Jilid 30 Bil. 1/2005 Laman web: www.intanbk.intan.

my ISSN 0127-1733

INTEGRITI
DAN AKAUNTABILITI
DALAM PENGURUSAN KEWANGAN
n MEMBUDAYAKAN INTEGRITI PERKHIDMATAN DALAM AWAM ........................... 3
• Dari Meja Ketua Editor
n PENGURUSAN KEWANGAN AWAM ................................................................................................... 4
• Dato’ Abdul Rahim Abdul
n INTEGRITY AND ACCOUNTABILITY IN FINANCIAL MANAGEMENT .................. 7
• Dr. Abdul Rahman Hashim and Gurdev Singh.
n PUBLIC SECTOR PERFORMANCE IMPROVEMENTS IN MALAYSIA AND
CHALLENGES AHEAD ..� 10
• P. Rajasundran
n KETELUSAN DALAM PENGURUSAN TENDER ....................................................................... 14
• Ho Khek Hua
n ISU PUNGUTAN HASIL � 16
• Hj. Zainon Aznan Hashim
n INTEGRITI DAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN BAYARAN ............... 20
• Kamaruddin Zainal
n KEUNGGULAN PENJAWAT AWAM DALAM PENGURUSAN KEWANGAN .... 22
• Hj. Abd. Rahman Abdullah
n ‘MANAGERS’ DALAM KONSEP LET MANAGERS MANAGE ....................................... 29
• Hj. Abd. Rahman Abdullah
n KOD - PETUNJUK AKAUNTABILITI PENGURUSAN ASET ........................................... 33
• Azizah Mohd. Noh
Buletin INTAN
P E N G U R U S A N I N TA N

PENGARAH Ketua Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNIKASI)

Dr. Hj. Malek Shah Hj. Mohd Yusoff Rahimah Yeop

Timbalan Pengarah (Akademik) Ketua Pusat Pembangunan Profesional (PROFESIONAL)

Dr. Abdul Rahman Hashim Haji Abdul Halim Abdul Hamid

Timbalan Pengarah (ICT) / Ketua Pusat Teknologi Ketua Pusat Penyelidikan dan Pembangunan (R & D)
Pengurusan (IMATEC) Nik Pa Raja Kechik
Dr. Azizah Abdul Manan
Pengarah Kampus Wilayah Selatan (IKWAS) Kluang
Ketua Pusat Kuantitatif (KUANTITATIF) Haji Aziz Mohd Akil
Haji Kamudin Jalil
Pengarah Kampus Wilayah Tengah (INTENGAH)
Ketua Pusat Kepimpinan (KEPIMPINAN) Jalan Elmu, Petaling Jaya
Dr. Tam Weng Wah Haji Hadzir Mohd Zin

Ketua Pusat Pembangunan Ekonomi dan Pengarah Kampus Wilayah Timur (INTIM) Kemaman
Pengurusan Perniagaan (EKONOMI) Kamaruzaman Yaacob
-
Pengarah Kampus Wilayah Utara (INTURA)
Ketua Pusat Kerajaan Tempatan dan Daerah (PKTD) Sungai Petani
Dr. Rothiah Hj. Omar Hj. Aziz Muhamad

Ketua Pusat Pengurusan Kewangan (KEWANGAN) Pengarah INTAN Sarawak

- Mohd. Zaini Zain

Pusat Pengurusan (KUALITI) Pengarah INTAN Sabah

Mohd. Musaddik Abd. Majid Muhammad Mentek

Pendaftar
En. Zainal Yang

SIDA NG R E DA K S I

Ketua Editor Jurufoto

Dr. Hj. Malek Shah Hj. Mohd Yusoff Abdul Azizi Jaafar

Timbalan Ketua Editor Pentadbiran dan Pengedaran

Nik Pa Raja Kechik Sinin Saim
Aida Suhaini A. Sani
Editor Jalaluddin Mohd. Nor
Hj. Abd. Rahman Abdullah
Maizan Ismail ISSN: 0127 - 1733
Alzian Baharudin
Laman web
DTP www.intanbk.intan.my
Salleh Hj. Yassin
Madzida Abdul Kadir Diterbitkan dan dicetak:
Unit Penerbitan dan Percetakan,
Jurutaip Pusat Penyelidikan dan Pembangunan (R&D),
Siti Farahwaheeda Yusof INTAN Bukit Kiara, Kuala Lumpur
Khairul Niza Salleh

2 Jilid 6 Bil. 1/2005


Dari Meja Ketua Editor...
Membudayakan
Integriti Dalam
Perkhidmatan Awam
Warga Perkhidmatan Awam!
Pelbagai usaha, dasar dan program telah diperkenalkan
oleh kerajaan untuk memperbaiki sistem penyampaian
perkhidmatan oleh kementerian, jabatan dan agensi-agensi
kerajaan. Di antaranya ialah usaha-usaha mengemaskinikan
undang-undang, peraturan dan prosedur kerja bagi
mengurangkan kerenah birokrasi dan meningkatkan amalan
dan penghayatan budaya kerja yang sihat berasaskan nilai-nilai
murni, beretika dan berintegriti. Bagi mempercepatkan proses
membudayakan integriti dalam masyarakat, terutamanya
di kalangan anggota perkhidmatan awam, kerajaan telah
melancarkan Pelan Integriti Nasional (PIN), menubuhkan
Institut Integriti Malaysia (IIM) dan yang mutakhir ialah
memperkenalkan konsep Islam Hadhari.
YAB Perdana Menteri, Dato’ Seri Abdullah Ahmad Badawi
pernah menyeru kita dengan kata-katanya, “bekerjalah
bersama saya, bukan untuk saya.” Ini bermakna, kepimpinan
YAB Perdana Menteri mengharapkan kita, kakitangan awam
bekerja seikhlas dan sekuat beliau untuk rakyat dan negara.
Kesungguhan pemimpin utama negara ini seharusnya
membawa kesan yang mendalam kepada perasaan dan
fikiran kita, anggota perkhidmatan awam. Rayuan ini lahir
daripada hati seorang pemimpin yang tulus dan ikhlas.
Beliau benar-benar mahu menjadikan masyarakat Malaysia
sebagai sebuah masyarakat yang mempunyai nilai moral
dan etika yang dipaksikan dengan nilai keagamaan dan
kerohanian yang utuh dan ditunjangi oleh budi pekerti
yang luhur.
Kita juga menyedari usaha membudayakan integriti bukanlah
sesuatu yang mudah. Ia memerlukan komitmen dan
Jilid 6 Bil. 1/2005
Buletin INTAN
kesungguhan semua pihak. Ia melibatkan perubahan minda
dan penghijrahan cara hidup yang memerlukan tindakan
secara terus menerus dan berulang-ulang. Untuk berubah,
kita harus ‘membuka’ minda kita untuk menerima sesuatu
yang baru yang tentunya lebih baik. Selagi pemikiran kita
tidak terbuka, tidak sedia menerima yang baru, selagi itulah
apa juga program yang diperkenalkan oleh kerajaan menjadi
sia-sia.
YAB Perdana Menteri juga pernah berkata “letih tidak wujud
dalam kamus saya kerana apa yang saya lakukan adalah kerana
Allah. Allahlah majikan saya. Saya suka bekerja untuk-Nya.
Dan akhirnya kepada Allahlah saya dihadapkan.” Andainya
warga perkhidmatan awam memahami dan menghayati kata-
kata beliau itu, nescaya hasrat kerajaan untuk menjadikan
perkhidmatan awam Malaysia sebagai sebuah perkhidmatan
awam yang bersih dan berintegriti ke arah membentuk
sebuah negara yang cemerlang, gemilang dan terbilang akan
menjadi satu kenyataan. Ini seterusnya akan meningkatkan
martabat dan imej negara di persada antarabangsa.
Marilah bersama-sama kita menyahut seruan YAB Perdana
Menteri untuk mengembalikan maruah negara di arena
antarabangsa dengan membudayakan integriti dalam
kehidupan kita, terutama dalam hal-hal yang berkaitan
dengan pengurusan kewangan awam.
Dr. Hj. Malek Shah bin Hj. Mohd Yusoff
3
Buletin INTAN

PENGURUSAN
KEWANGAN AWAM
oleh: Dato’ Abdul Rahim bin Abdul

Langkah Mengurangkan Defisit Bajet

Usaha untuk memantapkan pengurusan kewangan di Bagi menjamin pengurusan kewangan yang mantap,
Jabatan-jabatan Kerajaan bukanlah perkara baru bagi fokus kepada perbelanjaan secara berhemah perlu
kita semua, malah ia sentiasa diberi penekanan oleh seiring dengan usaha-usaha untuk meningkatkan lagi
pucuk pimpinan kita dari dahulu lagi. Tambahan pula kutipan hasil Kerajaan. Untuk tujuan ini, ketua-ketua
dalam usaha kita untuk memastikan ekonomi negara jabatan hendaklah mengambil langkah-langkah untuk
terus berkembang, Kerajaan sentiasa berusaha untuk mengurangkan tunggakan hasil semasa dan juga
melaksanakan keseimbangan dalam perbelanjaan mengatasi masalah tunggakan hasil yang melebihi 3
ke arah mengurangkan defisit bajet. Oleh yang tahun. Setiap jabatan kerajaan harus sentiasa berusaha
demikian, langkah untuk mengurangkan defisit bajet gigih dan meningkatkan inisiatif untuk menggalakkan
ini merupakan salah satu perkara yang dititikberatkan pematuhan dan seterusnya memungut hasil yang
oleh YAB Perdana Menteri dan diakui oleh beliau lebih melalui pelbagai program serta operasi yang
sendiri bahawa ia merupakan salah satu cabaran dilaksanakan secara terancang dan berstrategi.
yang berat selama beliau menjawat jawatan Perdana
Menteri. Justeru itu, perkara utama yang harus diambil
Pematuhan Kepada Prosedur-prosedur Kewangan
perhatian oleh semua ketua-ketua jabatan ialah
melaksanakan perbelanjaan secara berhemah dan
Untuk terus menjamin pengurusan kewangan yang
pada waktu yang sama berikhtiar untuk mengekalkan
baik di jabatan-jabatan kerajaan, pematuhan kepada
pertumbuhan ekonomi yang kukuh melalui langkah
prosedur-prosedur kewangan adalah perlu bagi
sustainable deficit.
memastikan wang awam dapat diurus dengan baik dan
seterusnya mengekalkan good governance di jabatan
Dalam usaha memastikan ekonomi terus
masing-masing. Prosedur-prosedur kewangan yang
berkembang, Kerajaan telah mengambil ketetapan
telah ditetapkan adalah berasaskan prinsip-prinsip
untuk melaksanakan beberapa projek yang dapat
kawalan kewangan awam bagi memastikan tidak berlaku
memberikan impak berganda kepada ekonomi
sebarang penyelewengan. Dengan itu dapat membantu
negara. Oleh itu, ketua-ketua jabatan hendaklah
melicinkan lagi sistem penyampaian perkhidmatan
mengenal pasti dan menyusun semula keutamaan
yang lebih baik. Kawalan dan pemantauan berterusan
(priority) pelaksanaan projek-projek di Jabatan
ke atas pematuhan prosedur-prosedur kewangan ini
masing-masing bagi memastikan projek-projek yang
juga, dapat mengurangkan teguran-teguran audit dari
dilaksanakan memberi faedah yang tinggi kepada
segi ketidakpatuhan terhadap prosedur-prosedur yang
rakyat. Projek-projek tersebut perlu dilaksanakan
sedang berkuat kuasa.
mengikut tatacara perolehan yang ditetapkan seperti
sebut harga dan tender bagi mendapatkan harga
Bagi mengekalkan mekanisme ‘check and balance’
yang lebih kompetitif. Sehubungan dengan ini,
dalam pengurusan kewangan, ketua-ketua jabatan harus
kita seharusnya bertindak secara lebih proaktif bagi
mengambil perhatian secara serius terhadap teguran-
memastikan pelaksanaan projek-projek yang dikenal
teguran audit. Teguran-teguran ini perlu diterima
pasti dilakukan dengan segera. Pelaksanaan projek-
sebagai satu perkara positif untuk meningkatkan
projek ini secara efektif dan terkawal membolehkan
lagi sistem pengurusan kewangan jabatan. Melalui
Kerajaan meneruskan langkah-langkah ke arah
kaedah ini, langkah-langkah penambahbaikan dapat
mengurangkan defisit bajet.
dilaksanakan dengan mengambil contoh sistem

