Mac 2014

Panduan
Pengumpulan Data
Baki Awal Aset Alih
- Pusat
Tanggungjawab



Panduan Memuat Turun SPA Muka Surat 2

1.0 Objektif

Prosedur ini adalah bertujuan untuk memberi panduan kepada PTJ bagi proses pengumpulan data
baki awal aset alih untuk Mock Run 1. Buku panduan ini menggantikan Panduan Pengumpulan
Data Baki Awal Aset Alih yang bertarikh November 2013. Buku panduan ini adalah khas untuk
Mock Run 1 dan akan digantikan setiba masanya untuk Mock Run 2 dan Mock Run 3.

2.0 Skop

Prosedur ini digunapakai bagi memberi penyelarasan kerja antara KK Kementerian, PTJ dan PSK.

3.0 Singkatan

MoF - Kementerian Kewangan Malaysia
SPPA - Sistem Pemantauan Pengurusan Aset
PSK - Pentadbir Sistem, Kementerian
BA - Bahagian Akaun, Kementerian
KA - Ketua Akauntan, Kementerian
UAD - Unit Audit Dalam, Kementerian
UPPD - Unit Pengurusan Pelaksanaan dan Data, JANM
JANM - Jabatan Akauntan Negara Malaysia
PTJ - Pusat TanggungJawab
SPA - Sistem Pengurusan Aset

4.0 Tempoh

4.1 Mengemaskini Kod PTJ Mock Run 1

Bil. Perkara Tarikh Tuju Tindakan
1 Mengemaskini Kod PTJ di dalam Data SPA
dan menghantar semula kepada BA
11 15 April 2014 PTJ

4.2 Menentukan Kod Program Aktiviti Mock Run 1

Bil. Perkara Tarikh Tuju Tindakan
1 Memaklumkan kepada BA Kod Program /
Aktiviti PTJ
15 April 2014 PTJ

4.3 Mengemaskini Kod VOT (Aktiviti sehingga Jun 2014)

Bil. Perkara Tarikh Tuju Tindakan
1 Mengemaskini medan Kod VOT di dalam SPA
(Rujuk Lampiran 4)
30 Jun 2014 PTJ

5.0 Terma Rujukan Kerja

PTJ

a) Memastikan tidak mengubah nama fail Data SPA
b) Mengemaskini medan Kod PTJ yang salah atau bernilai 000000 dengan kod yang betul
untuk setiap aset, jika perlu
c) Menghantar Data SPA yang telah dikemaskini ke BA mengikut tarikh yang ditetapkan
d) Menentukan Kod Program / Aktiviti bagi PTJ tersebut dan memaklumkan kepada BA
mengikut tarikh yang ditetapkan
e) Mengemaskini medan VOT


Panduan Pengumpulan Data Baki Awal Muka Surat 3



6.0 Carta Alir

6.1 Carta alir untuk mengemaskini Kod PTJ Mock Run 1

Carta Alir Rujukan
Lampiran 1 & 2
Menerima Data SPA
daripada BA,
Kementerian
Data SPA
Mengemaskini
medan Kod PTJ bagi
setiap aset
Menghantar data
SPA yang telah
dikemaskini kepada
BA, Kementerian
PTJ
(data dikemukakan kepada
PTJ jika perlu)
Tarikh: 11 April 2014
PTJ
Tarikh: 11 15 April 2014
PTJ
Tarikh: 15 April 2014
Tindakan
TAMAT
MULA




Panduan Pengumpulan Data Baki Awal Muka Surat 4



6.0 Carta Alir

6.2 Carta alir untuk menentukan Kod Program / Aktiviti Mock Run 1

Carta Alir Rujukan
Lampiran 3
Menentukan Kod
Program / Aktiviti
Menghantar
maklumat Kod
Program / Aktiviti
kepada BA,
Kementerian
Mengisi medan Kod
Program/Aktiviti
BA, Kementerian
menghantar kepada PTJ
Tarikh: 14 April 2014
BA, Kementerian dan
PTJ
Tarikh: 14 April 2014
PTJ
Tarikh: 14 April 2014
BA, Kementerian
Tarikh: 15 April 2014
Tindakan
TAMAT
MULA
Menerima lampiran
Kod Program/
Aktiviti daripada
BA, Kementerian


Panduan Pengumpulan Data Baki Awal Muka Surat 5



Lampiran 1
Semakan terhadap medan Kod PTJ

Contoh muat turun Data SPA adalah seperti berikut









BA, Kementerian hendaklah menyemak dua perkara pada medan Kod PTJ:

1. Memastikan tiada Kod PTJ yang bernilai 000000; dan
2. Memastikan tiada Kod PTJ yang salah.

Berikut adalah contoh Kod PTJ yang perlu dikemaskini:



Dengan merujuk kepada medan Label, Kod PTJ boleh boleh ditentukan.

Maksud Kod Label dengan ringkas adalah seperti berikut:

Kod Kementerian + Kod Jab/PTJ + <Type> + 2-digit year + <Sequence> e.g. KK/BTM/H/06/79

Kod label aset setiap agensi adalah berbeza mengikut struktur organisasi agensi tersebut. Bagi perluasan
di cawangan-cawangan agensi, kod tambahan pada kod label aset iaitu negeri dan daerah juga digunakan
berdasarkan kepada Kod DDSA Negeri/Daerah yang telah ditetapkan oleh pihak MAMPU.
Contoh Kod Label yang mengandungi Kod DDSA Negeri/Daerah:
Jenis Organisasi Penetapan Kod Label Contoh
Kementerian Label Kementerian/Label Bahagian/Kumpulan
Aset/Tahun/Siri
KDN/BPTM/H/11/
1
Jabatan Label Kementerian/Label Jabatan/Kumpulan Aset/Tahun/Siri KDN/IMI/H/11/1
Ibu Pejabat Negeri Kod Kementerian/Kod Jabatan/Kod DDSA Negeri-Bil
Cawangan/Kumpulan Aset/Tahun/Siri
KDN/IMI/11-
01/H/11/1
PTJ di Daerah Kod Kementerian/Kod Jabatan/Kod DDSA Negeri-Kod
DDSA Daerah-Bil Cawangan/Kumpulan Aset/Tahun/Siri
KDN/IMI/11-03-
01/H/11/1
PTJ ke-2 di Daerah
yang sama
Kod Kementerian/Kod Jabatan/Kod DDSA Negeri-Kod
DDSA Daerah-Bil Cawangan/Kumpulan Aset/Tahun/Siri
KDN/IMI/11-03-
02/H/11/1

Kod PTJ salah
Kod PTJ
bernilai 00000
atau salah

Panduan Pengumpulan Data Baki Awal Muka Surat 6



Lampiran 2
Mengemaskini medan Kod PTJ

Pengemaskinian Kod PTJ hendaklah dilakukan ke dalam Data SPA (excel format).

Nama fail Data SPA TIDAK boleh ditukar.

Pastikan kod PTJ yang digunakan adalah Kod PTJ Bayar bagi PTJ tersebut.

Dengan merujuk kepada medan Label seperti yang diterangkan di Lampiran 2, medan Kod PTJ boleh
dikemaskinikan seperti berikut:



Lampiran 3

Menentukan Kod Program / Aktiviti

Kod Program mengandungi beberapa aktiviti berkaitan yang dijalankan oleh sesebuah Kementerian /
Jabatan bagi mencapai objektif yang ditetapkan. BA dengan pertolongan PTJ, dikehendaki menetapkan
Kod Program / Aktiviti berdasarkan senarai Kod Program / Aktiviti yang sering digunakan. Jika PTJ
menetapkan Kod Program / Aktiviti, ia hendaklah memaklumkan kepada BA untuk diisikan ke dalam
Mapping Data, mengikuti format di bawah di dalam fail excel. Maklumat yang telah dikumpulkan
hendaklah diberikan kepada UPPD, JANM.

Bil Nama Kementerian Nama PTJ Kod PTJ Kod Program
/Aktiviti
1 Kementerian Kesihatan
Malaysia
Pej Pengarah Hospital Kuala
Lumpur
240201 31799

Lampiran 4

Mengemaskini medan Kod VOT

PTJ hendaklah mengemaskini medan VOT bagi setiap aset alih yang tersenarai, selain daripada VOT
perbelanjaan bekalan B berdasarkan maklumat yang sebenar, jika ada. Maklumat VOT adalah seperti
berikut:

Perihal Aksara/Digit Catatan
VOT 1 huruf + 2 digit Kod ini menunjukkan perbelanjaan seperti berikut:
P = Perbelanjaan Pembangunan
S = Public Fund Initiative (PFI)
T = Perbelanjaan Tertanggung
5-digit = Amanah

Kod PTJ yang
telah dibetulkan

Panduan Pengumpulan Data Baki Awal Muka Surat 7



Maklumat VOT bagi setiap aset boleh diperolehi menerusi Pesanan Kerajaan, baucar bayaran atau
dokumen sokongan seperti kontrak, surat mahkamah dan surat penyerahan.