İşletme Yönetimi 2

hafta 5
YÖNETİM İŞLEVLERİ: PLANLAMA VE ORGANİZASYON

● Yönetim evrensel bir süreç olarak, organizasyonun büyüklüğü, faaliyet alanı, hukuki
yapısı, tipi ne olursa olsun belirli bazı işlevlerin yerine getirilmesi ile etkili bir yönetim
sağlanabilir.
● İşletme yönetiminde önemli olan işlev yaklaşımı Fransız sanayici Henri Fayol,1916
senesinde yönetime, bu yaklaşımı getirmiş ve bütün yöneticilerin benzer faaliyetleri
yerine getirdiklerini belirtmiştir.
● Yöneticiler üst veya alt kademede olsalar, işletmeler küçük bir işyeri veya büyük bir
fabrikada olsa, bir sağlık kuruluşu, bir muhasebe bölümü de olsa evrensel
faaliyetleri yürütmelidirler.
● Yönetim işlevlerinin her birisi, yönetici tarafından hassasiyetle üzerinde durularak
hazırlanır, üstünkörü, alelade ve basit şekilde hazırlanan süreçler başarısızlığı artırır

2
PLANLAMA İŞLEVİ - Planlamanın Kapsamı ve Tanımı
● Yönetim faaliyetinde ilk iş planlama işlevi ile kuruluşun etkin yönetimi için iyi
bir plan hazırlamadır.
● Plan hazırlama ve plan yapma işine planlama denilmektedir. İşletme içi ve dışı
şartların hızla gelişimiyle yöneticiler geleceğe dönük isabetli tahminler
yapmak zorunda olmaları planlamanın önemini artırmaktadır.
● Çünkü işletmelerin ancak iyi bir planlama ile hedeflerine ulaşabilecekleri
açıktır.

3
PLANLAMA İŞLEVİ - Planlamanın Kapsamı ve Tanımı
● Plan, karar verme gibi geleceğe yönelik olmasından dolayı benzer, fakat kararla
aynı şey değildir.
● Arasındaki temel fark planın daha detaylı olması ve ilmi nitelik taşımasıdır.
● Plan, kararların toplamından oluşur ve karardan daha geniştir.
● Karar ise bir kişinin, bir yöneticinin veya bir organizasyonun birkaç seçenek
arasından bir tanesini tercih edeceği bir seçme faaliyetidir.
● Bu açıdan her plan bir karar niteliğine sahipken, her karar bir plan özelliği taşımaz.
● Planlama olmadan kararlar verilebilir, fakat karar vermeden planlama yapılamaz.
● Bir kararın plan niteliği taşıması için gayeye ulaştıracak araç ve imkânların
seçimini, belirlemesini ve kullanılan yol, şekil ve zamanı gibi hususların ilmi olarak
ve ayrıntılarıyla belirlenmeleri gerekmektedir.

4
PLANLAMA İŞLEVİ - Planlamanın Kapsamı ve Tanımı
● Planlama, sınırsız ihtiyaçlar ile sınırlı kaynaklar arasında bir dengeyi sağlama işi olarak diğer
yönetim işlevlerinin yerine getirilmesinin temelinde yatan önemli bir faaliyettir.
● Planlama, ekonomik anlamda bir kaynak dağıtım mekanizması olarak bakıldığında; sınırsız
ihtiyaçlar ile sınırlı kaynaklar arasında bir dengeyi sağlama mekanizmasıdır.
● Geleceği yönetme ve kaynakları dağıtma aracı olan planlama; neyin yapılacağının, nasıl
yapılacağının, ne zaman harekete geçileceğinin, bütün bu çalışmalarda kimlerin mesul
olacağının belirlenmesi ve tespiti sürecidir.
● Planlama, organizasyonun bütün kademeleri için geçerli olmasıyla zamana en çok bağlı olan
bir işlevdir.
● Zaman yönetiminde vakit çizelgesinin hazırlanması, yapılacak işlerin iş planı dâhilinde zaman
çizelgesine bağlayarak abartıya varmadan sürdürülmesi önemli bir uygulamadır.
● İş süreçlerini matematik değerlerle ifade edilebilecek bir tablo ile gösterilmesini sağlayan iş
matrisleri de hazırlanabilir.

