UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

PENGURUSAN FAIL PROGRAM PENDIDIKAN KHAS INTEGRASI (PPKI)

Ropizalhazri Bin Ismail
Disediakan Oleh

TUJUAN PENGURUSAN FAIL

Menentukan sistem pengurusan fail yang bersistematik untuk tujuan tindakan atau rujukan. Menjelaskan proses pembukaan, pergerakan dan penyimpanan fail. Mendapat kefahaman dalam tugas-tugas mengendalikan fail dan pengurusan PPKI.

PENGKELASAN FAIL
Fail Rasmi - tanggungjawab Ketua Pembantu Tadbir, Pembantu Tadbir dan Pembantu Am Pejabat. Fail Kerja - tanggungjawab Guru Penolong Kanan (GPK) Pendidikan Khas/ Penyelaras dan Guru Pendidikan Khas.

JENIS FAIL

Fail Rasmi

Fail Kerja

Kulit Fail

FAIL RASMI

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 menyebut menggunakan kulit fail (Am 435 Pin 1/80) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara.

Pengkodan

FAIL RASMI

(sambungan)

- SMKKS/04/11/003 ( - JPNP/09/02/02 ( )

- JPN.SPSPK 02.700-1/3 ( )
- CEA4089.700-1/3 ( )

Pengkodan

FAIL RASMI

(sambungan)

- CEA4089.700 04 / 03 (

Sekolah Kod Arkib Negara Pendidikan Khas Kurikulum Bilangan

FAIL RASMI

(sambungan)

FAIL RASMI

(sambungan)

Pengkodan dan Pendaftaran

CEA4089.-O4

Teliti kandungan surat / dokumen dan pastikan fail-fail berkenaan telah sedia ada ataupun memerlukan fail baru dibuka dan direkodkan dalam Buku Daftar Fail Baru dan Tutup.

Pendidikan Khas
04/01 04/02 04/03 04/04

Pengurusan PPKI
04/03/01

Kurikulum

Hal Ehwal Murid

Kokurikulum
04/03/03

Pasukan Kelab dan Persatuan Badan Beruniform

04/03/02

Sukan dan Permainan/ 1M1S

Kandungan Fail

FAIL RASMI

(sambungan)

Kertas Minit

- Masukkan Kertas Minit berserta surat / dokumen yang berkenaan di dalam fail yang telah dibuka. - Minit kandungan surat dimasukkan dan difailkan di sebelah kiri. - Surat, dokumen atau salinan surat / dokumen di sebelah kanan fail.

Surat Keluar Masuk

Kertas Minit

FAIL RASMI

(sambungan)

- penting bagi mencatat segala dokumen keluar masuk.

- Minit kandungan surat yang diterima/ masuk ditulis menggunakan pen warna merah dan surat keluar menggunakan pen berwarna biru / hitam.

Surat Masuk dan Keluar

FAIL RASMI

(sambungan)

- Surat yang diterima / masuk dicop menggunakan warna merah.

- Surat yang dihantar / keluar dicop menggunakan warna biru / hitam.

Simpanan Fail - menyebut perlu

FAIL RASMI

(sambungan)

disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak yang sesuai dan dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. - Fail hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.

Menutup Fail - apabila jumlah

FAIL RASMI

(sambungan)

bilangan surat / dokumen mencecah bilangan 100 atau setebal 2 inci/4 cm. - Fail hendaklah ditulis

- Fail baru hendaklah di tulis Jld. XX Contoh : CEA4089.700-04/03 Jld. 2

Tutup Pada XX/X/2010 Rujuk Jilid XX

Fail Perlu Hidup - ada catatan keluar masuk surat / dokumen. - Contoh :
Surat Surat Surat Surat Surat Surat Surat DOKUMEN mohon tubuh Pengakap PPKI kelulusan tubuh oleh Pengetua/GB pelantikan Guru Penasihat Pengakap panggilan kursus Pengakap dari JPN maklum hadir kursus dari sekolah mohon kelulusan buat program sekolah kelulusan program dari Pengetua STATUS Keluar Masuk Masuk Masuk Keluar Keluar Masuk BIL 1 2 3 4 5 6 7

FAIL RASMI

(sambungan)

a. b. c. d. e. f. g.

Kulit Fail - bebas. Simpanan Fail - dalam Bilik PPKI Pengkelasan Fail
Akta/ Pekeliling

FAIL KERJA

Pengurusan dan Pentadbiran PPKI Pengurusan Mesy/ PPKI Taklimat Pengurusan Rekod Pengurusan Kewangan

Kandungan Fail

FAIL KERJA

(sambungan)

- Menggunakan kertas pembahagi - Mengandungi maklumat seperti : * Carta Organisasi * Takwim / Perancangan Tahunan * Senarai Jawatankuasa * Perlembagaan * Surat-surat

Pengkelasan Fail Kerja

FAIL UTAMA Pengurusan dan Pentadbiran PPKI Kurikulum Hal Ehwal Murid Kokurikulum

FAIL KERJA

(sambungan)

BIL 1

JUMLAH FAIL 7

2 3 4

11 5 4

JUMLAH

27

1. Pengurusan dan Pentadbiran

BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 ITEM Maklumat Am Program PPKI Fail Meja Carta Organisasi PPKI Jawatankuasa PPKI Maklumat Kelas PPKI Takwim / Perancangan Tahunan Buku Panduan Pengurusan Perancangan Strategik PPKI Surat Panggilan Mesyuarat Minit Mesyuarat

FAIL KERJA

(sambungan)

