P5 - PERBEKALAN FARMASI

( PENARIKAN -
PEMUSNAHAN ,PENGENDALIAN,
PENDOKUMENTASIAN - PELAPORAN )
 PENDAHULUAN
Pengelolaan Perbekalan Farmasi yang
harus dilakukan secara rutin dan
berkesinambungan adalah :
1. PENARIKAN
2. PEMUSNAHAN
3. PENGENDALIAN
4. PENDOKUMENTASIAN
5. PELAPORAN
1, PENARIKAN PERBEKALAN FARMASI

• Penarikan Perbekalan Farmasi yang

tidak dapat digunakan , produk yang
izin edarnya dicabut oleh Badan
Pengawas Obat dan Makanan
(BPOM) harus dilaksanakan dengan
cara yang sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang
berlaku
• Penarikan perbekalan farmasi yang
tidak memenuhi standar/ketentuan
peraturan perundang-undangan
dilakukan oleh pemilik izin edar
berdasarkan perintah penarikan oleh
BPOM (mandatory recall) atau
berdasarkan inisiasi sukarela oleh
pemilik izin edar (voluntary recall)
dengan tetap memberikan laporan
kepada Kepala BPOM.
• Penarikan yang terdokumentasi
merupakan kegiatan pencatatan
terhadap perbekalan farmasi yang
tidak terpakai karena kadaluarsa,
rusak, mutu tidak memenuhi standar
dengan cara membuat usulan
penghapusan kepada pihak terkait di
Rumah sakit sesuai dengan
prosedur yang berlaku.
2. PEMUSNAHAN PERBEKALAN FARMASI
• Pemusnahan merupakan proses
kegiatan dalam memusnahkan
Perbekalan Farmasi yang tidak terpakai
karena rusak , yang sudah kadaluarsa
atau mutu tidak memenuhi standar
• Pemusnahan PF yang tidak dapat
digunakan harus dilaksanakan dengan
cara yang sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang
berlaku. Dan Kebijakan Rumah Sakit
• Pemusnahan dilakukan terhadap
Perbekalan Farmasi yang :
1) Produk tidak memenuhi persyaratan
mutu
2) Telah kadaluarsa
3) Tidak memenuhi syarat untuk
dipergunakan dalam pelayanan
kesehatan atau kepentingan ilmu
pengetahuan
4) Dicabut ijin edarnya
• Tahapan pemusnahan di RS :
1) Menarik Perbekalan farmasi yang
tidak memenuhi persyaratan mutu
2) Membuat daftar PF yang akan
dimusnahkan yaitu :
 Daftar Sediaan Farmasi,
 Daftar Alat Kesehatan
 Daftar Bahan Medis Habis Pakai
3) Menyiapkan tempat pemusnahan;
4) Mengkoordinasikan kepada pihak
terkait tentang
 jadwal,
 metode
 dan tempat pemusnahan
5) Melakukan pemusnahan disesuaikan
dengan jenis dan bentuk sediaan serta
peraturan yang berlaku.
6) Membuat Berita Acara Pemusnahan;
3.PENGENDALIAN PERBEKALAN FARMASI
• Pengendalaian Perbekalan Farmasi untuk
memastikan tercapainya sasaran yang
diinginkan sesuai dengan strategi dan
program yang telah ditetapkan sehingga
tidak terjadi kelebihan , kekurangan atau
kerusakan
• Pengendalian Perbekalan Farmasi
merupakan proses kegiatan dimulai dari
Monitoring dan evaluasi untuk menjamin
mutu , keamanan , mencegah kehilangan ,
memantau kadaluwarsa dan kerusakan
• Pengendalian dilakukan terhadap jenis
dan jumlah persediaan dan
penggunaan Perbekalan Farmasi
• Pengendalian penggunaan Perbekalan
farmasi dapat dilakukan oleh Instalasi
Farmasi harus bersama dengan
Komite/Tim Farmasi dan Terapi di
Rumah Sakit.
• Pengendalian Perbekalan Farmasi
untuk menjamin :
1. kelancaran penyelenggaraan
pengelolaan secara berdayaguna dan
berhasil guna
2. terselenggaranya efektivitas dan
efisiensi pengelolaan perbekalan
farmasi.
3. agar tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan dan rusak
• Tujuan pengendalian Perbekalan farmasi
adalah untuk:
a. penggunaan Obat sesuai dengan
Formularium Rumah Sakit;
b. penggunaan Obat sesuai dengan
diagnosis dan terapi; dan
c. memastikan persediaan efektif dan
efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan, kerusakan,
kadaluwarsa, dan kehilangan serta
pengembalian pesanan Perbekalan
Farmasi.
• Pengendalian persediaan Perbekalan
Farmasi dengan melakukan
Monitoring dan Evaluasi :
1)Rusak / Kadaluarsa
2)Stock out dan stock Macet
3)Hilang atau ada perselisihan
1) faktor-faktor yang mempengaruhi
kerusakan/kadaluwarsa Perbekalan
Farmasi:
 stok macet / slow moving
 suhu penyimpanan tidak sesuai
 penempatan yang kurang baik (tersembunyi)
 ruang / tempat penyimpanan yg tidak
memadai
 tanggal ED yang pendek
 sistem retur belum baik
 2) Monitoring dan Evaluasi
Stock out Stock macet
• Order terlambat, • Persediaan yang
• Respon suplier tdk berlebih
cepat, • SIM internal farmasi
• Ppengiriman tdk yang kurang baik
tepat waktu • SDM yang kurang
trampil
• Komunikasi dengan
dokter yang kurang
3) Monitoring Dan Evaluasi
Hilang / Terjadi Selisih

 SDM yang kurang trampil / malas

 Administrasi / pencatatan yang kurang baik
 Penempatan yang kurang baik sehingga
berpotensi untuk tercuri / hilang
 Protap pengambilan barang kurang ketat
 Sangsi yang kurang tegas
 Sistem keamanan kurang baik
 CONTOH KEGIATAN
PENGENDALIAN PERBEKALAN
FARMASI

a. Evaluasi persediaan yang jarang

digunakan (slow moving);
b. Evaluasi persediaan yang tidak
digunakan dalam waktu tiga bulan
berturut-turut (death stock);
c. Stok opname yang dilakukan secara
periodik dan berkala.
4. PENDOKUMENTASIAN / ADMINISTRASI
PERBEKALAN FARMASI
• Pendokumentasian / Administrasi
Perbekalan farmasi harus dilakukan
secara tertib dan berkesinambungan
untuk memudahkan penelusuran
kegiatan yang sudah berlalu.
• Pendokumentasian / administrasi
merupakan kegiatan Pencatatan
terhadap semua proses pengelolaan
Perbekalan Farmasi
• Pendokumentasian penting
dilakukan untuk:
1) persyaratan Kementerian
Kesehatan/BPOM;
2) dasar akreditasi Rumah Sakit;
3) dasar audit Rumah Sakit; dan
4) dokumentasi farmasi.
• Pendokumentasian Keuangan
Apabila Instalasi Farmasi harus mengelola
keuangan maka perlu menyelenggarakan
pendokumentasian / administrasi keuangan.
Administrasi keuangan merupakan
pengaturan anggaran, pengendalian dan
analisa biaya, pengumpulan informasi
keuangan, penyiapan laporan, penggunaan
laporan yang berkaitan dengan semua
kegiatan Pelayanan Kefarmasian secara
rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan,
triwulanan, semesteran atau tahunan.
5.PELAPORAN PERBEKALAN FARMASI

• Pelaporan merupakan kegiatan

melaporkan pengelolaan PF yang meliputi
perencanaan kebutuhan, pengadaan,
penerimaan, pendistribusian, pengendalian
persediaan, pengembalian, pemusnahan
dan penarikan PF . Yang harus dilaporkan
secara periodik yang dilakukan Instalasi
Farmasi dalam periode waktu tertentu
(bulanan, triwulanan, semester atau
pertahun
• Jenis-jenis pelaporan yang dibuat
menyesuaikan dengan peraturan yang
berlaku.
• Pelaporan dilakukan sebagai:
1) komunikasi antara level manajemen;
2) penyiapan laporan tahunan yang
komprehensif mengenai kegiatan di
Instalasi Farmasi
3) laporan tahunan.
 PENUTUP
Untuk melindungi masyarakat dari
Perbekalan Farmasi (Sediaan
Farmasi ,alat kesehatan dan bahan
medis habis pakai) yang tidak
memenuhi persyaratan keamanan,
khasiat, dan mutu diperlukan sistem
Penarikan, Penghapusan,
Pengendalian , Pendokumentasian dan
Pelaporan yang kuat dan komprehensif
dgn didukung regulasi yang memadai.