BAB 3 : PENGGUNAAN ALATAN PEJABAT

3.1 MESIN FAX

Rajah 3.1.1 Mesin fax

3.1.1 Pengenalan

Mesin fax ialah sejenis mesin yang digunakan untuk menghantar

sesuatu dokumen melalui talian. Untuk menggunakan mesin fax talian

36
telefon hendaklah sentiasa dibuka bagi memastikan penghantaran
dokumen dapat diterima. Syarikat ini mempunyai satu mesin fax jenis HP
Officejet 9100 series PCL 6.

Syarikat ini juga sering menghantar fax ke luar Negara contohnya

Vietnam dan Indonesia.

3.1.2 Kelebihan Mesin Fax

 Dapat menghantar dokumen dengan selamat.

 Dokumen juga dapat dihantar dengan cepat tanpa
menggunakan khidmat pos laju.
 Mesin fax juga boleh bertindak sebagai mesin fotocopy.

3.1.3 Keburukan Mesin Fax

 Kemungkinan dokumen yang dihantar kurang jelas.

 Dokumen yang dihantar tidak dapat sampai dengan cepat
apabila talian fax sibuk.
 Fax yang dihantar kadang-kadang tidak sampai.

3.1.4 Langkah-langkah untuk menggunakan mesin fax.

 letakkan kertas.
 tekan butang fax
 masukkan nombor-jika nombor fax bukan dari pantai
timur masukkan kod negeri.
 tekan butang start.
 tunggu sehingga report keluar untuk memastikan fax
yang dihantar tiada masalah.

37
3.1.5 Komen

Apa yang dapat saya komenkan disini ialah penggunaan mesin fax ini
tidak boleh kerap digunakan untuk menghantar dokumen yang penting
kerana kadang-kadang apabila kita menggunakan mesin fax untuk
menghantar dokumen yang penting pihak yang sepatutnya menerima fax
yang dihantar mengatakan fax yang dihantar tidak sampai sedangkan
laporan yang kita terima daripada mesin fax mengatakan fax telah
dihantar.

3.1.6 Cadangan

Apa yang boleh saya cadangkan ialah penghantaran dokumen yang

penting hendakalah dihantar menggunakan khidmat penghantaran pos
laju samada melalui pos kerajaan ataupun khidmat pos laju yang
ditawarkan oleh pihak swasta.

3.1.7 Kesimpulan

Semasa di politeknik saya hanya dapat mempelajari teori sahaja

berkenaan dengan mesin fax ini dan apabila berada di syarikat ini saya
telah dapat mempraktikkan teori yang telah saya pelajari. Ternyata untuk
menggunakan mesin fax ini bukanlah susah.

38
3.2 PEMOTONG KERTAS (CUTTER)

Rajah 3.2 Pemotong Kertas

3.2.1 Pengenalan

pemotong kertas mesin pemotong kertas digunakan untuk memotong

kertas-kertas tanpa perlu menggunakan gunting atau pembaris.
Penggunaan mesin ini sangat mudah dan menjimatkan masa.

3.2.2 Kebaikan pemotong kertas

 Boleh memotong kertas tanpa berlaku ketidaksamaan apabila

memotong kertas.
 Lebih cepat berbanding menggunakan gunting.
 Tidak mudah rosak.
 Ringan dan boleh dibawa kemana-mana.
 Tidak mendatangkan kecederaan kepada tangan atau jari.

3.2.3 Keburukan pemotong kertas

 Tidak boleh memotong dokumen-dokumen yang lebih besar

dari ruang pemotong kertas
 Kesan potongan nampak tidak cantik apabila mata pemotong
kertas tumpul.

3.2.4 Cara-cara menggunakan pemotong kertas

39
  Masukkan kertas ke dalam mata pemotong
 Kemudian ukur mengikut saiz yang hendak dipotong.
 Akhir sekali tarik mata pemotong untuk membuat potongan.

3.2.5 Komen

Pemotong kertas yang terdapat di syarikat ini adalah tidak sesuai

dengan keadaan dimana kakitangan di syarikat ini ramai dan pemotong
kertas sering digunakan. Kami terpaksa berkongsi pemotong kertas ini
dengan bahagian kewangan yang terletak di bahagian atas.

3.2.6 Cadangan

Saya mencadangkan agar syarikat ini menambah bilangan

pemotong kertas dalam pelbagai saiz memandangkan syarikat ini hanya
mempunyai satu sahaja pemotong kertas dalam satu saiz sahaja.

3.2.7 Kesimpulan

Pemotong kertas ini memang sesuai digunakan oleh setiap premis

kerana penggunaan pemotong kertas ini sangat menjimatkan masa.

40
3.3 MESIN FOTOSTAT

Rajah 3.3.1 Mesin Fotostat

3.3.1 Pengenalan

Mesin fotostat ialah mesin yang digunakan untuk membuat salinan

dalam kuantiti yang banyak tanpa perlu menaip atau menulis dengan
tangan. Syarikat ini mempunyai satu mesin fotostat yang terletak di
tingkat bawah iaitu bahagian pentadbiran.

3..3.4 Kebaikan menggunakan mesin fotostat.

i. Dapat membuat salinan dalam kuantiti yang banyak.

ii. Dapat membuat salinan dalam tempoh yang segera.
iii. Dapat menjimatkan masa.

3.3.2 Keburukan menggunakan mesin fotostat.

i. Tidak boleh membuat salinan yang terlalu banyak kerana boleh

menyebabkan mesin fotostat itu rosak.
ii. Memerlukan orang yang pakar untuk mebaikinya jika berlaku
kerosakan.

41
3.4 MESIN TAIP MANUAL

Rajah 3.4.1 Mesin taip Manual

3.4.1 Pengenalan

Mesin taip manual ialah mesin yang tidak menggunakan tenaga

elektrik untuk menggerakkannya. Mesin taip manual sangat berbeza
berbanding komputer. Syarikat ini mempunyai satu mesin taip jenis
manual di bahagian bawah iaitu bahagian pentadbiran dan empat mesin
taip jenis masin taip manual dibahagian atas iaitu di bahagian akaun dan
hartanah.

3.4.2 Tujuan dan ketika bila mesin taip perlu digunakan

Mesin taip manual akan digunakan untuk mengisi borang yang telah
siap di ‘print’. Syarikat perlu menggunakan mesin taip kerana komputer
tidak boleh mengisi borang yang telah siap di ‘print’.

Mesin taip juga akan digunakan apabila hendak menaip alamat pada
sampul surat, slip courier dan sebagainya yang memerlukan kita
menggunakannya.

3.4.3 Kelebihan mesin taip manual

i. Ringan dan boleh dibawa kemana-mana.

42
 ii. Cara penggunaannya mudah dipelajari oleh semua kakitangan
syarikat.

3.4.4 Keburukan mesin taip manual

i. Terpaksa menggunakan ‘liquid paper’ apabila melakukan

kesalahan.
ii. Tidak boleh menyimpan data.

3.5 MESIN PENGHANCUR KERTAS

3.5.1 Pengenalan

Mesin penghancur kertas ialah mesin yang digunakan apabila

dokumen-dokumen sulit syarikat hendak dilupuskan. Mesin ini
menggunakan tenaga elektrik untuk menggerakkannya.
3.5.2 Tujuan menggunakan mesin penghancur kertas

i. Melupuskan dokumen-dokumen sulit syarikat.

ii. Dokumen-dokumen yang hendak dilupuskan itu dalam
kuantiti yang banyak.
iii. Antara dokumen-dokumen yang biasa dilupuskan ialah
Resolusi, Memorandum and Article of Association, Penyata
kewangan dan lain-lain.

3.5.3 Kelebihan menggunakan mesin penghancur kertas.

43
 i. Dokumen syarikat dapat dilupuskan dengan selamat.

3.6 MESIN PENCETAK (PRINTER)

Rajah 3.6.1 HP Officejet 9100 series PCL 6

3.6.1 Pengenalan

‘Printer’ ialah mesin pencetak yang disambungkan pada komputer

untuk mencetak data yang terdapat pada komputer. Di syarikat ini
terdapat dua printer dibahagian pentadbiran dan dua printer dibahagian
akaun.

Printer yang terdapat di bahagian pentadbiran ialah printer jenis HP

Officejet 9100 series PCL 6 dan HP Leser Jet 4V. Printer jenis HP Leser
Jet 4V boleh mencetak data dalam saiz A3 dan A4 manakala printer jenis
HP Officejet hanya boleh mencetak data dalam saiz A4 sahaja.
3.6.2 Tujuan menggunakan mesin pencetak

i. Untuk mencetak data yang terdapat di dalam computer.

44
 3.6 KOMPUTER

Rajah 3.7.1 Komputer

3.7.1 Pengenalan

Komputer merupakan sebuah peranti elektronik yang memproses dan

memanipulasikan data serta mengeluarkan data yang juga dipanggil
maklumat. Ia juga merupakan mesin yang fleksibel kerana boleh
diprogramkan(programmable), iaitu operasi computer bergantung kepada
program yang digunakan oleh computer tersebut. Program merupakan
sejujukan arahan yang mengarah computer untuk beroperasi.

45