Quản trị dự án

Project Management

THS VŨ TUẤN ANH

Phần 1:
Tổng quan Quản Trị Dự Án

THS VŨ TUẤN ANH

 Định nghĩa Dự án và vai trò Quản trị Dự án

Định nghĩa dự án:

Một nỗ lực phức tạp, một lần và có giới hạn thời gian, ngân sách, nguồn lực
được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Đặc điểm Chính của một Dự án

01-Có một mục tiêu được thiết lập.
02-Có một chu kỳ sống cụ thể với sự khởi đầu và kết thúc.
03-Yêu cầu sự tham gia qua tổ chức – chủ đầu tư / đơn vị thực hiện dự án
04-Liên quan đến việc thực hiện điều gì đó chưa từng được thực hiện trước đây.
05-Có yêu cầu thời gian, chi phí và chất lượng cụ thể
 Định nghĩa Dự án và vai trò Quản trị Dự án

Những Yếu Tố Dẫn Đến Sự Tăng Cường Sử Dụng Quản Lý Dự Án

Rút ngắn chu kỳ sản phẩm

Bùng nổ kiến thức
Ba mục tiêu cơ bản (hành tinh, con người, lợi nhuận)- ESG
Giảm quy mô doanh nghiệp
Tăng cường tập trung vào khách hàng
Chuyển đổi số- áp dụng công nghệ
Định nghĩa Dự án và vai trò Quản trị Dự án
Công Việc Hàng Ngày, Lặp Lại
Ghi chú trong lớp học
Hàng ngày nhập các biên lai bán
hàng vào sổ cái kế toán
Phản hồi đối với yêu cầu bán hàng
Sản xuất hàng ngày tại nhà máy
Gắn nhãn cho sản phẩm đã được
sản xuất
Dự Án
Viết một bài luận học kỳ
Thiết lập một gian hàng bán hàng cho một buổi
triển lãm
Phát triển hệ thống thông tin chuỗi cung ứng
Viết một bản nhạc mới cho đàn piano
Thiết kế một sản phẩm trà
Dự án sản xuất combo trang điểm cho PNJ nhân
này quốc tế phụ nữ
 Định nghĩa Dự án và vai trò Quản trị Dự án

Vai trò quản trị dự án trong kinh doanh

01-Thực hiện các dự án phát triển kinh doanh
02-Chuyển đổi số- áp dụng công nghệ
03-Các công việc mang tính chất dự án
04- Quản trị dự án liên quan hiệu suất, năng suất,
chất lượng công việc ví dụ tổ chức một buổi họp
 Xác định mục tiêu và lợi ích dự án

Mục tiêu dự án
01-Chi phí
02- Thời gian triển khai
03- Chất lượng
04- Linh hoạt
05- Sáng tạo đổi mới
 Xác định mục tiêu và lợi ích dự án

Lợi ích dự án
01- Xác định các bên liên quan
02- Xác định mối quan tâm, mong muốn và kết quả
03- Xác định lợi ích trong dự án
04- Xác định các mục tiêu cụ thể của các bên liên
quan
 Xác định mục tiêu và lợi ích dự án

Mục tiêu dự án – Smart

 Chuản bị cho Quản trị Dự án

Vòng đời quản

trị dự án
 Chuản bị cho Quản trị Dự án
Quản lý Dự án
Quản lý các hoạt động tạm thời, không đều đặn và thường thực hiện độc lập
với chủ đầu tư dự án
• Tập hợp nguồn lực cho dự án.
• Liên kết trực tiếp với khách hàng và các bên liên quan
• Xác định phạm vi công việc, yêu cầu cho dự án
• Cung cấp hướng dẫn, điều phối cho đội ngũ dự án.
• Chịu trách nhiệm về kết quả và thành công của dự án.
• Thuyết phục những người phù hợp vào thời điểm phù hợp để giải quyết
những vấn đề chưa từng xẩy ray và đưa ra các quyết định đúng.
 Xác định nguồn lực cần thiết cho Dự án

Quản lý nguồn lực là quá trình lập kế hoạch, lên lịch và phân phối nguồn lực để
hoàn thành một dự án. Thông thường, quản lý dự án giám sát quá trình quản
lý nguồn lực. Để làm điều này, họ cần sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý
nguồn lực như phần mềm quản lý dự án.
 Xác định nguồn lực cần thiết cho Dự án
Nguồn lực dự án có thể đơn giản được định nghĩa là bất cứ thứ gì cần thiết để thực hiện
các công việc dự án, bao gồm cả những người thực hiện công việc. Dưới đây là một số ví
dụ về nguồn lực dự án.
Thời gian
Nguyên vật liệu
Nguồn lực nhân sự
Máy móc và thiết bị
Nguồn lực tài chính
Thông tin và dữ liệu
Mối quan hệ
 Thiết lập nhóm dự án và thành viên quan trọng

Các kiểu nhóm dự án

01- Theo chức năng
02- Theo nhóm chuyên biệt – Dedicate team
03- Theo ma trận – matrix form
 Thiết lập nhóm dự án và thành viên quan trọng

Yếu Tố Cần Xem Xét Trong Dự Án

• Kích thước của dự án
• Tầm quan trọng chiến lược
• Sự mới mẻ và nhu cầu về sự đổi mới
• Nhu cầu tích hợp (số lượng bộ phận liên quan)
• Độ phức tạp môi trường (số lượng giao diện bên ngoài)
• Ràng buộc ngân sách và thời gian
Thiết lập nhóm dự án và thành viên quan trọng
Phần 2:
Lập kế hoạch và quản trị chi
phí dự án

THS VŨ TUẤN ANH

 Xác định phạm vi dự án và Work Breakout
Structure
Các bước tiến hành
Bước 1: Xác định Phạm vi Dự án
Bước 2: Thiết lập Ưu tiên Dự án
Bước 3: Tạo Cấu trúc Phân công Công việc- WBS
Bước 4: Tích hợp Cấu trúc Phân công Công việc với Tổ chức
 Xác định phạm vi dự án và Work Breakout
Structure
Phạm vi Dự án
Một định nghĩa về kết quả cuối cùng hoặc nhiệm vụ của dự án - một sản phẩm hoặc dịch vụ
cho khách hàng - bằng cách cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường.
 Xác định phạm vi dự án và Work Breakout
Structure
Cấu trúc Phân công Công việc (WBS)
Một bản đồ phân cấp xác định các công việc liên quan đến một dự án.
Xác định mối quan hệ giữa kết quả cuối cùng cũng như các mục tiêu của dự án với các
công việc thể hiện qua bản đồ dự án Project chart
 Lịch trình dự án và các miles stone quan trọng
Lịch trình Dự án –Bản đồ Dự Án- Project Chart
Một biểu đồ dòng chảy biểu đồ hóa công việc, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc và thời gian bắt đầu
và kết thúc của kế hoạch công việc dự án thông bản đồ dự án
• Cung cấp cơ sở cho việc lên lịch lao động và thiết bị.
• Tăng cường giao tiếp giữa các bên tham gia dự án.
• Cung cấp ước lượng về thời gian kéo dài của dự án.
• Cung cấp cơ sở để lập ngân sách
• Xác định các hoạt động quan trọng của dự án.
• Đánh dấu các hoạt động là "quyết định" và không thể chờ đợi.
• Hỗ trợ quản lý trong việc đạt và duy trì kế hoạch.
Lịch trình dự án và các miles stone quan trọng
Lịch trình dự án và các miles stone quan trọng
Lịch trình dự án và các miles stone quan trọng
Lịch trình dự án và các miles stone quan trọng
 Lịch trình dự án và các miles stone quan trọng
Gantt Chart là gì?
Biểu đồ Gantt, hoặc còn được gọi là biểu đồ Harmonogram, là một biểu đồ thanh trực
quan hóa lịch trình để lập kế hoạch, phối hợp và theo dõi các công việc cụ thể liên quan
đến một dự án duy nhất.
Lịch trình dự án và các miles stone quan trọng
 Lịch trình dự án và các miles stone quan trọng
Critical Path – Đường gang

Trong quản lý dự án, đường găng là chuỗi công việc dài nhất phải được hoàn thành để thực
hiện một dự án.
Các công việc trên con đường quan trọng được gọi là các hoạt động quan trọng vì nếu
chúng bị trì hoãn, toàn bộ quá trình hoàn thành dự án sẽ bị trì hoãn.
Lịch trình dự án và các miles stone quan trọng
 Ước tính và dự toán nguồn tài chính
Ước tính
Quá trình dự báo hoặc đánh giá xấp xỉ thời gian và chi phí để hoàn thành các sản phẩm dự
án.
Nhiệm vụ của việc cân nhắc giữa kỳ vọng của các bên liên quan và nhu cầu kiểm soát trong
khi dự án được triển khai.
Các Loại ước tính
Ước tính từ trên xuống (toàn bộ)
Ước tính từ dưới lên (từng phần)
 Ước tính và dự toán nguồn tài chính
Các chú ý khi ước tính
• Yêu cầu những người hiểu biết về các công việc thực hiện ước tính
• Sử dụng nhiều người để thực hiện ước tính
• Dựa trên điều kiện bình thường.
• Sử dụng các đơn vị thời gian nhất quán trong việc ước tính thời gian công việc.
• Xem xét mỗi công việc như là độc lập
• Không tạo ra các dự trữ dự phòng.
.
 Ước tính và dự toán nguồn tài chính
Hướng dẫn dự toán nguồn tài chính

• Tạo ước tính tổng quát từ trên xuống.

• Phát triển Cấu trúc Phân công Công việc/Cơ cấu Tổ chức.
• Tạo ước tính từ dưới lên.
• Phát triển lịch trình và ngân sách.
• Điều chỉnh sự khác biệt giữa ước tính từ trên xuống và từ dưới lên
 Theo dõi và kiểm soát chi phí dự án
Các hạng mục cần theo dõi
01- Theo dõi chi phí của các bước / hạng mục công việc
02- Theo dõi chi phí / thời gian đồng thời
03- Sử dụng Earned Value
04- Các vấn đề có thể xẩy ra
05- Các kịch bản/ nguồn lực cần để xử lý
 Theo dõi và kiểm soát chi phí dự án
Phương pháp Quản lý Giá trị Kiến Tạo (EVM)
tích hợp chi phí, lịch trình, phạm vi kỹ thuật
và rủi ro vào một phương pháp quản lý hiệu
suất dự án, đánh giá tiến triển so với một cơ
sở, xác định vấn đề và dự báo chi phí (và một
phần độ trễ lịch trình) khi hoàn thành thông
qua việc sử dụng thông tin đó.