4 Jilid 6 Bil. 1/2005


pengurusan kewangan jabatan-jabatan lain yang
lebih baik bagi mewujudkan sistem kerja yang lebih
tersusun dan telus.
Ke arah perbelanjaan yang berhemah, perancangan
perolehan tahunan adalah amat penting dengan
berdasarkan keperluan yang lepas dan semasa.
Sebelum sebarang perolehan dilaksanakan, jabatan-
jabatan dikehendaki memastikan peruntukan
kewangan telah dilulusk an ter lebih dahulu.
Seterusnya, menyediakan perancangan bagi sebarang
perolehan di mulakan dengan kajian pasaran,
menyediakan spesifikasi dan penyediaan dokumen-
dokumen berkaitan sehingga keputusan memilih
pembekal atau kontraktor yang berjaya.
Dengan adanya perancangan, ia dapat mengurangkan
perolehan dibuat dengan tidak mematuhi peraturan
semasa dengan alasan ‘keperluan segera’. Langkah
ini juga dapat mengelakkan perbelanjaan yang tinggi
‘Christmas shopping’ pada penghujung tahun.
Berdasarkan kajian yang dibuat oleh MAMPU, didapati
kelewatan pelaksanaan projek bukannya berpunca
daripada tatacara yang ditetapkan seperti sebut harga
dan tender. Kebanyakan kelewatan adalah berpunca
dari kurangnya perancangan perolehan oleh agensi
pelaksana di samping kurang pengawasan kontrak-
kontrak oleh agensi dan kelemahan pihak pembekal
atau kontraktor yang telah dianugerahkan kontrak
Kerajaan.
Adalah wajar bagi kita mengkaji tahap perancangan
dan persediaan awal perolehan di jabatan masing-
masing. Melalui kaedah ini, setiap perolehan yang
telah dikenal pasti dapat mempraktikkan prinsip-
prinsip perolehan seperti telus (transparent), nilai
faedah yang terbaik, persaingan terbuka dan adil dan
saksama.
Pengurusan Aset dan Inventori
Penekanan terhadap pengurusan aset-aset di setiap
jabatan adalah amat perlu bagi memaksimumkan
penggunaan aset yang sedia ada dan juga untuk
mengelakkan Kerajaan mengalami kerugian yang
besar dari segi pembaziran, stok barang-barang yang
berlebihan, kecurian dan keusangan barang-barang
yang disimpan. Oleh itu, salah satu langkah yang boleh
dilaksanakan oleh ketua-ketua jabatan adalah dengan
Jilid 6 Bil. 1/2005
Buletin INTAN
memastikan aset-aset yang berlebihan hendaklah
diurus secara pengagihan semula (redeployment).
Bagi memaksimumkan penggunaan aset yang sedia
ada, perhatian kepada budaya penyelenggaraan adalah
amat penting dan perlu dipupuk supaya jangka hayat
penggunaan sesuatu aset itu dapat dipanjangkan.
Amalan ini juga dapat menjamin penjimatan dalam
perbelanjaan dan mengurangkan kos-kos tambahan
bagi membaik pulih aset serta kos penggantian semula
aset yang baru.
Ketua-ketua jabatan juga hendaklah memastikan
keperluan membeli aset berasaskan fungsi dan
penggunaannya. Pembelian aset harta modal
yang tinggi harus mengambil kira tawaran harga
menyeluruh (total cost bid) daripada setiap pembekal
yang menyertai perolehan Kerajaan yang merangkumi
kos penyelenggaraan sekurang-kurangnya 5 tahun.
Pembelian aset berdasarkan ciri-ciri ‘nice to have’
perlu dielakkan bagi memastikan setiap perbelanjaan
yang dibuat mempunyai nilai faedah terbaik kepada
jabatan. Tindakan ini adalah penting untuk menjamin
penjimatan dalam perbelanjaan supaya langkah-
langkah yang berkesan diambil bukan sahaja dari segi
Dalam usaha memastikan ekonomi terus
berkembang, Kerajaan telah mengambil
ketetapan untuk melaksanakan beberapa
projek yang dapat memberikan impak
berganda kepada ekonomi negara. Oleh
itu, ketua-ketua jabatan hendaklah
mengenal pasti dan menyusun semula
keutamaan (priority) pelaksanaan
projek-projek di Jabatan masing-
masing bagi memastikan projek-projek
yang dilaksanakan memberi faedah
yang tinggi kepada rakyat.
kawalan kepada asas perolehan yang betul tetapi juga
dari segi urusan kawalan stor dengan mewujudkan
satu sistem inventori yang lebih kemas serta cara
pengendalian dan penyimpanan yang cekap dan
berkesan. Susulan daripada pembelian-pembelian aset
ini, ketua-ketua jabatan perlu memastikan pemeriksaan
inventori serta verifikasi stok dilaksanakan mengikut
5
Buletin INTAN
tempoh masa yang ditetapkan berdasarkan peraturan
yang sedia ada.
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun
(JPKA)
Dalam usaha kerajaan untuk memantapkan lagi
pengurusan kewangan dan akaun, Kerajaan telah
mengarahkan penubuhan Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan dan Akaun (JPKA) di semua agensi Kerajaan
bagi membantu mengawasi, memantau dan menyelia
semua urusan kewangan supaya ia berjalan lancar dan
menepati peraturan yang telah ditetapkan. Melalui
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 2004,
perkara tersebut telah diulang semula dengan menitik
beratkan kepimpinan jabatan perlu memastikan
Jawatankuasa ini bermesyuarat dan melaksanakan
tanggungjawab yang telah digariskan.
Berdasarkan laporan suku tahun yang dikeluarkan,
jawatankuasa ini dapat membantu ketua-ketua jabatan
untuk mengenal pasti kelemahan-kelemahan dalam
pengurusan kewangan dan akaun dan seterusnya
mengambil langkah-langkah penambahbaikan yang
perlu.
Pelaksanaan e-SPKB dan e-Perolehan
Selaras dengan matlamat Kerajaan untuk
mempertingkatkan lagi sistem pengurusan kewangan
secara online, Sistem Perancangan dan Kawalan
Belanjawan Elektronik (e-SPKB) dan Sistem e-Perolehan
telah pun diperkenalkan. Sistem e-Perolehan ini adalah
satu lagi komitmen Kerajaan untuk meningkatkan
ketelusan dalam perolehan Kerajaan. E-Perolehan
juga akan membolehkan aksesibiliti yang lebih luas
dan maklumat sesuatu perolehan dapat disebarkan
dan mudah diperoleh oleh semua pihak yang
berminat. Dokumen-dokumen perolehan juga boleh
diperoleh secara elektronik. Untuk meningkatkan lagi
ketelusan dan akauntabiliti, mekanisme sistem laporan
dirangkumkan untuk memudahkan pemantauan oleh
setiap jabatan.
Untuk menjayakan hasrat Kerajaan ini, ketua-ketua
jabatan perlu memastikan kedua-dua sistem ini dapat
dilaksanakan di jabatan masing-masing. Bagi mencapai
tahap penguasaan yang cekap, ketua-ketua jabatan
juga perlu memastikan pegawai dan kakitangan yang
6 Jilid 6 Bil. 1/2005
terlibat dihantar mengikuti sesi latihan e-Perolehan
anjuran bersama INTAN dengan Unit e-Perolehan
Perbendaharaan Malaysia.
Ketelusan Dalam Perolehan Kerajaan
Bagi menjamin akauntabiliti di pihak Kerajaan, setiap
ketua-ketua jabatan harus memainkan peranan
untuk meningkatkan lagi ketelusan dalam perolehan
Kerajaan. Melalui kaedah-kaedah perolehan yang
diamalkan termasuk tender terbuka, ia akan dapat
memberi peluang secara adil dan saksama kepada
pembekal dan kontraktor yang berkelayakan dan
bagi pihak Kerajaan dapat memilih harga yang lebih
menguntungkan. Dengan pelaksanaan perolehan
secara terbuka ini, ia dapat mengelakkan jabatan
mengemukakan permohonan kepada Perbendaharaan
untuk melaksanakan perolehan secara rundingan
terus.
Adalah diingatkan, bagi memastikan manfaat daripada
pelaksanaan projek-projek dapat dinikmati oleh rakyat,
agensi pelaksana adalah bertanggungjawab untuk
mentadbir kontrak dengan berkesan melalui follow-up
dan follow-through, projek siap mengikut jadual dan
juga bertanggungjawab mengambil tindakan terhadap
kontraktor yang lewat atau gagal menyiapkan projek
dan atas sebarang kecacatan pada projek berkenaan.
Penutup
Saya percaya Seminar Pengurusan Kewangan ini akan
dapat memberi banyak manfaat kepada kita semua.
Bagi mencapai hasrat ini, setiap ketua-ketua jabatan
perlu memastikan setiap pegawai dan kakitangan
sentiasa ‘accountable’ dalam menjalankan tugas
pengurusan kewangan. Sepertimana kata YAB Perdana
Menteri dalam ucapannya di Majlis Perdana Persidangan
Awam ke Lima, ‘We are accountable to each other and to
the people dan bertanggungjawab kepada Allah SWT
di Hari Penghitungan’. Tambahnya lagi, ‘Kita telah diberi
amanah, kita mestilah beramanah’, ‘We hold the people
trust, we must therefore be trusted’ n
Petikan ucapan perasmian Seminar Pengurusan Kewangan Ketua-
ketua Jabatan Persekutuan Semenanjung Malaysia. Pada 16 Mei
2005, bertempat di Dewan Seri Baiduri, INTAN Bukit Kiara, Kuala
Lumpur. Oleh Y. Bhg. Dato’ Abdul Rahim bin Hj. Abdul, Timbalan
Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia (Operasi).

INTEGRITY AND ACCOUNTABILITY
IN FINANCIAL MANAGEMENT
Dr. Abdul Rahman Hashim and Gurdev Singh
In the Malaysian public sector, it has to
be acknowledged that there have been
tremendous improvements in financial
management especially in the last
few years. However, despite numerous
reminders on the importance of good
financial management and proper
record keeping, problems still continue
to occur year after year and this is clearly
evident by the Auditor-Generals Report,
which highlights the many incidents of
financial mismanagement.
INTEGRITY and ACCOUNTABILITY are buzzwords in
the current public administration. These words are
often heard and repeated by various quarters. Integrity
and accountability are extremely important elements in
ensuring good financial management in any entity, be it
public or private. What do these terms actually mean?
Integrity as defined in the Oxford Dictionary is quality
of being honest and upright in character. Collin English
Dictionary, it is defined as adherence to moral principles,
honesty, wholeness and soundness. Integrity is often
misunderstood or interpreted as only encompassing
corruption. Corruption is actually only one of the
elements that affect integrity. It encompasses a wide
range of elements such as honesty, trustworthiness,
adhering to proper code of conduct and having good
values and ethics.
In fact, more importantly integrity also includes good
governance, transparency, putting interest of the public
first and doing an honest days work. Transparency is
defined as the state or quality of being transparent
which in turn means that easily understood, accessible,
simple, clear and straightforward. Thus in every decision
made to award a tender, quotation or other associated
matters in financial management there should be clear
cut criteria and be able to stand up to close scrutiny.
Other attributes of integrity are being able to discern
what is right and wrong, acting on what you have
Jilid 6 Bil. 1/2005
Buletin INTAN
discerned, even at personal cost and saying openly
that you are acting on your understanding of right
from wrong. Thus integrity encompasses a whole range
of good values and ethics at all levels be it personal,
organisational or even national.
Accountability as defined in the Oxford Advanced
Learners dictionary means a requirement to give an
explanation of one’s actions, expenditures. Accountability
refers to the ability to call public officials, private
employers or service providers to account, requiring
that they be answerable for their policies, actions and
use of funds. Jabbra and Dwivedi said “Accountability is
the fundamental pre-requisite for preventing the abuse
of delegated power and for ensuring instead that power
is directed towards the achievement of broadly accepted
national goals with the greatest degree of efficiency,
effectiveness, probity and prudence”.
Accountability is an age old concept and Aristotle
(400B.C.) said in his book The Politics, “Some officials
handle large sum of money: It is, therefore, necessary
to have other officials to receive and examine the
accounts. These inspectors must administer no funds
themselves, different cities call them examiners,
auditors, scrutineers and public advocates”. In the case
of financial management, accountability means being
liable and able to explain all expenditures incurred
by an organization and ensuring that all transactions
are done honestly and adhere to all laws, policies and
financial regulations. In the case of the public sector,
accountability is even more important since the funds
are actually public monies and liable for close scrutiny
by all interested parties.
There are a number of basic ingredients to ensure
accountability in the conduct of affairs of an organisation.
Amongst the more important are as follows;
· Set measurable goals and responsibilities
· Plan what needs to be done to achieve the
goals;
· Do the work and monitor progress;
· Report on results; and
· Evaluate results and provide feedback
7
Buletin INTAN
In financial management the concept of integrity and
accountability is tied to the management of public
finances and assets in an efficient and honest way. Here
the 3 E’s are of utmost importance, namely Economy
meaning there should be value for money spent. While
spending public monies one should ensure that the
money being spent on goods or services is actually
worth the money. This means that goods and services
that are being purchased should not be over-priced
and should meet the minimum criteria of quality for the
amount being spent on them.
The second aspect is of Efficiency measured to theratio of
input over output or the measurement of cost involved
in producing the service or goods. This important
measure is very seldom used in the public sector with
the excuse that it is difficult to do so because the public
sector is for serving the public. This is a lame excuse and
efforts should be made to measure efficiency because
in today’s globally competitive world efficiency is one
of the important cornerstone of success.
The third E is Effectiveness or the impact of these monies
being spent or what has been achieved for the money
spent on a programme or on the delivery of a service.
This performance measurement allows one to determine
the physical or financial performance over a certain
period of time. By being able to measure performance
it is possible to ensure that the money spent is done
so wisely and achieves what it sought to achieve and
ultimately it ensures that there is accountability and
transparency.
In any organisation, the leader is responsible for the
overall financial integrity and accountability, which
gives assurances that accounts maintained are regular,
and all transactions have been carried out with honesty
and integrity according to the laws and financial
procedures. The leader in an organisation should be
committed to accurately and honestly reporting the
financial management of his organisation. He should
set an example of honest and ethical conduct, avoiding
actual or apparent conflicts of interest in personal
and professional relationships and promote ethical
behaviour in the work environment.
Failure to do so has serious and disastrous results and
this can be seen from the Enron example as well as
numerous other foreign as well as local examples where
public listed companies and even banks have failed.
In the public sector the consequences are even more
serious as it affects the whole country and it’s entire
population suffers from such indiscretions on the part of
unscrupulous leaders. Some countries have even been
bankrupted and are languishing in poverty due to the
8 Jilid 6 Bil. 1/2005
indiscretions and the lack of integrity and accountability
on the part of their leaders.
The responsibility and accountability of a leader in a public
sector entity in ensuring sound financial management
is even heavier as can be seen from the responsibilities
of the Controlling Officer (Pegawai Pengawal) as stated
in Financial Procedure Act 1957 (revised 1972) “ to
control; subject to any directions given by the financial
authority, the expenditure authorized under that
purpose and to be the chief accounting officer in respect
of all public monies collected, received or disbursed
and all public stores received, held or disposed of by or
an account of the department or service for which the
purpose is provided”. Thus the controlling officer has to
shoulder a heavy responsibility, as he is responsible for
all the finances of his organization.
In order to achieve financial integrity and accountability
a leader has to:
· Know his responsibility and details of the job;
· Be able to carry out the tasks entrusted to
him;
· Know the standard and level of evaluation;
and
· Give full commitment and put aside personal
prejudices and preferences.
Besides these, a leader should also ensure the
following:
· Establish clear goals and ensure that there are
regular reports on the progress of meeting these
goals;
· Ensure that reliable, complete and timely data
are maintained and used for decision-making
at all levels;
· Ensure all programs and operations achieve their
intended results efficiently and effectively;
· Eliminate costly waste, duplication and errors;
· Ensure that programs that do not work or are
redundant should be terminated, streamlined
or consolidated;
· Ensure close supervision of staff to eliminate
waste, fraud and mismanagements; and
· Ensure all laws, regulations and policies are
strictly adhered to at all times.
In the Malaysian public sector, it has to be acknowledged
that there have been tremendous improvements
in financial management especially in the last few
years. However, despite numerous reminders on the
importance of good financial management and proper
record keeping, problems still continue to occur year
after year and this is clearly evident by the Auditor-
Generals Report, which highlights the many incidents

of financial mismanagement. Most of the incidents
highlighted in the Auditor Generals Report are due to
non- compliance to the existing laws, regulations and
financial procedures or simply due to the complete
lack of integrity and accountability on the part of
the financial managers. If the leaders responsible for
financial management follow according to the steps
stated above it will ensure that there is sound financial
management in the public sector.
Leadership is about making a commitment to excellence;
making an expressed effort to put financial management
in order. Commitment from the leader will give the proper
signals to the other personnel involved in financial
management thus enabling the organization to have
good and proper financial management. Leadership
is needed to set goals and priorities for development
plans and for operational budgeting – strategic planning
for the sub-allocation of expenditure targets across the
various programs and activities. Strategic planning is
needed for new policies, savings proposals and one-
off. Every single ministry and department puts forth
yearly plans of additional expenditure but how many
organisations put forth plans on savings proposals?
Without leadership, budgeting will be conducted as a
routine affair whereas budgeting for performance calls
for budgeting according to ministerial/departmental
priorities. Strategic planning is important as it forecasts
the future financial requirements of an organisation
in a systematic and coherent manner. Strategic
planning also involves the creation of a holistic plan
and puts a structure in place in the organisation for the
implementation of this plan.
Amongst the pre-requisites in order to ensure sound
financial management are the following:
Staff training: Ensuring that your staff is well trained
and equipped with the necessary financial procedures
and financial management aspects. Cultivating financial
skills amongst financial managers and staff is of utmost
importance. Mentoring/ coaching new personnel is a
very useful and hands-on method of ensuring trained
personnel who do not make mistakes that can lead
to audit queries. In short, a proper training policy for
all financial personnel should be in place and strictly
implemented.
Close supervision: Since handling of finances invariably
involves money and this often leads to vary malpractices,
close supervision is of utmost importance. Once again it
means supervision at all levels of staff since malpractices
can be at any level. Supervision includes visits to the
actual project sites to monitor the projects and to the
finance section to see what is going–on. Visibility and
Jilid 6 Bil. 1/2005
Buletin INTAN
leading by example shows the staff that the leaders at
all levels are actually concerned with managing the
finances of an organisation with due care, accountability
and integrity.
Internal Audits: The importance of regular internal
audits is extremely important to ensure that any
financial irregularities are discovered quickly and the
necessary action is taken decisively to ensure that
no further damage is done. If an entity waits for only
external audits the damage done may be serious with
dire consequences.
Constant Reminders: The various aspects of financial
integrity and accountability have to be consistently
and regularly be drummed into the minds of all staff in
an organization. Values and ethics including religious
obligations are also important aspects, which need to
be inculcated by all staff in an organisation through
various means and practices.
Thus in conclusion, it is crystal clear that integrity and
accountability are the cornerstones of ensuring that there
is good and sound financial management. The leader in
an organisation should be thus held accountable for all
major expenditures incurred by an organisation and
be able to defend any queries with relevant facts and
figures. All accounts should be readily accessible, simple
and clear. There should be complete commitment to
integrity and accountability by everyone at all levels in
any organisation. Violators should be hauled up and the
due process of law be applied. No excuses and pressure
from any quarter should be entertained. Thus in any
organisation where the leader is able to practice the
principles of integrity, accountability and transparency
the whole organisation can be expected to follow suit
and thus the organisation can have a solid financial
management system in place n
Reference
1. Jabbra and Dwivedi
3. Selvaraj, N. (2000). Leading Human
Resource Performance. INTAN
2. Xavier, J.A. (2001). Budgeting
For Performance-Principles and Practice. INTAN
9
Buletin INTAN

