Moédulo 1. Compras y ventas Introduccion En este méddulo analizaremos los diferentes circuitos de la funcién administrativa y la documentacién que la respalda. Video de inmersion Unidad 1. Circuitos de compras y ventas “El orden y la simplificacién son los primeros pasos hacia el dominio de un tema, el enemigo real es lo desconocido” Thomas Mann (citado en Frases y pensamientos, s. f., https://bit.ly/3a3FLPJ). Mencionamos la expresién funcién administrativa, pero, qué son las funciones en este caso? Las funciones son aquellas actividades que hacen las empresas para cumplir con sus objetivos Las funciones basicas se pueden clasificar en: Técnicas: aquellas a través de las cuales se realiza la produccién de bienes 0 servicios. Comerciales: porque la empresa necesita comprar y vender de manera conveniente. Financieras: es imprescindible una habil gestién financiera y no sobredimensionar el capital de trabajo con el fin de sacar el mayor provecho posible del efectivo y otras disponibilidades, evitando aplicaciones inconvenientes de capital. De seguridad: proteccién de las personas y bienes de la compafiia, para lo cual es importante tener un sistema de control interno para evitar fraudes. Contables: relativas a los inventarios, registros contables, balances, teneduria de libros y anélisis de costos. Administrativas: son las encargadas de coordinar y sincronizar las otras cinco funciones.En este médulo nos ocuparemos de la funcién administrativa. Para ello, relevaremos los distintos actores de! proceso de compras y ventas, y los circuitos administrativos correspondientes al proceso. Qué son los circuitos administrativos? Los circuitos administrativos son una serie de procedimientos y practicas dispuestos en orden secuencial que comprenden la recepcién, autorizacién, registracién, archivo y seguimiento de toda la documentacién de soporte de una determinada operatoria Tema 1. El sistema de compras y ventas EI sistema de compras se encarga de obtener los recursos necesarios para el desarrollo de la actividad normal de la empresa basada en las siguientes premisas: = Minimo costo Para lograrlo se recomienda como buenas practicas que en compras superiores a determinado monto se prevea solicitar varias cotizaciones. Se recomienda que estas sean por escrito, de manera que el personal a cargo pueda respaldar la eleccién del proveedor. La decision de cerrar contrato deberia ser refrendada por un funcionario responsable, el cual debera firmar la cotizacién del proveedor o la orden de compra. = Calidad adecuada La operacién de compra debe tener origen en un pedido formal por parte de un funcionario responsable. En la peticién cobran relevancia las especificaciones del area requirente, especialmente porque el personal del departamento de compras no esta en condiciones de definir e! material adecuado y sus propiedades. Es sustancial lograr que la persona responsable de compras conozca los detalles de las compras y pueda controlar la calidad de los materiales recibidos. = Momento oportuno Salvo situaciones particulares de la economia, acumular stocks no resulta conveniente, ya que implica un elevado costo financiero. El sistema de compras se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento. En el caso de los bienes, es el sector dealmacenes quien detecta la falta de un producto o material. Se aconseja que la cantidad de productos que se soliciten sea acorde a las necesidades de consumo. Para ello, las empresas deben fijar puntos de pedido, esto es, la cantidad de existencia que dispara la necesidad de solicitar la compra de un articulo. No obstante, se recomienda establecer un stock minimo. Esto implica fijar un margen de seguridad para evitar quedarse sin el producto en caso de faltantes de los proveedores, problemas con el transporte, entre otros. Se recomienda que la funcién de compras se encuentre separada de! manejo fisico de los bienes y de la registracién de los mismos. Compras, por lo tanto, debe estar separada de los sectores de almacenes, recepcién, cuentas a pagar y contabilidad. Dicha recomendacién surge como consecuencia del control interno visto en la introduccién a la materia. EI