Professional Documents
Culture Documents
1
1.0 Kancelarijsko poslovanje i informacione tehnologije
1
Aleksandar Ćulum Uredba o kancelarijskom poslovanju
2
Informacione tehnologije, u daljem tekstu IT
2
Kancelarija koja je organizovana tako da ima PS rašunare povezane rašunarskom
mrežom u sistem, odgovarajući softver kao i obučen i dobro uvežban kadar zove se
automatizovana kancelarija ( office automation system-OAS ).
3
Potrebe kancelarijskog poslovanja iziskuju uglavnom PS računare, stone i laptop,
sa po
jednim ili više servera. Radi većeg učinka i bržeg prenosa podataka računari se povezuju u
računarske mreže prema jednoj od poznatih tipologija kako je predstavljeno na slikama 1,
2, 3, i 4.
Prstenasta topologija mreže Zvezdasta topologija mreže
4
Primer veze LAN sa globalnom mrežom (Internetom)
5
o Kartice mrežnog adaptera i
o Kartice PC računara ( PC card).
3.0 Softver ( Softwere )
Nakon instaliranja fizičkih komponenti informacionog sistema ( hardver ) u
kancelarijski prostor, potrebno je instalirati odgovarajući softver koji obezbeđuje efikasno i
lako korišćenje računara. Softver se obično deli na dve šire shvaćene celine :
Sistemski ili operativni softver ( operativni sistem ) i
Softver aplikacije.
3.1. Operativni sistem
Operativni sistem upravlja hardverom, datotekama i drugim resursima sistema.
Dakle funkcije operativnog sistema su :
Upravljanje procesima ,
Upravljanje memorijom ,
Upravljanje datotekama ,
Upravljanje ulaznim i izlaznim uređajima računara ,
Sigurnost i zaštita.
Operativni sistem je skup programa koji povezuju aplikativni softver sa hardverom
računara, pružajući pri tome korisniku jednostavnu komunikaciju sa računarom. Ova
komunikacija se najčešće odvija preko grafičkog interfejsa.
3.2. Softver aplikacije
Da bi tehnička sredstva informaciono-komunikacionih tehnologija zadovoljila
osnovni zadatak a to su usluge potrebno je integrisati programske celine u aplikativni
softver koji zadovoljava poslovne potrebe. Aplikativni softver je namenski i realizuju ga
programeri i sistem analitičari. Aplikativna platforma je softversko rešenje za potrebe
poslovanja jedne organizacije kojom se zadovoljavaju postavljeni ciljevi informacionog
sistema. Neke od mnogih klasifikacija aplikativnih platformi su : prema tipu podrške,
prema korisnicima, prema vrstama usluga.Tema ovog zadatka je tehnologija (platforma) za
automatizaciju kancelarijskog poslovanja ( office automation technologi) OAT, za podršku
kancelarijskim radnicima. Automatizovani sistemi za kancelarijsko poslovanje imaju svoje
podsisteme prema funkcijama poslovanja. Na primer poslovanje : pravosudnih organa,
banaka i osiguranja, turizma i sporta, projektne organizacije i organizacije kulture.
7
tradicionalnog formata stranice u vidu dokumenta u drugim programima, poput programa
za obradu teksta ili onih za unakrsne tabele, OneNote nudi slobodnu podlogu na kojoj na
bilo kojem mestu i na bilo koji način se može otkucati, napisati ili nacrtati beleške u vidu
teksta, grafike i slika. Za razliku od beležaka u papirnoj beležnici, OneNote dozvoljava da
se dodaje, premešta i briše sve sto se nalazi na njegovim stranicama i u njegovim
odeljcima. . OneNote je lak za korišćenje i ne primorava sve da rade na isti način.
■ Microsoft Publisher: kreiranje, editiranje i generisanje elektronskih
publikacija, kratkih reklamih poruka (flyer) i Web sajtova
3
http://sr.openoffice.org/lat/prosirenja.html
8
Ovaj paket je skoro potpuno kompatibilan sa komponentama Microsoft Officea
(Word, Excel i PowerPoint a delimicno i sa Accessom).
Posebnu važnost u kancelarijskom poslovanju ima dokument i njemu programeri
poklanjaju veliku pažnju prilikom projektovanja softver aplikacija.
“Document imaging systems" je naziv za programski paket koji konvertuje sve
vrste dokumenata u digitalnu formu obezbeđujući memorisanje i pristup dokumentima
putem računara u realnom vremenu. To je dakle znatno više od obrade teksta i desktop
publishing-a koji se bave kreiranjem i prezentacijom dokumenata. Jednom, kada je
dokument elektronski sačuvan, workflow menadžment (menadžment radnim procesima),
može promeniti tradicionalne metode rada sa dokumentima. Tehnologija snimanja
(skeniranja) automatizuje procese kao sto su: slanje dokumenata na razlicite lokacije,
osiguranje potvrda, pravljenje popisa i izvestaja. Integritet dokumenata - zaštita protiv
gubitka, uništenja ili nedozvoljenog pristupa - može se rešiti preko mehanizama zaštite
(data backup) i preko terminala i/ili unosom sigurnosne identifikacije koja se dobija od
administratora ovakvih sistema. Dvoje ili vise ljudi može raditi simultano na istim
dokumentima, omogućavajući mnogo brži završetak posla. "Imaging" sistemi bitno
smanjuju troškove arhiviranja, vreme obrade i pronalaženja dokumenata i kvalitet usluga.
Softver za internet - Web čitači, programi za rad sa elektronskom poštom...
Postoje razni programi koji se koriste na internetu. Neki su neophodni za samo pristupanje
a drugi su pomoćni alat. U osnovne programe spadaju web čitači i programi za rad sa elektronskom
poštom. Naoznatiji web čitači su Internet explorer i Netscape, a za rad sa elektronskom poštom
najčešće se koristi Outlook express.
Programi za izradu Web prezentacija
Za izradu prezentacija na internetu postoji posebni programi. Neki su jednostavniji za
korišćenje dok drugi zahtevaju više znanja i vremena. Danas se koriste HTML, PHP zatim
programi koji omogućavaju lakše internet programiranje Front Page, Dream view-er itd. Ova vrsta
programa je u stalnom razvoju tako da kao značajno poboljšanje u pogledu dinamičnosti
prezentacija donosi Flash MX 6.0 od firme Macromedia.
Pronalaženje informacija na internetu - Mašine za pretraživanje
Na internetu se nalazi stotinu miliona korisnika sa svojim web prezentacijama u kojim je
sadržano mnoštvo podataka. Količina informacija dostupnih korisnicima iz dana u dan sve se više
povećava, što postaje na neki način i problem za korisnike mreže. Potrebno je izdvojiti prave iz
mnoštva informacija, a da se pri tom ne utroši previše vremena.
Osnovni zahtevi koji se postavljaju pri pretraživanju su:
Pretraživanje treba da omogući dobijanje relevantnih dokumenata na bazi upita.
9
Pretraživanje treba da bude efikasno
Pretraživanje treba da bude jednostavno za korisnike
Specijalizovani servisi namenjeni pretraživanju informacija na mreži, relativno su
jednostavni za upotrebu i gotovo svi su besplatni.Danas se najčešće koriste dva tipa pretraživanja:
Direktan pristup i
Pretraživanje putem opštih servisa ( Krstarica, Google, Yahoo, AltaVista...)
Direktan pristup pretraživanja se koristi kada je poznata adresa računara na kome se nalaze
podaci a realizuju se unosom kompletne adrese servera .
Drugi način pretraživanja vrši se pomoću namenskih servera za pretraživanje koji se često
nazivaju mašine za traganje ili krstarice. Postupak pretraživanje je izuzetno jednostavan i svodi se
na to da se u polje za pretraživanje unese ključna reč, jedna ili više njih, a po završetku
pretraživanja kao rezultat se dobija spisak stranica koje zadovoljavaju upit. Iz datog spiska korisnik
može birati stranicu za nastavak pretraživanja.
10
Planom obuke posebno moraju biti obuhvaceni i oni zaposleni zaduzeni za pruzanje
podrske na strani korisnika sistema. Izrada detaljne programske i korisnicke dokumentacija
( procedure i protokoli ), takođe se smatra obavezom izvođača u formi koja je
najprikladnija za korisnika. Na posletku dokumentacija informacionog sistema sadrži i
proceduru zaštite IS. Licenciranje softvera i pravna zaštita pružaju određenu sigurnost
korisniku.
ZAKLJUČAK
Lako je zaključiti da se primenom informacione tehnologije u oblast kancelarijskog
poslovanja ostvaruju mnoge prednosti i uštede. Ovo se pre svega odnosi na smanjenje
troškova za papirni medij i povećanje brzine obrade, pretraživanje i arhiviranje
dokumenata. Odmah da naglasimo, stampanje dokumenata na laserskim stampacima je i
dalje prisutno a vidi se iz broja prodatih laserskih stampaca da nema stagnacije niti pada
prodaje. Medutim, svojom voljom odlucujemo sta i kada stampamo tako da kancelarijsko
poslovanje potpomognuto savremenim aplikativnim platformama ipak reducira potrenu
umnozavanja papirne dokumentacije.
Realizacija programa AOS, koju sprovodi tim stručnjaka, odvija se u više faza :
Planiranje, razvoj, analiza i dizajn IS, zatim implementacija, funkcionisanje, održavanje,
kontrola i zaštita. Ovom prilikom se mora računati na ulaganja za kancelarijski hardver,
sistemski softver, softver za rad sa bazama podataka, softver aplikacije za automatizaciju
kancelarijskog poslovanja i rad na internetu kao i obuku kadrova.
Iskustva u oblasti organizovanja i funkcionisanja kancelarijskog i arhivskog
poslovanja na terenu, ukazuju da u toj oblasti jos nije formiran neki novi, zaokruzen, pre
svega zakonodavni model iz koga bi se mogla izvoditi resenja koja pomiruju zahteve svih
ucesnika u upravljanju dokumentima, onako kako to predvida ISO 15489. Dakle, to
ukazuje da je neophodno formirati svest o potrebi jasnog definisanja zahteva kod svih
subjekata koji uvode racunarsku podrsku u arhivsko i kancelarijsko poslovanje. Pomenuti
standard, u torm slučaju, predstavlja korektiv koji je potrebno konsultovati i koristiti u
oblikovanju računarskih sistema. Iskustva govore, da je potrebno delovanje u oba pravca i
prema korisnicima i prema proizvođačma, i to u ekspertskoj, konsultantskoj funkciji u fazi
formulisanja zahteva i/ili zadatka. Evidentno je da računarska podrška ima itekako smisla i
da je neophodna, ali u jednoj osetljivoj oblasti kao sto je vođenje kancelarijskog i
arhivskog poslovanja, gde korisnik nije jedina zainteresovana strana, već tu imaju jak
11
interes i obaveze arhivske institucije, sve skupa je potrebno dovesti u takav sklad koji
donosi i osigurava koristi svim učesnicima.
Uporedo sa informatičkim razvojem rasla je svest o važnosti efikasne zašzite baza
podataka i LAN mreža od nedozvoljenog pristupa spolja. U ovu svrhu korisnik propisuje
odgovarajuće procedure za korišćenje, upravljanje i održavanje IS uključujući procedure za
trenutak pokretanja u smislu ko ima neophodnu dozvolu da ga pokrene i ko će imati pristup
izlaznim informacijama. Jedna od mera zaštite je i pravna zaštita i licenciranje softvera. No
ipak dobra je praksa da se svaki podatak primljen od nekog drugog korisnika pre otvaranja
uskladišti na disk i testira na prisustvo virusa jednim od brojnih antivirus programom.
12
LITERATURA
13