HR Functional Model

The human resources functional areas are grouped into activities or processes based on
their need in accomplishing tasks.

Exhibit 1

The HR Functional Structure Model

Described below are the functional statements for the HR team

Level 2 Human Resources Functional Statements

HR Systems Support

 Develop HR system strategy

 Determine HR Department’s IT requirements and corresponding IT budget

 Establish policies and processes for the HR Systems Support

 Oversee implementation of HRMS and processes

 Define system design updates/upgrades

 Support applications and ensure full leverage of system capabilities

 Provide end-user training

 Support Performance Management system implementation

Planning and Recruitment

 Develop, review and update organization structure and handle organization change
requests

 Develop manpower plan and budget and handle manpower change requests

 Develop recruitment plan, initiate search for candidates and manage candidate
selection process

 Develop and maintain job description / job families

Employee Development and Remuneration

 Compensation and benefits surveys and develop reward and benefit schemes

 Develop and maintain performance appraisal process

 Supervise performance appraisal process and consolidate results

 Identify staff promotions and development and training needs according to appraisal
results

 Design and manage training sessions and liaise with external training agencies

 Develop and manage succession plans for key positions

Employee Services

 Communicate HR and Personnel Services information

 Create and maintain staff master file record

 Handle payroll process

 Consolidate attendance records, investigate disciplinary and grievance matters and

decide on disciplinary corrective action

 Provide counseling and support to employees and follow-up on personnel requests

 Support employees and their families in relocation and settlement

 Manage the retirement and severance process

Exhibit 2

Level 2 Human Resources Functional Statements

Level 3 Planning and Recruitment Functional Statements

Organization Structure Design

 Develop organizational design policies and guidelines

 Administer organization structure for all departments

 Maintain and update organization design for all levels

 Support Reorganization initiatives

 Facilitate restructuring of divisions and support functions and organization structure

and define migration plan in coordination with other departments

 Collect specifications of job tasks (typically from department / section heads), define
job titles, and develop and maintain job descriptions and job functions

 Define grading structure for organization

 Evaluate jobs and link to grading, compensation and benefit schemes

Manpower Planning

 Demand and assess manpower supply

 Identify and develop plans to resolve manpower shortfalls and excesses

 Develop a manpower budget for divisions and support functions

Recruiting

 Develop and maintain recruitment processes and policies

 Receive recruitment requests from all divisions and support functions

 Manage and coordinate internal and external recruitment process

 Coordinate internal search for candidates from within the company and with the
Appraisal and Career Development

 Liaise with external agencies and offices (advertisement agencies, recruitment

agencies, university placement offices,) for recruiting needs

 Screen and forward candidates to concerned manager

 Provide managers with interview / selection guidelines

 Negotiate compensation with selected candidates in cooperation with managers and

the Compensation and Benefits

 Issue employment contract

 Maintain database of candidates

Level 3 Employee Development and Remuneration Functional Statements

Compensation and Benefits

 Develop, implement, maintain, review and communicate compensation and benefit

scheme

 Develop performance-based compensation schemes including KPIs

 Conduct compensation and benefits surveys

 Liaise with Payroll to provide salary payment inputs

 Coordinate with external agencies on benefit scheme and payroll issues

 Support Recruiting in negotiating new hire salaries

Appraisal and Career Development

 Develop and maintain the performance appraisal system

 Enforce and monitor the application of appraisal system at all levels

 Compile and analyze appraisal results, and recommend employee:

o Training needs

o Promotion

o Annual bonus

 Design competency matrices for different positions

 Design retention and career development plans

 Coach managers on developing and retaining talents

 Facilitate transfer of key employees across divisions and support functions

 Supervise the succession planning process

Training

 Develop training master plan and budget

 Ensure efficient allocation of training budgets

 Develop training plans by function, and select courses, programs and contract external
providers

 Support design and customization of internal training courses

 Schedule, coordinate and ensure delivery of training courses

 Manage evaluation of training, ensure quality standards, and optimize

 Track training history of each employee

Level 3 Employee Services Functional Statements

 HR Policies and Procedures

 Develop and maintain personnel procedures and policies (expenses, travel, etc.)

 Identify key ethics issues and develop ethics polices, guidelines, and standards for
internal labor relations

 Communicate related code of conduct to all employees (e.g. conflicts of interest, use of
assets, confidentiality, institutional culture)

 Advise staff in ethics related topics

HR Administration and Support Services

 Create and maintain staff master file record

 Develop HRMS requirements with the HR Systems Support

 Manage administrative incoming and outgoing paperwork and safe keeping of

documents

 Provide staff services such as issuing of documents and certificates

 Manage benefits related administrative issues (e.g. Medical / Dental / Pensions /

Savings Plan) in cooperation with Payroll

 Manage the retirement and severance process

 Manage and execute all employee-related requests (transfer, vacation…)

Employee Relations and Counseling Office

 Act as contact person for all staff regarding personnel and labor law related topics (e.g.
maternity leaves, retirements, interpersonal affairs)

 Provide counsel to trainees and new hires

 Consolidate attendance records and decide on disciplinary corrective action

 Investigate disciplinary matters and provide forum for negotiations and dispute
resolution (e.g., grievance, arbitration)

Model Fungsional SDM

Pernyataan Fungsional

Oleh Mansour Baker , SHRM-CP

Diposting 23 Januari 2020

Bidang fungsional sumber daya manusia dikelompokkan ke dalam kegiatan atau proses berdasarkan
kebutuhannya dalam menyelesaikan tugas.

Gambar 1

Model Struktur Fungsional SDM

Model Fungsional SDM

Di bawah ini dijelaskan pernyataan fungsional untuk tim HR

Pernyataan Fungsional Sumber Daya Manusia Level 2

Dukungan Sistem SDM

Mengembangkan strategi sistem SDM

Tentukan kebutuhan TI Departemen SDM dan anggaran TI yang sesuai

Menetapkan kebijakan dan proses untuk Dukungan Sistem SDM

Mengawasi implementasi HRMS dan proses

Tentukan pembaruan/peningkatan desain sistem

Mendukung aplikasi dan memastikan pemanfaatan penuh kemampuan sistem

Memberikan pelatihan pengguna akhir

Mendukung implementasi sistem Manajemen Kinerja

Perencanaan dan Rekrutmen

Mengembangkan, meninjau dan memperbarui struktur organisasi dan menangani permintaan perubahan
organisasi

Mengembangkan rencana dan anggaran tenaga kerja dan menangani permintaan perubahan tenaga kerja

Mengembangkan rencana rekrutmen, memulai pencarian kandidat dan mengelola proses seleksi kandidat

Mengembangkan dan memelihara deskripsi pekerjaan / kelompok pekerjaan

Pengembangan dan Remunerasi Pegawai

Survei kompensasi dan tunjangan dan mengembangkan skema imbalan dan tunjangan

Mengembangkan dan memelihara proses penilaian kinerja

Mengawasi proses penilaian kinerja dan mengkonsolidasikan hasil

Identifikasi kebutuhan promosi dan pengembangan serta pelatihan staf berdasarkan hasil penilaian

Merancang dan mengelola sesi pelatihan dan menjalin hubungan dengan lembaga pelatihan eksternal

Mengembangkan dan mengelola rencana suksesi untuk posisi-posisi kunci

Layanan Karyawan
Mengkomunikasikan informasi Layanan SDM dan Personalia

Membuat dan memelihara catatan file induk staf

Menangani proses penggajian

Konsolidasikan catatan kehadiran, selidiki masalah disipliner dan keluhan , serta putuskan tindakan
perbaikan disipliner

Memberikan konseling dan dukungan kepada karyawan dan menindaklanjuti permintaan personel

Mendukung karyawan dan keluarganya dalam relokasi dan pemukiman

Mengelola proses pensiun dan pesangon

Gambar 2

Pernyataan Fungsional Sumber Daya Manusia Level 2

Pernyataan Fungsional Sumber Daya Manusia Level 2

Pernyataan Fungsional Perencanaan dan Rekrutmen Tingkat 3

Desain Struktur Organisasi

Mengembangkan kebijakan dan pedoman desain organisasi

Mengelola struktur organisasi untuk semua departemen

Memelihara dan memperbarui desain organisasi untuk semua tingkatan

Mendukung inisiatif Reorganisasi

Memfasilitasi restrukturisasi divisi dan fungsi pendukung serta struktur organisasi dan menentukan rencana
migrasi melalui koordinasi dengan departemen lain

Mengumpulkan spesifikasi tugas pekerjaan (biasanya dari kepala departemen/bagian), menentukan judul
pekerjaan, dan mengembangkan serta memelihara deskripsi pekerjaan dan fungsi pekerjaan

Tentukan struktur penilaian untuk organisasi

Evaluasi pekerjaan dan kaitkan dengan skema penilaian, kompensasi, dan tunjangan

Perencanaan Tenaga Kerja

Meminta dan menilai pasokan tenaga kerja

Mengidentifikasi dan mengembangkan rencana untuk mengatasi kekurangan dan kelebihan tenaga kerja

Mengembangkan anggaran tenaga kerja untuk divisi dan fungsi pendukung

Perekrutan

Mengembangkan dan memelihara proses dan kebijakan rekrutmen

Menerima permintaan rekrutmen dari seluruh divisi dan fungsi pendukung

Mengelola dan mengkoordinasikan proses rekrutmen internal dan eksternal

Mengkoordinasikan pencarian kandidat internal dari dalam perusahaan dan dengan Appraisal dan
Pengembangan Karir
Berhubungan dengan lembaga dan kantor eksternal (agen periklanan, agen perekrutan, kantor
penempatan universitas,) untuk kebutuhan perekrutan

Menyaring dan meneruskan kandidat ke manajer terkait

Memberikan pedoman wawancara / seleksi kepada manajer

Bernegosiasi mengenai kompensasi dengan kandidat terpilih bekerjasama dengan manajer dan bagian
Kompensasi dan Tunjangan

Mengeluarkan kontrak kerja

Memelihara database kandidat

Pernyataan Fungsional Pengembangan dan Remunerasi Pegawai Level 3

Kompensasi dan keuntungan

Mengembangkan, menerapkan, memelihara, meninjau dan mengkomunikasikan skema kompensasi dan

manfaat

Mengembangkan skema kompensasi berbasis kinerja termasuk KPI

Melakukan survei kompensasi dan tunjangan

Berhubungan dengan Payroll untuk memberikan input pembayaran gaji

Berkoordinasi dengan lembaga eksternal mengenai skema tunjangan dan masalah penggajian

Mendukung Perekrutan dalam menegosiasikan gaji karyawan baru

Penilaian dan Pengembangan Karir

Mengembangkan dan memelihara sistem penilaian kinerja

Menegakkan dan memantau penerapan sistem penilaian di semua tingkatan

Menyusun dan menganalisis hasil penilaian, dan merekomendasikan karyawan:

Kebutuhan pelatihan

Promosi

Bonus tahunan

Merancang matriks kompetensi untuk berbagai posisi

Rancang rencana retensi dan pengembangan karier

Latih manajer dalam mengembangkan dan mempertahankan bakat

Memfasilitasi transfer karyawan kunci lintas divisi dan fungsi pendukung

Mengawasi proses perencanaan suksesi

Pelatihan

Mengembangkan rencana induk dan anggaran pelatihan

Memastikan alokasi anggaran pelatihan yang efisien

Mengembangkan rencana pelatihan berdasarkan fungsi, dan memilih kursus, program, dan mengontrak
penyedia eksternal
Mendukung desain dan penyesuaian kursus pelatihan internal

Menjadwalkan, mengoordinasikan dan memastikan penyampaian kursus pelatihan

Kelola evaluasi pelatihan, pastikan standar kualitas, dan optimalkan

Lacak riwayat pelatihan setiap karyawan

Pernyataan Fungsional Layanan Karyawan Tingkat 3

Kebijakan dan Prosedur SDM

Mengembangkan dan memelihara prosedur dan kebijakan personalia (pengeluaran, perjalanan, dll.)

Identifikasi isu-isu etika utama dan kembangkan kebijakan etika, pedoman, dan standar untuk hubungan
perburuhan internal

Mengkomunikasikan terkait kode etik kepada seluruh karyawan (misalnya konflik kepentingan, penggunaan
aset, kerahasiaan, budaya institusi)

Memberi nasihat kepada staf dalam topik terkait etika

Administrasi SDM dan Layanan Pendukung

Membuat dan memelihara catatan file induk staf

Kembangkan persyaratan HRMS dengan Dukungan Sistem HR

Mengelola administrasi dokumen masuk dan keluar serta penyimpanan dokumen dengan aman

Menyediakan layanan staf seperti penerbitan dokumen dan sertifikat

Kelola tunjangan terkait masalah administrasi (misalnya Medis / Gigi / Pensiun / Tabungan) bekerja sama
dengan Payroll

Mengelola proses pensiun dan pesangon

Kelola dan laksanakan semua permintaan terkait karyawan (transfer, liburan…)

Kantor Hubungan Karyawan dan Konseling

Bertindak sebagai penghubung bagi semua staf mengenai topik-topik yang berkaitan dengan kepegawaian
dan undang-undang ketenagakerjaan (misalnya cuti hamil, pensiun, urusan interpersonal)

Memberikan nasihat kepada peserta pelatihan dan karyawan baru

Konsolidasikan catatan kehadiran dan putuskan tindakan korektif disipliner

Menyelidiki masalah disipliner dan menyediakan forum untuk negosiasi dan penyelesaian perselisihan
(misalnya, pengaduan, arbitrase)