MESYUARAT

Definisi: Mesyuarat didefinisikan sebagai satu perhimpunan atau perjumpaan kumpulan ahli sesebuah persatuan atau pertubuhan bagi menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu tujuan atau matlamat persatuan.

TUJUAN
1. Melantik AJK 2. Meluluskan peruntukan

kewangan 3. Menyampai dan menyebarkan maklumat atau taklimat 4. Merancang, menyelaras sesuatu aktiviti,program dan menentukan tugas-tugas

5. Membincangkan dan menyelesaikan masalah atau konflik 6. Mendapatkan nasihat, pendapat dan respon daripada orang terhadap sesuatu isu atau persoalan. 7. Mengawal dan menilai aktiviti persatuan atau pertubuhan dari semasa ke semasa mengikut peraturan tetap sesuatu pertubuhan

SEBELUM MESYUARAT
1. Setiausaha berbincang dengan Pengerusi tentang agenda mesyuarat, tarikh, masa, tempat. 2. Tempahan bilik mesyuarat 3. Kemudahan mesyuarat 4. Minit mesyuarat yang lalu 5. Surat panggilan mesyuarat

SEMASA MESYUARAT
1. Pastikan korum mencukupi 2. Edar minit mesyuarat kepada ahli 3.

4.
5.

6.

yang tidak membawanya Pengerusi memulakan tepat pada waktunya Membaca minit mesyuarat yang lalu Pembetulan minit mesyuarat (jika ada) Cadangan mengesahkan minit mesyuarat

7. Kewangan 8. Laporan/perkara yang menjadi agenda 8. Hal-hal lain 10. Ahli-ahli secara bergilir diberi peluang menyatakan apa-apa yang hendak disampaikan. 11. Penggulungan/rumusan oleh pengerusi 12. Menentukan tarikh mesyuarat akan datang 13. Penangguhan mesyuarat

SELEPAS MESYUARAT
1. Pengerusi menilai keberkesanannya

memimpin & menjalankan mesyuarat 2. Setiausaha menyediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan pengerusi 3. Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli selewat-lewatnya seminggu selepas mesyuarat. 4. Setiausaha menyimpan rekod-rekod dan dokumen mesyuarat

Tatasusila sewaktu mesyuarat

Datang awal Elakkan gangguan telefon Elakkkan cara duduk yang

menampakkan kurang minat Mendengar secara aktif, berminat, fikir bagaimana dapat menyumbang dalam perbincangan Beri perhatian sewajarnya Timbulkan perkar-perkara yg positif Mencuba sedaya upaya menjadi ahli yg aktif

MINIT MESYUARAT
Merupakan laporan sesuatu mesyuarat Satu dokumen rasmi mesyuarat Mesti tepat, jelas dan kemas Perkara yang perlu dalam

menyediakan minit:i. Butiran: Nama mesyuarat/tajuk, bilangan diadakan, tarikh, masa, tempat. ii. Senarai kehadiran

iii. Isi minit:a. Kehadiran ditulis mengkiut susunan:-

Hadir Turut hadir Tidak hadir

iv. Kata-kata aluan pengerusi

Pembentangan & pengesahan minit vi. Perkara Berbangkit vii. Agenda yang ditetapkan viii.Hal-hal lain ix. Ucapan penutup oleh pengerusi
v.

CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT YG BAIK

Penulisannya hendaklah ringkas, tepat dan padat Ayat-ayat yang digunakan perlu menggambar

kan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan ahli:Misalnya:-- Mesyuarat telah bersetuju

menerima.. Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa..

Dalam hal memerlukan tindakan nama orang

berkenaan, pangkat perlu dicatat Waktu ditangguhkan mesyuarat, perlu catat dalam minit & guna ungkapan ditangguhkan Bahagian akhir/penutup mesyuarat, hendaklah dicatat nama dan jawatan penyedia minit.

Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Kali Ke-2/2009 Persatuan Seni dan Budaya, Maktab Perguruan Perempuan Melayu
Tarikh : Masa : Tempat : 18 April 2009 2.45 petang Bilik Seri Kesidang

Kehadiran: 1. Cik Suhailawati bt Juritah Pengerusi 2. Cik Nuriddha bt Miswandi - Naib Pengerusi 3. Cik Hamidah bt Hamid - S/usaha 4. Cik Halipah bt Ahmad 5. Cik Roslina bt Jauhari Turut hadir : En. Iskandar Zulkarnain Penasihat Persatuan Seni dan Budaya

Bil 1.0

Perkara Ucapan Pengerusi: 1.1 Mengucapkan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. 1.2 Menerangkan tujuan mesyuarat Mengesahkan Minit Yang lalu: 2.1 Disahkan sebulat suara Perkara berbangkit: 3.1 Pengerusi menjelaskan bahawa kurrsus lakonan ditunda pada tarikh yang akan ditetapkan kemudian. 3.2 Bayaran untuk latihan tarian asli telah dibayar kepada pengerusi kursus tersebut pada bulan mac lalu Penyata Kewangan: 4.1 Baki wang RM 250.00 4.2 Minuman jurulatih silat selama seminggu belum dijelaskan lagi

Tindakan Untuk makluman

2.0 3.0

4.0

Bendahari

Bil 5.0

Perkara Laporan Aktiviti 5.1 Kursus tarian yang dijalankan selama seminggu berjalan dengan lancar. Semua peserta menunjukkan minat yang mendalam terhadap tarian asli. 5.2 Lawatan ke Isrtana Budaya telah memberi pengalaman yang berguna kepada semua peserta yang menyertai lawatan tersebut. Laporan hasil lawatan sedang disiapkan untuk didokumentasikan. Aktiviti Bulan April dan Mei 6.1 Satu pementasan drama tari akan diadakan pada 25 April akan datang bertempat di dewan besar makrtab. Segala persiapan dan latihan sedang berjalan dua minggu sekali. 6.2 Bicara seni dan Budaya akan diadakan di Dewan Seri Melur pada 6 Mei. Dua orang penceramah telah dikenalpasti iaitu Tn. Hj. Mohd Yassin Ahmad, penggiat dan pengamal puisi lama nazam dan Dr. Hj. Haron Kidam. Hal-hal lain 7.1 Pengersui Kebajikan diminta merancang mejlis jamuan perpisahan untuk ahli -ahlii semester 5.

Tidakan

Makluman Makluman

6.0

Pengerusi JK Bicara Seni

7.0

Pengerusi JK Kebajikan

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.15 petang.

Disediakan oleh:

(HAMIDAH BT HAMID) Setiausaha, Persatuan Seni dan Budaya, IPG Kampus Perempuan Melayu Melaka.