Surat Rasmi dan Memo

sebagai Alat Komunikasi

Dua Bentuk Komunikasi
Komunikasi verbal (verbal
communication)
Komunikasi bukan verbal (non-verbal
communication)
Komunikasi Verbal:
Komunikasi lisan
Komunikasi tulisan

Komunikasi Lisan
(Rasmi)
Perbincangan
Mesyuarat
Ceramah
Taklimat
Dialog
Forum

Komunikasi Tulisan
(Rasmi)
Surat
Memo
Notis
Minit mesyuarat
Laporan
Kertas cadangan

KANDUNGAN
(1) Definisi
(2) Matlamat Umum
(3) Objektif
(4) Jenis
(5) Ciri Utama
(6) Proses Penulisan
(7) Format Umum
(8) Rangka Umum Isi Kandungan
(9) Perincian Format
(10) Penggunaan Bahasa
(11) Kesalahan Bahasa dalam Surat
Rasmi

DEFINISI
1 Surat yang dikeluarkan oleh jabatan sektor
awam (Kerajaan Persekutuan, Kerajaan
Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan, dan
Badan Berkanun) untuk pelanggan di
jabatan sektor awam, sektor swasta, atau
orang awam.
2 Surat yang dikeluarkan oleh sektor
pengurusan swasta untuk pelbagai tujuan.
3 Segala yang bertulis atau bercetak untuk
dihantar kepada penerima yang tidak
terbatas sifat dan saiznya.
4 Surat yang ditulis untuk urusan rasmi yang
berhubung dengan pejabat seperti pejabat
kerajaan, syarikat, atau institusi.

5 Wahana perhubungan dan

perwakilan
bertulis antara individu
dengan individu, individu
dengan institusi dan
sebaliknya, dan antara
institusi dengan institusi.
6 Surat yang berkaitan dengan
urusan atau tanggungjawab
rasmi.
7 Surat yang menggunakan
bahasa rasmi yang baku.
8 Surat yang menggunakan

FUNGSI SURAT:
~ alat perhubungan
~ sebagai rekod
~ bahan bukti
~ imej jabatan

FORMAT SURAT RASMI

~ mengikut ketetapan
jabatan, badan, dan
institusi; sebagai gaya
khusus masing-masing

SUMBER
1) Surat Pekeliling Am Bil. 8
Tahun 1980: Penyeragaman
kepala surat kementeriankementerian dan jabatanjabatan
2) Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 5 Tahun 2007: Panduan
Pengurusan Pejabat

MATLAMAT UMUM
1 Memulakan atau
meneruskan hubungan atau
komunikasi.
2 Mewujudkan bahan
rujukan kerja.
3 Melaksanakan tugas
dokumentasi.

OBJEKTIF
Melaksanakan maksudmaksud rasmi kerajaan
dengan cara berkomunikasi
melalui surat. Dalam hal ini,
surat menjadi bukti bertulis
yang nyata dan sahih
tentang sesuatu perkara
yang dimaksudkan.

CIRI UTAMA
(1) Unsur kerasmian
Mengandungi maklumat organisasi
yang perlu ditandatangani oleh
Ketua Jabatan atau pegawai yang
diberikan kuasa untuk
menandatanganinya bagi pihak
Ketua Jabatan atau bagi pihak
organisasi.
Dokumen rasmi yang sah dan
bersifat bukan peribadi.
Mengungkapkan hal atau urusan

(2) Aspek isi

Mengandungi satu perkara
atau hasrat sahaja.
Idea dan isi mestilah padat
dan tepat menurut tujuan
surat.
Ringkas dan boleh disertai
data sokongan.
Lazimnya, memerlukan

(3) Aspek format

Ditulis dalam format yang
ditetapkan oleh pihak kerajaan
atau organisasi, sama ada
sebagai surat biasa, pekeliling
am, perjawatan, dan
sebagainya.
Mempunyai maklumat
pengirim dan penerima yang
lengkap.

(4) Aspek bahasa

Menggunakan laras bahasa
surat rasmi.
Menggunakan bahasa Melayu
baku yang baik dan tepat
termasuklah aspek ejaan,
tatabahasa, penggunaan kata
atau istilah, dan tanda bacaan.
Mengutamakan kesantunan
berbahasa.

PROSES PENULISAN
1 Persiapan (Prapenulisan)
2 Penyusunan idea/draf dan penulisan
Penyusunan rangka isi
Pengembangan isi
Penjalinan isi
Penataan format
3 Penyuntingan/pengeditan
(pascapenulisan)
Penyemakan isi
Penyemakan bahasa
Penyemakan pertautan (koheren)
Penyemakan format

PRINSIP PENULISAN SURAT

4C + P

C Correct (Betul)
C Clear (Jelas)
C Comprehensive
(Lengkap)
C Concise ( Ringkas)
P Polite (Sopan)

PRINSIP 1 : Correct (Betul)

~ ejaan
~ tatabahasa
~ laras bahasa
(penggunaan
ganti nama dan gelaran)
~ data, fakta, dan
maklumat
~ wacana

PRINSIP 2: Clear (Jelas)

~ tujuan
~ perkara/tajuk/mesej
~ prosedur penulisan/protokol
~ struktur penulisan
- pengenalan
- isi surat
- akhir surat
~ ayat mudah
~ pengolahan
~ perenggan
~ sistem nombor

PRINSIP 3: Comprehensive
(Lengkap)
~ data (data utama/data
sokongan), fakta, maklumat
yang diperlukan hendaklah
dinyatakan dengan lengkap
~ rasional/justifikasi

PRINSIP 4: Consise
(Ringkas/Padat)
~ tidak perlu bahasa
berbunga-bunga atau
bersifat
kiasan/perlambangan
~ walaupun surat perlu
ringkas, kesantunan dan
keindahan perlu terpelihara

PRINSIP 5: Polite (Sopan)

~ terdapat ungkapan yang
pelbagai bentuk yang dapat
membentuk gaya atau laras
bahasa yang menjadi
penanda dalam surat rasmi
~ bertujuan untuk
memelihara hubungan
antara dua pihak

FORMAT UMUM
Surat rasmi hendaklah
ditulis berdasarkan
peraturan atau tatacara
yang telah ditentukan.
Ringkasnya, surat rasmi
lazimnya mengandungi
maklumat-maklumat yang
berikut:

(1) Kepala surat

(2) Maklumat penerima
(3) Rujukan dan Tarikh
(4) Ungkapan sapaan
(5) Tajuk atau perkara
(6) Isi kandungan atau maksud
(7) Penutup surat
(8) Slogan atau moto
(9) Tandatangan pengirim surat, nama,
dan jawatannya
(10) Penerima salinan surat
(11) Tandatangan ringkas
pendraf/jurutaip dan nombor rujukan

RANGKA UMUM
ISI
KANDUNGAN

Tujuan surat ditulis.

Maklumat pemberitahuan, iaitu
fakta atau keterangan yang
hendak diberitahukan kepada
penerima surat.
Maklumat tindakan, iaitu butir
tindakan yang perlu diambil oleh
penerima surat.
Maklumat tambahan, iaitu butir
tindakan susulan penulis surat
sekiranya penerima surat tidak
mengambil tindakan seperti yang

Isi kandungan dikemukakan dalam tiga

bahagian, iaitu:
Pembukaan surat yang
mengandungi tajuk dan perenggan
pengenalan.
Badan surat yang mengandungi
tujuan surat ditulis, butir-butir yang
diberitahukan, butir-butir tindakan oleh
penerima, dan butir-butir tindakan
susulan penulis surat (jika berkaitan).
Penutup surat yang mengandungi
kenyataan harapan penulis, gesaan
untuk mendapatkan jawapan segera,

PEKELILING
PERKHIDMATAN
BILANGAN 5 TAHUN 2007
PANDUAN PENGURUSAN
PEJABAT
30 April 2007

BAHAGIAN VI
6.3. Penyediaan surat rasmi Kerajaan
hendaklah mengandungi elemenelemen berikut:
(a) alamat pengirim;
(b) alamat penerima;
(c) nombor rujukan;
(d) tarikh surat;
(e) tajuk surat;
(f) pembukaan dan pengakhiran surat;
dan
(g) penomboran perenggan, muka
surat dan lampiran.

6.4. Huraian bagi setiap elemen adalah

seperti berikut:(a) Alamat Pengirim:
Muka surat pertama hendaklah
menggunakan kepala surat yang
mengandungi nama, alamat, nombor
telefon dan nombor faksimili agensi
pengirim. Ini akan memudahkan
penerima menjawab surat atau
menghubungi agensi pengirim di
samping memberi gambaran bahawa
surat berkenaan adalah atas urusan
rasmi Kerajaan;

(b) Alamat Penerima :

Alamat penerima di dalam surat rasmi
Kerajaan hendaklah dibuat seperti berikut:
(i) Agensi Kerajaan
- hendaklah dialamatkan kepada ketua
agensi berkenaan mengikut gelaran rasmi
jawatannya, manakala surat yang khusus
kepada ketua agensi hendaklah didahului
dengan kata hormat, gelaran kebesaran,
nama, gelaran jawatan dan alamat rasmi
agensi berkenaan. Surat yang ditujukan
kepada pegawai tertentu hendaklah
ditambah di bawah alamat dengan
perkataan untuk perhatian (u.p. nama
pegawai berkenaan).

(ii) Orang Ramai / Individu

Surat kepada orang ramai
atau individu hendaklah
dialamatkan kepada nama
dan alamat individu
berkenaan. Bagi individu
yang mempunyai gelaran
kebesaran, kata hormat dan
gelaran hendaklah

(iii) Pihak Berkuasa Berkanun /

Pertubuhan / Firma
Surat kepada Pihak Berkuasa
Berkanun, Pertubuhan atau
Firma hendaklah dialamatkan
kepada ketua badan,
pertubuhan atau firma
berkenaan mengikut gelaran
rasmi jawatannya, diikuti
dengan nama dan alamat

(iv) Surat Melalui Peguam

Surat kepada orang awam
atau firma melalui peguam
hendaklah dialamatkan
kepada peguam yang
dilantik bagi menguruskan
hal ehwal orang awam atau
firma berkenaan.

(c) Permulaan Surat :

Surat yang ditujukan kepada
jabatan/agensi Kerajaan hendaklah
dimulakan dengan Tuan manakala
kepada orang ramai hendaklah
dimulakan dengan Tuan atau Puan.
Surat yang khusus kepada Ketua
Jabatan/Agensi yang mempunyai
gelaran kebesaran hendaklah
didahului dengan kata hormat dan
gelaran kebesarannya. Begitu juga
bagi surat kepada orang awam yang
mempunyai gelaran kebesaran.

(d) Nombor Rujukan :

Surat hendaklah mempunyai
nombor rujukan failnya supaya
mudah dikesan untuk tindakan
lanjut. Nombor rujukan ini
hendaklah dicatatkan di ruang
atas sebelah kanan surat sebagai
rujukan kami. Surat jawapan
kepada surat yang diterima
hendaklah juga dicatatkan nombor
rujukan fail pengirim sebagai
rujukan tuan di atas rujukan kami;

(e) Tarikh Surat :

Tarikh surat hendaklah
dicatatkan di bahagian atas
sebelah kanan;

(f) Tajuk Surat :

Surat perlu diberikan tajuk
(atau perkara) yang dapat
menggambarkan kandungan
surat berkenaan. Setiap surat
hendaklah seboleh-bolehnya
dihadkan kepada satu tajuk
(atau perkara) sahaja. Bagi
surat jawapan, tajuk yang
sama hendaklah digunakan.

