PENGURUSAN

MAJLIS-MAJLIS
RASMI

Jenis-Jenis Majlis
i.Majlis Penuh Istiadat
Istiadat Pertabalan
Istiadat Penganugerahan darjah
Kebesaran
ii.Majlis Rasmi dan Formal
Majlis Jamuan Makan yang diberikan
oleh YAB Ketua Menteri bagi meraikan
Ketua Kerajaan yang sedang membuat
lawatan rasmi ke Sarawak
Perasmian sesuatu majlis anjuran
Kerajaan (Pameran, Pembukaan
Bangunan, Seminar)

iii. Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal

Majlis yang dibuat oleh pihak swasta
(Perasmian bangunan swasta oleh YAB
Ketua Menteri atau Menteri Kabinet
lain)
iv. Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal
Majlis Hari Keluarga anjuran pegawai
dan kakitangan sesuatu organisasi
kerajaan atau bukan kerajaan
Pertunjukan anekaragam
3

Mengurus Majlis

Perancangan
Pemilihan tarikh, masa dan tempat
Penubuhan Jawatankuasa dan agihan
tugas
Tetamu Kehormat
Bajet
Program

Persiapan
Senarai jemputan dan kad
Buku program dan atur cara pentadbiran
Kod pakaian
Peralatan dan kemudahan lain
Pengangkutan dan penginapan
Permaidani merah
Liputan media
Alat siar raya

Persiapan
Sambutan
Pengacara majlis
Bacaan doa
Cenderamata
Jamuan
Penyambut tetamu

Raptai dan Pelaksanaan

Raptai
Biasanya diadakan sekali atau dua kali sebelum
acara sebenar berlangsung
Tujuan utama ialah bagi memastikan majlis
sebenar akan berlangsung dengan lancar
sebagaimana dirancang
Semasa raptai diadakan, senarai semak perlu
disediakan bersama atur cara majlis sebagai
panduan semasa mengadakan raptai agar
kelemahan dapat dikenal pasti segera

Raptai dan Pelaksanaan

Raptai
Seorang atau lebih pegawai dilantik bagi
mengendalikan perjalanan keseluruhan
majlis
Semua
Pengerusi
bagi
setiap
Jawatankuasa perlu hadir semasa raptai

Sambungan...

Pelaksanaan Susunan Tempat Duduk

PRINSIP 1
(i)STD
hendahlah
disusun
mengikut
kekananan. Keutamaan bermula dari
kanan
Tetamu
kehormat
sama
ada
bersebelahan,
beriringan
atau
bersetentangan
(ii)Dif yang paling hampir sekali dengan
Tetamu Kerhormat ialah dif yang terkanan
& STD bermula dari sebelah kanan TK
(iii)Isteri duduk di sebelah kiri
(iv)Jumlah Dif di atas pentas dihadkan
kepada 3,5,7, (jemputan seorang) atau
4,6,8 (jemputan dengan isteri)
10

PRINSIP 2
(i) Jumlah dif-dif atas pentas khas hendaklah
dihadkan,
tujuannya
ialah
untuk
memberi
tumpuan kepada mereka yang berkenaan sahaja.
(ii) Hos akan duduk di sebelas kanan Tetamu
Kehormat
(iii) Cara Susunan Keutamaan hendaklah dimulakan
dari kanan ke kiri
(iv) STD di atas pentas hendaklah ditentukan
dengan peranan dan tugas yang dimainkan oleh
VIP

11

PRINSIP 3
(I) Dalam majlis menggunakan meja panjang
tetamu wanita tidak duduk mengetuai kecuali
susunan keutamaan itu adalah susunan
keutamaan wanita itu sendiri.
(II)

Wanita tidak
khas/panjang

duduk

di

hujung

meja

(III) STD di meja bulat hendaklah dipenuhi dalam

satu bulatan 360 darjah kecuali dalam
keadaan di mana meja tersebut berhadapan
meja
Di
Raja
hendaklah
kerusi
yang
membelakangkan meja Di Raja dikosongkan

12

Susunan Tempat Duduk

(Theatre/Classroom style)

1.Tetamu Kerhormat
2. Hos

5. Tetamu Kanan
6. VIP

3. Tetamu Kanan

7. VIP

4. Tetamu kanan

8. VIP
13

Susunan Tempat Duduk ( Pasangan Suami Isteri)

