FAIL MEJA

Jawatan : Penolong Pengarah

Unit : Unit Inovasi
Sektor : Sektor Jaminan Kualiti
Jabatan : Jabatan Pendidikan
Negeri Perak
MAKLUMAT PEGAWAI

Nama :

Jawatan : Penolong Pengarah

Gred :

E-mel :

Tarikh Kemaskini : 16 Mac 2014

*Tandatangan Ketua Jabatan :

KANDUNGAN
 KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Visi, Misi dan Objektif Jabatan 1

2. Carta Organisasi Jabatan 2

3. Objektif Jabatan 3

4. Carta Organisasi Sektor 4

5. Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan

5

Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain

6. Peraturan-peraturan Pentadbiran

7. Proses Kerja

8. Carta Aliran Kerja

9. Senarai Semak / Checklist 6-

29

10. Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan

Tugas Pegawai 30

11. Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling)

31 - 32

12. Jawatankuasa Yang Dianggotai

33

(Yang berkaitan dengan tugas sahaja)

13. Norma Kerja 34

(Boleh diukur-KPI/ masa/ peratus/ bilangan)

14. Format Senarai Tugas Harian 35

 VISI, MISI DAN
OBJEKTIF
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
 VISI, MISI DAN OBJEKTIF
Jabatan Pendidikan Negeri Perak

VISI

Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera

MISI

Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk

Membangunkan Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara

OBJEKTIF
1. Pencapaian Peperiksaan Awam
a. Kedudukan lima (5) terbaik peringkat kebangsaan
bagi UPSR, PMR dan SPM
b. Kedudukan tiga (3) terbaik peringkat kebangsaan
bagi STPM

2. Pencapaian NKRA Pendidikan

a. 5% perluasan prasekolah negeri Perak
b. Menyediakan sekurang-kurangnya 10% daripada
jumlah sekolah yang berkelayakan untuk menerima
anugerah kewangan (new deals)
c. Memastikan bilangan sekolah Bnad 6 dan Band 7 di
sekolah rendah daripada 126 buah (11.6%) kepada
54 buah (4.98%)

3. Pencapaian Kokurikulum dan Sahsiah Murid

a. Mencapai kedudukan tiga (3) teratas secara
keseluruhan di peringkat kebangsaan dalam sukan
dan kokurikulum pada 2011.
 b. Penurunan kes ponteng sekolah kepada 0.7%.
c. Sifar dadah dalam kalangan murid.
d. Penyertaan 10,000 orang murid dalam aktiviti Pusat
Kokurikulum.

4. Pencapaian Imej Perkhidmatan

a. Mendapat tiga (3) anugerah utama di peringkat
kebangsaan.
b. Menjadikan negeri Perak sebagai penanda aras
dalam semua aspek perkhidmatan dan pengurusan
pendidikan.
CARTA ORGANISASI
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
 CARTA ORGANISASI
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
PENGARAH
PENGARAH
PENDIDIKAN
PENDIDIKAN

TIMBALAN
TIMBALAN
PENGARAH
PENGARAH
PENDIDIKAN
PENDIDIKAN

SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR

SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR
JAMINAN PENDIDIKAN PENGURUSAN PENGURUSAN PENGURUSAN KHIDMAT
JAMINAN PENDIDIKAN PENGURUSAN PENGURUSAN PENGURUSAN KHIDMAT
KUALITI ISLAM AKADEMIK SEKOLAH PEMBANGUNAN PENGURUSAN
KUALITI ISLAM AKADEMIK SEKOLAH PEMBANGUNAN PENGURUSAN
KEMANUSIAAN DAN
KEMANUSIAAN DAN
PEMBANGUNA
PEMBANGUNA
N
N

SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR

SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR
PSIKOLOGI DAN PENGURUSAN
PENILAIAN DAN PENDIDIKAN PSIKOLOGI DAN PENGURUSAN
PENILAIAN DAN PENDIDIKAN KAUNSELING MAKLUMAT DAN ICT
PEPERIKSAAN KHAS MAKLUMAT DAN ICT
PEPERIKSAAN KHAS KAUNSELING
 OBJEKTIF

Sektor Jaminan Kualiti

OBJEKTIF
 Sektor Jaminan Kualiti

1. Menyediakan Sistem Pengurusan Perkhidmatan Dan

Pentadbiran Yang Moden, Cekap Dan Berkesan.

2. Menyediakan Sistem Pengurusan Kewangan Dan Akaun

Yang Telus, Tepat Dan Cepat.

3. Menyediakan Data Dan Makumat Pendidikan Yang

Terkini Dan Betul.

4. Menyediakan Program Latihan Bagi Meningkatkan

Kecekapan Dan Kemahiran Pegawai Dan Kakitangan Di
Jabatan Dan Pejabat Pelajaran Daerah.

5. Mengamalkan Sistem Pengurusan Yang Berkualiti

Berdasarkan Kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran
Awam Yang Dikeluarkan Oleh Kerajaan Malaysia.

6. Menyediakan Hubungan Dan Kerjasama Yang Erat

Antara Jabatan Pendidikan Dengan Agensi Luar Bagi
Menjamin Kesinambungan Pendidikan Dilaksanakan
Sepanjang Hayat.

7. Menyediakan Perkhidmatan Kaunseling Kepada Pegawai

Dan Kakitangan Jabatan Dan Warga Pendidik Di Seluruh
Negeri.
CARTA ORGANISASI
Sektor Jaminan Kualiti
 CARTA ORGANISASI
Sektor Jaminan Kualiti

Tn Hj. Mat Lazim Bin Idris

Ketua Sektor SJK

En.

Ketua Penolong Pengarah SJK

En. Azman Bin Mohd Din En. Razhari Bin Ishak

Ketua Unit Kepimpinan Ketua Unit Inovasi

En. Saharuddin Bin Hj. Bajuri

En. Normazlan Bin Ahmad Pn.
Penolong Pengarah Inovasi
Penyelia Kepimpinan Penyelia Kepimpinan

Pn. Normarlina Binti Mohd Pn. Nureliza Binti Mahamad

Razali Nor
En. Rashidi Bin Abd Kharis
Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir (P.O)
Pembantu Am Pejabat
 SENARAI TUGAS/
KUASA DAN
HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAI-
PEGAWAI LAIN
 TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
Jawatan : Penolong Pengarah Jaminan Kualiti
Sektor : Sektor Jaminan Kualiti
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
ADA HUBUNGAN DAN JENIS TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB KUASA YANG DIBERI
YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS
HUBUNGAN
HUBUNGAN

