1. CASH BOOK FORMAT 2.CASH BOOK MANAGEMENT 3.

SCHOOL BANK ACCOUNT

Buku perakaunan utama bagi merekodkan segala urusniaga penerimaan dan pembayaran.
kepada 2 jenis: Buku Tunai Utama Buku Tunai Panjar Wang Runcit

Terbahagi

Perlu diselenggara dengan sempurna dan kemaskini mengikut Pekeliling Bahagian Kewangan yang berkuatkuasa.
Merupakan dokumen asas yang penting bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan sekolah. Dipertanggungjawab dan diamanahkan kepada semua Ketua Sekolah ( Pengetua / Guru Besar)

3 jenis Buku Tunai Utama

Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan ( DKS 009 ) Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA ( DKS 010 ) Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama ( DKS 011 )

Mengakaunkan semua terimaan yang diperolehi daripada Pemberian Bantuan Kerajaan Pemberian Bantuan Prasekolah; Pemberian Bantuan Per Kapita Mata Pelajaran dan Bukan Mata Pelajaran; Bantuan Rancangan Makanan Tambahan / Rancangan Amalan Makanan dan Pemakanan; Bantuan Modal / Pembelian Alat-alatan; Geran Pelancaran ( Launching Grant) untuk sekolah-sekolah yang baru dibuka sahaja;

Bantuan Biasiswa Kerajaan ( Yayasan negeri / Petronas/ MARA) dan bandanbadan berkanun Yuran Peperiksaan Kerajaan; Bantuan Skim Baucar Tuisyen ( SBT) Bantuan Kumpula Wang Amanah Pelajar Miskin ( KWAPM); Bantuan Elaun Khas Pelajar Pendidikan Khas; Pemberian lain bagi program khas Kementerian Pelajaran Malaysia ( mengikut arahan)

Yuran daripada murid; Derma daripada orang ramai; Sewa kantin sekolah; Pendapatan daripada kedai buku sekolah; Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan sekolah; Faedah bank; Pelbagai terimaan contoh cagaran yang diterima

Bantuan Lain-lain Perbelanjaan Berulang Tahun untuk asrama (LPBT Asrama); Pemberian Bantuan Makanan Pelajar; Yuran Makanan Asrama; Yuran Pendaftaran; Yuran Dobi; Faedah bank; Pelbagai yuran lain yang dibenarkan mengikut peraturan-peraturan sedia ada.

Mengandungi 2 halaman

Halaman Terimaan (Debit)

Ruangan yang disediakan: Tarikh terimaan Perihal terimaan Nombor resit Penjenisan / analisis terimaan Jumlah terimaan Jumlah / tarikh masuk bank Tandatangan Pengetua / Guru Besar

II

Halaman Bayaran (Kredit)

Ruangan yang disediakan:

Tarikh bayaran tarikh cek Perihal bayaran penerima cek Nombor baucar Nombor cek Penjenisan / analisis bayaran Jumlah bayaran Tandatangan Pengetua / Guru Besar

(a)

Diselenggarakan secara berasingan bagi setiap kumpulan wang iaitu:-

Kumpulan Wang Kerajaan Kumpulan Wang SUWA Kumpulan Wang Asrama

(b) Diselenggarakan secara berasingan mengikut tahun kewangan.

Memudahkan kerja merekod urusniaga

(c) Sentiasa dikemaskinikan dan disimpan di tempat yang selamat (d) Catatan terimaan hendaklah dibuat mengikut turutan resit (e) Catatan bayaran dibuat berdasarkan baucar bayaran (f) Nombor cek dicatat sebaik sahaja cek dikeluarkan. (g) Pengurus Sekolah hendaklah mengesahkan setiap urusniaga dengan menurunkan tandatangan pada ruang tandatangan ringkas.

h)

Catatan yang salah tidak boleh dipadam, tetapi hendaklah dipotong dengan menggunakan satu garisan dan catatan yang betul ditulis semula berserta tandatangan ringkas pegawai yang diberi kuasa. Pada akhir setiap bulan Buku Tunai hendaklah diimbangkan tanpa menunggu penyata daripada bank

(i)

(j) Buku Tunai yang telah diimbangkan perlu ditandatangani berserta tarikh oleh penyedia dan pengesah ( Pengurus Sekolah / pegawai yang diberi kuasa).

Diselenggarakan bagi butiran yang memerlukan keterangan lanjut. Perlu diselenggarakan bagi setiap Kumpulan Wang Kerajaan dan Kumpulan Wang SUWA. Butiran bagi Kumpulan Wang Kerajaan : Teras : Sains, Matematik, Bahasa Inggeris di Semua Sekolah Elektif :Sains Tulen, Pengajaian Islam, Sastera Ikhtisas,Bahasa,Kemanusiaan,Teknologi,Vokasiona l di Sekolah Menengah Sahaja Pelbagai: RMT, Bantuan SBT, KWAPM, Bantuan Modal, Terimaan lain bagi sesuatu tujuan di semua Sekolah

Butiran Akaun Subsidiari bagi Kumpulan Wang SUWA untuk semua sekolah:PelbagaiMajalah Kedai Buku Wakaf /Derma Cagaran kantin Terimaan lain untuk sesuatu tujuan

Wang sekolah kecuali panjar wang runcit hendaklah disimpan ke dalam bank. Hendaklah dibuka di bank tempatan yang berhampiran dengan sekolah dan diluluskan oleh Pejabat Perakaunan. Satu akaun bank perlu dibuka bagi setiap kumpulan wang yang diselenggarakan.

Permohonan untuk membuka akaun bank dan menukar kuasa menandatangani cek hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan di negeri melalui Ketua PTJ masing-masing untuk kelulusan. Lima (5) salinan Borang Kuasa Tetap (AK52) dan lima(5) keping kad contoh tandatangan daripada bank yang berkenaan perlu dilengkapkan.

(A) Penyata Bank

Penyata yang diterima oleh sekolah daripada bank pada setiap bulan. Sekiranya tidak diterima selepas 10 haribulan bulan berikutnya, pihak sekolah hendaklah berhubung dengan bank.
Hendaklah difailkan mengikut kumpulan wang masing-masing.

(B) PENYATA PENYESUAIAN BANK

Disediakan oleh pihak sekolah bagi menyesuaikan baki di Buku Tunai dengan baki di Penyata Bank. Perlu disediakan bagi setiap akaun kumpulan wang yang diselenggara. Perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada tarikh Penyata Bank diterima.

Satu alat yang berkesan untuk mengesan dan membenteras penyelewengan, salahguna dan salah akaun wang sekolah.

Sebab berlakunya perbezaan di antara Buku Tunai dengan Penyata Bank adalah seperti berikut:-

(i)
(ii)

Kemasukan wang yang tidak dikreditkan oleh pihak bank ke akaun sekolah yang berkaitan.
Cek yang dikeluarkan tidak direkodkan ke dalam Buku Tunai

(iii) Cek yang dikeluarkan telah dipinda amaunnya

(iv) Kesilapan pihak bank seperti mendebitkan cek pihak lain ke dalam akaun bank sekolah.

(v)

Cek yang telah dikeluarkan masih belum ditunaikan.

(vi) Cek yang dibayar masuk didapati tidak laku. (vii) Terimaan wang telah dikreditkan terus ke dalam bank. (viii) Faedah bank yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai.

(ix) Caj bank dan caj perkhidmatan yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai.

Buku Tunai disemak menggunakan teknik rujukan silang dengan:Membandingkan catatan di sebelah terimaan Buku Tunai dengan catatan di sebelah kredit/wang masuk di Penyata Bank. Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai dengan catatan di sebelah debit/wang keluar di Penyata Bank.

Membandingkan catatan di sebelah terimaan Buku Tunai dengan catatan di sebelah kredit/wang masuk di Penyata Bank. Senaraikan amaun yang tidak sama:

Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di Penyata Bank, contoh faedah bank. Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada di Buku Tunai, contoh kemasukan tunai/cek yang belum diambilkira oleh bank.

Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai dengan catatan di sebelah debit/wang keluar di Penyata Bank.

Senaraikan amaun yang tidak sama: Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di Penyata Bank, contoh caj bank atau caj perkhidmatan. Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada di Buku Tunai, contoh cek yang belum ditunaikan

Faedah yang diperolehi daripada akaun bank sekolah yang dianggap sebagai penerimaan sekolah Hendaklah dicatat di bawah lajur Pelbagai dalam Buku Tunai kumpulan wang yang berkaitan. Wang tersebut bolehlah dibelanjakan untuk apa-apa tujuan yang berkenaan dengan kumpulan wang tersebut.

Pengenalan
Panjar

Wang Runcit (PWR) adalah sejumlah wang yang membolehkan Pengurus Sekolah membuat pembayaran kecil dengan segera tanpa mempertanggungkan butiran perbelanjaan.
Pendahuluan

PWR hendaklah dikeluarkan daripada Kumpulan Wang SUWA dibawah butiran yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan tertentu seperti butiran kantin atau Pelbagai sebagai Dana Pusingan (Revolving Fund ).

 PWR

juga boleh dikeluarkan daripada kumpulan Wang Kerajaan butiran LPBT/LPK. bil yang tidak melebihi RM 100 hendaklah dibuat daripada PWR. Arahan ini tidak menghalang bil yang lebih besar jumlahnya jika praktik dan berfaedah. boleh dibelanjakan untuk semua jenis kumpulan wang yang diselenggarakan oleh sekolah.

Pembayaran

PWR

 Kebenaran

mewujudkan PWR diperolehi daripada ketua PTJ. kelulusan diperolehi, sekolah perlu menyediakan satu baucer bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan mengikut kumpulan wang yang diluluskan, dan direkod sebagai Aset dalam Kunci Kira-Kira bagi akaun berkenaan. maksimum sekolah menengah adalah RM 500 dan sekolah rendah adalah RM 300.

Selepas

Had

Buku Tunai PWR Segala urusniaga runcit secara tunai direkod ke dalam Buku Tunai PWR.

Cek PWR yang ditunai direkod dibahagian terimaan Buku Tunai PWR seperti berikut:a. Tarikh cek b. Nama penerima c. Nombor baucar d. Nombor cek e. Amaun pendahuluan

Sebelum perbelanjaan PWR, pastikan kumpulan wang berkenaan adalah mencukupi untuk rekupmen. Setiap bayaran disokong dengan baucar kecil yang nombor sirinya berturutan dan hendaklah disah dan diluluskan oleh Pengurus Sekolah. Bil tunai boleh diterima sebagai menggantikan baucar kecil dan perlu disah dan dilulus oleh Pengurus Sekolah serta diberi nombor berturutan mengikut siri baucar kecil.

Baucar rekupmen berserta baucer kecil dan dokumen sokongan disimpan mengikut siri baucar di kumpulan wang berkenaan. Setiap bayaran hendaklah direkod di bahagian bayaran Buku Tunai PWR. Rekupmen ialah proses mendapat semula wang yang telah dibelanja melalui PWR untuk mencukupi semula paras PWR dan boleh dibuat lebih daripada sekali dalam sesuatu bulan.

Jika perbelajaan melibatkan lebih satu kumpulan wang,rekupmen dibuat dengan menyediakan baucar bayaran masing-masing. Buku Tunai PWR hendaklah diimbang dan ditutup akhir tahun, rekupmen dibuat sebelum 31 Disember tahun semasa supaya baki PWR bersamaan dengan Dana Pusingan yang diluluskan. Sekolah sedia satu penyata pada 31 Disember setiap tahun dan kemukakan kepada ketua PTJ. Satu salinan difailkan untuk tujuan pengauditan.

Disemak dan diperiksa oleh Pengetua / Guru Besar Ditutup setiap akhir bulan Disesuaikan dengan Penyata bank Disimpan di tempat berkunci oleh pegawai yang diberi kuasa untuk mengendalikannya Membuat semakan mengejut

Kegagalan mengendalikan Buku Tunai dengan betul akan memberi PADAH kepada Penyediaan Penyata Akaun Sekolah dan memungkinkan gambaran kedudukan kewangan yang sumbang. Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika gagal menjalankan tanggungjawab untuk menguruskan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna dan teratur.

Lembaga Penyelidikan Undang-Undang (2002) Arahan

Perbendaharaan.

Selangor Darul Ehsan: International Law Book Services.

Kementerian Pelajaran Malaysia (2005). Surat Pekeliling Kepada

Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ( Sehingga Julai 2005). Kuala Lumpur: KPM.
Kementerian Pelajaran Malaysia (2005). Tatacara Pengurusan

Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ( Edisi Keempat). Kuala Lumpur: KPM.

Kementerian Pendidikan Malaysia (1994). Garis Panduan Pustaka

Perakaunan dan Kewangan Sekolah. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan