Poslovno Sporazumevanje V Slovenskem Jeziku

Irena Androjna
POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU
Leila, vija strokovna ola, d. o. o.
KAZALO VSEBINE
Irena Androjna........................................................................................................... 1 POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU................................. 1 .................................................................................................................................... 1 KAZALO VSEBINE..................................................................................................... 2 1. Pomen govornega in pisnega sporazumevanja................................................. 5 1. Pomen govornega in pisnega sporazumevanja................................................. 5 1.1 Bonton pri poslovnih sreanjih........................................................................... 5
1.1.1 Nekaj elementov poslovnega bontona................................................................................. 1.1.1.1 Rokovanje..................................................................................................................... 1.1.1.2 Pozdravljanje................................................................................................................ 1.1.1.3 Predstavljanje............................................................................................................... 1.1.1.4 Vikanje in tikanje........................................................................................................... 5 5 6 6 7
1.2 Bonton pri telefoniranju...................................................................................... 8 2. Zvrsti slovenskega jezika................................................................................... 10 2. Zvrsti slovenskega jezika................................................................................... 10 2.1 Socialna zvrstnost............................................................................................ 10
KNJINI.................................................................................................................................. NEKNJINI............................................................................................................................. 2.1.1 Knjini jezik......................................................................................................................... 2.1.1.1 Zborni jezik.................................................................................................................. 2.1.1.2 Splonopogovorni jezik............................................................................................... 2.1.2 Neknjini jezik..................................................................................................................... 2.1.2.1 Pokrajinski pogovorni jeziki......................................................................................... 2.1.2.2 Nareja........................................................................................................................ 2.1.3 Interesne govorice.............................................................................................................. 2.2.1 Praktinosporazumevalni jezik........................................................................................... 2.2.2 Strokovni jeziki................................................................................................................... 2.2.3 Publicistini jezik................................................................................................................ 2.2.4 Umetnostni jezik................................................................................................................. 10 10 11 11 11 12 12 12 12 13 13 14 14
2.2 Funkcijska zvrstnost........................................................................................ 13
3. Poslovno-uradovalni jezik.................................................................................. 15 3. Poslovno-uradovalni jezik.................................................................................. 15 3.1 Znailnosti poslovno-uradovalnega jezika....................................................... 15 3.2 Pravopisna pravila........................................................................................... 15
3.2.1 Raba velikih in malih rk..................................................................................................... 15 3.2.1.1 Velika in mala zaetnica.............................................................................................. 15 3.2.1.2 Kratice......................................................................................................................... 18 3.2.1.3 Krajave...................................................................................................................... 19 3.2.2 Prevzete besede in besedne zveze.................................................................................... 20 3.2.2.1 Obne besede ............................................................................................................ 20 3.2.2.2 Prevzeta lastna imena ................................................................................................ 20 3.2.3 Loila.................................................................................................................................. 22 3.2.3.1 Pika............................................................................................................................. 22 3.2.3.2 Vpraaj........................................................................................................................ 22 3.2.3.3 Klicaj........................................................................................................................... 22 3.2.3.4 Vejica ......................................................................................................................... 23 3.2.3.5 Podpije...................................................................................................................... 25 3.2.3.6 Dvopije...................................................................................................................... 25 3.2.3.7 Pomiljaj...................................................................................................................... 25 3.2.3.8 Vezaj........................................................................................................................... 25 3.2.3.9 Tri pike........................................................................................................................ 25 3.2.3.10 Deljaj......................................................................................................................... 25 3.2.4 Pisanje skupaj, narazen in z vezajem................................................................................ 26 Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU
3.3 Oblikoslovje..................................................................................................... 27
3.3.1 Samostalnika beseda....................................................................................................... 3.3.1.1 Samostalniki mokega spola....................................................................................... 3.3.1.2 Samostalniki enskega spola...................................................................................... 3.3.1.3 Samostalniki srednjega spola..................................................................................... 3.3.1.4 Vebesedna poimenovanja......................................................................................... 3.3.1.5 Samostalniki zaimki................................................................................................... 3.3.2 Pridevnika beseda............................................................................................................ 3.3.3 Povedek (glagol)................................................................................................................ 3.3.3.1 Trpnik (pasiv).............................................................................................................. 3.3.4 Predlog............................................................................................................................... 27 27 27 27 28 28 28 29 29 30
3.4 Skladnja........................................................................................................... 30 3.5 Izrazje.............................................................................................................. 32

3.5.1 Seznam ustreznejih izrazov.............................................................................................. 32
3.6 Slog besedila................................................................................................... 34

3.6.1 Jasnost............................................................................................................................... 3.6.2 Jedrnatost........................................................................................................................... 3.6.3 Urejenost besedila.............................................................................................................. 3.6.3.1 Logina povezanost.................................................................................................... 3.6.3.2 Oblikovna urejenost.................................................................................................... 3.6.4 Ustrezen ton....................................................................................................................... 3.6.5 Ustrezno izrazje ................................................................................................................. 3.6.5.1 Prevzete besede......................................................................................................... 3.6.5.2 Pestrost besedia...................................................................................................... 3.6.6 Doslednost ........................................................................................................................ 34 34 35 35 35 36 36 36 37 37
4. Poslovno-uradovalna besedila .................................................................................................................................. 38 4. Poslovno-uradovalna besedila .................................................................................................................................. 38 4.1 Poslovni dopisi................................................................................................. 39

4.1.1 Sestavni deli in oblika poslovnega dopisa.......................................................................... 40 4.1.1.1 Glavi dopisa................................................................................................................ 41 4.1.1.2 Kraj in datum ter oznaka dokumenta........................................................................... 41 4.1.1.3 Naslov dopisa.............................................................................................................. 42 4.1.1.4 Jedro dopisa............................................................................................................... 43 4.1.1.5 Zakljuni pozdrav........................................................................................................ 44 4.1.1.6 Podpisnik.................................................................................................................... 45 4.1.1.7 Priloge / V vednost...................................................................................................... 46
4.2 Uradovalni dopisi............................................................................................. 47 DOKUMENTI ZA SPLONO POSLOVANJE........................................................ 47

Dopis........................................................................................................................................... 47 ............................................................................................................................................... 49 E-dopis.................................................................................................................................... 50 Splono vabilo............................................................................................................................. 51 Sploni zapisnik........................................................................................................................... 54 Pogodba...................................................................................................................................... 58 P O G O D B O O V S E B I N A P R - P- 0 1 / 2 0 0 3................................................ 59
4.3 Stalne oblike dopisov....................................................................................... 61

4.3.1 Povpraevanje.................................................................................................................... 4.3.2 Ponudba............................................................................................................................. 4.3.3. Oglasi................................................................................................................................ 4.3.4 Naroilo.............................................................................................................................. 4.3.4.1 Preklic naroila............................................................................................................ 4.3.4.2 Potrditev naroila........................................................................................................ 4.3.5 Opomin............................................................................................................................... 4.3.6 Reklamacija........................................................................................................................ 4.3.7 Raun................................................................................................................................. 4.3.8 Vabilo................................................................................................................................. Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU 61 61 61 62 62 62 62 63 63 63
4.3.9 Pronja, prijava, vloga........................................................................................................ 64 4.3.10 ivljenjepis........................................................................................................................ 65
Jezik...................................................................................................................... 65
Kraj:............................................................................................................................................. 65 Institucija:.................................................................................................................................... 65 Poloaj:....................................................................................................................................... 65 Opis dela:.................................................................................................................................... 65 4.3.11 Potrdilo, reverz, zadolnica, pobotnica, pooblastilo.......................................................... 67 4.3.12 Voilo.............................................................................................................................. 67
LITERATURA........................................................................................................... 68 LITERATURA........................................................................................................... 68
Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU
1. Pomen govornega in pisnega sporazumevanja
Celostna podoba organizacije vkljuuje: pisno podobo (logotip, vizitke, oblika in jezik dopisov, oglaevanje) odnos uslubencev (jezikovna in nejezikovna sporoila) vsebino njenega delovanja (uinkovitost storitev, kakovost proizvodov).
Vsi nateti naini so, ire gledano, naini sporazumevanja (komunikacije) organizacije s posamezniki in drugimi organizacijami. Oje pa lahko poslovno sporazumevanje opredelimo kot pisno in govorno sporazumevanje zaposlenih med seboj, s strankami, s predstavniki drugih organizacij in drugimi posamezniki. Za uinkovito sporazumevanje je odloilna vsebina, zelo pomembna in neloljivo povezana pa je tudi oblika: bonton in protokol pri poslovnih sreanjih ter oblikovanje, jezik in slog poslovnih besedil.
1.1 BONTON PRI POSLOVNIH SREANJIH

Na na prvi vtis o osebi vpliva nejezikovna (neverbalna) komunikacija (videz, vedenje), zvok glasu (prijeten, mote) in ele nato jezikovna (verbalna) komunikacija (vsebina sporoila). Nejezikovno komunikacijo sestavljajo lovekova postava, obrazna mimika, kretnje, poloaj telesa, vonj in oblaila ter seveda vedenje. Bonton je nauk o lepem vedenju. V razlinih kulturah se razlikuje, v poslovnem svetu pa veljajo nekatera poenotena pravila. Pravila bontona in predpise protokola zdruimo z naravno spontanostjo in srno kulturo. Kadar naredimo napako, si pomagamo z nasmekom, morda z opraviilom, nikakor pa se ne opraviujmo pretirano.
1.1.1 NEKAJ ELEMENTOV POSLOVNEGA BONTONA 1.1.1.1 Rokovanje

Pri sreanju sogovornika najprej odkrito pogledamo v oi. Tudi kasneje ga glejmo predvsem v oi in obraz. Dlani, odprte proti sogovorniku, pomenijo odkritost. Nasprotno pa proti telesu obrnjene dlani sporoajo, da eli lovek nekaj skriti. Od tod tudi izvira pradavni
pomen rokovanja: nasprotnika sta pokazala, da nimata oroja in da strah ni potreben. Pri rokovanju stojimo priblino 50 cm narazen. Stisk dlani naj bo trden, a ne premoan, in nikakor mlahav. Rokujemo se stoje; e je treba, stopimo izza mize, saj rokovanje preko mize ni primerno. Pri tem se nasmehnemo, pozdravimo, povemo ime in priimek. Prva ponudi roko enska mokemu, vodilni podrejenemu, stareji mlajemu v drubi. Na prireditvah se najprej rokujemo z gostiteljem, nato z drugimi gosti (za mizo v smeri desno od gostitelja). V veji drubi se ne rokujemo z vsemi, pa pa samo z nagibom glave pozdravimo prisotne.
1.1.1.2 Pozdravljanje
Pozdravljanje je osnova bontona. V poslovnem svetu pozdravljamo z 'dober dan', 'dober veer' in 'dobro jutro' (do 8. ali 9. ure zjutraj). Neformalni pozdravi (ivjo, halo, zdravo, ao) so dovoljeni samo pri neformalnih stikih. Vedno pozdravimo glasno in razlono, pozdravljenega pogledamo v oi in pokimamo v znak spotovanja. Pravila so nasprotna kot pri rokovanju: prvi pozdravi podrejeni nadrejenega, moki ensko ali mlaji starejega. Pozdravi tisti, ki vstopi v prostor. Pozdravimo tudi, e zamudimo na sreanje, vendar ne preglasno in brez komentarjev, da ne motimo. Pozdravimo tudi neznance v akalnicah, na stopniih, v dvigalih. Prvi pozdravi tisti, ki je pristopil ali prisedel. Pozdravljanje je vljudno, odzdravljanje pa je dolnost.
1.1.1.3 Predstavljanje
Pri predstavljanju sebe ali drugega razlono povemo ime, priimek in poloaj. Vedno povemo najprej ime in nato priimek, ne obratno. Tudi ne povemo samo imena ali samo priimka. Uporabimo lahko tudi akademski naziv in naziv izobrazbe. Vsakemu sta njegovo ime in priimek sveta, zato se potrudimo, da ju pravilno izgovarjamo in uporabljamo (naglaujemo, piemo, sklanjamo). Ko se prvi sreamo s lovekom, si ustvarjamo vtis o njem. Naa zavest se intenzivno ukvarja z njegovo podobo omi, mimiko, priesko, vonjem in barvo glasu, govornimi posebnostmi ... Le delek pozornosti posvetimo vsebini povedanega, zato si pogosto ne zapomnimo njegovega imena in priimka. e se nam to zgodi, odkrito vpraajmo: Mi lahko, prosim, e enkrat poveste svoje ime? Tega vam nihe ne bo zameril, vendar si takrat ime zagotovo zapomnite ali zapiite. Predstavimo mlajega starejemu, podrejenega nadrejenemu, mokega enski in nato obratno. Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU 6
Na druabnih sreanjih lahko pri predstavitvi povemo tudi, s im se kdo ukvarja, kar lahko pomaga pri nadaljevanju pogovora. Ogovarjamo z 'gospa' ali 'gospod'. Za enske ne uporabljamo svojilne oblike ('gospa Menartova'), ampak samo osnovno ('gospa Menart'). V poslovnem okolju ne uporabljamo izrazov 'gospodina' in 'gospodi'. Vsako dekle (nad 15 let) ogovarjamo z gospa. Pri ogovarjanju upotevamo elje ogovorjenega.
1.1.1.4 Vikanje in tikanje

V poslovnem svetu ljudi ogovarjamo z 'vi'. To velja tudi za mlade. Dogovor tikanja ali vikanja naj velja ne glede na formalnost poloaja (ne moremo nekoga na zabavi tikati, v slubi pa vikati). e v poslovnem odnosu pride do elje po tikanju, predlaga to stareja oseba mlaji, nadrejeni podrejenemu in moki enski (slednje pravilo danes ni ve tako obvezujoe).
1.2 BONTON PRI TELEFONIRANJU

Prvi stik z organizacijo je pogosto telefonski pogovor, zato je pomembno, kakno podobo (o sebi in organizaciji) bomo z njim ustvarili. Na klic se odzovemo imprej; telefon naj ne zazvoni ve kot 5-krat. Oglasimo se prijazno in najprej povemo ime podjetja. Govorimo razlono. Ne kaemo nestrpnosti in ne poudarjamo vnaprej, da nimamo veliko asa. Raje pozorno posluamo sogovornika in ga, kadar je to res potrebno, vljudno prekinemo z zagotovilom, da bomo storili vse potrebno, in se opraviimo, ker moramo pogovor konati. Ko kliemo sami, pozdravimo in se predstavimo s svojim imenom in imenom podjetja (Tu Jana Novak iz Agencije A.) Po potrebi navedemo tudi naziv delovnega mesta. Ne predstavljamo se telefonistu, razen e ga posebej prosimo za pojasnilo ali mu pustimo sporoilo. Ko povpraamo po loveku, ki ga iemo, tega primerno naslavljamo z gospod ali gospa. e nas kam preveejo, vse ponovimo. Smiselno je tudi, da preverimo, ali smo dobili pravega sogovornika. Ne govorimo preglasno; ni treba, da na pogovor sliijo v sosednje pisarne. Ne vstopimo v sobo, v kateri nekdo telefonira, razen e nam je bilo izrecno dovoljeno. e je treba stranko prevezati, a je interna tevilka zasedena, se potrudimo, da klicanega obvestimo o klicu in stranke ne pusti akati predolgo. e klicanega ni v podjetju, klioemu omogoimo, da pusti sporoilo. Stranka mora imeti vedno obutek, da se sogovornik trudi izpolniti njeno eljo. Kadar nekoga kliemo vekrat in ga ne moremo dobiti, ostanemo vljudni in se ne znaamo nad njegovimi sodelavci. Bolje je, da v takem primeru pustimo sporoilo. e nam je kdo pustil sporoilo, naj ga pokliemo, klic vrnemo im prej. e tega nismo storili, si ne izmiljujmo izgovorov, ampak iskreno pojasnimo poloaj in uredimo zadevo. Z nestrpnimi ali neprijaznimi strankami ostanemo vljudni (dokler je to le mogoe). Ne kliemo ljudi domov, razen v nujnih primerih ali e je bilo tako dogovorjeno. V slubi se izogibamo zasebnih pogovorov. 8
Kadar pokliemo napano tevilko, se vljudno opraviimo. Bodimo strpni, e so se zmotili drugi in poklicali nas. Ravno tako vljudno odslovimo sogovornike, ki po telefonu oglaujejo ali prodajajo, e z njimi ne elimo govoriti. e sprejmemo sporoilo za nekoga, mu ga pustimo pri telefonu. Navedemo, kdo je klical, zakaj, kdaj in njegovo telefonsko tevilko. Kadar pokliemo nekoga na mobilni telefon, ga najprej vpraamo, ali motimo, saj nam morda trenutno ne more posvetiti dovolj pozornosti. Tudi sporoila SMS morajo biti vljudna in upotevati jezikovna pravila. Telefonski pogovori (e posebno po mobilnem telefonu) naj bodo kratki in jedrnati. Na koncu ne pozabimo na prijazen pozdrav.
2. Zvrsti slovenskega jezika

