -- 200 --
18.03.2023 2100 -- 2900 - -- - 200 6000
11.05.2023 2800 10000 2212 - 5450 - 7000 12000
22.09.2023 700 -- 6700 - 4000 - -- --
11.11.2023 700 -- 1200 - 500 -- -- --

27. इस शाखा डाकघर में शाखा डाकपाल को IPPB से मोबाइल डिभाइस निर्गत किया गया है, जो की जिओ के नेटवर्क पर संचालित होता है
| सामान्य रूप से शाखा का कार्य IPPB मोबाइल डिभाइस से ही किया जाता है|

28. IPPB संबधी जमा-निकासी और आधार आधारित जमा-निकासी सेवा के ब्योरो का जांच किया | शाखा डाक घर में IPPB संबधी लेखा-
जोखा रखने के लिए एक अलग पुस्तिका रखा जा रहा है, जिसका जाँच किया और शाखा के लेखा पुस्तिका में IPPB संबधी जमा-निकासी और
आधार आधारित जमा-निकासी का मिलान कर यह सुनिश्चित किया की IPPB के ट्रांजेक्सन को शाखा के लेखा पुस्तिका में लिया जाता है |
29. इस शाखा में CSC सेवा प्रारंभ नहीं की गई है | इस शाखा में CSC सेवा प्रारंभ की जा सकती है | शाखा डाकपाल को निर्देश दिया गया है
की वे अपने क्षेत्र में विभाग के द्वारा उपलब्ध कराइ गई CSC सेवा को लोकप्रिय बनाबे |

30. इस शाखा डाक घर के द्वारा बिमा सम्बन्धी बिजनेस का जांच किया और पाया कि RICT डिभाइस से बीमा (PLI/RPLI) के प्रथम
प्रीमियम या प्रीमियम की राशी जमा नहीं किया जाता है | शाखा डाकपाल ने बताया की बीमा (PLI/RPLI) के प्रथम प्रीमियम या प्रीमियम की
राशी जमा राजनगर उप डाकघर में सीधे जमा करते हैं और प्रत्येक ट्रांजेक्सन का ब्यौरा अपने बीमा (PLI/RPLI) लेखा पुस्तिका में अंकित करते
हैं लेकिन शाखा के लेखा पुस्तिका में SO में किये गए ट्रांजेक्सन को नहीं लिया जाता है | शाखा डाक पाल को यह निर्देश दिया गया है की बीमा
सम्बन्धी प्रीमियम का जमा RICT डिभाइस से ही करे, इसे शाखा के दैनिक ट्रांजेक्सन का ब्यौरा में अंकित कर SO को सूचित करे | ऐसा करने
से ही शाखा के कार्यभार में बिमा सम्बन्धी ट्रांजेक्सन को लिया जाएगा |

31. उप् डाकपाल, राजनगर उप डाकघर को यह निर्देश दिया जाता है की शाखा के दैनिक कार्यो का रोजाना सुपरवाइज करे और किसी भी तरह के
त्रुटी पाए जाने पर अभिलम्ब सूचित करे I

31. a. शाखा डाक पाल के द्वारा विगत वित्तीयवर्ष के बाद एक भी PLI/RPLI का नया प्रपोजल नहीं दिया है, शाखा डाक पाल को सख्त निर्देश
दिया जाता है इस वित्तीय वर्ष में कम से कम 50 लाख का नया प्रपोजल देना सुनिश्चित करें| डाक अभिदर्शकको भी निर्देश दिया जाता है कि शाखा
पाल और सहायक शाखा डाक पाल से इस वित्तीय वर्ष में में नया PLI/ RPLI का व्यवसाय करवाना सुनिश्चित करें |

V. डाक/मेल सम्बन्धी जानकारी :-

32. शाखा डाक घर में डाक प्राप्ति, पत्र-मञ्जूषा से निकासी, उप डाकघर राजनगर को डाक भेजने से सम्बंधित कोई भी कार्यालयी आदेश पत्र
उपलब्ध नहीं है | लेकिन व्यावहारिक व्यवस्था के अनुसार, डाक का लेन –देन सहायक शाखा डाक पाल (वितरक) के द्वारा किया जाता है | शाखा
के वर्तमान कार्यभार के अनुसार यह व्यवस्था संतोषजनक है | प्रमंडलीय कार्यालय के मेल शाखा से अनुरोध है की राजनगर शाखा में डाक प्राप्ति,
पत्र-मञ्जूषा से निकासी, उप डाकघर राजनगर को डाक भेजने से सम्बंधित कार्यालयी आदेश का प्रतिलिपि पत्र उपलब्ध कराये |

33. शाखा डाक घर के पत्र मञ्जूषा की स्थिति जर्जर है, साथ ही इसमें ग्राहको के द्वारा पत्र कभी कभार ही डाला जाता है| पत्र मंजूषा से पत्र
निकासी का समय पत्र मंजुषा पर अंकित नहीं है |

34. सहायक शाखा डाक पाल (वितरक) के पास उपलब्ध बी ओ जर्नल का समीक्षा किया और पाया की औसतन 8-10 स्पीड पोस्ट/रजिस्टर्ड
पोस्ट/पार्सल डाक का वितरण किया जाता है | डाक वितरक को यह स्पष्ट निर्देश दिया गया है की डाक का वितरण पोस्टमैन एप्प द्वारा ही करना
सुनिश्चित करे |

35. डाकघर को प्राप्त दैनिक डाक का निरिक्षण किया और पाया की किसी प्रकार के डाक पर शाखा डाकघर की मुहर नहीं लगे जाती है | शाखा
डाकपाल को विशेष रूप से निर्देशित किया गया है की शाखा में प्राप्त डाक पर रोजाना मुहर लगवाना सुनिश्चित करे |

36. शाखा डाकघर द्वारा डाक वितरण का जांच किया और पाया कि पोस्टमैन एप के द्वारा डाक का वितरण नहीं किया जाता है | पिछले एक
माह के डाक जो की वितरण के लिए प्राप्त हुआ है, की समीक्षा किया और पाया की दैनिक रूप से औसतन 08-10 रजिस्टर्ड डाक/स्पीड पोस्ट, इस
शाखा द्वारा वितरित किया जाता है | इसके अलावे प्रथम और द्वितीय श्रेणी के अगणनीय डाक भी इस शाखा डाक घर के द्वारा वितरित किया जाता है
|

37. सहायक शाखापाल को यह सख्त निर्देश दिया जाता है कि सभी प्रकार के गणनीय डाक (रजिस्टर्ड डाक/स्पीड पोस्ट/पार्सल) का वितरण
पोस्टमैन एप के माध्यम से ही करे, इसका पालन नहीं करने पर अनुशासनिक कारर्वाई की जा सकती है |

VI. अन्य जानकारी :

38. शाखा डाक के अन्य महत्वपूर्ण रिकॉर्ड की समीक्षा किया और पाया कि :

a. ) पोस्टमार्क बुक उपलब्ध है लेकिन इस पर रोजाना डेट मुहर अंकित नहीं किया जाता है |
b .) शिकायत और सलाह पुस्तिका उपलब्ध है परन्तु इसमें अभी तक कु छ भी अंकित नहीं किया गया है |
c .) वार्षिक निरीक्षण पुस्तिका (आर्डर बुक) उपलब्ध है, परन्तु इसमें पिछले कई वर्षो का निरिक्षण प्रतिवेदन _________
________चिपकाया नहीं गया है और ना ही इस प्रतिवेदन का कं प्लायंस रिपोर्ट भेजा गया है |
d.) शाखा का त्रुटी पुस्तिका इस शाखा में उपलब्ध नहीं है |
e.) औचक दौरा की पुस्तिका (भिजिट बुक) इस शाखा में उपलब्ध नहीं है |
f .) भंडार पुस्तिका शाखा में उपलब्ध नहीं है |

शाखा डाक पाल उपरोक्त सभी रिकॉर्ड को आज से ही तैयार रखे, और दैनिक रूप से इससे सम्बंधित जानकारी को अपडेट करे |

39. शाखा कार्यालय में SB 26 (प्रथिमिक रशीद), RPLI बीमा रशीद और Money आर्डर फॉर्म का प्रयोग नहीं किया जाता है | उपलब्ध
रशीद पुस्तिका का विवरण निम्नांकित है :-

Type Book No Last Used Blank अभियुक्ति

available at BO Receipt No. Receipts
SB 26 Book No.117020 18 19 TO 50 रसीद संख्या 50 फटा हुआ पाया
अतः इसे रद्द किया जाता है|
RPLI प्रीमियम 20091 29 30 TO 50
रशीद
मनी आर्डर का रशीद NOT 96 97-98 रसीद संख्या 99 पहले ही रद्द
AVAILABLE किया जा चूका है|

40. शाखा डाकघर के नमूना हस्ताक्षर पुस्तिका का अवलोकन किया और पाया की शाखा पाल के द्वारा नमूना हस्ताक्षर पुस्तिका को अनुरक्षण
नहीं किया जाता है | शाखा डाक पाल को बचत खाता के प्रत्येक स्कीम के लिए अलग अलग नमूना हस्ताक्षर पुस्तिका अनुरक्षण करने का निर्देश दिया
जाता है |
. |

41. शाखा डाकघर के व्यवसाय का अवलोकन किया गया एवं अधोहस्ताक्षरी के द्वारा पाया कि व्यवसाय सामान्य है |SB, RD.TD,
SSA.PLI एवं RPLI का अधिक से अधिक व्यवसाय करने के शाखा डाकपाल को निर्देश दिया गया |PLI एवं RPLI इस वित्तीय
वर्ष में एक भी नया प्रोपोजल दिया गया है, इस सम्बन्ध में भी शाखा डाकपाल को निर्देश दिया गया है कि 50 लाख नया PLI एवं
RPLI का प्रपोजल दें |

42. ऐसा देखा गया है कि अधिकांश जन शिकायत डाक डिलीवरी सम्बन्धी होता है, अतः शाखा डाकपाल को POST INFO
application में डाक का ट्रैकिं ग का प्रशिक्षण दिया गया है ताकि अधिक से अधिक जन शिय्कत का निपटारा तत्काल कराया जा सके |
शाखा डाक पाल को यह भी निर्देश दिया गया है कि वैसे जन शिकायत जिसका निपटारा वे नहीं कर पाए, उसे तत्काल लेख डाकघर और
अन्य सम्बंधित कार्यलय को भेजें |

43. पोस्टल स्टेशनरी पोस्टल स्टाम्प और रेवेन्यु स्टाम्प का ब्रिक्री शाखा डाकघर से नहीं किया जा रहा है , प्रमंडलीय कार्यालय से अनुरोध
है कि तकनिकी ब्रांच के मदद से RICT डिवाइस के माध्यम से पोस्टल स्टेशनरी , पोस्टल स्टाम्प और रेवेन्यु स्टाम्प का ब्रिक्री शाखा
डाकघर से कराया जाना सुनिश्चित करें

44. शाखा डाकघर के कार्यो के सञ्चालन हेतु निर्धारित विभिन्न मापदंडो के अनुसार निरिक्षण का परिणाम निम्नवत है :-
गतिविधियाँ अधिकतम अंक दिये गए अंक टिपण्णी ( अगर कोई हो तो )
मूल अभिलेखों का रख रखाव /सुरक्षा 05 03 संतोषजनक प्रदर्शन
हार्ड वेअर का रख रखाव /प्रयोग 05 03 संतोषजनक प्रदर्शन
RICT डिभाइस के अनुग्रहों का उपयोग 40 30 RICT डिभाइस का बायोमेट्रिक के
 (CBS /CIS/बुकिं ग एप्प) आभाव में प्रयोग नहीं हो पाया है |
IPPB अकाउंट प्रोसिसिंग &सेवा 10 07 संतोषजनक प्रदर्शन
शाखा डाक पाल का व्यवसाय वृद्धि के 20 10 विभागीय व्यवसाय वृद्धि के प्रति और
प्रति रवैया अधिक जागरूक होने की जरुरत है |
मानक के अनुरूप सेवा 20 15 संतोष जनक प्रदर्शन
वितरण/बुकिं ग/बचत बैंक /बिमा/धनादेश
आदि क्षेत्र में

45. शाखा डाक पाल इस प्रतिवेदन को सम्पूर्णता से पढ़े तथा प्रतिवेदन प्राप्ति के पंद्रह दिनों के भीतर बिन्दुवार अनुपालन प्रतिवेदन डाक अधीक्षक
मधुबनी को प्रेषित करना सुनिश्चित करे |

(गौरव कु मार )
डाक निरीक्षक,पूर्वी अनुमंडल, मधुबनी

प्रतिलिपि निर्गत की गई :-
1. डाक अधीक्षक, मधुबनी प्रमंडल, मधुबनी 847211.
2. शाखा डाकपाल, सुगौना शाखा, लेखा शाखा राजनगर उप डाकघर
3. उप डाक पाल राजनगर उपडाकघर|
4. कार्यालयप्रति|

डाक निरीक्षक,पूर्वी अनुमंडल, मधुबनी