Pengurusan PPKI

1.6
1.7 1.7 2 Mesyuarat / Taklimat 2.1 2.2

1. Pengurusan dan Pentadbiran

BIL 3 FAIL DAN REKOD NO ITEM 3.1 4.1 ITEM Rujuk lampiran Rekod Pendaftaran Murid Rekod Kehadiran Murid Rekod Pergerakan Guru / PPM Rekod Guru Ganti Rekod Penggunaan Peralatan Rekod Laporan Guru Bertugas Rekod Pelawat Rekod Profil Murid (unit HEM) - Rekod Kesihatan - Rekod Pergigian Buku Stok/Inventori/Harta Modal Buku Tugasan Guru Buku Tugasan PPM

FAIL KERJA

(sambungan)

Akta dan Surat Pekeliling

4.2
4.3 4.4 4.5 4 Pengurusan Rekod 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11

1. Pengurusan dan Pentadbiran

BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM 5.1 5 Pengurusan Kewangan 5.2 5.3 5.4 6 Perkembangan Staf 6.1 6.2 7.1 7 Dokumentasi 7.2 7.3 ITEM Perancangan Perbelanjaan Tahunan Penyata peruntukan PCG

FAIL KERJA

(sambungan)

Rekod perbelanjaan
Salinan Nota minta / Invois / Resit Kertas Kerja Laporan Aktiviti

Kertas Kerja
Laporan Aktiviti Post Mortem

2. Kurikulum
BIL FAIL DAN REKOD

FAIL KERJA
NO ITEM 1.1

(sambungan)

ITEM Dokumen Standard Kurikulum (DSK) Dokumen Standard Prestasi (DSP)

KSSRPK/KSSMPK

1.2

1.3
2.1 2.2 2.3 2.4 3.1

Jadual Waktu

Sukatan Pelajaran Bermasalah Pembelajaran Jadual Waktu Induk Jadual Waktu Guru Jadual Waktu Kelas Jadual Tugasan PPM
Jadual Pentaksiran / Penilaian Laporan Pentaksiran Pendaftaran Peperiksaan Awam

Pentaksiran / Penilaian

3.2
3.3

2. Kurikulum
BIL
4

FAIL KERJA
NO ITEM
4.1 5.1 5.2 5.3

(sambungan)

FAIL DAN REKOD

Bank Soalan

ITEM
Bank Soalan / Senarai Semak Surat Persetujuan Ibubapa / Penjaga Ujian Kelayakan Laporan Prestasi Murid Jawatankuasa Program Inklusif Jadual Waktu Guru Resos dan Arus Perdana berkaitan Senarai Nama Murid Inklusif

Program Inklusif

5.4 5.5 5.6

Rancangan Pengajaran Individu

Pemantauan

6.1
6.2 7.1 7.2 7.3

Jawatankuasa RPI
Dokumen RPI Jadual pemantauan Guru Instrumen pencerapan Maklum balas pemantauan

2. Kurikulum
BIL FAIL DAN REKOD

FAIL KERJA
NO ITEM 8.1

(sambungan)

ITEM Jawatankuasa Panitia Perancangan Program Panitia Minit Mesyuarat Panitia Kewangan Panitia Laporan Aktiviti Panitia Saringan 1 Domain LINUS Dokumen PBS

Panitia Mata pelajaran / Komponen

8.2 8.3 8.4 8.5

10 11

LINUS PBS

10.1 10.2 11.1

3. Hal Ehwal Murid

BIL FAIL DAN REKOD

FAIL KERJA

(sambungan)

NO ITEM ITEM 1.1 Biodata (SMM), 1.2 Surat Penempatan Murid 1.3 Laporan Pemeriksaan Doktor Salinan Kad OKU Salinan Sijil Kelahiran Salinan Kad Pengenalan Murid Salinan Kad Pengenalan Ibubapa/Penjaga Salinan Buku Akaun Bank Sijil Penghargaan/Penyertaan Analisis Data Guru Analisis Data Murid Analisis Data PPM Laporan Status PPKI 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

Peribadi Murid

1.9
2 Data / Enrolmen (SMPK) 2.1 2.2 2.3 2.4

3. Hal Ehwal Murid

BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM 3.1.

FAIL KERJA

(sambungan)

ITEM Jawatankuasa Disiplin PPKI

Disiplin

3.2
4 Skim Pinjaman Buku Teks 4.1 4.2 5.1 5 Biasiswa / EMK 5.2

Laporan Salahlaku Murid

Borang Pinjaman Buku Teks Data SPBT PPKI Borang Persetujuan Ibubapa

Borang Kebenaran / Kawalan Pengeluaran Wang

4. Kokurikulum
BIL FAIL DAN REKOD
1.1

FAIL KERJA
NO ITEM

(sambungan)

ITEM
Carta Organisasi / Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum

Induk Pengurusan Kokurikulum

1.2 Senarai Nama Murid Mengikut Unit 1.3 Takwim / Perancangan Kokurikulum

1.4 Laporan Pencapaian / Pengiktirafan 1.5 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan 2.1 Senarai Nama Murid 2.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
2 Pasukan Badan Beruniform 2.3 2.4 2.5 2.6 Senarai Kehadiran Aktiviti Perlembagaan Pelaporan Aktiviti Perancangan Kokurikulum/Takwim

2.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

4. Kokurikulum
BIL FAIL DAN REKOD

FAIL KERJA

(sambungan)

NO ITEM ITEM 3.1 Senarai Nama Murid 3.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid 3.3 3.4 3.5 3.6 Senarai Kehadiran Aktiviti Perlembagaan Pelaporan Aktiviti Perancangan Kokurikulum/Takwim

Kelab dan Persatuan

3.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan 4.1 Senarai Nama Murid 4.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
4 Sukan dan Permainan / 1M1S 4.3 4.4 4.5 4.6 Senarai Kehadiran Aktiviti Perlembagaan Pelaporan Aktiviti Perancangan Kokurikulum/Takwim

4.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

Soal Jawab

TERIMA KASIH