ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS

SYSTEMS DESIGN, IMPLEMENTATION,

AND OPERATION

CASE STUDY:
IMPLEMENTASI SIA DENGAN SOFTWARE ACCURATE
 INDIKATOR PERLUNYA PENGEMBANGAN SISTEM
 Keluhan dari pelanggan
 Pengiriman barang yang sering terlambat
 Pembayaran gaji yang terlambat
 Laporan yang tidak tepat waktu
 Isi laporan yg sering salah
 Tanggung jawab yang tidak jelas
 Waktu kerja yang berlebihan
 Ketidakberesan kas
 Produktivitas tenaga kerja yang rendah
 Banyaknya tenaga kerja yang menganggur
 Kegiatan yang tumpang tindih
 Respon yang lambat terhadap pelanggan
 Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
 Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi
 Persediaan barang yang terlalu tinggi
 Pemesanan kembali barang yang tidak efisien
 Biaya operasi yang tinggi
 File-file yang kurang teratur
 Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran
 Tertumpuknya back-order
 Investasi yang tidak efisien
 Peramalan penjualan dan produksi yang tidak tepat
 Kapasitas produksi yang menganggur (idle capacity)
 Pekerjaan manajer yang terlalu teknis.
PENGEMBANGAN SISTEM

Sistem
terdahulu

Permasalahan
Kesempatan
instruksi
Pengembangan
sistem
Memecahkan masalah
Meraih kesempatan
Memenuhi instruksi

Sistem
baru
SIKLUS PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
ANALISIS SISTEM

 Analisis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh
user
 Tahap di analisis sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Analisis Pendahuluan
2. Penyusunan usulan pelaksanaan analisis sistem
3. Pelaksanaan analisis sistem
4. Penyusunan laporan hasil analisis sistem
KONSEPTUAL DESIGN SISTEM

1. Meng-evaluasi alternatif design

2. Perancangan system secara lebih
rinci
3. Perancangan bentuk secara fisik
(berupa laporan)
PROSES RANCANGAN SISTEM KONSEPTUAL
1. Evaluasi sistem alternatif
 Seberapa baik sistem tersebut mempertemukan antara organisasi dengan tujuan – tujuannya.
 Seberapa baik sistem tersebut memenuhi kebutuhan pengguna
 Apakah sistem tersebut cukup ekonomis
2. Menyiapkan spesifikasi desain
Spesifikasi tersebut antara lain :
 Output
 Penyimpanan Data
 Input
 Pemprosesan prosedur dan Operasi
3. Menyiapkan laporan konseptual desain sistem
 Sebagai petunjuk awal dalam aktifitas rancangan sistem fisik
 Untuk mengkomunikasikan kebutuhan manajemen dan pemakai informasi
 Untuk membantu menaksir apa yang mungkin akan terjadi dalam sistem
DESAIN FISIK SISTEM
• Pembangunan aplikasi perangkat lunak /
output agar aktivitas bisnis dapat berjalan
dengan efektif dan efisien
• Pembangunan basis data
• Penentuan konfigurasi sistem, pengadaan,
pemasangan dan instalasi perangkat keras
supaya sistem yang dibuat dapat bersinergi
dengan baik dengan perangkat-perangkat
pendukungnya
• Pembuatan prosedur, aturan dan petunjuk
pemakaian sistem sebagai buku pedoman
manual dalam melakukan aktivitas transaksi
• Penentuan pengadaan dan pelatihan personel
pelaksana agar dapat diperoleh sumber daya
manusia yang siap kerja
 PROSES DESAIN FISIK SISTEM
1. Output
 Penentuan tampilan / design / isi dokumen untuk dapat menghasilkan produk dari system informatika yang
diinginkan.
 Menyalurkan hasil output untuk user yang memang membutuhkan
 Menyediakan output tepat waktu
 Memilih metode output yang paling efektif
2. Design File dan Database
Pertimbangan – pertimbangan dalam penyusunan desain file dan data base :
 Media penyimpanan
 Pengorganisasian dan akses
 Bentuk pemprosesan
 Perawatan
 Ukuran dan tingkatan aktivitas
3. Desain Input
Tujuan desain output adalah untuk menentukan karakteristik dari sebuah laporan, dokumen, dan tampilan laporan
[LANJUTAN] PROSES DESAIN FISIK SISTEM
4. Pengembangan Program
Program terbagi lagi ke dalam modul yang kecil dan jelas, untuk mengurangi kerumitan serta meningkatkan
keandalan dari sistem itu sendiri
Delapan langkah untuk mengembangkan software:
1. Tetapkan kebutuhan pemakai
2. Mengembangkan rencana
3. Menulis perintah program (kode)
4. Menguji program (Debugging)
5. Mendokumentasikan program
6. Latih para pemakai program
7. Memasang sistem
8. Menggunakan dan mengubah sistem
[LANJUTAN] PROSES DESAIN FISIK SISTEM

5. Desain Prosedur
 Prosedur harus meliputi:
 Pembuatan input
 Pemprosesan transaksi
 Deteksi kesalahan dan perbaikan
 Pengendalian
 Rekonsiliasi saldo
 Akses database
 Pembuatan output dan distribusi
 perintah operator komputer.
 Prosedur dapat berupa:
 Buku petunjuk system
 Kelas pemberian instruksi bagian para pemakai, bahan pelatihan, atau layar bantuan on-line.
[LANJUTAN] PROSES DESAIN FISIK SISTEM

6. Desain Pengendalian
 Dalam industri komputer, input, pemrosesan, dan fungsi database yang tidak dikendalikan dengan benar
akan menghasilkan informasi yang bernilai rendah.
 Pengendalian harus meminimalkan kesalahan dan mendeteksi serta memperbaiki kesalahan ketika terjadi.

7. Laporan Desain
 Laporan ini menjadi dasar bagi manajemen dalam proses pengambilan keputusan untuk pemprosesan fase
implementasi
IMPLEMENTASI SISTEM
• Implementasi sistem (system implementation)
adalah tahap meletakkan sistem supaya siap
dioperasikan.
• Tahap implementasi sistem terdiri dari beberapa
kegiatan sebagai berikut:
1. Perencanaan Implementasi
2. Persiapan Lokasi
3. Memilih dan Melatih Personel
4. Dokumentasi yang Lengkap
5. Menguji Sistem
TAHAP IMPLEMENTASI SISTEM
1. Perencanaan Implementasi
 Rencana implementasi terdiri dari:
 Pekerjaan implementasi,
 Perkiraan tanggal penyelesaian,
 Perkiraan biaya
 Orang – orang yang bertanggung jawab untuk setiap pekerjaan.
2. Persiapan Lokasi
Proses yang lama dan harus dimulai dengan baik di muka sebelum tanggal pemasangan sistem.
3. Memilih dan Melatih Personel
Pemakai sistem perlu dilatih agar dapat menggunakan dengan benar
[LANJUTAN] TAHAP IMPLEMENTASI SISTEM
4. Tiga jenis dokumentasi harus dibuat untuk sistem yang baru:
 Dokumentasi pengembangan
 Dokumentasi operasi
 Dokumentasi pemakai

5. Menguji Sistem
Dokumen dan laporan, input dari memakai, prosedur operasi dan pengendalian, prosedur
pemrosesan, dan program komputer, kesemuanya harus diuji coba jalannya.
Berikut adalah tiga bentuk umum pengujian:
 Peninjauan langsung
 Pemrosesan transaksi uji
 Uji penerimaan
 KONVERSI SISTEM
 Proses perubahan dari SIA yang lama ke yang baru.
 Ada empat pendekatan konversi untuk mengubah sistem yang lama ke sistem yang baru
 Konversi Langsung

 Konversi Paralel

 Konversi Bertahap

 Konversi Pilot
 FAKTOR-FAKTOR YANG DISELIDIKI PASCA-IMPLEMENTASI
Faktor Pertanyaan
Tujuan › Apakah system baru membantu organisasi mencapai misi dan tujuannya?
Kepuasan › Apakah para pemakai terpuaskan dengan system tersebut?
› Perubahan atau perbaikan apa yang mereka harapkan?
Manfaat › Seberapa besar para pemakai memperoleh manfaat dari system baru tersebut?
› Apakah manfaat yang diharapkan terpenuhi?
Biaya › Apakah biaya yang terjadi sesuai dengan biaya yang diharapkan akan terjadi?
Reliabilitas › Apakah system baru dapat dipercaya?
› Apakah system baru telah gagal? Jika ya, paa penyebabnya?
Akurasi › Apakah system baru menghasilkan data yang akurat dan lengkap?
Ketepatan › Apakah system baru menghasilkan informasi tepat waktu?
Kecocokan › Apakah perangkat keras, perangkat lunak, data dan prosedur yang baru cocok dengan
system yang ada?
 FAKTOR-FAKTOR YANG DISELIDIKI PASCA-IMPLEMENTASI
Faktor Pertanyaan
Pengendalian › Apakah system terlindungi dari kesalahan yang tidak sengaja, kecurangan, dan gangguan?
Kesalahan › Apakah system memiliki prosedur untuk menangani kesalahan? Jika ya, apakah prosedur
tersebut sudah cukup memadai?
Pelatihan › Apakah personil system dan pemakai cukup terlatih untuk mendukung dan menggunakan
system baru?
Komunikasi › Apakah komunikasi system memadai?
Perubahan Organisasi › Apakah perubahan organisasi yang disebabkan oleh system baru memberikan manfaat atau
tidak?
Dokumentasi › Dokumentasi system cukup lengkap dan akurat?
 CASE STUDY

Implementasi Sistem Informasi Akuntansi dengan Software Accurate pada Perusahaan

Manufaktur
 Latar Belakang
1. Menjalankan bisnis lebih efektif dan efisien
2. Terjaminnya penyimpanan data informasi
3. Paper less
 SOFTWARE ACCURATE
 Produk dari Indonesia (CPS Soft)
 Berpedoman pada SAK dan Peraturan Pajak Indonesia
 Bisa dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan user
 Modul Accurate
 Modul Pembelian (Purchase module)
 Modul penjualan (Sales module)
 Modul persediaan (Inventory module)
 Modul buku besar (General ledger module)
 Modul kas bank (cash bank module)
 Modul aktiva tetap (fixed asset module)
 Modul RMA (Return merchandise authorization module)
 Modul manufaktur (manufacture module)
 SOFTWARE ACCURATE
 Perubahan desain template setiap voucher dan invoice
 Report yang dapat di customize sendiri oleh user jika memahami
 Client server technology proses report dengan fast report
 Multi user dengan tiga tingkat kewenangan yaitu create, edit, dan  Digit transaksi sampai dengan 15 digit dan dua decimal 920 trilliun
report  Keakuratan perhitungan kuantitas barang sampai dengan 4 decimal
 Multi currency dengan menghitung otomatis realize & unrealize  Bisa custom financial statement dengan berbagai macam
gain/loss pengelompokan untuk tipe Balance Sheet dan Income Statement.
 Multi unit dengan tiga tingkat perhitungan unit setiap barang  Fasilititas Grouping di dalam item yaitu mengelompokkan beberapa
 Multi warehouse (banyak Gudang) barang dalam satu kelompok barang baru dengan tanpa proses
penggabungan.
 Multi discount (discount item, discount invoice, dan discount
payments)  Fasilitas Job Costing yaitu mengelompokkan barang dalam satu
kelompok barang baru dengan proses penggabungan dan dengan nilai
 Project & department cost yang baru.
 Real time processing dengan backward & forward transaction  Fitur Extract Import yang memungkinkan Anda mengekstrak transaksi
penjualan dari perusahaan cabang untuk dikirimkan ke perusahaan
 Fungsi pilihan tampilan menu dengan Bahasa Indonesia atau Inggris pusat.
 Biaya yang terjangkau mulai dari Rp 8.000.000,00 tanpa perlu adanya
tambahan biaya pemeliharaan baik bulanan ataupun tahunan.
 CASE STUDY

 PT ECO Laundry Hijau Indonesia

1. Perusahaan manufaktur dibidang washing and drying

 PT BTL Indonesia
1. Perusahaan manufaktur dibidang perancangan, produksi, dan penjualan perangkat medis

Raw
Process Delivery
Material
 CASE STUDY
Perusahaan Masalah yang dihadapi Kendala dalam Solusi Accurate Modul Lama
implementasi Implementasi
PT BTL Indonesia 1. Perusahaan ingin menjual File excel tidak lengkap Memecah produk dengan  General ledger 5 hari
pecahan dari satu set dan belum rapi sehingga menggunakan job costing dan  Cash bank
produk perlu waktu untuk perhitungan faktur pajak yang  Inventory
2. Perusahaan merapikan file sudah otomatis  Sales
menginginkan faktur  Purchase
pajak yang bisa otomatis  Fixed asset
 RMA

PT ECO Laundry Kepala perusahaan meminta Tidak ada data asli Semua laporan keuangan bias  General ledger 5 hari
Hijau Indonesia laporan keuangan dalam USD perusahaan sehingga diwujudkan dalam USD  Cash bank
termasuk faktur pajak yang implementasi dilakukan dengan modify laporan akhir  Inventory
dibayarkan juga dalam bentuk dengan menggunakan bulan, tetapi untuk pajak tidak  Sales
USD data sample bias dalam USD karena pajak  Purchase
selalu dibayarkan dengan IDR  Fixed asset
 RMA
 manufaktur
 KESIMPULAN

 Pada dua perusahaan manufaktur yaitu PT BTL Indonesia dan PT. Eco Laundry Hijau Indonesia sudah memakai
sistem informasi akuntansi dan mereka beralih kepada sistem informasi akuntansi ACCURATE. Hal ini dikarenakan
pada sistem informasi akuntansi yang lama tidak bisa mencakup kebutuhan perusahaan dan proses bisnis
perusahaan
 Fitur di software Accurate yang dibutuhkan pada dua perusahaan manufaktur yaitu PT BTL Indonesia dan PT. Eco
Laundry Hijau Indonesia adalah fitur manufaktur, persediaan, pencatatan asset, pencatatan transaksi jual beli,
membuat faktur pajak, dan fitur untuk membuat laporan keuangan pada tiap periode
 Faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan dua perusahaan manufaktur yaitu PT BTL Indonesia dan PT. Eco
Laundry Hijau Indonesia dalam mengadopsi sistem informasi akuntansi yang digunakan dalam perusahaannya
diantaranya adalah harga, waktu, dan skala dan kompleksitas