Minit Mesy JK Pemandu Hrmis Bil 12013

Kementerian Pendidikan Malaysia
KP(PP)0127/24 Jilid 3 (18)
MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PEMANDU PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HRMIS) KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BILANGAN 1 TAHUN 2013
Tarikh Masa
: :
7 Oktober 2013 (Isnin) 03.00 petang 05.15 petang Dewan Putra A1 Pusat Konvensyen Antarabangsa Putrajaya PUTRAJAYA
Tempat :
BIL.
NAMA
JAWATAN
1.
YBhg. Datuk Dr. Madinah binti Mohamad YBhg. Dato Prof. Dr. Morshidi bin Sirat YBhg. Dato Wan Khazanah binti Ismail YBhg. Datuk Abd. Shukor bin Ibrahim
Ketua Setiausaha - (Pengerusi) Ketua Pengarah Jabatan Pengajian Tinggi Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan) Timbalan Ketua Setiausaha (Pembangunan Pelajaran)
2.
3.
4.
1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN , PENCAPAIAN DIUTAMAKAN
BIL.
NAMA
JAWATAN
5.
YBhg. Prof. Datuk Dr. Mohd Fauzi bin Hj. Ramlan YBhg. Dato Dr. Zakaria bin Kasa YBhg. Prof. Dato Dr. Mohamad Kadim Suaidi YBhg. Datin Normala binti Sharom Encik Hairul Rashidan bin Md. Rashid YBrs. Encik Amir bin Md. Noor
Naib Canselor Universiti Putra Malaysia Naib Canselor Universiti Pendidikan Sultan Idris Naib Canselor Universiti Malaysia Sarawak Jabatan Perkhidmatan Awam Jabatan Perkhidmatan Awam
6. 7.
8. 9.
10.
Ketua Pengarah Jabatan Pengajian Kolej Komuniti Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
11.
YBrs. Dr. Aris bin Kasan
12.
YBrs. Dr. Faridah binti Abu Hassan Pengarah Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan YBrs. Dr. Naimah binti Ishak Pengarah Lembaga Peperiksaan Malaysia Pengarah Bahagian Pembangunan Kurikulum
13.
14.
YBrs. Dr. Masnah binti Ali Muda
BIL.
NAMA YBhg. Dato Ab. Razak bin Ab. Rahman YBrs. Dr. Ruziati binti Mior Ahamad Ariffin
JAWATAN
15.
Setiausaha Bahagian Bahagian Kewangan Setiausaha Bahagian Bahagian Psikologi dan Kaunseling Setiausaha Bahagian Bahagian Pembangunan Setiausaha Bahagian Bahagian Pembangunan dan Penilaian Kompetensi Ketua Akauntan Bahagian Akaun Pengarah Bahagian Matrikulasi Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Setiausaha Bahagian Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Setiausaha Bahagian Bahagian Khidmat Pengurusan Setiausaha Bahagian Bahagian Tajaan Pendidikan
16.
17.
YBrs. Encik Mohamed bin Murad
18.
YBrs. Encik Khalid bin Abu Bakar
19.
YBhg. Dato Rosmini binti Ahmad
20.
YBrs. Dr. Sariah binti Abd. Jalil
21.
YBrs. Puan Rosnani binti Mohamed Ali YBrs. Tuan Hj. Shahid-din bin Mohd Khatib
22.
23.
YBrs. Encik Ismail bin Aziz
24.
YBrs. Puan Siti Sapor binti Borhan
BIL.
NAMA
JAWATAN
25.
YBrs. Encik Zainudin bin Abas
Pengarah Bahagian Kokurikulum dan Kesenian Setiausaha Bahagian Bahagian Audit Dalam Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Maklumat Rektor Institut Pendidikan Guru Malaysia Kampus Utama Timbalan Eksekutif 1 Majlis Peperiksaan Malaysia Ketua Eksekutif Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional Malaysian Qualifications Agency (MQA) Universiti Utara Malaysia Universiti Teknologi Mara Hospital Universiti Sains Malaysia
26.
YBrs. Encik Mohamad Din @ Mohamad Nasir bin Jaafar YBrs. Tuan Hj. Wan Yusoff bin Wan Yaacob YBrs. Encik Sulaiman bin Wak
27.
28.
29.
YBrs. Tuan Hj. Mohd Fauzi bin Datuk Hj. Mohd Kassim YBrs. Encik Agos bin Cholan
30.
31.
Puan Salmah binti Ahmad
32. 33. 34.
Prof. Dr. Abdul Razak Saleh Dr. Hajah Zahrah binti Mokhtar YBhg. Dato Dr. Zaidun bin Kamari
BIL.
NAMA
JAWATAN
35.
YBrs. Encik Abdullah bin Mad Yunos
Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur Bahagian Pendidikan Khas Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Jabatan Pendidikan Negeri Sabah
36. 37.
Encik Mohd Zamri bin Mohd Isa Puan Sharifah Ruhani binti Syed Abu Bakar Encik Mohd. Yusof bin Mohd. Siraj
38.
39.
Encik Md Sani bin Latip
40.
Puan Hajjah Maimunah Binti Suhaibul Puan Hajjah Farizah Binti Hj. Ahmad Dr. Aniah binti Baharom Puan Asmahan binti Musa Puan Robaayah Binti Mohd Ghazali Encik Sulam Bin Hamid
41.
Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Putrajaya Universiti Teknologi Mara Universiti Kebangsaan Malaysia Universiti Malaya
42. 43. 44.
45.
Universiti Tun Hussein Onn Malaysia
BIL.
NAMA
JAWATAN
46. 47.
Tuan Hj. Hassan Bin Husin
Universiti Teknologi Malaysia
Encik Noor Azman Bin Mohammad Bahagian Khidmat Pengurusan Nor (Sektor Pengajian Tinggi) Encik Mohd Azmi Bin Istamat Tuan Hj. Md Kasim Bin Md Noah Bahagian Pendidikan Swasta Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa Jabatan Pengajian Politeknik
48. 49.
50.
Encik Zainureen Bin Mohd. Nor
51.
Puan Shahira Fauzia binti Mohamed Shari Encik Mohd Nasir Bin Mohamad Mazlan Puan Monaliza Binti Lauladang Encik Wahi Bin Nordin
52.
53. 54.
Universiti Sains Islam Malaysia Universiti Teknikal Malaysia Melaka Pusat Perubatan Universiti Malaya Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti
55. 56.
Encik Iskandar Bin Ahmad Puan Wan Badariah Binti Wan Mohd Encik Razak Bin Mohd. Nur
57.
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
BIL.
NAMA
JAWATAN
58.
Encik Wan Samsulri Bin Wan Hasbi Encik Mohd Noor Bin Rejab
Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak Jabatan Pendidikan Negeri Pulau Pinang Jabatan Pendidikan Negeri Terengganu Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan Jabatan Pendidikan Negeri Perlis Jabatan Pendidikan Negeri Johor Jabatan Pendidikan Negeri Kelantan Universiti Malaysia Kelantan Universiti Malaysia Pahang Universiti Malaysia Pahang Universiti Malaysia Sabah Universiti Malaysia Terengganu
59.
60.
Tuan Haji Abdul Kahar Bin Abdul Latif Encik Roslin Hisham Bin Abd. Hamid Encik Mohd. Zawawi Bin Zakaria Encik Asari Bin Samsuri Encik Jefny Bin Muhammad
61.
62. 63. 64.
65. 66. 67. 68. 69.
Encik Zainal Abidin Bin Ismail Puan Haryani Binti Abdullah Puan Hafidah Binti Othman Encik Effendy Hadis Puan Hasmadiana Che Mohamad Aasdik Puan Siti Nur Azrina Binti Nazarudin
70.
Bahagian Audit Sekolah
BIL.
NAMA
JAWATAN
71.
Encik Zakaria Bin Ahmad
Jabatan Pendidikan Negeri Selangor Jabatan Pendidikan Negeri Kedah Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan Jabatan Pendidikan Negeri Pahang Universiti Malaysia Perlis Universiti Sultan Zainal Abidin Universiti Sains Islam Malaysia
72. 73.
Puan Noni Hartika Binti Jauhari Puan Norlaila Binti Mohd
74.
Puan Siti Suhana Binti Mod Shaharun Puan Sharmila Binti Saidin Encik Nordin Bin Jusoh Puan Siti Noor Izyani Zalilah Binti Sulaiman Encik Khairul Eruwan Bin Abdul Halim Puan Aliza Binti Jamil@Jamim Encik Ahmad Khairul Bin Harun
75. 76. 77.
78.
Universiti Sains Malaysia
79. 80.
Jabatan Pendidikan Negeri Melaka Majlis Peperiksaan Malaysia
TURUT HADIR BIL. 1. 2. 3. NAMA Encik Nik Azmin bin Nik Hussain Encik Abd Halim Bin Ismail Dr. Jamil Bin Adimin JAWATAN Bahagian Pengurusan Maklumat Bahagian Sukan Bahagian Pengurusan Sekolah Harian Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset
4.
Puan Faridatul Akhmar Binti Mat Taib
5.
Puan Wan Normah Binti W Abd Hayat Encik Mazlan Bin Samsudin Encik Ab Kahar Bin Harun Encik Bustaman Bin Daud Puan Zaidatul Akhmar Binti Kamarudzaman Puan Wan Alwani Binti Wan Mahmud Encik Mohd Nor Shukri Bin Abd Rahman Puan Kamariah Binti Isa Encik Ahmad Yudi Bin Ismail
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Institut Aminudin Baki Unit Komunikasi Korporat Jabatan Pengajian Kolej Komuniti Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Universiti Malaysia Terengganu
6. 7. 8. 9.
10.
11.
12. 13.
Bahagian Pendidikan Islam Bahagian Matrikulasi
BIL.
NAMA
JAWATAN
14. 15. 16.
Puan Aznida Binti Abd Raghni Encik Shariman Bin Ab Rashid Encik Redman Bin Safar
Bahagian Pendidikan Guru Bahagian Buku Teks Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan Universiti Utara Malaysia Universiti Malaysia Perlis Pusat Perubatan Universiti Kebangsaan Malaysia Bahagian Pembangunan Pelajaran Universiti Sains Islam Malaysia Bahagian Khidmat Pengurusan (Sektor Pengajian Tinggi) Dewan Bahasa dan Pustaka Dewan Bahasa dan Pustaka
17.
Puan Usmi Hikma Binti Rusfan
18. 19. 20.
Encik Mohd Zaini Bin Nasri Puan Noor Azianan Binti Iberahim Encik Zulqanaim Bin Aris
21. 22. 23.
Puan Fadilah binti Abdullah Puan Syariffah Ziela Binti Suradi Puan Siti Hawa Binti Hamzah
24. 25.
Encik Iskandar Bin Dhalan Encik Kusni Bin Ahad
10
URUS SETIA: BIL. NAMA JAWATAN
1.
Encik Firdaus Bin Md Din
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
2.
YM Tengku Khairul Zahirah Binti Tengku Kamaludin Puan Tengku Norshamshida Binti Tg. Ahmad Basri Puan Norshariza Binti Abd. Hamid Encik Mohd Rushdan Bin Hashim Encik Azni Bin Ali Puan Fatma Nuraida Binti Ngah Encik Mohd Darul Bin Mustapha Encik Azman Bin Abdul Razak Encik Rosli bin Mohamed Puan Che Hawa binti Abu Bakar Puan Roszilah binti Talib Puan Hawa binti Arbain
3.
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
11
BIL.
NAMA
JAWATAN
14. 15. 16.
Encik Norizwan Bin Abdul Jalil Puan Noor Hidayah binti Sidek Puan Nur Ain Zulaikha binti Mohd Zahid Puan Zawiah Binti Mohd Jan Puan Ezian Kamaliah Binti Mohd. Lazim Puan Halijah Binti Harun Puan Noriah Binti Mohd. Ali Encik Azrin bin Abdul Rani Encik Ahmad Shuradi bin Mohamad Zaman Puan Noor Azerene Una binti Mohd Kamaruddin Encik Nor Hazizi bin Nordin Encik Mohd. Izdihar Bin Rustam Encik Mohamad Basri bin Razak
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
17. 18.
19. 20. 21. 22.
23.
24. 25. 26.
12
BIL.
NAMA
JAWATAN
27. 28. 29.
Puan Kalmila binti Tengah Encik Khairul Anuar bin Mahamad Encik Mohd Fauzolnizam bin Mohamad Encik Zaifulnizam bin Abd Karim Encik Syamim bin Rusli Encik Mohd Faez bin Othman
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia - (Setiausaha) -
30. 31. 32.
33.
Encik Mohd Hafizul Nizam Bin Ardi Bahagian Pengurusan Sumber Manusia - (Setiausaha) Puan Hasreena binti Hashim Bahagian Pengurusan Sumber Manusia - (Setiausaha) -
34.
13
1. PERUTUSAN PENGERUSI
1.1
YBhg. Datuk Dr. Pengerusi mengucapkan salam dan merakamkan ucapan penghargaan dan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat yang hadir terutamanya kepada wakil dari Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA).
1.2
YBhg. Datuk Dr. Pengerusi memaklumkan bahawa mesyuarat ini merupakan Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Pelaksanaan HRMIS Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) yang pertama kali diadakan semenjak penggabungan Kementerian Pelajaran Malaysia dan Kementerian Pengajian Tinggi.
1.3
YBhg. Datuk Dr. Pengerusi menegaskan bahawa HRMIS adalah sangat kritikal dan penting kerana ia merupakan Key Performance Indicator (KPI) penjawat Pengurusan Tertinggi Perkhidmatan Awam. Sehubungan itu, KPI HRMIS juga diturunkan kepada peringkat ketua jabatan di bahagian, agensi dan negeri. Justeru itu, semua ketua jabatan dikehendaki untuk menghadiri mesyuarat ini bagi
menunjukkan kepimpinan dalam memastikan KPI HRMIS KPM mencapai 100%. 1.4 YBhg. Datuk Dr. Pengerusi mengingatkan kepada semua ahli mesyuarat sama ada yang hadir mahu pun tidak mengenai kewajipan dan tanggungjawab dalam menjayakan HRMIS 100% secara serius memandangkan HRMIS merupakan strategic tools dalam
pengurusan pembangunan sumber manusia ke arah persekitaran yang paperless dan digitalized di masa akan datang.
14
1.5
YBhg. Datuk Dr. Pengerusi juga mendapati masih banyak kelemahan dalam pelaksanaan HRMIS di KPM yang tidak mencapai 80% dari segi pengemaskinian data asas HRMIS yang akan menggagalkan KPI HRMIS KPM dan proses automasi sumber manusia di masa akan datang.
1.6
YBhg. Datuk Dr. Pengerusi menjelaskan bahawa mesyuarat ini bertujuan untuk membincang dan membentangkan hala tuju dan
pelaksanaan serta isu-isu berbangkit sepanjang pelaksanaan dan peluasan HRMIS di KPM. 1.7 YBhg. Datuk Dr. Pengerusi turut memaklumkan bahawa sebuah Kementerian yang besar bukan alasan untuk tidak menjayakan HRMIS kerana ia bergantung kepada komitmen semua pihak dalam KPM. Tindakan: Makluman: Semua ahli mesyuarat
2. PERBINCANGAN DAN PEMBENTANGAN MESYUARAT
2.1
Pembangunan HRMIS 2.0 2.1.1 Mesyuarat mengambil maklum penerangan oleh pihak JPA tentang pembangunan dan reka bentuk HRMIS 2.0 seperti berikut: (i) segala cabaran dan masalah yang dihadapi oleh pengguna telah diambil kira dalam pembangunan HRMIS 2.0;
15
(ii)
Pembangunan HRMIS 2.0 akan melibatkan dua (2) peringkat iaitu yang pertama adalah membangunkan user interface (UI) yang lebih mesra pengguna yang boleh dicapai melalui pelbagai browser dan boleh mempunyai keupayaan akses mudah alih (mobility access). Manakala bagi peringkat kedua ia meliputi pembangunan yang menggunakan teknologi terkini seperti multiplatform, personalization, business
intelligence, mobile native applications dan responsive UI; (iii) HRMIS 2.0 dibangunkan secara dalaman oleh pihak Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) JPA dengan sedikit bantuan daripada pihak vendor; (iv) serahan-serahan modul di dalam HRMIS 2.0 kepada kementerian dan agensi akan dilaksanakan setelah selesai semua pengujian oleh pihak JPA dan
dijangka boleh digunakan sepenuhnya selepas bulan Mei 2014; (v) sistem HRMIS 2.0 masih lagi menggunakan rangkaian gov.net namun agensi berkenaan sedia membantu sekiranya terdapat sebarang masalah; dan (vi) beberapa penambahbaikan telah dilakukan antaranya meningkatkan bandwidth dan meningkatkan prestasi sistem HRMIS.
Tindakan:
Makluman: Semua ahli mesyuarat
16
2.1.2
Mesyuarat turut dimaklumkan mengenai perkara-perkara berikut: (i) Hospital Universiti Sains Malaysia (HUSM) tidak menggunakan Modul Pengurusan Cuti di dalam HRMIS kerana menggunakan sistem cuti dalaman yang juga digunakan oleh Universiti Sains Malaysia (USM). Kebanyakan Institut Pengajian Tinggi Awam (IPTA) telah membangunkan sistem yang tersendiri dan perlu diintegrasikan dengan sistem HRMIS; (ii) Pihak JPA memaklumkan bersama Sektor ICT bahawa Pengajian IPTA terdapat Tinggi
perbincangan melalui Majlis
Pengarah
(MAPITA)
berkenaan dengan proses integrasi antara sistem dalaman universiti-universiti dengan sistem HRMIS 2.0 namun masih belum menerima maklum balas daripada wakil MAPITA;
Tindakan: JPA IPTA (iii) Dewan Bahasa dan Pustaka berkenaan
Makluman:
(DBP) masih
juga tidak
memaklumkan
agensi
menggunakan sistem HRMIS sepenuhnya kerana terdapat sistem dalaman yang sama fungsinya dengan HRMIS. Pihak DBP telah mengadakan perbincangan dengan JPA dan pihak HRMIS KPM pada 4 Mac 2013 berkaitan dengan proses integrasi antara sistem
17
dalaman DBP dan sistem HRMIS. Namun sehingga kini pihak JPA masih belum memberi maklum balas berkenaan perkara ini.
Tindakan: JPA
Makluman:
2.2
Pembentangan KPI HRMIS 2013 2.2.1 Mesyuarat mengambil maklum akan perkara-perkara berikut: (i) Ranking pencapaian HRMIS bagi Kementerian dan Pentadbiran Setiausaha Kerajaan Negeri pada Ogos 2013 bagi elemen Rekod Peribadi (RP) adalah 90.05% manakala Profil Perkhidmatan (PP) adalah 81.66% menjadikan KPM di kedudukan ke 37 daripada 38 buah agensi dengan jumlah pemilik kompetensi (CO) seramai 416, 597 orang;
18
(ii)
Ringkasan pencapaian HRMIS KPM 2013 mengikut sektor yang menyumbang kepada pencapaian keseluruhan KPM bagi RP dan PP adalah seperti di Jadual 1: Sektor Ibu Pejabat KPM (Pelajaran) Ibu Pejabat KPM (Pengajian Tinggi) Bil. CO 40,297 1,640 RP PP
94.52% 94.61% 99.58% 98.47%
Jabatan Pendidikan Negeri 375,367 89.78% 80.79% Jabatan Pengajian Tinggi Jabatan Pengajian Politeknik Jabatan Pengajian Kolej Komuniti Keseluruhan KPM 72,276 9,681 3,939 99.24% 98.77% 99.36% 99.48% 99.34% 99.18%
503,200 91.81% 85.04%
Jadual 1: Ringkasan Pencapaian HRMIS KPM 2013 Mengikut Sektor (data sehingga 20
September 2013)
19
(iii)
Ringkasan pencapaian HRMIS KPM 2013 mengikut JPN adalah seperti di Jadual 2:
Bil. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
JPN Selangor Sabah Sarawak Perak Kelantan Kedah Johor Terengganu Pulau Pinang Pahang Negeri Sembilan Kuala Lumpur Melaka Perlis Putrajaya Labuan JUMLAH
CO 49,095 38,110 38,017 35,525 32,202 31,052 28,036 24,384 21,427 21,188 17,967 16,403 14,929 4,536 1,272 1,224 375,367
% RP 92.02% 87.48% 84.84% 88.50% 92.22% 91.07% 87.61% 92.00% 92.18% 91.17% 88.73%
(CO Capai KPI RP) 45,177 33,339 32,254 31,440 29,697 28,279 24,562 22,433 19,751 19,317 15,942
% PP 80.15% 78.85% 54.80% 88.36% 95.97% 75.38% 81.35% 91.08% 93.17% 99.17% 87.76%
(CO Capai KPI PP) 39,350 30,050 20,833 31,390 30,904 23,407 22,807 22,209 19,964 21,012 15,768
88.20% 14,467 91.86% 13,714 91.57% 4,154 99.49% 1,266 99.37% 1,216 89.78% 337,008
55.01% 9,023 88.09% 13,151 78.89% 3,578 98.90% 1,258 97.87% 1,198 80.79% 305,902
Jadual 2: Ringkasan Pencapaian HRMIS KPM 2013 Mengikut JPN (data sehingga 20 September 2013) (iv) Ringkasan pencapaian HRMIS KPM sehingga 20 September 2013 mengikut Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) bagi RP dan PP adalah seperti di slaid 45 dan 46. Tindakan: Makluman: Semua ahli mesyuarat
20
2.2.2
Mesyuarat
mengambil
perhatian
mengenai
isu
yang
dibangkitkan serta penjelasan yang dikemukakan seperti berikut: (i) Pengarah JPWP Kuala Lumpur memaklumkan tiada pegawai khusus di peringkat Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) dan sekolah-sekolah yang
menguruskan pengemaskinian data RP dan PP. Walau bagaimanapun, atas cadangan pihak urus setia, JPWP Kuala Lumpur telah melaksanakan bengkelbengkel dengan melibatkan Pembantu Tadbir (PT) di sekolah-sekolah dan secara tidak langsung berjaya membantu meningkatkan prestasi pengemaskinian; (ii) Wakil dari JPN Sarawak memaklumkan tentang masalah capaian khususnya di PPD dan sekolahsekolah kawasan pedalaman. Bagi mengatasi masalah ini, program intervensi seperti melantik Pegawai Sambilan Harian (PSH) telah dilaksanakan dan pengemaskinian dibuat di PPD serta sekolah-sekolah yang mempunyai akses dan akan diteruskan sehingga hujung tahun; (iii) Wakil dari JPN Melaka mengadakan bengkel pula memaklumkan turut pengemaskinian yang
berterusan bagi PP. Arahan telah dikeluarkan kepada semua kakitangan sehingga ke peringkat sekolah untuk mengemas kini sendiri rekod peribadi mereka dan diberi tarikh akhir sehingga 25 Ogos 2013 yang lalu. Usaha ini telah menunjukkan peningkatan dari
21
segi peratusan pengemaskinian bagi RP iaitu daripada 90.30% pada Januari 2013 kepada 91.86% pada September 2013. Manakala untuk PP pula telah meningkat daripada 61.77% pada Januari 2013 kepada 88.09% pada September 2013; (iv) Wakil dari JPN Johor memaklumkan telah melantik jurulatih utama (JU) HRMIS di setiap PPD serta melaksanakan bengkel secara berterusan. Wakil dari JPN Johor bersetuju dengan cadangan urus setia untuk melantik PT di sekolah-sekolah sebagai
pentadbir HRMIS serta turut mencadangkan agar perjawatan PT di sekolah ditambah supaya dapat menumpukan perhatian kepada tugas pengemaskinian data di dalam HRMIS; (v) Wakil dari JPN Kedah memaklumkan tentang
kekurangan pegawai dalam mengemas kini data ekoran daripada arahan JPA untuk pemurnian data perjawatan JPN Kedah bermula pada tahun lepas. Tumpuan mengemas kini RP dan PP hanya dapat diberikan setelah urusan berkenaan selesai. Buat masa ini, masalah peserta kursus HRMIS yang terdiri daripada PT sekolah dilihat sebagai tidak relevan kerana bebanan tugas yang ditanggung oleh PT tersebut. Sehubungan itu, inisiatif melantik PSH telah dilaksanakan dan usaha ini telah membantu
meningkatkan prestasi pengemaskinian;
22
(vi)
Wakil dari JPN Perak memaklumkan bahawa peratus pengemaskinian RP dan PP pada September 2013 masing-masing adalah 88.50% dan 88.36%. Prestasi meningkat setelah dilaksanakan bengkel dan melantik PSH. Masalah utama JPN Perak adalah kerana tidak mempunyai Ketua Unit (KU) hampir setahun yang sepatutnya disandang oleh Penolong Pengarah Gred M44;
(vii)
Wakil dari JPN Negeri Sembilan juga membangkitkan isu mengenai jawatan KU HRMIS yang masih belum diisi dan buat masa ini hanya diselia oleh Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (PPTM) Gred F32 yang menjaga hampir JPN 18,000 Negeri perjawatan Sembilan secara
keseluruhan.
berpendapat
bahawa HRMIS adalah sebuah sistem yang baik dan unik di mana ia mengikat CO dengan waran perjawatan. Akan tetapi, dengan keunikan skim perkhidmatan yang ada di JPN, sebagai contoh CO Khas Untuk Penyandang (KUP) tidak ada dalam waran perjawatan semasa, masalah tidak akan selesai kerana tidak boleh menyandang CO tersebut kerana waran tidak cukup atau tiada. JPN Negeri Sembilan turut memaklumkan antara sebab JPN sukar mencapai peratusan pengemaskinian yang tinggi adalah kerana jumlah CO yang besar, capaian yang jauh, ditambah pula dengan kewujudan sekolah-sekolah pedalaman kategori 1, 2 dan 3; dan
23
(viii)
Pihak Urus Setia HRMIS KPM memaklumkan terdapat beberapa JPN seperti Johor dan Selangor yang telah menunjukkan prestasi cemerlang dengan peningkatan peratusan pengemaskinian RP dan PP bermula dari awal tahun 2013 sehingga kini melalui bengkel berkala yang diadakan.
Tindakan:
(ix)
Setiausaha Bahagian Sumber Manusia (SUB SM) memaklumkan akan mewujudkan special task force serta mencadangkan kaedah untuk memasukkan data ke dalam CD bagi sekolah-sekolah yang tiada capaian dan membawanya ke JPN/PPD berhampiran yang mempunyai akses internet bagi urusan
mengintegrasikan data-data tersebut ke dalam HRMIS; (x) Wakil dari BPSM Sektor Pengajian Tinggi (SPT) memaklumkan bahawa Kolej Komuniti dan IPTA juga turut mengalami masalah capaian satu ketika dahulu. Pihak Kolej Komuniti dan IPTA telah melaksanakan National Blue Ocean Strategy (NBOS) di mana datadata pegawai yang bertugas di kawasan yang tiada kemudahan internet akan dimasukkan ke dalam CD dan diserahkan kepada BPM JPA yang akan
membantu memasukkan data-data tersebut ke dalam HRMIS. Pihak JPN dialu-alukan untuk menggunakan kemudahan-kemudahan di Kolej Komuniti mahupun
24
IPTA di masa akan datang berikutan daripada penggabungan KPT dan KPM bagi mengurangkan kesukaran yang dihadapi; dan (xi) Wakil dari JPN Sabah memaklumkan telah
mengaplikasikan kaedah meminta pegawai yang bertugas di sekolah yang tiada akses internet untuk ke sekolah/PPD berhampiran yang mempunyai capaian bagi mengemas kini maklumat RP dan PP. JPN Sabah turut membangkitkan mengenai yang punca rendah kepada adalah
peratusan
pengemaskinian
kerana tidak dapat memasukkan gambar dan tahap pendidikan penyandang berikutan maklumat tidak diberikan oleh CO. Isu lain yang turut dikemukakan adalah mengenai pilihan bangsa Sabah lain-lain yang secara automatik menyebabkan penyandang berstatus bukan Bumiputera sedangkan mereka sebenarnya adalah Bumiputera. Oleh itu, JPN Sabah berharap supaya pindaan dapat dibuat oleh pihak JPA
khususnya dalam pembangunan HRMIS 2.0 nanti.
Tindakan: JPA (xii)
Makluman:
SUB SM seterusnya mencadangkan supaya penilaian KPI bagi KPM diberi kelonggaran iaitu penilaian dibuat hanya sehingga ke peringkat PPD terlebih dahulu sehingga KPM menemui jalan penyelesaian yang
25
sesuai. Cadangan ini turut dipersetujui oleh wakil dari Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH); (xiii) Merujuk kepada para (xii), Datuk Dr. Pengerusi berpandangan hanya Bahagian Perkhidmatan JPA sahaja yang boleh memberi jawapan mengenai isu yang diutarakan. Datuk Dr Pengerusi juga
mengucapkan terima kasih kepada pegawai-pegawai yang prihatin terhadap isu penilaian KPI KPM ini dan meminta Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan) [TKSU (P)] untuk berbincang dengan Pengarah Bahagian Perkhidmatan JPA mengenai kelonggaran penilaian KPI KPM yang telah dibangkitkan tetapi perlulah dikemukakan dengan alasan serta memberi jaminan yang kukuh; (xiv) Wakil dari Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) juga berpandangan sekolah-sekolah boleh diambil kira dalam penilaian oleh JPA sebaik sahaja masalah talian 1Bestarinet kementerian; (xv) Ketua Pengarah Jabatan Pengajian Kolej Komuniti (KP JPKK) berpendapat bahawa guru besar dan pengetua sekolah wajar memainkan peranan dan dapat diselesaikan oleh pihak
tanggungjawab sewajarnya sesuai dengan pangkat yang diberi dalam usaha menjayakan HRMIS ini; (xvi) Wakil dari JPA mengalu-alukan sebarang cadangan terhadap isu yang dihadapi tetapi mestilah secara penyelesaian yang menyeluruh dan releven; dan
26
(xvii) Datuk Dr. Pengerusi menyarankan supaya pihak JPA mengambil kira isu-isu dan masalah yang dihadapi oleh pihak kementerian khususnya di sekolah-sekolah dalam pengiraan KPI KPM. Pihak kementerian akur dengan multiple challenges yang dihadapi oleh JPN serta menggalakkan ahli mesyuarat khususnya BPSM untuk memikirkan penyelesaian yang mampan
(sustainable solutions) dalam mengatasi masalah yang masih lagi berulang.
Tindakan:
(xviii) YBhg. Datuk Dr. Pengerusi turut menggesa Unit HRMIS JPN menggiatkan lagi usaha untuk
meningkatkan lagi prestasi pengemaskinian RP dan PP pada tahun ini.
Tindakan: JPN
Makluman:
2.2.3
Mesyuarat turut dimaklumkan mengenai perkara-perkara berikut: (i) Pencapaian KPI HRMIS pada tahun 2010 2012 iaitu: a. Sektor Pelajaran telah menunjukkan peningkatan iaitu memperoleh markah 45.00% pada tahun
27
2012 berbanding 35.00% pada 2010 dan 2011; dan b. Sektor Pengajian Tinggi juga turut meningkat iaitu memperoleh markah 80.00% pada tahun 2012 berbanding 70.00% pada tahun 2010 dan 2011. (ii) Skop penilaian KPI HRMIS bagi penjawat Pengurusan Tertinggi Perkhidmatan Awam KPM tahun 2013 seperti di Jadual 3: Pengurusan Tertinggi KSU KPM PP Semua Struktur KPM RP Semua Struktur KPM ED Semua Struktur KPM SKT LNPT
Ibu Ibu Pejabat & Pejabat & Jabatan Jabatan Struktur Struktur di di bawah bawah KPM KPM sehingga sehingga JPN JPN JPT JPT
KPPM
Struktur Struktur Struktur di di bawah di bawah bawah KPPM KPPM KPPM JPT JPT JPT
KP JPT
Jadual 3: Skop Penilaian HRMIS KPM 2013 bagi Pengurusan Tertinggi (iii) Penilaian KPI HRMIS KPM mengikut elemen ialah: a. Profil Perkhidmatan (PP) akan dinilai melalui 20 elemen di semua peringkat di dalam struktur KPM yang melibatkan semua penjawat awam di KPM sehingga ke peringkat sekolah-sekolah. Tarikh penilaian adalah pada 31 Disember 2013;
28
b.
Rekod Peribadi (RP) juga akan dinilai di semua peringkat di dalam struktur KPM melalui 17 elemen. Tarikh penilaian adalah pada 31
Disember 2013; c. Data perjawatan dinilai sama seperti rekod perjawatan MyPost (BPO, JPA) dari segi
bilangan, skim dan gred perjawatan di semua peringkat struktur KPM. Tarikh penilaian adalah pada 31 Januari 2014; d. Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dinilai dari peringkat ibu pejabat sehingga ke JPN, JPT, JPP, JPKK dan IPGM berdasarkan statistik
pengesahan SKT oleh Pegawai Penilai Pertama (PPP). Tarikh penilaian telah pun selesai pada 31 Julai 2013 yang lalu dengan pencapaian
keseluruhan KPM 98.92%; dan e. Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) di nilai apabila Pegawai Penilai Kedua (PPK) selesai memberi markah dan menghantar kepada urus setia Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) masing-masing dari peringkat ibu pejabat sehingga ke JPN, JPT, JPP, JPKK dan IPGM. Tarikh penilaian dan aktiviti berkaitan adalah seperti di Jadual 4:
29
Tarikh 7 Oktober 2013 31 Oktober 2013
Aktiviti Pegawai Yang Dinilai (PYD) mewujudkan LNPT dan mengisi Bahagian II. PYD menghantar LNPT kepada Pegawai Penilai Pertama (PPP).
Tarikh Tutup 31 Oktober 2013 15 November 2013 30 November 2013 15 Disember 2013
PPP nilai dan hantar 16 November kepada Pegawai Penilai 2013 Kedua (PPK). 1 Disember 2013 PPK nilai dan hantar kepada urus setia PPSM.
Jadual 4: Tarikh-tarikh Penilaian LNPT 2013 (iv) Pencapaian semasa dan sasaran pencapaian KPI HRMIS KPM 2013 mengikut elemen ialah seperti di Jadual 5: Elemen Pencapaian semasa 91.81% 85.04% 0.00% 98.92% 0.00% 35% (Below Target) Sasaran pencapaian 2013 91.81% 91.00% 98.00% 98.92% 95.00% 70% (On Target)
RP PP ED SKT LNPT Markah KPI keseluruhan
Jadual 5: Pencapaian Semasa dan Sasaran Pencapaian KPI HRMIS KPM 2013 Tindakan: Makluman: Semua ahli mesyuarat
30
3. PELAN PERANCANGAN HRMIS KPM 2013 2015 3.1 Mesyuarat mengambil perhatian bahawa: a. Struktur pengurusan HRMIS KPM sebelum digabungkan bagi Sektor Pelajaran diuruskan oleh 3 jawatankuasa utama iaitu:

Jawatankuasa Pemandu; Jawatankuasa Kerja Peringkat Bahagian; dan Jawatankuasa Kerja Peringkat Jabatan
b.
Manakala struktur pengurusan HRMIS bagi Sektor Pengajian Tinggi hanya diuruskan oleh Jawatankuasa Pemandu.
3.2
Mesyuarat bersetuju supaya pengurusan HRMIS KPM selepas ini diuruskan oleh 4 jawatankuasa utama iaitu: a. Jawatankuasa Pemandu yang akan dipengerusikan oleh KSU dan berperanan untuk menentukan dasar dan hala tuju HRMIS KPM di samping melaksanakan pemantauan pencapaian prestasi KPI HRMIS KPM. Ahli jawatankuasa terdiri daripada pihak pengurusan tertinggi KPM, ketua-ketua bahagian/jabatan KPM dan ketuaketua institusi awam dan agensi; b. Jawatankuasa Kerja Peringkat Bahagian yang akan dipengerusikan oleh Setiausaha Bahagian Sumber Manusia (SUB (SM)) yang dianggotai oleh pengurus HRMIS bahagian-bahagian di KPM yang berperanan
31
merancang
serta
memantau
pelaksanaan
dan
pencapaian KPI HRMIS di bahagian-bahagian; c. Jawatankuasa Kerja Peringkat Jabatan yang turut dipengerusikan oleh SUB (SM) serta dianggotai oleh pengurus HRMIS jabatan iaitu JPT, JPP, JPKK dan 16 JPN. Ia berperanan untuk merancang pelaksanaan dan memantau pencapaian KPI HRMIS di jabatan-jabatan; dan d. Jawatankuasa Kerja Peringkat Agensi yang juga akan dipengerusikan oleh SUB (SM) berperanan merancang serta memantau pelaksanaan dan pencapaian KPI HRMIS di agensi-agensi seperti Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP), Majlis Buku Kebangsaan (MBK), Institut Terjemahan dan Buku Malaysia (ITBM), Majlis
Peperiksaan Malaysia (MPM), MQA, PTPTN dan IPTA. 3.3 Untuk meningkatkan lagi pencapaian HRMIS di KPM khususnya dalam pengemaskinian RP dan PP, mesyuarat juga telah bersetuju supaya: a. pembantu tadbir yang menguruskan hal-hal perkhidmatan di sekolah-sekolah dilantik sebagai pentadbir HRMIS; b. pentadbir tersebut akan diberi latihan dan beberapa peranan umum seperti mewujudkan ID HRMIS, set semula kata laluan, menyandang kakitangan sekolah serta menjadi rujukan HRMIS di sekolah; dan c. bagi tahun 2013, pentadbir akan dilantik di sekolahsekolah bagi 4 buah JPN terlebih dahulu iaitu W.P. Putrajaya, W.P. Kuala Lumpur, Selangor dan juga
32
Perlis seperti dinyatakan di dalam slaid 61 secara terperinci. Tindakan: JPN Urus Setia HRMIS KPM 3.4 Makluman:
Ringkasan pelan perancangan pelaksanaan HRMIS KPM 2015 adalah seperti di slaid 57.
2013
4. HAL-HAL LAIN 4.1 Pihak JPA mencadangkan supaya pentadbir-pentadbir HRMIS di sekolah ini diberi sedikit motivasi supaya mereka tidak menganggap tugas baru ini sebagai membebankan. 4.2 Pihak JPA juga mohon kepada pihak urus setia HRMIS KPM dapat mengadakan perbincangan bersama JPA mengenai pelan
pelaksanaan HRMIS 2013-2015. Ini bertujuan untuk sama-sama menjayakan pelaksanaan HRMIS di KPM.
Tindakan: Urus Setia HRMIS KPM 4.3
Makluman:
YBhg. Datuk Dr Pengerusi menyarankan agar mesyuarat ini perlu diadakan secara optimum iaitu empat (4) kali setahun supaya pemantauan dapat dilaksanakan secara berterusan.
Tindakan:
33
5. PENUTUP 5.1 Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.15 petang dengan ucapan terima kasih daripada YBhg. Datuk Dr. Pengerusi dan berharap dapat berjumpa lagi pada mesyuarat akan datang yang dicadangkan pada bulan Disember 2013.
URUS SETIA HRMIS Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Kementerian Pendidikan Malaysia 7 Oktober 2013
34

Minit Mesy JK Pemandu Hrmis Bil 12013

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Minit Mesy JK Pemandu Hrmis Bil 12013

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Kementerian Pendidikan Malaysia

KP(PP)0127/24 Jilid 3 (18)

1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN , PENCAPAIAN DIUTAMAKAN

Kementerian Pendidikan Malaysia

YBrs. Dr. Aris bin Kasan

YBrs. Dr. Masnah binti Ali Muda

1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN , PENCAPAIAN DIUTAMAKAN

Kementerian Pendidikan Malaysia

YBrs. Encik Mohamed bin Murad

YBrs. Encik Khalid bin Abu Bakar

YBhg. Dato Rosmini binti Ahmad

YBrs. Dr. Sariah binti Abd. Jalil

YBrs. Encik Ismail bin Aziz

YBrs. Puan Siti Sapor binti Borhan

1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN , PENCAPAIAN DIUTAMAKAN

Kementerian Pendidikan Malaysia

YBrs. Encik Zainudin bin Abas

Puan Salmah binti Ahmad

32. 33. 34.

1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN , PENCAPAIAN DIUTAMAKAN

Kementerian Pendidikan Malaysia

YBrs. Encik Abdullah bin Mad Yunos

Encik Md Sani bin Latip

42. 43. 44.

Universiti Tun Hussein Onn Malaysia

1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN , PENCAPAIAN DIUTAMAKAN

Kementerian Pendidikan Malaysia

Tuan Hj. Hassan Bin Husin

Universiti Teknologi Malaysia

Encik Zainureen Bin Mohd. Nor

Jabatan Pendidikan Negeri Perak

1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN , PENCAPAIAN DIUTAMAKAN

Kementerian Pendidikan Malaysia

62. 63. 64.

65. 66. 67. 68. 69.

Bahagian Audit Sekolah

1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN , PENCAPAIAN DIUTAMAKAN

Kementerian Pendidikan Malaysia

Encik Zakaria Bin Ahmad

Puan Noni Hartika Binti Jauhari Puan Norlaila Binti Mohd

75. 76. 77.

Universiti Sains Malaysia

Jabatan Pendidikan Negeri Melaka Majlis Peperiksaan Malaysia

1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN , PENCAPAIAN DIUTAMAKAN

Kementerian Pendidikan Malaysia

Puan Faridatul Akhmar Binti Mat Taib

Bahagian Pendidikan Islam Bahagian Matrikulasi

1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN , PENCAPAIAN DIUTAMAKAN

Kementerian Pendidikan Malaysia

14. 15. 16.

Puan Usmi Hikma Binti Rusfan

18. 19. 20.

21. 22. 23.

Encik Iskandar Bin Dhalan Encik Kusni Bin Ahad

1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN , PENCAPAIAN DIUTAMAKAN

Kementerian Pendidikan Malaysia

URUS SETIA: BIL. NAMA JAWATAN

Encik Firdaus Bin Md Din

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN , PENCAPAIAN DIUTAMAKAN

Kementerian Pendidikan Malaysia

14. 15. 16.

19. 20. 21. 22.