otro sistema involucrado es el sistema de ventas. Comprende una serie de mecanismos y operaciones a través de los cuales la empresa llega a sus compradores, que pueden ser otras empresas, consumidores finales 0 sus canales de distribucién para colocar sus productos o servicios (agentes, representantes, franquiciados, etcétera) El sistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepcién del pedido, hasta la entrega del bien y la registracién en los libros de la empresa, pasando previamente por el control de pedidos y del crédito, asi como la facturacién. Consejos relacionados con el control interno Es un recaudo basico que el personal a cargo de las ventas no disponga de acceso a los registros de stocks y cuentas de los clientes, dado que si quien realiza la operacién de ventas interviene en el circuito de control, se pierde la efectividad del mismo. También se sugiere que la venta se separe del otorgamiento de créditos o venta en cuenta cortiente, ya que por cumplir objetivos de venta se pueden terminar otorgando crédito a clientes que pueden ser insolventes. Ventas también tiene que estar separada de facturacién para poder controlar los precios que ventas consigna en la nota de pedido con la lista de precios que se dispone para confeccionar la factura, Fijar politicas por escrito referentes a condiciones de ventas, otorgamientos de créditos ydeterminacién de precios, evita todo margen de discrecionalidad que pueda comprometer a los vendedores 0 facilitar la comision de fraudes. Tema 2. Actores del proceso En el proceso de compras y ventas vamos a encontrar distintos actores, a los que podemos dividir entre extemnos e intemos de cada uno de estos sistemas o procesos. Figura 1: Actores externos e internos Actores externos J}. Almacén Actores Gg A ntaduria internos [Raa + Dpto. gestion de créditos Fuente: elaboracién propia. Tema 3. Etapas del circuito de compra Figura 2: Etapas del circuito de compra Planificacion rere ona?) necesidades de ™ "compra Compras| e Gy Gestion de ofertas imine 2) Gestion de pedidos 7 prenminn *Japroveedores Vm a: proveedor foo Fuente: SIDDEX, sf, hitps:/bitiy/3yESNUO En el circuito de compras podemos identificar las siguientes etapas: 1. Identificacién de la necesidad de comprasCualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo en la organizacién. La persona responsable de alguna actividad en particular debe conocer cuales son los requerimientos individuales de la unidad, qué, cuanto y cuando se necesitan. Esto puede dar como resultado una requisicién de material al departamento de almacén. Ocasionalmente, estos requerimientos pueden ser satisfechos de la existencia excedente de otro departamento. El departamento de compras es el responsable de ayudar a anticiparse a las necesidades de los departamentos usuarios. El gerente de compras debe urgir, no solamente, a que las. requisiciones sean casi estindar como resulte posible y que sea minimo el numero de 6rdenes especiales 0 poco usuales, sino también estas requisiciones deben ser hechas con anticipacién suficiente para evitar un numero excesivo de ordenes de “urgencia’. (Enriquez Caro, 2020, https://bit.ly/38QWPZ2) Es importante tener presente que no se puede esperar que algtin comprador compre algo sin saber con exactitud qué es lo que desea el departamento usuario. Por esta razén, es indispensable tener una descripcién precisa de la necesidad del articulo, del producto o el servicio objeto de la requisicién. El encargado de compras pedird una especificacién si parece que la organizacién pueda ser mejor atendida por medio de una modificacién. Como el departamento de compras es el ultimo en ver la especificacién antes de enviarla al proveedor, es clara la necesidad de una comprobacién final. El encargado de almacenes debe poder identificar el ultimo despacho de un pedido a partir del cual se llega al punto de pedido o stock minimo, Verificada dicha situacién se debe confeccionar una nueva solicitud de compras y enviarla al departamento de compras. Dicho requerimiento se canaliza a través de un formulario de solicitud de compras que consiste en el pedido de compras de bienes o servicios