How to Solve

MOKA PROBLEM
 A
COMMON CASE

1. Both printer not detected

2. Printer kitchen not working

3. Issue refund MOKA

4. Log out & Log in MOKA

5. Operating Cashier without

opening shift

6. Closing report unbalance

7. EDC Problem
How to solve MOKA problem 2
 1. Both printer not detected
If both printer are not detected, here is some thing that you can do :
- Check and make sure both printer are switched on
- Check your wi-fi connection. Make sure the tab is connecting with M2G
pyramids. Moka application setting is engaged with M2Gpyramids
provider. If you connect the tab with other wi-fi, the printer will be
disabled.
- Refresh printer setting by sliding down the screen on a printer setting on
moka application

How to solve MOKA problem 3

 2. Printer Kitchen Not Working
If the printer in the kitchen not working or undetected by MOKA system please doing the previous step (point 1. both printer not detected)
Next , Check the internet cable that connect between the system and the printer, make sure the cable is connected properly. Refresh connection by un
plug and re plug the cable on the back of the printer, then refresh printer setting in moka tab. If the printer still not working properly, please ask the
engineering to replace the connection cable.
 3. Issue refund moka
• When the guest order payment is done, sometimes they look something that more interesting and want
to change their order. We can’t avoid this situation as this happen many times during café operational.
• In this situation, the things that we need to do is refund the items that the guest want to change and input
the new item that guest really want. Of course there is some amount to be paid by guest or to be refund
to guest because of different price of items that we void and the new items that we input as replacement.
Its easy way for the cash payment, but a little bit challenging for card payment. Here is an example
• A couple of guest order 1 carrot cake 52.000, 1 fresh coconut 35.000 and 1 Malaika coffee 40.000. they
settle the bill idr 127.000 by card. 2 minutes later the guest come again and ask that they want to change
the coconut coffee with jasmine kombucha which cost 69.000. How handle this situation?
• First, check the previous transaction on activity history on moka. Refund coconut coffee ,(input the
reason, print receipt and ask MOD for signature). Next, open new table input Jasmine kombucha. Before
settle the bill you have to check and compare the price between the refund items and the replacement. In
this case, we refund coconut coffee 40.000, and we input jasmine kombucha 69.000. so the guest need to
pay another 29.000 to make a right settlement. You have to settle with card because the previous
transaction is using card, so the closing settlement between moka and edc will be balance.

How to solve MOKA problem 5

 4. Log out & Log in moka
Open the moka application, click setting and click logout then confirm
logout.
Sign in enter the email : kasir.pyramids@mailinator.com
password :kasir123
before running operational don’t forget to opening shift ( start shift)
otherwise all the transaction will not recorded in moka system. Check
printer status in moka setting, ensure both printer are connected.

How to solve MOKA problem 6

“ 5. Operating Cashier Without Opening Shift
Kasus ini terjadi beberapa kali, bahkan mencapai 2 – 3 kali dalam
setahunnya. Untuk mencegah terjadinya kasus seperti yang disebutkan
diatas, staff yang incharge di kasir disarankan langsung opening shift
moka system Ketika mengaktifkan tab di pagi hari, dan sebaiknya
”
kasir juga mengecek laporan penjualan hari ini secara berkala.
 Apabila kasus seperti ini terjadi, hal yg perlu dilakukan antara lain:
1. Buka tab 2, opening shift di tab 2, semua transaksi selanjutnya akan dilakukan di tab 2. print
semua EDC settlement, supaya kita bisa cek jumlah transaksi sebelum opening kasir dan
sesudahnya.
2. Kumpulkan semua receipt dan merchant copy semua transaksi EDC sebelumnya yang di settle di
tab 1, pastikan transaksi EDC di tab 2 dipisah dengan transaksi di tab 1.
3. Jumlahkan semua merchant copy transaksi EDC, pastikan jumlah totalnya sama dengan jumlah
total EDC settlement yang telah diprint sebelumnya .
4. Refund dan print semua transaksi, kumpulkan bill berdasarkan metode pembayaran masing2 bill.
5. Input semua bill yang sudah terkumpul di tab2. yakinkan tab 2 sudah opening shift. Input bill
mulai dari yang pembayarannya pake EDC, hal ini dikarenakan pembayaran edc sudah ada acuan
jumlah total yakni settlement yang sudah di print di awal. Input semua bill dalam 1 table, setelah
semua di input, yakinkan jumlah bill yang diinput harus sma dengan jumlah total settlement,
kemudian proses bill dan charge to BCA (edc). Untuk bill cash, bank transfer dan gofood or grab
bisa langsung diinput setelahnya. Terakhir check jumlah cash antara pengeluaran dan jumlah
cash yang masuk. Apabila jumlahnya tidak sesuai bisa di cek pembayaran yg lain, kemungkinan
ada kesalahan input pembayaran antara cash, edc maupun gofood or grab.