5
PLANLAMA İŞLEVİ - Planlamanın Kapsamı ve Tanımı
● Planlama; organizasyonun gelecekteki başarısı için gayelerin belirlenmesi ve
bu gayelere ulaşmak için gerekli işlerin ve kaynakların kullanımının
kararlaştırılmasını içeren bir plan hazırlama faaliyetidir.
● Plan; neyin ne zaman, niçin, kim tarafından ve nasıl yapılacağını gösteren bir
taslaktır.
● Diğer bir tanımla plan; belirli gayelere ulaşmak için yapılacak işlerin önceden
tek tek belirlendiği bir taslak (kurgu) olarak ifade edilir.
● Planlamanın temel gayesi; faaliyetleri koordine etme, yöneticilerin önlerini
görmelerini sağlama, kaynakların israfını önleme ve kontrol faaliyetlerinde
standartları önceden belirlemek için yapılır.

6
PLANLAMA İŞLEVİ - Planlamanın Kapsamı ve Tanımı
● Planlamanın faydaları; bütün faaliyetleri hedefe yöneltir, diğer yönetim
işlevlerinin gerçekleştirilmesini kolaylaştırır, tahminde uzmanlaşma sağlar,
belirsizlikleri azaltarak, kararlarda yol gösterici olur, yöneticileri günlük işlerin
üzerine çıkarır, tehdit ve fırsatları göstererek kaynakların verimli kullanılmasını
sağlar ve keşifler ve yenilik sağlamayı kolaylaştırır vb. gibi sıralanabilir.
● Planın mahzurları ise bazen plan, yapanların görüş açısını göstermekten
ileriye gidemez, hedeflenen konulardan bazıları gerçekleşmeyebilir, geleceğe
dönük tedbirler gerektirir, standart uygulamalar getirir, sürekli düzeltme
gerektirir, işletme dışı gruplardan etkilenir ve zaman ve enerji kaybına yol açar
gibi sayılabilir.

7
PLANLAMA İŞLEVİ - Planlamanın Kapsamı ve Tanımı
● Yöneticilerin plan yapma sebepleri; (1)belirsizlikleri ortadan kaldırmak, (2)belirlenen
hedeflere odaklaşmak, (3)koordinasyonu kolaylaştırmak, (4)etkinliği artırmak ve (5)kontrol
standartları belirlemek için plan yaparlar.
● Planlama ile şu altı soruya cevap aranır:
1. Ne yapılacaktır? İşletme ne yaptığını bilmeli ve bunun sağlanabilmesi için de faaliyete
geçmeden önce ne yapacağına karar vermesi gerekir. Bu noktada ilk olarak gayelerin
belirlenmesi önemlidir.
2. Kim yapacaktır? İşletmenin temel görevi belirlenen gayeleri yöneticiler aracılığıyla
gerçekleştirmektir. Planlamada kimlerin katkılarının ne olacağının belirlenmesi gerekir.
3. Ne zaman yapılacaktır? İşletmelerde işlerin ne zaman yapılacağının belirlenmesi
gerekir. Bazı işler birbirini tamamlar, bazen bir işin yapılması bir önceki işin bitmesine
bağlı olarak işlerin yerine getirilme sırası ve ne zaman yerine getirileceği önem taşır.

8
PLANLAMA İŞLEVİ - Planlamanın Kapsamı ve Tanımı
4. Nasıl yapılacaktır? Kuruluşlarda yapılacak işlerin yapılma tarzının ortaya konması gerekir.
Burada gerekli iki faktör var, birinci faktör, hedeflere ulaşmak için işlerin, faaliyetlerin, projelerin ve
programların kararlaştırılması, ikincisi ise, stratejilerin, siyasetlerin, yöntemlerin, standartların ve
bütçelerin gayeler için düzenlenmesidir.
5. Hangi kaynaklar kullanılacaktır? Planlama aşamasında hangi kaynakların kullanılacağı
belirlenmelidir. İşletme öncelikle elindeki; beşeri, fiziki, para ve bilgi gibi tüm kaynakları gözden
geçirerek, işletmeye gelecekte gerekli olacak kaynakları belirlemeli ve bu kaynaklar arasında
denge oluşturmalıdır.
6. Niçin yapılacaktır? İşletme yöneticileri işletmenin geleceğiyle ilgili isabetli kararlar almak ve
bunu uygulamak durumundadırlar. Geleceğin ne olacağını tahmin etmek, işletmenin nereye
gittiğini, gelecek senelerde faaliyetlerinin ne tür bir seyir göstereceğini sistematik bir şekilde
tahmin etmek, bu sorumluluğun mühim bir kısmını oluşturur ve bundan dolayı planlama gereklidir

9
Planlamanın Özellikleri
● Planlama, bir gayeye ulaşmak için en iyi hareket şeklini seçme ve geliştirme
niteliği taşıyan bilinçli bir süreç olmasından zihni bir faaliyettir.
● Planlama aşamasında yönetici; ne yapılacak, kim yapacak, ne zaman
yapılacak, nasıl yapılacak, hangi kaynaklar kullanılacak ve sebep yapılacağını
düşünmek durumundadır.
● Bu soruları etkin bir şekilde cevaplamak için planlama faaliyetinde çeşitli
özellikler bulunması gerekir.

10
Planlama faaliyetinin özellikleri
1. Planlama önceliği olan geleceğe dönük bir faaliyettir. Planlama yönetim faaliyetinde yöneticinin ilk
olarak ele alınması gereken bir işlevdir. Yönetim faaliyeti planlama ile başlar, organizasyon, sevk ve
idare, koordinasyon ve kontrol faaliyeti ile biter. Dolayısıyla planlama olmadan diğer yönetim işlevleri
yürütülemez. Planlama geleceğe dönük bir faaliyet olarak, gelecekte yapılacak işlerin bugünden
kararlaştırılmasını ifade eder.
2. Planlama ortak ve kapsamlı bir faaliyettir. Planlama faaliyeti kuruluşta tüm yönetim basamaklarını
ve yöneticileri kapsamı alanına alır. Üst yönetim, genel plan ile genel gaye ve stratejileri belirlerken,
orta ve alt yönetim kademeleri (işlevsel bölümler) ise kendi bölümleri ile ilgili taktik ve operasyonel
planları hazırlar.
3. Planlama sürekli bir faaliyettir. İşletme içi ve dışı şartları sürekli olarak değişmesinden planlama
sürekli olarak yapılır ve bitmeyen bir faaliyet olarak kabul edilir. Planlar zaman içinde gelişen şartları
karşılamakta yetersiz kalabilir veya geçerliliklerini tamamıyla kaybedebilmesinden yöneticiler genellikle
planlarda düzeltme ve değişiklikler yapma yoluna giderler. Kuruluşların temel şartları sürekli olarak
gelişmekte, gelişen şartları karşılayabilmek için de kuruluşun planlarında sürekli düzeltme ve
değişiklikler yapmak gerekir.
11
Planlama faaliyetinin özellikleri
4. Planlama bir seçim ve tercih sürecidir. Planlama geleceğe dönük
hareket tarzına ilişkin muhtelif seçenekler arasında seçim yapma ve karar
verme faaliyetidir. Planlamada öncelikle hedef ve hedefe götürecek araç ve
kişilerin seçilmesi gerekir. Hedef veya hedefler seçildikten sonra hedefe
ulaştıracak araçlar ve kişiler seçilir. En uygun seçeneği tercih sürecinde,
mevcut bütün seçeneklerin ortaya konulması ve en iyi şekilde
değerlendirilmesi gerekir.
5. Planlama ile dikkatler hedefler üzerinde yoğunlaştırılır. Planlama
gelecekte organizasyonun ulaşmak istediği noktaya ulaşmasını sağlayacak
hedefleri şimdiden belirlemesinden çalışanların tüm dikkatlerini bu noktaya
yoğunlaştırmasını sağlar.
12
Planın özellikleri
● Planlama faaliyeti sonrası ortaya konulan planın da etkinliği için bazı özellikleri taşıması gerekir.
1. Plan anlaşılabilir olmalıdır. Hazırlanan planın anlaşılabilir olmalı, hiçbir yönetici ve personel planı anlamada
ve uygulamada tereddüde düşmemeli; planı yapan ile uygulayanın plandan anladığı aynı olmalıdır.
2. Plan en az masrafla istenileni vermelidir. Planlama birçok giderin yapılmasını ve yöneticinin vakit
harcamasını gerektirir. Plan hem yapılması hem de uygulanması sırasında en az harcama yaparak istenileni
vermeli ve işletmeyi kaynaklarını en az kullanarak gayesine ulaştırmalıdır.
3. Plan esnek olmalıdır. Plan işletmenin iç ve dışında gelişen şartlara uyabilecek esneklikte olmalı ve bilhassa
beklenmeyen durumlar ortaya çıktığında kolayca değiştirilebilmelidir. “Esnemeyen, kırılır.”
4. Plan süre bakımından en uygun olmalıdır. Planlama süresi kısa olursa hedeflere ulaşmak zorlaşır; uzun
olduğunda ise şartların değişmesiyle yine hedeften uzaklaşır, bundan dolayı plan için en uygun süre konmalıdır.
5. Planı uygulayacak kişilerin de katılımı sağlanmalıdır. Planı uygulaması beklenen kişilerin, planın
hazırlanması aşamasına da belirli ölçülerde katılımları sağlanırsa, bu kişiler planı isteyerek uygular ve daha
başarılı olması için gayret göster.
6. Plan yeni kaynaklar gerektirmemelidir. Plan, yeni kaynaklara ihtiyaç bırakmadan mümkün olduğu kadar
eldeki araçlardan ve beşeri kaynaklardan faydalanmalıdır. 13
 Planlama Süreci
● Planlama bir süreç olarak beş aşamadan oluşmaktadır. Bunlar:
○ Mevcut Durumun Gözden Geçirilmesi Planlamada ilk yapılacak iş kuruluşun mevcut ve
elindeki imkân ve fırsatlarının gözden geçirilmesidir.
○ Yönetici işletmenin içinde bulunduğu durumu yakından bilmeli, güçlü ve zayıf yönlerini tespit
edebilmek için kuruluşun beşeri ve maddi kaynaklarını tahlil etmesi gerekir.
○ Kuruluş içinde bulunduğu duruma göre hedef ve gayeleri ortaya konur ve ulaşamayacağı
hedefler ve gayeler bertaraf edilir.
○ Gaye ve hedeflere ulaşmak kuruluşun içinde bulunduğu mevcut durumla birebir ilişkilidir.

Planlama
Süreci

14
Planlama Süreci
● Gayelerin Belirlenmesi:
○ Her işletmenin kuruluş ve faaliyet esnasında belirlenin hedefleri var ve bu hedeflere ulaşmak için faaliyet yürütür.
○ Gayelerin belirlenmesi kuruluşta yönetim faaliyetinin yürütülmesinde yapılması gereken ilk iştir. İşletmenin genel ve
özel gayeleri detaylı olarak ortaya konur.
○ Küçük işletmelerde basit bir plan ile gayelerin sözlü olarak ortaya konması kâfi olurken, büyük işletmelerde değişik
faaliyetler ve bölümler bulunmasından her bölümün gayeleri detaylı bir şekilde ortaya konmasını mecbur kılar.
○ Her işletmenin genel olarak; kâr ve/veya sosyal fayda, topluma hizmet ve süreklilik gayesi bulunmaktadır. Kuruluş için
genel gaye belirlenmesi akabinde, her alt faaliyet bölümlerinin de gayeleri belirlenerek hedefler koordinasyonu
sağlanarak çelişkiler ortadan kaldırılır.

Planlama
Süreci

15
Planlama Süreci
● Gayeye Ulaştıracak Varsayımların Belirlenmesi
○ Deneylerle henüz doğrulanmamış ancak doğrulanacağı beklenilen teorik düşünce, faraziye veya
hipoteze varsayım denir.
○ Planlama sürecinde varsayımların belirlenmesi ile gelecek bir zaman diliminde ulaşılması
kararlaştırılmış durum veya konuma nasıl ve ne yaparak ulaşabilmesinin incelenmesi ve bu yolların
belirlenmesi gerekir.
○ İşletme içi ve işletme dışı şartlar göz önüne alınarak gelecekteki olaylara ilişkin varsayımlar belirlenir.
○ Bu varsayımlar belirlenirken önceki tecrübeler, çevre değişkenlerini iyi değerlendirme ve ileriye
dönük geniş bakış açısını yansıtan özelliklerin ön plana çıkması başarıya önemli katkı sağlayacaktır.

Planlama
Süreci

16
Planlama Süreci
● Gayeye Ulaştıracak Varsayımların Belirlenmesi
○ Varsayımlar üçe ayrılır:
○ 1. Kontrol edilemeyen varsayımlar. İşletme yöneticilerinin tamamıyla inisiyatifi ve kontrolü dışında olan; vergi
oranlarının arttırılması, siyasi gelişmeler, nüfus artışı, afetler gibi durumlardır ve işletme plan yaparken bu
varsayımları kontrol edemez.
○ 2. Kısmen kontrol edilebilen varsayımlar. Bu varsayımlar; motivasyon, işçinin verimliliğini arttırmak, teknik
gelişmeleri ve yenilikleri izlemek gibi bir dereceye kadar işletmenin kontrolü altında olan varsayımlardır.
○ 3. Kontrol edilebilen varsayımlar. Bu varsayımlar; işletmenin büyümesi, yeni çalışan alma, üretim metotlarının
değiştirilmesi, pazarlama ve dağıtım kanalının düzenli hale getirilmesi ve yeni pazarlama teknikleri uygulama gibi
tamamıyla yöneticinin kontrolü altındadır.

Planlama
Süreci

17