y debe ser efectuado por una persona autorizada y requerirlo al departamento de compras. Es recomendable emitir esta solicitud por duplicado: el original se envia a compras y el duplicado se mantiene en almacenes, de manera de saber en cualquier momento si, ante un determinado faltante del producto, ya se ha cursado el pedido de compra o hay que generarlo de manera urgente. A los efectos de comprender cémo se determina el punto de pedido y el resto de los condicionamientos que determinan su cdlculo, se expone a continuacién una situacién practica:Frutigral se dedica a la produccién de galletas. Al comienzo de cada mes, se efectua en la empresa una reunién de planificacién en la cual participan los gerentes de cada una de los departamentos. En dicha reunién, el gerente de Marketing expone que, de acuerdo con los resultados arrojados por las investigaciones de mercado, la demanda estimada de galletas sera de 800 galletas diarias. Luego de la reunién, el gerente de Produccién se reine con sus jefes de sector y solicita al jefe de Almacenes que le informe sobre el stock actual de insumos, quien responde que actualmente es el equivalente a 425 unidades. Se debe considerar que el plazo de entrega del proveedor es de cuatro dias. Considerando estos datos, el punto de pedido sera el consumo previsto durante el plazo de entrega menos el stock de inventario. Punto de pedido: (800x4) ~ 425 = 2775 De este modo, la empresa realizara un nuevo pedido cuando el nivel de existencia en el almacén descienda a 2775. 2. Filtro de proveedores y pedidos de cotizacién La seleccién de proveedores constituye un papel importante de las funciones de compra que incluye la localizacién de fuentes calificadas de abastecimiento y la evaluacién de la probabilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar con el tiempo en el envio de un producto satisfactorio y los servicios necesarios antes y después de /a venta Los contratos importantes contra los cuales se asignan las érdenes en la medida que se requiere. Una clasificaciin de productos y articulos comprados. (Enriquez Caro, 2020, https://bit.ly/39QWPZ2) En caso de bienes o servicios de adquisicién frecuente se recomienda tener un padrén de proveedores adecuados para abastecer el bien o servicio. Este registro, generalmente, se va depurando en funcién de la experiencia de compras anteriores donde se pudo evaluar la conducta del proveedor en cuanto a responsabilidad, cumplimiento de los plazos, calidad real de! producto © servicio que provee, entre otros. Entre los registros basicos de una oficina de compras bien organizadas deben existir. El Departamento de Compras, luego de recibir la solicitud de compras, verifica las firmas autorizadas y consulta el registro de proveedores a fin de seleccionar aquellos mas afines alpedido y requerir cotizacién. El pedido de cotizacién se efectia mediante una invitacién a cotizar por escrito, donde deberia consignarse una fecha limite para cotizar. 3, Adjudicacién La seleccién de ofertas requiere de un trabajo detallado de analisis para el cual se aconseja tener en cuenta, no solo los precios cotizados, sino la calidad ofrecida, alternativas de financiacién, tiempos de demora en la entrega, entre otros. Para la identificacién de la mejor oferta suele resultar conveniente confeccionar una planilla de “analisis de cotizaciones” que pondere los aspectos antes sefialados. En la misma planilla se indicard la adjudicacién, con la firma del funcionario responsable. 4, Emisién de la orden de compra La adjudicacién se formaliza mediante la emisién de la orden de compra. Este comprobante es el requerimiento para que el proveedor que resulté adjudicado suministre los materiales que se detallan en el mismo La asignacién de una orden incluye usualmente la preparacién de una orden de compra, a menos que en su lugar se usen acuerdo de ventas con algin proveedor o se emita contra una orden que la cubra. Una falla en el uso del contrato adecuado puede dar como resultado complicaciones legales serias. Todas las empresas tienen formas para sus érdenes de compras; en la practica, no todas las compras son regidas por las condiciones que se estipulan en la orden de compra, sino que muchos se rigen por el acuerdo de venta presentado por el vendedor. (Enriquez Caro, 2020, https://bit.ly/39QWPZ2) De acuerdo con el nivel de control puede llegar a emitirse la orden de compra por cuadruplicado: Original: se entrega para el proveedor. Duplicado: se conserva para el departamento de compras. Triplicado: se remite al area de recepcién. Cuadruplicado: se entrega a cuentas a pagar para cuando registre la factura. 5. Recepcion La recepcién adecuada de materiales y de otros articulos es de vital importancia. Una gran parte de las empresas tienen, como resultado de su experiencia, centralizada la recepcién total bajo un departamento Unico, las excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas miltiples. La recepcién est tan estrechamente ligada a la compra que probablemente el 70 % de los casos el departamento de recepcién esta directa o indirectamente bajo el departamento de compras. (Enriquez Caro, 2020, https://bit.ly/39QWPZ2) La mercaderia, conjuntamente con el remito en original y copia, ingresa por el area de recepcién, la cual devuelve el remito conformado - de corresponder- al proveedor. Para ello, al recibir la mercaderia, almacenes controla con el informe de recepcién y devuelve al érea de recepcién unacopia del informe con su conforme u observaciones. En recepcién se acepta o rechaza la mercaderia recibida, luego de efectuar el control de calidad y cantidad. Luego, se emite un informe de recepcién para que el sector de contaduria de la empresa continde con las registraciones sobre la base del conocimiento de que la mercaderia ingresé y pueda identificar la cantidad de unidades recibidas. Este documento suele hacerse en cuadruplicado: Original: para almacenes. Duplicado: se entrega al departamento de compras. Triplicado: se entrega a contaduria. Cuadruplicado: queda para recepcién. 6. Registracién contabl El departamento de compras finaliza su gestién y seguimiento con la constancia de recepcién. El rea de contaduria adjunta la copia de uno junto con el remito del proveedor al legajo de compra (puede estar la documentacién digitalizada) La contabilidad deberd realizar la registracién en el momento de ingreso de la mercaderia, obteniendo los datos del informe de recepcién y valorizandolo segiin orden de compra. En este sentido, entonces, con la recepcién de la mercaderia se procede a la contabilizacién. Por ejemplo, con fecha 28 de diciembre se produce la recepcién de mercaderia acompafiada del siguiente comprobante: Figura 3: Remitorertallesq) sci. ‘Creme Kin 2 Cini Pp mc 707 Inontne: ns Joenisie: MDa ste 200 aca 001 0002470 Com 7 2 (et Ca + ert Fuente: elaboracién propia Como puede observarse, el comprobante anterior se trata de un remito de compra. En ese momento se debe proceder a registrar en la contabilidad la recepcién de la mercaderia, para lo cual es preciso disponer ademas de la orden de compra o factura que permita valorizar las unidades adquiridas. ‘Tomaremos un ejemplo de una factura real — por servicios — para conocer el documento. Figura 4: Facturabetos oe. eran Fuente: elaboracién propia, Tenemos una operacién de compra, en esta ocasién, por servicios. La condicién de venta de esta operacidn es cuenta corriente, es decir, venta a plazo. Esto implica que, para el comprador, se genera una deuda a pagar en el futuro; y, para el vendedor, es un derecho a cobrar a futuro a ese comprador. La condicién de venta de la cuenta corriente serd de comin acuerdo establecida entre las partes, comprador y vendedor. Es conveniente que los documentos contengan especificada la condicién de venta. Por ejemplo, 15 dff (15 dias fecha de factura), en lugar de indicar Unicamente cuenta corriente, Acontinuacién, transcribimos un circuito de compra estandar: Figura 5: Circuito de compra estandaree ee] Ceca, creer eters eee omen Compras controla y remite era eee tac) een Fuente: elaboracién propia eee ec eica idad. Confecciona un ee Cada una de estas etapas es un subsistema en si mismo en el cual podemos identificar la documentacién que ingresa, el proceso que tiene lugar en el mismo y la documentacién de salida. Tabla 1: Etapas del circuito de compra Identificacion de la Nota de _ pedido necesidad de que reduce el compra. stock a valores de stock minimo. Filtro de Solicitud de proveedores y compras. pedido de cotizacién. Verificaci6n existencias. de Requerimiento de compras. Filtro proveedores. Analisis requerimiento compras. de del de Solicitud de compras. Solicitud de cotizacién.Adjudicacion Cotizaciones proveedores. Emisi6n de la Informe orden de compra. _ adjudicacién. Recepcién Remito proveedor. Registracién Informe contable. recepcion. Fuente: elaboracién propia. de de del de Seleccién —_ entre ofertas recibidas. Preparacién de la orden de compra. Control de cantidad y calidad. Envio a almacenes. Registracién. Planillas de analisis de cotizaciones Orden de compra. Informe de recepcion. Asiento de alta del activo y cuentas a pagar. Veamos un ejemplo de lo que se les puede presentar a diario, imagina una situacién en la cual el responsable de planta reclama que no tiene los insumos para continuar la produccién. Entrevistamos al proveedor para hacer el reciamo y nos responde que cumplié con los plazos de entrega pactados, {qué deberiamos revisar? + ZQué sucedié? ¢Por qué el almacén no disparé la solicitud antes? + Se confeccioné bien la orden de compra o no se tuvo en cuenta que debia considerarse un plazo de entrega menor? Todas estas preguntas van a servir para mejorar el circuito de compras y la documentacién de respaldo va a permitir identificar el problema, ademas de la consulta a las distintas areas involucradas,Tema 4. Etapas del circuito de ventas Figura 6: Etapas del circuito de ventas Fuente; elaboracién propia, El proceso de ventas consiste en el conjunto de fases o etapas que atraviesa una compafia desde el trabajo de marketing, es decir, desde la prospeccién del cliente, hasta que se efectua la venta del producto o servicio. Cada empresa sigue su propio proceso en funcién del rubro en el cual se encuentra compitiendo, pero el fin ultimo siempre es optimizar la gestién para lograr mayores beneficios econdmicos. En el circuito de ventas podemos identificar las siguientes etapas: 1. Recepcién del pedido del cliente La recepcién del pedido surge a raiz de la solicitud de un cliente o futuro cliente, el cual formula una nota de pedido que es receptada por el vendedor o por el sistema de ventas en si mismo. Esta nota de pedido, luego, es valorizada en administracién de venta segin los precios y condiciones de venta para dicha operacién La nota de pedido es el comprobante que emite la parte vendedora en respuesta al pedido de mercaderias formulado por el cliente y consigna las condiciones de pago. Se suele emitir por cuadruplicado: Original: se entrega al cliente.Duplicado y triplicado: los conserva la empresa. Cuadruplicado: queda para el vendedor. 2. Aprobacién del crédito en caso de venta financiada La evaluacién de la situacién financiera del cliente y la aprobacién del crédito se dan a instancias de la intervencién del departamento de créditos. Este recepciona la nota de pedido para identificar el monto a financiar y el cliente sobre el cual deberd hacer el analisis. Para hacer la evaluacién, el departamento de créditos consideraré distintas herramientas como la central de informacién del Banco Central y otros sistemas de informacién del perfil de riesgo. Por ejemplo, una empresa agropecuaria solicita que se le financie en 12 meses la compra de una maquina fumigadora. Para ello, un analista del Departamento de Crédito solicita que le envie la siguiente documentacién + Estados contables. + Flujo de fondos proyectados. + Declaracién jurada del Impuesto a las Ganancias. * Ultima declaracion jurada de IVA. A través del andlisis de esta documentacién, el analista de créditos puede definir si la empresa tiene una estructura patrimonial sélida (estados contables) y capacidad de generar fondos (flujos de fondos proyectados), que le aseguran que el cliente tiene capacidad financiera para cumplir, en tiempo y forma, con la deuda solicitada. 