INTAN KAMPUS WILAYAH SELATAN

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH SELATAN, BATU 2, JALAN BATU PAHAT, 86007 KLUANG, JOHOR.
1

LATARBELAKANG INTAN PENDAHULUAN :

Institut Tadbiran Awam Negara atau INTAN telah dibuka dengan rasminya pada 1 September 1972 oleh YAB Tuan Haji Abdul Razak bin Dato Hussein, Perdana Menteri Malaysia. Sebelum ini INTAN dikenali sebagai Pusat Latihan Pegawai-pegawai Kerajaan yang ditubuhkan pada tahun 1963, dibawah program bantuan teknik New Zealand/Racangan Colombo. Pusat Latihan Pegawai-pegawai Kerajaan ini adalah menggantikan Pusat Latihan yang ditubuhkan di Port Dickson dalam tahun 1959. Penubuhan INTAN adalah merupakan hasil daripada satu perakuan penting yang dibuat oleh Unit Kemajuan Pentadbiran, Jabatan Perdana Menteri di dalam satu laporan bertajuk Latihan Untuk Pembangunan di Malaysia Barat dalam tahun 1969. Perakuan untuk penubuhan sebuah pusat latihan pengurusan yang utama untuk melatih pegawai-pegawai dan kakitangan kerajaan telah diterima oleh Kerajaan dan INTAN telah ditubuhkan.

DASAR LATIHAN KERAJAAN

Sebagai pusat latihan kerajaan yang utama, fungsi-fungsi INTAN adalah berpandukan kepada Dasar Latihan Kerajaan sebagaimana terkandung dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1/1970 bertarikh 13 Januari 1970. Ciri-ciri penting Dasar Latihan Kerajaan mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil.1/1970 adalah seperti berikut :-

1. 2.

Mencapai perkhidmatan awam yang progresif Mewujudkan kemajuan dan perkembangan kumpulan pentadbiran dan pakar yang

berkebolehan, cekap dan sentiasa maju selaras dengan kemajuan saintifik, iktisas dan teknik pengurusan di dalam dan diluar perkhidmatan awam. 3. 4. 5. Mengurangkan pertukaran dan kesusutan kakitangan perkhidmatan awam. Mencapai kecekapan dan ekonomi yang paling berkesan. Mencapai pentadbiran latihan yang sama bagi keseluruhan perkhidmatan awam sesuai dengan dasar kerajaan; dan 6. Memberi peluang latihan yang adil dan saksama bagi semua kakitangan perkhidmatan awam.

FALSAFAH LATIHAN INTAN

Melahirkan anggota Perkhidmatan Awam yang berilmu, berhemah tinggi, beradab, berbudaya dan berkemahiran serta responsif dan berupaya menyumbang ke arah kemajuan negara VISI INTAN Untuk Menjadi Pusat Pembelajaran Bertaraf Dunia

MISI INTAN
Untuk Membangunkan Sektor Awam Bertaraf Dunia melalui penyediaan peluang-peluang

pembelajaran yang berkualiti dan profesional

MOTTO INTAN
Latihan Untuk Pembangunan
3

DASAR KUALITI Kami adalah komited kepada perlaksanaan latihan berkualiti melalui penghayatan dan amalan budaya kerja cemerlang.

SLOGAN INTAN
Selangkah Di Hadapan

OBJEKTIF KORPORAT INTAN

Membangunkan Potensi Sumber Manusia Sektor Awam menuju Ke Arah Kecemerlangan Di Dalam Perkhidmatan Melalui Latihan Untuk Kemajuan Negara. OBJEKTIF UMUM Membangunkan potensi sumber manusia sektor awam menuju ke arah kecemerlangan perkhidmatan awam melalui latihan.

OBJEKTIF OPERASI INTAN

1. Meningkatkan ilmu pengetahuan, kemahiran serta memupuk nilai murni dan sikap positif anggota perkhidmatan awam bagi Wilayah Selatan melalui latihan; 2. 3. Meningkatkan kualiti kepimpinan dan pengurusan organisasi Mengendalikan penyelidikan, khidmat konsultansi dan penerbitan bagi menerapkan pendekatan dan nilai-nilai korporat dalam perkhidmatan awam; 4. Menyediakan forum bagi pencetusan pemikiran dan kreativiti anggota perkhidmatan awam dan swasta; dan

5.

Mewujudkan rangkaian perhubungan IKWAS dengan Kerajaan-kerajaan Negeri dan institusi/agensi tempatan.

INTAN, KAMPUS WILAYAH SELATAN, KLUANG, JOHOR.

PENGARAH INTAN P.T.D JUSA Dr. Zulkurnain bin Hj. Awang MAJLIS PENASIHAT INTAN

C ARTA ORGANISASI

JAWATANKUASA PENASIHAT INTAN IKWAS PENGARAH WILAYAH P.T.D T/T F(M2) En. Sabran bin Napiah PEM. TADBIR KESETIAUSAHAAN N9 PEMBANTU KHAS PENGARAH WILAYAH Siti Halijah bt. Hamin

PENTADBIRAN AM

UNIT PEMB. SUMBER MANUSIA & KUALITI (HRM)

UNIT PROGRAM KEWANGAN (KEW)

UNIT PROGRAM KERAJAAN ELETRONIK DAN MAKLUMAT (ITEG)

PERPUSTAKAAN

PENTADBIRAN / PERKHIDMATAN

KEWANGAN

PENYELARAS PROJEK KANAN PTD M2 Abdul Ghafar b. Abdul Rahman

PENYELARAS PROJEK KANAN PTD M2 Kamaruzaman bin Yaacob

PENYELARAS PROJEK PTD M2 Hj. A. Aziz bin Mohd Akjil

PEG. PERPUSTAKAAN Faridah bt. Mohd. Yunos

S3

PEN. PENDAFTAR (PEN. PEGAWAI TADBIR N6) Abdul Halim bin Safri PEM. TADBIR N9 Hawa bt. Harun PEM. TADBIR KESETIAUSAHAAN N9 Rosni bt. Hj Atan PEM. PENERBITAN N9 Md. Nasir bin Ramli PEM. TADBIR N9 1. Kamisan bin Gimin 2. Ramli bin Mohamed 3. Aini bt. Ali PEM. TADBIR N7 Mariah bt. Md. Sarif

PEN. PENDAFTAR (PEN. PEGAWAI TADBIR N5) Zamnah bt. Zaiden

PENYELARAS PROJEK PTD M3 Sivanesuvary A/P Appukuddy

PENYELARAS PROGRAM PTD M3 (Kosong)

PEGAWAI PROJEK PTD M3 Aminurrahim b. Mohamed

PEM. PERPUSTAKAAN

S7
Rohana bt. Abu

PENOLONG PENGURUS ASRAMA Zabedah bt. Daud PENYELARAS PROJEK Gred 3 (Terbuka) 1. Zainal bin Eran 2. Kosong PEGAWAI PROJEK N5 Fatimah bt. Mohd. Salleh

PEGAWAI PROJEK N5 Halimah bt.Hj. Md. Nor

PEM. AM RENDAH N13

1. Hasnor b. Dolmat 2. Minah bte Omar

TUKANG K2 - R6 Gediah A/L Potharajoo PEM. TADBIR RENDAH N11-JURUTAIP 1. Faredah Hanim bt Mad. Salleh 2. Hafizah bt. Ahmad PEM. TADBIR RENDAH N11 (OPERATOR TELEFON) Zabedah bt. Sitam PEMBANTU AM RENDAH N13 1. Jalil bin Othman 2. Latifah bt. Mohamad

PEMBANTU TADBIR PER/OPERASI N9 1. Kamarudin bin Ahmad 2. Rosna bt. Basri

PEGAWAI PROJEK N5 Md. Ali bin Mohamad

PEGAWAI PROJEK N5 Abu bin Mohamad

PEGAWAI PROJEK N5 Hj. Rahmat bin Md. Yusof

PEMBANTU AM RENDAH N13 1. Mohd. Zin bin Shahdan 2. Jamaliah bt. Mohd. Amin 3. Sabariah bt.Sabarudin 4. Isni bin Katheman 5. Normah bt. Abdullah 6. Jamilah bt. Abd.Hamid 7. Hj. Maskam bin Md Rashid 8. Harom bin Kadir

PEGAWAI PROJEK Aribah bt. Othman

N6

PEGAWAI PROJEK N6 Nor Hisham bin Bidin

PEGAWAI PROJEK N6 Kosong

TUKANG MASAK N12 PENGAWAL KESELAMATAN KP10 1. Zainal bin Keliwan 2. Mohd. Fadzil b. Abu Talib 3. Abdul Razak bin Mohd. Salleh 4. Kosni bin Roslan (PRA R13) 1. Maznah bt. Zaini 2. Md. Noor bin Misran

PEMBANTU TADBIR 1. Jaffar bin Mohd. Nor 2. Rohana bte Mearaj 3. Abd. Wahid bin Bakri 4. Hj. Masrom bin Nasib

N9

PEMANDU KENDERAAN B.MOTOR R10 1. Hassan bin Sallah @ Salleh 2. Halip bin Diran 3. Anuar bin Md. Sharif 4. Mohd. Said bin Othman PEKERJA RENDAH AWAM KHAS R10 Jailani bin Kamson PEKERJA RENDAH AWAM R11 1. Paat bin Karsim 2. Saman bin Abd. Manap 3. Bohari bin Wahid 4. Halil bin Radzuan 5. Mohd. Arafat bin Wahi 6. Raha bte Ahmad 7. Wahid bin Haron

TUKANG MASAK N13 1. Noraizah bt. Khalid 2. Shahri bin Hj. Anuar 3. Shafiah bt. Khamis 4. Rohisa bt. Samsudin 5. Lias bin Ramat 6. Kosong 7. Kosong

PEM. TADBIR RENDAH N11 (JURUTAIP) 1. Kamisah bt. Hj. Moen 2. Kosong

PEMBANTU AM RENDAH 1. Roslan bin Shamsiar 2. Faridah bte Omar PEKERJA RENDAH AWAM R11 1. Md. Rifin bin Ahmad 2. Ruhiyah bt. Mansor

N13

DOMESTIK

FUNGSI-FUNGSI UTAMA
1. PENGINAPAN

AKTIVITI
1.1. Penyediaan Bilik Penginapan 1.2. Kebersihan Kemas/susun peralatan Kelengkapan kemudahan Pastikan peralatan berfungsi

Penyelenggaraan Bilik Penginapan Bersihkan Kemas Tukar Cadar Sarung Bantal

1.3.

Perkhidmatan Dobi (Mencuci)/Proses Hantar Dobi Cuci Gosok

1.4.

Jahit Menjahit Jahit Tampal

2. PENYAJIAN MAKANAN

AKTIVITI
2.1 Penyediaan Penyajian Makanan 2.2 Sediakan Bahan Masak Saji Layan

Kebersihan Dan Keindahan Dewan makan Susunan Kerusi Meja Kebersihan (Dewan Dapur, Tandas dan persekitaran) Hiasan

2. Penyelenggaraan Peralatan Dewan Makan 2.4. Penyelenggaraan Peralatan Dan Bangunan Domestik.

3. PENSTORAN PERALATAN DAN BARANG-BARANG

KEPERLUAN DOMESTIK

AKTIVITI
3.1 3.2 Mengurus/menyelenggara stor Pemeriksaan

3. Pelupusan

4. PENTADBIRAN DOMESTIK AM/KEWANGAN

AKTIVITI
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 Menyediakan Anggaran Pembelajaran Tahunan Bahagian Domestik AKTIVITI UNIT PENTADBIRAN) (RUJUK

Mengurus Sasaran Kerja Tahaunan/Prestasi Kakitangan Bahagian Domestik (RUJUK AKTIVITI UNIT PENTADBIRAN) Mengurus Pembelian Bahan Mentah Basah Dan Bahan Kering Pendaftaran Penginapan Peserta Mengurus Panjar Wang Runcit Mess Fund Trust Account Mengurus First Aid Kid Urusan Penggunaan Kemudahan Domestik.

PROSES KERJA AKTIVITI 1.1 PENYEDIAAN BILIK PENGINAPAN JAWATAN Penolong Pengurus Domestik 1. 2. Pembantu Tadbir Domestik 3. 4. 5. PROSES Terima tempahan daripada Unit Latihan/Penolong Pendaftar Semak bilangan peserta, tetamu-tetamu, jenis bilik, tarikh masuk dan keluar. Kenalpasti bilik-bilik yang boleh digunakan. Peruntukan bilik-bilik mengikut tempahan. Memberi arahan kepada penyelia pencuci bangunan untuk menyediakan bilik-bilik yang berkaitan. Semak dan kenalpasti bilik-bilik yang hendak disediakan. Serahkan kunci bilik-bilik yang berkaitan kepada pencuci swasta. Ambil peralatan untuk mencuci. Buka bilik dan pungut sampah Cuci bilik air (lantai, cermin, dinding, sink dan toilet bowl. Sapu (lantai, almari, sawang dan kakilima dan belakang bilik). Lap (meja, kerusi, tingkap, laci-laci almari dan meja). Pasang cadar dan sarung bantal.

Penyelia Pencuci Bangunan

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

10

JAWATAN Penyelia Pencuci Bangunan 14.

PROSES Sedia dan pastikan kemudahan-kemudahan dan peralatan-peralatan di bilik-bilik disediakan dan berfungsi. Kemudahan dan peralatan disediakan bergantung kepada jenis-jenis bilik seperti:i. ii. iii. iv. v. vi. 15. Bilik Sri - VVIP Bilik VIP Bilik VIP Double Bilik Single Bilik Double Dorm . . . . . . Lampiran A Lampiran B Lampiran C Lampiran D Lampiran E Lampiran F

Pastikan peralatan elektrik berfungsi (seperti kipas, lampu, ubat nyamuk, TV, Peti Ais, Periuk Nasi, Cerek Letrik dan Seterika). Kemaskinikan papan kenyataan bilik Melapurkan kerosakan/kehilangan Penolong Pengurus Domestik. kepada

16. 17. 18.

Laporkan kepada Penolong Pengurus Domestik/Pembantu Tadbir Domestik setelah kerja-kerja selesai. Arahkan Penyelia Pencuci Bangunan sekiranya terdapat apa-apa kekurangan. Ambil tindakan yang diarahkan. Maklumkan kepada Penolong Pengurus Domestik, pulangkan kunci dan catit di dalam borang tempahan bilik.

Penolong Pengurus Domestik/Pembantu Tadbir Domestik Penyelia Pencuci Bangunan

19.

20. 21.

11

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 1.1. PENYEDIAAN BILIK PENGINAPAN 21/6/2001 Terima tempahan daripada unit Latihan/Pentadbiran Semak bilangan peserta dan bilik yang diperlukan. Kenalpasti bilik-bilik yang boleh digunakan Memperuntukan bilik Keluarkan arahan kepada pencuci bangunan Semak bilik dan kenalpasti bilik-bilik yang hendak digunakan. Ambil kunci dan peralatan untuk mencuci Pungut sampah, cuci bilik air dan sapu lantai serta lap cermin, meja almari dan sebagainya. Pasang cadar dan sarung bantal. Sedia dan tentukan peralatan di bilik mencukupi mengikut jenis-jenis bilik. Laporkan kepada Penolong Pengurus Domestik. Ambil tindakan Seperti diminta Minta atasi kekurangan yang ada SEMPURNA? TIDAK YA Pulangkan Kunci Catit di borang tempahan bilik penginapan
12

Periksa dan pastikan bilik-bilik sempurna untuk digunakan.

PROSES KERJA AKTIVITI 1.2 PENYELENGGARAAN BILIK-BILIK PENGINAPAN

JAWATAN Pembantu Domestik/ Penyelia Pencuci Bangunan 1.

PROSES Buat rondaan di setiap tingkat asrama untuk mengenalpasti dan mencatitkan bilik-bilik yang minta dikemaskan. Laporkan kepada Penolong Pengurus Domestik. Semak laporan dan kenalpasti bilik-bilik serta kemudahan yang dikehendaki. Arahkan penyelia mengikut pencuci bangunan untuk mengambil tindakan di atas perkara-perkara yang diminta oleh peserta. Menyediakan keperluan-keperluan yang diminta. Melaporkan kepada Pengurus untuk tindakan. Semak bilik-bilik yang telah dikemaskan. Jika tidak puashati minta kemaskan kembali. Simpan peralatan setelah kerja-kerja yang diminta oleh Penolong Pengurus Domestik (jika ada) selesai.

2. Penolong Pengurus Domestik 3. 4.

Penyelia Pencuci Bangunan

5. 6.

Penolong Pengurus Domestik Pencuci Bangunan

7. 8.

13

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 1.2 MENYELENGGARA BILIK-BILIK PENGINAPAN

Membuat Rondaan Catit No. Bilik yang minta dikemaskinikan Laporkan kepada Penolong Pengurus Asrama Semak laporan Minta Kerani Domestik mengikut pencuci bangunan mengambil tindakan Sediakan keperluan yang diminta Laporkan kepada Penolong Pengurus Domestik tindakan telah diambil. Ambil tindakan Buat semakan Minta kemaskan kembali PUASHATI? YA Simpan peralatan

14

PROSES KERJA AKTIVITI 1.3 PERKHIDMATAN DOBI

JAWATAN Pembantu Am Rendah Dobi 1. 2.

PROSES Terima bahan-bahan yang hendak dicuci. Bilang bahan-bahan sam ada jumlahnya menyamai seperti catatan. Sekiranya tidak sama tanyakan kepada yang menghantar. Rekod bilangan dan jenis bahan-bahan yang dihantar di dalam Buku Keluar - Masuk dan tandatangan. Cuci bahan-bahan yang dihantar. Keringkan. Gosok. Lipat ikut saiz yang bersesuaian. Susun di tempat yang dikhaskan. Keluarkan bahan-bahan mengikut bilangan yang diperlukan. Rekod bilangan dan jenis yang dikeluarkan di dalam "Buku Keluar - Masuk" dan tandatangan.

Pegawai Yang Memerlukan

3.

4. 5. 6. 7. 8. 9. Pegawai Yang Memerlukan 10.

15

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 1.3 PERKHIDMATAN DOBI 21/6/2001

Terima bahan-bahan Kira Maklumkan Kepada PenghantarPenghantar Yang berkenaan CUKUP? TIDAK YA Rekod bilangan dan jenis bahan dalam "Buku Keluar/Masuk" dan tandatangan Cuci Keringkan Gosok Lipat Susun Keluarkan ikut permintaan Rekod bilangan dan jenis bahan dikeluarkan dan tandatangan

16

PROSES KERJA AKTIVITI 1.4 PERKHIDMATAN JAHIT-MENJAHIT

JAWATAN Penolong Pengurus Domestik Pembantu Am Rendah 1. 2.

PROSES Beri arahan menjahit dan serahkan bahan-bahan yang hendak dijahit. Kenalpasti bahan yang hendak dijahit. 2.1. Jika bahan baru 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. Semak bahan dan ukur bahan mengikut ukuran yang dikehendaki. Potong bahan mengikut ukuran dan fesyen yang dikehendaki. Jahit dengan kemas dan sempurna. Padankan bahan yang telah dijahit dengan ukuran dan fesyen yang telah ditetapkan. Buat pengubahsuaian tidak padan (sempurna). Gosok dan lipat Simpan di tempat yang disediakan. sekiranya

2.1.5. 2.1.6. 2.1.7.

2.2. Jika bahan lama (koyak) 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.2.5. 3. Tampal ditempat yang koyak Jahit ditempat yang ditampal Gosok kain-kain yang telah dijahit Lipat kain-kain yang telah digosok Susun dan simpan kain-kain yang telah dilipat

Keluarkan ikut permintaan.

17

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 1.4 PERKHIDMATAN JAHIT-MENJAHIT

Terima bahan-bahan Kenalpasti Bahan JENIS?

Semak Ukur Potong (Ikut fesyen yang dikehendaki) Jahit Gosok Lipat Susun (Simpan)

Tampal Jahit

Keluarkan ikut permintaan

18

PROSES KERJA AKTIVITI 2.1. PENYEDIAAN PENYAJIAN MAKANAN (21/6/2001)

JAWATAN Penolong Pengurus Domestik 1. 2. 3. Pembantu Tadbir Domestik 4. 5.

PROSES Terima tempahan makan/minum Pembantu Tadbir Latihan/Pentadbiran. Sediakan menu Arah Pembantu Tadbir membuat pesanan barangbarang kering. Buat tempahan barang-barang basah dan barangbarang kering. Terima dan pastikan barang-barang yang dihantar mencukupi, berkualiti dan mengikut spesifikasi. Sekiranya tidak memenuhi kehendak-kehendak tersebut, pulangkan dan minta ganti. Serah barang-barang kepada Tukang Masak atau simpan di Stor. Terima bahan-bahan masakan dan pastikan ianya mencukupi. Siang, potong, basuh dan sediakan segala bahanbahan masakan. Masak makanan dan sediakan minuman. Sediakan peralatan makanan/minuman. dan tempat hidangan daripada

6. Tukang Masak 7. 8. 9. Pembantu Am Rendah (Dewan Makan) Tukang Masak 10.

11.

Serahkan makanan/minuman yang telah dimasak kepada Pembantu Am Rendah.

19

JAWATAN Pembantu Am Rendah (Dewan Makan) 12.

PROSES Terima makanan/minuman dan pastikan sama ada ia mencukupi atau tidak. Pastikan makanan bersih dan selamat. Hidang makanan di atas meja-meja Buffet. Pastikan segala peralatan yang digunakan mencukupi dan di dalam keadaan bersih. Layan peserta ketika makan dan memberi bantuan sekiranya diperlukan. Kemas segala peralatan yang telah digunakan. Lap meja dan kumpul serta hantar peralatan yang telah digunakan ke dapur. Terima peralatan dan basuh. Ambil peralatan yang telah dibersihkan.

13. 14. 15. 16. 17. 18. Tukang Masak Pembantu Am Rendah (Dewan Makan) 19. 20.

21. 22. 23. Tukang Masak 24.

Keringkan dan lap pinggan mangkuk. Susun di rak-rak yang telah disediakan. Basuh Dewan Makan dan pastikan peralatan, kerusi/meja tersusun. Bersihkan segala peralatan yang digunakan untuk memasak dan cuci ruang dapur basah dan dapur kering. Periksa serta pastikan segala peralatan dan keadaan di Dewan Makan bersih, kemas dan selamat. Kunci Dewan Makan dan Dapur.

Pembantu Am Rendah Kanan

25.

26.

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 2.1

20

PENYEDIAAN PENYAJIAN MAKANAN (21/6/2001) Terima tempahan Sediakan menu Arahkan buat pesanan bahan-bahan mentah BAHAN BASAH Tempah ikut Kontrak Jabatan JENIS? BAHAN KERING Tempah ikut Kontrak Pusat Terima bahan Kembalikan dan minta ganti Semak MENGIKUT SPESIFIKASI? YA Simpan dalam stor atau keluarkan mengikut keperluan
Keluarkan Bahan yang diminta

Serah kepada Tukang Masak Pastikan bahan-bahan mencukupi CUKUP?

Minta tambahan

Siang Cuci

Potong

Sedia rencah-rencah

Ai

21

Aii Masak makanan dan sediakan minuman Serah kepada Pembantu Am Rendah Tindakan Periksa & diambil spt. pastikan diminta makanan Sesuai dihidangkan/ tidak Minta tambahan/ bersihkan TIDAK Sedia, susun peralatan dan tempat jamuan Pastikan peralatan Tempat mencukupi Dan bersih

Sediakan makanan yang diminta

Tukar makanan lain

TIDAK

SESUAI? YA Hidangkan

CUKUP/BERSIH?

Beri layanan kepada tetamu dan pesertapeserta kursus Kemas peralatan yang diguna Membasuh Peralatan dan Cuci ruang dapur Basuh peralatan makanan Keringkan Dan susun Pastikan segala peralatan dan keadaan di Dewan Makan bersih dan kemas Minta bersihkan semula TIDAK MEMUASKAN? Bersihkan Dewan Makan Dan susun kerusi meja

Kunci Dewan Makan

22

PROSES KERJA AKTIVITI 2.2 PENYEDIAAN PENYAJIAN MAKANAN (21/6/2001)

JAWATAN Pembantu Am Rendah Pembantu Am Rendah/ Tukang Masak (Mengikut Giliran) 1. 2. 3. 4. 5.

PROSES Terima tempahan makan/minum Pembantu Tadbir Latihan/Pentadbiran. Semak jadual tugas kebersihan. Kenalpasti tempat yang hendak dibersihkan. Sediakan peralatan dan bahan. Buat kerja-kerja pembersihan dan keindahan mengikut tempat seperti:Dalam Dewan Makan Pungut sampah dan sisa-sisa makanan dalam tong. Sapu dam mop lantai dalam dan luar Dewan Makan. Lap meja, kaunter makanan, meneralpot, cermin tingkap dan pintu, peralatan-peralatan letrik (mesin air batu, hi fi set dan lain-lain). Susun kerusi meja dengan kemas. Pastikan hiasan di Dewan Makan tersusun indah. daripada

23

JAWATAN Mencuci Tandas -

PROSES

Cuci lantail, sink,cermin muka dan dinding. Mop dan keringkan lantai. Letakkan pewangi dan sabun basuh tangan. Pastikan keperluan bilik air berfungsi dengan baik seperti pam air, penyedut udara dan laluan tidak tersumbat. Jika tidak berfungsi, maklumkan kepada PAR Kanan. Pastikan baldi dan gayung tersedia.

Tukang Masak

Dapor Masak Dan Dapor Basah Cuci semua peralatan siang-menyiang dan masak-memasak dan simpan di tempat yang disediakan. Lap peralatan-peralatan elektrik seperti peti sejuk, mesin parut kelapa, boiler, cooker, oven dan lain-lain. Cuci lantai, kakilima dan longkan keliling dapur. Bersihkan tempat tong sampah. Mop lantai hingga kering. Lap cermin tingkap dan pintu.

Pembantu Am Rendah/ Tukang Masak 6.

Laporkan kepada PAR Kanan

7. Pembantu Am Rendah/ Tukang Masak 8.

Buat pemeriksaan, jika tidak puas hati minta bersihkan kembali. Cuci dan simpan peralatan.

24

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 2.2 KEBERSIHAN DAN KEINDAHAN DEWAN MAKAN (21/6/2001) Sediakan jadual tugas kebersihan Semak jadual kebersihan Sediakan peralatan dan bahanbahan mengikut tempat

Pungut sampah Dan Sisa-sisa makanan Sapu dan mop lantai Lap meja, kaunter Makanan, cermin Tingkap dan pintu Mineralpot dan Peralatan letrik Susun kerusi meja Pastikan hiasan Dewan Makan Tersusun indah

Cuci lantai, sink, Cermin muka dan dinding Mop dan keringkan lantai Pastikan keperluankeperluan di bilik air berfungsi Pastikan baldi dan Gayung tersedia

Cuci peralatan Memasak dan simpan Lap peralatanPeralatan elektrik Cuci, mop lantai Kakilima dan longkang Bersihkan persekitaran tong sampah Lap cermin Tingkap dan pintu

Ambil tindakan pembersihan semula Minta buat pembersihan semula

Laporkan kepada PAR

Buat pemeriksaan

PUAS HATI? YA Cuci dan simpan peralatan

25

PROSES KERJA AKTIVITI 2.3 PENYELENGGARAAN PERALATAN DEWAN MAKAN

JAWATAN Pembantu Am Rendah 1. 2.

PROSES Sediakan inventori peralatan-peralatan Dewan Makan. Letakkan peralatan-peralatan di tempat yang dikhaskan (untuk peralatan-peralatan sajian, simpan di Stor Dewan Makan dan untuk peralatan-peralatan memasak, simpan di dapur). Keluarkan peralatan-peralatan apabila hendak digunakan. Cuci dan lap peralatan-peralatan tersebut apabila telah digunakan. Simpan-simpan peralatan di tempat asal. Semak peralatan-peralatan dari masa ke semasa untuk memastikan bilangannya mencukupi dan peralatan tersebut boleh/sesuai digunakan lagi. Senaraikan peralatan-peralatan boleh/tidak sesuai digunakan. yang tidak

Pembantu Am Rendah/ Tukang Masak

3.

4. 5. Pembantu Am Rendah Pembantu Tadbir Domestik 6.

7. 8.

Laporkan kepada Penolong Pengurus Asrama. Semak senarai dan pastikan sama ada peralatanperalatan tersebut benar-benar tidak sesuai digunakan lagi. Maklumkan kepada Penolong Pendaftar Ambil tindakan pelupusan peralatan-peralatan yang baru. dan pembelian

Penolong Pengurus Asrama

9.

10. Penolong Pendaftar 11.

26

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 2.3 PENYELENGGARAAN PERALATAN DEWAN MAKAN (21/6/2001)

Sediakan Inventori peralatan-peralatan Dewan Makan Letak peralatan di tempat yang dikhaskan Keluarkan peralatan apabila hendak digunakan Cuci dan lap serta simpan peralatan di tempat asal Semak peralatan-peralatan untuk memastikan bilangan mencukupi dan sesuai digunakan Senaraikan peralatan-peralatan yang tidak sesuai digunakan dan maklumkan kepada Penolong Pengurus Domestik Semak senarai dan pastikan peralatanperalatan yang tidak boleh digunakan Maklumkan kepada Penolong Pendaftar Ambil tindakan pelupusan dan pembelian Peralatan-peralatan yang baru

27

PROSES KERJA AKTIVITI 2.4 PENYELENGGARAAN PERALATAN-PERALATAN DAN BANGUNAN (BOCOR DAN ASAI) JAWATAN Penolong Pengurus Domestik/ Pembantu Tadbir Domestik 1. PROSES Sediakan inventori peralatan-peralatan Dewan Makan. Beri arahan kerja kepada Pekerja Rendah Awam Khas. Siasat dan kenalpasti jenis kerosakan (sama ada boleh dibaiki sendiri atau tidak). Sekiranya boleh dibaiki sendiri Ambil peralatan diperlukan. dan alat ganti yang

2. Pekerja Rendah Awam Khas 3.

Ambil tindakan pembaikan atau menukar alat ganti. Laporkan kepada Penolong Pengurus Domestik setelah boleh digunakan dan berfungsi sepenuhnya. Buat pemeriksaan, jika tidak puas hati minta pembaikan semula.

Penolong Pengurus Domestik/ Pembantu Tadbir Domestik Pekerja Rendah Awam Khas

Lakukan pembaikan Simpan peralatan

Sekiranya tidak boleh dibaiki sendiri Pekerja Rendah Awam Khas Penolong Pengurus Asrama/ Pembantu Tadbir Domestik Laporkan kepada Domestik. Penolong Pengurus

Kenalpasti Kontraktor yang berkaitan sama ada Kontraktor yang telah ada perjanjian dengan Jabatan atau perlu dicari Kontraktor lain. Panggil Kontraktor yang telah dikenalpasti.

28

JAWATAN Pekerja Rendah Awam Khas Penolong Pengurus Domestik/ Pembantu Tadbir Domestik -

PROSES Awasi kerja-kerja pembaikan. Laporkan setelah siap dibaiki kepada Penolong Pengurus Asrama. Buat pemeriksaan. Jika tidak puashati, minta kontraktor baiki semula.

Maklumkan kepada pentadbiran untuk urusan pembayaran.

29

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 2.4 PENYELENGGARAAN PERALATAN-PERALATAN DAN BANGUNAN (BOCOR DAN ASAI (21/6/2001) Terima aduan kerosakan daripada peserta/Penolong Pendaftar Arah Pekerja Rendah Awam Khas untuk membaiki Kenalpasti kerosakan TIDAK BOLEH DIBAIKI Lapor kepada Pen. Pengurus Asrama Kenalpasti Dan Panggil Kontraktor Awasi kerja-kerja pembaikan oleh Kontraktor Lapor kepada Penolong Pengurus Domestik Ambil Tindakan Buat Pembaikan pemeriksaan Minta baiki semula PUAS HATI? TIDAK YA Maklumkan kepada pentadbiran Untuk pembayaran BOLEH DIBAIKI SENDIRI JENIS KEROSAKAN? Ambil Peralatan Dan alat ganti

Beli alat ganti Sekiranya perlu Baiki/tukar alat ganti Lapor kepada Penolong Pengurus Domestik Buat pemeriksaan SEMPURNA? YA Simpan peralatan

Minta kontrak Baiki Semula TIDAK

PROSES KERJA AKTIVITI 3.1

30

MENGURUS STOR JAWATAN Penolong Pengurus Domestik/ Pembantu Tadbir Domestik 1. PROSES Beri arahan untuk menyemak stok bahan-bahan di stor.

2. 3. Penolong Pengurus Domestik Pembantu Tadbir Domestik 11/ Pembantu Tadbir Domestik 1 4. 5.

Kenalpasti barang-barang yang berkurangan dan senaraikan. Maklumkan kepada Penolong Pengurus Asrama. Semak dan minta Kerani Domestik buat pembelian untuk barang-barang yang diperlukan. Kenalpasti prosedur pembelian barang-barang sama ada melalui Kontrek Jabatan pusat/secara tunai. Jika pembelian secara kontrek pusat, maklumkan kepada Kerani Domestik 1 untuk pembelian. Buat tempahan barang-barang. Terima barng-barang daripada pembekal. Pastikan barang dihantar mengiku jenis dan bilangan yang dipesan serta mengikut spesifikasi dalam kontrek/yang ditetapkan. Jika didapati barang-barang tidak memuaskan dan tidak mengikut spesifikasi, kembalikan dan minta ganti. Susun barang-barang yang diterima di tempat yang disediakan di dalam stor. Rekod No. Pesanan Kerajaan, No. Invois, harga dan jumlah barang di dalam lejar dengan menggunakan pen dakwat merah. Keluarkan barang-barang bila diperlukan dan rekod dengan pen dakwat biru/hitam di dalam kad lejar dan kad biru kepada siapa dikeluarkan. Buat semakan barang dan kad lejar dari masa ke Semasa.

6. 7. 8.

9. 10.

11.

12.

31

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 3.1 MENGURUS STOR (21/6/2001) Beri Arahan Semak Stor Kenalpasti barang-barang yang berkurangan dan senaraikan Lapor kepada Penolong Pengurus Domestik Semak Minta Kerani Domestik Untuk Membuat Pembelian Kontrak Pusat Kenalpasti Pembekal yang berkaitan Buat Pesanan Pembelian Terus CARA PEMBELIAN? Kurang RM20,000.00 Kontrek Jabatan Buat Pesanan Buat Pesanan Lebih RM20,000.00 JUMLAH? Kurang RM100.00 Buat Pembelian Melalui 'Panjar' Buat Proses Sebutharga Buat Pesanan Kepada Pembekal

Terima barang-barang daripada pembekal Kembalikan Dan Minta pembekal Ganti Pastikan barang-barang mengikuti spesifikasi yang ditetapkan TIDAK IKUT SPESIFIKASI? YA Susun barang-barang di stor Rekod No. Pesanan Kerajaan, No. Invois, Harga Dan Jumlah Dalam Kad Lejer Keluarkan barang ikut keperluan dan rekod kepada Siapa dikeluarkan dalam kad lejar dan kad Bin Buat semakan barang dan kad lejar dan kad Bin Dari masa ke semasa
32

PROSES KERJA AKTIVITI 3.2. PEMERIKSAAN STOR DOMESTIK

JAWATAN Penolong Pengurus Domestik

PROSES Kenalpasti stor di Domestik Stor bekalan bahan basah/kering Stor Bahan Kimia Stor barang Domestik Stor peralatan sukan/indogame

Kenalpasti prosedur pemeriksaan stok Buat semakan barang/bekalan, peralatan dari kad lejar/buku stok. Jika tidak betul/memuaskan minta penjelasan/siasat

Penolong Pengurus Domestik/ Pembantu Tadbir 1 & 11 Pembantu Tadbir 1 & 11

Maklum kepada Penolong Pengurus tindakan/penjelasan yang diminta. Kemasikini rekod.

Domestik

Penolong Pengurus Domestik

Buat pemeriksaan stor hendaklah dibuat dari masa ke semasa.

33

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 3.2 PEMERIKSAAN DOMESTIK (21/6/2001)

Kenalpasti stor di Domestik Kenalpasti prosedur-prosedur pemeriksaan stor Buat semakan barang/bekalan/peralatan Semak

Minta penjelasan/ siasat TIDAK

Cukup? Buat catitan di Kad Lejar/Buku Stok Maklum kepada Penolong Pengurus Asrama Kemaskini rerkod Buat pemeriksaan dari masa ke semasa

34

PROSES KERJA AKTIVITI 3.3 PELUPUSAN BARANG/ALAT-ALAT STOR DOMESTIK

JAWATAN Penolong Pengurus Domestik/ Pembantu Tadbir Domestik 1 & 11

PROSES Beri arahan untuk menyemak barang-barang di stor untuk dilupus. Kenalpasti barang-barang yang hendak dilupus. Maklum kepada Penolong Pengurus Domestik. Minta semak Pembantu Tadbir Domestik 1 & 11. Senaraikan barang/alat untuk dilupus.

Penolong Pengurus Domestik/ Pembantu Tadbir Domestik 1 & 11

Pembantu Tadbir Domestik 1 & 11 Penolong Pengurus Domestik

Kenalpasti prosedur pelupusan. Asingkan barang/alat untuk dilupus. Buat semakan/pemeriksaan kepada barang/alat-alat yang hendak dilupus. Maklum kepada Penolong Pendaftar untuk tindakan pelupusan. Terima kelulusan pelupusan. Lupus. Kemaskini rekod.

35

CARTA ALIRAN KERJA 3.3 PELUPUSAN BARANG/ALAT-ALAT DI DOMESTIK (21/6/2001) Beri arahan semak stor Kenalpasti barang yang hendak dilupus Lapor kepada Penolong Pengurus Domestik Semak dan senaraikan barang/alat Senarai barang/alat untuk dilupus Kenalpasti prosedur pelupusan Asingkan barang/alat Buat semakan/pemeriksaan Maklum kepada Penolong Pendaftar untuk pelupusan Terima kelulusan pelupusan Lupus Kemaskini rekod

36

PROSES KERJA AKTIVITI 4.3. PEMBELIAN BAHAN-BAHAN MENTAH BASAH DAN KERING

JAWATAN Penolong Pengurus Domestik 1.

PROSES Terima tempahan penyediaan makanan daripada Bahagian Latihan/Bahagian Pentadbiran. Arah Kerani Domestik 11 untuk membuat pembelian bahan-bahan basah dan kering. Semak jumlah peserta/tetamu yang memerlukan makanan. Semak Menu Buat pesanan bahan-bahan mengikut menu dan jumlah peserta kursus kepada Pembekal Kontrak Jabatan/Pembekal Kontrek Pusat/Pembelian secara tunai. Terima bahan-bahan dari pembekal. Periksa jenis dan jumlah/berat bahan mengikut tempahan. Periksa juga mutu bahan-bahan ikut spesifikasi bahan-bahan seperti dalam kontrek. Kembalikan dan minta ganti jika bahan-bahan tidak menepati tempahan/spesifikasi yang telah ditetapkan. Serah bahan-bahan kepada tukang masak untuk dimasak. Simpan bahan-bahan yang tidak digunakan di Stor.

2. Pembantu Tadbir Domestik 11 3. 4. 5.

6. 7.

8.

9. 10.

37

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 4.3 PENYEDIAAN BILIK PENGINAPAN 21/6/2001 Terima tempahan penyediaan makanan Arah Kerani Domestik buat pembelian bahan-bahan mentah Semak jumlah peserta/tetamu Semak menu Buat pesanan bahan diperlukan

Terima bahan Minta pembekal Ganti bahanBahan yang tidak menepati spesifikasi Buat pemeriksaan jenis, jumlah dan Spesifikasi bahan
TIDAK

MENEPATI JUMLAH, JENIS DAN SPESIFIKASI? YA Serah bahan-bahan kepada Tukang Masak Simpan bahan-bahan yang tidak digunakan di stor

38

PROSES KERJA AKTIVITI 4.4. PENDAFTARAN PENGINAPAN PESERTA

JAWATAN Penolong Pengurus Domestik Pembantu Tadbir Domestik 1.

PROSES Terima tempahan bilik-bilik penginapan daripada Unit Latihan/Bahagian Pentadbiran. Tentukan bilik yang hendak diserah kepada peserta/tetamu telah dikemaskan dan sedia untuk digunakan. Jika belum, minta pencuci bangunan siapkan segera. Sediakan buku pendaftaran bilik. Pastikan kunci bilik mencukupi dan tersedia. Sambut kedatangan peserta dengan mesra. Isi buku pendaftaran dan serahkan kunci bilik beserta denga folder. Beritahu wakatu makan malam, aktiviti malam tersebut dan tunjuk arah bilik. Semak kunci-kunci penginapan dikembalikan oleh peserta. setelah

2.

3. 4. Setiausaha Kursus/J/K Sambutan/Warden 5. 6. 7. Pembantu Tadbir Domestik, Penyelia Bangunan 8.

39

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 4.4 PENDAFTARAN PENGINAPAN PESERTA (21/6/2001)

Terima tempahan bilik penginapan Minta pencuci bangunan membersihkan semula Tentukan bilik bersih dan telah sedia digunakan TIDAK BERSIH? YA Sediakan buku pendafaran dan kunci bilik Sambut peserta/tetamu dengan mesra Isi buku pendaftaran, serah kunci bilik dan folder Beritahu waktu makan dan aktiviti malam tersebut Tunjuk arah ke bilik Semak kunci penginapan setelah dikembalikan oleh peserta

40

PROSES KERJA AKTIVITI 4.5. MENGURUS PANJAR WANG RUNCIT "MESS FUND TRUST ACCOUNT"

JAWATAN Penolong Pengurus Domestik 1.

PROSES Terima wang panjar wang runcit sebanyak RM1,000.00 dari pihak pentadbiran. Kira dan simpan berkunci di kotak besi, seterusnya disimpan di Kabinet Besi Berkunci. Keluarkan wang untuk pembelian barang-barang yang kurang dari RM100.00. Simpan resit-resit pembelian dan baki wang di dalam kotak besi berkunci. Keluarkan resit-resit (bil pembelian) dan minta Kerani Kewangan 11 membuat rekupan. Semak bil-bil yang telah dibuat pembayaran. Catatkan butir-butir pembelian ke dalam "Buku Panjar Wang Runcit" (Kewangan 2494). Cop bil-bil dengan cop "Diakui Betul" dan dapatkan tandatangan Penolong Pengurus Asrama. Semak bil-bil dan tandatangan di tempat yang dicop "Diakui Betul". Kira wang "Panjar Wang Runcit" yang telah dibelanjakan berdasarkan kepada bil-bil dan baki wang tunai yang ada di dalam kotak besi. Catitkan jumlah tersebut di dalam "Buku Panjar Wang Runct" (Kewangan 2494). Dapatkan Domestik. tandatangan Penolong Pengurus

2. 3. 4. 5. Kerani Domestik 11 6. 7. 8.

Penolong Pengurus Domestik Pembantu Tadbir Domestik

9. 10.

11. 12.

41

JAWATAN Penolong Pengurus Domestik Kerani Domestik 11 Penolong Pengurus Domestik Penolong Pengurus Domestik 13.

PROSES Pastikan butir-butirnya tandatangan. betul dan turunkan

14. 15. 16.

Hantar bil-bil yang telah dicatitkan kepada Kerani Kewangan 11 untuk pembayaran. Terima cek pembayaran dari Pentadbiran dan tunaikan di Bank. Simpan wang di kotak belanjakan bila perlu. besi Bahagian dan

berkunci

42

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 4.5 MENGURUS PANJAR WANG RUNCIT MESS FUND TRUST ACCOUNT

Terima daripada pentadbiran Kira dan simpan Keluarkan wang untuk pembelian Simpan resit dan baki wang dalam kotak besi Semak bil-bil Catit dalam Buku Panjar Wang Runcit

Cop Diakui betul

Betul Kira baki wang Catit dalam buku panjar wang runcit Ditandatangan oleh Penolong Pengurus Domestik Hantar ke bahagian kewangan Terima cek daripada bahagian Pentadbiran dan tunaikan Simpan wang

43

PROSES KERJA AKTIVITI 4.6 MENGURUS "FIRST AID KIT" JAWATAN Penolong Pengurus Domestik 1. PROSES Terima arahan daripada bahagian Latihan/Domestik tentang keperluan "First Aid Kid". Kenalpasti bilangan dan kandungan ubat-ubatan yang diperlukan. Minta Kerani Domestik membuat pembelian ubatubatan dan kotak "First Aid Kid". Buat pembelian Terima dan ubatan. semak kandungan bahan/ubat-

2. 3. Kerani Domestik 4. 5. 6. 7. Pekerja Rencam 8. 9. 10. Penolong Pengurus Domestik 11. 12. Kerani Domestik Pekerja Rencam 13. 14. 15.

Kenalpasti tempat hendak letak kotak-kotak. Minta pekerja rencam meletakan kotak-kotak di tempat-tempat yang telah dikenalpasti. Letak kotak-kotak di tempat yang ditetapkan. Semak bahan-bahan di dalam berkurangan dari masa ke semasa. kotak yang

Laporkan kepada Penolong Pengurus Asrama. Kenalpasti ubat-ubatan yang hendak dibeli. Minta Kerani Domestik membuat pembelian. Buat pembelian dan serahkan kepada Pekerja Rencam. Masukkan ubat-ubatan di dalam kotak-kotak "First Aid Kid" yang telah berkurangan. Buat pemeriksaan seminggu sekali untuk kenalpasti ubat-ubatan yang telah berkurangan.
44

CARTA ALIRAN KERJA 4.6 MENGURUS 'FIRST AID KIT' (21/6/2001) Terima permintaan daripada bahagian latihan/bahagian pentadbiran Kenalpasti bilangan dan kandungan ubatubat yang diperlukan Minta Kerani Domestik buat pembelian Terima ubat-ubatan dan kotak daripada pembekal dan serahkan kepada Pekerja Rencam Letakkan kotak-kotak di tempat yang telah dikenalpasti Semak ubat-ubatan di dalam kotak yang telah berkurangan Maklumkan kepada Penolong Pengurus Domestik Kenalpasti ubat-ubatan yang hendak dibeli dan minta Kerani Domestik buat pembelian Buat pembelian dan serah kepada Pekerja Rencam Letakkan ubat-ubatan di dalam kotakkotak yang telah berkurangan Buat semakan untuk kenalpasti ubatubatan yang telah berkurangan

45

PROSES KERJA AKTIVITI 4.7 URUSAN PENGGUNAAN DOMESTIK

JAWATAN Penolong Pengurus Domestik Penolong Pengurus Domestik/ Pembantu Tadbir Domestik 1. 2.

PROSES Terima tempahan bagi tempat/anjuran bersama. kursus pinjam

Kenalpasti kemampuan domestik dan tempahan.

3. Penolong Pengurus Domestik/ Pembantu Tadbir Domestik/ Penolong Pendaftar 4.

Semak jadual kursus mandatori Kalau setuju/lapor kepada Penolong Pendaftar kalau tidak bincang semula.

5. 6. 7. 8.

Minta Pembantu Tadbir Domestik buat persediaan dan tempahan bekalan bilik. Selesai urusan/pinjaman/anjuran bersama. Minta Pembantu Tadbir menyediakan penyata tuntutan makan/penginapan. Majukan kepada Penolong tindakan tandataangan. Pendaftar untuk

46

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 4.7 URUSAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN DOMESTIK

Terima tempahan Semak jadual kursus Kenalpasti kemampuan Bincang semula Lapur pada Penolong Pendaftar Buat persediaan bilik dan bekalan stok

Selesai urusan Buat Penyata Tuntutan Makan/Penginapan Majukan kepada Penolong Pendaftar untuk tandatangan

47