How to solve MOKA problem 8

 Closing report not balance
Closing report cashier, hasil akhirnya harus sama antara moka system
dengan manual report. Adapun item yang jadi perbandingan antara moka
dengan print out antara lain.
- Jumlah total penjualan EDC moka dengan total print out EDC
settlement
- Total penjualan Cash sales moka dengan Jumlah total uang cash
dikurangi nota2 pembayaran dan petty cash
- Total penjualan via bank transfer dengan jumlah total print out bill via
bank transfer
- Total penjualan via go food and grab food dengan print out billnya.
(untuk go food & grab food total di applikasi akan lebih banyak dari
total di moka karena ada peningkatan harga 15% efek dari pemotongan
20% dari revenue oleh aplikasi.

How to solve MOKA problem 9

 Kasus closing report dan cara penanganan

Total settlement kurang dari total penjualan EDC Moka

• Cek total penjualan cash, jika total penjualan cash lebih sejumlah kekurangan settlement EDC artinya ada transaksi cash yg di
charge ke BCA sehingga menyebabkan total settlement print out jumlahnya kurang dari jumlah total penjualan EDC di moka.
Solusinya, cek transaksi EDC yang jumlahnya sesuai dengan selisih tadi di MOKA activity, refund bill. Selanjutnya input lagi
sesuai dengan yg di refund Charge ke cash, dan report cashier akan sesuai antara moka dan manual report.
• Cek print out bill EDC satu persatu, pastikan print out nilai bill dengan print out EDC sudah sama, Seandainya ada less charge
atau over charge bisa ketemu dgn cara ini. Apabila ada less charge, hal yang harus dilakukan adalah minta tamu utk byar
kekurangannya via EDC. Apabila tamu sudah meninggalkan area café maka kekurangannya harus ditutupi dengan cash, dan
disertai catatan kronologi kejadiannya supaya accounting yg menerima bisa memahami situasi dan keadaannya.
• Apabila jumlah penjualan cash moka dan jumlah uang cash sudah sama, serta total jumlah print out bill edc dengan settlement
EDC jumlahnya sudah sama, maka kemungkinan ada salah charge dari gofood ke BCA, grabfood ke BCA, atau dari bank
transfer di charge ke BCA, jadi silahkan cek satu persatu sampai ketemu dengan point masalahnya. Note, tolong report ke
MOD setiap kasus2 yang terjadi bisa report secara langsung atau report lewat wa apabila MOD sedang tidak ada atau libur.
• Apabila hal ini terjadi di laporan cash, tata cara pengecekannya kurang lebih sama dengan yang diatas.

How to solve MOKA problem

10
 EDC Problem
Beberapa kasus yang pernah terjadi dalam transaksi EDC

Transaksi QR code di edc tidak keluar print out transaksi, tetapi di applikasi pelanggan transaksi sudah berhasil dan dana sudah
dipotong sesuai jumlah transaksi.
Apabila kasus seperti ini terjadi langkah2 yang harus di ambil antara lain:
- Enter menu, klik QR, klik inquiry tran, klik reff number sesuai dengan no QR transaksi yang sedang di proses, maka transaksi akan di print
otomatis.
- Apabila bill tidak ter print, atau transaksi gagal maka minta tamu menunjukan bukti transaksi di Hpnya, pastikan jumlah transaksinya sama
dengan bill yang di moka, kemudian ambil foto utk bukti transaksi seandainya di EDC transaksinya tidak ter record.
- Cek transaksi terakhir EDC yg dipakai transaksi sebelumnya dengan cara menekan tombol function 73, maka mesin edc akan otomatis
mengeluarkan print out transaksi terakhirnya. Apabila print outnya bukan bill yang dimaksud, melainkan transaksi bill yang lainnya, maka
Langkah selanjutnya yang bisa di ambil adalah
- Cek semua transaksi EDC, tekan tombol function 1, maka EDC akan menampilkan semua transaksi yang belum di settlement hri ini. Cek
transaksi dengan teliti berdasarkan jumlah bill, waktu transaksi, dan type transaksi (QR, Master, Visa)
- Apabila transaksi tsb belum ditemukan, maka Langkah terakhir yang harus dilakukan adalah print semua EDC settlement. Jumlahkan
semua settlement apabila jumlahnya sesuai antara penjualan EDC moka dan settlement maka bisa dipastikan transaksi sudah masuk, hanya
saja kita tidak bisa attach print outnya. Print bill receiptnya, tambahkan note sesuai dengan case nya supaya accountingnya tidak bingung.