3. Preparacién del pedido Una vez recibida la nota de pedido del departamento de créditos con la correspondiente conformidad, el departamento almacenes verificard si hay existencias para preparar las mercaderias y los remitos que enviardn a expedicién. La verificacién de las existencias consiste en constatar visualmente si se encuentra el producto conforme al inventario en el sistema, ya que deberia evitarse llegar a esta instancia del proceso sin haber consultado si hay en stock el producto requerido. El remito es el documento que emite el vendedor para entregar lo solicitado al comprador. En él se detallan los bienes y debe acompariar la mercaderia, ya que debe ser firmado de conformidad por quien lo recibe. Su firma es prueba de la entrega y permite, incluso, verificar si el transporte o canal de entrega cumplié con las obligaciones a su cargo. 4, DespachoEI despacho tiene lugar cuando el departamento de expedicién recibe las mercaderias pendientes de entrega junto con el remito correspondiente y procede a efectuar la entrega de mercaderias a los clientes. El remito permite controlar las salidas de mercaderias de almacén, a la parte vendedora; planificar © diagramar las rutas de entrega y controlar la entrega, al responsable de transporte y, una vez conformado por el cliente, es la prueba de haber entregado lo vendido y dispara el derecho al cobro, mediante la emisién de la factura. El comprador puede controlar lo recibido con la nota de pedido o con su orden de compra y con la factura que luego recibird. Es usual que el remito sea emitido por triplicado y los recibe el transporte. El original queda para el cliente, el duplicado y triplicado deben estar firmados como constancia de entrega. El duplicado se deberd remitir a expedicion que a su vez lo remitiré a almacenes para la baja en las fichas de inventario. El triplicado quedard para el transporte, como prueba del servicio prestado. 5, Facturacién La facturacién se inicia cuando, a partir de la copia del remito, el sector facturacién o directamente contaduria -seguin la organizacién de la empresa- procede a emitir las facturas. La factura es el comprobante de ventas que emite la parte vendedora cuando entrega la mercaderia o con posterioridad contra el correspondiente remito, todo dependiendo de si la entrega se hace en el mismo momento en el local de la empresa o debe remitirse la mercaderia al domicilio del cliente. Tiene, ademas de implicancia contable, consecuencias fiscales: el pago de los impuestos asociados a esa venta. La factura sirve de base para registrar contablemente la venta y, en el caso de ser a crédito, para armar la cuenta corriente del cliente. Con posterioridad veremos mas en detalle la factura 6. Contabilizacion La tarea de registracién a cargo de contaduria implica la registracién en subdiario de ventas y, luego, su pase al diario general y la actualizacién de la cuenta corriente del cliente con el eventual devengamiento de intereses, de corresponder. Acontinuaci6n, transcribimos un circuito de ventas esténdar: Figura 7: Circuito de ventas estandarSee eat orem Re eee i re penn Fuente: elaboracién propia pedido y la envia a créditos. eure etn} ce credi eee eee pene ee Ee Re eee) factura y el remito, junto con chi Al igual que en el caso del circuito de compras, cada una de las etapas del circuito de ventas es un subsistema en si mismo en el cual podemos identificar la documentacién que ingresa, el proceso que tiene lugar en el mismo y la documentacién de salida. Tabla 2: Etapas del circuito de ventas Recepcién — del Solicitud del cliente. pedido del cliente Aprobacién del crédito, en caso Nota de pedido. de venta financiada. Preparaci6sn del Nota de pedido Consulta registro Nota de pedido. de stocks, Analisis de la situacién crediticia . Nota de pedido del cliente autorizada Autorizacién del pedido. Control de stock. Nota de pedido.pedido. Fuente: elaboracién propia, Tabla 3, Etapas del circuito de ventas Despacho Facturacién. valorizada. Remito. Remito conformado. Preparacion del remito. Envio de mercaderia a expedicion. Control de mercaderias contra remito. Entrega al cliente (directo o a través de canal de entrega) Control de nota de pedido vs. remito. Emisién de factura. Remitos. Informe de falta de mercaderias (de corresponder). Diagrama de ruta. Remito