PENGURUSAN

KOKURIKULUM
Pengurusan mesyuarat
Disediakan oleh:
Kartik a/l Ettikan
Rashinee a/p A. Vadiveloo

Pensyarah : Tuan Abdul Latif Bin Awi

 MESYUARAT AGUNG
1 kali 1 tahun

Rencana :
membentangkan aktiviti tahun lalu

meluluskan penyata kira-kira

merancang kegiatan tahun hadapan

memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru

meluluskan cadangan yang dikemukakan

Notis mesyuarat (agenda) diberi 14 hari awal.

 MESYUARAT AGUNG
Usul dihantar 7 hari awal (setiausaha)

Setiausaha & penolong setiausaha

menyediakan semua laporan aktiviti.
Bendahari menyediakan laporan kewangan
utk dibentangkan.
Tatacara mesyuarat.
MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA

Agenda :

- pertukaran jawatan semua ahli

jawatankuasa induk

- perubahan perlembagaan persatuan secara

mendadak

- penyelesaian masalah kewangan yang

mendesak

- hilang kepercayaan seluruh ahli jawatankuasa yg

lama
 Pemberitahuan mesyuarat 14 hari awal.

Minit mesyuarat agung lepas tidak perlu

dibincangkan
Kehadiran ahli perlu 2/3 drpd jumlah keseluruhan

Melantik seorang ahli menjadi pencatat minit

mesyuarat
Pembubaran boleh berlaku jika mesyuarat
memerlukan AJK baru.
 MESYUARAT TERGEMPAR
Perbincangan yg memerlukan kata putus
dgn segera drpd AJK
Diadakan pd tarikh & masa yg diperlukan

Pengerusi @ AJK yg menggantikan

pengerusi mengendalikan mesyuarat
Kehadiran penuh (semua AJK)
 MESYUARAT TERGEMPAR
Setiausaha menyediakan minit mesyuarat

Edarkan minit mesyuarat

AJK perlu mengambil tindakan segera ttg
isu yg diputuskan
 MESYUARAT AHLI
JAWATANKUASA
Organisasi yg dikendalikan oleh 1
jawatankuasa (tugas khas)
Mengikut tatacara & sebarang perubahan
bergantung kpd pengerusi
Surat pemberitahuan & Agenda mesyuarat
(seminggu awal)
 MESYUARAT AHLI
JAWATANKUASA
Mengadakan perbincangan terbuka
(jika perlu)
Usul rasmi jawatankuasa kecil dirasmikan
dlm mesyuarat ini.
Tatacara mesyuarat
 MESYUARAT KHAS
Membincangkan isu penting

Diadakan pd tarikh & masa yang amat

diperlukan.
Dipengerusikan oleh pengerusi @ AJK lain

Setiausaha mencatat & menyediakan

minit mesyuarat & edarkan pd semua AJK
 MESYUARAT KHAS
Kehadiran penuh (semua AJK)

Setiausaha perlu segera mengemukakan

minit mesyuarat dengan tujuan
menyegerakan pelaksanaan sesuatu
projek.
 PERANAN DAN
TANGGUNGJAWAB AHLI
JAWATANKUASA MESYUARAT
PENGERUSI
 Pengerusi
Peranan dan tanggungjawab
Memulakan mesyuarat setelah
mencukupi AJK dan pada waktu yang
tetapkan.
Antara perkara yang perlu disentuh
semasa mesyuarat dimulakan ialah :
Semasa kata aluan, pengerusi perlu
memperkenalkan jemputan khas kepada
ahli lain. ( jika ada )
 Pengerusi menjelaskan tujuan
mesyuarat diadakan dan agenda-
agenda yang perlu dibincangkan.
Apabila mesyuarat pertama kali atau
mesyuarat agung diadakan,
pengerusi perlu menegaskan supaya
ahli yang bercakap memperkenalkan
diri.
Semua pendapat perlu ditujukan
kepada pengerusi.
 Semasa mesyuarat dijalankan seorang pengerusi seharusnya :

Mengemukakan perkara
perkara yang ingin
dibincangkan secara jelas dan
padat.
Bercakap dengan ringkas,
padat, jelas dan dalam bahasa
yang mudah difahami.
Menjadi orang yang paling aktif
dan bertindak sebagai
 Pandai dan boleh mengawal suasana
mesyuarat.

Mengambil perhatian terhadap idea-

idea yang dikemukakan.

Sentiasa menjadi pendengar yang baik.

Merumus agenda dengan padat dan

tepat.
 Perlu memastikan supaya dua orang
atau lebih ahli tidak bercakap pada
satu masa yang sama.

Tidak boleh mengundi semula kecuali

dalam keadaan yang memerlukan
kata putus dalam sesuatu keputusan
yang kontroversial atau 50-50.

Tidak boleh memperkecilkan

pendapat dan cadangan ahli.
SETIAUSAHA
 SETIAUSAHA
Sebelum mesyuarat

Berbincang dengan pengerusi untuk

menyediakan agenda mesyuarat.
Menghantar surat jemputan mesyuarat
lebih awal.
Memastikan tempat mesyuarat.
Menyediakan peralatan yang berkaitan
seperti kertas, pen dan sebagainya.
Menyediakan minit mesyuarat yang
lepas.
 Semasa mesyuarat

Datang lebih awal ke tempat mesyuarat

untuk memastikan semua persiapan tidak
tergendala dan diatur dengan sempurna.

Mencatat butir dan perbincangan

mesyuarat dengan ringkas, tepat dan
padat.

Mengedar kertas/borang kehadiran

mesyuarat kepada ahli yang hadir.
 Selepas mesyuarat

Menyiapkan minit mesyuarat

seberapa segera.
Mengedarkan minit mesyuarat
berkenaan secepat mungkin
untuk tindakan mereka yang
terbabit.
AHLI
 Ahli
Peranan dan tanggungjawab
Ahli Jawatankuasa yang terlantik
bertanggungjawab untuk memberikan
buah fikiran yang bernas untuk memajukan
pertubuhan atau untuk menjayakan projek.

Ia juga harus sanggup bekerjasama dengan

semua ahli jawatankuasa lain dengan baik
serta sanggup pula memberikan khidmat
bakti secara ikhlas dan jujur
Sekian, Terima Kasih