Pojem slovenski jezik zajema razline pojavne oblike jezika, ki jih imenujemo zvrsti. Toporii (2000: 13) navaja naslednje snope zvrsti: socialne: knjini jezik (zborni in splonopogovorni) in nareja ter pokrajinski pogovorni jeziki, socialne podzvrsti so e npr. sleng, argon, otroki jezik; funkcijske: praktinosporazumevalna, strokovna, publicistina, umetnostna zvrst; prenosniki: govorjena, pisana; asovne: sodobna, pretekle; mernostni: vezana, nevezana.
Vse te zvrsti lahko obravnavamo z razlinih stali: kdo ustvarja besedila posameznih zvrsti, komu so namenjena (kdo je njihov naslovnik), kakno vlogo imajo, katere so njihove strukturne znailnosti, ali jih sprejemamo v pisni ali govorni obliki, ali neposredno ubesedujejo predmetnost ali pa so reprodukcija e ubesedene umetnosti ipd.
2.1 SOCIALNA ZVRSTNOST

Slovenski jezik glede na socialno zvrstnost delimo na knjini in neknjini jezik; knjini jezik je zborni ali sploni pogovorni jezik, neknjini pa so pokrajinski pogovorni jeziki in nareja.
ZBORNI
SPLONI POGOVORNI
KNJINI NEKNJINI
POKRAJINSKI NARENI
POGOVORNI
10
2.1.1 KNJINI JEZIK 2.1.1.1 Zborni jezik

Znailnost zbornega jezika je normiranost, kar pomeni, da je raziskan in predpisan v slovnici, slovarju, pravopisu, pravoreju in stilistiki. Zborni jezik je predvsem pisani jezik. Uporablja se v strokovnih in znanstvenih besedilih, v periodinem tisku, leposlovju, uradovalnih in poslovnih besedilih in dokumentih ter zasebnih pismih in dnevnikih. Zborni slovenski jezik je predvsem pisani. Govorjena oblika se uporablja pri branju, recitiranju, gledalikem (delno tudi filmskem in televizijskem) igranju, javnem govoru ipd. veinoma po pisni predlogi. Redkeje se zborni jezik govori brez pisne predloge. Obiajno je to pred formalnim zborom (npr. poslualstvo na prireditvi, radijski poslualci, televizijski gledalci). Slovenskega zbornega jezika se obiajno ne uimo kot maternega jezika; pridobimo ga s poukom v olah ter ob branju in posluanju zbornih besedil.
2.1.1.2 Splonopogovorni jezik

Knjini jezik ima poleg visoke, zborne oblike e manj strogo, pogovorno varianto. To je splonopogovorni jezik manj popolna uresniitev stroge zborne norme Opira se na vsakdanjo govorico, vendar pa ne zahaja v nareja. Splonopogovorni jezik se uporablja predvsem takrat, ko neformalnemu zboru, veinoma nemnoinemu, govorimo brez vnaprej pripravljenega in izdelanega besedila (prosti govor). Govorni poloaj je torej manj formalen, pogosto se govornik in poslualec izmenjujeta, za sporazumevanje pa lahko uporabljata tudi nejezikovna sredstva (mimika, kretnje, dra telesa). Tako sporazumevanje je obiajno neuradno, lahko tudi zasebno. Splonopogovorni jezik se navadno samo govori, pie pa izjemoma (umetnostna besedila). Opira se predvsem na osrednjo gorenjsko-dolenjsko pokrajinsko razliico (s srediem v Ljubljani), teko pa ga je povsem razmejiti od pokrajinskega pogovornega jezika. Ker ni natanno predpisan, je bolj 'iv' in se spreminja (izrazi, oblike, naglasi) hitreje kot zborni jezik, s tem pa vpliva tudi na razvoj zbornega jezika.
11
2.1.2 NEKNJINI JEZIK 2.1.2.1 Pokrajinski pogovorni jeziki

To so nekakna zemljepisna nadnareja, ki nadomeajo knjini jezik. Na Slovenskem obstajajo osrednjeslovenski, junotajerski (celjski), severnotajerski (mariborski z variantami), primorski, rovtarski in koroki. Razmejitve in variante niso natanno doloene. Znailnosti pokrajinskega pogovornega jezika so neknjine izposojenke, preprosta skladnja in redukcija kratkih samoglasnikov. Pokrajinskost se kae zlasti v naglaevanju in stavni fonetiki. Uporablja se pri pogovoru v ojem krogu, na delovnem mestu, v mestnem okolju. Se predvsem govori.
2.1.2.2 Nareja
To so oblike jezika na isto doloenem (prvotno kmekem) zemljepisnem podroju. Delimo jih v 8 narenih skupin (koroka, primorska, rovtarska, gorenjska, dolenjska, tajerska, panonska, koevska), ki pa vkljuujejo mnoge podskupine, nareja, podnareja in govore.
2.1.3 INTERESNE GOVORICE

To so modifikacije osnovnih socialnih zvrsti, in sicer z besedjem, frazeologemi in drugimi izraznimi naini, znailnimi npr. za pripadnike istega poklicnega podroja ali neke zdrube. Interesne govorice ljudi, ki jih drui poklic, imenujemo argone (oferski, tudentski, raunalniki, medicinski ipd.) Izrazje je neuradno in zato ivo in praktino. Sleng je govorica mladostnikov, za katero je znailna nekonvencionalnost, upornitvo, aktualnost, s tem pa vpliv tujih jezikov in stalno menjavanje starih izrazov z novimi.
12
2.2 FUNKCIJSKA ZVRSTNOST

Oblika jezika je odvisna tudi od namena uporabe torej podroja, za katero je namenjeno. Po funkcijski zvrstnosti (torej glede na uporabnost) razlikujemo praktinosporazumevalni, publicistini, umetnostni ter strokovni jezik. Seveda je mogoe, da se prvine tudi meajo.
2.2.1 PRAKTINOSPORAZUMEVALNI JEZIK

Uporablja se v vsakdanjih pogovorih, pisno pa v poroilih, obvestilih, dopisih, navodilih itd. Nekatera besedila se pribliujejo strokovni ali publicistini zvrsti. Sem sodijo tudi uradovalna in poslovna besedila s splonejo tematiko (npr. pronja)
2.2.2 STROKOVNI JEZIKI

Praktinostrokovni jezik je podoben praktinosporazumevalnemu, le da vsebuje ve strokovnega izrazja. Uporabljajo ga delavci razlinih strok (obrtniki, uradniki itn.) Znailni so ustaljeni izrazi in ustaljene besedne zveze (avtomatizmi). Sem spada poslovno-uradovalni jezik. Znanstveni jezik je najvija oblika strokovnega jezika. Zanj je prav tako znailno strokovno izrazje, ki pa je obirneje in abstraktneje. Ves as mora iskati poimenovanja za nove stvari in pojme, pri emer uporablja tudi novotvorjenke, sposojenke in citatne besede. Znanstveni jezik je brezoseben, nevtralen, zgradba je zapletena. Zanj so znailni citati, podrtne opombe, sinopsisi in povzetki.
13
Poljudnoznanstveni jezik ima vmesni poloaj med praktinostrokovnim in znanstvenim jezikom. Uporablja se takrat, ko z vsebino znanstvenih in visokostrokovnih del seznanjamo ire kroge. Zapletene stvari skua povedati im preprosteje, uporablja domae izraze in manj zapletene strukture. Poljudnoznanstvena besedila so npr. ubeniki in enciklopedije za nespecializiranega bralca.
2.2.3 PUBLICISTINI JEZIK

Publicistina zvrst se uporablja v asopisih, revijah, na radiu in televiziji, in sicer v uvodnikih, reportaah, komentarjih, kritikah ipd. Publicistina besedila so lahko namenjena iroki javnosti ali pa razlinim interesentom. Imajo posredovalno vlogo: tematike z razlinih podroij skuajo (vasih v najkrajem asu) predstaviti javnosti. V tem je publicistini jezik podoben poljudnoznanstvenemu, le da uporablja agitacijska in propagandna sredstva, vasih pa tudi senzacionalnost in izrazito ustvenost. V publicistinih besedilih lahko avtor izraa tudi osebno mnenje in vrednotenje ter vkljuuje duhovite domislice.
2.2.4 UMETNOSTNI JEZIK

Umetnostna besedila ne nameravajo odraati dokumentirane stvarnosti, ampak ustvarjajo umiljeni (fiktivni) svet, ki ga potem vsakdo doivlja v skladu s svojim ivljenjskim izkustvom, torej individualno. Besedila so prozna, dramska in pesnika. Podajajo celostno resninost lovekovega bivanja v nasprotju s strokovnimi in publicistinimi, ki so enostranska, specialistina. V skladu s svojo tematsko neomejenostjo je neomejen tudi umetnostni jezik. Je inovativen, vkljuuje igro in eksperimentiranje, nenavadne zveze, novotvorbe in razline besedne figure.
14
3. Poslovno-uradovalni jezik
3.1 ZNAILNOSTI POSLOVNO-URADOVALNEGA JEZIKA
Izraz poslovno-uradovalni jezik pomeni obliko knjinega jezika, ki se uporablja pri poslovanju in uradovanju v razlinih organizacijah. Besedila na tem podroju imenujemo poslovno-uradovalna besedila. Joe Toporii (2000: 29) tovrstna besedila opredeljuje kot poslovna in jih uvra v praktinostrokovno in delno praktinosporazumevalno zvrst. France Novak (1980: 8) uporablja izraz poslovni in uradovalni jezik; in s tem zdruuje dve vrsti uporabe, ki ju ni mogoe natanno razmejiti. Podroja rabe so zelo raznolika (gospodarske drube, ustanove, javnoupravne organizacije, nevladne organizacije in drutva itn.). V poslovno-uradovalnem jeziku so pisana samo tista besedila, ki so namenjena za delovanje, poslovanje in uradovanje enot na teh podrojih. Predmet, na katerega se nanaajo, je lahko zelo razlien, vendar se to izraa predvsem v razlinosti izrazja, ne pa toliko v jezikovni strukturi in slogu. Glede na podroje delovanja razlikujemo tudi nekatere podzvrsti poslovnouradovalnega jezika, npr. trgovski, gospodarski, banniki, upravni, vojaki, sodstveni, diplomatski, oglaevalski jezik.
3.2 PRAVOPISNA PRAVILA

Poslovno-uradovalna besedila piemo v knjinem jeziku, ki je doloen s Slovenskim pravopisom, Slovensko slovnico in Slovarjem slovenskega knjinega jezika. V tem poglavju so navedena posamezna pravila iz teh normativnih prironikov ter nekatera naela dobrega sloga, ki jih moramo dobro poznati pri pisanju tovrstnih besedil.
3.2.1 RABA VELIKIH IN MALIH RK 3.2.1.1 Velika in mala zaetnica

Z veliko zaetnico piemo: prvo besedo v besedilni enoti lastna imena svojilne pridevnike iz lastnih imen nekatere druge besede.
15
Besedilne enote Besedilne enote so povedi (besedila od velike zaetnice do konnega loila), pa tudi deli besedila, ki nimajo konnega loila, pa vendar sestavljajo smiselno zakljueno enoto (npr. naslovi, napisi pod slikami, podpisi). Primer besedilne enote je naslov na ovojnici. Besedilne podenote zaenjamo z malo zaetnico, e niso lastna imena. Med njimi ne piemo vejic: Spotovani gospod dr. Jani Perme Slovenska 16 1000 Ljubljana Cenjena gospa mag. Vera Debevc Kalinova 15 3000 Celje
Tudi ime poiljatelja je samostojna besedilna enota, ki jo zanemo z veliko zaetnico: Dr. Matej Pahor, Celovka 185, 1000 Ljubljana Glava podjetja ali ustanove lahko vsebuje razlino tevilo besedilnih enot, odvisno od oblike. Ustaljeno pravilo je, da pri glavi ne piemo konne pike. Tudi vmesnih vejic in pik na koncu podenot ne piemo, e so te natisnjene v novih vrsticah. V poslovno-uradovalnih besedilih je besedilna enota tudi navedek vsakega podpisnika. Zaenjamo ga torej z veliko: Produktni vodja: Tina Pavi Vodja trenja opreme: Janja Kobe
Lastna imena Samostalnike delimo na obna in lastna imena. Z obnimi imeni poimenujemo stvari, snovi in pojme, lastna imena pa so imena bitij, zemljepisna imena in stvarna imena. Obna imena piemo z malo, lastna pa z veliko zaetnico (zora, kova - Zora Kova; breg - Breg; delo - Delo). Lastna imena bitij To so imena oseb, prebivalcev, ivali, verskih in bajeslovnih bitij, poosebitev. Imena in priimke piemo z veliko. Tuja vedelna imena piemo tako, kot so navedena v uradnih dokumentih (von, de, van). Ime piemo pred priimkom. Izjemoma piemo priimek pred imenom v seznamih, obe besedi pa loimo z vejico. Dele imen, kot so naslovi, poklici in drubeni naslovi, piemo vedno z malo (doktor Kova, profesorica Jerman, minister Bruan).
16
Imena prebivalcev piemo z veliko: pripadniki narodov, drav (Slovenec, Bask, Belorus, Slovan, Junoafrian, Juni Korejec, Beneki Slovenec, vendar koroki Slovenec) prebivalci naselij, pokrajin in celin (Novomean, Primorec, Evropejec) Zemljepisna lastna imena Enobesedna piemo vedno z veliko zaetnico (Ljubljana, Dunaj, ika, Istra, Temza, Triglav, Brazilija, Tromostovje, Zemlja). Vebesedna zemljepisna imena delimo na naselbinska in nenaselbinska. Pri naselbinskih piemo vse sestavine z veliko zaetnico; izjema so neprvi predlogi (rni Vrh nad Idrijo, Most na Soi, marje pri Jelah) in izrazi selo, vas, trg, mesto, naselje (Dolenja vas, Stari trg, Opatje selo, Novo mesto). Pri nenaselbinskih piemo prvo besedo zmeraj z veliko zaetnico, neprve besede pa z malo. e naziv vsebuje lastno ime, ga piemo z veliko zaetnico (Zelena jama, Ulica stare pravde, Pod akacijami, Zmajski most, Blinji vzhod, Trnovski gozd, Kamniko sedlo, Blejsko jezero, Postojnska jama, Kitajski zid Julijske Alpe, Velika Britanija, Severna Amerika, Zdruene drave Amerike, Nova Zelandija). Stvarna lastna imena Stvarna imena zaznamujejo: stvaritve, prireditve (Slovenski biografski leksikon, Delo, Ustava RS, Deek s pialko, Sejalec, Zlata lisica); organizacije, podjetja, ustanove, upravne enote ter njihove oddelke (Rdei kri Slovenije, Elan, Probanka, Gorenje, Osnovna ola Franceta Bevka, Zdravstveni dom Radovljica, Ministrstvo RS za kulturo, Mestna obina Kranj, Upravna enota Kranj, Oddelek za obo upravo); meddravne zveze (Organizacija zdruenih narodov, Evropska unija) ipd. e ne mislimo na uradni naziv, pa pa le na vrsto organizacije, piemo z malo zaetnico (Dela na banki. tudira na univerzi v Ljubljani, ne v Mariboru. Odel je na ministrstvo. Grem na poto.) Pri podjetjih je treba loiti, kaj je naziv podjetja, kaj pa opis ali dopolnilo; slednje piemo z malo zaetnico (avtopralnica Mrak; turistina agencija Azori, d. o. o). Z malo zaetnico piemo: zgodovinske dogodke (druga svetovna vojna, ljubljanski kongres, francoska revolucija); imena praznikov in posebnih datumov (boi, velika no, novo leto, dan dravnosti, jurjevo, silvestrovo, pust; vendar Preernov dan); poimenovanja vrste objektov (mestna hia, franikanska cerkev, sodna palaa);
17
industrijske izdelke, trgovske znamke (Vozim se s fordom. Kupil je aspirin. Fotografiram s kodakom). Vendar imenovalne prilastke k vrstnim imenom tehninih izdelkov in trgovskih znamk piemo z veliko (Fotografiram s fotografskim aparatom znamke Kodak. Ugoden nakup zobne kreme Colgate.). Svojilni pridevniki iz besed, pisanih z veliko Ti pridevniki se piejo z veliko zaetnico, e so izpeljani s priponskimi obrazili -ov/ev ali -in (Vodnikov, Plemljev, Julijin; Delov, Sanolaborjev, Krkin, Pitagorov izrek, Einsteinova teorija). Izraajo svojino ali duhovno last. e gre za vrstnost in ne za svojino, take pridevnike piemo z malo (adamovo jabolko, salomonov peat, parkinsonova bolezen, kaplanova turbina). Pridevniki na -ski/-ki so vrstni in ne svojilni, zato jih piemo z malo, etudi so izpeljani iz lastnih imen (slovenski, ameriki, kranjski, gorenjski). Seveda pa jih piemo z veliko, e zaenjajo lastno ime (Ljubljansko barje, Savinjski gaj, Slovenska akademija znanosti in umetnosti, Evropska unija). Zaimki za ogovorjeno osebo v dopisih Pisanje zaimkov za ogovorjeno osebo (vi, va) z malo zaetnico je dovoljeno in ne pomeni, da smo nevljudni ali nespotljivi. Veliko zaetnico (Vi, Va) lahko uporabimo, kadar se nanaa na eno samo osebo, in sicer kot izraz osebnega spotovanja. Velike zaetnice ne uporabljamo, kadar naslavljamo kolektiv ali mnoico ljudi.
3.2.1.2 Kratice
Z velikimi rkami pisana kratina imena (LPP, STA, RS, RTVS, NAMA, PEKO, UNESCO, BBC, PHARE, EU, ZDA, WHO) lahko prehajajo med navadna lastna imena (Nama, Peko, Tam; Nasa, Phare) in se temu primerno tudi piejo. e kratice niso splono znane ali sprejete, jih (vsaj ob prvi omembi) izpiemo v celotni obliki. Dobro pretehtajmo, ali je kratica sploh potrebna ali ne bi bilo bolje besedilo izpisati neskrajano. e jih piemo z velikimi rkami, jih sklanjamo tako, da za vezajem dodamo konnico z malimi rkami (pri AIESEC-u, z DHL-om, v BTC-ju) ali pa z nielno konnico (pri AIESEC, z DHL, v BTC). e se kratica konuje na nenaglaeni samoglasnik, tega obravnavamo kot sklonilo (INA INE INI, UNESCO UNESCA UNESCU); taka imena je bolje sklanjati kot navadna lastna imena (Unesco Unesca Unescu).
18
3.2.1.3 Krajave
Ustaljene okrajave piemo tako, kot navaja pravopis: cirka (bolje okoli/priblino) gospa gospod in podobno in tako naprej/dalje katastrska obina lastnorono milijarda milijon oziroma tevilka tako imenovani to je ca. (bolje ok./pribl.) ga. g. ipd. itn./itd. k. o. l.r. mrd. mio. oz. t. t. i. tj.
Sami lahko tvorimo prilonostne okrajave, paziti pa moramo, da so naslovniku razumljive, in jih uporabljati enotno.
19
3.2.2 PREVZETE BESEDE IN BESEDNE ZVEZE

V slovenino prihajajo mnoge besede iz drugih jezikov. e je le mogoe, te izraze prevedemo ali stvorimo novo besedo (kroie, medmreje, zgoenka), sicer pa jih podomaimo. Izraze lahko podomaimo popolnoma (bife, hokej, meneder, dez Zevs, Rim, ikago, Seuan, Kalkuta) ali samo delno, npr. v govoru ali oblikoslovju (New York New Yorka, Washington Washingtona, Novi Pazar Novega Pazarja.) Izrazi, ki jih ne prilagajamo (pisno ali oblikoslovno), so citatni (vis-a-vis, all inclusive, fly&drive). Piemo jih zaznamovano (leee, v navednicah) in jih ne sklanjamo.
3.2.2.1 Obne besede

Obne besede domaimo pisno, izgovorno, oblikoslovno in skladenjsko. Pisanje vedno domaimo, e jih prerkujemo iz nelatininih rkovnih pisav ali ideogramov, pri emer se izogibamo posrednitvu npr. iz angleine (samuraj, rika, karate, *taek won do > tekvondo, *tzunami > cunami). Nelatinine pisave prerkujemo v slovensko latinico, ideografske pisave pa zapisujemo na podlagi ustrezne glasovne vrednosti pismenk. Pisno ne domaimo nekaterih strokovnih izrazov in blagovnih znamk, lahko pa pri sploni rabi pride tudi do tega (kokakola, dus, najlon).
3.2.2.2 Prevzeta lastna imena

Prevzeta lastna imena obravnavamo razlino glede na to, ali so osebna, zemljepisna ali stvarna in glede na latinini oziroma nelatinini izvor. Iz nelatininih pisav Za imena, prepisana iz nelatininih pisav ali ideogramov, veljajo pravila kot za obna imena zgoraj (Pugaov, Ana Kurnikova, Papandreu). e enkrat poudarimo, da se izogibamo posrednitvu npr. iz angleine, piemo torej v skladu z izgovorom (Shanghai, Ho Chi Minh, Tokyo, Fidji > anghaj, Hoiminh, Tokio, Fidi). Iz latininih pisav Pri osebnih imenih iz latininih pisav pisno podobo navadno ohranjamo (Pablo Picasso, Lasse Kjus, Margaret Thatcher). Pri enobesednih zemljepisnih imenih izvirno podobo veinoma ohranjamo, domaimo pa imena: 1. drav, zveznih drav, vasih pa tudi pokrajin (Anglija, Banglade, Juna Karolina, Teksas, Provansa, Kampanja, Kastilja, Atika, Tesalija); 2. celin, nekaterih otokov in polotokov (Avstralija, Havaji, Korzika, Rodos, rilanka, Baleari, Tavrida, Jukatan); Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU 20
3. oceanov, morij, vejih rek in nekaterih jezer (Atlantik, Baltik, Ren, Pad, Sena, Temza, Misisipi, Misuri, Amazonka, Bramaputra, Jangcekjang, Titikaka); 4. vejih gorovij in nekaterih gor (Pireneji, Ardeni, Kavkaz, Himalaja, Kordiljere, Kilimandaro); 5. nekaterih bolj znanih krajev (Firence, Pariz, Bruselj, eneva, Lozana, Lizbona, Praga, Plzen, Varava, Krakov, Lod, Jeruzalem, Peking, ikago, Edinburg); 6. nekaterih stavb, objektov (Kapitol, Hradani). Pri vebesednih zemljepisnih imenih naeloma prevajamo obne sestavine, npr. imena: 1. drav (Zdruene drave Amerike, Nova Zelandija); 2. pokrajin (Spodnja Saka, Blinji vzhod, Nova kotska, Nova Anglija, Donski bazen); 3. delov kopnega (Nova Gvineja, Kanarski otoki, Velikononi otok, Ognjena zemlja, Sv. Helena Rt dobrega upanja, Apeninski polotok); 4. vod (Tihi ocean, Indijski ocean, Severno morje, Beringovo morje Zalivski tok Bengalski zaliv Rokavski preliv, Otrantska vrata, Mesinska oina, elezna vrata Ladoko jezero, enevsko jezero reka sv. Lovrenca Niagarski slapovi, Nilske brzice Sueki prekop; Prekop DonavaTisaDonava); 5. oblik zemeljskega povrja: gorovij, vzpetin, dolin, ravnin, planjav, puav (Srednjerusko viavje, Golanska planota, Bela gora, Skalne gore, Srednjesibirsko viavje, Panonska niina, Negevska puava); 6. nekaterih mest (Niji Novgorod, Frankfurt na Majni/Odri, eke Budjejovice); 7. cest, ulic, trgov, parkov: (Verdijevo sprehajalie (Corso Giuseppe Verdi), Goldonijev trg (Piazza Goldoni),Ulica Huga Wolfa (Hugo Wolf-Strasse), Elizejske poljane (Champs-lyses), Trafalgarski trg (Trafalgar Square), Montmartrska ulica (rue Montmartre), Rdei trg (Krasnaja pload), Peta avenija (Fifth Avenue), Vaclavski trg (Vclavsk nmsti), Luksemburki park (Parc de Luxembourg)); 8. objektov (Bela hia (White House), Slavolok zmage (Arc de Triomphe), Eifflov stolp (Tour Eiffel), Zimski dvorec (Zimnij dvorec)). Stvarna lastna imena obravnavamo podobno kot zemljepisna. Nekatera puamo nespremenjena (glasila, podjetja News Week, General Motors) Nekatera prevajamo; praviloma prevajamo imena umetnostnih del (Organizacija zdruenih narodov, Dunajski filharmoniki, Boanska komedija, Figarova svatba, Zajtrk na travi). Vasih ne prevajamo zaradi stilnega uinka.
21
3.2.3 LOILA
Loila omogoajo pravilno in smiselno branje ter razumevanje zapisanega besedila.
3.2.3.1 Pika
V skladenjski rabi piko piemo na koncu povedne enostavne ali zloene povedi. Je levostino loilo. Ne piemo je za besedilnimi enotami, kot so naslovi, napisi, podpisi, napisi pod slikami, enote v glavi dopisov, enote v seznamih in stolpcih ipd. Konno loilo se vedno ravna po naklonu glavnega stavka. e je glavni stavek v povednem naklonu, bo na koncu pika (Vpraal je, kdaj bo sestanek.). V neskladenjski rabi piko piemo za okrajavami (g., dr., itn., ipd., t. m., str., t. i., prim., gl., npr., tj., oz., t.), za vrstilnimi tevniki (5. toka, 2. izdaja, 8. 3. 1997, ob 8. uri, 60. leta), za loevanje ur in minut (7.15, 22.30, vendar 2230), za loevanje tisoic (45.339 ali 45 339 ne pa *45,339) in privzdignjeno pri mnoenju (8 4). e se poved kona z neskladenjsko piko, ni treba dodajati e skladenjske pike (Vrnila se je 10. 3. Varevalno knjiico lahko odprete v kateri koli poslovalnici Nove Ljubljanske banke d. d.).
3.2.3.2 Vpraaj
Vpraaj piemo na koncu vpraalne enostavne povedi (Kaj je vzrok za zamudo?), na koncu podredno zloene vestavne povedi, e je glavni stavek v vpraalnem naklonu (Ali lahko zakljuite delo prej, kot je bilo dogovorjeno?), in na koncu priredja, e je zadnji stavek neodvisno vpraanje (Vredno jo je preizkusiti, kajne?). Vpraaj je levostien.
3.2.3.3 Klicaj
Klicaj piemo na koncu vzklinih povedi; za podredjem, e to zahteva glavni stavek. Lahko stoji v pismih za nagovorom (Spotovani! Dragi gospod Putrih!) ali konnim pozdravom (Lep pozdrav! Lep konec tedna vam elim!). Tudi klicaj je levostino loilo. V nagovorih in pozdravih se klicaj uporablja vse manj. Moderneja oblika je pisanje z vejico, nadaljujemo pa v novi vrstici z malo zaetnico. Enako je s konnim pozdravom, ki se vse pogosteje pie z vejico. V tem primeru naziv podpisnika piemo z malo: S spotovanjem, organizator prodaje: Alojz Bevec
22
3.2.3.4 Vejica
Vejico piemo: A. Med prirednimi deli eno- ali vestavne povedi, e niso zvezani z vezalnim in, pa ter, stopnjevalnim ne ne, niti niti ali lonim ali, bodisi, oziroma. Obiajno piemo vejico pred prirednimi vezniki: protivnim a, pa, toda, ampak; vzronim saj, kajti, sicer; sklepalnim zato, zatorej, torej; pojasnjevalnim to je in pred drugim delom stopnjevalnega veznika ne samo ampak tudi, ne le temve tudi. Vejice torej ne piemo v naslednjih primerih: Akcija velja do 30. 8. oziroma do razprodaje zalog. Organizator ni odgovoren za spremembe zaradi vije sile niti za zamude prevoznih sredstev /.../ /.../ bodisi zaradi asa bodisi zaradi programa ... B. Med nadrednim in odvisnim stavkom Odvisni stavek je v vlogi stavnega lena (predmeta, prislovnega doloila vzroka, asa, kraja ...) loen od glavnega stavka z vejico. S podpisom potrjujemo, da smo seznanjeni s splonimi pogoji sodelovanja na sejmu. e se za tenis ne zanimate, imate na voljo igria za badminton. Na zalogi imamo vse, kar je potrebno za prijeten dopust. Iz podatkov, ki so nam jih poslali, je razvidno, koliko so plaali v lanskem letu. Pred primerjalnim veznikom kot/kakor in stopnjevalnim tako/kakor piemo vejico, e uvaja odvisnik z osebno glagolsko obliko. Pri plailu polonic v Pismu zaupanja vam bo banka zaraunala nijo provizijo, kot velja na bannih okencih. Pri plailu polonic v Pismu zaupanja vam bo banka zaraunala nijo provizijo kot na bannih okencih. Kadar sta v povedi dva (ali ve) priredna odvisna stavka, med njima vejice ne piemo. e posebej smo ponosni na balonarski festival, ki je pri nas potekal med 16. in 18. majem in ki postaja redna balonarska prireditev.
23
Zaenjajo tudi z gradnjo nove najsodobneje tabletne tovarne v Novem mestu, ki bo stala priblino sto milijonov mark in bo najveja Krkina naloba doslej. Kadar pride skupaj ve veznikov, med njimi ne piemo vejice. Piite nam, in e je le mogoe, se tudi oglasite. Vejice tudi ne piemo med vebesednimi vezniki: e da, zato ker, tako da, kljub temu da, medtem ko, zato da, prej ko, takoj ko, toliko da, ele ko, posebno ko. Takoj ko bomo seznanjeni s podatki, vas bomo prijavili. Medtem ko obiajna savna deluje na principu direktnega prenosa toplote (...), pa infrardea savna lahko prodre v tkivo kljub nijim temperaturam. Nai nartovalci imajo znanje in dolgoletno prakso pri sodobnem projektiranju kuhinje, tako da vam lahko izdelajo optimalne reitve. Preprian sem, da boste postali povsem drug lovek, potem ko boste podrobno prebrali to knjigo. C. Z vejico razmejimo polstavke, dostavke, razna dopolnila in pojasnila od preostale povedi. Vejica stoji na zaetku in na koncu takega vstavka. Andrej Jelenc, stanujo v Kopru, se strinja z ... Velika izbira izdelkov, primernih za vsakdanjo rabo, in daril za posebne prilonosti! Nudimo kvasno pivo, varjeno v bakrenih kotlih, ter druge alkoholne in brezalkoholne pijae. V nedeljo, 24. avgusta, se bodo lahko pomerili na dodatno urejenih igriih. lani AIESEC-a, mednarodne organizacije tudentov ekonomije, organizirajo sejem kadrovskih potencialov. Pristop, druba za komunikacijski menedment, d. o. o., organizira etrti simpozij o raziskovanju odnosov z javnostjo. Nae dopolnjeno naroilo je, upamo, prilo e ob pravem asu. e niste prejeli vseh strani, pokliite, prosim, tel. t. 4538 575. Neskladenjsko vejico piemo, e v seznamih navajamo ljudi najprej s priimkom in nato z imenom. Sicer v seznamih za kratkimi postavkami navadno ne piemo vejice. Dalje enakovredne sestavine loimo z vejico ali s podpijem in na koncu postavimo piko. e natevamo vsebinsko samostojne povedi (recimo sklepe v zapisniku), je med njimi pika. Vejico piemo med celim tevilom in decimalkami (5,39) ter vasih namesto presledka za oznaevanje milijonic (25,000.000, 00 SIT).
24
3.2.3.5 Podpije
Podpije povezuje dele povedi moneje kot vejica, a ibkeje kot pika. O tem sicer dvomijo; e pa je vendarle res, so popolnoma nemoni in prepueni lastni iznajdljivosti.
3.2.3.6 Dvopije
Dvopije piemo pri pojasnilih, zgledih, natevanju; med imenom avtorja in delom ipd. Kot vejica in podpije je tudi dvopije levostino.
3.2.3.7 Pomiljaj
V skladenjski rabi louje ali poudarja besedila; dvodelni pomiljaj louje vrinjeni stavek. Neskladenjski pomiljaj piemo namesto predlogov oddo, in sicer stino na obeh straneh (proga LjubljanaTrst; odsek Vinja GoraBi); kot alinejni pomiljaj ipd. Pomiljaj se izpie, e na tipkovnici hkrati pritisnemo tipko Ctrl in tipko za minus.
3.2.3.8 Vezaj
Je kraja rtica. Vee sorodne besedne zveze; navadno je stien (slovenskoangleki slovar, belo-modro-rdea zastava); nestien je, e se sklanjata oba dela (Alenka Peta - Mejak, Josip Murn - Aleksandrov, marje - Sap, Gozd - Martuljek). Vee tudi kratice in konna obrazila (RGL-a, BBC-ja) in sestavine tvorjenk (Cvitamin, TV-soba;100-letnica, 80-odstoten, pred- in posezonski, bio- in bibliografija). Zloenke tipa vzgojno-izobraevalen piemo z vezajem, e sta sestavini priredni (vzgoja in izobraevanje), ter skupaj, e je zveza podredna (civilnopraven iz civilno pravo).
3.2.3.9 Tri pike

Loilo je nestino, kadar kae na odprt konec povedi, in levostino, kadar pomeni nedokonano besedo.
3.2.3.10 Deljaj
Uporabljamo ga na koncu vrstice pri deljenju besed. Vendar se mu danes, ko besedila obiajno oblikujemo raunalniko, raje izognemo in besedo prenesemo v novo vrstico. e moramo deliti, pazimo, da je v obeh delih besed vsaj po en zlog in da sta oba dela izgovorljiva. tevilk in kratic ne delimo, prav tako ne loujemo tevilke in simbola za mersko enoto ob njej. e delimo besedo z vezajem ali pomiljajem, tega ponovimo v novi vrstici (rno- -bel, 100- -kilogramski).
25
3.2.4 PISANJE SKUPAJ, NARAZEN IN Z VEZAJEM

Predponska obrazila (ne..., post..., po...) piemo skupaj z osnovo: neavtohton, postmodernizem, podiplomski. Podredne zloenke piemo skupaj; izjemoma tudi narazen, e je drugi del slovenska beseda: video film, video instalacije videofilm, videoinstalacije multi-projekt multiprojekt mini katalog minikatalog tehno civilizacija tehnocivilizacija psiho-socialen psihosocialen info toka infotoka eko ola ekoola bio kmetijstvo biokmetijstvo
Skupaj piemo tvorjenke, kadar med njihove sestavine ne moremo postaviti in, torej pri podrednih zvezah pridevnika in samostalnika (zemljika knjiga zemljikoknjini, dravni zbor dravnozborski, civilno pravo civilnopravni, ribiko gojenje ribikogojitveni). e je prva sestavina zloenke rka, kratica ali tevilka, piemo vezaj; e je zaporedje obratno, piemo narazen in brez vezaja (C-vitamin, A4-format, hotel A-kategorije; vitamin C, format A4, hotel kategorije A). e si v besedilu neposredno sledita dve tvorjenki z isto sestavino, lahko to sestavino napiemo le enkrat, pri drugi besedi pa piemo vezaj (vzhodno- in junoevropski, do- in podiplomski). Skupaj ali narazen lahko piemo sklope s koli (kdorkoli, kdor koli) in im (imprej, im prej). tevnike lahko zapisujemo s tevkami (ciframi) ali z besedami (9876 ali devet tiso osemsto estinsedemdeset). Glavne tevnike do sto in stotice torej piemo skupaj, ostale glavne tevnike pa narazen. Skupaj piemo vrstilne, loilne in mnoilne tevnike ter tvorjenke iz tevnikov (dvanajsti, stoter, tisopetstokrat, sedemdnevni, dvoletni). Na obrazcih piemo tudi glavne tevnike skupaj.
26
3.3 OBLIKOSLOVJE 3.3.1 SAMOSTALNIKA BESEDA 3.3.1.1 Samostalniki mokega spola

Po vzorcu korak/koraka/koraku ... (1. m. sklanjatev) sklanjamo tudi moke samostalnike, ki se ne konajo na soglasnik (sluga/sluga/slugu, Marko/Marka/Marku, finale/finala/finalu, promile/promila/promilu, taksi/taksija/taksiju). Moke samostalnike na -a lahko sklanjamo tudi po 2. m. sklanjatvi (sluga/sluge/slugi, Miha/Mihe/Mihi); svojilni pridevnik iz takih samostalnikov delamo samo z mokim obrazilom -ov/ev (Jana/Janev, Miha/Mihov). Prilastek se ravna po 1. sklanjatvi (na delovodja/Pokliite naega delovodjo.). Nekateri samostalniki, ki se konajo na -i ali na -r, podaljujejo osnovo z j (taksija, Ketteja, Mostarja). Nekateri samostalniki imajo obe monosti, pri emer se vasih pomen razlikuje (okvirja - konkretni sam., okvira - abstraktni sam.; severa - Staneta Severja). Za glasovi c, , j, , in d namesto -ov ali -om rabimo -ev ali -em (s Francem/Francev, s stricem/striev, s Snojem/Snojev, z Blaem/Blaev). Enako velja za samostalnike srednjega spola. Sklanjanje samostalnika otrok v mnoini vasih povzroa teave. Pravilno je: otrci otrk otrkom otrke pri otrcih z otrki.
3.3.1.2 Samostalniki enskega spola

Neobiajen sklanjatveni vzorec imata samostalnika mati in hi (mati matere materi mater pri materi z materjo in hi here heri her pri heri s herjo) ter samostalnik gospa: ed.: gospa/gospe/gospe/gospo/pri gospe/z gospo; dv.: gospe/gospa/gospema/gospe/pri gospeh/z gospema; mn.: gospe/gospa/gospem/gospe/pri gospeh/z gospemi. enska imena, ki v imenovalniku nimajo konnice -a (Ines, Karmen, Lili), ostanejo v vseh sklonih nespremenjena. Enako velja za enske priimke (Iva Kos/Ive Kos; vendar Ana Troha/Ane Troha ali Ane Trohe).
3.3.1.3 Samostalniki srednjega spola

Nekatera zemljepisna imena na -sko/-ko (Dolenjsko, kotsko pridevnika srednja sklanjatev) se meajo z enskimi oblikami (Dolenjska, kotska); srednji spol
27
prevladuje v mestniku (na Dolenjskem, na kotskem). Temu primerno rabimo iz Dolenjske ali z Dolenjskega, iz kotske ali s kotskega). Pri dvojini se srednji spol rad izgublja; napano je uporabljati konnice mokega spola (*dva pisma, *dva vozila dve pismi, dve vozili). Pazimo tudi na oziralne zaimke pri srednjem spolu (pismo, na *katerega ste nas opozorili na katero).
3.3.1.4 Vebesedna poimenovanja

Dvojne priimke ter vzdevke piemo s stinim ali nestinim vezajem ali brez vezaja (Nada Vidmar-Ogrin, Nada Vidmar - Ogrin, Nada Vidmar Ogrin). Sklanjamo tako moko ime kot priimek; prav tako naziv (profesor Matej Dovan/profesorja Mateja Dovana). enskih priimkov ne sklanjamo. Stilistino je mogoe poimenovanje s svojilno obliko (ga. Zupanieva). e vebesedno poimenovanje sestoji iz besed, ki se ujemajo, sklanjamo vse besede (Veliko Mlaevo/Velikega Mlaevega, Grgarske Ravne/Grgarskih Raven). Izjema so tuja poimenovanja, pri katerih navadno sklanjamo samo zadnjo sestavino (New York/New Yorka, Buenos Aires/Buenos Airesa). Pri slovanskih imenih lahko sklanjamo oboje, seveda s slovenskimi konnicami (eke Budjejovice/ekih Budjejovic, Novi Pazar/Novega Pazarja).
3.3.1.5 Samostalniki zaimki

Ponovimo dajalnik, mestnik in orodnik nekaterih zaimkov: 1. kdo kdor nihe kdor koli kaj kar ni kar koli 3. komu komur nikomur komur koli emu emur niemur emur koli 5. pri kom pri komer pri nikomer pri komer koli pri em pri emer pri niemer pri emer koli 6. s kom s komer z nikomer s komer koli s im s imer z niimer s imer koli
Pravilno je proti emur, h komur, saj se predloga k in proti veeta z dajalnikom.
3.3.2 PRIDEVNIKA BESEDA

Glavne tevnike tipa pet navadno sklanjamo z glasovnimi konnicami (s petimi/z desetimi), vejih tevnikov pa ne sklanjamo s konnicami (s tiso ljudmi). V poslovno-uradovalnih besedilih tevnike navadno piemo s tevkami.
28
Nedolone tevnike na -o lahko sklanjamo na oba naina (s koliko/s kolikimi; po toliko letih/po tolikih letih), nedolone tevnike na soglasnik ali -i pa samo brez konnic (z nekaj/ve/dosti sodelavci; na ve raunalnikih, v dosti primerih). Doloni pridevniki ednine mokega spola imajo konnico -i. Izjema je nedoloni pridevnik majhen, ki ima dolono obliko mali. Po dolonem pridevniku se spraujemo z vpraalnico kateri, po nedolonem pa s kaken. Povratno svojilni zaimek svoj izraa lastnino osebka (Pisala je njeni heri : svoji heri. Garao so sezidali nasproti njihove stanovanjske hie : nasproti svoje stanovanjske hie). Vasih se zamenjuje dajalnika in mestnika konnica pridevnika. Pridevnik mokega in srednjega spola ednine ima v dajalniku konnico -u, v mestniku pa nielno konnico (komu ali emu : pri kom ali pri em naemu predstavniku : pri naem predstavniku).
3.3.3 POVEDEK (GLAGOL)

Ob glagolih premikanja rabimo namenilnik (kratki nedolonik): grem iskat, pridi pogledat, tekel je povedat. Ob naklonskih glagolih (morati, eleti, hoteti ...) ter faznih glagolih (zaeti, nadaljevati, prenehati ...) uporabljamo nedolonik (moramo prepisati, prenehali so delati). Glagoli na -sti/-sem ali -zem (prinesti/prinesem) tvorijo delenik na -sen (prinesen, nanesen, zanesen, vnesen, pomolzen, nagrizen). Zveza za + nedolonik ni knjina (*Imate kaj za dodati? *elite kaj za pojesti? > Imate kaj dodati? elite kaj pojesti?).
3.3.3.1 Trpnik (pasiv)

Trpnik je smiselno uporabljati, kadar je vrilec dejanja nepomemben ali samoumeven. Tako je trpnik pogost v znanstvenih besedilih. V pravnem in uradovalnem jeziku je nujen za brezosebno izraanje: Drave podpisnice so o vsem tem dolne obvestiti dravo, v kateri je bilo letalo registrirano. e se drave podpisnice v estih mesecih ne morejo dogovoriti o arbitranem postopku, se spor prenese na Mednarodno sodie pravice. Viina preivnine se odmeri glede na individualne ivljenjske razmere obeh partnerjev. Pritoba se zavrne.
29
Kadar je vrilec dejanja pomemben ali kadar bi bila raba trpnika nejasna, raje uporabimo tvorno obliko: Projekt je del druge faze programa Corine, ki je bil sprejet od Evropske komisije leta 1985. Bolje: /.../ ki ga je Evropska komisija sprejela leta 1985. Pogosta je napana raba trpnika s se. Napano: Pritobo se zavrne. Pravilno: Pritoba se zavrne. Osebek trpnega stavka (pritoba) mora biti namre v imenovalniku (kdo ali kaj se zavrne).
3.3.4 PREDLOG
Kadar pred samostalnikom v toilniku in mestniku rabimo predlog v, v rodilniku rabimo predlog iz (ivi v Kranju. Gre v Kranj. Prihaja iz Kranja). Kadar pred samostalnikom v toilniku in mestniku rabimo predlog na, moramo v rodilniku rabiti predlog s/z (ivi na Jesenicah. Gre na Jesenice. Prihaja z Jesenic.) Dva predloga lahko skupaj uporabimo samo, e za seboj zahtevata samostalnik v istem sklonu (*na in poleg parkiria > na parkirie in poleg njega).
3.4 SKLADNJA
Kadar je povedek zanikan, namesto toilnika rabimo rodilnik. Triposteljnih sob ne priporoamo, ker so premajne in neudobne. e je s fakturo kaj narobe, je nikar ne zadrujte pri sebi.
Oziralni zaimek kateri uporabljamo, ko govorimo o eni ali ve reeh izmed vejega tevila (sklep, s katerim se dovoli obnova postopka). Kateri je nujen, e bi bila oziralna zveza s ki nejasna in e stoji za predlogom (problemi, o katerih smo jih obvestili; merila, pri katerih vztrajajo; raun, katerega tevilko ste nam poslali). Sicer uporabljamo ki (standardi, *katere je doloil > standardi, ki jih je doloil). Pazimo, da veznika ki ne uporabljamo v ve zaporednih odvisnih stavkih.
30
Kadar uporabimo priredno zvezo dveh (ali ve) glagolov, samostalnikov ali predlogov, je treba paziti, ali za seboj zahtevata samostalnike razlinih sklonov. *Delo bo obsegalo svetovanje in informiranje zdravnikov. > (npr. )... svetovanje zdravnikom in njihovo informiranje. *vnos in pregled nad podatki > vnos podatkov in pregled nad njimi Zveze dveh samostalnikov tipa golf igrie, tenis klub, Medo bar, Hilton hotel, Lake District narodni park, GPS meritve (samostalnik v vlogi levega prilastka) niso slovenske. Pravilno je igrie za golf, teniki klub, Bar Medo, hotel Hilton, narodni park Lake District, meritve GPS. Napano je uporabiti dobesedno poimenovanje osebka ele zatem, ko smo e uporabili povedek, ki se nanaa nanj: *Potem ko je zbrala potrebno dokumentacijo, je ga. Alenka Bohori zaprosila za ... Potem ko je ga. Alenka Bohori zbrala potrebno dokumentacijo, je zaprosila za ...) *e ne upoteva svojih obveznosti, potnik odgovarja organizatorju za povzroeno kodo. e potnik ne upoteva svojih obveznosti, odgovarja organizatorju za povzroeno kodo.
31
3.5 IZRAZJE 3.5.1 SEZNAM USTREZNEJIH IZRAZOV

V seznam so uvreni razlini izrazi, ki so v poslovno-uradovalnih besedilih pogosto rabljeni napano. Slovarek je zelo omejen; v izdatnejo pomo so vam lahko pravopis in drugi jezikovni prironiki, navedeni v virih. celo > pomeni 'nerazdeljeno', 'nerazbito', 'nezmanjano' (celo jajce, cela plaa); Pravilno: ves dan, vse leto, ves oddelek. dogovoriti nekaj > dogovoriti se za nekaj/o neem (Dogovorili smo se za sestanek.) doivljenjska renta > dosmrtna renta gre > pripada (pripada mu status ...) gre se za > gre za nahajati se > biti, stati, leati ... (zemljia, ki so v teh kompleksih, ne *ki se nahajajo v teh kompleksih). napram > glede na pismen > pismen lovek, vendar pisna izjava, pisna pritoba pogoji > pogoji za vpis; sicer pa razmere, okoliine (delo v teavnih razmerah) pokazatelj > kazalec, kazalnik pokrivati > biti namenjen, pristojen za, zajemati, obsegati (Upravna enota obsega pet obin). popreen > povpreen predpostavljati > domnevati predstavljati (v pomenu biti) > biti, pomeniti (Poseben problem je zbiranje in vodenje evidenc.) prost > oproen (oproen takse) slede > naslednji, ta (po naslednjem/tem vrstnem redu) smatrati > meniti, misliti, domnevati, imeti za, teti za, obravnavati kot tevilen > pomeni 'izraen v tevilkah' (tevilni kazalnik); sicer piemo tevilen (tevilne vloge, tevilnost vlog) tekom/v teku dneva, tedna, meseca > ez dan, podnevi, ez teden, ez mesec ... upravljati s im > upravljati kaj (upravljanje sklada, kapitala ...) v izogib > da bi se ognili, da bi prepreili ... v kolikor > e 32
v konni fazi > nazadnje, navsezadnje, konno, naposled v mesecu februarju > februarja vsled > zaradi, zato vztrajati na > vztrajati pri (navodila, pri katerih vztrajajo). za razliko od > v primerjavi z, v nasprotju z ivljenjska nevarnost > smrtna nevarnost eljen, zaeljen > elen, zaelen (eleni podatki)
33
3.6 SLOG BESEDILA