Factura. RemitoFactura. Registracisn de facturas Contabilizacién: Asiento subsidiario Cuenta corriente 4 ventas y diario Remito. del cliente, general. Eventual devengamiento de intereses Fuente: elaboracién propia, Unidad 2. Documentos relacionados con las compras y ventas Los comprobantes que vamos a analizar en este médulo, y los demas que estén vinculados a las operaciones de la empresa, constituyen lo que llamamos “documentacién respaldatoria’. Tienen importantes funciones: Funcién contable: son el respaldo de las anotaciones en los registros contables. Funcién de control: su revision permite determinar cémo han sucedido realmente los hechos y operaciones que dan origen a los registros. Funcién juridica: otorga respaldo legal frente a terceros, constituyendo un principio de prueba de lo sucedido, Tema 1. Nota de pe La orden de compra es el documento que emite el comprador (generalmente a través de su jo, orden de compra, remitos departamento de compras) para solicitar mercaderias al vendedor; indica cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras. Se emite por duplicado; el original es para el vendedor y el duplicado permanece en poder del comprador.La orden de compra no es un documento legal, por lo cual el formato que tenga va a estar bien, esta sujeto a cuestiones internas de la compajiia que emita la orden de compra. Figura 8: Orden de compra ‘ORDEN DE COMPRA EL EJEMPLO S.A. X | scsmmrouo ms course Fuente: elaboracién propia, Contenidos minimos + Numeracién correlativa e identificacién del emisor. * Identificacién del receptor. * Fecha de emisién * Cantidad y detalle de los bienes comprados. + Precio unitario, cuando corresponda. + Condicién de pago. * Firma autorizada, El remito es un documento que se utiliza para documentar el envio de mercaderias. Es emitido por el vendedor. En caso de entrega directa de la mercaderia al cliente, puede hacerse por duplicado. En caso de que intervenga un tercero, a cargo del transporte 0 flete, se emite por triplicado; el comprador, al recibir lo comprado, firma 0 "conforma" el duplicado y triplicado y los devuelve al transportista o fletero como constancia de la recepcién, El transportista entrega el duplicado al vendedor y archiva el triplicado como constancia de la prestacién de su servicio. Si al momento del control el cliente detectara faltantes, errores en el envio, dafios o deterioros enla mercaderia recepcionada, debera dejar por escrito lo observado en el cuerpo del remito para su posterior reclamo de reemplazo 0, en su defecto, ajuste en el momento de la facturacién. Figura 9: Remito ORIGINAL EL EJEMPLO S.A. R | REMITo DOOD? sameness Se amar OT Fuente: elaboracién propia Contenidos minimos + Numeracién correlativa e identificacién del emisor. + Identificacién de la empresa, * Identificacién del comprador. + Fecha de emision * Cantidad y detalle de los bienes entregados. * Condicién de pago. Tema 2. Facturas, nota de crédito, nota de débito Factura es el documento que comprueba la existencia y caracteristicas de una operacién de venta de bienes o de la prestacién de un servicio. Como minimo debe emitirse por duplicado y corresponde entregar el original al cliente; el duplicado permanece en poder del emisor.Tiene una serie de exigencias desde el punto de vista fiscal que luego analizaremos. Podés profundizar sobre los tipos de facturas en el siguiente enlace: . ye) g Fuente: Rojas, K. (s. [). Tos de factura: diferencias, usos y formas de emisién. Recuperado de hips:limww tiendanube.com/bloghipos-de- factural Figura 10: Factura Fuente: elaboracién propia, Contenidos minimos ORIGINAL EL EJEMPLO S.A. A FactuRA (Soe [reece | aot eee) remem | oe 200 a cosy econ? * Numeracién correlativa. * Identificacién del emisor. * Identificacin de! comprador.Fecha de emision. Numero de la orden de compra. Cantidad y detalle de los bienes comprados. Pago unitario y total Condiciones de pago. Cumplir con las normas impositivas vigentes. Nota de débito es un documento comercial confeccionado por el vendedor para efectuar al cliente algtin cargo 0 débito en su cuenta corriente. La emisién de este documento genera un aumento en el saldo adeudado por el cliente. Se emite como minimo por duplicado; corresponde entregar el original al cliente y el emisor queda en poder del duplicado Las situaciones que dan origen a su confeccién pueden ser algunas de las siguientes: + Importes consignados de menos en una factura por error u omisién, o diferencias por tipo de cambio en caso de facturas en moneda extranjera. + Para cargarle al cliente intereses por mora en el pago o simplemente porque se acordé intereses hasta la fecha de pago. * Gastos generados por el envio de mercaderias que se hayan convenido por cuenta del comprador, pero que no se podia determinar con precisién al momento de facturar. Figura 11: Nota de débitoORIGINAL EL EJEMPLO S.A. A) wotape pesto [in [Roms [Sant [amen mofo] vow [| oo QED cenit sss, Fuente: elaboracién propia, Contenidos minimos Numeracién correlativa. Identificacién del emisor. Identificacion del comprador. Fecha de emision. Detalle del motivo del débito. Importe debitado. Condiciones de pago. Cumplir con las normas impositivas vigentes Nota de crédito es un documento comercial confeccionado por el vendedor para notificarle al comprador que ha efectuado un crédito 0 reduccién en el saldo de su cuenta corriente. Se emite como minimo por duplicado, el original es para el receptor y el duplicado para el emisor. Las situaciones que originan la emisién de este documento pueden ser:* Errores de facturaci precios unitarios, por error de calculo de los pueden darse por excesos en las cantidades de los bienes o en sus valores totales 0 por ajuste debido a una diferencia de cambio en facturas en moneda extranjera. + Devoluciones efectuadas por el comprador. * Bonificaciones, quitas o descuentos que se otorguen con posterioridad a la facturacién, por ejemplo, al alcanzar determinados volimenes de compra en un mes. Figura 12: Nota de crédito ORIGINAL EL EJEMPLO S.A. A | Norabe créoiTo Patt QEUP Fuente: elaboracién propia, Contenidos minimos Numeracién correlativa, Identificacién del emisor. Identificacion del comprador. Fecha de emision. Detalle del motivo del crédito. Importe acreditado, Cumplir con las normas impositivas vigentesTema 3. Tipos de comprobantes segtin la condicion impositiva del emisor En primer lugar, es importante recordar que, en la legislacién argentina, a la fecha, existen dos regimenes para la determinacién de tributos: + Régimen general impositivo y previsional, dentro del cual podemos encontrar los sujetos responsables inscriptos; exentos; no alcanzados. » Régimen simplificado, también llamado monotributo. Podemos dividir entonces los comprobantes segtin el emisor de la siguiente forma: Los responsables inscriptos en el IVA emiten los siguientes tipos de comprobantes: + Clase “A’, “M" 0 “Accon la leyenda pago en CBU informada': por operaciones realizadas con otros responsables inscriptos en el IVA. + Clase “B": por operaciones realizadas con sujetos exentos 0 no alcanzados en el IVA, responsables no categorizados o consumidores finales. * Clase “E”: por operaciones con el exterior. Figura 13: Tipo de comprobante Song Sees orate Responsable inscripto Fuente: elaboracién propia, Los sujetos exentos o no alcanzados en el IVA y monotributistas emiten los siguientes tipos de comprobantes: * Clase “C": por operaciones con cualquier tipo de sujeto (responsables inscriptos, exentos o no alcanzados en el IVA, monotributista no categorizado o consumidor final).* Clase “E”: por operaciones con el exterior. Figura 14: Tipo de comprobantes Tipo de comprobante Vendedor Comprador Fuente: elaboracion propia, Son comprobantes no validos para respaldar operaciones: Comprobantes emitidos mediante controlador fiscal que no se encuentren homologados por AFIP, Talones entregados por bares, restaurantes o casas de comida (comandas). Tiras de maquina de sumar o calcular. Cupones o similares que se emitan en virtud de sistemas de tarjetas de crédito, de compra, de pago o de débito. En funcién de lo expuesto, respondé: zel tipo de comprobante depende de la condicién fiscal del vendedor, del comprador o una combinacién de ambos? El comprobante a emitir sera: Tabla 4. Comprobante Comprobante Importe IVA Total