= Hieäu quaû

 Phaân loaïi nhöõng thöù caàn thieát vaø khoâng caàn thieát
 Loaïi boû nhöõng thöù khoâng caàn
thieát
 Xaùc ñònh “ñuùng soá löôïng” ñoái vôùi
nhöõng thöù caàn thieát
 = Ngaên naép, Thuaän tieän

 Saép xeáp nhöõng thöù caàn thieát

theo thöù töï ngaên naép vaø coù
ñaùnh soá kyù hieäu ñeå deã tìm,
deã thaáy, deã laáy, deã söû duïng,
deã kieåm tra
 Saép xeáp ñuùng vaät, ñuùng choã
VÍ DUÏ VEÀ SAÉP XEÁP
 Chuïp hình TRÖÔÙC vaø SAU khi doïn deïp, saép xeáp
 = Kieåm tra

 Giöõ gìn nôi laøm vieäc, thieát bò, duïng cuï luoân
saïch seõ.
 Haïn cheá NGUOÀN gaây dô baån, böøa baõi
 Lau chuøi vaø kieåm tra tình traïng
 = Giaûm caêng thaúng

 Duy trì thaønh quaû ñaït ñöôïc

 Lieân tuïc phaùt trieån 3S
 Saøng Loïc
 Saép Xeáp
 Saïch Seõ
moïi luùc, moïi nôi

 Nguyeân taéc 3 Khoâng:

 Khoâng coù vaät voâ duïng.
 Khoâng böøa baõi.
 Khoâng dô baån.
 = Chaáp haønh qui ñònh

Töï Nguyeän, Töï Giaùc vieäc thöïc hieän vaø duy trì
3S:
 Saøng Loïc
 Saép Xeáp


Saïch Seõ

Heä thoáng “Kieåm Soaùt Baèng Maét”

Visual Control System (VCS)
5S Sự tham gia của mọi người
S1 - SÀNG LỌC
S2 – SẮP XẾP
S3 - SẠCH SẼ
S4 - SĂN SÓC
S5 – SẴN SÀNG
 Nguyên nhân:

 Nhân viên không có kiến thức về 5S.

 Ý thức về việc giữ gìn vệ sinh còn hạn chế.
 Điều kiện thực hiện còn thiếu.
 Thói quen thuận tiện và sự bề bộn.
 Chưa thực sự quan tâm và quyết tâm thực
hiện.
 …
 Nguoàn goác cuûa söï beà boän nôi vaên
phoøng:
 Giấy:
 Tốc độ sinh ra giấy
tờ hiện nay rất cao
do photocopy, thư
tín.
 Nguoàn goác cuûa söï beà boän nôi vaên
phoøng:

 Thoùi quen “nhoài

nheùt” ñeå daønh
söû duïng khi
caàn.
 Nguoàn goác cuûa söï beà boän nôi vaên
phoøng:

 Chaàn chöø trong giaûi quyeát döùt ñieåm 1

thoâng tin, hoà sô.
 Khoâng hoïach ñònh nôi löu tröõ ñeå thöïc
hieän coâng taùc löu moãi ngaøy. Haäu quaû
laø haøng ñoáng giaáy tôø khoâng theå kieåm
soaùt ñöôïc nöõa.
NHÖÕNG

SUY

NGHÓ SAI

LAÀM
1. Hoà sô ñaày aép treân baøn môùi chöùng
toû laø ngöôøi baän roän, laøm ñöôïc
vieäc nhieàu.
Nhöõng quan ñieåm sai thöôøng gaëp:

1. Tuy thaáy loän xoän nhöng toâi luoân bieát caùi gì ñeå ôû
ñaâu;
2. 5S laø moät coâng vieäc phaûi laøm theâm haøng ngaøy;
3. 5S laø vieäc cuûa nhaân vieân taïp vuï;
4. Thöïc hieän 5S seõ laøm toán keùm nhieàu chi phí;
5. Muoán laøm 5S ñöôïc hieäu quaû caàn maát nhieàu thôøi
gian;
6. Chæ caàn thöïc hieän 5S khi coù nhaân vaät VIP thaêm quan.
BOOKFILE LÖU TRÖÕ HOÀ SÔ
TUÛ HOÀ SÔ
TUÛ ÑÖÏNG ÑOÀ SAÉP XEÁP ÑUÙNG VÒ
TRÍ
NHÖÕNG LÔÏI ÍCH
KHI THÖÏC HIEÄN 5S
Lôïi ích 1: Khoâng laõng phí thôøi gian
 Luoân coù saün caùc ñoà vaät khi caàn.
 Khoâng coù tình traïng tìm kieám duïng cuï,
coâng cuï saûn xuaát, thieát bò,…
 Khoâng phí phaïm thôøi gian khi tìm kieám vaät
duïng, taøi lieäu, hoà sô.
Ví duï: Thænh thoaûng laõng phí 15 phuùt tìm
duïng cuï thì khoâng coù gì ñaùng keå, nhöng
ngaøy naøo cuõng laõng phí 15 phuùt tìm kieám
thì seõ laø vaán ñeà lôùn.
Lôïi ích 2: Khoâng coøn daáu hieäu luoäm
thuoäm
 Moät vaên phoøng saïch ñeïp, goïn gaøng thì
giaûi quyeát coâng vieäc nhanh choùng
 Baøn giaáy khoâng coøn laø moät baõi chieán
tröôøng, taâm trí minh maãn laøm vieäc toát
hôn.
 Moät vaên phoøng saïch ñeïp, goïn gaøng thì
khi ai ñoù ñeå coâng vaên, giaáy tôø lung tung
thì seõ caûm thaáy raát xaáu hoå.
 Baøn giaáy ngoån ngang thì ñaàu oùc cuõng
ngoån ngang  haõy taäp thoùi quen doïn deïp
baøn laøm vieäc goïn gaøng tröôùc khi baét tay
vaøo vieäc.
Lôïi ích 3: Giaûm sai soùt trong coâng
vieäc
 Trong moät vaên phoøng saïch ñeïp khi nhìn
thaáy coâng vieäc khoâng troâi chaûy/ khoâng
phuø hôïp thì ai cuõng caûm thaáy khoù chòu.
 Ngoaøi xaõ hoäi khoâng ai muoán coù nhieàu
thanh thieáu nieân xaáu, thì trong toå chöùc
cuõng vaäy, haõy coá gaéng sao cho toå chöùc
khoâng coøn nhöõng coâng vieäc khoâng phuø
hôïp.
Lôïi ích 4: Laøm vieäc vôùi naêng suaát
cao
 Moät vaên phoøng saïch ñeïp, goïn gaøng thì
coâng vieäc luoân ôû traïng thaùi saün saøng ñeå
giaûi quyeát.
 Moät vaên phoøng saïch ñeïp, ngaên naép khoâng
coù nhöõng vaät duïng, giaáy tôø khoâng caàn
thieát caûn trôû laøm vieäc thuaän lôïi hôn.
 Nhöõng thieát bò vaên phoøng ñöôïc giöõ gìn saïch
seõ, thì khoâng nhöõng traùnh ñöôïc söï truïc
traëc maø coøn naâng cao hieäu quaû söû duïng.
Lôïi ích 5: Coâng vieäc luoân kòp
thôøi
 Luoân coù keá hoaïch laøm vieäc neân giaûi
quyeát coâng vieäc kòp thôøi.
 Hoà sô, duïng cuï, ñoà vaät, giaáy nhaùp coù saün
muoán laáy laø coù ngay.
 Khoâng queân coâng vieäc do ghi cheùp ñaày ñuû
vaøo lòch laøm vieäc.
 Thoâng tin kòp thôøi goùp phaàn cuøng boä
phaän lieân quan khoâng coøn söï chuyeån giao
dòch vuï/coâng vieäc treã.
Lôïi ích 6: Tinh thaàn laøm vieäc :

 Khoâng coù tình traïng ñoå loãi khi phaûi tìm

kieám vaät duïng, hoà sô, taøi lieäu,… laøm maát
ñoaøn keát noäi boä.
 5S taïo moái quan heä toát giöõa nhöõng ngöôøi
laøm vieäc trong cuøng nôi laøm vieäc.
 Vaên phoøng saïch seõ, goïn gaøng cuõng laøm
cho ngöôøi ngoaøi caûm phuïc khi tôùi tham
quan, lieân heä coâng vieäc.
KYÕ THUAÄT
THÖÏC TEÁ
SEIRI
KYÕ THUAÄT THÖÏC TEÁ
SEIRI
1.1 Kyõ thuaät:
 Chuïp aûnh tröôùc khi trieån khai 5S ñeå so saùnh keát quaû.
Muïc ñích cuûa vieäc chuïp aûnh:
 Khi laøm vieäc haøng ngaøy ôû moät nôi naøo ñoù ta seõ quen
vôùi noù vaø khoâng coù caûm nhaän toát hay xaáu, saïch seõ hay
dô baån. Tuy nhieân khi nhìn thaáy nhöõng hình aûnh dô baån,
khoâng ngaên naép trong aûnh thì ta seõ coù phaûn öùng ngay.
 Caûm thaáy haïnh phuùc khi phaùt hieän söï thay ñoåi giöõa hình
aûnh toát, ngaên naép vaø hình aûnh khoâng toát, loän xoän.
 Laáy hình aûnh chuïp laøm ví duï ñieån hình vaø khuyeán khích
moïi ngöôøi tham gia.
 KYÕ THUAÄT THÖÏC TEÁ SEIRI
1.2 Phöông phaùp: qui ñònh thôøi gian ñeå phaân loaïi
 Xaây döïng tieâu chuaån ñeå thöïc hieän vieäc saøng loïc.
 Ví duï: tieâu chuaån veà thôøi gian
 Hồ sơ ñaõ xöû lyù xong quaù 1 naêm: Thanh lyù
 Maùy moùc, duïng cuï hö hoûng 1 naêm: thanh lyù
 Vaät duïng vaên phoøng hôn 6 thaùng khoâng söû duïng:
Thanh lyù
Löu YÙ : Thôøi gian treân ñaây chæ laø ví duï haõy qui ñònh vaø aùp duïng
theo tình hình thöïc teá cuûa toå chöùc
 KYÕ THUAÄT THÖÏC TEÁ
SEIRI

1.3 Xöû lyù :

 Ñoà vaät caàn thanh lyù ñöôïc
taäp keát vaø:
o Loaïi boû thaønh pheá lieäu.
o Baùn
o Taùi söû duïng (photo 1
maët…)
o Chuyeån cho ñôn vò khaùc
 KYÕ THUAÄT THÖÏC TEÁ
SEIRI

Giaáy
nhaùp /
giaáy
khoâng
caàn thieát
neân
phaân loaïi
hoaëc cho
daáu
nhaän
daïng
baèng
SEITON
 KYÕ THUAÄT THÖÏC TEÁ
SEITON
1. Saép xeáp nhöõng thöù caàn thieát :
o Xaùc ñònh vò trí ñaët.
o Duøng kyù hieäu, nhaõn hieäu maøu ñeå deã nhaän bieát.

2. Caùch saép xeáp duïng cuï:

 Thöôøng xuyeân söû duïng : ñaët caùc taàng gaàn
ngöôøi söû duïng, caïnh maùy.
 Khoâng thöôøng xuyeân : ñaët xa maùy, VP PX.
 Hieám söû duïng: ñaët taïi trung taâm ñeå quaûn lyù
toát hôn.
 LÖU GIÖÕ VAÄT DUÏNG VAØ HOÀ SÔ CAÀN
THIEÁT

ÑIEÀU KHOAÛN NÔI LÖU GIÖÕ

Söû duïng haøng  Deã daøng laáy nhanh
giôø choùng khi laøm vieäc.
 Laáy ra vaø caát vaøo deã
Söû duïng haøng daøng, hieåu nhanh nôi caát
ngaøy giöõ.
 Ñaûm baûo tìm, laáy, caát
Thænh thoaûng söû ñuùng choã. Söû duïng
duïng baûng, hình veõ, kyù hieäu
maøu.
Hoà sô  Soá, kyù hieäu maøu treân
keä vaø thöù töï
TAÄP KEÁT HOÀ SÔ CHO
NGAÊN NAÉP
 Things
to do TODAY
4. Date: April 23 Completed
.
1. Meet Mr Charlee
Lòch .
laøm 2. Locate Project
.
vieäc 3. Call to Mr Long
.
4. Review contract Tan Tan
.
5. Send “Design procedure” to Mr Van
.
6. Karaoke with customer
.
7. Pick up Mr John at TSN airport
.
8. Meeting at company
.
9. Quotate Vila warehouse
.
10. ….
.
11. …. .
 LÒCH
TUAÀN Teân:
Thöù 2 Coâng vieäc caàn giaûi quyeát
1) ……….
Thöù 3 2) .
3) .
5. Saép xeáp Thöù 4 4) .
lòch laøm 5) .
Thöù 5 6) .
vieäc: 7) .
8) .
9) .
10) .
“Thaø maát thôøi gian 11) .
ñeå chuaån bò coâng 12) .
vieäc coøn hôn laø maát
thôøi gian ñeå giaûi
thích lyù do mình laøm
sai”

Thöù 6 Coâng vieäc theâm trong tuaàn

Thöù 7/ chuû nhaät

 KYÕ THUAÄT THÖÏC TEÁ
SEITON
Quaûn lyù hoà sô ñieän töû:
- Tröôùc khi laøm vieäc vôùi maùy tính, baïn
neân phaùc hoïa sô ñoà thö muïc. Taïo thö
muïc töông töï tuû hoà sô
- Taïo caùc folder theo töøng nhoùm döõ lieäu
- Ñaët teân files gôïi nhôù.
- Khi caàn ñaët soá tröôùc thö muïc ñeå döõ
lieäu xeáp theo thöù töï.
 KYÕ THUAÄT THÖÏC TEÁ
SEITON
Quaûn lyù hoà sô ñieän töû (tieáp theo) :
- Thöôøng xuyeân thöïc hieän coâng taùc:
+ Loaïi boû files khoâng caàn thieát.
+ Söûa teân files khi caàn thieát
+ Chuyeån caùc files löu vaøo thö muïc mong muoán
- Khi caàn ñöa theâm vaøo header / footer coù ñöôøng daãn
ôû caùc hoà sô.
 KYÕ THUAÄT THÖÏC TEÁ
SEITON
7. Söû duïng maøu saéc trong hoà sô giuùp vieäc phaân
phoái, xöû lyù, tìm kieám deã daøng:

- Giaáy maøu nhieàu lieân

nhaän daïng hoà sô nhanh
choùng.
- Phaân loaïi thoâng tin baèng
bìa maøu.
- Maøu boxfile caùc boä phaän
Hoùa ñôn VAT
khaùc nhau
BÍ QUYEÁT LAØM HOÀ SÔ
BÍ QUYEÁT LAØM HOÀ SÔ
SEISO
 KYÕ THUAÄT THÖÏC TEÁ SEISO
• Goàm 3 böôùc:
 Ñaàu tieân laø toång Seiso
 Seiso haøng ngaøy Seiso laø kieåm tra
 Seiso toaøn boä ñònh kyø

• Thaønh laäp ñoäi döï aùn kieåm tra / Ban 5S.

Khoâng ñeå dô
Duøng mieáng che buïi plastic
SHEIKETSU
 KYÕ THUAÄT THÖÏC TEÁ
SEIKETSU
 Chaám ñieåm 5S
 Khaéc phuïc / phoøng ngöøa / caûi tieán caùc
ñieåm yeáu
 Khen thöôûng caùc boä phaän thöïc haønh
toát.
 Saün saøng
Muïc tieâu cuûa 5S

Saïch seõ
áp Saên s
Saép xe oùc
ï cSa
lo ên s
ø ng où
c Saø
ng
lo ïc

Sa Saïch s e áp
eõ Saép x

Caùc coâng cuï 5S Saép xeáp

ïc Saïc
(Laëp ñi laëp laïi l o h seõ
Sa
3S lieân tuïc) n g ên
S aø so
ùc
Saïch ng loïc
seõ
Saép xeáp Saø
Saïc
h seõ
Saép xeáp Saøng loïc
SHITSUKE
 KYÕ THUAÄT THÖÏC TEÁ
SHITSUKE
Böôùc thöïc hieän :
– Boä phaän thöïc hieän chöa toát hoïc taäp boä phaän thöïc
hieän toát, tieán haønh ñaøo taïo theâm cho boä phaän
thöïc hieän chöa toát (neáu caàn) .
– Laøm cho moïi ngöôøi thaáu hieåu caùc noäi dung quy
ñònh : baèng caùch toát nhaát laø nhìn hieåu ngay.
– Thöïc hieän ngay nhöõng gì ñöôïc chæ thò, qui ñònh.
– Thay theá thoùi quen cuõ chöa toát baèng thoùi quen môùi
toát hôn.
– Thöïc hieän lieân tuïc seõ taïo thaønh thoùi quen.
 PDCA
Lập lại chu trình PDCA

P: kế D: thực Mục tiêu

hoạch hiện

C: kiểm tra
A: hành Hành
động động Kiểm
Kế hoạch tra

Thực
hiện
Mốc
Thời gian Khi nào
 Saøng loïc
Saép xeáp
Xuaát saéc

Gioûi

g T aùc
Khaù a Co ân
ä u Q uû
H i e
Ñaït Saïch seõ

Thôøi gian
For
your
time
Caâu hoûi &
traû lôøi