Slog lahko oznaimo kot izbor danih sredstev jezika (zvrst, oblika, zgradba, izrazje). Izbor pa je odvisen od tega, kaj namerava tvorec besedila z njim dosei. Tvorci poslovno-uradovalnih besedil imajo seveda razline konkretne cilje; osnovni cilj pa je uinkovita komunikacija z naslovnikom. To lahko doseemo, e se ravnamo po glavnih naelih dobrega sloga, ki so: jasnost jedrnatost urejenost ustrezen ton ustrezno izrazje doslednost.
3.6.1 JASNOST
Naelo jasnosti e ne pomeni, da moramo razlagati na dolgo in iroko. Pogosto kraji, a natanneji izraz pove ve kot zapletena struktura. Pri pisanju si skuamo predstavljati, kako bo nae besedilo sprejel bralec. Bo razumel sporoilo? Kje bi lahko imel teave? Bi bila kaka beseda ali besedna zveza lahko dvoumna ali celo nerazumljiva? Izrazi naj bodo natanni in enopomenski. Jasno navedimo, kaj elimo od naslovnika. Namesto nenatannih izrazov (npr. ve se; odloeno je bilo; dogovorjeno je bilo; pred asom) zapiemo konkretne podatke. Zapletene, nejasne ubeseditve so lahko posledica tvorevega nerazumevanja, vasih pa celo prikrivanja stvarnosti ali poskus ustvarjanja napanega vtisa. Znebimo se praznih fraz, ki ne povedo ni. e vemo, o em govorimo, bomo znali to bralcu tudi razumljivo predstaviti.
3.6.2 JEDRNATOST
Pri pisanju si prizadevamo, da s im manj besedami povemo im ve. V poplavi nepotrebnih izrazov se bistvo sporoila izgubi ali celo napano razume. Ko napisano besedilo popravljamo, razmislimo, kaj bi se dalo ubesediti enostavneje ali celo izpustiti. Naslovnika ne bomo prepriali z gostobesednostjo in modnimi frazami, ampak z natannostjo in preprostostjo izraanja. Preidimo takoj k bistvu in se ne ponavljajmo, saj nihe nima asa in volje brati dolgih gostobesednih dopisov. e je le mogoe, naj dopis ne presega ene strani, podatke pa lahko dodamo v prilogah. Tako bo lahko naslovnik hitreje razumel namen sporoila in se odzval.
34
3.6.3 UREJENOST BESEDILA 3.6.3.1 Logina povezanost

Logina povezanost besedila (tudi sovisnost ali koherenca) je medsebojna povezanost posameznih delov (povedi, odstavkov) besedila. Obiajno pri pisanju besedil upotevamo nart uvod jedro zakljuek. V jedru tematiko razporedimo npr. hierarhino (po pomembnosti), asovno (po zaporednosti dogajanja), prostorsko (po priblievanju ali oddaljevanju od neke toke). Mogoe so tudi zastranitve, a jih moramo jasno nakazati, da se ne izgubi rdea nit besedila. S pomojo razlinih povezovalnih izrazov (konektorjev torej, vendar, kajti, sicer ipd.) bralca usmerjamo in vodimo skozi vsebinske enote.
3.6.3.2 Oblikovna urejenost

Besedilo naj bo urejeno tako oblikovno (lenjenje, odstavki) kot vsebinsko (logina povezanost). Drimo se narta uvod jedro zakljuek. Preglednice in seznami poveajo jasnost, jedrnatost in urejenost besedila. V seznamih lahko natevalne enote uvajajo: alinejni pomiljaji rke a) b) c) tevilke (vrstni red) 1. 2. 3.
Kadar seznam uvaja besedilo z dvopijem, ne piemo velikih zaetnic na zaetku posameznih natevalnih enot (alinej, postavk). Pri krajih postavkah ne piemo loil. e so dalje, piemo vejice ali podpija in na koncu piko. Kadar alineje vsebujejo cele stavke, se prvi stavek zane z malo, kona pa s konnim loilom. Naslednji stavki v isti alineji se zanejo z veliko. Zadnji stavek v alineji se zakljui s podpijem. Zadnji stavek v zadnji alineji se zakljui s piko. Natevani izrazi, tudi v obliki alinej, se morajo ujemati (sklon, glagolski vid, glagolniki/nedoloniki). Samostojne misli navajamo v loenih odstavkih: klasina oblika prva vrstica je umaknjena v desno (5 presledkov); med odstavki ni prazne vrstice; moderna oblika vse vrstice so levo poravnane, med odstavki pa pustimo eno vrstico prazno.
35
3.6.4 USTREZEN TON

Sporoilo izrazimo neposredno in neosebno, a vljudno. Z vljudnostjo ne pretiravajmo. Vasih je potreben hladen, brezoseben ton (opominjanje na neporavnane obveznosti), a nikoli ne bodimo nesramni ali preve ustveni. Kadar se moramo opraviiti ali zahvaliti, to storimo odkritosrno in neposredno. Dovolj je enkrat, ponavljanje je motee. Naslovniku bo ve pohvala, a le e je utemeljena in ne prepogosta, sicer bomo dosegli nasprotni uinek. Tudi duhovitosti ne spadajo v poslovna pisma. Tudi v manj formalnih besedilih (npr. elektronski dopis dobro znanemu naslovniku) ne smemo pozabiti na pravilno slovnico in vljuden ton.
3.6.5 USTREZNO IZRAZJE

Besedje v zbornih besedilih je zabeleeno v normativnem prironiku Slovar slovenskega knjinega jezika (SSKJ) ali njegovem dodatku Besedie. V SSKJ in SP so besede tudi oznaene z oznakami (kvalifikatorji), ki povedo, kako in na katerih podrojih se beseda uporablja. S hitrim razvojem modernega sveta pa se vsak dan pojavljajo novi predmeti in pojmi, ki jih je treba poimenovati. Pri tem si lahko pomagamo z novotvorjenimi besedami (rondo > kroie) in besednimi zvezami (acquis communautaire > evropski pravni red) ali pa uporabimo prevzeto besedo ali zvezo.
3.6.5.1 Prevzete besede

Prevzeto besedo uporabimo, e zanjo nimamo slovenske ustreznice in s tem obogatimo slovenski jezik (npr. aktualen). Pomembno je, da jo razumemo in da jo razume tudi bralec. Podomaimo jo v zapisu in izgovoru (manager > meneder). Prevzeta beseda naj ne bo sredstvo za poudarjanje razgledanosti in strokovnosti pisca. Dostikrat je domai izraz natanneji in razumljiveji. Nekaj primerov prevzetih izrazov in domaih ustreznic: bilateralno, multilateralno dvostransko, vestransko harmonizacija identificirati implementacija indikator integriranje uskladitev, usklajevanje doloiti, ugotoviti izvedba/izvajanje, uveljavitev/uveljavljanje, uvedba/uvajanje, uresniitev/uresnievanje kazalnik, kazalec vkljuevanje 36
kvaliteta monitoring prioriteta promovirati transparentnost trend
kakovost monitorstvo; opazovanje, spremljanje, nadzorovanje prednost, prednostna naloga uveljaviti, spodbujati razvidnost, preglednost, jasnost usmeritev, smernica, smer razvoja
3.6.5.2 Pestrost besedia

V uradovalnih besedilih dosledno uporabljamo enake strokovne izraze (termine) zaradi jasnosti in natannosti. Pri drugih izrazih je ponavljanje lahko motee (ponavljanje lenkov 'pa', 'tudi'; ponavljanje veznika 'ki' v zaporednih odvisnih stavkih; zaporedno zaenjanje povedi z 'Glede na' itn.). Tako besedno zvezo raje zamenjamo ali pa celotno ubeseditev spremenimo. Izjema so ustaljene formulacije, ki jih iz praktinih razlogov vedno znova ponavljamo, t. i. avtomatizmi (npr. zaetki in zakljuki dopisov). Te se lahko razirijo na celotno besedilo, ki ima izoblikovano ogrodje, vsebina pa se vsaki znova spremeni (modeli ali obrazci, npr. nakaznica, vabilo, pogodba). Taki vzorci so piscem v veliko pomo, saj se lae posvetijo vsebini besedila. Seveda je nujno, da so jezikovno kakovostni in da se z razvojem stvarnosti in jezika tudi ustrezno spreminjajo.
3.6.6 DOSLEDNOST
Kjer pravila slovnice ali pravopisa dopuajo dve ali ve monosti, se odloimo za eno in jo dosledno uporabljamo v celotnem besedilu. Dosledno uporabljamo iste strokovne izraze (termine), da ne bi prilo do dvoumnosti. Nekaj primerov: Evropska unija : Evropska zveza : EU : Unija Republika Slovenija, Ministrstvo za kulturo : Ministrstvo RS za kulturo : Ministrstvo za kulturo RS : Ministrstvo za kulturo Phare, Eionet, Ispa : PHARE, EIONET, ISPA institucija, instrument : intitucija, intrument im bolj, im ve itn. : imbolj, imve itn. kjer koli, kdor koli itn. : kjerkoli, kdorkoli itn.
Doslednost velja tudi za izbrane oblike rk, odstavkov, naslovov, tevilenja ipd. e je mogoe, se istih jezikovnih in oblikovnih reitev drimo v vseh svojih besedilih ali celo v besedilih celotne organizacije (po dogovoru z vsemi zaposlenimi). S tem si olajujemo delo in ustvarjamo pozitivno podobo svoje organizacije.
37
4. Poslovno-uradovalna besedila
Nekatere vrste poslovno-uradovalnih besedil so: cenik, dobavnica, dopis, izjava, izkaznica, katalog, nalog, navodilo, obvestilo, odloba, opomin, oglas, pogodba, potrdilo, pravilnik, prospekt, pronja, raun, sklep, sprievalo, vabilo, vloga, vpraalnik, zapisnik, zavarovalna polica itn. Vsaka od njih ima svoje zakonitosti, ki jih mora pisec na posameznem podroju dobro poznati. Tovrstno pisno sporazumevanje je sestavljeno iz elementov celostnega izgleda organizacije in vsebinskega, pisnega dela. Celostna pisna podoba organizacije vkljuuje naziv organizacije, logotip, obliko dopisov, vizitk, oglasov, predstavitvenih publikacij ipd. Logotip organizacije je poleg naziva najpomembneji za prepoznavnost podjetja. Izbira oblike, rk in barv je temeljna za uveljavitev blagovne znamke. Logotip uporabljamo na izdelkih, igih in pri vsej notranji in zunanji pisni dokumentaciji (dopisi, ovojnice). Vizitka s svojo obliko predstavlja tako zaposlenega kot organizacijo in kae njeno verodostojnost, urejenost in domiselnost. Velikost vizitke je najve 8,5 x 5,5 cm. Oblikuje naj jo oblikovalec, ki je zasnoval celostno podobo podjetja. Vsebovati mora: ime in priimek; strokovni naziv in delovno mesto nosilca (oboje ali vsaj strokovni naziv); logotip organizacije v znailnih barvah; naslov organizacije, telefonsko tevilko, tevilko faksa, elektronski naslov. Vsebuje lahko tudi tevilko prenosnega telefona in internetni naslov organizacije. V zadnjem asu se na vizitkah pojavljajo tudi slogani kot popestritev in predstavitev podjetja ali celo fotografija nosilca. Poslovni dogovori temeljijo na poslovnih in uradovalnih dopisih. Ti morajo biti enotno oblikovani, po monosti s predoblikovano glavo z logotipom, nogo in standardizirano obliko. V nadaljevanju si bomo ogledali znailnosti poslovnega in uradovalnega dopisa ter nekatere njune stalne oblike.
38
4.1 POSLOVNI DOPISI

Dopisi so natisnjeni na papirju formata A4. Oblike poslovnih dopisov so razline. Vsaka drava ima svoj predpis, ki ga podjetja prilagodijo svoji celostni podobi. V Sloveniji ni enotnega predpisa za obliko poslovnega dopisa. Pri postavitvi se zgledujemo po nemkem ali amerikem vzorcu. Monika Kalin Golob je strnila tradicionalno in moderno (raunalniko) prakso v predlogu za standardizacijo dopisa (2003: 6568). Vsako podjetje bi si moralo izoblikovati enotno postavitev dopisa. Osnova oblikovanja dopisa je postavitev robov: levo naj bo dopis odmaknjen od roba 40 mm, ker je ta irina potrebna pri spenjanju za arhiviranje v mape. Zgoraj in spodaj naj bo odmik od roba papirja 30 mm, desno pa vsaj za 20 mm. Izbrano obliko shranimo v raunalnik in jo uporabljamo pri vseh dopisih.
39
4.1.1 SESTAVNI DELI IN OBLIKA POSLOVNEGA DOPISA
Predoblikovana glava podjetja
Kraj in datum (Znak dopisa) Glava naslovnika
Naslov
Jedro dopisa
Zakljuni pozdrav Podpisnik 2 (Priloge) (V vednost) Podpisnik 1
40
4.1.1.1 Glavi dopisa

Na vrhu dopisa je levo poravnana glava poiljatelja. V podjetjih je obiajno enotno oblikovana in shranjena v raunalnikih ali e natisnjena na papirju. Centera, d. o. o. Brodie 17 1236 Trzin tel.: 01 562 30 51 faks: 01 562 30 51 e-naslov: info@centera.com splet: www.centera.com Pod predoblikovano glavo podjetja levo poravnano piemo glavo naslovnika: Etal, d. o. o. mag. Peter Novak Vojkova 11 5210 Deskle ali Mag. Peter Novak Etal, d. o. o. Vojkova 11 5210 Deskle
Desni primer uporabimo, e elimo, da gre pota neposredno v roke naslovni osebi. Naslovni osebi piemo znanstveni naziv, e ga uporablja tudi sama. Glavo dopisa piemo z malimi rkami; veliko zaetnico imajo samo lastna imena in prva beseda v glavi. Potna tevilka in kraj sta zapisana z razmikom med vrsticami, e uporabljamo ovojnice z okenci.
4.1.1.2 Kraj in datum ter oznaka dokumenta

Kraj in datum piemo pod glavo poiljatelja na desni strani. Upotevamo pravopisna pravila: Napano: Ljubljana, dne 12. 2. 2005 Ljubljana,12.2.2005 Ljubljana, 2. 02. 2005 Pravilno: Ljubljana, 12. 2. 2005
e je potreben e dokumentacijski del, ga piemo levo ali desno poravnano pod kraj in datum: Ljubljana, 12. 2. 2005 ifra: 123/456 ali Ljubljana, 12. 2. 2005 Na znak: FL
41
4.1.1.3 Naslov dopisa

Naslov sledi glavi naslovnika s presledkom nekaj vrstic (presledek je lahko veji pri zelo kratkih dopisih). Naslov je poravnan na levo, piemo pa ga z veliko zaetnico. Naini naslavljanja so trije: a) nagovor naslovnika b) poimenovanje s splono oznako Zadeva: c) ime dopisa. Vedno uporabimo samo en naslov. e smo napisali Zadeva: Ponudba, torej ne dodajamo e Spotovani! a) Nagovor naslovnika Spotovani; Spotovani gospod Meja; Spotovana gospa Kavi; Spotovani gospod dr. Tome; Spotovani gospod profesor Kranjc; Spotovana gospa dr. Alenka Poljanec Napano je naslavljanje enske s Spotovana, ker je oblika za vikanje mokega spola. Torej je pravilno Spotovani! ali Spotovana gospa Mihevc. Gospod in gospa v naslovu se ne kraja. Med naslovom in vsebino je ena vrstica presledka. Za naslovom postavimo klicaj ali vejico. Za klicajem piemo veliko zaetnico, za vejico pa malo: Spotovani, v prilogi vam vraamo ... b) Zadeva Zadeva: Ponudba Zadeva: Vrailo rauna Zadeva: Dobropis za zahtevek 601-02 Piemo dvopije in veliko zaetnico pri naslovu zadeve. Konnega loila ni. Naslov naj bo kratek in jedrnat. Celotno vrstico lahko poudarimo s krepkim tiskom. Ne uporabljamo samih velikih rk. c) Ime dopisa Kot naslov lahko zapiemo vrsto dokumenta: Vabilo, Obvestilo, Zapisnik, Pooblastilo, Pogodba, Aneks, Poziv ipd. Konnega loila ni, vsebino dopisa zanemo z veliko zaetnico. Spotovani! Sporoamo vam, da bo ...
42
4.1.1.4 Jedro dopisa

Besedilo sestavljamo v zaporednih stopnjah: zamisel, razporeditev in ubeseditev. Pri vseh stopnjah moramo imeti pred omi namen dopisa kaj elimo z njim dosei pri naslovniku. Zamisel Odloimo se, katero snov bomo vkljuili, in poiemo potrebne podatke. Zabeleimo si bistvene sestavine v obliki opornih tok in tem doloimo vrstni red. Razporeditev Izbrano gradivo razporedimo v uvod, jedro in zakljuek. Uvod je kratek in neposredno napove razlog in namen dopisa. V poslovnih besedilih je dovoljena veja domiselnost kot v uradovalnih, saj je treba vzbuditi bralevo pozornost, od katere je pogosto odvisna uspenost posla. Jedro vsebuje natanneje podatke in pojasnila. e elimo obdrati bralevo pozornost, se izogibajmo puhlicam, ponavljanjem in nepomembnim podrobnostim. Zakljuek na kratko povzame vsebino in naa priakovanja. Z njim lahko poudarimo glavni namen pisma, vendar z drugimi besedami. Ubeseditev Misli in podatke jezikovno oblikujemo v besedilo. Pri tem upotevamo pravopisna in slovnina pravila ter naela dobrega sloga. Posamezne smiselne razdelke besedila strnemo v odstavke. Glavno misel izrazimo v prvem (redkeje v zadnjem) stavku, drugi stavki pa to misel pojasnjujejo ali utemeljujejo (en odstavek, ena glavna misel). Konni pregled Ko besedilo sestavimo, ga ponovno kritino pregledamo. Ali njegova vsebina resnino ustreza namenu, ki ga elimo z dopisom dosei? Je pregledno, jasno, prepriljivo? Ni preve ali premalo vljudno? Besedilo pregledamo s rkovalnikom, ki pa zazna predvsem pisne napake (lapsuse), medtem ko moramo loila in slovnico preveriti sami. e je mogoe, naj dopis pregleda e kdo drug, saj lastnih napak pogosto tudi ob natannem pregledu ne opazimo. Besedila, namenjena za objavo, naj pregleda strokovnjak (lektor).
43
4.1.1.5 Zakljuni pozdrav

Sporoilo konamo z ustaljenim pozdravom ali z zakljunim stavkom. a) Pozdrav S spotovanjem (e nismo dopisa e naslovili s Spotovani) Lep pozdrav; Lepo vas pozdravljam(o) Izjemoma tudi: Z odlinim spotovanjem V manj formalnih, zlasti elektronskih dopisih, si lahko dopustimo tudi nekaj ve ustvarjalnosti odvisno od naega odnosa do naslovljenega: Lep dan vam/ti elim; Prijetne praznike; Uspeen zaetek tedna ipd. b) Zakljuni stavek Upam, da bomo uspeno sodelovali, in vas lepo pozdravljam. Z eljo po dobrem sodelovanju vas lepo pozdravljamo. Zahvaljujemo se za povpraevanje in Vas v priakovanju odgovora lepo pozdravljamo. Za odgovor se vam najlepe zahvaljujemo in vas lepo pozdravljamo. Hvala za razumevanje in lepo pozdravljeni! Hvala za sodelovanje in lep pozdrav. V upanju, da je ponudba za Vas zanimiva, priakujemo Vae naroilo. Prevljudno: e vnaprej se Vam zahvaljujemo za razumevanje in Vas najlepe pozdravljamo. Pozdrav ali zakljuni stavek konamo s piko, klicajem, vejico ali celo brez loila. Najustrezneja je vejica. Pri tem pazite na ustrezno zaetnico podpisa: Lep pozdrav, / Lep pozdrav direktor Andrej Kopa Lep pozdrav. / Lep pozdrav! Direktorica Lea Jane
44
4.1.1.6 Podpisnik
Podpisnika navajamo pod pozdrav. Odgovorna, nadrejena oseba je navedena desno, morebitni drugi podpisnik (podrejena oseba ali oseba, ki je pripravila dopis) pa levo. e je podpisnik samo eden, je naveden na desni strani. Nainov pisanja je ve: Toma Novak, organizator prodaje Toma Novak organizator prodaje Organizator prodaje: Toma Novak Organizator prodaje Toma Novak
Lastnoroni podpis je lahko nad ali pod navedbo podpisnika ali celo med navedbo funkcije ter imenom in priimkom: Toma Novak, organizator prodaje Organizator prodaje: Toma Novak Organizator prodaje: Toma Novak Tako lastnoroni podpis in kot morebitni ig ne smeta prekrivati navedbe podpisnika in lastnoronega podpisa. Naziv funkcije naj se ujema s spolom: Milena Potokar, kadrovska referentka Katja Hribar, koordinatorica nabave
Akademski naziv piemo pred imenom, strokovni pa za imenom in z vejico: Dr. Martin Kralj Janja Steblovnik, dipl. ekon.
45
4.1.1.7 Priloge / V vednost

Pod podpisnikom levo navedemo priloge. e smo priloge dovolj jasno opisali e v besedilu, jih ni treba spodaj navajati e enkrat. Priloge natejemo v vrsticah z alinejnimi pomiljaji, loil ni. Postavke (alineje) zaenjamo z malo zaetnico, razen e so lastna imena. Priloga: dobropis Prilogi: prospekt ponudba Priloge: povabilo k oddaji ponudbe JR: 350-037-137-04 z dne 29. 11. 2004 obrazec garancije za resnost ponudbe obrazec izjave banke za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti Navedemo lahko tudi, komu je bil dopis izroen ali poslan (Poslano:, V vednost:, Dostaviti:). Natevalne enote morajo biti v pravilnem sklonu. Ker so enote kratke, loila niso potrebna. V vednost: FRS Poslano: kandidatu tajnitvu arhivu
46
4.2 URADOVALNI DOPISI

Oblika uradovalnih dopisov in drugih besedil v slovenski upravi je zelo natanno doloena v Standardih celostne podobe dravne uprave. Ti so v obliki osnutka objavljeni na spletnih straneh Ministrstva za javno upravo, veljati pa naj bi zaeli v kratkem. Na naslednjih straneh si oglejmo, kakne so njihove zahteve za pisanje nekaterih dokumentov in predlagane vzorce. ___________________________________________________________________
DOKUMENTI ZA SPLONO POSLOVANJE

Med dokumente za splono poslovanje sodijo dopisi, splona vabila, sploni zapisniki, pogodbe. Gre za navadno kraja besedila. Dopis je definiran kot kraje uradno ali poslovno sporoilo. E-dopis je kraje sporoilo, poslano po elektronski poti. Splono vabilo je pisno izraena oziroma sporoena elja nekomu, da kam pride ali se nasploh esa udelei. Je tisto sporoilo, ki vabi. Sploni zapisnik je zapis o poteku kakega dogodka, na primer sestanka. Pogodba je sporazum, soglasje glede kakih doloil ali obveznosti.
DOPIS
Dopise se pie v rkopisu arial. Dopis se natisne na dopisni list, ki ima e vnaprej natisnjen simbol in logotip organa dravne uprave v glavi dokumenta ter dodatne podatke (sede organa, telefonska tevilka, tevilka telefaksa, naslov spletne strani, e-potni naslov) v nogi dokumenta. Dopusti se tudi, da se dopis natisne neposredno iz predloge z barvnim tiskalnikom. Glava in noga dokumenta sta praviloma vebarvna, dopusti pa se tudi enobarvno razliico (rno-belo, sivo) v primeru enobarvne aplikacije. Po navedbi simbola in logotipa, ki jima sledi vodoravna linija, je treba pustiti eno vrstico prazno, v novo pa se kot v stavku napie ifra:, potem se pusti en prazen prostor in se v nadaljevanju napie ifro dokumenta. V ifro se ne sme vkljuiti signirnega znaka. Pod ifro se v novo vrstico napie Datum:, se spet pusti en prazen prostor in se v nadaljevanju napie datum, ko je dopis nastal. Po datumu se pusti tri vrstice
47
prazne, v novo pa se napie podatke o naslovniku. Najprej se napie ime in priimek, v novo vrstico se napie ulica in hina tevilka in spet v novo potna tevilka in kraj. Ime in priimek naslovnika se opremi e z morebitno okrajavo znanstvenega naslova osebe. e se hkrati navajata oseba in institucija, potem se najprej navede ime in priimek osebe, v novi vrstici naziv institucije, nadalje pa sledi naslov. Po navedbi kraja se pusti tiri vrstice prazne, v novo pa se napie Zadeva:, se pusti en prazen prostor, nato pa se krepko napie naslov zadeve. Prva beseda naslova zadeve se zane z veliko tiskano rko, kot v stavku. Kadar se dopis navezuje na drug predhoden konkreten dokument, se pod zadevo napie Zveza:, potem se pusti en prazen prostor in nato sledi vaa ifra, se dopie ifro dokumenta, na katerega se dopis navezuje, poleg se dopie z dne in se doda datum dokumenta, na katerega se dopis navezuje. Potem se pusti dve vrstici prazni in se v novo zapie besedo Spotovani,. Prazno se pusti e eno vrstico, nadalje pa se v novi vrstici z malo tiskano rko nadaljuje s pisanjem vsebine dopisa. Po koncu besedila se pusti dve vrstici prazni, v novo pa se napie besedilo v odzdrav oziroma zakljuek, kot je na primer Prijazen pozdrav.. Za vse zakljuke velja naelo izmenjave. e se dokument zane s Spotovani, potem se v zakljuku ne sme napisati S spotovanjem, ampak kaj drugega, kot je prijazen pozdrav, lep pozdrav in podobno. Potem se spet pusti dve vrstici prazni, v novo pa se levo poravnano napie Pripravil:. Potem se v novo vrstico napie ime in priimek osebe, ki je dopis pripravila, sledi vejica, v novo vrstico pa se z malo zaetnico napie naziv osebe oziroma poloaj, e gre za najviji upravni menedment. Ime in priimek se dopolni z morebitnim znanstvenim naslovom, ki se ga v tem primeru, ko sledi za dvopijem, pie z malo zaetnico. Oseba, ki dopis pripravi, se lastnorono podpie pod navedbo imena in naziva oziroma poloaja. Potem se pusti tri vrstice prazne, nato pa se v novo desno poravnano napie ime in priimek odgovorne osebe, sledi vejica, nato pa se v novo vrstico napie naziv oziroma poloaj odgovorne osebe. Ime se opremi z morebitnim znanstvenim naslovom, ki pa se ga v tem primeru pie z veliko zaetnico, saj gre za zaetek povedi. Odgovorna oseba se lastnorono podpie nad navedbo svojega imena. Na sredini spodaj pod navedbami imen se odtisne ig organa. e je dopis pripravila odgovorna oseba, potem se ne pie posebej, kdo je dopis pripravil, ampak se odgovorna oseba samo podpie na desni strani, tako kot je navedeno zgoraj. Pod navedbo naziva oziroma poloaja odgovorne osebe se pusti dve vrstici prazni, v novo pa se levo poravnano napie Priloge:. V novo vrstico se napie alinejni pomiljaj, se naredi en presledek, potem pa se nateje priloge. Potem se pusti eno vrstico prazno, v novo pa se na podoben nain kot priloge navede, komu je bil dokument poslan. Kategoriji priloge in poslano se pieta po predpisanem vrstnem redu, in sicer najprej priloge in nato poslano. Morebitno pisarniko odredbo v zvezi z odpravo se napie na koncu dokumenta. Samo prva stran dokumenta se natisne na papir z glavo, vse ostale pa na navaden bel papir. Prva stran dokumenta nima oznabe strani, vse naslednje pa imajo strani oznaene v desnem spodnjem kotu. Dokument ne sme vsebovati znaka kakovosti. Pravila niso zavezujoa za dokumente, katerih obliko doloa Zakon o tajnih podatkih [ZTP, Uradni list RS, t. 87/2001]. Spodaj je naveden vzorni primer dopisa. Bistvo vzornega primera je doloiti obliko dokumenta in ne njegove vsebine.
48
g ifra: Datum:
Ime Priimek Naziv institucije Ulica hina tevilka 0000 Kraj
Zadeva: Celostna podoba dravne uprave Zveza: vaa ifra 03-15/2002 - 3 z dne 7. 11. 2002 Spotovani, vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila vsebina sporoila. Prijazen pozdrav. Pripravil: mag. Ime Priimek, svetovalka I (lastnoroni podpis) (lastnoroni podpis) Dr. Ime Priimek, minister ig organa Priloge: vsebina, vsebina. Poslano: vsebina.
49
E-dopis
Kadar si zaposleni med seboj ali pa navzven poiljajo uradna elektronska sporoila, ki se jih zavaja v uradne raunalnike baze podatkov, se morajo ravnati po spodaj navedenih navodilih. Izbran rkopis je arial CE v velikosti 11 pik. Pisava v primeru elektronskega sporoanja odstopa od sicer predpisane, saj arial v elektronski poti ne pozna umnikov in . Besedilo se obojestransko poravna. E-dopis je sporoilo, ki izjemoma ne vsebuje simbola in logotipa organa dravne uprave. Vsebuje pa ju dokument, ki ga morebiti v sporoilo pripnemo. E-dopis tudi ne vsebuje kategorij, kot je pripravil, poslano ipd.. Ob koncu se podpie le sporoevalec. Podobno kot pri navadnem dopisu se najprej izpie ifro dokumenta in v novi vrstici datum. Potem se pusti tiri vrstice prazne, nadalje pa se tako kot pri klasinem dopisu izpie zadeva in zveza. Potem se pusti dve vrstici prazni, v novi pa sledi sporoilo. Vsako sporoilo se zane z nagovorom Spotovani, (tudi e nagovorimo osebo enskega spola), potem se pusti eno vrstico prazno, v novo pa se zane pisati besedilo sporoila. Po koncu sporoila se pusti dve vrstici prazni, v novo pa se levo poravnano napie Prijazen pozdrav. ali kaken drug izbran zakljuek. Potem se spet pusti dve vrstici prazni, v novo pa se levo poravnano napie ime in priimek sporoevalca, sledi vejica, v novi vrstici pa naziv oziroma poloaj te osebe, e gre za najviji upravni menedment. Ime in priimek se opremi z morebitnim znanstvenim naslovom osebe. V elektronskem sporoilu se ne uporablja velikih tiskanih rk. Izjema so kratice. Uradnih dokumentov se ne prilepi v sporoilo, ampak se jih k sporoilu pripne s priponko. Spodaj je naveden vzorni primer e-dopisa s priponko. Bistvo vzornega primera je doloiti obliko dokumenta in ne njegove vsebine.
50
ifra:
Datum:
Zadeva: Celostna podoba dravne uprave Zveza: vaa ifra 03-15/2002 - 3 z dne 7. 11. 2002
Spotovani, vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina? Prijazen pozdrav. Ime Priimek, podsekretar vsebina vsebina vsebina vsebina
OSNUTEK 4.doc
SPLONO VABILO
Splono vabilo se pie v rkopisu arial. Splono vabilo se tudi natisne na dopisni list, ki ima vnaprej natisnjen simbol in logotip v glavi dokumenta ter druge podatke v nogi dokumenta ali pa se ga natisne neposredno iz predloge z barvnim tiskalnikom. Glava in noga dokumenta sta praviloma vebarvna, dopusti pa se tudi enobarvno razliico (rno-belo, sivo), e gre za enobarvno aplikacijo. Po navedbi simbola in logotipa, ki jima sledi vodoravna linija, je treba pustiti eno vrstico prazno, v novo pa se kot v stavku napie ifra:, potem se pusti en prazen prostor in se v nadaljevanju napie ifro dokumenta. V ifro se ne sme vkljuiti signirnega znaka. Pod ifro se v novo vrstico napie Datum:, se spet pusti en prazen prostor in se v nadaljevanju napie datum, ko je splono vabilo nastalo. Po datumu se pusti tri vrstice prazne, v novo pa se napie podatke o naslovniku. Najprej se napie ime in priimek, v novo vrstico se napie ulica in hina tevilka in spet v novo potna tevilka in kraj. Ime in priimek naslovnika se opremi e z morebitno okrajavo znanstvenega naslova osebe. e se hkrati navajata oseba in institucija, potem se najprej navede ime in priimek osebe, v novi vrstici naziv institucije, nadalje pa sledi naslov. Po navedbi kraja se pusti tiri vrstice prazne, v novo pa se napie Zadeva:, se pusti en prazen prostor, nato pa se krepko napie naslov zadeve. Prva beseda naslova zadeve se zane z veliko tiskano rko, kot v stavku. Potem se pusti dve vrstici prazni in se v novo
51
zapie besedo Spotovani,. Prazno se pusti e eno vrstico, nadalje pa se v novi vrstici z malo tiskano rko nadaljuje s pisanjem vsebine splonega vabila. Potem se spet pusti eno vrstico prazno, v novo pa se krepko napie Vabljeni:. V novo vrstico se napie alinejni pomiljaj in se dopie ime in priimek vabljene osebe. Imena in priimke preostalih vabljenih se pie vsakega v svojo novo vrstico in se jih tudi oznai z alinejnim pomiljajem. e je seznam oseb dolg in bi alinejno natevanje pomenilo preveliko porabo prostora, se dopusti navajanje imen v vrsti, loeno z vejico. Po navedbi zadnjega imena se pusti eno vrstico prazno, nato pa se v novo krepko napie Dnevni red: in se po tokah navede predvidene teme. Vsako toko se napie v novo vrstico, oznai pa se jo z arabskimi tevilkami od 1 naprej. Po zadnji toki se pusti dve vrstici prazni, v novo pa se napie Prijazen pozdrav.. Spet se pusti dve vrstici prazni, v novo pa se levo poravnano napie Pripravil:. Potem se v novo vrstico napie ime in priimek osebe, ki je vabilo pripravila, sledi vejica, v novo vrstico pa se z malo zaetnico napie naziv oziroma poloaj osebe, e gre za najviji upravni menedment. Ime in priimek se dopolni z morebitnim znanstvenim naslovom, ki se ga v tem primeru, ko sledi za dvopijem, pie z malo zaetnico. Oseba, ki vabilo pripravi, se lastnorono podpie pod navedbo imena in naziva oziroma poloaja. Potem se pusti tri vrstice prazne, nato pa se v novo desno poravnano napie ime in priimek odgovorne osebe, sledi vejica, nato pa se v novo vrstico napie naziv oziroma poloaj odgovorne osebe. Ime se opremi z morebitnim znanstvenim naslovom, ki pa se ga v tem primeru pie z veliko zaetnico, kot v stavku. Odgovorna oseba se lastnorono podpie nad navedbo svojega imena. Na sredini spodaj pod navedbami imen se odtisne ig organa. e je vabilo pripravila odgovorna oseba, potem se ne pie posebej, kdo je vabilo pripravil, ampak se odgovorna oseba samo podpie na desni strani, tako kot je navedeno zgoraj. Morebitno pisarniko odredbo v zvezi z odpravo se napie na koncu dokumenta. Samo prva stran dokumenta se natisne na vnaprej natisnjen dopisni list, vse ostale pa na navaden bel papir. Prva stran dokumenta nima oznabe strani, vse naslednje pa imajo strani oznaene v desnem spodnjem kotu. Dokument ne sme vsebovati znaka kakovosti. Pravila niso zavezujoa za dokumente, katerih obliko doloa Zakon o tajnih podatkih [ZTP, Uradni list RS, t. 87/2001].
52
ifra: Datum:
Ime Priimek Ulica hina tevilka 0000 Kraj
Zadeva: Vabilo na sestanek glede priprave prironika celostne podobe Spotovani, sledi besedilo vabila vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina. Vabljeni: Ime Priimek, Ime Priimek, Ime Priimek, Ime Priimek, Ime Priimek. Dnevni red: 1. vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina 2. vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina 3. vsebina vsebina vsebina Prijazen pozdrav. Pripravil: Ime Priimek, svetovalka I (lastnoroni podpis) (lastnoroni podpis) Ime Priimek, naelnik ig organa
53
SPLONI ZAPISNIK
Sploni zapisnik se pie v rkopisu arial. Na vrhu splonega zapisnika mora biti sredinsko poravnano natisnjen simbol, pod njim pa logotip organa dravne uprave. Logotip je sestavljen iz napisa Republika Slovenija v prvi vrstici, pod njim v drugi vrstici pa se nahaja krepak napis z nazivom organa. Oba napisa tvorijo velike tiskane rke. Pod naziv organa je treba navesti dodatne podatke. Najprej se navede naslov organa, hino tevilko in kraj. V novo vrstico pa se navedejo podatki o telefonski tevilki, telefaksu, naslov spletne strani in e-potni naslov organa. Po navedbi dodatnih podatkov je treba pustiti tri vrstice prazne, v novo pa se kot v stavku napie ifra:, potem se pusti en prazen prostor in se v nadaljevanju napie ifro dokumenta. V ifro se ne sme vkljuiti signirnega znaka. Pod ifro se v novo vrstico napie Datum:, se spet pusti en prazen prostor in se v nadaljevanju napie datum, ko je sploni zapisnik nastal. Po datumu se pusti tiri vrstice prazne, v novo pa se napie naslov dokumenta, torej Z A P I S N I K. Naslov se napie krepko z velikimi tiskanimi rkami v velikosti 14 pik. Naslov se sredinsko poravna. Pomembno je, da se v naslovu med posameznimi rkami naredi en presledek. Po naslovu se pusti dve vrstici prazni v novi pa sledi besedilo zapisnika. Najprej se krepko napie Dogodek:, potem se naredi en presledek, nato pa se dopie, za katero vrsto dogodka gre (na primer sestanek o tem in tem, kolegij, seja ta in ta). Vrsta dogodka se pie z malo zaetnico, razen e se vkljui lastno ime. Potem se pusti eno vrstico prazno, v novo pa se krepko napie Vabljeni:. V novo vrstico se napie alinejni pomiljaj in se dopie ime in priimek vabljene osebe. Imena in priimke preostalih vabljenih se pie vsakega v svojo novo vrstico in se jih tudi oznai z alinejnim pomiljajem. e je seznam oseb dolg in bi alinejno natevanje pomenilo preveliko porabo prostora, se dopusti navajanje imen v vrsti, loeno z vejico. Po navedbi zadnjega imena se pusti eno vrstico prazno, nato pa se v novo krepko napie Prisotni: in se tako kot pri vabljenih navede imena in priimke oseb, ki dogodku prisostvujejo. Po navedbi zadnjega imena se spet pusti eno vrstico prazno, v novo pa se krepko napie Odsotni: in se tako kot pri vabljenih in prisotnih navede imena in priimke oseb, ki so bile povabljene, a se dogodka niso udeleile. Spet se pusti eno vrstico prazno, v novo pa se krepko napie Dnevni red: in se po tokah navede na dogodku obravnavane teme. Vsako toko se napie v novo vrstico, oznai pa se jo z arabskimi tevilkami od 1 naprej. Po zadnji toki se pusti eno vrstico prazno, v novo pa se krepko napie Pripombe k dnevnemu redu:. Besedilo pripomb se zane pisati v novo vrstico. Potem se pusti eno vrstico prazno, nato pa se v novo zane po tokah iz dnevnega reda pisati natanen zapis o poteku dogajanja. Zapis k posamezni toki se napie v novo vrstico. Med zapisi k posamezni toki se pusti ena vrstica prazna. e je bil v okviru posamezne toke dnevnega reda sprejet kaken sklep, je to treba e posebej zabeleiti. To se naredi tako, da se v novo vrsto krepko napie Sklep t., nato se doda zaporedna tevilka sklepa, pisana arabsko, in dvopije. V novo vrstico se napie besedilo sklepa. Po navedbi sklepa se pusti eno vrstico prazno, v novo pa se nadaljuje s pisanjem o dogajanju. Ob koncu se pusti eno vrstico prazno, v novo pa se krepko napie Zadolitve:. Besedilo o zadolitvah se zane pisati v novo vrstico. Potem se pusti dve vrstici prazni, v novo pa se levo poravnano napie Zapisal/a:. Potem se v novo vrstico napie ime in priimek osebe, ki je napisala zapisnik, sledi vejica, v novo vrstico pa se z malo zaetnico napie naziv osebe oziroma poloaj, e gre za najviji upravni menedment. Ime in priimek se dopolni z morebitnim znanstvenim naslovom, ki se ga v tem primeru, ko sledi za dvopijem, pie z malo zaetnico. Zapisnikar se lastnorono podpie pod navedbo imena in naziva. Potem se pusti tri vrstice prazne, nato pa se v novo desno poravnano napie ime in priimek odgovorne osebe, sledi vejica, nato pa se v novo vrstico napie naziv oziroma poloaj odgovorne osebe. Ime se opremi z morebitnim znanstvenim naslovom, ki pa se ga v tem primeru pie z veliko zaetnico, kot v stavku. Odgovorna oseba se lastnorono podpie nad navedbo svojega imena. Na sredini spodaj pod navedbami imen se odtisne ig organa.
54
Dokument se praviloma tiska rno-belo. Zapisnik se lahko natisne tudi na dopisni list, kjer so podatki o organu navedeni v nogi dokumenta. Ali in kdaj bo organ uporabil slednjo monost, se odloi sam. Le prva stran dokumenta vsebuje glavo, ostale ne. Prva stran dokumenta nima oznabe strani, vse naslednje pa imajo strani oznaene v desnem spodnjem kotu. Dokument ne sme vsebovati znaka kakovosti. Morebitno pisarniko odredbo v zvezi z odpravo se napie na koncu dokumenta. Pravila niso zavezujoa za dokumente, katerih obliko doloa Zakon o tajnih podatkih [ZTP, Uradni list RS, t. 87/2001].
55
ifra: Datum:
ZAPISNIK
Dogodek: sestanek o obrazcih za vloge strank na portalu E-uprava Vabljeni: Ime Priimek, Ime Priimek, Ime Priimek, Ime Priimek, Ime Priimek. Prisotni: Ime Priimek, Ime Priimek, Ime Priimek, Ime Priimek. Odsotni: Ime Priimek. Dnevni red: 1. 2. 3. Pripombe k dnevnemu redu: vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina Nadalje sledi zapis poteka dogajanja. V zapisu se im bolj jasno in na kratko napiejo bistvene informacije z dogodka. Pri tem se je treba zavedati, da zapisnik ni namenjen le tistim, ki so se dogodka udeleili, ampak ga lahko prebere tudi oseba, ki ob prilonosti konkretnega dogodka ni bila prisotna, a bo potrebovala informacije z dogodka, da bi laje opravila svoje delo.
56
1. besedilo zapisnika k prvi toki dnevnega reda vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina. 2. besedilo zapisnika k drugi toki dnevnega reda vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina Sklep t. 1: vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina Sklep t. 2: vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina 3. besedilo zapisnika k tretji toki dnevnega reda vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina Sklep t. 3: vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina Zadolitve: vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina Zapisala: Ime Priimek, referent IV (lastnoroni podpis) (lastnoroni podpis) Ime Priimek, viji svetovalec II ig organa
57
POGODBA
Pogodbe se pie v rkopisu arial, velikost rk je enajst pik. Pogodbe ne vsebujejo simbola in logotipa. Na vsako pogodbo je treba levo zgoraj napisati podatke o pogodbenikih in v oklepaju dodati njihov status (na primer naronik, izvajalec, kupec). e pogodbo sklepata organ in subjekt zasebnega prava, potem mora biti organ napisan prvi. e je organov ve, pa ti sami doloijo vrstni red. Podatke se navaja drugega pod drugim. e je pogodbenikov ve, potem se med njimi pie veznik in. Pred in po navedbi in pa se pusti eno vrstico prazno. Po koncu navedb o pogodbenikih se spet pusti eno vrstico prazno, v novo se napie sklepata ali sklepajo, prazno se pusti e eno vrstico, v novo pa se sredinsko poravnano napie naslov pogodbe. Naslov se napie krepko z velikimi tiskanimi rkami v velikosti 14 pik. Pomembno je, da se v naslovu med posameznimi rkami naredi en presledek. Po naslovu se pusti dve vrstici prazni, v novi pa sledi besedilo pogodbe. Naslove poglavij se pie krepko in se jih sredinsko poravna. Zaporedje poglavij se oznai z rimskimi tevilkami, ki jim sledi pika. Naslove lenov v poglavjih se sredinsko poravna. Zaporedje lenov se oznai z arabskimi tevilkami, ki jim sledi pika. Po koncu besedila se pusti dve vrstici prazni. e sta pogodbenika dva, potem se v novo vrstico na levi oziroma na desni strani napie status pogodbenikov in dvopije. Potem se pusti eno vrstico prazno. V novo vrstico se na levi oziroma na desni strani napie naziv institucije pogodbenikov. Pod tem se navede ime in priimek odgovorne osebe, ki se ga opremi z morebitnim znanstvenim naslovom. Na obeh straneh sledi vejica. Pod navedbo imena se napie naziv oziroma poloaj osebe. Podpisnik se v tem primeru, ko njegovo ime sledi za dvopijem, podpie pod navedbo naziva institucije in imena. Po navedbi naziva oziroma poloaja posameznega podpisnika se pusti tiri vrstice prazne, v novo pa se levo poravnano napie kraj, kjer je podpisnik pogodbo podpisal, in doda rtico, na katero bo podpisnik sam napisal datum podpisa pogodbe. To se ponovi e enkrat na desni strani iste vrstice. e je pogodbenikov ve, potem se zgoraj navedene podatke pie drugega pod drugim, vmes pa se pusti dve vrstici prazni. Pod natisnjenim imenom in priimkom podpisnika je treba obvezno natisniti ig institucije, odkoder podpisnik prihaja. Naslove poglavij in lenov je treba z eno prazno vrstico loiti od preostalega besedila. Pogodbo se natisne na navaden bel papir. Prva stran pogodbe nima oznabe strani, vse naslednje pa imajo strani oznaene v desnem spodnjem kotu. Na naslednji strani je naveden primer pogodbe.
58
Ministrstvo za notranje zadeve Sonna ulica 50 1000 Ljubljana ki ga zastopa minister Ime Priimek (v nadaljevanju naronik) in Pravnik d.o.o. Lovskega 3 1000 Ljubljana Matina tevilka: 2625919 Davna tevilka: 97151259 Transakcijski raun: 27000-0000238289 (v nadaljevanju izvajalec) sklepata
POGODBO
VSEBINA
I. Predmet pogodbe 1. len
P R - P- 0 1 / 2 0 0 3
Vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina. II. Obveznosti pogodbenih strank 2. len Vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina. 3. len Vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina. III. Cena in plailni pogoji 4. len Vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina. IV. Rok izvedbe 5. len
59
vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina. V. Konne dolobe 6. len Vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina. 7. len Vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina. 8. len Vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina vsebina. Naronik: Ministrstvo za notranje zadeve Ime Priimek, minister (lastnoroni podpis) Izvajalec: Pravnik d. o. o. Ime Priimek, direktor (lastnoroni podpis)
Kraj, ig
Kraj, ___________ ig
_________________________________________________________________________
60
4.3 STALNE OBLIKE DOPISOV

V blagovnem prometu so pogoste oblike dopisov povpraevanje, ponudba, naroilo, preklic naroila, potrditev naroila, opomin, reklamacija in raun; pri upravnem poslovanju pa vabilo, zapisnik, pogodba, ivljenjepis, pronja, pooblastilo in voilo. Sploni poslovni dopis, sploni uradovalni dopis, vabilo, zapisnik in pogodba so bili opisani v poglavju 4.1 in 4.2, druge oblike pa obravnavamo spodaj.
4.3.1 POVPRAEVANJE
Kadar iemo nove poslovne stike s ponudniki blaga ali storitev, lahko povpraevanje opravimo ustno (osebno, telefonsko) ali pa poljemo pisno povpraevanje, da bi se lahko na podlagi odgovorov odloili za najboljega ponudnika. Obiajno se zanimamo za vrsto, kakovost in ceno blaga ali storitve ter as dobave blaga oz. dokonanja storitve, Primera: Prosimo vas, da nam sporoite vrste izdelkov, ki bi nam jih lahko redno dobavljali v prihodnjem letu. Navedite tudi cene ter dobavne in plailne pogoje. K tovarniki stavbi bomo prizidali novo proizvodno dvorano. Poiljamo vam narte in vas vabimo, da nam poljete ponudbe za celotno gradnjo. Rok za oddajo ponudbe je 15. 3. 2005.
4.3.2 PONUDBA
Ponudba je dopis, s katerim priporoamo znanemu ali doslej e neznanemu poslovnemu partnerju svoje izdelke ali storitve. S ponudbo tudi odgovarjamo na prejeto povpraevanje. Ponudba mora vsebovati podatke, kot so: vrsta koliina in kakovost blaga ali storitve, cena, rok dobave oz. za izvedbo storitve in rok plaila, drugi pogoji. Pri opisovanju kakovosti ne pretiravamo, sicer ponudba bo ne bo verodostojna. Priloimo lahko cenik, katalog, prospekt, vzorec ipd. Primer: Ponujamo vam pohitvene tkanine iz volne, meanice in sintetike. Cene so navedene v ceniku, ki ga prilagamo. Vzorce smo vam poslali s posebno poto.
4.3.3. OGLASI
Posebna vrsta ponudbe so e oglasi, letaki, plakati, propagandna sporoila v medijih ipd., ki so namenjeni najiremu krogu ljudi. Pri njih je pogosto prevladujoa likovna podoba sporoila, kljub temu pa mora besedilo upotevati jezikovna pravila (velike ali male zaetnice, loila, pravilno pisanje prevzetih izrazov ipd.) Izjemoma se ta pravila krijo iz stilistinih razlogov, vendar velja, da je treba pravila najprej dobro poznati, da jih lahko krimo.
61
4.3.4 NAROILO
Naroila so poslovni dopisi, s katerimi naroamo blago ali storitev na podlagi ponudbe ali brez nje. V njih so natanno navedeni ime, vrsta in kakovost blaga ali storitve, koliina, cena ter dobavni in plailni pogoji. Za naroila lahko uporabljamo tiskane obrazce naroilnice, ki jih navadno piemo v dvojniku (en izvod dobi kupec oz. naronik, drugega pa prodajalec oz. izvajalec). Primer za vsebino naroila: V zvezi z vao ponudbo z dne 24. 4. naroamo Blago bomo prevzeli v vaem skladiu 16. 5.
4.3.4.1 Preklic naroila

e se zgodi, da mora naronik naroilo preklicati, mora o tem im hitreje obvestiti ponudnika in navesti tudi vzrok za preklic.
4.3.4.2 Potrditev naroila

Ko prejmemo naroilo, ga moramo takoj potrditi ali pa kupca obvestiti, da mu blaga ne moremo dobaviti oz. ne moremo opraviti elene storitve. Primer: Potrjujemo prejem vaega naroila t. z dne Blago bomo odposlali do , kot ste zahtevali. V preprianju, da boste zadovoljni s kakovostjo naih izdelkov, vas lepo pozdravljamo. e blago odpoljemo takoj, potrditev naroila ni potrebna.
4.3.5 OPOMIN
Vasih mora podjetje poslovnega partnerja opomniti, da opravi pogodbene obveznosti (npr. plaila ali dobave blaga). Tak dopis je napisan neosebno, vendar ne nevljuden ali celo aljiv. Dolnik mora svoje obveznosti urediti im prej ali pa se upniku opraviiti in ga prositi za podaljanje roka. e po tretjem opominu dolnik ne opravi svoje dolnosti oziroma ni mogoe opraviti mirne poravnave, posreduje pristojno sodie. V opominu navedemo obveznosti, ki jih ima dolnik do nas, nao zahtevo za izpolnitev teh obveznosti in posledice neizpolnjenih obveznosti (v drugem ali tretjem opominu). Navajamo vse dopise o sklenitvi dogovora in vse dotedanje opomine s tevilkami in datumi. Taki dopisi so dokazila v primeru tobe. Primer vsebine: Ob pregledu poslovnih knjig smo ugotovili da nam dolgujete SIT za popravilo stroja. Raun t. smo vam poslali dne , a zneska do danes e niste poravnali. Prosimo, da nam to vsoto poljete do Prilagamo kopijo rauna.
62
Z dopisom t. smo pri vas naroili Ker je dogovorjeni rok za dobavo e potekel, vas prosimo, da nam naroeno blago poljete do , sicer nam boste povzroili poslovno kodo.
4.3.6 REKLAMACIJA
e z dobavljenim blagom ali z opravljeno storitvijo nismo zadovoljni, napiemo reklamacijo ali ugovor. V reklamaciji moramo natanno opisati pomanjkljivosti in predlagati, kako bi jih odpravili. Reklamacijski roki so doloeni v pogodbi. e so napake skrite, je reklamacijski rok 6 mesecev od prevzema blaga. Dopis naj ne bo pisan v nevljudnem tonu. Namesto jeze izrazimo obalovanje, da blago ali storitev nista bila ustrezna. Primer: Vaa poiljka po raunu t. z dne znatno odstopa od dogovorjene kakovosti. Nadrobno so napake opisane v priloenem komisijskem zapisniku Vljudno prosimo za imprejnji odgovor.
4.3.7 RAUN
Raun ali faktura je obraun, ki ga izda prodajalec oz. izvajalec storitve kupcu oz. naroniku. Obiajno ga sestavljamo na posebnih obrazcih. Vsebovati morajo prodajalevo/izvajalevo firmo, datum izstavitve, besedo raun, tevilko rauna, kupevo/naronikovo ime, koliino, mersko enoto, vrsto, ceno blaga/storitve, skupno vrednost, nain pakiranja in odprave, navedbo, na temelju esa je raun izstavljen (naroilo, pogodba itn.), plailne pogoje, reklamacijski rok, klavzulo o vrnitvi embalae ter podpis direktorja ali pooblaenca in raunovodje. Raun sestavljamo v najmanj 3 izvodih. Zaznamovan mora biti s tekoimi tevilkami kronoloko, in sicer enotno za celotno podjetje.
4.3.8 VABILO
Kadar vabimo doloen krog ljudi na dogodek, proslavo, praznovanje ipd., zapiemo, kdo vabi, kraj, datum in uro. Povabiti moramo vsaj teden dni vnaprej. Kadar prejmemo pisno vabilo, se moramo pisno zahvaliti in sporoiti, da pridemo oz. se opraviiti, e se prireditve ne bomo mogli udeleiti. Vabila, ki so namenjena iri javnosti, se objavijo v asopisju, radiu, na televiziji, s plakati ali letaki (npr. vabilo na predavanje, razstavo, koncert). e je prireditev namenjena le nekaterim (npr. lanom drutva), razpoljemo vabila na posamezne naslove. Podatki, ki jih mora vabilo vsebovati, so: kdo vabi, vrsta, namen prireditve (sestanka, sreanja), kraj in as. Vabilo mora biti poslano pravoasno, da se povabljenci lahko pripravijo in razporedijo svoj as.
63
4.3.9 PRONJA, PRIJAVA, VLOGA

Tovrstne dopise sestavimo, kadar se priglasimo za neko delo ali za tipendijo, stanovanje, slubo itn. Pronja, naslovljena na upravne organe, se imenuje vloga. Pronja naj bo napisana vljudno, a ne pretirano, saj prosimo za nekaj, do esar imamo pravico ali kar potrebujemo. Zelo pomembna je urejenost (vsebinska, jezikovna, oblikovna), saj si bo naslovnik ustvaril prvi vtis o nas prav na podlagi naega dopisa (zlasti npr. pri prijavi na razpisano delovno mesto). Vasih naslovnik zahteva prijavo v rokopisu. Verodostojnost podatkov, ki smo jih navedli, potrjujemo s prilogami (sprievali, potrdili, priporoili). Pronja vsebuje uvod in utemeljitev. V uvodu se sklicujemo na oglas ali razpis in izrazimo pronjo ali zahtevo, ki jo v drugem delu utemeljimo (navedemo, zakaj smo upravieni do razpisane tipendije, delovnega mesta ). Sklicujemo se na svoje znanje, sposobnosti in delovne izkunje. Na koncu zaprosimo za ugodno reitev pronje.
64
4.3.10 IVLJENJEPIS
Pronji je treba navadno priloiti ivljenjepis. e imamo na voljo obrazec, tega le izpolnimo (pazimo na pravopisna pravila: velike zaetnice pri lastnih imenih organizacij, pravilno pisanje datumov ipd.). e ga nimamo, si lahko pomagamo z uveljavljenimi vzorci ali pa sestavimo besedilo sami in vanj vkljuimo podatke v naslednjem vrstnem redu: rojstni podatki, bivalie, dravljanstvo, olsko izobrazbo, dodatno izobraevanje in usposabljanje, delovno prakso in druge podatke, ki so pomembni za obravnavo pronje. Spodaj levo dodamo kraj in datum, spodaj desno pa lastnoroni podpis. Primer obrazca za ivljenjepis: IVLJENJEPIS
1. Priimek: 2. Ime: 3. Datum rojstva: 4. Dravljanstvo: 5. Podatki za stike: Kontaktni naslov: Telefon / Faks: e-naslov:
6. Izobrazba: Institucija: Datum (oddo): Pridobljena stopnja oziroma diploma: 7. Tuji jeziki: (ocene 1 do 5; 5 = odlino, 1 = zaetniko) JEZIK angleina nemina hrvaina
8. Delovne oziroma strokovne izkunje v ustrezni praksi: Datum (oddo): KRAJ: INSTITUCIJA: POLOAJ: OPIS DELA: 9. Izkazano sodelovanje v projektih in delovnih skupinah na podroju:
65
1) 2) 3) 4) 5) 14. lanstvo v domaih ali tujih strokovnih zdruenjih (natejte): 1) 2) 3) 4) 5) 15. Publicistika (natejte ali priloite izpis osebne bibliografije): 1) 2) 3) 4) 5) 16. Javne predstavitve s podroja (posveti, konference, okrogle mize): 1) 2) 3) 4) 5) 17. Izjava o resninosti podatkov Spodaj podpisani/a izjavljam, da podatki iz tega ivljenjepisa ustrezajo resninosti po mojem najboljem vedenju ter na ustrezen nain opisujejo moje dosedanje delo in strokovne izkunje. Datum podpisa: Podpis:
66
4.3.11 POTRDILO, REVERZ, ZADOLNICA, POBOTNICA, POOBLASTILO

To so drobni zapisi, ki pa veljajo kot dokumenti, zato je natannost zelo pomembna (naslov, zneski, datumi ipd.) Uporabimo lahko tudi format A5. Potrdilo izdamo, e prejmemo denar ali kak predmet. Potrjujemo lahko tudi navzonost ali zadranost osebe med slubenim asom itn. Reverz je potrdilo o predmetih, kijih moramo vrniti. Namesto, da bi dvakrat pisali potrdilo (o izdaji in vrailu), sestavimo reverz. Ko predmet vrnemo, se reverz unii. Z zadolnico potrjujemo, da nam je kdo posodil denar, in se hkrati obvezujemo, da ga bomo vrnili pod doloenimi pogoji. Zadolnico navadno napie in podpie dolnik. Navzoa in podpisana je lahko tudi pria (ali dve ) in porok. Pobotnica je potrdilo o poravnavi dolga. Pooblastilo je listina, s katero ena oseba pooblasti drugo, da v njenem imenu opravi neko dejanje. Pooblastilo je lahko enkratno, za doloen as ali trajno.
4.3.12 VOILO
Voimo ali estitamo svojim poslovnim partnerjem in prijateljem za uspeh, sreo, rojstni dan, za praznik itn. Voilo ali estitka ne smeta vsebovati drugih informacij. Oblikovana mora biti okusno (npr. z umetniko reprodukcijo, fotografijo krajine, razne unikatne voilnice in voilnice dobrodelnih organizacij), lahko pa se podjetje odloi za oblikovanje lastne voilnice. Osnovno besedilo je vasih e natisnjeno in z roko dopiemo samo nekaj besed.
67
LITERATURA
Cedilnik, Danica: Cikcak po pravopisu, Sledi, alec 1995. Degen-Kos, Vlasta, idr.: Poslovna korespondenca v tirih jezikih, Mohorjeva zaloba, CelovecLjubljanaDunaj 2000. Dreo, Zlatka: Pot v poslovni svet, IZZA, Slovenska Bistrica 2003. Hamilton Jones, J.: Kreativno poslovno pisanje, Skriptorij, Radovljica 1998. Kalin Golob, Monika: Jezikovne ree, GV Revije, Ljubljana 2001. Kalin Golob, Monika: Jezikovne ree 2, GV Revije, Ljubljana 2003. Kalin Golob, Monika: O dopisih, Revija Tajnica, GV Zaloba, Ljubljana 2003. Lorbar, Martin; Brejc, Miha: Prironik za poslovne sekretarje, GV, Ljubljana 1986 Novak, France: Poslovni in uradovalni jezik, Ljubljana 1980. Moder, Janko: Jezikovni kotiki v reviji Tajnica, 19952006. Moder, Janko: Jezikovni kotiki v tedniku Nedeljski dnevnik, 19952006. Osredeki, Eduard: Nova kultura poslovnega komuniciranja, Oziris, Lesce 1994. Skaza, Joe: Pravopis. Prironik z vajami, Jutro, Ljubljana 2003. Slovar slovenskega knjinega jezika, 1.5. knjiga, DZS, Ljubljana 19701991. Slovenski pravopis, Zaloba ZRC, ZRC SAZU, Ljubljana 2001. Sren, Janez: Jezik na vsakdanji, Gospodarski vestnik, Ljubljana 1992. imenc, Stanko: Pisno sporoanje za vsakdanjo rabo, DZS, Ljubljana 1994. Toporii, Joe: Enciklopedija slovenskega jezika, Cankarjeva zaloba, Ljubljana 1992. Toporii, Joe: Slovenska slovnica, Zaloba Obzorja, Maribor 2000. Vodopivec, Milan; Vodopivec, Matija: Kako raziskujem, piem, nastopam Sporoilna tehnika pisanja, Cankarjeva zaloba, Ljubljana 2004. http://www.mnz.si/si/upl/uoru/celostna_podoba_drzavne_uprave.zip
68

Poslovno Sporazumevanje V Slovenskem Jeziku

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Poslovno Sporazumevanje V Slovenskem Jeziku

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Irena Androjna

POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

Leila, vija strokovna ola, d. o. o.

2.2 Funkcijska zvrstnost........................................................................................ 13

3.4 Skladnja........................................................................................................... 30 3.5 Izrazje.............................................................................................................. 32

3.6 Slog besedila................................................................................................... 34

4.2 Uradovalni dopisi............................................................................................. 47 DOKUMENTI ZA SPLONO POSLOVANJE........................................................ 47

4.3 Stalne oblike dopisov....................................................................................... 61

4.3.9 Pronja, prijava, vloga........................................................................................................ 64 4.3.10 ivljenjepis........................................................................................................................ 65

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

1. Pomen govornega in pisnega sporazumevanja

1.1 BONTON PRI POSLOVNIH SREANJIH

1.1.1 NEKAJ ELEMENTOV POSLOVNEGA BONTONA 1.1.1.1 Rokovanje

1.1.1.4 Vikanje in tikanje

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

1.2 BONTON PRI TELEFONIRANJU

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

2. Zvrsti slovenskega jezika

2.1 SOCIALNA ZVRSTNOST

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

2.1.1 KNJINI JEZIK 2.1.1.1 Zborni jezik

2.1.1.2 Splonopogovorni jezik

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

2.1.2 NEKNJINI JEZIK 2.1.2.1 Pokrajinski pogovorni jeziki

2.1.3 INTERESNE GOVORICE

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

2.2 FUNKCIJSKA ZVRSTNOST

2.2.1 PRAKTINOSPORAZUMEVALNI JEZIK

2.2.2 STROKOVNI JEZIKI

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

2.2.3 PUBLICISTINI JEZIK

2.2.4 UMETNOSTNI JEZIK

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

3.2 PRAVOPISNA PRAVILA

3.2.1 RABA VELIKIH IN MALIH RK 3.2.1.1 Velika in mala zaetnica

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

3.2.2 PREVZETE BESEDE IN BESEDNE ZVEZE

3.2.2.1 Obne besede

3.2.2.2 Prevzeta lastna imena

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

3.2.3.9 Tri pike

3.2.4 PISANJE SKUPAJ, NARAZEN IN Z VEZAJEM

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

3.3 OBLIKOSLOVJE 3.3.1 SAMOSTALNIKA BESEDA 3.3.1.1 Samostalniki mokega spola

3.3.1.2 Samostalniki enskega spola

3.3.1.3 Samostalniki srednjega spola

3.3.1.4 Vebesedna poimenovanja

3.3.1.5 Samostalniki zaimki

Pravilno je proti emur, h komur, saj se predloga k in proti veeta z dajalnikom.

3.3.2 PRIDEVNIKA BESEDA

3.3.3 POVEDEK (GLAGOL)

3.3.3.1 Trpnik (pasiv)

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

3.5 IZRAZJE 3.5.1 SEZNAM USTREZNEJIH IZRAZOV

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

Irena Androjna, POSLOVNO SPORAZUMEVANJE V SLOVENSKEM JEZIKU

3.6 SLOG BESEDILA