Asset FinancIAL System and Costing Training

For
Asset management group

PROSES SERTA ALOKASI BIAYA

DI SISTEM ‘EAM’

GBP Project, 20th – 21st March 2013

By F & A – Cost Control Jakarta, PT. Petrosea Tbk
Training Schedule: 1st session : 08.00am – 09.30am
2nd session : 09.30am – 11.00am
3rd session : 02.00pm – 03.30pm
4th session : 03.30pm – 05.00pm

Target participants, All Site Asset Management Group as follows:

Maintenance Superintendent , Maintenance Supervisor,
Maintenance Foreman, Mechanic LH, Mechanics, Senior Maintenance
Planner, Maintenance Planner, Maintenance Administrator, CM
analyst, Maintenance Clerk, Maintenance Dispatcher,
Service Supervisor, Service Foreman, Service LH
Welder Supervisor, Welder Foreman, Welder LH
Auto Electrician Supervisor, Auto Electrician Foreman,
Auto Electrician LH, Logistic Support,
Store Supervisor, Store Foreman, Store Administrator, Store man
Project Cost Controller
List Topik Yang Dibahas
1. AMG Function
2. Asset-Synonym
3. AMG Jakarta and Balikpapan Organization Chart
4. Site Asset Cost Controller Job Function
5. Chart of Account and Cost Element
6. Asset and Equipment Identification / Plant Unit Code
7. Asset Cost Management
• EAM Matrix Charging
• Cost – Budget – Revenue
• Project & Cost Coding
• Store room and Inventory
• Budget Code
8. Cost Validation
– Matrix Responsibilities
– Asset Cost Codes Guideline
– Cost Data Capture
– Common Mistakes
9. Cost Reporting
» Cost Report Flow chart
» Daily Cost Report
» Weekly Cost Report
» Monthly Asset Review
 AMG Function
AMG singkatan dari Asset Management Group

Fungsi dan Tugas AMG:

Menyediakan peralatan yang sesuai, handal, harga peralatan yang kompetitif dan
pelayanan yang memenuhi atau melebihi harapan.
SYNONYM OF ASSET

Asset, Fixed Asset

Plant
Machine
Equipment, Heavy Equipment, Major Equipment
Fleet
Unit, Major unit
Digger, Big Digger
Trucks
Alat / Alat Berat / Peralatan
Site Asset Cost Controller
 Chart of Account
Chart of Accounts (COA) atau Kode Akun adalah
suatu penamaan / penomoran berupa sekumpulan digit angka
yang dipergunakan untuk mencatat dan mengklasifikasikan
berbagai transaksi operasional perusahaan ke dalam 5 kumpulan
pos utama ( harta, hutang, modal, pendapatan & biaya )

• Peng-kategorian setiap transaksi pada salah 1 dari 5 kumpulan

pos utama tersebut akan memberikan pemisahan karakteristik
dasar yang akan membantu dalam proses analisa kesehatan
keuangan suatu perusahaan

• Kode Akun akan mempermudah pencatatan dan pengelompokan

data sebagai dasar persiapan dan penyusunan laporan keuangan
Chart of Account ( Hal Lanjutan … )
 Cost Element
Cost Element atau Kode Sub-Akun
suatu penamaan/penomoran berupa sekumpulan
digit angka yang dipergunakan sebagai bagian
dan sub-klasifikasi dari pendapatan dan biaya

• Kode Akun ( 8 digit ) yang

sekarang bersifat lebih general,
yangmana diimplementasikan
dalam rangka mengakomodir
kebutuhan pengelompokan data
dan standarisasi Kode Akun guna
mendukung proses konsolidasi
dan pembuatan laporan untuk
perusahaan induk : Indika.

• Dengan adanya Kode Sub-Akun

ini mendukung transaksi untuk
dicatat lebih detail dan akan
sangat membantu apabila suatu
saat diperlukan analisis dan audit
data secara lebih detail

• Sebelum menggunakan Kode Akun baru yang 8 digit, dulunya Kode Sub-Akun
(4 digit) ini merupakan standard Kode Akun Laba Rugi Petrosea
 Asset and Equipment Identification

Asset and Equipment Identification / Plant Unit Code / Kode Plant Unit adalah
suatu pengkodean yang merepresentasikan suatu unit mesin, peralatan, perangkat
pendukung serta alat berat yang digunakan pada kegiatan operasional
Content
• Asset Cost Management
• EAM Matrix Charging
• Cost – Budget – Revenue
• Project & Cost Coding
• Store room and Inventory
• Budget Code

• Cost Validation
• Matrix Responsibilities
• Asset Cost Codes Guideline
• Cost Data Capture
• Common Mistakes

• Cost Reporting
• Daily Cost Report
• Weekly Cost Report
• Monthly Asset Review
Asset Cost Management
Mining Project – Asset Management

Mining
Activities

Part, service and Cost per-hour

other equipment charging,
maintenance Owning cost
related Asset Management Group charging, etc
 Asset Cost Management
EAM MATRIX CHARGING
Tabel EAM Matrix Charging dibawah ini memperlihatkan tahapan dan posisi asal penentuan Project
Charging, Plant Unit Code, Storeroom Code dan Cost Charging untuk setiap transaksi di Sistem EAM;
mulai dari permintaan pembelian hingga proses invoice serta transaksi yang berkaitan dengan
pergerakan inventory / stok
Asset Cost Management
COST
• OPEX (Operating Expanditure)
• Opex component replacement
• Scheduled service
• Unscheduled maintenance
• Labor, etc
• CAPEX (Capital Expanditure)
• Machine & Capex component Depreciation
• Insurance
• Tax
• Interest, etc

BUDGET

REVENUE
• CPH (Cost per-Hour) Billings
• Capex Billings
• Main machine depreciation
• Component Depreciation
Asset Cost Management
Project Code

Cost Code
Asset Cost Management
Store Room Codes
Suatu pengkodean yang digunakan untuk merepresentasikan lokasi tertentu
tempat peneriman, pengeluaran dan penyimpanan barang
Project Code Store room code & Description

3874C - 00000 - ABN ABN Mining Service

3856C - 00000 - GBP Gunung Bayan

4304C - 00000 - KDC Kideco

3867C - 00000 - SBB Santan Batubara - Separi

4620C - 00000 - SBU Santan Batubara - Uskap

0605W - 00000 - TGB Plant, Repair & Maintenance

0021C - 00000 - POSB Sub-Contractor

0117D - 00000 - PMWT Overhead

 Part / Inventory
Part / Inventory Item atau Barang Komponen / Stok is
suatu penamaan / penomoran berupa sekumpulan digit angka yang merepresentasikan
fisik barang yang berada di suatu lokasi gudang atau barang non-fisik namun
diberlakukan sebagai Barang Stok
• Barang Stok bisa berupa produk jadi, barang ½ jadi,
bahan mentah, komponen, sub-komponen maupun
komponen rakitan, ataupun bisa berupa jasa
• Pada sistem terdapat Master Barang yang akan
memuat informasi detail mengenai deskripsi barang
tersebut, satuan ukuran, berat, dimensi, qty tersedia, dll

Cost Code Project site

B1515 SBB - Santan (separi)
B1517 ABN - Sanga-sanga
B1518 KJA - Kideco
B1519 SBB - Santan (uskap)
B1714 GBP - Gunung bayan
 Budget Code
Budget Code atau Kode Anggaran
adalah suatu setting khusus di Sistem EAM; merupakan kode kombinasi gabungan terdiri dari
Company Business Unit Code + Project Code + COA + Cost Element + WBS Code;
digunakan sebagai salah satu alat pengendalian biaya untuk setiap permintaan pembelian

• Company Business Unit Code merupakan pengkodean suatu legal entitas yang mewakili suatu departemen,
divisi atau unit bisnis yangmana diberlakukan sebagai suatu profit center tersendiri. ( Petrosea : PTP )

• Project Code ( definisinya terdapat pada hal 8 )

• COA Code ( definisi terdapat pada hal 3 )

• Cost Element Code ( definisinya terdapat pada hal 5 ) • Budget Code merupakan wewenang dan
tanggung jawab dari setiap Cost Controller
• WBS (Work Breakdown Structure) Code adalah dari project terkait
pengkodean suatu pekerjaan dimana dilakukan pemecahan Nilai tertentu bisa di-set ke
dan pembagian ke komponen atau satuan unit yang lebih Budget Code, yangmana
kecil sehingga lebih membantu dalam pengawasan, kemudian dapat digunakan
estimasi biaya dan jadwal, serta evaluasi mengenai sebagai alat kontrol online
produktifitas untuk memonitor pengeluaran
aktual terhadap anggaran
Budget Code ( Continuation )
Project Cost Controller yang
berwewenang mengisi informasi
Financial Data meliputi Plant
Unit, Workshop, Tipe Servis
serta Cost Distribution untuk
setiap detail transaksi

• Project Cost Controller harus

memilih Budget Code yang sesuai
dari list yang ada

• Total persentase dari Cost

Distribution harus tepat 100%

Validasi tambahan akan berlaku

untuk setiap Permintaan Pembelian
yang terkait dengan WO Cost
Separation ( Budget Code akan
dibandingkan dengan Cost
Separation dari sistem )
COST VALIDATION
Matrix Responsibility
COST VALIDATION
Asset Cost Code (Direct)
COST VALIDATION
Cost Data Capture – Flow Diagram
WORK ORDER

Requisition

Project Code & Cost Code Purchase Requisition Contract Service Issuance
Capture and PVA Requisition From Inventory

Direct Purchase Stock Purchase

Record as
Stock Inventory

EAM Stock Transaction Report for Daily and Weekly cost Reporting

Sun Integration

Re-allocation journal and accruals

Monthly Cost Reporting

COST VALIDATION
Cost Data Capture – Work Order
Project Code
► As Parent Project
Issuance
Cost Code
► As on Catalogue
General
Project Code
► As Cost distribution
Direct Purchase
Cost Code
► As Cost distribution

WORK ORDER

Project Code
► As Cost Separation
Issuance
Cost Code
► As Cost Separation
Cost Separation
Project Code
► As Cost Separation
Direct Purchase
Cost Code
► As Cost Separation
COST VALIDATION
Cost Data Capture – Work Order
COST VALIDATION
Cost Data Capture – Responsibilities
Maintenance Planner

• Use system triggered WO for Preventive Maintenance Activities

• Clear WO description
• Fill “Charge to” field for cost separation-related activities
• Valid equipment especially for Standing WO
• Advise for catalogue cost code change

Store Team
• Create requisition with valid Project code and Plant/Unit (except for CSR where Plant/Unit to be
filled by cost control)
• Assign issuance to correct WO
• Advise cost control regarding cost code

Cost Controller

• Validate Project code, Cost code and Plant/Unit before doing Budget Approval
• Create Journal for misallocated cost
• Cost Reporting
COST VALIDATION
Common Mistakes (Work Order)
1. Standing WO dibuat tanpa memasukkan nomer unit
Contoh kejadian : WO#342017 dibuat untuk cover issuance Lube, Oil dll. Namun pada proses
pembuatannya, tidak ada equipment yg dimasukkan (hanya project code 3867C-00000), shg
pada saat store team melakukan issuance, tidak ada equipment yg bisa dipilih
Akibat : Semua grease dan part lain yg di-issue terhadap WO tsb tidak memiliki nomer unit, sehingga
menyulitkan analisa unit cost
COST VALIDATION
Common Mistakes (Work Order)
2. WO untuk aktivitas tertentu dibuat tanpa mengisi “charge to”
Contoh kejadian : WO#415811 dibuat untuk penggantian wingshroud (yang merupakan komponent
GET dan merupakan responsible Project) dan equipment K0116, namun dalam pembuatannya
field “charge to” diisi “NA”
Akibat : Semua cost yang charging ke WO ini akan mengikuti jalur normal (project code as parent
project dan cost code as of catalogue). Dimana sesuai matrix responsibility, seharusnya masuk
project code “C” dan cost code 5212
COST VALIDATION
Common Mistakes (Requisition)
3. Kesalahan Pengisian Project Code
Akibat : Proses PAL Approval ke jalur yg tidak seharusnya, akibat lainnya adalah kesalahan pengisian
budget code, karena acuan Project code yang salah

4. Kesalahan Pengisian Plant Unit

Akibat : Cost charging yang terjadi akan menjadi salah karena dilakukan terhadap unit yang tidak
seharusnya

5. Kesalahan pengisian Work Order number

Akibat : Cost charging dapat mengarah ke unit yang tidak seharusnya jika acuan pengisian Plant/Unit
adalah Equipment number yang berasal dari WO number.
Selain itu, saat pengambilan cost summary misalnya based on Componen group juga akan
menjadi salah component group terkait dengan WO number
Kesalahan pengisian cost code juga dapat terjadi jika WO tersebut terkait dengan cost
separation
COST VALIDATION
Common Mistakes (Requisition)
COST VALIDATION
Common Mistakes (Contract Service Requisition)
6. Item yang tergabung antara Owned unit dan Rental unit
Contoh kejadian : CSR 98420 dibuat dimana didalamnya terdapat unit rental dan unit asset yang
tergabung, sedangkan satu CSR hanya dapat memiliki satu Project code
Akibat : Item yang berbeda tsb akan melalui jalur PAL Approval yang tidak seharusnya. Dan jika cost
control mengambil Project code sebagai acuan, maka beberapa item tsb akan charge ke Project
code yang salah
COST VALIDATION
Common Mistakes (Issuance)
7. Part/Item di issue terhadap WO yang tidak seharusnya
Contoh yang sering terjadi pada saat issuance adalah degreaser untuk pencucian unit yang di charge
ke PM service WO
Akibat : Unit Wash merupakan responsible Project sehingga cost dari akibat pencucian unit tidak
seharusnya masuk sebagai bagian dari cost PM service

Namun selain daripada itu, kesalahan issuance ini sulit untuk di deteksi karena tidak melalui validasi
oleh cost controller, untuk itu diharapkan kehati-hatiannya dalam terutama dalam
memasukkan nomer WO yang sesuai dengan issuance yang terjadi
COST VALIDATION
Common Mistakes (Budget Approval)
COST VALIDATION
Common Mistakes (Budget Approval)
COST VALIDATION
Common Mistakes (Budget Approval)
Asset Cost Reporting
Asset Cost Control Team
Cost Report Asset – Flow chart

Page of 26
DAILY REPORTING
Daily Cost Report
 Data Source
• EAM Stock Transaction Report (with filter)
 Output
• Detailed operating cost transaction
• Daily operating cost by Unit type
 Objective
• Transaction Recognition
• Data validation
WEEKLY REPORTING
Weekly Cost Report
 Data Source
• EAM Stock Transaction Report (with filter)
• Machine hours
• Opex budget Sheet
 Output
• Operating Cost – Budget – Revenue
• Cost rate against budget rate ($/hr) for each cost codes
• Weekly cost Trends
 Objective
• Cost Trends update for review
• Commentary on top maintenance spend
MONTHLY REPORTING
Asset Cost Review
 Data Source
• SUN monthly transaction
• Machine hours
• Opex-Capex Budget Sheet
 Output
• Overall Cost – Budget – Revenue position
• Major equipment operating cost position against budget and revenue
• Cost – Budget – Revenue position for each of major equipment and
per-Equipment type
• Monthly and YTD trends of Operating cost
 Objective
• Cost performance review on Overall site maintenance cost, Unit type,
major equipment and cost by cost codes