PROSEDUR PENGURUSAN FAIL

Pembukaan Fail

Tajuk, nombor rujukan fail dan tarikh pembukaan fail baru dicatat di atas kulit fail.
Fail

Mesti mengandungi kertas minit, kandungan surat dan dokumen lampiran - disusun mengikut tarikh transaksi.

Kandungan

Diberi nombor lampiran dan direkod di atas minit menggunakan dakwat merah. Dakwat biru atau hitam bagi surat yang keluar.
Minit Pendek

Tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas kertas minit.

Minit Panjang

Hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.

Surat Rasmi (didaftar atas kertas)

Tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail.

Lampiran (dikeluarkan)

Hendaklah dicatat dengan nombor kod fail, nombor

lampiran fail berkenaan dan disimpan di bilik fail.

 Pengesanan semula dokumen

Slip pengganti dokumen - dikandungkan di dalam fail yang

mana tercatat maklumat tempat simpanan dokumen

tersebut.
Fail 100 kandungan/ketebalan 4 cm

hendaklah ditutup (atas fail dipalang dengan dakwat merah) dan fail baru dibuka
Fail Baru

Hendaklah dicatat tajuk, nombor rujukan yang sama dan

catatan Jilid 2 (Jld. 2)