Penceramah

Zasran Abdullah

Takrif Surat Rasmi

Asmah Haji Omar (1983) mentakrifkan surat rasmi sebagai surat yang ditulis dalam urusan-urusan rasmi, yakni dalam urusan-urusan yang berhubung dengan urusan pejabat, misalnya pejabat-pejabat kerajaan, badan berkanun, syarikat-syarkat perniagaan, dan tempat-tempat pengajian, serta juga dalam urusan pekerjaan, urusan persekolahan dan sebagainya.

Takrif Surat Rasmi R.L. Shurter (1954) mentakrifkan surat rasmi sebagai : .message that attempts to influence its recipient to take some action or attitude desired by the sender. Boleh digolong sebagai segala yang bertulis atau bercetak untuk dihantar kepada penerima yang tidak terbatas sifat dan saiznya.

Surat Rasmi Tidak Peribadian

memohon maklumat dari firma, institusi, dll.; memohon bantuan atau kerjasama dari firma; mendapatkan kebenaran daripada pihak berkuasa; memohon pekerjaan atau menjadi ahli kelab; menjawab panggilan temu duga; menerima atau menolak tawaran kerja; memesan barangan; bertanya tentang barangan yang dipesan; membuat aduan; membuat tempahan; mengesahkan atau membatalkan tempahan.

Surat Rasmi Peribadian

Mengucapkan tahniah atau takziah, memohon maaf, memberikan alasan kepada kawan yang sakit, saudara mara, kenalan;
-

jemputan (sosial); jawapan kepada jemputan; ucapan terima kasih.

Surat rasmi boleh dibahagi kepada : (a) (b) Surat Pekeliling Surat Arahan

(c)
(d)

Surat Pengumuman
Surat Permohonan antara Jabatan/Syarikat Pertubuhan

Tujuan Surat Tiga tujuan utama : memberitahu, mengarahkan dan mempengaruhi

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Memastikan tindakan diambil. Mengesahkan persetujuan, pelantikan. Memujuk atau menjual produk, perkhidmatan. Memberikan maklumat, menjawab pertanyaan. Menjustifikasikan tindakan. Memberikan penjelasan. Melaporkan kemajuan Mempromosikan organisasi

URUSAN SURAT-MENYURAT KERAJAAN

SURAT : alat perhubungan berbentuk dokumen digunakan untuk menyampaikan maklumat antara satu jabatan dengan jabatan yang lain atau orang ramai JENIS SURAT: POSKAD menyampaikan maklumat yang paling ringkas. Contoh : - permohonan sedang ditimbangkan - Kad Pertukaran Alamat
SURAT RASMI - menggunakan sampul rasmi - mempunyai tatacara penulisan yang seragam MINIT/MEMO - untuk komunikasi di dalam jabatan

Ganti Nama Diri Dalam Surat Rasmi

i. ii. iii. Ganti nama diri pertama, Ganti nama diri kedua, Ganti nama diri ketiga.

Ganti nama diri pertama: beta, saya, patik dan kaula (tunggal), kami (jamak eksklusif) dan kita (jamak inklusif). Ganti nama diri kedua: (nama gelaran) tuan, puan di samping gelaran akademik seperti Profesor, Doktor, gelaran anugerah seperti Datuk, Tan Sri, Datuk Patinggi, Datuk Amar dan lain-lain. Ganti nama diri ketiga: beliau, dia (kurang halus) dan mereka (jamak).

Bahasa Dalam Surat Rasmi

Bahasa berperanan menyampaikan maklumat , permintaan, keputusan, arahan dan lain-lain. Disampaikan dengan persis, langsung dan jelas supaya tiap-tiap surat itu akan terang maksudnya dan tidak mengelirukan sesiapa yang membacanya. Bahasa harus dapat menyampaikan maklumat, permintaan dan sebagainya dengan cara yang paling sederhana. Tidak disaluti bunga bahasa tanpa makna sebenarnya.

