PENGENALAN Arkib Negara Malaysia adalah merupakan sebuah gedung penyimpan Warisan Negara yang sedia menanti ketibaan

para pengunjungnya. Arkib Negara ditubuhkan pada 1 Disember 1957, di mana pada masa itu ia lebih dikenali dengan nama Pejabat Rekod Awam yang terletak di Dewan Tuanku Abdul Rahman, Jalan Ampang, Kuala Lumpur. Pada bulan September 1960 telah berpindah sementara ke bangunan di Jalan Raja Laut dan pada 1 September 1961 telah berpindah ke Bangunan Persekutuan di Petaling Jaya yang diduduki sehingga September 1982. Pada 1963, namanya diubah kepada Jabatan Arkib Negara Malaysia selaras dengan penggunaannya yang meluas terutama diperingkat antarabangsa. Bagi menampung jumlah rekod yang semakin bertambah Pusat Perkhidmatan Rekod telah ditubuhkan bertempat di Jalan Sultan, Petaling Jaya.

Pada 31 Ogos 1966 Parlimen telah meluluskan Akta Arkib Negara yang memberi kuasa secara sah kepada Arkib Negara sebagai penyimpan rekod-rekod awam yang mempunyai nilai sejarah dan bertindak menjaga kepentingan negara. Nama Jabatan Arkib Negara telah ditukar kepada Jabatan Arkib dan Perpustakaan Negara pada tahun 1971 dan jawatan Pengarah ditukar kepada Ketua Pengarah. Walau bagaimanapun pada tahun 1977 dinamakan semula sebagai Arkib Negara Malaysia. Perletakan Batu Asas Bangunan Arkib Negara Malaysia telah dilaksanakan pada 12 November 1977 di Jalan Duta, Kuala Lumpur. Bangunan baru Arkib Negara Malaysia yang berwarna putih tersergam megah di puncak bukit yang dikelilingi oleh taman-taman bunga yang luas. Bangunan ini terletak ke arah utara dari bangunan Parlimen dan Taman Tasik Perdana di Jalan Duta, Kuala Lumpur yang kos pembangunannya sebanyak RM 1.5 juta. Ianya telah dibuka dengan rasminya pada 1 Disember 1982 oleh Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong, Sultan Ahmad Shah bersempena dengan Perayaan Jubli Perak Arkib Negara.

Akta Arkib Negara Malaysia 2003 iaitu Akta 629 telah dikuatkuasakan pada 10 Oktober 2003. Oleh kerana peranannya yang penting dalam membentuk generasi yang cintakan sejarah dan negara banyak cawangan telah ditubuhkan terutama di negeri-negeri bagi membolehkan pengurusan rekod dan sejarah negara lebih menyeluruh dan sempurna. Pejabat cawangan yang pertama ialah Pejabat Wilayah Selatan ditubuhkan di Johor Bahru pada bulan Mei 1972. Pada 22
1

Disember 2003 perasmian Galeria Seri Perdana telah diadakan iaitu Kediaman rasmi Perdana Menteri Malaysia sebelum bertukar ke Putra Jaya. Dan terkini pada tahun 2004 Arkib Cawangan Melaka telah dirasmikan pada 15 Julai 2004.

Arkib Negara Malaysia ini merupakan penyimpan khazanah warisan sejarah, lantaran tugas rasminya menyimpan, memelihara bahan-bahan arkib berkaitan dengan sejarah negara dan menyebarkan maklumat mengenai kepentingannya kepada masyarakat. Sememangnya Arkib Negara mempunyai ruang yang luas untuk menyimpan rekod-rekod dan dokumen-dokumen yang kaya dengan maklumat mengenai sejarah bangsa.

a). REKOD KERAJAAN Rekod Kerajaan adalah segala jenis surat, dokumen, rekod, daftar, bahan bercetak, buku peta, plan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara, yang diterima atau dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan Kerajaan di dalam apa-apa bentuk jua sekali pun untuk tujuan menjalan dan menunaikan urusan rasmi. Ketua-ketua Jabatan adalah dilarang sama sekali daripada memusnahkan apa-apa rekod Kerajaan walaupun pada pandangannya rekod itu tidak bernilai tanpa mendapat kelulusan dari Jabatan Arkib Negara terlebih dahulu. Di bawah Akta Arkib Negara 2003, rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh manamana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Akta Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511]. Dengan kata lain rekod awam merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan (recorded information) berhubung dengan semua tugas atau kerja harian jabatan. Rekod Awam adalah warisan negara yang mengandungi pelbagai maklumat penting mengenai pentadbiran dan sejarah negara. Rekod awam mengandungi ilmu pengetahuan yang dapat
2

menimbulkan kesedaran kebangsaan. Rekod Awam juga merupakan sumber utama yang penting untuk rujukan oleh kerajaan dan orang ramai. Rekod Awam mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta kepentingan kerajaan dan individu. Memandangkan rekod-rekod tersebut adalah penting, maka adalah menjadi tanggungjawab jabatan dan anda untuk menjaga dan memeliharannya. Ini bersesuaian dengan matlamat kerajaan untuk mewujudkan satu sistem pentadbiran yang cekap dan ekonomik menerusi satu sistem pengurusan rekod yang teratur dan moden di kalangan jabatan-jabatan kerajaan.

