SISTEM FAIL & SURAT

MENYURAT
NUR SYAZWANI BINTI TUAN ISMAIL
SISTEM
FAIL
 SISTEM FAIL
Satu proses klasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod
supaya rekod dapat diperolehi dengan segera apabila
dikehendaki
Seorang pegawai/pengurus perlu mengetahui teknik
penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan
fail
 FAIL
proses penyimpanan segala rekod dan
dokumen untuk simpanan selamat atau satu
rangkaian aktiviti yang bermula dan berakhir
pada titik yang sama
 CIRI-CIRI SISTEM FAIL
Rekod tersusun
Jimat ruang dan kos
Mudah disediakan dan disimpan
Mudah dicari, dirujuk dan dikesan
Rekod penyimpanan dan pengeluaran
 OBJEKTIF

Menunjukkan kecekapan pekerjaan kita

Rekod mudah dicari apabila diperlukan tanpa
membuang masa
Maklumat dan rekod tidak hilang, mudah
disediakan dan disimpan
 JENIS-JENIS FAIL

Fail House
Fail Operasi
Keeping
TARAF KESELAMATAN FAIL
1.Rahsia Besar (kuning berpalang merah)
Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam
proses perancangan dan belum dibentangkan di dalam
parlimen
2. Rahsia (merah jambu)
Urusan berkaitan pembangunan kerajaan
3. Sulit (hijau)
Urusan berkaitan perngurusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit
walaupun telah diumumkan oleh menteri
4. Terhad (putih tetapi ditanda / cap perkataan terhad)
Fail yang edarammya terhad ; butiran peribadi staf dianggap sebagai
maklumat terhad
5. Terbuka (putih)
Fail yang berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan
6. Sampul Kecil (kuning)
Fail sementara yang diwujudkan berlandaskan fail yang
utama
7. Fail Timbul (putih)
Bahan-bahan atau maklumat yang belum diedarkan kepada
pegawai-pegawai
 PENGKELASAN FAIL

Berdasarkan ; Menggunakan kod;

Abjad Nombor
Perkara Ringkasan
Angka
Tempat & kawasan
SURAT
MENYURAT
Bentuk surat
Surat rasmi

jabatan
Surat tidak rasmi

Memo
SURAT RASMI
Alat komunikasi bertulis yang ditulis
secara rasmi oleh jabatan kerajaan,
badan berkanun, swasta atau individu
untuk berhubung secara rasmi
SURAT TIDAK
RASMI
alat komunikasi bertulis yang di
tulis oleh individu kepada
individu
MEMO
alat komunikasi bertulis di
dalam jabatan sendiri untuk
berhubung secara rasmi
FUNGSI SURAT MENYURAT
Alat Rekod
komunikasi jabatan

Gambaran Bahan
imej bukti
 Permohonan

Cadangan Bantahan

JENIS SURAT
RASMI

Jemputan Rayuan

Makluman