3s

2s

1s

1i

2i

3i

Pasangan
1
Pasangan
2
Pasangan 3
1s Suami

3s - Suami

1i Isteri

3i - Isteri

2s Suami
2i - Isteri
14

Susunan Tempat Duduk Di Meja

Bulat
X
1

Bil.Tetamu

=8
1-8
(Susunan
Kekananan
)
Garisan XY
dikosongka
n

8
Y

15

Susunan Tempat Duduk di Meja

Panjang
11

5
I

3
S

1
I

10

12

S
MEJA KHAS

4 S

I 2

S
I

MEJA
VIP 1

MEJA
VIP 2

S
I

16

CADANGAN MENYEDIAKAN
TETAMU KHAS

KERUSI

UNTUK

Settee
Kerusi Banquet dengan alas tangan / tanpa
alas tangan
Kerusi khas untuk Majlis Istiadat
Peringatan ;
Dari segi amalan kerusi kerusi yang
digunakan oleh tetamu kerhormat yang
melibatkan SPB Agong /Raja Permaisuri Agong
atau TYT / Toh Puan, YAB Perdana Menteri
atau YAB Ketua Menteri seeloknya dibezakan
dari segi warna atau bentuk dengan kerusi
yang lain.
17

CADANGAN MENYEDIAKAN MEJA BULAT

1 meja untuk VVIP Tetamu Lelaki &
Wanita duduk dalam satu meja dalam
pasangan
2 meja VVIP Berasingan Tetamu Lelaki
& Wanita diasingkan (Pasangan Suami
Isteri diasingkan)
2 atau 4 meja khas untuk lain-lain
jemputan kenamaan tertakluk kepada
bilangan yang hadir
Meja Meja untuk tetamu
mengikut bilangan yang dijemput

biasa

1 atau 2 meja `standby untuk dibuka

sekiranya tempat tidak mencukupi
18

CADANGAN MENGATASI MASALAH TEMPAT

KOSONG / PENUH (Contingency Plan)
Alihkan / Kurangkan meja , jika masa
mengizinkan
Kurangkan jumlah kerusi pada meja,
sebagai contoh dari 10 orang ke 8 orang
Arahkan tetamu untuk duduk di semua
meja secara rata
Promote atau `upgrade tetamu dari
bawah ke atas

Disebaliknya, Jika kehadiran di luar

jangkaan
bersedia
untuk
membuka
`standby table atau menambah kerusi
tempat duduk
19

TUGAS DAN PERANAN

20

Sentiasa berbudi bahasa dan memberi bantuan

pada setiap masa sekalipun berada dalam
keadaan genting.

Sentiasa menunjukkan keyakinan diri dalam

menguruskan aktiviti. Sekiranya sesuatu yang
tidak dijangka berlaku, sila bertenang dan cuba
selesaikan masalah secara profesional.

Pastikan
anda
memahami
program
yang
disediakan. Anda perlu sentiasa menyemak
dengan Urusetia Penganjur bagi memastikan
perubahan program

21

Sila hubungi Urus Setia Penganjur atau lainlain JK Kerja yang berkaitan sekiranya ada
aduan,rasa tidak puas hati,masalah dan
sebagainya yang dibangkitkan oleh VIP.

Pastikan nombor telefon anda diketahui oleh

Urus Setia Penganjur bagi memudahkan
mereka menghubungi anda pada bila-bila
masa

22

Sentiasa menepati masa,mematuhi peraturan

pakaian,etika sosial dan protokol serta
meminta izin sebelum meninggalkan VIP

Memperlengkapkan diri dengan fakta-fakta

umum
seperti
latar
belakang
sejarah,geografi,ekonomi,
tempat-tempat
menarik dan sebagainya.

23

1.

Pastikan anda faham dan maklum dengan

pelan dan susunan aturcara yang telah
disusun termasuk laluan sebenar apabila
mengiringi VIP dari satu lokasi ke satu
lokasi disekitar tempat tersebut.

2.

Ambil
maklum
terhadap
jenis
pengangkutan yang disedia khusus untuk
VIP dan anda hendaklah cekap mengatur
kemudahan tersebut apabila diperlukan.

3.

Pastikan JKK kerja dihubungi sekiranya

anda
berhadapan
dengan
sesuatu
masalah.
24

Meneliti buku program dan beri perhatian

terhadap setiap acara rasmi dan lain-lain
acara penting yang akan dihadiri oleh VIP
dan pasangan mereka.

5. Peka dan faham dengan peranan yang

mereka mainkan pada setiap aturcara
yang
telah
disusun
untuk
tertamu
tersebut.

25

1.