Ketua Sektor 1. Menguruskan Pelaksanaan - Merancang pelan Penyelia

- Menerima arahan
melaksanakan tugas
- Berbincang mengenai strategi
pelaksanaan
- Mendapatkan pandangan
berhubung pelaksanaan
program/aktiviti
Ketua Penolong Pengarah
- Menerima arahan
melaksanakan tugas
- Berbincang mengenai strategi
pelaksanaan
- Mendapatkan pandangan
berhubung pelaksanaan
program/aktiviti
Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN dan
PPD
2. Menguruskan Pelaksanaan
Kumpulan Inovatif dan
Kreatif (KIK)
3. Menguruskan Pelaksanaan
Amalan Persekitaran
Berkualiti (QEP)
4. Menyelaras Sistem Penarafan
Bintang (SSR)
5. Menyelaras pembudayaan
inovasi
6. Menguruskan Mesyuarat
7. Menguruskan Latihan
8. Menguruskan Pemantauan
tindakan pelaksanaan - Membantu menyelaras
- Menyelaras program dan aktiviti
pelaksanaan - Membantu menilai
program/aktiviti keberkesanan program/ aktiviti
- Memantau - Membantu menyediakan
pelaksanaan laporan pelaksanaan
program / aktiviti
- Menilai keberkesanan Pembantu Tadbir
program/ aktiviti - Menguruskan rekod
- Melaporkan - Menguruskan dokumentasi
pelaksanaan program/ - Menguruskan pentadbiran
aktiviti
- Mengambil tindakan Pembantu Am Pejabat
penambahbaikan - Membuat cetakan
dokumentasi
- Menjilid dokumentasi
- Mengedarkan dan mengumpul
surat, rekod dan dokumentasi
 TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG
ADA HUBUNGAN DAN JENIS
HUBUNGAN
Ketua Unit
- Menerima arahan
melaksanakan tugas
- Berbincang mengenai strategi
pelaksanaan
- Mendapatkan pandangan
berhubung pelaksanaan
program/aktiviti
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
1. Menguruskan Pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD
2. Menguruskan Pelaksanaan
Kumpulan Inovatif dan
Kreatif (KIK)
3. Menguruskan Pelaksanaan
Amalan Persekitaran
Berkualiti (QEP)
4. Menyelaras Sistem Penarafan
Bintang (SSR)
5. Menyelaras pembudayaan
inovasi
6. Menguruskan Mesyuarat
7. Menguruskan Latihan
8. Menguruskan Pemantauan
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
KUASA YANG DIBERI
YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS
HUBUNGAN
- Merancang pelan Penyelia
tindakan pelaksanaan - Membantu menyelaras
- Menyelaras program dan aktiviti
pelaksanaan - Membantu menilai
program/aktiviti keberkesanan program/ aktiviti
- Memantau - Membantu menyediakan
pelaksanaan laporan pelaksanaan
program / aktiviti
- Menilai keberkesanan Pembantu Tadbir
program/ aktiviti - Menguruskan rekod
- Melaporkan - Menguruskan dokumentasi
pelaksanaan program/ - Menguruskan pentadbiran
aktiviti
- Mengambil tindakan Pembantu Am Pejabat
penambahbaikan - Membuat cetakan
dokumentasi
- Menjilid dokumentasi
- Mengedarkan dan mengumpul
surat, rekod dan dokumentasi
 PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD
1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan
secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian
Pengurusan Sekolah Harian.

2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang

dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Bahagian Pengurusan
Sekolah Harian.

3. Menggunakan Standard Keperluan ISO tersebut sebagai

sebagai rujukan utama :

PROSES KERJA
a. MS ISO 9001:2008 - Quality Management
Systems-Requirements;
b. MS ISO 9000:2005 - Quality Management
Systems-Fundamentals Vocabulary; dan
c. MS ISO 9004:2002 - Quality Management
Tugas
Systems-Guidelines for :Performance
Improvements.
Menguruskan Pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD
 PROSES KERJA

TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD
BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK SEKSYEN
UNDANG-
UNDANG
 PERATURAN

Menerima arahan kerja Pengarah/ Timbalan Pekeliling

1.
pelaksanaan MS ISO 9001 Pengarah Kemajuan
Pentadbiran Awam
Membuat pelantikan JK
Bil 1 Tahun 1992
Pemandu, Penyelaras dan Pengarah/ Timbalan
2. Panduan
Pasukan Petugas MS ISO Pengarah
Pengurusan Kualiti
9001
Menyeluruh (TQM)
Menyediakan Pelan bagi Perkhidmatan
3. Tindakan Pelaksanaan MS Ketua Sektor/ Ketua Unit Awam
ISO 9001

Mengurus pembangunan, Pekeliling

kawalan dan Kemajuan
4. Ketua Sektor/ Ketua Unit
penambahbaikan Pentdbiran Awam
dokumen kualiti, Bil 4 Tahun 1991
Garis Panduan
Menguruskan taklimat/ Mengenai Strategi-
5. ceramah pelaksanaan MS Ketua Sektor/ Ketua Unit Strategi
ISO 9001 Peningkatan Kualiti
Membuat latihan/ kursus Dalam
pelaksanaan MS ISO 9001 Perkhidmatan
merangkumi: Awam
Kursus Juru Audit
6. Dalam Ketua Sektor/ Ketua Unit
Pekeliling
Kursus Analisis
Kemajuan
Data Pentadbiran Awam
Kursus Pelaksanaan Bil 2 Tahun 1996
MS ISO
Mengurus pelaksanaan
7. MS ISO 9001 berdasarkan Ketua Sektor/ Ketua Unit Garis Panduan
keperluan standard Bagi Melaksanakan
MS ISO 9000
Mengurus pelaksanaan Dalam
8. audit dalaman, audit Ketua Sektor/ Ketua Unit Perkhidmatan
SIRIM dan audit susulan Awam

Menyedia dan melaporkan

9. Ketua Sektor/ Ketua Unit
hasil dapatan audit

SEKSYEN
PEGAWAI YANG UNDANG-
BIL. PROSES KERJA
MELULUSKAN/DIRUJUK UNDANG
PERATURAN

MAMPU.PTSA.607
Mengurus tindakan
10. Ketua Sektor/ Ketua Unit -1/1 (68)
susulan ketidakakuran
Panduan
 Menyelaras Kajian Pelaksanaan MS
11. Ketua Sektor/ Ketua Unit
Semula Pengurusan ISOI 9001:2008
Dalam Sektor
Merekod dan Awam
12. Ketua Sektor/ Ketua Unit
mendokumentasi

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD
 CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS:
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD

Menerima arahan

Merekod danKajian
Bentangkan
Menyelaras mendokumentasi
laporan
Semula
audit kepada
Pengurusan
JK
Ya Membuat latihan/ kursus pelaksanaan MS ISO
Pemandu
Menguruskan
Ada Ketakakuran?
Pelaksanaan Audit Kualiti
9001
 Membuat pelantikan JK Pemandu, Penyelaras dan
Pasukan Petugas MS ISO 9001

Menyediakan Pelan Tindakan Pelaksanaan MS ISO

9001

Mengurus pembangunan, kawalan dan

penambahbaikan dokumen kualiti

Menguruskan taklimat/ ceramah pelaksanaan MS ISO

9001

Tindakan susulan
Tidak

Laksana Audit
Susulan
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD
 SENARAI SEMAK/CHECKLIST

TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD

BIL
TINDAKAN TANDA () CATATAN
.
 Menerima arahan kerja pelaksanaan MS
1.
ISO 9001
Membuat pelantikan JK Pemandu,
2. Penyelaras dan Pasukan Petugas MS ISO
9001
Menyediakan Pelan Tindakan
3.
Pelaksanaan MS ISO 9001

Mengurus pembangunan, kawalan dan

4.
penambahbaikan dokumen kualiti,

Menguruskan taklimat/ ceramah

5.
pelaksanaan MS ISO 9001

Membuat latihan/ kursus pelaksanaan

MS ISO 9001 merangkumi:
6. Kursus Juru Audit Dalam
PERATURAN-PERATURAN
Kursus Analisis Data
Kursus Pelaksanaan MS ISO

7.
PENTADBIRAN
Mengurus pelaksanaan MS ISO 9001
berdasarkan keperluan standard

Mengurus pelaksanaan audit dalaman,

8.
audit SIRIM dan audit susulan
Tugas :
Menyedia dan melaporkan hasil dapatan
9.
audit
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
Mengurus tindakan susulan
10.
ketidakakuran dan Kreatif (KIK)
11. Menyelaras Kajian Semula Pengurusan

12. Merekod dan mendokumentasi

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif

dan Kreatif (KIK)

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan

secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Pengarah
Jabatan Pelajaran Perak
 2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak

PROSES KERJA

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
 PROSES KERJA

TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan

Kreatif (KIK)

SEKSYEN
PEGAWAI YANG UNDANG-
BIL. PROSES KERJA
MELULUSKAN/DIRUJUK UNDANG
PERATURAN

Menerima arahan kerja Ketua Sektor MAMPU.BTSA.601

1. menguruskan KIK -2/1(13) :
daripada Pengarah. Panduan
Membentuk Pasukan Ketua Sektor Mengenai
2. Petugas KIK Kumpulan
Inovatif Dan
3. Menyelaraskan Ketua Sektor
Kreatif (KIK)
pembentukan kumpulan
 Melatih ahli kumpulan
kaedah-kaedah
4. Ketua Unit
penyediaan bahan
untuk KIK.
Melaksanakan langkah
5. demi langkah sehingga Ketua Unit
projek KIK selesai.
Membentang projek KIK
kepada Pengurusan
6. Ketua Sektor/ Ketua Unit
Tertinggi untuk
kelulusan.
Menyimpan semua
bahan dan rekod-rekod
8. kumpulan untuk tujuan Ketua Sektor/ Ketua Unit
semakan dan
Konvensyen.

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
 CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS:

Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)

Menerima arahan

Bentuk Pasukan Petugas

Selaraskan pembentukan kumpulan

Latih ahli kumpulan

Sediakan projek mengikut teknik yang betul

Bentang projek kepada pengurusan

Merekod dan mendokumentasi

 SENARAI SEMAK/
CHECKLIST

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
 SENARAI SEMAK/CHECKLIST

TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan

Kreatif (KIK)

BIL
TINDAKAN TANDA () CATATAN
.

Menerima arahan kerja menguruskan

1.
KIK daripada Pengarah.
Membentuk Pasukan Petugas KIK untuk
2. mengenalpasti masalah yang perlu
diselesaikan melalui KIK.

3. Menyelaraskan pembentukan kumpulan

Melatih ahli kumpulan kaedah-kaedah

4.
penyediaan bahan untuk KIK.
Menyediakan kumpulan dengan teknik
5. langkah demi langkah sehingga projek
KIK selesai.
Membentang projek KIK kepada
6.
Pengurusan Tertinggi untuk kelulusan.
 Menyimpan semua bahan dan rekod-
7. rekod kumpulan untuk tujuan semakan
dan Konvensyen.

PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Amalan

Persekitaran Berkualiti (QEP)

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan

secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan
Pelajaran Perak

2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang

dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak.

3. Standard Sistem Persekitaran Berkualiti (5S)

 PROSES KERJA

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
 PROSES KERJA

TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran

Berkualiti (QEP)

SEKSYEN
PEGAWAI YANG UNDANG-
BIL. PROSES KERJA
MELULUSKAN/DIRUJUK UNDANG
PERATURAN

1. Menerima arahan kerja Ketua Sektor

menguruskan QEP
daripada Pengarah.

2. Menyediakan pelan Ketua Sektor

tindakan pelaksanaan
QEP
3. Menyelaraskan Ketua Sektor
pembentukan JK

4. Merancang dan Ketua Sektor

menyelaras aktiviti
latihan, promosi dan audit
QEP.
5. Melaksanakan QEP Ketua Sektor

6. Membentang laporan Ketua Sektor/ Ketua Unit

kepada Pengurusan
Tertinggi
8. Menyimpan semua bahan Ketua Sektor/ Ketua Unit
dan rekod-rekod
CARTA ALIRAN KERJA

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
 CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS:

Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti (QEP)

Menerima arahan

Menyediakan pelan tindakan

Selaraskan pembentukan JK

Merancang dan menyelaras

Melaksanakan 5S

Bentang laporan kepada pengurusan

Merekod dan mendokumentasi

SENARAI SEMAK/
CHECKLIST

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
 SENARAI SEMAK/CHECKLIST

TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran

Berkualiti (QEP)

BIL
TINDAKAN TANDA () CATATAN
.

Menerima arahan kerja menguruskan

1.
QEP daripada Pengarah.

Menyediakan pelan tindakan

2.
pelaksanaan QEP

3. Menyelaraskan pembentukan JK

Merancang dan menyelaras aktiviti

4.
latihan, promosi dan audit QEP.

5. Melaksanakan amalan 5S

Membentang laporan kepada

6.
Pengurusan Tertinggi

Menyimpan semua bahan dan rekod-

7.
rekod
 PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

Tugas :
Menguruskan Mesyuarat

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
 TUGAS: Menguruskan Mesyuarat

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan

secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan
Pelajaran Perak

2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang

dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak.

PROSES KERJA

Tugas:
Menguruskan mesyuarat
 PROSES KERJA

TUGAS : Menguruskan Mesyuarat

 SEKSYEN
PEGAWAI YANG
BIL UNDANG-
PROSES KERJA MELULUSKAN/DIRUJU
. UNDANG
K
PERATURA
N
Mengeluarkan arahan
1.
menjalankan mesyuarat

Menentukan agenda, tarikh, masa

2.
dan tempat mesyuarat.

Membuat tempahan bilik PKPA 2/1991:

3.
mesyuarat / pakej mesyuarat
Panduan
Pengurusan
Menentukan kertas kerja yang
4. disediakan untuk perbincangan Mesyuarat Dan
(sekiranya ada).
Urusan
Jawatankuasa
Menghantar surat jemputan
Kerajaan Jabatan
mesyuarat yang mengandungi
maklumat berikut: Perdana
a. Nama jawatankuasa
b. Tarikh dan tempat
mesyuarat
5.
c. Masa mula dan masa
dijangka tamat
d. Agenda mesyuarat
e. Nama pengerusi
f. Jenis pakaian

Agenda mesyuarat
hendaklah disusun di dalam
bentuk seperti berikut:
a. Perutusan Pengerusi
b. Pengesahan minit
mesyuarat yang lalu
6.
c. Perkara-perkara
berbangkit
d. Pembentangan kertas-
kertas kerja
e. Hal-hal lain
f. Penutup

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SEKSYEN

UNDANG-
 MELULUSKAN/DIRUJU UNDANG
K PERATURA
N

7. Memastikan kemudahan-
kemudahan bilik mesyuarat
berfungsi dengan baik PKPA
2/1991:
8. Menyediakan catatan minit
mesyuarat seperti berikut: Panduan
Pengurusan
a. Senarai kehadiran Mesyuarat
mesyuarat
Dan Urusan
b. Perkara-perkara Jawatankuas
penting yang a Kerajaan
dibincangkan di
Jabatan
dalam mesyuarat
Perdana
c. Keputusan-
keputusan yang
dibuat

CARTA ALIRAN KERJA

d. Tindakan-tindakan
susulan yang perlu
diambil

9. Meluluskan keputusan / rumusan

mesyuarat Tugas:
Menguruskan Mesyuarat
10. Menyedia minit mesyuarat

11. Mengedar minit mesyuarat dan

boring maklum balas dalam
tempoh 1 minggu kepada semua
ahli mesyuarat

12. Mengumpul dan menyatukan

maklum balas dalam tempoh 2
minggu
Carta Alir Pengurusan Mesyuarat

Terima arahan menjalankan mesyuarat

 Tentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat

Mengurus tempahan bilik mesyuarat / pakej mesyuarat

Menentukan kertas kerja disediakan untuk perbincangan (sekiranya

ada).

Mengirim surat jemputan mesyuarat

Menyusun agenda mesyuarat

Memastikan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat

berfungsi dengan baik.

Menyediakan catatan minit mesyuarat

SENARAI SEMAK/
Meluluskan keputusan/ rumusan mesyuarat

CHECKLIST
Menyedia minit mesyuarat

Mengedar minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam

tempoh 1 minggu

Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam tempoh 2 minggu.

Tugas: Menguruskan Mesyuarat

 SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS : Mengurus Mesyuarat

BIL
TINDAKAN TANDA () CATATAN
.

Menentukan agenda, tarikh, masa dan

1.
tempat mesyuarat.

Membuat tempahan bilik mesyuarat / pakej

2.
mesyuarat
 Menentukan kertas kerja yang disediakan
3.
untuk perbincangan (sekiranya ada).

Menghantar surat jemputan mesyuarat yang

mengandungi maklumat berikut:
a. Nama jawatankuasa
b. Tarikh dan tempat mesyuarat
4.
c. Masa mula dan masa dijangka tamat
d. Agenda mesyuarat
e. Nama pengerusi
f. Jenis pakaian
Agenda mesyuarat hendaklah disusun di
dalam bentuk seperti berikut:
a. Perutusan Pengerusi
b. Pengesahan minit mesyuarat yang
5. lalu
c. Perkara-perkara berbangkit
d. Pembentangan kertas-kertas kerja
e. Hal-hal lain
f. Penutup
Memastikan kemudahan-kemudahan bilik
6.
mesyuarat berfungsi dengan baik.

Menyediakan catatan minit mesyuarat

seperti berikut:
a. Senarai kehadiran mesyuarat
b. Perkara-perkara penting yang
7. dibincangkan di dalam mesyuarat
c. Keputusan-keputusan yang dibuat
d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil

8. Menyedia minit mesyuarat.

BIL
TINDAKAN TANDA () CATATAN
.

Mengedar minit mesyuarat dan borang

9. maklum balas dalam tempoh 1 minggu
kepada semua ahli mesyuarat.

Mengumpul dan menyatukan maklum balas

10.
dalam tempoh 2 minggu.
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

Tugas :
Menguruskan latihan/ kursus
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS: Menguruskan latihan/ kursus

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan

secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan
Pelajaran Perak

2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang

dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak
PROSES KERJA

Tugas :
Menguruskan latihan/ kursus
 PROSES KERJA

TUGAS : Menguruskan latihan / kursus

SEKSYEN
PEGAWAI YANG UNDANG-
BIL. PROSES KERJA
MELULUSKAN/DIRUJUK UNDANG
PERATURAN

Mengeluarkan arahan
1.
untuk mengadakan
latihan/ kursus
Mengenalpasti:
peserta latihan/
2. kursus
tempat
penceramah
 Menyediakan
keperluan latihan/
kursus :
5. Makanan dan
minuman
Peralatan menulis
Bahan/ Modul
Mengeluarkan surat
jemputan
6.
Peserta kursus
Penceramah

Menjalankan latihan /
8.
kursus
Menyedia dan
9. mengedarkan sijil
penyertaan

SEKSYEN
PEGAWAI YANG UNDANG-
BIL. PROSES KERJA
MELULUSKAN/DIRUJUK UNDANG
PERATURAN

Membuat penilaian
10. latihan/ kursus dan
penilaian penceramah

Menyediakan analisis
penilaian latihan/
11.
kursus dan penilaian
penceramah
Menyediakan dan
12. membentangkan
laporan latihan/ kursus
 Membuat penilaian
keberkesanan latihan/
14. kursus selepas 1 bulan
latihan/ kursus
dijalankan

Merekod dan
15.
mendokumentasi

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas :
Menguruskan latihan/ kursus
CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS : Menguruskan latihan/ kursus

Keluarkan arahan

Kenalpasti peserta, tempat dan

penceramah

Menyediakan keperluan latihan/ kursus

Mengeluarkan surat jemputan

kepada peserta dan penceramah
 Melaksanakan latihan/ kursus

Menyedian dan mengedarkan sijil

Membuat penilaian latihan/ kursus dan

penilaian penceramah

Membuat analisis penilaian dan

laporan latihan/ kursus

Membentangkan laporan dalam

mesyuarat

Membuat penilaian

SENARAI SEMAK/
keberkesanan selepas 1 bulan

Merekod dan mendokumentasi

CHECKLIST

Tugas :
Menguruskan latihan/ kursus
 SENARAI SEMAK/CHECKLIST

TUGAS : Menguruskan latihan / kursus

BIL
TINDAKAN TANDA () CATATAN
.

Mengeluarkan arahan untuk

1.
mengadakan latihan/ kursus
Mengenalpasti peserta latihan/
2.
kursus

3. Mengenalpasti tempat latihan/ kursus

4. Mengenalpasti penceramah

Menyediakan keperluan latihan/

kursus :
5. Makanan dan minuman
Peralatan menulis
Bahan/ Modul
6. Mengeluarkan surat jemputan kursus

Mengeluarkan surat jemputan

7.
penceramah

8. Menjalankan latihan / kursus

Menyedia dan mengedarkan sijil

9.
penyertaan
Membuat penilaian latihan/ kursus
10.
dan penilaian penceramah
Menyediakan analisis penilaian
11. latihan/ kursus dan penilaian
penceramah
Menyediakan laporan latihan dan
12.
kursus
Membentangkan laporan dalam
13.
mesyuarat
Membuat penilaian keberkesanan
14. latihan/ kursus selepas 1 bulan
latihan/ kursus dijalankan

SENARAI BORANG
 SENARAI BORANG

BIL. SENARAI BORANG

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti MS ISO 9001 : 2008 BPSH, JPN, PPW dan PPD

1. Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008 BPSH

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif

dan Kreatif (KIK)

1. Tiada

Tugas : 3. Menguruskan Pelaksanaan Amalan

Persekitaran Berkualiti (QE)

1. Kriteria Audit 5S
Tugas : 3. Menguruskan Mesyuarat

1. Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008

Tugas : Menguruskan Latihan

1. Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008

UNDANG-UNDANG
DAN PERATURAN
 UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

BIL. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti MS ISO 9001 : 2008 BPSH, JPN, PPW dan PPD

1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992

Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi
Perkhidmatan Awam

2. Pekeliling Kemajuan Pentdbiran Awam Bil 4 Tahun 1991

Garis Panduan Mengenai Strategi-Strategi Peningkatan
Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam

3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2 Tahun 1996

Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam
Perkhidmatan Awam

4. MAMPU.PTSA.607-1/1 (68) Panduan Pelaksanaan MS ISOI

 9001:2008 Dalam Sektor Awam

5. MS ISO 9001:2008 bertajuk Quality Management

Systems-Requirements;
6. MS ISO 9000:2005 bertajuk Quality Management
Systems-Fundamentals and Vocabulary;

7. MS ISO 9004:2002 bertajuk Quality Management

Systems-Guidelines for Performance Improvements.

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif

dan Kreatif (KIK)

1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992

Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi
Perkhidmatan Awam

2. MAMPU.BTSA.601-2/1(13) : Panduan Mengenai Kumpulan

Inovatif Dan Kreatif (KIK)

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran

Berkualiti (QE)

1. Standard Sistem Persekitaran Berkualiti (5S)

Tugas : Menguruskan Mesyuarat

1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2/1991:

Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan
Jawatankuasa Kerajaan Jabatan Perdana

Tugas : Menguruskan Latihan

1. Tiada
JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI
 JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

KEANGGOTAA KEKERAPAN
BIL. NAMA JAWATANKUASA
N MESYUARAT

1 Jawatankuasa Induk Ahli 4 Kali Setahun

Inovasi KPM

2 JK Inovasi SOP Ahli 4 Kali Setahun

3 Jawatankuasa Ahli
Keselamatan dan
Kesihatan JPN
NORMA KERJA
 NORMA KERJA

BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA

(Masa/Kuantiti)

1. Berkomunikasi dengan 1 jam/ hari

Pengurus Kualiti Daerah
melalui email/
telefonsetiap pagi untuk
mengetahui isu
pelaksanaan SPK di
daerah

2. Menyemak inovasi 1 jam / hari

3. Melaksanakan 5S di 30 minit / hari

tempat kerja

4. Menyemak bahan dari 1 jam / hari

BPSH
SENARAI TUGAS
HARIAN
 SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA : SAHARUDDIN BIN BAJURI

JAWATAN : PENOLONG PENGARAH JAMINAN KUALITI

TARIKH :

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN