CHƯƠNG 6

TỔ CHỨC
 KHÁI NIỆM TỔ CHỨC
 Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm
có được một hiệu quả lớn nhất.

 Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt

động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau
một cách có ý thức.

 Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công

tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được
các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý
với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện
cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.
 BẢN CHẤT TỔ CHỨC
Bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc
hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt
được mục tiêu của nó.

Chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan
đến xác định và phân chia công việc phải làm, những
người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách
nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối
hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những
quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào.
 VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC
Đảm bảo các mục tiêu, kế hoạch được triển
khai trong thực tế, tạo môi trường làm việc và
xây dựng kỷ cương, tạo ra tính kỷ luật, sự
đoàn kết, nhất trí trong tổ chức.
Giúp thực thi công việc hiệu quả tạo tiền đề
cho việc hoàn thành ục tiêu của tổ chức.
Giúp sử dụng các nguồn lực hiệu quả, tránh
sai sót, lãng phí.
Dick Cacson, một nhà quản trị nổi
tiếng của Mỹ đã nhận xét, có từ 70
– 80% những khiếm khuyết trong
qúa trình thực hiện mục tiêu là do
ảnh hưởng của công tác tổ chức
 CÔNG VIỆC TỔ CHỨC
• Xây dựng, hoàn thiện bộ máy cùng
cơ cấu quản trị.
• Liên kết hoạt động của các cá nhân,
bộ phận và lĩnh vực hoạt động thành
1 thể thống nhất nhằm đạt mục tiêu
đề ra.
• Thiết kế và thực hiện công việc.
ĐỐI TƯỢNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC
• Bộ máy Tổ chức bộ máy

• Công việc
Tổ chức công việc
• Con người
Tổ chức nhân sự
• Văn hóa
Xây dựng văn hóa Cty
• ……..
MỤC TIÊU CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC
(1) Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực;
(2) Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh;
(3) Tổ chức công việc khoa học;
(4) Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu
kém trong tổ chức;
(5) Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có;
(6) Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh
thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn
vị.
► Mục tiêu tổng quát nhất của công tác tổ chức là thiết kế được
một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt
được những mục tiêu mà tổ chức đã xác định.
NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC
Nguyên tắc thống nhất chỉ huy
Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu
Nguyên tắc hiệu quả
Nguyên tắc cân đối
Nguyên tắc linh họat
……….
TỔ CHỨC BỘ MÁY – CƠ CẤU TỔ CHỨC

Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ

phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn
nhau, được chuyên môn hóa, được giao
những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn
nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm thực
hiện các chức năng quản trị.
 TẦM HẠN QẢN TRỊ

Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm kiểm soát là khái niệm
dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới à một nhà quản trị có
thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất, tức là nhà quản trị có thể
giao việc, hướng dẫn, lãnh đạo và kiểm tra nhân viên dưới
quyền một cách hiệu quả.

Thông thường tầm quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị là
khoảng 4-8 nhân viên, có thể tăng lên 10-15 nếu nhân viên chỉ
làm công việc đơn giản và rút xuống 2-3 nếu công việc phức tạp.
 TẦM HẠN QẢN TRỊ
Giả sử 1 tổ chức có 4096 người:
Cấp quản trị Tầm hạn quản trị =4 Tầm hạn quản trị = 8
1 1 1
2 4 8
3 16 64
4 64 512
5 256
6 1024
4096 4096
Số lượng quản 1365 585
trị viên
 TẦM QUẢN TRỊ HẸP

Ưu điểm Nhược điểm

• Giám sát và kiểm soát • Tăng số cấp quản trị .
chặt chẽ • Tốn kém nhiều chi phí
quản trị
• Truyền đạt thông tin • Truyền đạt thông tin đến
đến các thuộc cấp cấp dưới cùng không
nhanh chóng nhanh chóng
• Cấp trên dễ can thiệp
sâu vào công việc của
cấp dưới
 TẦM QUẢN TRỊ RỘNG
Ưu điểm Nhược điểm
• Giảm số cấp quản trị • Có nguy cơ không kiểm
soát nổi
• Có thể tiết kiệm được
• Tình trạng quá tải ở cấp
chi phí quản trị
trên dễ dẫn đến quyết định
• Cấp trên buộc phải chậm
phân chia quyền hạn • Cần phải có những nhà
• Phải có chính sách rõ quản trị giỏi
ràng • Truyền đạt thông tin đến
các thuộc cấp không nhanh
chóng
 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

 Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo
cho nhà quản trị trực tiếp của mình.
 Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với
mục tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.
 Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa
các đơn vị với nhau. Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp và phải có
cân đối trong mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung.
 Hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí.
 Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay
đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt
động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

1. Mục tiêu và chiến lược hoạt động của xí nghiệp:

(a) Chiến lược xác định các nhiệm vụ của xí nghiệp và căn cứ
vào các nhiệm vụ đó mà xây dựng bộ máy.
(b) Chiến lược quyết định loại công nghệ kỹ thuật và con người
phù hợp với việc hoàn thành các nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức sẽ
phải được thiết kế theo loại công nghệ được sử dụng cũng
như theo những đặc điểm của con người trong xí nghiệp đó.
(c) Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường trong đó xí
nghiệp sẽ hoạt động và hoàn cảnh môi trường này sẽ ảnh
hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức.
 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

2. Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội : ổn định, thay đổi và xáo trộn.
Hoàn cảnh ổn định là một hoàn cảnh không có hay ít có những thay đổi đột
biến, ít có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường ít thăng trầm, luật pháp liên
quan đến hoạt động kinh doanh ít thay đổi, khoa học kỹ thuật mới ít xuất
hiện...
Hoàn cảnh thay đổi là một hoàn cảnh trong đó có sự thay đổi thường xuyên
xảy ra đối với các yếu tố đã kể ở trên (sản phẩm, thị trường, luật pháp,.v.v.)
Thực tế cho thấy rằng một bộ máy tổ chức có tính chất cứng nhắc, nhiệm
vụ được phân chia rõ ràng, quan hệ quyền hành chặt chẽ từ trên xuống
dưới, phù hợp với hoàn cảnh ổn định. Trái lại, trong một hoàn cảnh xáo
trộn, một bộ máy tổ chức có tính chất linh hoạt, con người làm việc theo
tinh thần hợp tác, trao đổi thoải mái với tất cả mọi người, không phân chia
rõ nhiệm vụ, cấp bậc thì lại phù hợp hơn.
 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

3.Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh doanh của xí nghiệp

Tầm hạn quản trị thường là hẹp ở các xí nghiệp sản xuất thủ
công, cũng như ở xí nghiệp có công nghệ tinh vi hiện đại.
Xí nghiệp làm việc theo lối dây chuyền thì tầm hạn quản trị lại
khá rộng, nghĩa là một nhà quản trị có thể giám sát công việc
của một số đông công nhân.
Công nghệ trong xí nghiệp càng tinh vi và hiện đại, thì số
lượng viên chức thư ký văn phòng lại càng tăng để giải quyết
các công việc giấy tờ, các công việc bảo trì v.v...
 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

4.Năng lực và trình độ của con người trong xí nghiệp

Con người trong xí nghiệp cũng là một yếu tố có ảnh
hưởng đến cơ cấu tổ chức. Cá nhân có ảnh hưởng
trước hết đối với công tác xây dựng bộ máy tổ chức
là nhà quản trị cấp cao. Sở thích, thói quen, quan
niệm riêng của họ thường để dấu ấn trên cách thức
tổ chức của xí nghiệp mà họ phụ trách.
Ngoài các nhà quản trị cơ cấu tổ chức thường cũng
phải phù hợp với các đặc điểm về trình độ, về tác
phong làm việc của nhân viên trong xí nghiệp.
 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

Ưu điểm Nhược điểm

• Đảm bảo chế độ một • Người lãnh đạo phải có
thủ trưởng. kiến thức toàn diện
• Người thừa hành chỉ • Hạn chế việc sử dụng
nhận mệnh lệnh từ một các chuyên gia có trình
người lãnh đạo cấp trên độ.
trực tiếp. • Dễ dẫn đến cách quản
• Chế độ trách nhiệm rõ lý gia trưởng
ràng
 Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Ưu điểm Nhược điểm
• Sử dụng được các • Vi phạm nguyên tắc
chuyên gia giỏi trong thống nhất chỉ huy
việc ra các quyết định • Chế độ trách nhiệm
quản trị. không rõ ràng.
• Không đòi hỏi nhà quản • Sự phối hợp giữa lãnh
trị phải có kiến thức đạo và các bộphận chức
toàn diện. năng khó khăn
• Dễ đào tạo và dễ tìm
nhà quản trị
Cơ cấu tổ chức trực tuyến-chức năng
Ưu điểm Nhược điểm
• Có được ưu điểm của • Nhiều tranh luận vẫn
cơ cấu trực tuyến và cơ xảy ra, nhà quản trị
cấu chức năng. thường xuyên phải giải
• Tạo điều kiện cho các quyết.
giám đốc trẻ • Hạn chế sử dụng kiến
thức chuyên môn.
• Vẫn có xu hướng can
thiệp của các đơn vị
chức năng
 Cơ cấu tổ chức ma trận (dự án)
Ưu điểm Nhược điểm
• Tổ chức linh động. • Dễ xảy ra tranh chấp ảnh
• Ít tốn kém, sử dụng hưởng giữa người lãnh
nhân lực có hiệu quả. đạo và các bộ phận.
• Đáp ứng được tình hình • Cơ cấu này đòi hỏi nhà
sản xuất kinh doanh quản trị phải có ảnh
nhiều biến động. hưởng lớn.
• Hình thành và giải thể • Phạm vi sử dụng còn
dễ dàng, nhanh chóng hạn chế vì một trình độ
nhất định
 Cơ cấu tổ chức theo địa dư
Ưu điểm
• Trao quyền cho cấp thấp
hơn, bớt gánh nặng cho
lãnh đạo cấp cao.
• Chú ý đến thị trường và các
vấn đề địa phương.
•
Tăng cường sự kết hợp
theo vùng
• Tạo điều kiện đào tạo
những nhà quản lý tổng
hợp.
Nhược điểm
• Tăng thêm cấp quản lý.
• Việc duy trì các dịch vụ
trung tâm kinh tế khó
khăn và đôi khi phát
sinh những dịch vụ cấp
vùng như nhân sự….
• Khó khăn trong vấn đề
kiểm soát của quản lý
cấp cao.
 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
Ưu điểm
• Hướng sự chú ý và nỗ lực
vào sản phẩm.
• Tạp điều kiện đào tạo
những nhà quản trị cấp
cao.
• Cho phép phát triển đa
dạng hóa sản phẩm và dịch
vụ.
• Cải thiện việc phối hợp các
hoạt động chức năng.
Nhược điểm
• Cần nhiều người có năng lực
quản lý tổng hợp.
• Có xu thế làm cho việc duy
trì các dịch vụ kinh tế tập
trung khó khăn hơn, trùng
lặp các bộ phận chức năng,
phân tán lực lượng lao động,
tốn kém thiết bị và lao động.
• Khó khăn trong vấn đề kiểm
soát của quản lý cấp cao.
 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng
Ưu điểm Nhược điểm
• Giải quyết tốt nhu cầu • Đôi khi khó xác định rõ
của khách hàng. nhóm khách hàng
• Tạo điều kiện cho khách • Cần có chuyên gia tham
hang cảm thấy họ được mưu, tư vấn..
quan tâm • Nhu cầu của các nhóm
• Phát triển chuyên sau khách hang có thể trái
theo từng loại khách ngược nhau..
hàng.
Tổ chức và thiết kế công việc
Tổ chức và thiết kế công việc khoa học sẽ giúp các
nhà quản trị tiết kiệm thời gian, công sức, nhân
lực, nâng cao năng suất lao động, giảm những việc
làm vô bổ, tránh được sự chồng chéo và đặc biệt
giúp đơn giản hóa công việc.

Tổ chức làm việc khoa học là biện pháp rất hiệu
quả để tăng năng suất lao động và tiết kiệm chi
phí vốn, vật tư, tài nguyên cho tổ chức.
Những yêu cầu của việc tổ chức,
thiết kế công việc
Chia nhỏ công việc thành những công việc ít phức
tạp hơn.
Có khả năng áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật
( điện tử hóa, cơ giới hóa…)
Tạo hứng thú cho người lao động
Nâng cao chất lượng giải quyết công việc, nâng
cao hiệu quả công việc.
Phương pháp thiết kế công việc
I. Chuyên môn hóa:
II. Xoay vòng công việc:
III. Mở rộng công việc
IV. Làm phong phú công việc
V. Tổ đội lao động
Quy trình thiết kế tổ chức công việc
Xác định nội dung và kết quả cần đạt được của
những công việc cần làm.
Thu thập và phân tích khả năng thực hiện công
việc dựa trên nguồn tài nguyên của tổ chức.
Phân chia công việc một cách khoa học thành
những việc làm cụ thể.
Xây dựng các phương án sắp xếp và thực hiện
công việc
Lựa chon phương án tối ưu
Thực hiện và điều chỉnh nếu cần
Tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm.
 Tổ chức cán bộ
Yêu cầu của công tác tổ chức cán bộ:
Đáp ứng đủ nhu cầu cán bộ.
Xây dựng và đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn
nghiệp nghụ, tác phong đạo đức.
Bảo đảm tính lien tục và kế thừa
Phát huy tinh thần năng động, độc lập, tự
chủ, tinh thần hợp tác, ý thức trách nhiệm.
 Tổ chức cán bộ
Nguyên tắc tổ chức cán bộ:
a. Tuyển chọn, đòa tạo, bố trí theo nhu cầu khách
quan của công việc.
b. Bố trí đúng người đúng việc, phù hợp nguyện
vọng, sở thích và năng lực cá nhân.
c. Bố trí để cán bộ có thể hỗ trợ, tương trợ nhau
trong công việc.
d. Kết hợp quyền hạn, trách nhiệm và quyền lợi.
e. Công khai, minh bạch, công bằng.
 Tổ chức cán bộ
Nội dung của tổ chức cán bộ:
a) Tính toán và dự báo nhu cầu cán bộ
b) Tuyển chọn, đòa tạo, huấn luyện cán bộ.
c) Lựa chọn, sử dụng, đề bạt
d) Đánh giá, khen thưởng…
 Tổ chức cán bộ
Phương pháp tổ chức cán bộ:
Phương pháp hành chính.
Phương pháp tâm lý xã hội.
Phương pháp thi tuyển.
Phương pháp cưỡng chế
Phương pháp kinh tế
……….
 Văn hóa tổ chức
Mục tiêu xây dựng văn hóa, tổ chức.
Đảm bảo sự phát triển toàn diện của mỗi cá nhân.
Xây dựng nề nếp văn hóa lành mạnh trong tổ chức
Động viên tinh thần cho các cá nhân của tổ chức.

Chức năng:
Xây dựng niềm tin, giá trị, triết lý, lễ nghi.
Khơi dậy, động viên, biến sức mạnh tinh thần thành sức mạnh tập thể.

Hình thức:
Biểu tượng.
Ngôn ngữ.
Câu truyện.
Lễ nghi.
 Quyền hạn
Định nghĩa:
Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì “quyền hạn có
nghĩa là quyền được xác định về nội dung, phạm vi và mức
độ. Quyền lực có nghĩa là quyền được định đoạt và sức
mạnh để bảo đảm việc thực hiện quyền ấy”.
Quyền hạn từ đâu mà có:
Chừng nào cấp dưới chấp nhận sự chỉ đạo của cấp trên và
làm theo chỉ đạo đó, thì cấp trên còn có quyền. Trái lại, nếu
cấp dưới từ chối không chấp nhận chỉ đạo của cấp trên,
không làm theo chỉ đạo của cấp trên, thì cấp trên hết quyền.
 Tập quyền và phân quyền

►Phân quyền là xu hướng phân tán các

quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ
chức.
►Tập quyền là xu hướng quyền lực tập
trung vào tay những nhà quản trị cấp cao
mà không hoặc rất ít được giao phó cho
cấp thấp hơn, chúng ta có sự
 Ủy quyền
Khái niệm
Ủy quyền (delegation) là giao phó quyền hạn và trách
nhiệm cho người khác để họ thay quyền thực hiện một
nhiệm vụ riêng biệt.
Hình thức ủy quyền
Ủy quyền chính thức: Qua sơ đồ cấu tạo bộ máy (mỗi bộ
phận có những chức năng và quyền hạn rõ ràng).
Ủy quyền không chính thức: Qua sự tín nhiệm cá nhân
(Giám đốc ký quyết định uỷ quyền cho cấp dưới được
quyền hạn và trách nhiệm nào đó).
 Ủy quyền
Vai trò: Uỷ quyền giúp cho người quản lý:
• Đưa ra những quyết định sáng suốt hơn
• Tận dụng tối đa quỹ thời gian

• Quản lý được một nhóm có đông thành viên

• Nâng cao hiệu quả công việc

 Ủy quyền
Quy trình ủy quyền
1. Xác định kết quả mong muốn của việc ủy
quyền
2. Giao nhiệm vụ cho người được ủy quyền
3. Giao quyền hạn và yêu cầu trách nhiệm đối
với người được ủy quyền
4. Thường xuyên kiểm tra theo dõi và đánh giá
 HẾT CHƯƠNG 6

AI ĐANG NGỦ THÌ DẬY ĐI VỀ