Dapatkan terlebih dahulu segala maklumat

penting berhubung jadual ketibaanVIP. Tentukan
mereka di sambut di Lapangan Terbang.Iringi
mereka ke hotel penginapan dan seterusnya
membantu dalam urusan pendaftaran bilik
penginapan.

2.

Pastikan anda faham dan perhatin dengan

segala kemudahan yang disediakan oleh pihak
hotel sama ada dari segi keselamatan, tempat
makan/coffee
house,
kemudahan
rekreasi
(Kolam renang, pusat kesihatan, gimnasium dan
sebagainya), kemudahan perubatan dan kedaikedai (Saloon dandanan rambut,kedai runcit,
hadiah/cenderhati dan sebagainya.
26

1.

Perkenalkan diri kepada VIP setiba mereka di

Lapangan Terbang

2.

Selesaikan segala urusan seperti Imigresen,

Kastam dan bagasi berkaitan ketibaan mereka di
lapangan terbang.Sila pastikan pengangkutan
sedia menunggu di lapangan terbang untuk
membawa ke hotel.Iringi rombongan tersebut ke
hotel penginapan. Seterusnya pastikan urusan
pendaftaran bilik penginapan dan segala yang
berkaitan kebajikan mereka berjalan secara
teratur.

3.

Berikan penerangan berhubung dengan pelan

kedudukan hotel,bilik penginapan,bilik urusetia
termasuk segala kemudahan dan perkhidmatan
yang disediakan di hotel berkenaan.

27

4. Sila iringi mereka ke setiap acara yang

dihadiri serta ke lain-lain tempat yang
berkaitan seperti lawatan atau riadah.
Pastikan anda berada di lokasi acara tersebut
dilangsungkan agar mudah dihubungi dan
membantu ketika khidmat anda diperlukan.
5. Pastikan JK Kerja yang berkaitan dan VIP
mudah menghubungi anda pada bila-bila
masa agar mudah menyampaikan sebarang
maklumat dan memberi arahan selanjutnya.
6. Berikan tindak balas yang segera kepada
setiap keperluan sekiranya diperlukan.
28

7.
Maklumkan
kepada
VIP
berhubung
sebarang maklumat atau perubahan yang
telah dimaklumkan oleh mana-mana JKK
Kerja yang berlaku dalam aturcara yang
telah disusun.
8. Maklumkan kepada VIP sejurus ketibaan
mereka, program yang sepatunya mereka
hadir dan maklumkan kepada Urus Setia/
JKK Kerja yang berkaitan sama ada mereka
menghadiri program tersebut.
29

1. Membantu VIP segala urusan yang

berkaitan seperti pendaftaran keluar dari
hotel dan maklumkan butir lengkap
berhubung
jadual
berlepas
serta
pengurusan bagasi dan pengangkutan ke
lapangan terbang.
2.

Sila iringi VIP ke lapangan terbang.

Pastikan segala urusan sebelum berlepas
berjalan dengan lancar sebelum mereka
diiringi ke balai berlepas.
30

1.

Semasa pendaftaran,semua LO akan

dibekalkan dengan buku program,jadual
penerbangan,nombor kenderaan masingmasing dan sebagainya.

2.

Semasa Program Lawatan

berlangsung,sekiranya anda diminta oleh
mana-mana JKK Kerja untuk melaksanakan
tugasan, ia harus disempurnakan seperti
yang diarahkan

3.

Sebarang permohonan tambahan daripada

VIP hendaklah mendapat kelulusan
daripada Urus Setia Penganjur.

31

1.

Sentiasa berpakaian kemas (Lounge Suit)

bagi LO yang bertugas

2.

Sentiasa menunjukkan displin yang tinggi

serta sikap ingin membantu didalam
segala hal walaupun diluar bidang
tugasnya.