(g) Pembuka Kata dan Akhir Surat :

Surat boleh dimulakan dengan cara yang
difikirkan sesuai oleh penulis, tetapi setiap
surat hendaklah diakhiri dengan perkataan
Saya yang menurut perintah di sudut
kiri sebelah bawah surat sebelum
tandatangan pegawai yang berkenaan. Jika
pegawai yang menandatangani surat itu
bukan Ketua Jabatan, pegawai berkenaan
hendaklah menandatanganinya bagi pihak
(b.p.) Ketua Jabatan. Nama pegawai itu
hendaklah menggunakan huruf besar di
sudut kiri
surat di bawah tandatangannya;

(h) Penomboran Perenggan, Muka Surat dan

Lampiran :
Semua perenggan dalam surat, kecuali
perenggan pertama, hendaklah
dinomborkan secara berturutan. Surat yang
mengandungi lebih daripada satu muka
surat, muka surat seterusnya hendaklah
juga diberi nombor yang berturutan.
Lampiran yang disertakan kepada surat
hendaklah dinomborkan di bahagian atas
sebelah kanan, misalnya Lampiran 1 atau
Lampiran A dan nombor lampiran ini
mestilah sama dengan nombor yang dirujuk
di dalam surat. Nombor rujukan surat
hendaklah dicatitkan di bahagian atas

6.5. Surat hendaklah

disediakan dalam tiga (3)
salinan. Salinan asal dihantar
kepada penerima, salinan
kedua dikandungkan dalam fail
yang berkenaan dan salinan
ketiga pula dikandungkan
dalam fail timbul (float file).
Jika ada keperluan, salinan
tambahan perlu diedarkan

6.6. Semasa menyediakan

surat, pegawai hendaklah
memperakukan kepada
pegawai pengelas untuk
menentukan taraf keselamatan
surat sama ada terbuka atau
terperingkat. Kod peringkat
keselamatan hendaklah
dicatatkan sebagai sebahagian
daripada nombor rujukan fail

Pendaftaran Dan
Pengedaran
6.7. Surat yang ditujukan
khusus kepada Ketua/Timbalan
Ketua Jabatan hendaklah
diserahkan kepada Pembantu
Khas (tanpa dibuka), manakala
surat yang dialamatkan kepada
Ketua Jabatan dan surat untuk
perhatian pegawai hendaklah

6.8. Pegawai yang

bertanggungjawab
menguruskan surat jabatan
sahaja yang boleh
membuka surat dan
mendaftarkannya mengikut
prosedur yang ditetapkan.

6.9. Sebelum sesuatu surat

diedarkan untuk diambil
tindakan oleh Ketua/Timbalan
Ketua Jabatan atau pegawai
lain, tindakan segera
hendaklah diambil untuk
memasukkan surat ke dalam
fail yang berkenaan mengikut
cara seperti yang dinyatakan
dalam BAHAGIAN VII.

6.10. Semua surat yang diterima

hendaklah diambil tindakan
segera. Sekiranya surat itu
memerlukan jawapan segera ia
hendaklah dibalas dalam masa
yang singkat. Sekiranya jawapan
segera tidak dapat diberikan,
penulis surat itu hendaklah
dimaklumkan melalui surat akuan
terima yang menyatakan bahawa
jawapan yang lengkap akan
disusuli dalam satu jangka masa

6.11. Pembantu Khas atau

pegawai yang bertanggungjawab
menguruskan surat jabatan
hendaklah memastikan semua
surat yang hendak dihantar keluar
adalah salinan asal yang lengkap
dengan tarikh, nombor rujukan
fail, alamat yang betul dan tepat,
lampiran (jika ada) dan telah
ditandatangan oleh pegawai yang
bertanggungjawab. Setiap surat
keluar hendaklah didaftarkan

6.12. Penghantaran surat boleh

dibuat melalui mesin faksimili.
Walaupun surat telah dihantar
melalui mesin faksimili, surat
asal hendaklah disusuli segera.
Selain itu penghantaran surat
juga boleh dibuat melalui
emel. Peraturan penerimaan
dan penghantaran surat
melalui mesin faksimili dan

Pengurusan Surat
Terperingkat
6.13. Pengurusan surat
terperingkat termasuk yang
diterima dan yang dihantar
hendaklah dikawal dengan
selamat menerusi pendaftaran
rahsia semasa menerima,
memproses, menyimpan dan
menghantar mengikut Arahan

PERINCIA
N FORMAT

(1) Kepala Surat

- Nama organisasi, alamat lengkap
organisasi, nombor telefon, nombor
faksimile, laman web, dan alamat emel.
- Format kepala surat direka pelbagai
bentuk, selaras dengan identiti atau
keperibadian organisasi.
- Memuatkan logo atau lambang
organisasi. - Sekiranya surat tersebut
sudah mengandungi kepala surat yang
telah lengkap tercetak dengan nama
dan alamat pengirim, maka tidak perlu

DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA

WILAYAH SELATAN
No. 1 & 3, Susur Dato Muhd. Said Sulaiman 1,
Larkin Perdana, 80350 Johor Bahru,
Johor Darul Takzim.
Tel.: 07-2365588, 07-2368282
Faks.:07-2358686
Laman web: http://www.dbp.gov.my

(2) Maklumat Penerima

Bahagian ini mengandungi
maklumat seperti yang berikut:
- nama penerima dan
jawatannya
- perkataan untuk perhatian
(u.p.) jika memerlukan
seseorang yang
tertentu
mengambil tindakan
terhadap
surat tersebut perkataan melalui ditulis kepada ketua
jabatan jika penerima surat bukan

Penolong Pengarah Bahasa,

Unit Kurikulum, Sektor Pengurusan Akademik,
Jabatan Pelajaran Negeri Johor,
Jalan Tun Abdul Razak,
80604 Johor Bahru,
Johor Darul Takzim.
(u.p.: Encik Osman bin Ibrahim, Penyelia Bahasa
Melayu)
Melalui: Pengarah,
Jabatan Pelajaran Negeri Johor.

(3) Rujukan dan Tarikh

Tarikh yang ditulis mestilah tarikh
surat dihantar, bukan tarikh surat
ditulis. Tarikh mestilah ditulis huruf
besar semuanya atau pada huruf
pertama sahaja (kata nama khas).
Tarikh tidak menggunakan tanda
koma atau noktah. Berpandukan
surat yang dikeluarkan oleh DBP,
jika menggunakan kalendar Islam
(Hijrah), tarikh tersebut ditulis di
bawah tarikh kalendar masihi.

(7)

Ruj. tuan : JPNJ/100/2006 (11)

Ruj. kami :DBP/3-6/17/23 K.3
Tarikh

: 1 Ogos 2006
7 Rejab 1427

(4) Ungkapan Sapaan

- dalam pelbagai variasi bahasa seperti
Assalamualaikum, Yang Berbahagia, Yang
Berhormat, dan lain-lain yang disusuli
dengan gelaran dan jawatan penerima
surat.
- gelaran seperti Tun, Tan Sri, dan
Datuk/Dato, hendaklah digandingkan
dengan ungkapan sapaan seperti Yang Amat
Berbahagia, Yang Arif, Yang Mulia, Yang
Amat Berhormat, Yang Berhormat, dan Yang
Berbahagia.
- sapaan yang paling kerap dan bersifat
neutral ialah Tuan/Puan atau Tuan sahaja.
- kata sapaan ditulis langkau dua baris di

Yang Amat Berhormat Dato

Seri,
Tuan/Puan,
Tuan,

(5) Tajuk atau Perkara

Tajuk ditulis dengan huruf
besar dan digelapkan.
Tajuk surat ditulis
berpandukan maklumat
atau tujuan surat. Oleh
sebab tajuk bukanlah ayat,
maka noktah tidak
diperlukan. Tajuk mestilah

Nota Tambahan:
Sebaik-baiknya tajuk tidak
melebihi tiga baris kecuali
surat perjawatan, tender,
kontrak, dan hal urusan
tanah.
Surat perjawatan, tender,
kontrak, dan hal urusan

PELANTIKAN SEBAGAI
PENCERAMAH KURSUS
PENATARAN BAHASA MELAYU
BENGKEL PENERBITAN LEMBAR
BAHASA
PENGGUNAAN TULISAN JAWI
PADA PAPAN TANDA

(6) Isi Kandungan atau Maksud

- merupakan maklumat, berita, dan
segala keterangan yang mewakili
tujuan surat ditulis.
- disusun dalam beberapa perenggan.
- penyampaiannya hendaklah jelas dan
memuatkan maklumat penting yang
berkaitan sahaja.
- perenggan dinombori bagi
memudahkan rujukan dan
pemahaman.
- perenggan pertama dan perenggan
terakhir tidak dinombori.

1 Perenggan pertama, angka satu tidak

ditulis.
2 Perenggan permulaan berkisar kepada
pendahuluan atau merujuk kepada surat
terdahulu dan tajuk surat.
3 Bahagian ini dimulakan dengan ungkapan
Merujuk perkara di atas,...,
Dengan hormatnya dimaklumkan
bahawa..., Dengan sukacitanya
dimaklumkan bahawa..., dan sebagainya.
4 untuk mendapatkan tindak balas biasa,
positif, atau negatif.
5 Pembaca dapat menghayati tujuan dan
matlamat surat.

Merujuk perkara di atas,

Dewan Bahasa dan Pustaka
Wilayah Selatan dengan
kerjasama Jabatan Pelajaran
Negeri Johor akan
mengadakan Kursus
Pemantapan Tatabahasa
Guru-guru Negeri Johor bagi
tahun 2006.

1 Perenggan kedua, angka dua (2) ditulis.

2 Maksud dan kandungan surat, tujuan surat
ditulis, ulasan, data, penghujahan, dan
pengolahan.
3 Perenggan yang mempunyai dua atau
lebih pecahan, pemberian nombor dilakukan
dengan mengikut peringkat, misalnya 2.1,
2.2, 2.3, dan seterusnya. Begitu juga untuk
perenggan yang seterusnya.
4 Pecahan boleh dilakukan dengan
menggunakan sistem penomboran yang
lain, misalnya menggunakan nombor roman
sama ada nombor roman besar ataupun
kecil seperti i, ii, iii, dan seterusnya, atau
menggunakan abjad a, b, c, dan seterusnya.

2. Sehubungan dengan itu, pihak

kami ingin melantik tuan sebagai
penceramah dalam program tersebut.
Untuk makluman pihak tuan, program
ini akan diadakan berdasarkan
ketetapan seperti yang berikut:
2.1 Tarikh
: 10 Oktober 2006.
2.2 Tempat : Hotel Seri Malaysia,
Johor Bahru.
2.3 Masa
: 8.30 pagi hingga
4.30
petang.

1 Perenggan yang ketiga, angka

tiga
(3) ditulis.
2 Maklumat tambahan.
3 Taip tiga titik/tanda elipsis (...) di
tepi
sebelah kiri, dalam ruang tepi
jika ada
lampiran yang bertentangan
dengan
perkataan yang dilampirkan atau

3. Dengan sukacitanya
dimaklumkan bahawa pelantikan
ini tertakluk kepada syarat-syarat
dan kadar bayaran yang telah
ditetapkan oleh Dewan Bahasa
dan Pustaka. Bersama-sama
dengan surat ini, pihak kami
lampirkan atur cara majlis, borang
penerimaan lantikan, dan borang
tuntutan perkilometeran yang
perlu diserahkan kembali kepada
pihak kami selewat-lewatnya 8

1 Perenggan keempat,
angka empat (4) ditulis.
2 Bahagian ini
menggunakan ayat
penegasan, harapan, atau
penyertaan. Ayat yang
digunakan memberikan
isyarat bahawa maklumat
dan pemberitahuan penting

4. Sekiranya pihak tuan

memerlukan keterangan lanjut,
silalah hubungi pegawai kami,
Puan Hasrina Baharum melalui
talian telefon ataupun e-mel,
hasrina@dbp.gov.my. Pihak
kami berharap agar pelantikan
ini akan diterima dan kesudian
pihak tuan untuk membantu
kami amat dihargai.

1 Tujuan surat rasmi dihadkan kepada

satu perkara sahaja.
2 Jika dicampurkan dengan beberapa
perkara dalam sepucuk surat, besar
kemungkinan akan menimbulkan
kekeliruan kepada penerima.
3 Antara kekeliruan
- untuk membuat keputusan dalam
menentukan keutamaan maklumat,
penerima perlu membuat beberapa
salinan berdasarkan beberapa perkara
yang disampaikan
- ada kemungkinan sesuatu perkara

(7) Penutup
- Bahagian ini diakhiri
dengan ungkapan seperti
Sekian, terima kasih.
- Perenggan ini tidak
diindentasikan dan tidak
diberikan nombor.
- merupakan penyataan
baik sangka dan harapan.

Sekian, terima kasih.

Perhatian dan kerjasama
yang diberikan didahului
dengan ucapan terima
kasih. Sekian.

(8) Slogan atau Moto

- tidak ditekankan
penggunaannya.
- perkara ini boleh ditulis
sekiranya perlu, seperti dalam
urusan surat urusan kerajaan yang
menggunakan slogan
BERKHIDMAT UNTUK
NEGARA.
- ditulis dengan menggunakan
huruf besar, digelapkan, dan
diberikan tanda ketik ....

BAHASA JIWA BANGSA

KUALITI MENYELURUH
BUDAYA UiTM

(9) Tandatangan Pengirim Surat,

Nama, dan Jawatan
Saya yang menurut perintah
digunakan dalam urusan jabatan
kerajaan.
Bagi surat rasmi dan surat
perdagangan individu, ungkapan Yang
benar turut digunakan, tetapi
ungkapan Yang ikhlas tidak diizinkan.
Ungkapan Saya yang menjalankan
tugas digunakan khusus untuk Ketua
Setiausaha Negara.

Bagi pengirim yang bukan ketua

jabatan, surat mestilah ditulis bagi
pihak (b.p.).
Gelaran jawatan digalakkan ditulis
sebelum b.p.

Saya yang menurut

perintah,
Siti Hajar Mahpol
(SITI HAJAR MAHPOL)
Penolong Pengarah Bahasa,
Jabatan Pelajaran Negeri
Johor.
b.p.: Pengarah Sektor

Saya yang menurut

perintah,
Abdul Nasir Mohd Razali
(ABDUL NASIR MOHD
RAZALI)
Pengarah,
Dewan Bahasa dan Pustaka
Wilayah Selatan.

(10)
Penerima salinan
surat
Untuk penerima salinan surat
hendaklah ditulis singkatan
kepada (s.k.) dan diikuti
dengan nama penerima
salinan. Bahagian ini tidak
perlu menggunakan indentasi.
Bahagian ini perlu dinombori
(sama ada nombor roman atau

NOTA TAMBAHAN:
s.k. boleh dihantar kepada
orang atasan dan orang
bawahan
s.k. utamakan edaran
luaran dahulu
s.k. senarai nama ikut

s.k.: Guru Besar,

SK Taman Johor Jaya 3, Johor
Bahru.
s.k.: (1) Guru Besar, SK Taman Johor
Jaya
3, Johor Bahru.
(2) Yang Dipertua, Persatuan Ibu
Bapa
dan Guru, SK Taman Johor
Jaya 3, Johor Bahru.

(11)
Tandatangan Ringkas
Pendraf/Jurutaip dan Nombor
Rujukan Rekod
Nama penulis ditaip dengan huruf
singkatan besar dan nama penaip
huruf kecil. Kemudian diikuti
dengan nombor fail dan nombor
disket untuk memudahkan
pencarian fail.
RAR/as/surat1-disk2

NOTA TAMBAHAN:
font - 6 hingga 8
Contoh:
C:RBW/as/Surat Pelantikan
(tempat simpan:Pendraf surat (Huruf besar)/Penaip/Tajuk
Surat

Bengkel 1:
Betulkan kesalahan
bahasa dalam
petikan surat rasmi
di bawah.

Tuan,
PERLAKSANAAN PLAN
TINDAKAN BERSEPADU
(PTB)

Merujuk perkara diatas,

pihak jabatan ini telah
bersetuju untuk
menjalankan Plan Tindakan
Bersepadu (PTB) yang akan
bermula di awal bulan
Febuari 2007.

2. Sehubungan itu, pihak tuan

diminta untuk menyiapkan
lapuran prestasi tahunan dari
masa ke semasa. Adalah
dimaklumkan bahawa lapuran
tersebut akan digunakan
sebagai indikator perlaksanaan
PTB. Jika sekiranya pihak tuan
ingin mengsyorkan saranan
kearah pembaikkan PTB,

3. Selain daripada itu, pihak kami

akan membuat perlantikan berapa
orang pegawai perunding demi
untuk melicinkan perlaksanaan
PTB ini. Oleh kerana PTB ini paling
utama sekali untuk dilaksanakan,
pihak tuan diharap dapat
mengemas kinikan segala
maklumat-maklumat penting.
Lain-lain perkara kami akan
maklumkan pada pihak tuan di
masa akan datang.

4. Sukacita dimaklumkan bahawa

PTB diperuntukan RM50,000.00 untuk
dilaksanakan. Bagi mempastikan
perlaksanaannya berkesan, pihak kami
akan memperluaskan sistem
penyampaian. Berhubung perkara
tersebut, kebanyakkan unit telah
diminta menjalankan taklimat kepada
pegawai. Perkara ini telah
dipanjangkan kepada semua ketuaketua unit. Di atas segala kerjasama,
pihak kami mengucapkan setinggi
penghargaan.

LATIHAN DAN BENGKEL

Pilih perkataan atau rangkai kata yang dieja
secara tepat.
1
A ibubapa
B ibu bapa
2
A
3
A
4
A
sarap
5
A
negara
6
A
7
A
8

ulang kaji
tanggungjawab
sampah-sarap

B ulangkaji
B tanggung jawab
B sampah

warganegara

B warga

olahraga
urusetia

B olah raga
B urus setia

A ke 20

B ke-20

LATIHAN DAN BENGKEL

Pilih perkataan atau rangkai kata yang dieja
secara tepat.
1
A ibubapa
B ibu bapa
2
A
3
A
4
A
sarap
5
A
negara
6
A
7
A
8

ulang kaji
tanggungjawab
sampah-sarap

B ulangkaji
B tanggung jawab
B sampah

warganegara

B warga

olahraga
urusetia

B olah raga
B urus setia

A ke 20

B ke-20

Betulkan kesalahan ayat di bawah.

1.
Amat mengkagumkan sekali prestasi
jabatan itu.
2.
Berdoalah semuga Allah mencucuri
rahmat
atas rohnya.
3.
Kita perlu memberi pandangan yang
bernas.
4.
Adalah dimaklumkan bahawa perkara
di atas
dirujuk.
5.
Berikut merupakan aturcara majlis
tersebut.
6.
Sessi persekolahan akan dibuka di
bulan
Januari ini.
7.
Pihak sekolah berharap maklumat yang
diperlukan itu dapat diperolehi.

8.
Ibu-ibu bapa diharap dapat menghulur
sumbangan
pada pihak sekolah.
9.
Pihak sekolah akan menjatuhi hukuman
terhadap pelajar yang engkar akan arahan.
10. Pihak kami akan memperketatkan peraturan
sekolah demi untuk kebaikan pelajar.
11. Pihak kami mengucapkan jutaan terima kasih
di atas
sokongan dari pihak tuan.
12. Pihak PIBG mensasarkan pelajar
bermasaalah
untuk melibatkan diri di dalam
projek itu.
13. Di antara perkara-perkara yang akan
dibincangkan ialah seperti berikut:
14. Pihak lembaga disiplin akan menguat kuasa
peraturan baru ini mulai minggu hadapan.
15. Saya ingin menasihatkan pihak tuan agar
mempertingkat prestasi dari masa ke semasa.

Pilih penggunaan penanda wacana yang

tepat.
A) Selain daripada itu
B) Selain itu
A) Sehubungan dengan itu
B)
Sehubungan itu
A) Ini kerana
B) Hal ini demikian
kerana
A) Walau bagaimanapun B)
Walaubagaimanapun
A) Justeru
B) Justeru itu

Pilih penggunaan penanda wacana yang

tepat.
A) Selain daripada itu
B) Selain itu
A) Sehubungan dengan itu
B)
Sehubungan itu
A) Ini kerana
B) Hal ini demikian
kerana
A) Walau bagaimanapun B)
Walaubagaimanapun
A) Justeru
B) Justeru itu

SEKIAN
TERIMA KASIH
Salam Bahasa
Azhar Salleh
012-7645831
http://witra.blogspot.com