How to solve MOKA problem

11
 Transaksi sedang berjalan, pin sudah dimasukan tetapi tiba-tiba tamu mengambil kartu sebelum
approval dan tidak ada print out transaksi, tetapi di applikasi tamu ada laporan dana sudah
terpotong

F
- Langkah yang ditempuh apabila kasus seperti ini terjadi kurang lebih sama dengan
kasus sebelumnya. Ketika dalam tahap penghitungan total settlement ada perbedaan
maka sudah dipastikan transaksi itu belum terjadi.
- Minta tamunya untuk mengulang Kembali pembayarannya, karena transaksinya belum
masuk ke system kita. Jangan lupa bawa print out transaksi terakhir dari EDC yg
dipakai, sebagai bukti bahwa transaksinya belum masuk.
- Apabila tamunya masih ngotot dan tidak mau bayar karena di applikasinya ada laporan
pembayaran dan dana sudah dipotong, maka kita bisa jelaskan ke tamu bahwa dananya
tidak masuk ke system kita karena Ketika transaksi berlangsung, pin sudah dimasukan
tetapi belum approval card sudah di Tarik sehingga koneksinya terputus dan transaksi
failed.
Kegagalan saat print settlement
- Kegagalan saat print settlement merupakan hal yang sangat krusial, hal ini
dikarenakan di settlement itu tidak ada pilihan re print. Kegagalan print
settlement bisa terjadi dikarenakan kertas printing habis atau gangguan
koneksi internet pada EDC.
- Apabila ini terjadi, hal yang bisa dilakukan adalah menghitung manual semua
transaksi EDC melalui bill dan merchant copy yg dilampirkan sebagai bahan
laporan pendukung transaksi EDC. Apabila jumlah total merchant copy sama
dengan jumlah total transaksi EDC di applikasi moka, bisa dipastikan closing
settlement EDC sudah ok. Jangan lupa notice accounting dan jelaskan semua
kendala yang terjadi sehingga accounting bisa mengambil Tindakan yang
How to solve MOKA problem
tepat utk case ini. Report semua case ke MOD incharge untuk dicarikan
solusinya.
 Others about EDC
Refresh EDC
• Apabila system EDC terasa
lambat, maka kemungkinan EDC
perlu di refresh. Caranya tekan
tombol on-off, masukan function
0 dan di layar EDC akan muncul
pilihan BCA, DEBIT, QR. Pilih
salah satunya untuk me refresh
mesin EDC
How to solve MOKA problem
Void Bill A
• Cara melakukan void bill yang
pertama. Masuk ke menu (tombol
pilihan atas bawah) pilih batch,
kemudian pilih void, masukan
password 3636, masukan invoice
number atau trace number.
Pastikan billnya sudah benar
sehingga tidak terjadi kesalahan
dalam void bill. Apabila sudah
benar tekan Ok, dan secara
otomatis bill akan di void.
Void Bill B
• Cara void bill yang kedua adalah
dengan cara menekan tombol
function 1, di layar EDC akan
muncul semua transaksi EDC hari
ini. Kemudian cari transaksi yang
akan di void, cocokan dengan
print out sebelumnya. Apabila
transaksinya sudah benar, maka
tekan F1, akan muncul pilihan f2
void, f3 print. Tekan f2 apabila
transaksi benar benar akan di
void.
13
 OTHERS
Buku panduan ini disusun berdasarkan rangkuman masalah – masalah
dan solusi serta penanggulangannya yang terjadi selama periode januari
– desember 2023. Bersifat otodidak dan tidak resmi tanpa ada terkait
dengan pihak applikasi moka maupun pihak EDC bca. Tentunya masih
banyak sekali kekurangan dalam panduan ini, tetapi saya yakin dengan
ketekunan, kesabaran hati dan keinginan yang kuat apapun tantangannya
pasti bisa dilewati.

How to solve MOKA problem

14
 Prepared by:

Made Arisujiwa

Thank you Asst Restaurant Manager

POC Ubud, 27/01/2024

Approve by:

I Ketut Darma