Keunggulan Penjawat Awam

Dalam Pengurusan Kewangan
oleh: Hj. Abd. Rahman Abdullah

Buah yang baik tentunya berasal daripada benih yang Di kalangan anggota perkhidmatan awam, ada di
baik. Air sungai yang mengalir jernih di hilir adalah antara mereka yang hampir setiap hari, bukan sahaja
berpunca daripada air yang jernih di hulu. Begitulah berurusan dengan orang awam, tetapi juga terlibat
juga dengan pengurusan kewangan yang baik, teratur, dalam menguruskan kutipan hasil, perbelanjaan
cekap dan cemerlang hanya akan dapat dihasilkan wang awam dan pengendalian harta atau aset awam.
sekiranya dilaksanakan oleh Mereka ber tanggungjawab
penjawat-penjawat awam yang mengendalikan wang tunai
mempunyai dan mengamalkan Tidak kira apa jua agama yang atau menguruskan harta benda
ciri-ciri penjawat awam yang baik menjadi anutan seseorang kerajaan, di samping pada masa
dan berkualiti. penjawat awam, nilai-nilai yang sama berhadapan dengan
yang disarankan oleh agama orang awam.
Pengertian ciri-ciri penjawat umumnya dapat diterima
oleh mana-mana anggota
awam yang baik dan berkualiti Anggota perkhidmatan awam
masyarakat, walaupun
telah banyak diperkatakan oleh mereka menganut fahaman seper ti inilah yang sering
pegawai-pegawai pengurusan agama yang berbeza. Inilah terdedah kepada aduan dan
tertinggi perkhidmatan awam, sebabnya, unsur dan nilai- rungutan orang awam, serta
ahli-ahli akademik dan juga nilai ketuhanan dijadikan terdedah kepada peluang-
ahli-ahli politik. Secara amnya sebagai salah satu elemen peluang untuk melakuk an
keseluruhan penjelasan tersebut dalam Rukun Negara dan juga penyelewengan dan salah
Teras Perkhidmatan Awam.
menjurus kepada tuntutan guna kuasa. Sekiranya mereka
bahawa pada setiap masa, dapat melaksanakan tugas-
tidak kira dimana mereka tugas rasmi dengan tepat dan
berada, penjawat-penjawat awam perlulah betul, berpandukan undang-undang dan peraturan-
memahami dan mengamalkan dengan sempurna peraturan kewangan yang ditetapkan, sentiasa ramah
nilai-nilai murni yang bersesuaian dengan dan mesra dengan pelanggan serta berperibadi mulia,
peraturan dan perundangan negara. Tuntutan mereka merupakan warga perkhidmatan awam yang
mengamalkan nilai-nilai murni ini menjadi satu cemerlang dan patut dicontohi. Mereka bukan sahaja
kewajipan yang mesti dilaksanakan terutama sekali mampu menghadapi pelanggan dengan senyuman
semasa mereka melaksanakan tugas-tugas rasmi yang dan kemesraan, malah mereka juga dapat menahan
berkaitan dengan orang awam. diri daripada terdorong untuk mengambil kesempatan

10 Jilid 6 Bil. 1/2005


semasa menguruskan hal-hal kewangan, mengelakkan
diri daripada melakukan penyelewengan atau salah
guna kuasa. Mereka inilah yang dikatakan sebagai
penjawat awam yang menghayati etika dan nilai-nilai
murni perkhidmatan awam, cemerlang dan berkualiti.
Buku Citra Karya (INTAN, 1994) menyatakan bahawa
penjawat awam yang berkualiti seharusnya mempunyai
dua aspek keunggulan iaitu keunggulan peribadi dan
keunggulan ikhtisas (professional competency).
Sesuai dengan konsep ketuhanan yang
membentuk amalan nilai-nilai murni,
bekas Perdana Menteri Malaysia yang
disayangi, Y. A. Berbahagia Tun Dr.
Mahathir Muhammad melancarkan
dasar penerapan nilai-nilai Islam
di kalangan penjawat awam bagi
meningkatkan lagi kualiti peribadi
penjawat perkhidmatan awam agar
sentiasa mendapat kepercayaan
umum. Dasar ini adalah sebagai
pelengkap kepada dasar-dasar lain
seperti kepimpinan melalui teladan,
penggunaan kad perakam waktu
dan pemakaian tanda nama. Tahap
keyakinan dan amalan ‘Kepercayaan
Kepada Tuhan’ dan ‘Berpegang Teguh
Kepada Ajaran Agama’ adalah penentu
utama tahap kecemerlangan dan
kualiti setiap penjawat awam. Ia juga
merupakan benteng terakhir yang
diharapkan dapat menahan mereka
dari terjebak dalam jenayah rasuah,
penyelewengan dan salah guna kuasa.
Jilid 6 Bil. 1/2005
Buletin INTAN
Dengan mempunyai keunggulan peribadi dan
keunggulan ikhtisas seseorang penjawat awam,
bukan sahaja pengurusan kewangan yang cekap dan
cemerlang dapat dihasilkan, malah seluruh aspek
perkhidmatan awam akan mengalami peningkatan
kualiti yang cemerlang, gemilang dan terbilang.
Pengurusan kewangan yang teratur, baik dan lengkap
bergantung kepada dua faktor utama, iaitu, pertama,
sistem pengurusan kewangan yang mengandungi
undang-undang, peraturan, prosedur dan kawalan
auditan yang mampu mewujudkan keadaan yang
seimbang (check and balance) di antara pihak yang
bertanggungjawab dan pelaksana. Kedua, faktor
kemanusiaan iaitu pelaksana yang melaksanakan proses
pengurusan kewangan dengan berpandukan kepada
sistem dan peraturan-peraturan kewangan yang telah
ditetapkan oleh Perbendaharaan.
KEUNGGULAN PERIBADI
Keunggulan peribadi seseorang penjawat awam
dapat dilihat melalui sikap, pemikiran dan perilaku
yang berasaskan nilai-nilai murni seperti amanah,
jujur, tekun, dedikasi, bertanggungjawab, berani,
tegas, adil, berbudi mulia, bersopan santun, pemaaf
dan merendah diri. Nilai-nilai ini pula digolongkan ke
dalam dua kumpulan iaitu nilai-nilai teras dan nilai-
nilai kembangan.
Nilai-nilai teras ialah sifat-sifat amanah, benar, telus,
bijaksana, bersyukur dan adil. Nilai-nilai kembangan
pula ialah berdisiplin, kemesraan, bekerjasama, taat
setia, komitmen, berakhlak, dan profesional.
Hubungan antara nilai teras dan nilai kembangan
adalah bagaikan ‘irama dan lagu’, bagaikan ‘isi dengan
kuku’. Kedua-duanya saling melengkapi. Nilai Teras
tidak akan sempurna sekiranya diamalkan secara
berasingan. Ia perlu disisipkan dan dihiasi dengan
nilai-nilai kembangan. Keduanya perlu digandingkan,
dihayati dan diamalkan secara bersama oleh warga
perkhidmatan awam yang ingin menjadikan diri
mereka sebagai penjawat-penjawat awam yang
cemerlang dan berkualiti.
11
Buletin INTAN
Nilai Individu dan Organisasi
Dalam mana-mana organisasi, tuntutan dan kewajipan
untuk menghayati nilai-nilai murni adalah merupakan
keperluan asas bagi setiap individu sekiranya organisasi
berkenaan ingin terus wujud, kukuh dan berkembang
dengan subur. Nilai-nilai murni individu secara
am dipengaruhi oleh nilai-nilai murni dan budaya
amalan masyarakat, kepercayaan agama dan tahap
pendidikan. Tingkah laku, tanggapan dan penerimaan
anggota masyarakat sering menjadi kayu pengukur,
pedoman dan kawalan secara tidak langsung kepada
tahap amalan nilai-nilai murni seseorang individu.
Begitulah juga keadaannya dalam sesebuah organisasi,
ahli-ahli organisasi akan dipengaruhi dan dikongkong
atau dikawal oleh tanggapan penerimaan dan tingkah
laku, ahli-ahli organisasi.
Misalnya, dalam mengamalkan konsep kebersihan.
Tahap kebersihan yang perlu dipamerkan dalam
sesebuah organisasi, bukan sahaja bergantung
kepada piawaian yang didokumentasikan, tetapi juga
bergantung kepada amalan, penerimaan dan perilaku
anggota organisasi. Sering kali, tahap pengamalan
sesuatu nilai tidak menyamai dengan piawaian yang
ditetapkan dan dipersetujui oleh anggota-anggota
organisasi. Sikap ‘tidak apa’ dan ‘biarkan’ yang ada
pada anggota organisasi menyebabkan standard
nilai yang dipamerkan tidak menepati piawaian yang
didokumenkan.
Kita inginkan persekitaran yang bersih daripada
sampah dan habuk, tetapi kita masih membenarkan
penghisap-penghisap rokok membuang habuk dan
puntung rokok merata-merata. Kita tidak menegur
atau tidak ‘kuasa’ untuk menegur. Kita boleh menerima
keadaan sedemikian kerana hati kecil kita mengatakan
‘tidak apa’. Inilah yang dikatakan ‘cakap tak serupa bikin’
atau ‘bikin tak serupa cakap’. Fenomena ini bukan
sahaja menggambarkan nilai kebersihan, amanah dan
kejujuran penghisap rokok, malah pada masa yang
sama memperlihatkan tahap kebersihan, amanah dan
kejujuran pemerhati-pemerhati yang melihat tingkah
kelakuan penghisap rokok sedemikian tanpa sebarang
teguran dan tindakan.
12
Nilai dan Agama
Penghayatan nilai juga ditentukan oleh tahap
kepercayaan dan pegangan agama seseorang individu.
Tidak kira apa jua agama yang menjadi anutan
seseorang penjawat awam, nilai-nilai yang disarankan
oleh agama umumnya dapat diterima oleh mana-mana
anggota masyarakat, walaupun mereka menganut
fahaman agama yang berbeza. Inilah sebabnya,
unsur dan nilai-nilai ketuhanan dijadikan sebagai
salah satu elemen dalam Rukun Negara dan juga Teras
Perkhidmatan Awam.
Rukun Negara yang pertama iaitu ‘Kepercayaan Kepada
Tuhan’ dan Teras Perkhidmatan Awam yang ketujuh
iaitu ‘Berpegang Teguh Kepada Ajaran Agama’ adalah
merupakan elemen asas kepada pembentukan rakyat
Malaysia yang mempunyai jati diri, berdisiplin dan
berintegriti. Unsur ketuhanan ini juga turut bergema
dalam laungan lagu ‘Negara Ku’ iaitu ‘Rahmat Bahagia
Tuhan Kurniakan’.
Sesuai dengan konsep ketuhanan yang membentuk
amalan nilai-nilai murni, bekas Perdana Menteri
Malaysia yang disayangi, Y. A. Berbahagia Tun Dr.
Mahathir Mohamad melancarkan Dasar Penerapan
Nilai-nilai Islam Dalam Pentadbiran di kalangan
penjawat awam bagi meningkatkan lagi kualiti peribadi
penjawat perkhidmatan awam agar sentiasa mendapat
kepercayaan umum. Dasar ini adalah sebagai
pelengkap kepada dasar-dasar lain seperti Kepimpinan
Melalui Teladan, Penggunaan Kad Perakam Waktu dan
Pemakaian Tanda Nama.
Tahap keyakinan dan amalan ‘Kepercayaan Kepada
Tuhan’ dan ‘Berpegang Teguh Kepada Ajaran Agama’
adalah penentu utama tahap kecemerlangan dan kualiti
setiap penjawat awam. Ia juga merupakan benteng
terakhir yang diharapkan dapat menahan mereka dari
terjebak dalam jenayah rasuah, penyelewengan dan
salah guna kuasa.
Hasil kajian yang dibuat oleh INTAN pada tahun
1993 mengenai ‘The Study of Managerial Values in the
Malaysian Civil Service’ mendapati kebanyakan pegawai
Jilid 6 Bil. 1/2005
 Buletin INTAN
kerajaan percaya bahawa nilai yang sangat penting pengetahuan, kemahiran dan kecekapan. Mereka perlu
untuk diterapkan demi kejayaan perkhidmatan awam berubah dari satu tahap ke satu tahap yang lain. Untuk
ialah ‘Kepercayaan Kepada Tuhan’. berubah, mereka perlu meningkatkan pengetahuan,
kemahiran dan kecekapan dengan menghadiri kursus,
Setiap penjawat awam tidak mungkin dapat dipantau seminar, persidangan, bacaan, diskusi dan berbagai
dan dikawal pada setiap masa semasa mereka cara lain lagi. Kesediaan mereka menghadiri kursus,
menjalankan tugas-tugas rasmi. Kawalan daripada membaca dan meneliti nota-nota serta mendengar
penyelia atau pegawai kanan ceramah, adalah langkah awal
hanyalah pada masa-masa yang sangat penting untuk
tertentu atau melalui laporan Kelemahan dan meningkatkan pengetahuan
tugas-tugas yang dilaksanakan penyelewengan ini dan kemahiran.
bagi tempoh mingguan atau digambarkan dalam laporan
bulanan. Pada masa-masa lain, Kegagalan penjawat awam
Ketua Audit Negara yang
kawalan yang paling berkesan melengkapkan diri dengan
antara lain membangkitkan
ialah kawalan yang dibuat oleh pengetahuan dan kemahiran
individu terhadap dirinya sendiri.
isu perbelanjaan melebihi terk ini ak an menyebabk an
Diri individu berkenaanlah peruntukan yang diluluskan, mereka berada pada ‘takuk lama’.
yang menentukan kemampuan peralatan dibeli di luar Mereka melaksanakan tugas-
yang boleh diusahakan dalam peraturan kewangan, hasil tugas dengan berpandukan
menetapkan kuantiti dan kualiti yang dikutip tidak akaun dan kepada peraturan-peraturan
sebenar sesuatu perkhidmatan tidak dimasukkan ke dalam yang sama. Berkemungkinan
atau barang yang dihasilkan, bank dalam tempoh yang ada di antara peraturan-
tahap amanah dan kejujuran sepatutnya. Kelemahan- peraturan tersebut yang
yang perlu diamalk an, dan telah berubah, dipinda atau
kelemahan dalam
jumlah masa yang perlu dimansuhk an sama sek ali.
pengurusan kewangan awam
digunakan untuk melaksanakan Tindakan ini menyebabkan
tugas-tugas rasmi. Kawalan ini
seperti ini jika berterusan mereka boleh dianggap sebagai
adalah bersandarkan kepada dan masih lagi dinyatakan tidak cekap, kurang mahir dan
undang-undang dan peraturan- dalam laporan Ketua Audit tidak peka dengan peraturan
peraturan negara dan organisasi Negara, bererti masih lagi dan perubahan semasa. Lebih
serta keyakinan kepada hukum- terdapat penjawat-penjawat membimbangkan lagi sekiranya
hukum agama. awam yang terlibat dalam mereka meyakinkan pula
pengurusan kew angan, pegawai lain bahawa pendapat
KEUNGGULAN IKHTISAS terdiri daripada mereka dan peraturan yang mereka
yang tidak menepati ciri- gunakan adalah betul dan perlu
Keunggulan ikhtisas ialah diikuti.
mereka yang mempunyai tahap ciri penjawat awam yang
profesionalisme yang tinggi, berkualiti. Contoh pelaksanaan kerja yang
iaitu mereka yang cekap, mahir, masih boleh ditingkatkan kualiti
berilmu, intelektual, produktif, dan tahap kesempurnaannya
result-oriented, inovatif, berwawasan, pintar dan melalui peningkatan pengetahuan, kefahaman dan
kreatif. Penjawat awam yang berkualiti seharusnya kemahiran ialah dalam proses penyediaan anggaran
berupaya meningkatkan pengetahuan, kemahiran belanjawan. Perbendaharaan menetapkan bahawa
dan kecekapan dari semasa ke semasa. Mereka tidak semua kementerian, jabatan dan badan-badan
boleh sama sekali berada pada tahap statik, sama ada berkanun perlu menyediakan anggaran belanjawan

Jilid 6 Bil. 1/2005 13

Buletin INTAN
mereka dengan menggunakan Sistem Belanjawan umum. Ketiadaan salah satu di antara tiga konsep
Diubahsuai. Ciri utama dalam sistem ini ialah tersebut, akan melemahkan kelancaran pelaksanaan
penyediaan Perjanjian Program. pengurusan kewangan yang seterusnya akan
menjejaskan imej perkhidmatan awam.
Masih banyak kelemahan-kelemahan yang dapat
dikesan dalam Perjanjian Program yang disediakan Dasar Peningkatan Nilai
oleh agensi. Kelemahan yang paling ketara ialah
mengenai objektif setiap aktiviti. Objektif iaitu Tidak kira apa tugas yang dilakukan, tidak kira apa
sesuatu aktiviti dengan aktiviti yang lain adalah sama, jawatan yang disandang dan tidak kira di mana kita
serupa dengan objektif kementerian, jabatan atau bertugas, seorang penjawat awam tidak dapat lari
agensi berkenaan. Tidak ada perbezaan di antara daripada tanggungjawab untuk melaksanakan tugas
satu objektif aktiviti dengan objektif aktiviti yang lain. dengan penuh tanggungjawab, berakauntabiliti dan
Setiap tahun objektifnya sama, walaupun setelah 10 berintegriti. Pada asasnya untuk memenuhi tuntutan
atau 20 tahun berlalu semenjak penubuhan aktiviti tersebut, seseorang penjawat awam hendaklah
berkenaan. Sepatutnya objektif sesuatu aktiviti memahami dan menghayati empat perkara berikut:
berbeza dengan objektif aktiviti yang lain, berbeza
dengan objektif organisasi serta berubah mengikut a) Rukun Negara;
keperluan dan masalah semasa. b) Teras Perkhidmatan Awam;
c) Nilai dan Etika dalam Perkhidmatan
Awam; dan
Integriti, Akauntabiliti dan Legaliti
d) Dasar-dasar awam, seperti Kepimpinan
Teladan, Penerapan Nilai-nilai Islam
Penjawat awam yang cemerlang dan berkualiti
dalam Perkhidmatan Awam, Bersih,
seharusnya mengetahui, memahami, mengamalkan,
Cekap dan Amanah, dan lain-lain.
menghayati dan menjiwai nilai-nilai integriti dan
konsep akauntabiliti yang bersandarkan kepada
Rentetan peristiwa yang disiarkan dalam media
kesahihan legaliti. Penjawat awam sama ada
masa pada tahun-tahun lalu dan berulang lagi
pegawai perakaunan atau Pegawai Pengawal
pada tahun ini memperlihatkan bahawa ramai
hendaklah mengamalkan konsep akauntabiliti
penjawat awam yang mempunyai profesionalisme
dalam melaksanakan tugas-tugas rasminya. Konsep
tanpa digandingkan bersama dengan keunggulan
akauntabiliti tidak akan dapat berfungsi dengan baik
peribadi, lambat-laun akan terjebak dan melibatkan
sekiranya pelaksanaan tugas-tugas rasmi tersebut
diri dalam kes-kes pecah amanah, penipuan dan
tidak digandingkan dengan kesahihan legaliti.
salah guna kuasa yang dilakukan secara licik dan
terancang. Hanya dengan kecekapan dan kepintaran
Dalam pengurusan kewangan, konsep kesahihan
pegawai-pegawai Polis Di Raja Malaysia serta
legaliti bermaksud undang-undang, peraturan,
komitmen sebilangan anggota masyarakat yang
prosedur dan tatacara kerja yang telah ditetapkan oleh
tampil ke hadapan memberi maklumat kepada pihak
pihak-pihak berkuasa kewangan. Pelaksanaan kedua-
berkuasa telah mengheret penjenayah ini ke muka
kedua konsep ini dihiasi pula dengan penghayatan
pengadilan.
konsep integriti yang mengandungi himpunan nilai-
nilai murni dan etika kerja organisasi.
Usaha-usaha melahirkan penjawat awam yang
berkualiti, berkeunggulan peribadi di samping
Gandingan ketiga-tiga konsep ini, iaitu akauntabiliti,
mempunyai keunggulan ikhtisas begitu giat
legaliti dan integriti secara bersepadu akan
dilaksanakan oleh Kerajaan dan perkhidmatan awam.
melahirkan penjawat-penjawat awam yang jujur,
Dasar Pandang Ke Timur, Dasar Penerapan Nilai-nilai
amanah, berbudi mulia dan diyakini oleh masyarakat

14 Jilid 6 Bil. 1/2005


Islam dalam Pentadbiran, Program Pengurusan Kualiti
Secara Menyeluruh, Panduan Perkhidmatan Cemerlang,
Nilai dan Etika Perkhidmatan Awam, Tonggak Dua Belas
dan yang terakhir iaitu Arahan YAB Perdana Menteri
No. 1 Tahun 2000, Gerakan Pemantapan Keutuhan
Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia,
menunjukkan bahawa Kerajaan dan Perkhidmatan
Awam Malaysia begitu serius dalam usaha membentuk
keunggulan peribadi penjawat awam.
Buletin INTAN
kewangan, serta hasil yang dikutip tidak diakaun dan
tidak dimasukkan ke dalam bank dalam tempoh yang
sepatutnya. Kelemahan-kelemahan dalam pengurusan
kewangan awam seperti ini jika berterusan dan masih
lagi dinyatakan dalam laporan Ketua Audit Negara,
bererti masih lagi terdapat penjawat awam yang
terlibat dalam pengurusan kewangan, terdiri daripada
mereka yang tidak menepati ciri-ciri penjawat awam
yang berkualiti.

Nila Setitik Rosak Susu Sebelanga

Sinar Harapan

Pengurusan kewangan yang meliputi aktiviti

Seruan daripadaYAB Perdana Menteri, Dato’ Seri
penyediaan belanjawan, pungutan dan penerimaan
Abdullah Ahmad Badawi, yang meminta ‘bekerja
hasil, perbelanjaan dan pembayaran, urusan sebut
bersama saya’ dan ‘berikan maklumat yang benar bukan
harga dan tender, penyediaan dan penyelenggaraan
cerita elok-elok belaka’ diharap dapat meningkatkan
akaun sememangnya memerlukan penjawat awam
lagi keinsafan dan iltizam penjawat awam, terutama
yang berkualiti dan berintegriti. Namun setelah sekian
yang terlibat dalam pengurusan kewangan. Mereka
lama Kerajaan dan perkhidmatan awam melaksanakan
diharap menjadi penjawat awam yang mempunyai
berbagai-bagai usaha untuk mewujudkan pengurusan
keunggulan peribadi dan keunggulan ikhtisas
kewangan yang teratur, cekap dan berakauntabiliti,
agar perkhidmatan awam dapat mewujudkan
masih juga terdapat sebilangan pegawai yang tidak
suatu pengurusan kewangan yang teratur, cekap,
menepati ciri-ciri penjawat awam yang berkualiti.
cemerlang dan diyakini rakyat. Semoga seruan YAB
Perdana Menteri, Pelancaran Pelan Integriti Nasional,
Mereka bukan sahaja tidak mematuhi Arahan
penubuhan Institut Integriti Malaysia dan pelaksanaan
Perbendaharaan dan peraturan-peraturan kewangan
konsep Islam Hadhari akan berjaya melahirkan wajah
dan perakaunan, malah mereka juga mengambil
dan imej baru perkhidmatan awam yang dapat
kesempatan untuk menipu orang awam. Perlakuan
dibanggakan oleh rakyat Malaysia dan gah di persada
mereka yang segelintir inilah yang telah menjejaskan
antarabangsa n
imej perkhidmatan awam secara keseluruhannya,
‘disebabkan nila setitik, rosak susu sebelanga’.
Rujukan:
INTAN (1979), Citra Karya – Panduan Perkhidmatan
Kelemahan dan penyelewengan ini digambarkan
Cemerlang.
dalam laporan Ketua Audit Negara yang antara lain
INTAN (1998), Nilai dan Etika Dalam Perkhidmatan Awam.
membangkitkan isu perbelanjaan melebihi peruntukan
yang diluluskan, peralatan dibeli di luar peraturan

Jilid 6 Bil. 1/2005 15

Buletin INTAN

Public Sector Performance Improvements

in Malaysia And Challenges Ahead
oleh: P. Rajasundram

Although a lot of success has been achieved, a lot more remains to be done. Commitment
of top management, continuous training and addressing resistance of staff to change
and continuous monitoring of improvements are required.

1. Introduction.

The Public Sector includes the Federal and State
Governments, Statutory Bodies and Local Authorities.
The last 20 years has seen major changes and innovations
introduced in the Public sector towards better services
to the public. The government has introduced many
reforms in public administration to enhance efficiency
and effectiveness of the civil service beginning with
the excellent work culture initiative in 1989 (Gerakan
Budaya Kerja Cemerlang). These are mainly to be seen
in the implementation of Public service administrative
circulars “Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam
(PKPA)”. Although a lot of success has been achieved,
a lot more remains to be done. Commitment of top
management, continuous training and addressing
resistance of staff to change and continuous monitoring
of improvements are required.
This paper will discuss some of the important
improvements in the Public Sector, the benefits, the
weaknesses and challenges ahead.
2. The Modified Budgeting System (MBS)
The implementation of MBS has helped managers of
ministries and departments translate their objectives
into appropriate programmes to achieve organisational
objectives and to maximise the resources given to them.
The objectives of MBS are good in that managers are
held accountable and responsible for programmes/
activities under their control while at the same managers
are also given authority to decide best the appropriation
of allocations to programmes/activities to achieve their
objectives.
The performance of the agencies is monitored on the
basis of outputs produced and the inputs used. The
performance is measured on the quantity, quality,
timeliness and cost of producing outputs. One of the
important aspects of MBS is the development of key
performance indicators to assess to what extent the
organisation has satisfied the clients’ expectations.
However, the Treasury still holds lot of restrictions in
spending and does not practice one of the aims of MBS
i.e. “Let Managers Manage”. The mindset of treasury
managers has to change to allow independence in
management of allocations for controlling officers. This
has already been done in countries such as New Zealand,
Australia and Singapore where the controlling officers
of ministries function very much as the Chief Executive
Officers of companies. In this way accountability
and transparency can be enhanced and productivity
improved.
3. Counter services
The counter services are a reflection of the services of
departments. Their performance will affect the way the
public feel about their services. There has been lot
of improvements. For instance the atmosphere of the

16 Jilid 6 Bil. 1/2005


counters has changed a lot to welcome the public with
convenient facilities such as comfortable waiting rooms,
a number queuing system for first come first serve and
also the enquiry section where the staff can advise and
reroute the public to the appropriate counter or officer.
Departments also provide faster service for handicapped
people and senior citizens and even open counters on
weekends and at night to facilitate working public.
The Government had also successfully initiated
payments of bills in one center (One stop payment
centers). Public can now make most payments in one
center. Telephone, electricity and water bills can all be
paid in one place reducing the need for people to travel
from one department to another to make payments.
Payments can also be done electronically through the
banking system through internet services. This has
helped the public a lot by saving on time taken and
transport expenses saved. Thus the productivity of the
economy as a whole will be enhanced as the working
population does not have to travel far for settlement
of bills.
The Departments also provide suggestion boxes and
questionnaires to monitor their performance and
address weaknesses to further improve their services
in the future.
4. Processing of Applications and
Payments
One of the common complaints of clients is delay in
processing of application for permits, licenses and
payments to contractors, suppliers and other parties.
There has been much progress in these area departments
across the public sector. For instance, payment processes
have been streamlined. Procedures and processes have
been reviewed to delete unnecessary or duplicating
processes. Number of forms to fill have also been
reduced. This has been made possible through quality
control systems in line with the PKPA on process
improvements and total quality management. Costs
have also been reduced. Many government agencies
Jilid 6 Bil. 1/2005
Buletin INTAN
have also obtained ISO certification for their core
processes reviewing and refining their processes to
maintain service excellence.
5. E-Government
The Electronic Government initiative by the government
has brought forth many benefits and although it is not
as smooth as expected, there are lessons to be learnt to
consolidate and to prepare for the future. The initiatives
are: -
(i) Implementation of the electronic vote
book and payments system
Departments can now key in vouchers at their level and
transmit them to the Accountant Generals office (AGO)
for verification and payment. This has saved a lot of time
for departments in preparing the vouchers manually and
then dispatching them to the AGO for reeking before
verification, approval and payment. Suppliers, Contractors
and Civil Servants and the Public can now expect faster
payment. The time saved by the departments can be
better utilized productively in other areas where there
are weaknesses or shortage of manpower. Payment can
also now be made electronically (EFT- Electronic Fund
transfer) to customers and this will save time for banks and
AGO for processing of cheques and help avoid fraudulent
manipulation that can occur in payment by cheques. The
public is also informed electronically when payments
have been made. (e-maklum).
(ii) E-Procurement
The E- Procurement (E-Perolehan) system has also been
introduced to enable electronic record of suppliers and
supplies so that departments can use this database to
order supplies. This system is linked to the electronic vote
accounting system so that supplies ordered, received and
certified can be routed to the payment function and
enable speedier payments to suppliers.
(iii) E- Services
With the introduction of e-commerce, motor vehicles
dealers can now apply for registration and payment
17
Buletin INTAN
of road tax for new vehicles from their office through
internet. With the banker as intermediary, the Road
Transport Department (RTD) can vet new applications
for transfer and road tax payment and collect electronic
payment (direct debit) through the merchants account.
This has saved a lot of time for businesses (time is
invaluable) as well as RTD itself .
(iv) By using Computer aided Land Survey system, the
Survey Department of Johor has saved 60% of staff time
spent on computation, 40% on plan drawings and 62%
on conversion of maps from imperial to metric system.
Companies and individuals can also now access the
Survey Department database to get information on land
for instance for construction and valuation purposes for
a fee.
(v) Th e M i n i s t r y o f L a n d a n d Co o p e rat i ve
Development has also developed a common
database for geographical information whereby
the public can now access information from many
departments through Malaysian centre for Geospatial
data Infrastructure (Macgdi) involving the Valuation
Department, the Land and Mines Department, the
Malaysian Centre for Remote Sensing, the Survey
Department, the Public Works Department and the
Department of Agriculture.
6. Accounting Systems
With the implementation of the Standard Accounting
Systems for Government agencies (SAGA) PKPA 1/96
Statutory Bodies are now able to produce their final
accounts to parliament on time. The SAGA system
is a standard for government statutory bodies as
such there is comparability among entities of similar
nature eg. Universities and top management have
timely information for decision-making. Similar efforts
have also been made to enable efficient financial
management and reporting systems for the State
Government Departments.
Further the Accountant General’s Department has
reviewed the accounting systems of the Federal
Government under the Reengineering project to
18
improve service delivery to departments, public and
stakeholders to provide faster and more value-added
services in response to customer demand and the
changing environment with the expanded use of
information technology (IT). The new system will be
implemented in stages starting in 2005.
7. Privatisation and corporatisation
The government has progressively reduced the
involvement of the Public sector in business activities
as it is not profit oriented rather the whole objective
of government is to promote growth and economic
activities so that the nation as a whole prospers. The
aim of the government is also to reduce the financial
burden of the public sector in future specifically with
regard to pensions and medical expenses and to spur
private sector participation.
In this respect the two biggest privatisations namely the
National Electricity Board and the Telecommunications
has helped the government save billions in operating
and development expenditure. These two privatised
entities are also among the top 50 companies in terms
of market capitalisation. They also generate support
industries to further enhance economic activity and
productivity.
The government has also set up monitoring authorities
in the relevant ministries to make sure these privatised
entities subscribe to fair pricing of services and also
social responsibilities such as providing power and
telecommunications facilities to rural areas where the
privatised entities would rather not invest for fear of
being less profitable. Some of the privatisations have
not been successful and the causes and consequences
need to be studied to guide future privatisations.
There are also areas where the government has
privatised certain services of government entities. For
instance the maintenance of roads previously done
by the Public Works Department has been privatised
so also the maintenance and cleaning services in the
hospitals. The latter is important so that the Hospital
Administrators can focus their time on their core
Jilid 6 Bil. 1/2005

business, i.e. clinical services thereby providing value for
money and customer satisfaction. This has contributed
to efficiency in providing maintenance services and
promoted effectiveness of healthcare.
The privatisation however does not mean the
government will retrench the staff whose functions has
been privatised, rather these staff are either absorbed
into the privatised entities or redeployed to other sectors
where there is a shortage of manpower.
8. Incentives and challenges
The government has also initiated various awards to
encourage service excellence. These include awards
for innovation introduced in public services and the
Prime Ministers’ Quality award. However with all these
circulars in place, without commitment and constant
supervision the objectives of the circulars cannot be
met. The staff should also be nurtured and the quality
culture inculcated so they share the common goals
of the organisation. The vision and mission of the
department must be clear and communicated to all
levels of management. The staff should also be given
sufficient training so that they can implement the
circulars and disseminate the objectives to lower levels.
The training should also be regular so that it can cater
for transfers of staff and retirement so that the new staffs
are well trained.
The change management strategies need to be prepared
so that new developments especially in electronic
government are well communicated to the staff and
the fear of resistance to the new systems are addressed
to ensure success. Some of the computerisation projects
have not been successful and the reasons should be a
lesson to avoid waste of public funds.
While lot of attention has been paid to improvement of
service delivery less has done to examine the vision and
mission of the organisation and the strategy to achieve
the objectives. Here the public sector has to revisit its
vision and mission and take a total approach to service
improvement and organisational excellence. Tools such
as the balanced scorecard can be used aid organisational
Buletin INTAN
improvement with focus on the customer needs, internal
processes, resource availability and employee learning
and growth.
Basically the Balance Scorecard addresses the following
aspects:
n Financial
n Customer
n Internal processes
n Employee learning and growth
Each of these attributes is dealt with in greater details as
below to map out the strategies to achieve the vision and
mission of the organisation.
n Objectives
n Key performance measures
n Targets
n Initiatives
9. Conclusion
The Public sector has made a lot of progress in financial
management or service delivery and attached great
importance to the use of information technology to review
processes, shorten waiting time and provide efficient
and effective services. Like any other sector it is not free
from globalisation pressures and it must continuously
improve and adapt to changes in the environment and
implement the best practices in government to spur
economic growth and ensure prosperity for all. The Public
sector employees have to respond to these challenges
and be trained, innovative, competitive productive and
responsive to change n
References:
(i) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Pindaan
sehingga Mei 1997
(ii) Laporan Kemajuan Pentadbiran Awam tahunan oleh
MAMPU
(iii) Morris and Raben. A Model for Managing Change (1994)
(iv) Paul R. Niven. Adapting Balanced scorecard to fit Public
and Non-profit sectors.

Jilid 6 Bil. 1/2005 19

Buletin INTAN
KETELUSAN DALAM
PENGURUSAN TENDER
oleh: Ho Khek Hua
Atas kepentingan ini, pembeli perlu
mengendalikan tender secara telus. Ini
akan memantapkan lagi keyakinan
pembekal dan seterusnya meningkatkan
lagi persaingan di antara pembekal.
Hasil daripada peningkatan persaingan
ini, pembeli akan memperoleh
penjimatan dan nilai untuk wang. Bagi
pembekal, peningkatan persaingan akan
menggalakkan mereka berusaha dengan
lebih gigih supaya sentiasa kompetitif.
Ketelusan bererti jelas. Dari segi tender, ketelusan
bermakna mempraktikkan prinsip adil, saksama dan jujur
oleh kedua-dua pihak yang terlibat iaitu pembeli dan
penjual. Tender yang dikatakan menepati prinsip ini ialah
apabila ia diterima oleh kedua-kedua pihak yang terlibat.
Bagi pembeli, tender untuk memperolehi apa yang
diperlukan oleh organisasinya mengikut kualiti yang
dikehendaki, pada masa yang diperlukan dan dengan
nilai yang terbaik untuk wang bagi mencapai matlamat
organisasinya diuruskan secara adil, saksama dan jujur
kepada semua pembekal. Bagi pembekal pula, mereka
membuat tawaran yang terbaik kepada pembeli dan
mempercayai bahawa tawarannya akan dipertimbangkan
secara adil, saksama dan jujur berasaskan kualiti yang
dikehendaki, pada masa yang diperlukan dan dengan
nilai yang terbaik untuk wang.
Tender adalah suatu cara pembelian yang berasaskan
pertandingan. Dalam pertandingan yang terbaik
adalah pemenang. Prinsip ini adalah teras dalam tender.
Pembeli bertanggungjawab mengendalikan tender
secara telus berasaskan prinsip adil, saksama dan jujur
manakala pembekal pula membuat tawaran secara jujur
dan terbaik serta berkemampuan memenuhi obligasi
sebagaimana yang dijanjikan. Justeru itu, kedua-dua
pihak ini mempunyai tanggungjawab yang sama berat
untuk memastikan ketelusan dalam tender.
Atas kepentingan ini, pembeli perlu mengendalikan
tender secara telus. Ini akan memantapkan lagi keyakinan
pembekal dan seterusnya meningkatkan lagi persaingan
di antara pembekal. Hasil daripada peningkatan
20
persaingan ini, pembeli akan memperoleh penjimatan
dan nilai untuk wang. Bagi pembekal, peningkatan
persaingan akan menggalakkan mereka berusaha
dengan lebih gigih supaya sentiasa kompetitif.
Ciri-ciri tender yang telus
Tender melibatkan dua pihak yang mempunyai objektif
yang berlainan iaitu pembeli yang ingin memperoleh
nilai terbaik untuk wang. Manakala, pembekal ingin
memperoleh pulangan yang terbaik. Dalam hubungan
ini, tender yang telus perlu mempunyai ciri-ciri berikut:
a) Peraturan tender yang jelas;
b) Perhubungan dengan penender yang jelas;
c) Proses tender yang telus;
d) Penilaian dan tawaran tender dibuat secara adil
dan saksama; dan
e) Pengurusan aduan tender.
a) Peraturan Tender Yang Jelas
Peraturan tender perlu jelas dan mudah difahami oleh
pembekal. Peraturan-peraturan ini meliputi perkara-
perkara berikut:
• Pemberitahuan tender melalui media yang
sesuai dan syarat-syarat kelayakan pembekal
dinyatakan;
• Mempamerkan sesalinan dokumen tender untuk
membolehkan pembekal yang berminat membuat
semakan sebelum membuat keputusan untuk
mengambil bahagian;
• Menetapkan kelayakan pembekal supaya mereka
yang berkelayakan sahaja yang boleh mengambil
bahagian dalam tender;
• Menetapkan syarat-syarat bagaimana sesuatu
tender boleh diterima dan ditolak. Sebagai
contoh, tender dihantar selepas waktu tutup;
dan
• Menetapkan apa yang boleh dibuat dan tidak
boleh dilakukan oleh pembekal. Contohnya,
pindaan kepada tawaran selepas tender ditutup.
b) Perhubungan pembekal yang jelas
Menentukan bentuk dan tahap perhubungan adalah
penting bagi pembeli dan pembekal. Perhubungan
dengan pembekal boleh dibahagikan kepada tiga
peringkat iaitu:
• Sebelum tender ditutup;
• Selepas tender tutup hingga tawaran tender; dan
• Selepas tawaran tender
Bentuk dan tahap perhubungan dalam ketiga-tiga
Jilid 6 Bil. 1/2005

peringkat ini perlu ditetapkan dengan jelas supaya
dapat memantapkan lagi ketelusan dalam tender dan
mengelakkan kekeliruan di antara pembekal dan juga
pembeli.
c) Proses tender yang telus
Menurut YAB Dato’ Seri Abdullah Ahmad Badawi,
Perdana Menteri Malaysia, “tender processes need to
be transparent, with open tendering being the norm,
direct negotiation will be limited to very special cases”.
Di samping itu, “the process should be transparent,
acceptable, just, fair, democratic, participatory and
responsive to people’s needs”.
Selaras dengan keperluan ini, tender perlu diuruskan
mengikut:
• Tatacara-tatacara yang ditetapkan dalam dokumen
tender;
• Kelayakan asas menepati syarat- syarat tender;
• Mengemukakan dokumen tender yang lengkap
dan sempurna;
• Membenarkan bantahan ke atas spesifikasi yang
menjurus kepada jenama tertentu;
• Tawaran tender dibuat dalam tempoh sah laku
tawaran; dan
• Pegawai yang mempunyai kepentingan
dikecualikan daripada mengendalikan tender.
d) Penilaian dan tawaran tender dibuat
secara adil dan saksama
Penilaian tender dibuat berasaskan kriteria-kriteria
yang ditetapkan dengan jelas dan difahami oleh
pembekal. Penilaian dan keputusan hendaklah
konsisten dan dibuat mengikut:
• Asas yang sama (equal basis);
• Adil dan jujur;
• Dasar perolehan yang jelas, spesifik dan boleh
diukur;
• Asas atau kriteria penilaian ditetapkan dalam
dokumen tender;
• Tawaran yang paling menguntungkan;
• Kesamaan kuasa ahli Lembaga Tender; dan
• K e a h l i a n L e m b a g a Te n d e r d i w a r t a k a n
(diumumkan).
Untuk meningkatkan ketelusan dalam penilaian dan
tawaran tender, “openness” dari segi memaklumkan
penender yang berjaya dan nilai tawaran boleh
dipamirkan dalam kenyataan awam agensi berkaitan
supaya pembekal boleh menambahbaik kelemahan
mereka.
Jilid 6 Bil. 1/2005
Buletin INTAN
e) Pengurusan aduan tender
Aduan adalah maklum balas untuk penambahbaikan.
Oleh itu, kewujudan saluran menerima dan menyiasat
aduan tender yang di luar kawalan pembeli adalah
penting supaya pembekal berasa aduan mereka akan
diberi pertimbangan yang sewajarnya dan mereka tidak
diberi pandangan negatif oleh pengendalian tender.
Ini akan menggalakkan “openness”. Amalan semasa
ialah pihak yang menerima aduan juga merupakan
pihak yang mengendalikan tender. Ini menyebabkan
pembekal lebih selesa mengadu melalui kesatuan
pembekal atau media.
Kementerian Kewangan boleh mewujudkan satu unit
aduan perolehan bagi mendapat maklum balas dan
meneliti aduan-aduan perolehan yang dikendalikan oleh
semua agensi kerajaan untuk menambah baik ketelusan
dalam pengendalian perolehan agensi-agensi kerajaan.
Dengan itu Kementerian Kewangan selaku penentu
tatacara-tatacara perolehan kerajaan dan merupakan
pihak ketiga dalam urusan perolehan akan dapat
memainkan peranan secara efektif.
Kehendak pembekal
Dalam pertandingan, pemenang adalah terbaik dari
mereka yang mengambil bahagian. Peraturan dan kriteria
yang menentukan pemenang dinyatakan dengan jelas
dan diterima oleh mereka yang mengambil bahagian.
Tender tidak dikecualikan daripada keperluan ini. Bagi
pembekal, mereka menghendaki tender diuruskan
berpandu kepada perkara berikut: -
• Award kepada tawaran yang terbaik;
• Keputusan yang adil dan saksama;
• Peraturan dipatuhi dan tidak menukarkan
peraturan untuk menyesuaikan keperluan atau
keadaan;
• Sistem pemprosesan tender yang telus; dan
• Pegawai yang kompeten dan jujur.
Standard Ketelusan Tender
Tahap ketelusan tender agensi kerajaan dari semasa ke
semasa hendaklah dibandingkan dengan tender yang
diamalkan oleh badan-badan antarabangsa seperti Bank
Dunia dan Bank Pembangunan Asia. Ini bertujuan untuk
mengenal pasti jurang perbezaan agar penambahbaikan
ke atas peraturan tender, perhubungan dengan
penender, proses tender, penilaian dan tawaran tender
dan pengurusan aduan tender dapat dibuat n
21
Buletin INTAN
ISU PUNGUTAN HASIL
oleh: Hj. Zainon Aznan Hashim
Pendahuluan
Setiap tahun Ketua Audit Negara mengeluarkan laporan
tahunan dan setiap tahun juga terdapat masalah-
masalah yang hampir sama dibangkitkan oleh pihak
Audit mengenai kelemahan-kelemahan pengurusan
kewangan yang terdapat di agensi-agensi kerajaan.
Boleh dikatakan teguran-teguran yang hampir sama
diketengahkan, hanya jabatan-jabatannya sahaja yang
berbeza.
Masalah-masalah yang popular termasuk lah
ketidakpatuhan kepada peraturan-peraturan yang
ditetapkan oleh Perbendaharaan, pembaziran,
kelemahan pengurusan harta, kelemahan pengurusan
dan sebagainya. Teguran-teguran ini seolah-olah
dipandang sepi oleh jabatan-jabatan kerajaan yang
lain. Sekiranya jabatan-jabatan kerajaan membaca
Laporan Audit yang dikeluarkan setiap tahun dan peka
terhadap permasalahan yang ditimbulkan maka perkara
yang sama tidak akan diulangi lagi di pada masa-masa
hadapan.
Peranan Audit
Peranan Audit adalah menentukan jabatan-jabatan
kerajaan melaksanakan tugas-tugas kewangan sejajar
dengan undang-undang dan peraturan-peraturan yang
telah ditetapkan oleh Kerajaan. Menurut Perkara 106
22
dan 107 Perlembagaan Persekutuan dan Akta Audit
1957, Ketua Audit Negara dikehendaki mengaudit
Penyata Akaun Awam serta aktiviti-aktiviti Kerajaan
Persekutuan dan melaporkannya kepada Yang Di-
Pertuan Agong yang akan mengarahkan supaya
laporan itu dibentangkan di Parlimen. Pihak Audit
bukannya ‘fault finder’ atau pencari kesalahan seperti
mana tanggapan yang dilemparkan oleh sesetengah-
tengah pihak. Ini diakui sendiri oleh pihak Audit dalam
laporannya bagi tahun 2003.
Peranan Pegawai Pengawal
Pegawai Pengawal bagi sesuatu kementerian/jabatan
yang dilantik oleh Menteri Kewangan mengikut
Seksyen 15 (A) Akta Acara Kewangan 1957 pula
berperanan untuk mewujudkan akauntabiliti dalam
pengurusan kewangan kerajaan. Antara lain, Pegawai
Pengawal bertanggungjawab untuk menentukan
bahawa peruntukan kewangan dan sumber lain yang
secukupnya diperolehi, diguna dan diakaun mengikut
peraturan-peraturan kewangan yang berkuat kuasa.
Di dalam menjalankan tugas-tugas tersebut, sudah
pasti kesilapan-kesilapan boleh berlaku, cuma tahap
kesilapan serta kekerapan berulangnya kesilapan yang
sama di pelbagai jabatan yang dipertikaikan.
Kaedah Pengauditan
Bagi melaksanakan tanggungjawabnya, Jabatan Audit
Negara telah menjalankan tiga kaedah pengauditan
terhadap kementerian/jabatan Kerajaan seperti
berikut:
1. Pengauditan ‘Attestation’
Pengauditan ini diadakan bagi memberi pendapat
sama ada Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan
yang disediakan oleh Jabatan Akauntan Negara
bagi sesuatu tahun menggambarkan kedudukan
kewangan Kerajaan yang benar serta rekod
perakaunan mengenainya telah diselenggarakan
dengan teratur dan kemas kini.
Jilid 6 Bil. 1/2005

2. Pengauditan Pematuhan
Pengauditan yang dibuat adalah untuk menentukan
sama ada pengurusan kewangan di kementerian/
jabatan dilaksanakan mengikut undang-undang
dan peraturan kewangan yang berkaitan.
3. Pengauditan Prestasi
Pengauditan ini pula adalah untuk menentukan
sama ada sesuatu aktiviti Kerajaan dilaksanakan
dengan cekap, berhemat dan mencapai objektif/
matlamat yang telah ditetapkan.
Audit Pematuhan 2003
Pada tahun 2003, Jabatan Audit Negara telah menjalankan
pengauditan kepada 107 buah pejabat Kerajaan. Tujuan
pengauditan adalah untuk menentukan sama ada
pengurusan kewangan di pejabat-pejabat berkenaan
telah diuruskan mengikut undang-undang dan
peraturan kewangan yang berkaitan. Penilaian telah
dibuat oleh pihak Audit terhadap bidang-bidang
berikut:
1. Kawalan Pengurusan;
2. Kawalan Hasil;
3. Kawalan Perbelanjaan;
4. Pengurusan Kumpulan wang Amanah; dan
5. Pengurusan Aset.
Kawalan Pengurusan
Dalam aspek ini, Audit memberi penekanan kepada peri
mustahaknya pihak pengurusan memberi perhatian
terhadap perkara-perkara yang mempunyai kaitan rapat
dengan kelicinan pengurusan kewangan seperti:
a. Carta Organisasi;
b. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja;
c. Menubuhkan Jawatan Kuasa; Pengurusan Kewangan
dan Akaun; dan
d. Menubuhkan Unit Audit Dalam.
Sungguhpun perkara-perkara di atas merupakan arahan
yang telah lama dikeluarkan oleh Kerajaan melalui
pekeliling-pekeliling yang berkaitan, namun masih
Jilid 6 Bil. 1/2005
Buletin INTAN
terdapat jabatan-jabatan yang diaudit tidak mematuhi
sepenuhnya. Di antara contoh yang boleh disenaraikan
ialah:
1. Carta Organisasi tidak disediakan dengan lengkap
dan kemas kini;
2. Manual Prosedur Kerja tidak lengkap dan kemas
kini;
3. Fail meja tidak lengkap dan tidak teratur;
4. Senarai Tugas tidak disediakan dengan jelas dan tidak
disahkan oleh Pegawai Yang Bertanggungjawab;
5. Penurunan kuasa tidak disediakan; dan
6. Jawatankuasa Kewangan dan Akaun tidak
bermesyuarat mengikut jadual.
Sungguh pun perkara-perkara seperti Carta Organisasi,
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang dibangkitkan
oleh pihak Audit nampak tiada kaitan secara langsung
dengan kerja-kerja kewangan, namun peranannya
dalam melicinkan pengurusan kewangan amatlah jelas.
Contohnya, jika Fail Meja tidak dilengkapkan dengan
senarai tugas yang teratur dan terkini, seseorang
kakitangan kewangan yang baru bertugas tidak dapat
menggunakannya sebagai panduan kerja yang betul. Ini
mungkin mengundang kesilapan atau penyelewengan
jika tiada penyeliaan yang rapi.
Kawalan Hasil
Menurut Arahan Perbendaharaan 53, adalah menjadi
tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk memungut
hasil yang patut diterima, menyimpannya dengan
selamat dan mengakaunkannya dengan betul. Tugas-
tugas ini tidak dilakukan sendiri oleh Pegawai Pengawal
atau pegawai-pegawai atasan yang lain tetapi dijalankan
oleh kakitangan di peringkat operasi. Pegawai Pengawal
perlu memastikan supaya perwakilan kuasa yang
secukupnya diberi secara bertulis kepada anggota-
anggota yang terlibat dan satu sistem pungutan yang
lengkap diwujudkan di jabatannya.
Pungutan hasil bukanlah perkara baru bagi jabatan-
jabatan kerajaan. Ianya wujud sejak zaman pemerintahan
British lagi. Peraturan-peraturannya tidak banyak
berubah. Arahan Perbendaharaan dan pekeliling-
pekeliling yang dikeluarkan oleh Kerajaan dari masa
ke semasa masih diguna pakai. Namun masih terdapat
23
Buletin INTAN
teguran-teguran yang remeh berulang setiap tahun
mengenai pungutan hasil, antaranya ialah:
1. Kawalan dokumen-dokumen hasil tidak teratur;
2. Penurunan kuasa dan pengagihan tugas anggota
yang tidak teratur;
3. Tiada kawalan secukupnya terhadap kemasukan
wang ke bank;
4. Pungutan lewat dimasukkan ke bank;
5. Penyelenggaraan rekod pungutan tidak kemas kini
dan kurang teratur; dan
6. Penyata penyesuaian tidak disediakan dan lain-lain
lagi.
Masalah-masalah yang ditimbulkan mungkin remeh
tetapi dalam sistem perakaunan kesemuanya merupakan
perkara yang tidak boleh diabaikan kerana boleh
mengakibatkan kepincangan akaun yang boleh
menjuru kepada penyelewengan.
Kawalan Perbelanjaan
Secara asasnya, ketua jabatan bertanggungjawab bagi
memastikan bahawa setiap perbelanjaan yang dibuat
mempunyai peruntukan, disokong dengan dokumen
sewajarnya, dan diluluskan oleh pegawai yang diberi
kuasa serta diakaunkan dengan betul. Bagi tujuan
tersebut, Buku Vot, Daftar Bil, Daftar Pembayaran
perlu diselenggarakan dengan lengkap dan kemas
kini. Penurunan kuasa yang jelas kepada anggota
yang terlibat perlu juga diberi untuk menentukan
akauntabiliti.
Apa yang temui oleh pihak Audit berbeza daripada
apa yang sepatutnya berlaku. Masih terdapat jabatan-
jabatan yang tidak menyelenggarakan Buku Vot dengan
teratur dan kemas kini. Sebagaimana yang kita maklum
bahawa Buku Vot merupakan nadi akaun bagi jabatan
kerajaan. Jika ia tidak diselenggarakan dengan betul,
maka akan berlakulah akaun yang tidak tepat dan
ini akan mengakibatkan perbelanjaan yang melebihi
peruntukan dan pelbagai akibat sampingan negatif
terhadap perakaunan perbelanjaan jabatan.
Di samping itu, semua perolehan kerajaan perlu dibuat
dengan mematuhi peraturan-peraturan semasa supaya
memberi pulangan yang terbaik kepada kerajaan.
24
Kelemahan mengenai pengurusan perolehan banyak
diketengahkan dalam Laporan Audit tahun 2003.
Kelemahan-kelemahan yang ketara termasuklah di
peringkat pengurusan, masalah-masalah teknikal,
pentadbiran kontrak dan lain-lain.
Masalah-masalah ketidakpatuhan terhadap prosedur-
prosedur dalam perbelanjaan dan bayaran bukan sahaja
menyalahi undang-undang dan peraturan, malah boleh
menjurus kepada pembaziran serta penyelewengan.
Pengurusan Kumpulan Wang Amanah
Wang Amanah merupakan wang yang khusus
diakaunkan dalam akaun amanah bagi tujuan-tujuan
tertentu. Secara asasnya terbahagi kepada dua
kategori iaitu Wang Amanah yang wujud di bawah
Seksyen 9 Akta Acara Kewangan 1957 (AAK), dan
Wang Amanah yang diwujudkan di bawah Seksyen 10
di bawah Akta yang sama. Ringkasnya, Wang Amanah
di bawah Seksyen 9 AAK merupakan sumbangan atau
wang yang dipungut oleh jabatan bagi sesuatu tujuan,
manakala di bawah Seksyen 10 pula merupakan
Wang Amanah Kerajaan seperti Kumpulan Wang
Pendahuluan Diri, pinjaman perumahan, pinjaman
kenderaan dan lain-lain.
Tidak kira sama ada wang amanah itu wujud di
bawah Seksyen 9 atau Seksyen 10 AAK, ia perlu
diperakaunkan dengan teratur dan kemas kini.
Pihak Audit mengesan beberapa jabatan yang tidak
menyelenggarakan Akaun Amanah tersebut dengan
teratur. Ada jabatan-jabatan yang tidak mempunyai
rekod lengkap mengenai pinjaman perumahan
serta pinjaman-pinjaman lain yang diberi kepada
anggotanya. Perkara ini perlu diberi perhatian serius
kerana implikasinya yang negatif. Sebagai contoh,
jika seorang kakitangan kerajaan yang mempunyai
pinjaman perumahan meletakkan jawatan, maka
jabatan kerajaan berkenaan perlu melaporkan kepada
Bahagian Pinjaman Perumahan, Perbendaharaan
Malaysia supaya tindakan sewajarnya boleh diambil
untuk mendapatkan balik pinjaman itu.
Tetapi jika tiada rekod diselenggarakan, maka
kemungkinan masalah itu terlepas pandang dan
akhirnya menyebabkan kesukaran bagi Kerajaan
Jilid 6 Bil. 1/2005

Pungutan hasil bukanlah perkara baru
bagi jabatan-jabatan kerajaan. Ianya
wujud sejak zaman pemerintahan
British lagi. Peraturan-peraturannya
tidak banyak berubah. Arahan
Perbendaharaan dan pekeliling-
pekeliling yang dikeluarkan oleh
kerajaan dari semasa ke semasa
masih diguna pakai. Namun masih
terdapat teguran-teguran yang remeh
mengenai pungutan hasil berulang
setiap tahun.
mendapatkan balik bayaran tersebut. Menurut pekeliling
yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan, pegawai yang
bertanggungjawab boleh dikenakan tindakan surcaj jika
tidak melaporkan hal perletakkan jawatan kakitangan
kerajaan yang belum selesai membayar balik pinjaman
perumahan mereka.
Terdapat juga penyalahgunaan Wang Amanah Khas
yang ditubuhkan untuk jabatan di bawah Seksyen 9
AAK di mana perbelanjaannya tidak menurut surat cara
amanah yang berkaitan.
Buletin INTAN
rekod harta modal serta inventori tidak diselenggarakan
dengan teratur; kalau ada pun, rekod-rekod tidak
dikemas kini.
Sudah hampir 14 tahun Pekeliling berkenaan dikeluarkan
oleh Perbendaharaan tetapi perlaksanaannya belum
boleh dibanggakan.
Syor
Seperti mana yang diperkatakan pada mula lagi bahawa
perkara ini berulang-ulang setiap tahun, cuma jabatan-
jabatannya sahaja yang berbeza. Persoalannya?
• Apa yang tidak kena?
• Adakah anggota kerajaan kurang latihan?
• Adakah peraturan tidak jelas?
• Adakah tiada penyeliaan atau kurang seliaan?
• Adakah ketua jabatan tidak turun padang?
• Adakah sistem kerja tidak kena?
Persoalan-persoalan yang di atas hanya dapat dijawab
sendiri oleh jabatan-jabatan yang terbabit. Pelbagai
kemungkinan boleh diandaikan. Tetapi jabatan-jabatan
kerajaan dan anggotanya perlu berusaha lebih gigih
untuk meningkatkan prestasi pengurusan kewangan .
Tanggungjawab untuk meningkatkan pengurusan
kewangan perlu dipikul bersama oleh semua pihak
yang terlibat. Di antara syor yang mungkin boleh
dipertimbangkan ialah:

Pengurusan Aset
1. Laporan Audit yang dikeluarkan setiap tahun
hendaklah diedarkan kepada semua jabatan.
Aset yang dipegang oleh jabatan-jabatan kerajaan
Jabatan-jabatan pula dikehendaki memaklumkan
terbahagi secara kasarnya kepada dua kategori iaitu
perkara-perkara yang dibangkitkan itu kepada
aset yang digunakan, dan barang-barang stor. Bagi aset
unit-unit yang berkaitan di jabatan masing-masing
yang digunakan dipanggil harta modal dan inventori,
supaya menjadi sempadan dan teladan;
Pekeliling Perbendaharaan Bil 2 Tahun 1991 telah pun
dikeluarkan bagi mengawal aset kerajaan. Penggunaan
2. Menurut Seksyen 18 Akta Acara Kewangan 1957
dokumen-dokumen baru telah diperkenalkan supaya
(dipinda tahun1972), pihak berkuasa kewangan
wujud keseragaman dalam pengurusan aset di jabatan-
hanya boleh mengesyorkan tidakan surcaj. Dari
jabatan kerajaan.
segi pelaksanaannya, Perbendaharaan akan
mengesyorkan perkara tersebut kepada Pegawai
Kehendak pekeliling tersebut adalah jelas dan mudah
Pengawal yang akan membawa kes itu kepada
difahami, namun masih terdapat jabatan-jabatan
Suruhanjaya berkaitan. Tugas Suruhanjaya pula
kerajaan yang agak ketinggalan dalam hal ini. Rekod-

Jilid 6 Bil. 1/2005 25

Buletin INTAN
diturunkan kepada Lembaga Tatatertib. Prosesnya
adalah mengikut peraturan-peraturan yang tertentu,
dan mengambil masa. Akhirnya disebabkan
beberapa kemungkinan maka tindakan surcaj
itu tidak dapat dilaksanakan sepenuhnya. Untuk
mengurangkan kerenah ini. Perbendaharaan
dicadangkan diberi kuasa terus untuk membawa
kes surcaj dengan Suruhanjaya berkaitan;
3. Pihak Audit juga boleh mengambil tindakan susulan
untuk menyemak sama ada sesuatu syor tindakan
surcaj itu dilaksanakan sepenuhnya atau tidak oleh
Pengawai Pengawal;
4. Perbendaharaan perlu mengumumkan kepada
semua jabatan Kerajaan dari semasa ke semasa
bilangan anggota kerajaan yang dikenakan
tindakan surcaj dan jenis-jenis kesalahan yang
dilakukan. Tindakan sedemikian mungkin akan
memberi kesan yang positif kepada semua yang
terlibat dengan tugas-tugas kewangan;
5. Ketua-ketua jabatan sendiri perlu membuat
semakan mengejut secara lebih kerap sungguh
pun Arahan Perbendaharaan 309 menetapkan
pemeriksaan perlu dilakukan tidak kurang dari sekali
dalam enam bulan; dan
6. Penyelia-penyelia kewangan pula perlu mempunyai
senarai semak tentang tugas yang mesti dilakukan
setiap hari. Pada penghujung hari, satu perakuan
perlu dibuat dan dihantar kepada ketua jabatan
sebagai pengesahan bahawa tindakan-tindakan
sewajarnya telah diambil untuk hari berkenaan.
Penutup
Pihak Audit pula telah mengambil pendekatan yang
baru dalam usaha meningkatkan prestasi pengurusan
kewangan. Mulai tahun 2003, Jabatan Audit Negara
telah melaksanakan Program Anak Angkat di mana
10 buah pejabat yang dikenal pasti bermasalah dalam
pengurusan kewangan telah diberi bimbingan dan
nasihat, khususnya dalam penyelenggaraan rekod
perakaunannya. Jangan tunggu sampai pihak Audit
jadi ‘bapa angkat’ kita n
Rujukan:
Arahan Perbendaharaan
Laporan-laporan Audit

Kejujuran dalam apa jua profesyen atau perniagaan adalah jalan yang pasti mencapai kejayan.
A show of honesty is in any profession or business the surest way of growing rich.
Jean De La Bruyere

Setiap orang daripada kamu adalah ketua dan kamu bertanggungjawab terhadap amanah kamu itu.
Everyone of you is a leader and you are responsible for whatever is entrusted upon you.
al-Hadith

26 Jilid 6 Bil. 1/2005


INTEGRITI DAN AKAUNTABILITI
DALAM PENGURUSAN BAYARAN
oleh: Kamaruddin Zainal
Kelemahan dalam pengurusan bayaran kerajaan kerap
menarik perhatian pelbagai pihak termasuk lah orang
awam yang berurusan dengan jabatan dan agensi
Kerajaan serta di kalangan anggota dan pegawai awam
sendiri. Setiap tahun Jabatan Audit Negara melalui
laporan tahunannya akan mendedahkan pelbagai
jenis kelemahan dan ketidakpatuhan jabatan/agensi
Kerajaan terhadap peraturan-peraturan berkaitan
dengan urusan bayaran.
Contohnya ialah kelewatan membuat bayaran
kepada kontraktor/pembekal, bayaran gaji pegawai/
kakitangan yang berpindah dan tuntutan perjalanan.
Penyelenggaraan rekod-rekod bayaran seperti daftar
bil, daftar baucar dan daftar pembayaran juga tidak
kemas kini. Kelewatan mengesahkan dokumen
sokongan bayaran dan lewat atau gagal mematuhi
prosedur -prosedur perolehan adalah antara punca yang
menyebabkan kelewatan tersebut.
Ketidakpatuhan dan kelemahan ini dapat diatasi
sekiranya ketua-ketua jabatan memberi perhatian
yang serius dengan memastikan semua peraturan
dan prosedur diikuti serta dipatuhi sepenuhnya tanpa
sebarang tolak ansur. Namun demikian, ada beberapa
kaedah dan pendekatan yang dilaksanakan di kalangan
pegawai awam dalam urusan bayaran ini sebenarnya
boleh dianggap sebagai mengetepikan soal integriti
dalam pengurusan kewangan Kerajaan. Tidak keterlaluan
jika dikatakan ada pula yang menganggapnya sebagai
kreativiti dalam pengurusan bayaran. Antara sebab
keadaan ini berlaku adalah seperti berikut:
Takrifan Menghadiri Kursus Sebagai Tugas Rasmi
Perbendaharaan Malaysia telah mengeluarkan Pekeliling
Perbendaharaan yang baru bagi tuntutan perjalanan
pegawai awam semasa menjalankan tugas rasmi dalam
dan luar negara. Ianya merupakan penambahbaikan
Jilid 6 Bil. 1/2005
Buletin INTAN
terharap kadar-kadar tuntutan yang melibatkan
tuntutan perbatuan, bayaran sewa hotel, elaun makan
dan lojing. Namun demikian, Pekeliling Perbendaharaan
berkaitan dengan kadar-kadar tersebut bagi menghadiri
kursus masih berpandukan kepada pekeliling yang lama
iaitu Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 1992.
Perbezaan kelayakan elaun pegawai bagi menjalankan
tugas rasmi dan menghadiri kursus agak besar. Oleh
itu terdapatnya perbuatan mentakrifkan kursus yang
dijalankan di luar pejabat, seperti di hotel-hotel dan
sebagainya dinyatakan sebagai menghadiri mesyuarat,
taklimat dan lain-lain lagi bagi mendapat amaun
kelayakan yang lebih tinggi dengan tujuan untuk
mendapatkan kemudahan tempat berkursus yang
lebih selesa.
Oleh kerana menghadiri kursus juga dianggap sebagai
menjalankan tugas rasmi, adalah disyorkan supaya
tuntutan perjalanan Pekeliling Perbendaharaan juga
dipanjangkan pemakaiannya bagi menghadiri kursus.
Dengan itu, tidak timbul lagi masalah dalam menukar
perakuan dan status aktiviti yang dilakukan oleh
pegawai awam.
Menggunakan perbelanjaan keatas objek sebagai
yang lain.
Sering kita mendengar terdapat jabatan/agensi kerajaan
yang tidak mempunyai peruntukan yang mencukupi di
bawah Objek Sebagai 27000 – Bekalan dan bahan-
bahan lain akan mengenakan perbelanjaan yang
dilakukan kepada objek sebagai yang lain, contohnya
di bawah Objek Sebagai 28000 – Penyelenggaraan dan
Pembaikan Kecil Yang Dibeli. Ini dapat dilakukan secara
pakatan dengan pihak pembekal untuk mengeluarkan
invois seolah-olah pembelian tersebut adalah untuk
tujuan penyelenggaraan.
27
Buletin INTAN
Perancangan dan Kawalan: Peruntukan Lemah
Selain itu perancangan serta kawalan peruntukan yang
lemah menyebabkan baki peruntukan jabatan masih
tinggi sehingga penghujung tahun. Dalam usaha untuk
membelanjakan baki peruntukan tersebut, pembelian
dibuat di saat-saat akhir dan ianya dikendalikan secara
tergesa-gesa. Akibatnya berlakulah pembelian yang
tidak mengikut prosedur seperti memecah kecilkan
kaedah perolehan. Perolehan yang sepatutnya
diuruskan secara tender akhirnya dibuat melalui dua
sebut harga bagi bekalan atau kerja yang sama.
Pengesahan Palsu ke Atas Bayaran
Terdapat juga kejadian di mana bekalan atau kerja
tersebut tidak dapat disempurnakan atau disiapkan
mengikut jadual yang ditetapkan dalam tahun
kewangan semasa. Dalam keadaan ini pengesahan
dibuat dalam dokumen pembelian seolah-olah bekalan
telah diterima dan kerja pula disahkan telah disiapkan
sepenuhnya bagi menyokong dan meneruskan urusan
pembayaran ke atas perbelanjaan berkenaan. Dengan
itu baucar bayaran disediakan dan cek dikeluarkan
walaupun bekalan belum diterima dan kerja pula masih
belum disiapkan sepenuhnya.
Ini merupakan satu kesalahan di mana pengesahan
palsu telah dilakukan ke atas pembayaran berkenaan. Ia
dianggap sebagi tidak mematuhi Arahan Perbendaharaan
102.(a)(i) yang menyebut bahawa “ Pegawai yang
mengesahkan dokumen sokongan bayaran adalah
bertanggungjawab bahawa perkhidmatan atau bekalan
telah diterima dengan sempurna.”
Penyalahgunaan Perbelanjaan Darurat
Arahan Perbendaharaan 55 merupakan peruntukan yang
membolehkan pegawai awam melakukan “perbelanjaan
darurat” sebarang keperluan dalam situasi kecemasan
yang boleh memudaratkan orang awam. Perbekalan
ini membenarkan perolehan dibuat tidak mengikut
kaedah-kaedah perolehan sepatutnya. Oleh itu ada
pihak yang mengambil kesempatan membuat perakuan
dan kenyataan yang dianggap sebagai “mendaruratkan
keadaan” supaya membolehkan perolehan terus
28
dilakukan dan ada kemungkinannya peruntukan untuk
membiayainya tidak mencukupi atau tiada langsung.
Bayaran “Telepas Pandang”
Terdapat juga pembayaran bagi bekalan dan
perkhidmatan yang telah diterima secara suci hati
akibat daripada kelemahan pihak yang memesan, atas
kegagalan dalam memastikan peruntukan ada atau
mencukupi, serta kegagalan mematuhi syarat-syarat
dan prosedur-prosedur perolehan yang sedang berkuat
kuasa. Perakuan dibuat dengan alasan kesilapan dan
kelemahan ini adalah tidak disengajakan atau lebih
popular diistilahkan sebagai “terlepas pandang”. Justeru
pembayaran ini dapat diselesaikan mengikut perbekalan
di bawah Arahan Perbendaharaan 59.
Perbelanjaan ke Atas Aktiviti Tidak Rasmi
Di samping itu juga, amalan membelanjakan peruntukan
jabatan terhadap perbelanjaan bagi aktiviti-aktiviti yang
dianggap tidak rasmi masih dilakukan. Sebagai langkah
mudah untuk mengatasi kesulitan mendapatkan
pembiayaan sesuatu aktiviti itu maka ada pihak
yang memilih jalan singkat atau mudah ini dengan
menggunakan kuasa yang ada secara memanipulasikan
fakta dan butiran-butiran bayaran seolah-olah ianya
dilakukan atas urusan rasmi kerajaan.
Seperti kata Y.A.B. Perdana Menteri dalam ucapannya
di Majlis Perdana Persidangan Awam ke 5 “We are
accountable to each other and to the peopledan
bertanggungjawab kepada Allah S.W.T di Hari
Penghitungan”. Tambahnya lagi “Kita telah diberi
amanah, kita mesti beramanah” “We hold the people trust,
we must therefore be trusted”
Jika amalan-amalan negatif, perbuatan dan tindakan
yang bertentangan dengan moral dan nilai-nilai
murni ini berterusan dan tidak dibendung, dan ada
pula pihak-pihak tertentu menganggapnya sebagai
perkara remeh-temeh, di samping tiada usaha secara
lebih komited dan penuh rasa tanggungjawab untuk
membetulkan keadaan, maka hasrat Perdana Menteri
untuk mewujudkan Perkhidmatan awam yang lebih
berintegriti tidak akan tercapai n
Jilid 6 Bil. 1/2005
 Buletin INTAN

‘Managers’ Dalam Konsep

‘Let Managers Manage’
oleh: Hj. Abd. Rahman Abdullah

Pengurus SBD 1990an

Apabila Sistem Belanjawan Diubahsuai (SBD) program dan aktiviti mereka. Perbendaharaan
diperkenalkan dalam pengurusan kewangan awam berperanan sebagai ‘pengawal perbelanjaan’ dengan
bagi menggantikan Sistem Belanjawan Program hanya menunjukkan sedikit ‘kepercayaan’ kepada tahap
dan Prestasi (SBPP), ia diiringi dengan falsafah ‘biar kemampuan Pegawai Pengawal dan pegawai-pegawai
pengurus mengurus’ atau lebih dikenali dengan lain yang bertindak bagi pihak Pegawai Pengawal.
ungkapan ‘let managers manage’. Semua perkara yang melibatkan
Tetapi siapakah sebenarnya perbelanjaan dan pengagihan
pengurus yang dimaksudkan Penurunan kuasa bagi ketiga- peruntukan perlu dirujuk kepada
dalam ungkapan falsafah ini? tiga tugas dan tanggungjawab Perbendaharaan.
Adak ah pengurus tersebut tersebut juga diikuti dengan
adalah Pegawai Pengawal,
syarat yang jelas iaitu, bagi Dengan pelaksanaan SBD dan
Ketua Jabatan atau Ketua Pusat
memastikan kuasa yang telah dengan kepercayaan bahawa
Tanggungjawab?
diberikan ini dilaksanakan Pegawai Pengawal dan pegawai
kanannya lebih memahami
d e n g a n t e r a t u r, P e g a w a i
Latar belakang Pengurus SBD keadaan dan keperluan organisasi
Pengawal tidak dibenarkan s e r t a m e r e k a s e b e n a r ny a
SBD adalah sistem belanjawan
menurunkan kuasa ini kepada bertanggungjawab terhadap
ya n g m e m b e r i p e n e k a n a n
pegawai-pegawai lain. Sekiranya perkara-perkara yang perlu
kepada pembentukan program, syarat-syarat dan peraturan dilakukan untuk mencapai visi,
agihan peruntukan mengikut yang ditetapkan ini tidak misi dan objektif kementerian
keutamaan, penghasilan output dipatuhi Pegawai Pengawal atau jabatan masing-masing,
dan pencapaian impak yang boleh dikenakan tindakan yang Perbendaharaan menurunkan
dirancang. Dinamakan SBD oleh sewajarnya seperti surcaj dan sebahagian kuasa pengurusan
kerana sistem ini berasal daripada lain-lain tindakan tatatertib. kewangan kepada Pegawai-
Sistem Belanjawan Program dan Pengawal. ‘Biarlah Pegawai-
Prestasi yang telah diubahsuai pegawai Pengawal mengurus
dan ditambah dengan beberapa peruntukan kewangan yang
konsep baru. diberikan kepada mereka’. ‘Biarlah Pegawai-pegawai
Pengawal mentadbir organisasi mereka’. Dalam konteks
Sebelum SBD, semua perkara yang berhubung ini, ‘managers’ yang dimaksudkan dalam SBD ialah
dengan perbelanjaan dan agihan peruntukan, perlu Pegawai-pegawai Pengawal.
dirujuk kepada Perbendaharaan untuk kelulusan.
Perbendaharaan memeriksa, menilai dan seterusnya Batasan Kuasa
membuat keputusan berhubung dengan permohonan
kementerian, jabatan dan agensi-agensi untuk Konsep ‘let managers manage’ SBD, seolah-olah
mendapatkan peruntukan bagi membiayai pelaksanaan merupakan kembangan idea dan falsafah yang

Jilid 6 Bil. 1/2005 29

Buletin INTAN
terkandung dalam Ordinance Perwakilan Kuasa 1956.
Tetapi semasa Sistem Belanjawan Diubahsuai mula
dilaksanakan pada 1990, penurunan kuasa dinyatakan
melalui Pekeliling Perbendaharaan ialah kebebasan
bagi Pegawai Pengawal mengagih-agihkan Batas
Perbelanjaan kepada program dan aktiviti mengikut
keutamaan yang difikirkan wajar oleh Pegawai Pengawal
dan kuasa untuk memindahkan peruntukan dari satu
Objek Am kepada satu Objek Am yang lain dalam aktiviti
yang sama, dan daripada satu aktiviti kepada satu aktiviti
yang lain dalam program yang sama.
Sebelum pelaksanaan Sistem Belanjawan Diubahsuai,
kuasa untuk pindah peruntukan (viremen) adalah
di bawah bidang kuasa Perbendaharaan. Pegawai-
Pengawal adalah dikehendaki mengemukakan
p e r m o h o n a n k e p a d a Pe r b e n d a h a r a a n b a g i
memindahkan peruntukan sama ada daripada satu
objek am kepada satu objek am yang lain, atau daripada
satu aktiviti kepada satu aktiviti yang lain.
Selain daripada kuasa untuk mengagih-agihkan
Batas Perbelanjaan kepada program dan aktiviti serta
kuasa memindahkan peruntukan yang diberikan
Perbendaharaan kepada Pegawai Pengawal, peranan dan
kuasa pengurus dalam SBD tidak ada bezanya dengan
pengurus dalam SBPP. (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4
Tahun 1990).
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 1990, Perenggan
(3) menetapkan, ‘pada masa menjalankan kuasa-kuasa
yang telah diwakilkan, Waran yang membenarkan
pemindahan peruntukan daripada Objek Am Aktiviti
yang mempunyai lebihan kepada Objek Am Aktiviti yang
berkurangan hendaklah ditandatangani oleh Pegawai
Pengawal sendiri atau bagi pihaknya oleh mana-mana
pegawai bawahannya yang lain yang diberi kebenaran
secara bertulis olehnya di bawah Seksyen 15A(2), Akta
Acara Kewangan 1957. Satu salinan penurunan kuasa
ini perlu dihantar kepada Jabatan Akauntan Negara.
Pengurus SBD 2002
Sehingga kini, konsep ‘let managers manage’ yang
benar-benar dapat direalisasikan dalam pengurusan
kewangan awam adalah melalui perwakilan kuasa untuk
melupuskan dan menghapus kira aset awam seperti yang
ditetapkan dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3
30
Tahun 2002. Melalui Surat Pekeliling ini, Perbendaharaan
bukan sahaja menurunkan kuasa meluluskan pelupusan
dan hapus kira kepada Pegawai Pengawal, tetapi juga
kepada ketua Jabatan Persekutuan di peringkat ibu
pejabat dan negeri.
Ini bererti konsep ‘managers’ SBD tidak lagi tertumpu
kepada Pegawai Pengawal sahaja tetapi telah
diperluaskan sehingga kepada peringkat ‘pengurusan
bawahan’ iaitu kepada Ketua Jabatan. Peringkat
pegawai yang diturunkan kuasa pelupusan dan hapus
kira ini dinyatakan dengan jelas dan diwartakan
dalam PU(B)513 bertarikh 8 Oktober 2001. Penurunan
kuasa Perbendaharaan kepada ‘pengurusan bawahan’
dalam urusan pelupusan dan hapus kira ini akan lebih
lengkap dan sempurna sekiranya pada masa yang
sama Perbendaharaan menurunkan juga kuasa kepada
‘pengurusan bawahan’untuk menubuhkan dan melantik
ahli-ahli lembaga pemeriksa bagi tujuan pelupusan dan
pelantikan pemverifikasi stok bagi tujuan pemeriksaan
stor dan aset.
Pada masa ini, peraturan yang telah ditetapkan bagi
penubuhan lembaga pemeriksa dan pelantikan
pemverifikasi stok, dinyatakan dalam Panduan
Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Stor.
Panduan 187 menyatakan:
“Pegawai Pengawal hendaklah memastikan bahawa
rancangan verifikasi stok fisikal adalah mencukupi. Beliau
hendaklah memilih pegawai-pegawai yang sesuai yang
bukan bekerja dalam organisasi stor itu untuk memeriksa
stok-stok”.
Panduan 218 pula menetapkan:
“Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai
Pengawal atau Setiausaha Kerajaan Negeri bagi maksud
membuat laporan terhadap barang-barang, loji,
kelengkapan dan lain-lain harta benda Kerajaan ..... “
Walaupun pegawai diperingkat ‘pengurusan bawahan’
ini telah diberi kuasa melalui Surat Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002 untuk meluluskan
pelupusan dan hapus kira aset awam, tertakluk
kepada had nilai perolehan aset tersebut, tetapi
mereka tidak pula diberi kuasa untuk menubuhkan
Lembaga Pemeriksa atau melantik pemverifikasi stok.
Tanpa kuasa akan wujud suatu proses atau tindakan
Jilid 6 Bil. 1/2005

