Nama : Iman Ramadhan

Kelas :XII Otkp

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS
KEPROTOKOLAN
1. Membuat Agenda Dan Susunan Acara Rapat

 Agenda Rapat Adalah Daftar Yang Berisi

Pokok-Pokok Permasalahan yang akan
dibicarakan.
 Susunan Rapat Adalah rincian atau

penjabaran dari rencana jalannya rapat.

2. Menentukan Peserta Rapat
 Pada Rapat kali Ini saya mengundang kepala
di berbagai bagian seperti kasub umum, dan
keuangan, kasub Pemasaran, kasub
kepegawaian dan informasi. Serta anggota
dari berbagai bidang lainnya.
3. Membuat Undangan Rapat
 Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan yang
sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk
berpatisipasi dalam suatu acara pada waktu dan tempat
tertentu.

 Ada beberapa syarat dalam membuat surat undangan yaitu

sebagai berikut:
 1. Menggunakan kop atau kepala surat.
 2. Mencantumkan nomor suratdan tanggal surat.
 3. Mencantumkan Perihal Undangan.
 4. Mencantumkan Nama dan jabatan orangyang diundang.
 5. mencantumkan hari,tanggal, waktu dan tempat rapat.
 6. Ditandatanganioleh pejabat yang bertanggung jawab.
4. Membuat Daftar Hadir Rapat
 Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu
dan daftar hadir biasa. Daftar hadir berguna
untuk mengetahui peserta yang datang agar
bisa mempersiapkan jumlah item yang harus
disiapkan seperti konsumsi,kursi dan sebagai
bahan penyusunan notula dan sebagai
dokumentasi.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
 Bahan-bahan yang perlu disiapkan antara lain
sebagai berikut:
 1. agenda rapat dan susunan acara rapat
 2. Laporan dari berbagai bidang
6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan

 Peralatan dan perlengkapan yang disiapkan dalam rapat

antara lain sebagai berikut :
 1. Block Note dan balpoin
 2. white board
 3. Spidol
 4. Laptop Dan LCD Projector
 5. Name Tag
 7. Mempersiapkan Ruang Rapat

A. Cahaya Penerangan Menggunakan

Lampu LED 30 Watt 5 buah.
B. Ventilasi udara tidak menggunakan
ventilasi karena sudah menggunakan
AC.
C. Pengaturan Tempat duduk
menggunakan gaya konferensi dengan
jumlah 15 kursi.
8. Mempersiapkan Konsumsi

Konsumsi Berupa Kue yang dibeli toko

ceria cake dan minuman berupa jus. Kue
dan jus disajikan pada saat rapat yang
sedang berlansung.
9. Pengecekan Persiapan Terakhir
 Sehari sebelum rapatdimulai maka dilakukan
pada pengecekan pengaturan duduk dan jumlah
kursi di ruang rapat. Perlengkapan dan
peralatan yang sudah berdungsi dengan baik,
serta bahan atau materi rapat yang akan
dibahas.
 TERIMA KASIH
ATAS PERHATIANNYA