Bahasa dalam surat rasmi perlu menimbulkan suasana yang rasmi.

Menurut Asmah Hj. Omar (1991) ungkapanungkapan khusus yang membentuk laras bahasa surat rasmi memang mempunyai makna tersendiri dan berfungsi sebagai pemberi isyarat bagi makna keseluruhan surat rasmi itu. Beliau menamakan ungkapan-ungkapan ini sebagai penanda wacana, iaitu penanda kandungan surat rasmi dalam konteksnya.

Sekarang terdapat kata baru yang neutral dan tidak peribadian, yakni penama.

Contoh ungkapan : Penama yang tersebut di atas perlu menjalani pemerikan perubatan sebelum dilantik ke jawatan tetap.

1.

Penanda Rujukan

Penanda rujukan dalam surat rasmi lazimnya berupa ungkapan yang merujuk kembali pada sesuatu yang sudah berlaku atau sudah disebut atau yang menyentuh hal yang wujud dalam konteks lain. Penanda

merujuk kepada berhubung dengan sehubungan dengan berkait dengan berkenaan dengan mengikut menurut

Contoh Ungkapan
Saya merujuk kepada surat tuan Izinkan saya merujuk kepada surat tuan Saya merujuk kepada perbincangan kita kelmarin Berhubung dengan permohonan yang tersebut di atas Sehubungan dengan aduan yang dikemukakan Berkait dengan laporan yang dibuat Berkenaan dengan perkara yang tersebut di atas Mengikut fasal 152 Perlembagaan Persekutuan Menurut perkara 1.2.1

2.

Penanda Penyertaan
Penanda penyertaan dalam surat rasmi memberikan isyarat bahawa surat rasmi itu disertakan dengan sesuatu yang lain. Penanda Bersama-sama ini Dengan ini

Contoh Ungkapan

Bersama-sama ini disertakan salinan surat berketerangan sendiri Dengan ini dilampirkan salinan sijil Dengan ini dikemukakan Wang Pos bernombor

3.

Penanda Makluman

Penanda makluman dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menunjukkan adanya makluman yang dibuat.

Penanda maklum memaklumkan dimaklumkan

Contoh Ungkapan Sila maklum bahawa Seperti yang sedia tuan maklum bahawa .. Dengan hormatnya kami memaklumkan bahawa

4.

Penanda Sebab-musabab

Penanda sebab-musabab dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menimbulkan perkaitan antara peristiwa yang menunjukkan bahawa sesuatu peristiwa itu menyebabkan peristiwa yang lain.

Penanda Oleh sebab Disebabkan Dengan memandangkan Contoh ungkapan

Oleh sebab kami akan berpindah, kami mengesyorkan para pelanggan

Disebabkan keadaan demikian, dicadangkan supaya semua pihak mengambil langkah berjaga-jaga.
Dengan memandangkan bahawa masanya sudah singkat, eloklah tindakan segera diambil bagi .

5.

Penanda Perintah

Penanda perintah dalam surat rasmi berupa ungkapan yang memberikan arahan kepada pembaca/penerima surat. Perintah ini dibahagikan kepada perintah kasar dan perintah halus. Penanda diarahkan ) diingatkan dikehendaki harap berharap ) diharapkan mengharapkan harapan ) dinasihatkan menasihatkan dipohon memohon )

) ) ) ) ) halus ) ) )

kasar

Contoh ungkapan
- Tuan diarahkan untuk mengemukakan penyata - Tuan diingatkan supaya membaharui permit.

- Tuan dikehendaki hadir pada hari Isnin.

- Harap maklum bahawa mesyuarat tersebut ditunda ke tarikh yang akan diberitahu kelak.

- Kami berharap agar pihak tuan sudi menerima pelantikan tersebut.

- Diharapkan kerjasama yang seumpama akan dapat diberikan pada masa yang akan datang.
- Saya berharap agar pihak tuan dapat memberikan sumbangan untuk menjayakan bengkel ini. - Memanglah menjadi harapan kami bahawa pihak tuan dapat memberikan sumbangan bagi menjayakan bengkel ini. - Puan dinasihatkan supaya datang ke pejabat ini dengan segera. - Kami menasihatkan puan supaya datang ke pejabat ini dengan segera.

6.

Penanda Matlamat

Penanda matlamat dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menunjukkan adanya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai. Penanda untuk tujuan untuk pengetahuan untuk makluman untuk pertimbangan

Conoh ungkapan Untuk tujuan itu, kami ingin mendapatkan keterangan lanjut daripada pihak tuan. Untuk pengetahuan tuan, perkara ini akan kami kemukakan dalam mesyuarat bulan depan. Untuk makluman tuan, saya telah mengemukakan permohonan tuan kepada pihak Kementerian dalam Negeri. Untuk pertimbangan tuan, saya sertakan dokumendokumen yang berkaitan.

7.

Penanda Perwakilan

Penanda perwakilan dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menunjukkan bahawa penulis surat diberikan kuasa atau tempat untuk bertindak sebagai wakil. Penanda Bagi pihak

Contoh ungkapan kasih Bagi pihak Jawatankuasa penganjur, saya mengucapkan terima kasih Saya, bagi pihak rakan-rakan sejawat dan diri saya sendiri, mengucapkan setinggi-tinggi terima

8.

Penanda Pendapat
Ungkapan yang menunjukkan bahawa penulis surat akan memberikan pendiriannya tentang sesuatu. Pendapat Pada pendapat Pada fikiran Pada hemat Pada Pandangan

Contoh ungkapan Pada pendapat kami, perkara tersebut sepatutnya diselesaikan di peringkat pejabat saya. Pada fikiran saya, tuan wajar melaporkan kejadian itu kepada pihak polis. Pada hemat saya, permohonan mereka wajar diberikan pertimbangan. Pada pandangan kami, laporan ini perlu dihantar kepada pihak Kementerian Pertanian.

9.

Penanda Kesinambungan

Penanda kesinambungan dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menandakan kesinambungan maklumat.

Penanda
Sebagai lanjutan Berikutan daripada

Contoh ungkapan
Sebagai lanjutan daripada surat kami yang terdahulu, kami ingin Berikutan daripada perbincangan kita tempoh hari, saya ingin mengesahkan bahawa saya akan menghantar pasukan kami ke pertandingan tersebut.

10. Penanda Sikap

Penanda sikap dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menggambarkan perasaan. Perasaan ini terbahagi pada sikap positif dan sikap negatif. Penanda Sukacitanya Terima kasih Menghargai Tidak keberatan Tidak berhalangan Bersetuju Dukacitanya Dikesali Keberatan Berhalangan Tidak bersetuju

Contoh ungkapan
Dengan sukacitanya saya memaklumkan bahawa pasukan pejabat saya akan turut serta. Terima kasih diucapkan kerana bantuan yang pihak tuan hulurkan. Kami amat menghargai sumbangan yang tuan berikan itu. Pihak kami tidak keberatan untuk tuan melantik pegawai kami menjadi hakim pertandingan tersebut. Pihak kami bersetuju pegawai kami dilantik menjadi hakim pertandingan tersebut. Dengan dukacitanya dimaklumkan bahawa pasukan pejabat saya tidak dapat hadir. Segala kesulitan yang tuan alami semasa bertugas di sini sangatlah dikesali. Saya keberatan menerima pelawan tuan Pihak kami berhalangan untuk membenarkan Encik mengambil cuti. Kami tidak bersetuju untuk menanggung kos perjalanannya.

11.

Penanda Antisipasi

Penanda antisipasi dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menunjukkan adanya hubungan penghargaan yang diberikan terdahulu pada akhir surat kepada pihak penerima surat. Penanda Dahului Didahului

Contoh ungkapan Kerjasama yang tuan berikan itu, saya dahului dengan ucapan terima kasih. Kerjasama yang tuan berikan itu didahului dengan ucapan terima kasih.

12. Penanda Penamat

Penanda penamat dalam surat rasmi berupa ungkapan yang memberikan isyarat akan berakhirnya sesuatu surat rasmi. Penanda Penamat Sekian

Contoh ungkapan Sekian. Terima kasih. Sekian untuk makluman tuan.

Penggunaan Ungkapan dalam Surat

Salah Adalah saya diarah untuk menarik perhatian tuan Adalah saya diarah merujuk kepada surat surat tuan Adalah dengan segala hormatnya saya memaklumkan bahawa Adalah dimaklumkan bahawa Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa
Betul Saya diarahkan untuk memohon perhatian tuan Saya diarahkan untuk merujuk perkara ini kepada tuan Dengan segala hormatnya saya memaklumkan bahawa Dimaklumkan bahawa Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa

Adalah dengan ini dimaklumkan bahawa

Dengan ini dimaklumkan bahawa

Salah Adalah dengan dukacita dimaklumkan bahawa Adalah saya diarah merujuk pada surat tuan Merujuk kepada perkara tersebut sukacita adalah dimaklumkan bahawa Percakapan telefon saya dengan pegawai tuan (nama) tentang perkara tersebut adalah dirujuk. Saya merujuk pada surat dan bil dan menasihatkan bahawa ,,, Adalah saya ingin memaklumkan bahawa

Betul Dengan dukacitanya dimaklumkan bahawa Saya diarahkan untuk merujuk kepada surat tuan Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa Saya merujuk kepada percakapan telefon saya dengan pegawai tuan (nama) tentang perkara tersebut . Saya merujuk kepada surat tuan bil dan menasihatkan bahawa Saya ingin memaklumkan bahawa

Salah Perhatian tuan ditarik kepada Jabatan ini tidak dapat menyediakan bas kerajaan untuk kegunaan pasukan tuan. Encik X akan ditugas mengendali ceramah ini sebaik saja pihak tuan sedia mengadakannya.

Betul Perhatian tuan dipohon terhadap Pihak jabatan ini tidak dapat menyediakan bas kerajaan untuk kegunaan pasukan tuan. Encik X akan ditugaskan untuk mengendalikan ceramah ini sebaik saja pihak tuan sedia mengadakannya. Dengan hormatnya saya mengemukakan surat berketerangan kendiri Tuan diperlukan hadir dalam perbincangan ini.

Dengan hormatnya saya majukan yang menerangkan maksudnya sendiri Tuan adalah dikehendaki hadir perbincangan ini.

Salah Tuan adalah dinasihatkan supaya datang ke pejabat ini Memandang kepada keadaan yang demikian

Betul Tuan dinasihatkan supaya datang ke pejabat ini Dengan memandangkan keadaan yang demikian Kerjasama tuan menjayakan kursus tersebut amat kami hargai. Terima kasih.

Atas kerjasama tuan menjayakan kursus tersebut, kami mengucapkan terima kasih. Lanjutan kepada surat saya bil

Sebagai lanjutan daripada surat saya bil

Kesimpulan
Penggunaan laras bahasa yang khusus dalam surat rasmi mempercepat seseorang untuk menulis surat dan memahami isi surat yang diterimanya. Yang jelas sekali ialah keupayaan seseorang menulis surat rasmi dengan berkesan bergantung pada kekuatan penguasaan bahasa dan kejelasan fikirannya. Surat rasmi yang kabur, berjela-jela dan struktur yang tidak menentu berpunca daripada kelemahan penguasaan bahasa dan kelemahan cara berfikir seseorang yang menulis surat. Untuk mengelakkan masalah yang demikian, amatlah penting bagi penulis surat mempertajam penguasaan bahasanya ke peringkat yang sebaik mungkin.