Przepisy prawa dotyczące

przechowywania dokumentów
Okresy obowiązkowego przechowywania
dokumentacji

 W zależności od zawartych w niej treści, okresy obowiązkowego przechowywania

firmowej dokumentacji wyznaczane są przez różne ustawy i mogą wynosić nawet do 50
lat.
 W przypadku faktur VAT (zarówno oryginałów jak i kopii), ksiąg podatkowych oraz
duplikatów wystawianych przez firmę rachunków czas przechowywania określają Ustawa
o rachunkowości oraz Ustawa o ordynacji podatkowej. Wynosi on 5 lat, należy jednak
pamiętać, iż liczymy go od momentu zakończenia roku kalendarzowego, w którym
upłynął termin płatności podatku. Niedostosowanie się do tych przepisów może
pociągnąć do odpowiedzialności karnej i skutkować nałożeniem wysokiej grzywny.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

 Jeżeli chodzi o dokumentację pracowniczą, to Kodeks Pracy nakazuje przechowywanie jej przez 50 lat
po ustaniu stosunku zatrudnienia, jednak najnowsza nowelizacja, która wejdzie w życie z początkiem
roku 2019, skróci ten okres do lat 10. Przy tej okazji warto zauważyć, że w odróżnieniu od innych
typów dokumentów, elektroniczna wersja akt pracowniczych ma jedynie pomocniczy charakter i nie
zwalnia pracodawcy z obowiązku posiadania oryginałów w wersji papierowej.
 Niezależnie od typu dokumentów ważne jest zapewnienie im bezpieczeństwa podczas przechowywania,
dobrą praktyką jest także podzielenie ich na okresy rozliczeniowe, co znacznie ułatwi odnalezienie w
archiwum pożądanych materiałów.
 Okres przechowywania akt pracowniczych wynosi : dla pracowników zatrudnionych od 1.01.2019 -  10
lat, a do ZUS w raporcie miesięcznym należy wysłać informacje o zatrudnieniu pracowników, potrzebne
dla ustalenia świadczeń z ZUS ,dla pracowników zatrudnionych między 1999 a 2019 - 10 lat, jeśli
pracodawca prześle do ZUS raport informacyjny ,dla pracowników zatrudnionych przed 1999 - 50 lat.
 UDOKUMENTOWANIE LIKWIDACJI
DOKUMENTÓW

 Kwestia postępowania z dokumentami po upływie okresu ich przechowywania nie została

uregulowana w ustawie o rachunkowości. Jeśli inne przepisy nie stanowią inaczej w
odniesieniu do konkretnych dokumentów, kierownik jednostki, jako podmiot
odpowiedzialny za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości
przedsiębiorstwa (włącznie z czynnościami nadzorczymi), może we własnym zakresie
podjąć decyzję o likwidacji niepotrzebnej dokumentacji oraz o sposobie jej zniszczenia.
Wskazane (lecz fakultatywne) jest, aby przeprowadzoną likwidację udokumentować
stosownym protokołem, zawierającym listę niszczonych dokumentów, wraz z podpisami
osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie zniszczenia.
 ORYGINAŁ CZY SKANY

 Prawo bilansowe dopuszcza przeniesienie treści dowodów księgowych na informatyczne nośniki

danych, pozwalające na zachowanie dowodów księgowych w trwałej i niezmienionej postaci.
Warunkiem stosowania tego ułatwienia jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie
dowodów w postaci wydruku. Bezpośredniemu wyłączeniu z możliwości przechowywania
dokumentów w formie skanów podlegają dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych
do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczące umowy i inne
ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki. Ułatwieniem nie są również objęte
oczywiście sprawozdania finansowe sporządzone za rok obrotowy 2017 i lata wcześniejsze –
oryginały dokumentów należy archiwizować w formie fizycznej z zachowaniem minimalnego
okresu przechowywania. Przed przystąpieniem do likwidacji sprawozdań finansowych lub innych
dokumentów księgowych każdorazowo warto rozważyć zachowanie ich w formie zeskanowanych
plików (pomimo braku takiego obowiązku), ponieważ dokumenty te stanowić mogą cenne źródło
wiedzy na temat działalności jednostki, zwłaszcza dla potrzeb wewnętrznych.
Przechowywanie dokumentacji w formie
elektronicznej

 Przepisy prawa krajowego przewidują możliwość elektronicznego przechowywania

dokumentacji firmowej. Warto jednak pamiętać o systematycznym tworzeniu kopii
zapasowych. Ważne jest też, aby komputer na którym będą przechowywane dokumenty
był zabezpieczony przed wirusami. Wskazane jest także zaopatrzenie się w urządzenie
pozwalające na odtworzenie danych w postaci wydruku w każdej chwili. W postaci
elektronicznej przedsiębiorca może archiwizować : księgi rachunkowe lub podatkowe ,
dowody księgowe , kopie dokumentów kasowych , dokumenty inwentaryzacyjne ,
sprawozdania finansowe ,listy płac . Przechowywanie elektroniczne możliwe jest także w
przypadku wszystkich kopii dokumentów powstałych oryginalnie w tej formie, np.
wyciągów bankowych, poleceń księgowania i deklaracji podatkowych.
 Przechowywanie dokumentacji firmowej-
dokumentacja ZUS

 Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca ma obowiązek rejestracji jako płatnik

składek w ZUS. Przepisy nie określają czasu, przez jaki należy przechowywać m.in.
dokumenty potwierdzające rejestrację oraz potwierdzający uprawnienie do rozliczania
składek za zatrudnione osoby. Przez wzgląd na fakt, że podczas kontroli należy okazać
wskazane dokumenty, przyjęło się, że należy je archiwizować przez cały okres
prowadzenia działalności . Natomiast przed okres 10 lat od daty przesłania do ZUS
należy przechowywać: deklaracje rozliczeniowe , imienne raporty miesięczne , korekty.
Dotyczy to również kopii dokumentów przesłanych w formie papierowej oraz drogą
elektroniczną. Natomiast dowody płatnicze, świadczące o poniesieniu kosztów i
uprawnieniu do emerytury, należy przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań
podatkowych lub poświadczenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.
 RODO zaleca możliwie jak najkrótsze
przechowywanie danych osobowych

 Ograniczenie czasowe przetwarzania (a więc i przechowywania) danych osobowych to jedna z podstawowych

zasad przetwarzania danych osobowych wymieniona m.in. w art. 5 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych
(RODO).
 Unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych nie wskazuje okresu, przez jaki dane można przetwarzać, a
tym samym nie wskazuje po jakim czasie dane te należy zniszczyć. Okres przechowywania danych osobowych
ma wynikać z celu, dla jakiego te dane są przetwarzane. Cel ten może wynikać wprost z przepisów prawa, ale
nie zawsze tak jest. Tak jak są różne cele przetwarzania danych, tak będą też różne okresy ich przechowywania.
Niekiedy do jednej kategorii danych (np. z umów-zleceń) w różnych aktach prawnych widnieją różne wymogi
dotyczące przechowywania danych – wtedy należy przechowywać dane przez ten najdłuższy okres.
 Jak długo muszą być przechowywane poszczególne kategorie dokumentów związane z prowadzeniem fundacji czy
stowarzyszenia (umowy-zlecenia, umowy wolontariackie, sprawozdania finansowe, listy władz, dokumentacja
przeprowadzonych zadań związanych z celami statutowymi, dane darczyńców itd.). W jakim zakresie dotyczy to
również dokumentacji w formie elektronicznej?
 Przyjrzyjmy się wybranym kategoriom danych osobowych.
 Dokumenty związane z realizacją projektu, na
który NGO otrzymało dotację

 Wiele organizacji pozarządowych otrzymuje dotacje na swoje działania (projekty). W

takim przypadku pomiędzy NGO a grantodawcą zawierana jest umowa. To w tej umowie
należy szukać informacji, jak długo organizacja jest zobowiązana do przechowywania
dokumentów związanych z realizacją projektu.
 W umowie może być zapisane wprost zobowiązanie do przechowywania
dokumentów przez określony czas.
 Zobowiązanie to może także wynikać z okresu, w jakim grantodawca ma prawo
przeprowadzić kontrolę realizowanych działań. Przez ten czas należy przechowywać
dokumenty księgowe: umowy (o pracę, zleceń, o dzieło), faktury, rachunki, delegacje, ale
też np. umów wolontariackie czy listy obecności.
 Dokumenty podatkowo-rachunkowe

 Każda organizacja pozarządowa podlega obowiązkowi rozliczania się z urzędem

skarbowym. W związku z tym trzeba się liczyć z możliwością przeprowadzenia kontroli
skarbowej. Takiej kontroli mogą podlegać zarówno dokumenty bezpośrednio związane z
podatkami, jak i z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.
 Ordynacja Podatkowa oraz ustawa o rachunkowości zobowiązują do przechowywania
dokumentów przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, którego
dokumenty dotyczą. Wobec tego np. deklaracje podatkowe, księgi rachunkowe oraz
dowody księgowe (umowy, rachunki, faktury, ale też przelewy czy umowy darowizny)
muszą być przez ten czas przechowywane.
 Wyjątkiem są sprawozdania finansowe – te powinny być przechowywane trwale (nawet
po zakończeniu działalności organizacji) i nie powinny być niszczone.
 Dokumenty dotyczące osób zatrudnionych

 Najczęstszą formą zatrudnienia, także w NGO, są umowy o pracę, umowy- zlecenia i umowy o dzieło.
 Rodzaj zawartej umowy determinuje obowiązek (lub brak obowiązku) odprowadzania określonych „danin” na rzecz
państwa – składek do ZUS-u, zdrowotnych, podatków. A od rodzaju odprowadzanych składek i podatków zależy
obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem.
 Dokumentacja związana z opłacaniem składek emerytalno-rentowych powinna być przechowywana przez 50 lat od
dnia zakończenia pracy. Składki emerytalno-rentowe zawsze są odprowadzane w przypadku zawarcia umowy o pracę,
ale często jest też obowiązek odprowadzania tych składek w przypadku umowy- zlecenia.
 Od 1 stycznia 2019 r. przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji związanej z ustalaniem emerytur i rent
ulegną zmianie.
 Dokumentacja związana z opłacaniem pozostałych składek (np. zdrowotnych, chorobowych, wypadkowych) i
podatków powinna być przechowywana przez okres 5 lat (co do zasady licząc od końca roku kalendarzowego, w
którym składki powinny zostać opłacone). Termin ten wynika zarówno z Ordynacji podatkowej (ze względu na okres
po jakim przedawniają się roszczenia podatkowe), ustawy o księgach rachunkowych (są to dowody księgowe) oraz z
ustawy o Systemie ubezpieczeń społecznych (określa termin przedawnienia składek na ubezpieczenia społeczne).
 Porozumienia z wolontariuszami

 Czasem porozumienia (umowy) z wolontariuszami mogą stanowić np. dokumentację projektową, którą należy
przechowywać przez okres wymagany umową z grantodawcą.
 Czasem mogą stanowić dokumenty księgowo-podatkowe (służą wykazaniu, że określone wydatki były prawidłowe np.
w przypadku pokrycia kosztów niezbędnych szkoleń czy ubezpieczenia wolontariuszy).
 Jeśli jednak nie ma zewnętrznego wymogu przechowywania dokumentów, to tym bardziej NGO powinna
przemyśleć, do jakich celów te dokumenty te są jej potrzebne, czemu mogą służyć, a co za tym idzie – ile czasu należy
je trzymać. Za przykład mogą posłużyć poniższe sytuacje i rozwiązania.
 umowy z wolontariuszami można zniszczyć lub zanonimizować po rozwiązaniu umowy.
 można zadecydować, że tego typu dokumenty będą przechowywane przez jakiś określony czas – bo np. z doświadczenia
wiadomo, że byli wolontariusze potrafią zjawiać się po zaświadczenia o odbyciu wolontariatu przez jakiś czas po jego
zakończeniu (NGO decyduje, że umowy przechowuje przez określony czas i informuje o tym wolontariuszy).
 można sobie wyobrazić sytuację, że z tytułu zawieranych umów w grę może wchodzić odpowiedzialność
odszkodowawcza (może jej dochodzić zarówno NGO od wolontariusza jak i na odwrót) - wtedy dokumenty powinny
być przechowywana przez okres przedawnienia roszczeń o odszkodowanie.
 Listy obecności na zebraniach, uchwały o
wyborze władz, uchwały władz

 W takich dokumentach jak uchwały władz znajdują się też dane osobowe (dane osób
wchodzących do władz). Jednak uchwały władz należy raczej oceniać w kategorii
dokumentowania prawidłowości działania organizacji pozarządowej. Wobec czego nie da się
prosto odpowiedzieć, jak długo uchwały władz należy przechowywać.
 Za każdym razem należy indywidualnie oceniać dokumenty. Po pierwsze nawet uchwały sprzed
wielu lat mogą być jeszcze obowiązujące i są wciąż aktualną podstawą działania (np. sposobu
prowadzenia ksiąg rachunkowych, czy prowadzenia działalności odpłatnej pożytku publicznego).
Z drugiej strony, nawet jak nie są obowiązujące, to mogą stanowić dowód na prawidłowość
działań w poprzednim czasie, który może jeszcze podlegać kontroli (np. podatkowej).
 Z jeszcze innej strony organizacja pozarządowa ma prawo decydować, które dokumenty są istotne
dla dokumentowania działań statutowych (historycznych). Co absolutnie nie znaczy, że wszystkie
dokumenty trzeba trzymać – tylko tyle, że za każdym razem należy to indywidualnie ocenić.
Podstawy prawne postępowania z
dokumentacją oraz przechowywania
dokumentów
 Ustawa zasadnicza

 Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164)
 Ustawa z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U.
2015 poz. 566)
 Postępowanie z dokumentacją:

 Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu gromadzenia,
ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i
telewizji (Dz.U. 2006 nr 98 poz. 680)
 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury
dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517)
 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania
z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518)
 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz.
1519)
 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt
oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140)
 Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do
archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny (Dz.U. 2015 nr 0 poz. 1733)
 Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania
dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 nr 0
poz. 1743)
 Przechowalnictwo:

 Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia

maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym
okresie przechowywania (Dz. U. Nr 28, poz. 240)
 Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków
przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284)
 Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju
wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie
praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z
dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. Nr 68, poz. 596)
 Dokumentacja

 Dokumentacje możemy podzielić na dokumentacje archiwalna i dokumentacje niearchiwalną. Do tej

pierwszej zaliczamy ta dokumentacje, która ma trwałą wartość historyczną. Około 25 % wytwarzanej
przez różne podmioty dokumentacji posiada taka wartość. Oznacza to, iż po upływie pewnego określonego
okresu jest ona przechowywana do archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie. Reszta
dokumentacji, niearchiwalna, po upływie obowiązującego okresu jest niszczona.
 Na terenie Polski można wyróżnić następujące archiwa:
 - archiwa państwowe,
 - archiwa państwowe wyodrębnione,
 REKLAMA
 - archiwa zakładowe państwowych jednostek organizacyjnych i samorządów terytorialnych,
 - archiwa państwowych jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym.