MODUL PELAKSANAAN LATIHAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH (SPS)

ISI KANDUNGAN
1. Persediaan sebelum, semasa dan selepas latihan penggunaan dan pengisian SPS Log Masuk SPS kali pertama Jadual Latihan Guru (1 atau 2 hari) Carta Alir Ketertiban Pengisian SPS Panduan Grafik Pengisian SPS (ADMIN) Ringkasan Pengisian Modul SPS Peranan dan Tanggungjawab Pengguna SPS Agihan Peranan GPB @ GICT dan Guru Data Sekolah Pelan Tindakan dan Perancangan Pentadbir (Admin) SPS Sekolah Carta Gantt Pelan Tindakan dan Perancangan Admin SPS Meja Bantuan (Help Desk) Template Pelaporan Masalah SPS FAQ

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. 11. 12. 13.

PERSEDIAAN SEBELUM, SEMASA DAN SELEPAS LATIHAN PENGGUNAAN DAN PENGISIAN SPS

SEBELUM LATIHAN
BIL. 1. Keperluan Latihan : a. Komputer b. Capaian Internet c. Maklumat Asas Sekolah d. Profil Sekolah e. Maklumat Guru f. Maklumat Murid ITEM TINDAKAN Pentadbir SPS Sekolah: GPB/GICT Guru Data

2.

Langkah-langkah Keselamatan Data : a) Mulai 1 Julai 2013, SPS adalah beroperasi sepenuhnya secara rasmi dan TIDAK BOLEH digunakan untuk tujuan mencuba, menguji sistem atau untuk tujuan latihan. b) Pentadbir SPS sekolah adalah diarah supaya di peringkat awal pelaksanaan, menggunakan Nombor Kad Pengenalan sebagai kata laluan, sehingga satu tempoh penukaran yang akan dimaklumkan kemudian. Sekiranya kata laluan yang lain digunakan, satu salinan kata laluan perlulah direkodkan, dimasukkan dalam sampul surat rasmi, dilabel dan ditutup kemas sebelum diserahkan kepada pentadbir sekolah untuk disimpan dalam peti besi untuk tujuan keselamatan. c) Pentadbir sistem serta pengguna SPS adalah DILARANG MEMBERI atau MEMAKLUMKAN MAKLUMAT LOG MASUK SPS kepada manamana pegawai PKG, PPD, BTPN, JPN dan BTP atau mana-mana pegawai KPM bagi memastikan integriti sistem serta maklumat di dalamnya. Semua log masuk adalah dilog dan dirakam di peringkat pusat. d) Pentadbir SPS sekolah bertanggungjawab terhadap kesahihan dan keesahan data yang dimasukkan mengikut prosedur ketertiban pengisian yang dinyatakan semasa latihan.

Pentadbir SPS Sekolah: GPB/GICT Guru Data

SEMASA LATIHAN
BIL. 1. ITEM i) Jadual Latihan Guru: a. Guru Penyelaras Bestari/Guru ICT b. Guru Data ii) Tempoh Latihan: a. 1 hari b. 2 hari 2. i) Carta Alir Ketertiban Pengisian SPS. Ketua Fasilitator ii) Panduan selaku Pentadbir (Admin) SPS sekolah. 3. Peranan : a. Guru Penyelaras Bestari/Guru ICT b. Guru Data c. Guru Kelas d. Pembantu Tadbir TINDAKAN Penyelaras Kursus/Latihan

Pentadbir SPS Sekolah

SELEPAS LATIHAN
4. Perancangan Pentadbir (Admin) SPS Sekolah: a. Takwim Latihan Dalaman b. Pengisian Data c. Pemantauan Kemajuan Pengisian Data. Pentadbir SPS Sekolah

5.

Laporan Pelaksanaan Latihan Dalaman, Pengisian dan Permasalahan kepada JPN/PPD/BTPN/PKG.

Pentadbir SPS Sekolah

LOG MASUK SPS KALI PERTAMA

1. Semua sekolah boleh mencapai SPS di alamat ; https://sps.1bestarinet.net/SPS
dengan maklumat LOG MASUK KALI PERTAMA seperti berikut: username: admin.kodsekolah dan password: admin

2. Pentadbir sistem akan diminta MEMASUKKAN PASSWORD BARU UNTUK MENGAKTIFKAN SISTEM. 3. SEBAGAI SATU PROSEDUR KESELAMATAN, pentadbir SPS sekolah adalah diarah supaya di peringkat
awal pelaksanaan, menggunakan Nombor Kad Pengenalan sebagai kata laluan, sehingga satu tempoh penukaran yang akan dimaklumkan kemudian. 4. Bagi tujuan memudahkan pengguna dan mengurangkan kesan ralat yang mungkin dilakukan pengguna, tahun aktif persekolahan bagi semua sekolah KPM akan dilaksanakan di peringkat pusat. Sekolah tidak lagi perlu melaksanakan langkah Selenggara Tahun Aktif Persekolahan kerana Tahun Aktif 2013 adalah ditetapkan berasaskan kesesuaian pilihan A atau B. 5. Buat semakan terhadap paparan Kod Sekolah, Peringkat Sekolah dan Jenis Sekolah untuk Memastikan Pentadbir SPS Sekolah telah Log Masuk ke capaian sekolah yang betul. Laporkan kepada Jurulatih jika Pentadbir SPS Log Masuk ke capaian sekolah yang tidak berkenaan atau terdapat maklumat yang salah dalam 3 paparan tersebut.

JADUAL LATIHAN GURU (1 HARI)

10.00 10.30 Pagi 10.30-12.30 Tgh. 12.30 Tgh2.00 Ptg

TARIKH / MASA

8.00 10.00 Pagi

2.00-5.00Ptg

PENDAFTARAN

PENGENALAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH

MODUL TERAS 2 Pengurusan Kemudahan Sekolah

MODUL TERAS 5 Pengurusan Staf

PERANAN SEKOLAH DAN PENTADBIR SISTEM --/--/---LOG MASUK ID SEKOLAH Kudapan MODUL TERAS 3 Pengurusan Takwim Sekolah

Makan Tengahari dan Solat Zohor

MODUL TERAS 6 Pengurusan Murid

FAQ MODUL TERAS 1 Pengurusan Maklumat Sekolah MODUL TERAS 4 Pengurusan Pentadbir Sistem PENUTUP/RUMUSAN

CARTA ALIR KETERTIBAN PENGISIAN SPS

PANDUAN PENGISIAN SPS (ADMIN)

RINGKASAN PENGISIAN MODUL SPS

1. Pengurusan Maklumat Sekolah

Papar Maklumat Sekolah

*Lihat dan semak maklumat sekolah ( Pastikan data adalah betul dan tepat )

Selenggara Tahun Aktif Persekolahan

*Jangan tukar tahun aktif persekolahan sekiranya tiada keperluan ( Pastikan tahun semasa persekolahan adalah betul )

Selenggara Tahap Persekolahan

*( Paparan sahaja )

Selenggara Aliran Persekolahan

*Perlu ditentukan : - SR ( Umum ) - Tandakan semua
- SM -Tandakan aliran yang dikehendaki

- Tambah aliran ( Sekiranya perlu ) **Sila rujuk Manual Definisi Variable EMIS

Selenggara Tahun/Tingkatan Persekolahan

*Hanya paparan sahaja

Selenggara Darjah/Tingkatan
*Wujudkan nama kelas *Cipta kod kelas ( Bagi tujuan memudahkan pembinaan jadual waktu persekolahan ) *Pastikan kapasiti setiap kelas adalah 50 orang .

2. Pengurusan Kemudahan Sekolah

Selenggara Kemudahan Sekolah

*Tambah kemudahan baru - Bilik darjah - Makmal / Bengkel *Cipta kod kemudahan ( Isikan keterangan secara ringkas ) **Sila rujuk Manual Definisi Variable EMIS

Pinjaman Kemudahan Sekolah

3. Selenggara Takwim Sekolah

Selenggara Takwim Sekolah

*Dibuat oleh ADMIN ( GPB ) - Cuti sekolah **Cuti peristiwa ( Rujuk Takwim Sekolah ) - Acara sekolah **Kurikulum **Ko-kurikulum ( Rujuk Takwim Sekolah )

Papar Takwim Sekolah

*Hanya paparan sahaja - Paparan boleh dilihat mengikut bulan - Takwim boleh dijana dan dicetak keluar

4. Pengurusan Pentadbir Sistem

Selenggara Kumpulan Pengguna

* Tambah Kumpulan Baru ( Bermusim ) : Guru Kelas - Nama* : Guru Kelas - Pilih "Aktif" - Kebenaran : 1.Modul Murid 2.Pengurusan Murid ( Sekolah Saya ) 3.Pengurusan Bayaran / Sumbangan 4.Pengurusan Guru 5.Pentadbir Sekolah **Admin perlu cetak ringkasan kumpulan untuk tujuan pengetahuan guru-guru .

Selenggara Pengguna Sistem

* Paparan keseluruhan pengguna di dalam SPS * Tambah Pengguna : -Admin2 ( Guru Data )
1.System Administrator ( Group ) 2.Teachergroup ( Group )

-Guru-guru 1.Teachergroup ( Group ) -Staf Sokongan 1.Staffgroup ( Group )

* Tambah pengguna baru ( Tech Support ) - Isikan medan yang bertanda * - Pastikan pengguna aktif . - Pilih kumpulan "System Administrator"
- User ID : Techsupport Password : Techsupport

* Aktifkan pengguna "Techsupport" - Pilih sub modul "Selenggara Maklumat Staf" ( Pengurusan Staf ) - Pilih "Tambah" , lakukan carian terhadap pengguna "Techsupport" pada medan Staf* . Klik pada "Sila Pilih" - Pilih "Techsupport" sebagai Staf . - Isikan medan yang bertanda* 1.No.Kad Pengenalan ( 000000000000 ) 2.Tarikh lahir ( Tarikh semasa ) 3.Bangsa , Agama , Status Perkahwinan ( Tiada Maklumat ) 4.Jenis Staf ( Guru )
5.Sesi ( Pagi , Petang ) 6.Kod nama ( tech ) 7.Alamat ( xxx )

8.Bandar & Poskod ( Mengikut daerah masing-masing ) 9.Butiran Waris Pertama ( Nama : xxx Hubungan : xxx ) 10.Pilih kumpulan ( Guru ) 11.Simpan & Keluar

**Tambah pengguna ( Admin GPB ) **Selenggara Maklumat Staf ( Admin Guru Data )

5. Pengurusan Staf **Bidang tugas : Admin2 ( Guru Data )

Selenggara Maklumat Staf Cetak Kad Staf Selenggara Jawatan/Tugas/Indeks Bebanan Kerja Kursus / Latihan Tugas Rasmi Luar Staf Selenggara Guru Bertugas Mingguan Selenggara Maklumat Asas Laporan Pindah Balik Staf (Tahun Persekolahan Sama)

6. Pengurusan Murid **Bidang tugas :

Admin1 ( GPB ) Admin2 ( Guru Data ) Guru Kelas Guru SMM

Selenggara Maklumat Murid Murid Baru Selenggara Maklumat Penjaga/Ibu Bapa Cetak Kad Pelajar Penempatan Murid Secara Manual Selenggara Tarikh Efektif Selenggara Maklumat Bayaran/Sumbangan Perpindahan Murid Rekod Berhenti Sekolah Rekod Peruntukan Pra-Pendaftaran Murid Bantuan Tambahan/Tajaan Laporan Laporan Pelawat

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGGUNA SPS

1. GURU PENYELARAS BESTARI @ GURU ICT (ADMIN) Log-In Kali Pertama . Menukar kata laluan kali pertama. Kata laluan perlu disimpan dengan sempurna dan selamat. Pastikan data asas profil sekolah adalah lengkap dan betul. Sekiranya tidak laporkan kepada talian Meja Bantuan.

Penyediaan Platform Pengisian Data Sistem Pengurusan Sekolah

PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH PENGURUSAN KEMUDAHAN SEKOLAH SELENGGARA TAKWIM SEKOLAH PENGURUSAN PENTADBIR SISTEM Selenggara Kumpulan Pengguna Selenggara Pengguna Sistem ** Pastikan ID dan Kata Laluan pengguna adalah Nombor Kad Pengenalan (Contoh : 550101015001) ** Penggunaan HURUF BESAR bagi Nama. PENGURUSAN STAF PENGURUSAN MURID

1. GICT@GPB bekerjasama dengan Guru Data untuk mengadakan latihan dalaman untuk warga sekolah. 2. Mewujudkan akaun semua Guru dan AKS dan Kumpulan Kelas.

2. GURU DATA Mengemaskini maklumat peribadi. Mengemaskini Maklumat Semua Guru dalam Sub Modul Selenggara Maklumat Staf. Pastikan data sekolah terutamanya profil sekolah betul.
PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH PENGURUSAN KEMUDAHAN SEKOLAH SELENGGARA TAKWIM SEKOLAH PENGURUSAN PENTADBIR SISTEM

1. Maklumkan kepada Guru Kelas untuk mengisi data mengikut tertib dan keutamaan. 2. Memastikan kesahihan data yang diisi.

3. GURU KELAS Mengemaskini maklumat peribadi. Lengkapkan data murid mengikut kelas (merujuk kepada dokumen rasmi).
PENGURUSAN MURID

4. PEMBANTU TADBIR @ AKS Mengemaskini maklumat peribadi. Kemaskini maklumat Guru dan Staff
PENGURUSAN STAF

5. GURU DAN AKS Mengemaskini maklumat peribadi.

PENGURUSAN STAF

AGIHAN PERANAN GURU PENYELARAS BESTARI @ GURU ICT DAN GURU DATA SEKOLAH
GURU ICT @ GURU PENYELARAS BESTARI (ADMIN 1)
PENTADBIR SISTEM

GURU DATA (ADMIN 2)

Penyediaan Platform SPS

Memastikan Data Sekolah dilengkapkan dengan data yang sahih

PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH

Papar Maklumat Sekolah (Semak dan pastikan betul) Selenggara Tahun Aktif Persekolahan

Papar Maklumat Sekolah (Nama Pentadbir Sekolah)

Selenggara Tahap Persekolahan Selenggara Aliran Persekolahan Selenggara Tahun/Tingkatan Persekolahan

Selenggara Darjah/Tingkatan PENGURUSAN KEMUDAHAN SEKOLAH

Selenggara Kemudahan Sekolah Pinjaman Kemudahan Sekolah

Selenggara Kemudahan Sekolah

SELENGGARA TAKWIM SEKOLAH

Selenggara Takwim Sekolah Papar Takwim Sekolah

Selenggara Takwim Sekolah

GURU ICT @ GURU PENYELARAS BESTARI (ADMIN 1)

PENGURUSAN PENTADBIR SISTEM

GURU DATA (ADMIN 2)

Selenggara Kumpulan Pengguna Selenggara Pengguna Sistem

Selenggara Pengguna Sistem

PENGURUSAN STAF

Selenggara Maklumat Staf

Selenggara Jawatan/Tugas/Indeks

Bebanan Kerja
Kursus / Latihan
Tugas Rasmi Luar Staf Selenggara Guru Bertugas Mingguan Selenggara Maklumat Asas Laporan Pindah Balik Staf (Tahun Persekolahan

Cetak Kad Staf

Sama)

PENGURUSAN MURID

Selenggara Maklumat Murid

Murid Baru Selenggara Maklumat Penjaga/Ibu Bapa Cetak Kad Pelajar Penempatan Murid Secara Manual Selenggara Tarikh Efektif Selenggara Maklumat

Selenggara Maklumat Murid

Murid Baru Selenggara Maklumat Penjaga/Ibu Bapa Cetak Kad Pelajar Penempatan Murid Secara Manual Selenggara Tarikh Efektif Selenggara Maklumat

Bayaran/Sumbangan
Perpindahan Murid
Rekod Berhenti Sekolah Rekod Peruntukan Pra-Pendaftaran Murid Bantuan Tambahan/Tajaan Laporan

Bayaran/Sumbangan
Perpindahan Murid
Rekod Berhenti Sekolah Rekod Peruntukan Pra-Pendaftaran Murid Bantuan Tambahan/Tajaan Laporan

Laporan Pelawat

Laporan Pelawat

PELAN TINDAKAN DAN PERANCANGAN PENTADBIR (ADMIN) SPS SEKOLAH

BIL 1 RANCANGAN Taklimat kepada pentadbir TINDAKAN - Admin SPS SASARAN - GB/Pengetua - GPK 1 - Ketua Bidang/Panitia GB/Pengetua Semua GPK PT Pentadbiran Guru Data Guru SMM/APDM Warga sekolah TARIKH

- Admin Pembentukan Jawatankuasa SPS Peringkat Sekolah

Bina Pelan Strategi Pelaksanaan SPS Peringkat Sekolah - JK Induk SPS - Proses Kerja - Carta Gantt Persediaan Awal (sebelum Admin melaksanakan LADAP) Melengkapkan; - Kemudahan Sekolah (modul Pengurusan Kemudahan Sekolah) - Selenggara Takwim Sekolah (Modul Selenggara Takwim Sekolah) - Membina Pengguna SPS dan Kumpulan Pengguna (Modul Pengurusan Pentadbir Sistem) Latihan Dalaman Kemasukan Data Pelajar (Modul Pengurusan Murid)

- Admin SPS/Data - Pentadbir Sekolah

- Admin SPS -

- GPK1 - Guru Data - GPK HEM

- Admin SPS - GPK HEM - Guru Data - Guru SMM / APDM - Admin SPS - Guru Data

Guru Kelas

Latihan Dalaman kepada Staf (Modul Pengurusan Staff) - Taklimat Pengenalan SPS - Kemaskini Maklumat Peribadi Laporan Pelaksanaan SPS Peringkat Sekolah -

Semua Guru dan Staf

- Admin SPS

-Guru Besar/Pengetua -PKG/ PPD

MEJA BANTUAN (HELP DESK)

1. Sehubungan dengan pelaksanaan SPS ini, sekolah yang mempunyai masalah boleh membuat panggilan kepada talian bebas tol 1-800 xxxx (yang akan dimaklumkan nanti ke semua sekolah dan BTP serta rangkaiannya). Disebabkan talian masih belum tersedia, pihak kami menyediakan talian sementara untuk pihak sekolah membuat sebarang aduan ke Meja Bantuan SPS Aras 1 di BTP. 2. Buat sementara waktu, pihak sekolah boleh membuat panggilan di pusat Meja Bantuan SPS Aras 1 (BTP) dengan menggunakan talian seperti berikut: i. ii. iii. iv. v. vi. 03- 2081 8113 03- 2081 8114 03- 2081 8115 03- 2081 8116 03- 2081 8117 03- 2081 8119

3. Pihak sekolah juga boleh membuat aduan ke pusat Meja Bantuan BTP melalui e-mel di alamat seperti berikut: 1. sps.helpdesk@moe.edu.my 2. sps.helpdesk2013@gmail.com 4. Template berikut boleh dijadikan sebagai panduan pelaporan oleh pihak sekolah kepada pihak Meja Bantuan.

TEMPLATE LAPORAN PERMASALAHAN SPS

MAKLUMAT PELAPOR Kod Sekolah: Nama Sekolah: Nama Pelapor: Jawatan Pelapor: Tarikh Lapor: Masa Lapor: Email: Telefon:

ISU/PERMASALAHAN Tajuk Isu: Isu:

FAQ SPS
1. Adakah sekolah perlu memasukkan data ke dalam sistem-sistem lain/sedia ada (EMIS, SSM, APDM, SMG dan lain-lain) SEMUA sistem dan aplikasi yang sedang digunapakai di sekolah pada masa sekarang akan terus beroperasi secara selari dengan peluasan SPS. Pemberhentian pengoperasian sistem dan aplikasi seperti EMIS, APDM, SMM dan lain-lain sistem hanya akan ditamatkan secara berperingkat-peringkat apabila SPS telah sempurna dan stabil. (Sumber: http://emisonline.moe.gov.m, 11 Jun 2013).

2. Saya telah menyemak profil sekolah dan mendapati terdapat kesilapan di dalam data sekolah tersebut, apakah tindakan yang perlu saya ambil? Hubungi Helpdesk SPS di talian i. 03-20818113 ii. 03-20818114 iii. 03-20818115 iv. 03-20818116 v. 03-20818117 vi. 03-20818119 (Waktu Pejabat sahaja 8.00 pagi 5.00 petang) Atau email kepada : sps.helpdesk@moe.edu.my sps.helpdesk2013@gmail.com

3. Guru di sekolah saya terlupa kata laluannya, bagaimana saya boleh membantu? Minta bantuan admin sekolah untuk reset kata laluan tersebut.

4. Bolehkan saya memuatnaik data-data sedia ada dari sistem-sistem yang pernah sekolah gunakan seperti Emis, SMM, APDM dan sebagainya? Tidak Boleh. 5. Bagaimana untuk login masuk ke dalam sistem SPS? Sila rujuk admin SPS sekolah yang telah dilantik untuk mendapatkan kata pengguna dan kata laluan.

6. Saya ingin memilih pentadbir sekolah untuk ditetapkan pada ruangan papar maklumat sekolah, bagaimana saya boleh berbuat demikian? Hanya admin sistem SAHAJA yang diberi kebenaran selaku Pentadbir Sistem.

7. Bagaimana saya ingin menyelenggara tahun aktif persekolahan? Ia telah ditetapkan oleh sistem. Admin hanya perlu memilih Kumpulan A atau B sahaja.

8. Sekolah tiada talian internet. Sekolah boleh menggunakan akses internet di Pusat Kegiatan Guru (PKG yang berdekatan), Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri atau sekolah yang berhampiran (dengan kebenaran). (Bagi sekolah-sekolah yang belum menerima talian 1Bestarinet)

9. Bolehkah SPS dilayari menggunakan tablet dan telefon pintar? Boleh dilayari dengan menggunakan kebanyakan pelayar (browser).