b). PEMELIHARAAN REKOD-REKOD Usaha lain yang boleh dilakukan oleh jabatan untuk memelihara rekod di dalam jagaan mereka antaranya ialah :

(i) Rekod mesti dipelihara dengan baik Dalam usaha ini, tiap-tiap jabatan hendaklah mengambil tindakan yang sesuai untuk memelihara rekod-rekod kerajaan dari sebarang kerosakan dan kemusnahan semasa dalam jagaan mereka. Usaha ini boleh dilakukan dengan menyediakan bilik simpanan rekod yang sesuai serta rak-rak untuk menyimpan rekod-rekod kerajaan tersebut. Ketua Jabatan boleh mendapatkan nasihatnasihat pakar secara percuma tentang pemeliharaan rekod-rekod dengan menghubungi Ketua Pengarah Arkib Negara. Antara prosedur yang perlu diikuti oleh semua jabatan adalah semua rekod yang bernilai dan telah berumur lebih daripada 20 tahun hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara melainkan jika telah diberi pengecualian khas olehnya. Selain itu, bagi rekod-rekod lain yang belum mencapai umur ini tetapi sudah melebihi 5 tahun selepas penutupan dan tidak lagi dikehendaki oleh jabatan untukurusan seharian boleh juga dipindahkan ke Arkib Negara setelah disemak oleh jabatan itu sebagai berguna untuk disimpan didalam arkib atau dipisahkan jika tiada nilai lagi.

(ii) Bilik simpanan mestilah sesuai

Rekod- rekod kerajaan hendaklah disimpan di dalam bilik yang sesuai dan tidak terdedah kepada faktor-faktor yang boleh menyebabkan kerosakan pada rekod itu sendiri. Bilik-bilik yang disediakan untuk penyimpanan rekod-rekod ini hendaklah tidak lembab, tidak bocor terutama bahagian atap dan bahagian dinding bilik tersebut tidak berlubang. Selain itu, bilik mestilah terhindar daripada bahaya banjir dan bahang matahari. Jika rekod ini terdedah kepada bahaya banjir, ia akan menyebabkan rekod-rekod tersebut basah dan kemungkinan besar akan terkoyak dan mungkin juga rosak. Begitu juga bagi rekod yang terdedah kepada bahang matahari akan merekodkan rekod-rekod tersebut. Penyediaaan alat pemadam api juga haruslah dititik beratkan dalam setiap bilik khas penyimpanan rekod kerajaan. Alat ini amat diperlukan jika berlaku keaadaan yang tidak diingini seperti kebakaran. Seterusnya, bilik-bilik yang dikhaskan untuk penyimpanan rekod seharusnya selamat daripada ancaman tikus dan serangga termasuk anai-anai. Pintu-pintu dan tingkap-tingkap itu hendaklah dipasang dengan net dawai yang dianyam rapat untuk menyekat serangga terbang masuk ke dalam kawasan simpanan tersebut Bagi memastikan bilik-bilik penyimpanan rekod tersebut tidak lembap, ia perlu mempunyai sistem pengudaraan yang betul. Bilik-bilik tersebut hendaklah dipasang dengan kipas angin atau penghawa dingin untuk mewujudkan pusingan udara yang baik. Ini dapat mengelakkan rekodrekod tersebut menjadi lembap dan berbau. Jika boleh, alat hawa dingin hendaklkah yang dipasang setiap masa, tetapi jika keadaan tiada mengizinkan, tingkap-tingkap dan jika tiada, pintu-pintu hendaklah dibuka di waktu hari panas dan kipas-kipas siling dan kipas udara dihidupkan supaya membolehkan udara berlegar dengan senang. Alat penahan lembab udara hendaklah digunakan di mana perlu untuk waktu malam dan masa hujan supaya kelembapan udara boleh diperkurangkan ke keadaan yang selamat. Rekod-rekod akan berlapuk sekiranya hawa lembab melebihi 75F walaupun dalam jangka waktu yang pendek.

iii)

