Budžetski ciklus

 Oni koji upravljaju bibliotekom obično trebaju imati bliske odnose sa

službama koje su zadužene za finansiranje i računovodstvo, ne samo
u biblioteci već i u široj organizaciji čiji je biblioteka dio
 Službenici u računovodstvu obično nisu svjesni prirode i zahtjeva
bibliotečke kupovine (veći broj uglavnom jeftinih jedinica od kojih je
svaka jedinstvena)
 Budžet svake organizacije prolazi kroz ciklus čije su faze jasno
raspoznatljive
 Sezonski karakter troškova za biblioteke
 Biblioteka u sastavu mora se uklopiti u budžetski ciklus matične kuće
 Kontrola budžeta
 Kada biblioteka naruči neki naslov, koji će platiti kada bude
stigao, ili unaprijed kao u slučaju pretplata, time se obavezuje na
određenu kupovinu
 Predviđeni trošak za naslov ≠ stvarni trošak
 Predviđeni i stvarni trošak razlikuju se iz nekoliko razloga:
 neki naslovi nikada ne dođu
 kada budu fakturisani, može se pokazati da su skuplji ili, rjeđe, jeftiniji od
prvobitne procjene
 možda će biti dodati troškovi transporta i druge dažbine
 ako je cijena naslova određena u stranoj valuti, valutni kurs će se vjerovatno
promijeniti do trenutka plaćanja
 Kontrola budžeta
 Većim bibliotekama potrebni su sofisticirani računarski sistemi
koji će automatski pratiti predviđene troškove
 I najmanja biblioteka mora voditi evidenciju o stvarnim
troškovima
 I mnoge velike biblioteke svoja plaćanja realiziraju preko službi
računovodstva matičnih organizacija
 Treba izbjegavati dupliranje poslova vođenja računovodstvenih
evidencija između biblioteke i računovodstvene službe matične
organizacije, kad god je to moguće
 Interne preraspodjele budžeta
 U svakoj organizaciji odvija se nadmetanje za sredstva
 Nijedna odluka o raspodjeli sredstava nije apolitična
 To važi i za budžet za nabavku bibliotečke građe: da li više
sredstava utrošiti da se podrži jedna grupa korisnika ili, pak,
druga?
 U prošlosti manje biblioteke raspoređivale su bibliotekare za
raspodjelu budžeta ili se jednostavno troši dok ima sredstva
 Veće biblioteke sastavljale su i komisije od korisnika
 Važnost „rezervnog“ fonda ili „fonda za nepredviđene
slučajeve“