yang memerlukan penglibatan Pegawai Pengawal.
Proses ini tidak diperlukan sekirannya Perbendaharaan
memberikan juga kuasa bagi menubuhkan Lembaga
Pemeriksa atau pelantikan Pemverifikasi Stok kepada
pegawai ‘pengurusan bawahan’, bagi mempercepatkan
proses tindakan pelupusan, hapus kira dan verifikasi
stok. Penurunan kuasa ini dapat melengkapkan falsafah
SBD, ‘Let Managers Manage’ dalam perkara-perkara yang
berkaitan dengan pengurusan stor dan aset.
Pada masa yang sama tindakan seperti ini adalah tidak
selaras dengan seruan YAB Perdana Menteri, Datuk
Seri Abdullah Ahmad Badawi yang menyeru ketua-
ketua jabatan agar meneliti semula proses kerja bagi
mengurangkan ‘red tape’ dalam usaha memperbaiki dan
meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan.
Kuasa Yang Diturunkan
Setelah hampir 3 tahun SBD diperkenalkan pada tahun
2002, Perbendaharaan menurunkan kuasanya lagi
kepada Pegawai Pengawal melalui pekeliling-pekeliling
berikut:
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002: Penurunan
Kuasa Perbendaharaan Kepada Pegawai Pengawal Bagi
Meluluskan Perjalanan Tugas Rasmi Ke Luar Negara.
• Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2002:
Penurunan Kuasa Perbendaharaan Kepada Pegawai
Pengawal Bagi Meluluskan Pembelian Harta Modal.
• Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2002:
Penurunan Kuasa Perbendaharaan Kepada Pegawai
Pengawal Bagi Meluluskan Pengisian Jawatan.
• Selepas tahun 2002, tidak ada penurunan kuasa yang
baru daripada Perbendaharaan kepada Pegawai
Pengawal.
Matlamat SBD
Dalam setiap pekeliling yang dinyatakan di atas,
Perbendaharaan memulakan perenggan dua dengan
kenyataan berikut, ”Selaras dengan matlamat Sistem
Belanjawan Yang Diubahsuai – Modified Budgeting System
(MBS), Perbendaharaan dengan ini menurunkan kuasa
kepada Pegawai Pengawal untuk meluluskan .........”.
Jilid 6 Bil. 1/2005
Buletin INTAN
Penurunan kuasa bagi ketiga-tiga tugas dan
tanggungjawab tersebut juga diikuti dengan syarat yang
jelas iaitu, “Bagi memastikan kuasa yang telah diberikan
ini dilaksanakan dengan teratur, Pegawai Pengawal tidak
dibenarkan menurunkan kuasa ini kepada pegawai-
pegawai lain. Sekiranya syarat-syarat dan peraturan
yang ditetapkan ini tidak dipatuhi Pegawai Pengawal
boleh dikenakan tindakan yang sewajarnya seperti
surcaj dan lain-lain tindakan tatatertib”.
Ini bererti, semasa melaksanakan tugas-tugas
yang disebutkan dalam pekeliling tersebut, hanya
Pegawai Pengawal sahaja yang akan memberi dan
menandatangani dokumen kelulusan. Pegawai-
pegawai lain tidak dibenarkan menandatangani
dokumen kelulusan melainkan bagi perkara-perkara
yang berkaitan dengan urusan pentadbiran tugas-tugas
tersebut.
Berbanding dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan
Bilangan 3 Tahun 2002, Perbendaharaan menurunkan
kuasanya sehingga ke peringkat ketua-ketua Jabatan,
penurunan kuasa selepas Pekeliling tersebut hanyalah
kepada Pegawai Pengawal sahaja.
Suatu perkara yang perlu diketahui dan difahami
oleh semua pegawai awam, sama ada di peringkat
persekutuan, negeri atau badan-badan berkanun
adalah mengenai konsep Pegawai Pengawal. Konsep
Pegawai Pengawal telah dinyatakan dalam Seksyen
15 (A), Akta Acara Kewangan 1957 yang menetapkan
bahawa ‘Pegawai Pengawal ialah pegawai-pegawai
yang dilantik oleh Menteri Kewangan di peringkat
persekutuan dan dilantik oleh Menteri Besar atau Ketua
Menteri di peringkat negeri’. Konsep ini juga dijelaskan
dalam Arahan Perbendaharaan 10.
Prinsip SBD perlu pengukuhan
Dua prinsip penting SBD iaitu,‘kuasa membuat keputusan
perlulah diberi seberapa praktikal yang boleh kepada
peringkat bawahan dan kuasa membuat keputusan
perlulah bersesuaian dengan peringkat akauntabiliti’.
Apakah yang dapat ditentukan dengan ungkapan
‘seberapa praktikal yang boleh’ dan ‘bersesuaian dengan
peringkat akauntabiliti’? Apakah ukuran atau norma
yang dapat digunakan bagi menentukan tahap praktikal
atau tahap kesesuaian peringkat akauntabiliti?
31
Buletin INTAN
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 11 Tahun 1988,
Lampiran A, Perkara 34 menyatakan, ‘
‘Kementerian digalakkan memperkenalkan peraturan
pengurusan yang akan membolehkan penurunan
kuasa dan kelonggaran-kelonggaran kepada pihak
pengurusan bawahan sebaik sahaja didapati sesuai
berbuat demikian. Kementerian-kementerian Perintis
perlulah berusaha untuk memperkenalkan langkah-
langkah yang akan membolehkan halangan-halangan
kepada usaha-usaha desentralisasi kuasa membuat
keputusan diatasi’. Perlu ditegaskan bahawa apa
jua penurunan kuasa dilaksanakan, Pegawai
Pengawal adalah bertanggungjawab (accountable)
sepenuhnya bagi memastikan matlamat-matlamat
yang terkandung dalam perjanjian program dicapai
serta menentukan bahawa wang awam dibelanjakan
secara cekap dan cermat’.
Peraturan yang menetapkan bahawa Pegawai Pengawal
adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas
pengurusan kewangan agensi, biarpun sesudah
‘kuasa’ diberikan kepada pegawai-pegawai lain, telah
dijelaskan dalam Arahan Perbendaharaan 53. Arahan
Perbendaharaan tersebut menyatakan:
‘Semua Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab
melaksanakan kewajipan kewangan pejabat masing-
masing dengan sempurna. Tanggungjawab tersebut
adalah bagi memungut dengan sewajarnya segala wang
awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahan
mereka, menyimpannya dengan selamat serta juga
bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukakan
oleh mereka atau di bawah kuasa mereka didapati
tidak betul. Sebarang perwakilan kewajipan ini kepada
pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan bertulis.
Bagaimanapun seorang pegawai itu secara amnya
tidak terlepas dari tanggungjawabnya sendiri setelah
perwakilan dibuat’.
Pengurus SBD
Sejak SBD dilaksanakan pada tahun1990, Perbendaharaan
secara jelas menerangkan melalui Pekeliling-pekeliling
Perbendaharaan, bahawa beberapa kuasa pengurusan
kewangan yang pada mulanya hanya berada pada
Perbendaharaan kini diturunkan kepada Pegawai
Pengawal sahaja untuk melaksanakannya. Sehubungan
32
dengan ini, Pengurus yang dimaksudkan dalam falsafah
‘Let Managers Manage’ ialah Pegawai Pengawal
kementerian atau jabatan. Kecuali dalam urusan
pelupusan dan hapus kira, ‘pengurus’ SBD bukan
sahaja merujuk kepada Pegawai Pengawal tetapi juga
merangkumi ketua-ketua jabatan Persekutuan di
peringkat ibu pejabat dan negeri.
Kesimpulan
Sistem pengurusan belanjawan Malaysia berubah
daripada satu sistem kepada sistem yang lain. Bermula
dengan Sistem Belanjawan Tradisional, beralih kepada
Sistem Belanjawan Program dan Prestasi, dan sekarang
ini kepada Sistem Belanjawan Diubahsuai. Peralihan
daripada satu sistem kepada satu sistem yang lain bukan
sahaja bertujuan menyesuaikan sistem belanjawan
dengan peningkatan jumlah peruntukan tetapi pada
masa yang sama menunjukkan peningkatan tahap
kepercayaan atau keyakinan Perbendaharaan kepada
Pegawai Pengawal. Oleh itu, selaras dengan usaha-
usaha kerajaan untuk meningkatkan kecekapan sistem
penyampaian perkhidmatan, sudah tiba masanya
konsep ‘pengurus’ SBD diperluaskan kepada pegawai-
pegawai pengurusan bawahan seperti ‘pengurus’ dalam
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002
supaya falsafah ‘let managers manage’ benar-benar
dapat direalisasikan dalam pengurusan kewangan
awam n
Rujukan:
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11 Tahun 1988
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2002
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2002
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002
Jilid 6 Bil. 1/2005

KOD – Petunjuk Akauntabiliti
Pengurusan Aset
oleh: Azizah bt. Mohd Noh
Walaupun Perbendaharaan telah mengeluarkan
arahan untuk mencatatkan nombor kod dalam
kebanyakan borang-borang stor dan aset,
namun sehingga kini belum ada suatu sistem
yang ditetapkan oleh Perbendaharaan bagi
menentukan kod barang-barang. Kementerian,
jabatan dan agensi-agensi kerajaan adalah
bebas untuk merangka dan membentuk sendiri
kod barang-barang di bawah kawalan mereka.
Namun dengan kebebasan ini pun, masih
banyak agensi-agensi kerajaan yang tidak
menyediakan sistem kod dalam pengurusan
aset agensi mereka.
Satu perkara penting dalam pengurusan aset
ialah penyelenggaraan rekod. Seperti juga dalam
bidang-bidang pengurusan yang lain, rekod
adalah sumber asas yang mampu menjanakan
maklumat. Tanpa rekod, bukan sahaja fakta
dan maklumat tidak dapat disampaikan secara
bertanggungjawab dan meyakinkan, malah usaha-
usaha untuk meningkatkan tahap akauntabiliti dan
integriti perkhidmatan awam juga akan menemui
kegagalan.
Rekod adalah asas bagi menunjukkan tahap prestasi
pelaksanaan dan amalan konsep akauntabiliti
dan integriti dalam pengurusan kewangan.
Kesempurnaan catatan rekod akan mengurangkan
ruang dan peluang berlakunya penyelewengan
dan salah guna kuasa.
Dalam pengurusan aset awam, peraturan-
peraturan berhubung dengan rekod-rekod yang
perlu disempurnakan oleh pegawai-pegawai yang
menguruskan aset telah ditetapkan dalam Arahan
Jilid 6 Bil. 1/2005
Buletin INTAN
Perbendaharaan, Panduan Perbendaharaan
– Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS), Pekeliling-
pekeliling dan Surat-surat Pekeliling yang
dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke
semasa. Contohnya dalam Panduan Perbendaharaan
– Tatacara Pengurusan Stor, terdapat 38 borang
yang perlu diselenggarakan oleh Pegawai Stor atau
Penyelenggara Stor, bermula dari borang KEW. 300-
A1 hingga KEW. 300-Z7. Manakala rekod bagi aset
dan barang-barang bekalan pejabat, borang yang
digunakan ialah borang KEW. 312, KEW. 313, KEW.
314 dan KEW. 315, seperti yang ditetapkan dalam
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991.
Antara butiran yang perlu dicatat dalam borang-
borang tersebut ialah Nombor Kod. Arahan
untuk mengadakan sistem kod terkandung dalam
TPS, Panduan (2) dan Panduan (72). Panduan
Perbendaharaan -TPS (2) menyatakan:
‘Bahagian Kawalan Stok bertanggungjawab ke
atas perancangan dan organisasi, menyemak dan
menentukan bahawa segala Baucar Pemesanan-
Pengeluaran Barang-barang (Kew. 300A-1 dan Kew.
300A-2) adalah teratur dan betul, menentukan
kuantiti yang akan dikeluarkan, menentukan kod
barang, menyedia dan mengemaskinikan katalog
barang-barang, mengusaha dan menguruskan
pembelian dan lain-lain’.
PP-TPS (72) pula menetapkan bahawa ‘Seberapa
boleh, pegawai penerima hendaklah memberi kod
kepada semua barang-barang yang diterima atau
bekasnya hendaklah menggunakan teg atau tanda
pengenalan bagi memudahkan pengendalian
penstoran.
33
Buletin INTAN
Pengertian Kod
Kamus Dewan Edisi Ketiga terbitan Dewan Bahasa dan
Pustaka memberikan beberapa definisi berhubung
dengan perkataan kod. Definisi kod yang bersesuaian
dengan pengurusan rekod ialah ‘serangkai huruf
atau nombor yang digunakan untuk mengenal pasti
sesuatu tempat atau objek’. Dalam pengurusan aset
penggunaan kod ialah kaedah untuk mengenal pasti
suatu barang terutama yang disimpan di dalam stor.
Kod juga boleh digunakan untuk merujuk tempat,
bilik, laci, rak dan sebagainya.
Di antara sistem kod barang-barang yang biasa
diketahui dan digunakan secara meluas dalam
bidang perniagaan ialah sistem ‘bar code’. Sistem
ini dilambangkan melalui satu rangkaian garis-garis
hitam dan putih yang mewakili huruf atau angka.
Bar-kod ini dibaca atau diterjemahkan maksudnya
dengan cara meletakkan bar-kod ini melepasi
sinaran cahaya pada alat pengesan kod (scanner).
Jenis-jenis Kod
Kod boleh dibentuk dengan menggunakan huruf,
angka atau gabungan huruf dan angka. Contoh-
contoh kod:
KOD HURUF:
Lampiran ‘A’, Blok ‘B’ , Zon ‘C’.
KOD ANGKA:
04 dalam kad pengenalan membawa
maksud tempat kelahiran di Melaka. 35102
ialah Objek Lanjut dalam sistem kod hasil
dan perbelanjaan, Pekeliling Perbendaharaan
Bilangan 8 Tahun 1986.
KOD GABUNGAN HURUF DAN ANGKA:
WKY 6607 nombor pendaftaran kenderaan
yang didaftarkan di Wilayah Persekutuan.
34
Sistem Kod
Walaupun Perbendaharaan telah mengeluarkan
arahan untuk mencatatkan nombor kod dalam
kebanyakan borang-borang stor dan aset, namun
sehingga kini belum ada suatu sistem yang
ditetapkan oleh Perbendaharaan bagi menentukan
kod barang-barang. Kementerian, jabatan dan
agensi-agensi kerajaan adalah bebas untuk
merangka dan membentuk sendiri kod barang-
barang di bawah kawalan mereka. Namun dengan
kebebasan ini pun, masih banyak agensi-agensi
kerajaan yang tidak berupaya mewujudkan sistem
kod dalam pengurusan aset agensi mereka.
Ada beberapa kaedah yang boleh digunakan
untuk membentuk sistem kod bagi mengenal pasti
sesuatu barang. Satu daripadanya ialah dengan
berpandukan sistem kod hasil dan perbelanjaan
seperti yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2004. Sistem kod
hasil dan perbelanjaan ini dibahagikan kepada empat
objek, iaitu objek am, objek sebagai, objek kawalan
lanjut dan objek lanjut. Kod yang dicadangkan bagi
membentuk kod barang-barang ialah berdasarkan
objek lanjut kod perbelanjaan.
Contoh pembentukan kod berdasarkan objek lanjut,
Pekeliling Perbendaharaan 5/2004
Objek Pengkelasan Pengkelasan
Lanjut Utama Lanjut
35102 01 01
35102 - Perabot dan lengkapan dari kayu
01 - pengelasan utama yang mungkin
diandaikan merujuk kepada ‘meja’
01 - berikutnya ialah penjelasan mengenai
meja, sama ada meja pegawai, meja
pembantu tadbir, meja bilik kuliah, meja
mesyuarat dan lain-lain lagi.
Jilid 6 Bil. 1/2005

Apabila nombor kod barang-barang digabungkan
dengan nombor siri, ia boleh digunakan sebagai
nombor inventori yang berasaskan kepada kod objek
lanjut perolehan. Contohnya kod bagi meja di atas ialah
351020101. Andaikan sesebuah jabatan mempunyai
30 meja yang sama dan kod bagi meja tersebut ialah
351020101. Untuk menjadikan kod tersebut sebagai
nombor inventori, setiap meja tersebut diberikan
nombor siri bermula dari angka 01 hingga angka 30.
Apabila nombor kod digabungkan dengan nombor siri,
ia akan menjadi nombor inventori yang mempunyai
maklumat. Contoh nombor inventori ialah nombor
kod 351020101 digabungkan dengan nombor siri 01
menjadi 35102010101. Dengan adanya nombor kod
ini, jabatan boleh mewujudkan ‘katalog’ iaitu daftar
bagi barang-barang standard.
Buletin INTAN
Tanggungjawab Jabatan
Sistem kod yang dinyatakan di atas adalah contoh
bagi merangka suatu sistem kod barang-barang di
jabatan. Ketua-ketua jabatan boleh mewujudkan
sendiri sistem kod barang-barang mengikut keperluan
jabatan dan maklumat yang ingin dimasukkan ke
dalam nombor kod tersebut. Yang penting ialah
menyediakan sistem kod yang akan menyumbang
ke arah pewujudan sistem rekod aset jabatan yang
sistematik dan kemas kini n
Rujukan:
Arahan Perbendaharaan
Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 1 Tahun 1992

Kejujuran dalam apa jua profesyen atau perniagaan adalah jalan yang pasti mencapai kekayaan.
A show of honesty is in any profession or business the surest way of growing rich.
Jean De La Bruyere

Semua manusia adalah jujur sehinggalah mereka berhadapan dengan godaan-godaan yang boleh
menjadikan mereka tidak jujur.
All men are honest-until they are faced with a situation temting enough to make them dishonest
Ahmad Sarji Abdul Hamid

Sesiapa yang telah dilantik bagi menguruskan sesuatu tugas dan dibayar gaji, maka sesuatu yang diambil
selain gaji tidak lain melainkan penipuan.
Whoever is hired to do a task and be paid, whatever is received other that that is squandering.
al-Hadith

Jilid 6 Bil. 1/2005 35

Buletin INTAN
BUKU TERBARU
TERBITAN INTAN

Strengthening Public Service Delivery:

Forging Ahead Together

The book traces the development of administrative

service from the early days of British invention in
the affairs of the Malay states, starting from the
occupation of Singapore and Penang by the British
East India Company in the 17th century to the
conclusion of Pangkor Engagement in 1874 through
the establishment of the Federal Malay States in 1896,
the Japanese occupation from December 1941 to
August 1945, the British Military Administration in
1945, the establishment of Malayan Union in 1947,
the formation of the Federal of Malaya and the
Emergency in 1948, and the declaration of Merdeka
in August 1957.

The book contains 13 chapters, covering subjects

like an insight into the events leading to the Pangkor
Engagement, the consequent murder of J.W.W. Birch,
the British officer appointed to administer Perak, and Proceeding:
the establishment of the British residential system of Strengthening Public Service Delivery:
administration in Perak, Selangor, Negeri Sembilan Forging Ahead Together
and Pahang. Several chapters are devoted to the
development of the administrative service beginning
from the establishment of the Straits Settlements
Cadet Service when Penang, Malacca and Singapore
were formed into a British Crown Colony in 1866, to
the formation of the Straits Settlement and Federated
Malay States Civil Service which developed into the
Malayan Civil Sevice in 1920.

36 Jilid 6 Bil. 1/2005