Rekod patut disimpan di atas rak-rak

Rekod-rekod hendaklah jangan diletakkan di atas lantai. Sebaik-baiknya digunakan rak-rak besi yang memberi ruang sebanyak enam inci di antara lantai dan rak pertama supaya memudahkan pusingan udara dan proses pembersihan. Ini akan membolehkan udara berlegar dengan bebas dan senang untuk dibersih. Rekod-rekod, fail, buku, bahan bercetak , peta, pelanpelan dan sebagainya mesti diatur dengan cermat dan dilekat dengan kertas tanda masing-masing. Rekod tempat-tempat yang kecil dari ukurannya. Tempat simpanan rekod-rekod mestilah sentiasa bersih dan teratur, dan dicuci dengan pencuci hampagas (vacuum cleaner) sekurang-kurangnya seminggu sekali. Kerja mengimbas atau menyapu habuk dengan begitu sahaja tidak membersihkan sesuatu tempat, tetapi hanya mengalihkan sahaja habuk tersebut. Sekiranya rak-rak kayu digunakan maka ini hendaklah diawasi daripada anai-anai atau bubuk-bubuk dengan menyemburkan dieldrin terlebih dahulu kepada rak kayu. Tiap-tiap enam bulan, tempat simpanan rekod-rekod dan kawasan di sekelilingnya hendaklah diperiksa untuk mengawas serangga-serangga. Manakala pada setiap bulan, tempat simpanan rekod-rekod hendaklah disembur dengan racun serangga yang mengandungi bahan-bahan kimia seperti D.D.D, Dieldrin, Pyrethrum, Gaama, Benzene Hixachloede. Racun-racun serangga ini boleh disembur dengan menggunakan alat sembur biasa , ke arah dinding, bumbung , perkakas buatan kayu dan lubang-lubang dilantai . Racun-racun tersebut mudah dibeli dibawah pelbagai nama perniagaannya yang sudah disediakan untuk digunakan. Rekod-rekod mestilah dijaga supaya tidak terkena racun-racun tadi. Kapur-kapur barus hendaklah juga diletakkan dengan jarak yang dekat di atas rak-rak untuk mengelakan serangan serangga-serangga. Jagaan yang cukup hendaklah dibuat untuk menjauhi dari serangan anai-anai di tempat simpanan rekod-rekod. Kepada pecahan dan lubang yang terdapat dilantai-lantai, para kayu dan almari-almari hendaklah disapu dengan racun serangga Dieldrin yang senang didapati tetapi mesti dicairkan menurut arahannya. Kerja hendaklah dibuat dengan menggunakan berus-berus pengecat pada setiap 6 bulan. Sekiranya rekod-rekod dihinggapi oleh anai-anai atau serangga, atau sudah rosak, rekod-rekod itu mestilah diasingkan dengan segera serta hendaklah dilaporkan kepada Arkib Negara untuk mendapatkan nasihat berkenaan langkah-langkah selanjutnya yang patut diambil. (iv). Mengering rekod dan lain- lain tindakan.

Rekod- rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan menggunakan kipas supaya kering. Ianya tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari atau disalai. Semua rekod- rekod yang berlapuk pula hendaklah dibersihkan dari lapuknya. Manakala rekod yang telah dirosakkan oleh anai- anai, lipas, tikus, semut atau lain- lain serangga hendaklah dikeluarkan dan dibinasakan serangga- serangga itu. Serangga- serangga ini akan menyerang rekod- rekod yang disimpan di tempat yang tidak terurus, lembap, sesak, dan kotor. Selain itu, rekod- rekod ini juga perlu dijaga dari kelembapan supaya tidak ditumbuhi kulat dan cendawan. Arkib Negara juga bersedia membantu jabatan- jabatan kerajaan dalam hal ini.

(v). Rekod koyak perlu dibaiki Rekod-rekod yang koyak hendaklah ditampal dengan kertas lain dengan menggunakan pelekat yang boleh dibuat daripada tepung ubi kayu ataupun yang ada dijual di kedai-kedai dalam bentuk serupa. Gam cair atau tape cellulose tidak elok digunakan kerana ini boleh merosakkan dan mencacatkan kertas-kertas. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal daripada fail-fail hendaklah disematkan semula dengan segera. Rumusan Rekod kerajaan perlu disimpan dan dipelihara dengan baik kerana ia merupakan dokumentasi penting yang akan dirujuki dalam jangka masa yang panjang meliputi gambar, pelbagai jenis surat, rekod daftar dan sebagainya. Adalah menjadi kewajipan setiap individu di dalam sesuatu jabatan untuk memastikan ianya selamat semasa berada dibawah jagaan individu jabatan tersebut. Arkib Negara bertanggungjawab memberi nasihat dan menyelenggara rekod-rekod kerajaan supaya selamat dan terpelihara. Ketua-ketua Jabatan perlulah sentiasa berhubung dengan Arkib Negara yang telah diberi kuasa dan tugas untuk menyimpan segala rekod-rekod kerajaan yang bukan semasa dan tidak lagi dikehendaki oleh jabatan-jabatan. Pemuliharaan dan pemusnahan rekod-rekod hendaklah mendapat nasihat terlebih dahulu dari pegawai Arkib Negara.