PROCUREMENT AND

CONTRACTING
REQUIREMENTS
B a s a , Ys o b e l l e A n n e P.
Primavera, Nicole O.
Procurement of
Infrastructure Projects
Section I: Invitation to Bid
T h e I n v i t a ti o n t o B i d p r o v i d e s
i n f o r m a ti o n t h a t e n a b l e s p o t e n ti a l
Bidders to decide whether to
p a r ti c i p a t e I n t h e p r o c u r e m e n t a t h a n d .

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 FR

Section II: Instruction to Bidders

T h i s s e c ti o n o f t h e B i d d i n g D o c u m e n t s P r o v i d e s t h e
i n f o r m a ti o n n e c e s s a r y f o r B i d d e r s t o p r e p a r e r e s p o n s i v e
bids, in accordance with the requirements of the
P r o c u r i n g E n ti t y. I t a l s o P r o v i d e s i n f o r m a ti o n o n t h e b i d
s u b m i s s i o n , e l i g i b i l i t y c h e c k , o p e n i n g a n d e v a l u a ti o n o f
buds, and on the award of contract.

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Section III: Bid Data Sheet
T h i s s e c ti o n i s i n t e n d e d t o a s s i s t t h e
P r o c u r i n g E n ti t y i n p r o v i d i n g t h e
s p e c i fi c i n f o r m a ti o n i n r e l a ti o n t o
c o r r e s p o n d i n g c l a u s e s i n t h e I n v i t a ti o n
t o B i d i n c l u d e d i n S e c ti o n I I , a n d h a s t o
b e p r e p a r e d f o r e a c h f o r e a c h s p e c i fi c
procurement.

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 FR

Section IV: General Conditions of Contract

T h e G e n e r a l C o n d i ti o n s o f C o n t r a c t i n S e c ti o n V a n d
other documents listed therein, should be a complete
d o c u m e n t e x p r e s s i n g a l l t h e r i g h t s a n d o b l i g a ti o n s o f t h e
p a r ti e s .

T h e G e n e r a l C o n d i ti o n s o f C o n t r a c t h e r e i n s h a l l n o t b e
a l t e r e d . A n y c h a n g e s a n d c o m p l e m e n t a r y i n f o r m a ti o n ,
which may be needed, shall be introduced only through
t h e S p e c i a a l C o n d i ti o n s o f t h e C o n t r a c t i n S e c ti o n V.

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Section V: Special Conditions
of the Contract
S i m i l a r t o t h e S e c ti o n I I I . B i d D a t a
S h e e t , t h e c o n t e n t s o f t h i s s e c ti o n a r e
i n t e n d e d t o a s s i s t t h e P r o c u r i n g E n ti t y
i n p r o v i d i n g C o n t r a c t- s p e c i fi c
i n f o r m a ti o n i n r e l a ti o n t o
corresponding contents in the General
C o n d i ti o n s o f t h e C o n t r a c t .

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 FR

Section VI: Specifications

A s e t o f p r e c i s e a n d c l e a r s p e c i fi c a ti o n s i s a p r e r e q u i s i t e
f o r B i d d e r s t o R e s p o n d r e a l i s ti c a l l y a n d c o m p e ti ti v e l y t o
t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e P r o c u r i n g E n ti t y w i t h o u t
q u a l i f y i n g o r c o n d i ti o n i n g t h e i r B i d s .

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Section VII: Drawings
T h e C o n t e n t s o f t h i s s e c ti o n a r e t h e
actual drawings, including site plans,
a n d s h o u l d b e a tt a c h e d t o t h i s s e c ti o n
o r a n n e xe d i n a s e p a r a t e f o l d e r.

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 FR

Section VIII: Bill of Quantities

T h e o b j e c ti v e o f t h e B i l l o f Q u a n ti ti e s a r e :
(a) To p r o v i d e s u ffi c i e n t i n f o r m a ti o n o n t h e q u a n ti ti e s o f
Wo r k s t o b e p e r f o r m e d t o e n a b l e B i d s t o b e p r e p a r e d
e ffi c i e n t l y a n d a c c u r a t e l y ; a n d
(b) W h e n a C o n t r a c t h a s b e e n e n t e r e d i n t o , t o p r o v i d e a
p r i c e d B i l l o f Q u a n ti ti e s f o r u s e i n t h e p e r i o d i c
v a l u a ti o n o f Wo r k s e xe c u t e d .
I n o r d e r t o a tt a i n t h e s e o b j e c ti v e s , Wo r k s s h o u l d b e
i t e m i z e d i n t h e B i l l o f Q u a n ti ti e s i n s u ffi c i e n t d e t a i l t o
d i s ti n g u i s h b e t w e e n t h e d i ff e r e n t c l a s s e s o f Wo r k s , o r
b e t w e e n Wo r k s o f t h e s a m e n a t u r e c a r r i e d o u t i n
d i ff e r e n t l o c a ti o n s o r i n o t h e r c i r c u m s t a n c e s w h i c h m a y
g i v e r i s e t o d i ff e r e n t c o n s i d e r a ti o n s o f c o s t 10
Section IX: Bidding Forms
T h e C o n t e n t s o f t h i s s e c ti o n a r e t h e B i d
Form, Form of Contract Agreement,
Omnibus Sworn Statement, Bid Securing
D e c l a r a ti o n .

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 FR

Section X: Foreign-Assisted Projects

T h i s S e c ti o n i s i n t e n d e d t o a s s i s t t h e P r o c u r i n g E n ti t y i n
p r o v i d i n g t h e s p e c i fi c i n f o r m a ti o n f o r f o r e i g n - a s s i s t e d
projects of the Asian Development Bank (ADB), the Japan
I n t e r n a ti o n a l C o o p e r a ti o n A g e n c y ( J I C A ) , a n d t h e Wo r l d
Bank.

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Thank You!