32

PERANAN DAN TUGAS

33

Menyemak senarai jemputan serta tempat

duduk yang disediakan

Mengenal pasti dan kenal tetamu yang akan

hadir

Menyambut ketibaan tetamu

Mengedarkan program

Mengiringi tetamu ke tempat duduk

Menunjukkan tempat duduk tetamu

34

Memberitahu
apa-apa
dipinta oleh tetamu

maklumat

Memberi bantuan
pelbagai hal

Menjaga ketenteraman majlis

Menjaga keselesaan tetamu

kepada

tetamu

yang
dalam

35

Ketrampilan diri

Perwatakan baik

Tingkah laku baik

Pergerakan pantas

Mengenali tetamu

Bersikap sabar dan toleransi

Mahir dalam teknik menyambut

36

Mengetahui susunan atur cara

Mengetahui tujuan majlis

Mengetahui susunan tempat duduk tetamu

Mengetahui
majlis

Mempunyai senarai nama tetamu kenamaan

Berpakaian kemas dan sesuai

dan

mahir

dengan

kawasan

37

Senyum selalu

Gerak
geri
menyambut

Mengenali tetamu

Pertanyaan dan teguran

Rujuk
kepada
pegawai
mengalami kesulitan

tingkah

laku

semasa

bertugas

jika

38

Ruang majlis yang terhad

Tetamu yang tidak membawa kad

Jawab datang tetapi tidak datang

Jawab datang berdua tetapi datang seorang

Jawab datang seorang tetapi datang berdua

Jawab tidak datang tetapi datang

Tidak memberi sebarang jawapan

39

Datang membawa `extra

Nama tetamu tidak ada dalam senarai

Datang terlalu awal

Berpakaian tidak mengikut kod pakaian

Datang lewat

Mengubah tempat duduk

Tetamu menghantar wakil

40

JURUACARA MAJLIS / MASTER OF

CEREMONIES
Peranan :
Orang
yang
mengendalikan/mengawasi
berbagai upacara sosial, contohnya di
majlis-majlis rasmi, formal atau tidak formal.
Roles :
A person (s) incharge of social occassions,
who introduce guests, etc.

41

Peranan dan Tugas Juruacara Majlis

1.Bilangan
Seorang / Dua / Tiga Orang melaksanakan
tugas
secara
bergilir
atau
seorang
bersedia sebagai `reserve
2. Kualiti Diri
Imej diri yang baik
Berpengalaman
dalam
kejuruacaraan
Suara yang baik
Kesihatan yang memuaskan

bidang

42

3. Peranan & Tugas Emcee

Mengalu-alukan kehadiran VVIP dengan
panggilan hormat yang betul
Mengumumkan
kerhormat

ketibaan

tetamu

Mengacarakan program majlis mengikut

susunan yang ditetapkan oleh penganjur
Perhatin dan mengenali VVIP yang hadir
Boleh membuat ucapan di luar teks dalam
keadaan tertentu

43

Sambungan.
Sensitif terhadap keadaan dan suasana majlis
Tidak perlu memberi ulasan atau apa-apa
komen
terhadap
ucapan-ucapan
yang
disampaikan
Boleh menyesuaikan diri dengan pelbagai
cara penyampaian

44

4. Skrip/Teks Ucapan
Membantu menyediakan skrip/teks ucapan
Membuat ujian / latihan semasa raptai
Bersedia menerima cue
5. Posisi / Tempat
Berada di posisi yang sesuai
penglihatan tidak terhalang
Mudah menerima cue

45

Sambungan.
6. Pakaian
Berpakaian sederhana dan sopan
Mengikut jenis pakaian yang ditetapkan oleh
penganjur

46

AKTA LAGU KEBANGSAAN

TAHUN 1968

47

1.

Versi Penuh
(Full version / Naskhah Penuh / Naskhah Di
Raja)

2.

Naskhah Ringkas / Abridged Version

( Mengandungi 8 baris permulaan & 8 baris
penghabisan)

3.

Naskhah pendek / Short Version

( Mempunyai 8 baris terakhir)

48

Naskah Penuh dimainkan pada peristiwaperistiwa berikut apabila :

1.Penghormatan diberi kepada SPB Agong
2.Penghormatan diberi kepada Timbalan SPB
Agong semasa menjalankan tugas-tugas SPB
Agong
3.Penghormatan diberi kepada seseorang
Raja yang dilantik bagi menjalankan tugastugas Yang di-Pertuan Agong (di bawah
Ordinan Menjalankan Tugas YDA 1957)
4.Panji-Panji
diRaja
dikibar
melambangkan kehadiran SPB Agong

bagi

49

Sambungan
5. Semua peristiwa dimana Agong hadir
sendiri
6. Pada peristiwa lain sebagaimana yang
ditetapkan oleh SPB Agong
7.
Di
sekolah-sekolah
bagi
maksud
mengajar murid-murid menyanyi Lagu
Kebangsaan
8. Pada semua peristiwa apabila Lagu
Kebangsaan dinyanyikan, naskhah penuh
hendaklah dinyanyikan.

50

Sambungan
9. Pada semua sambutan rasmi pembesarpembesar luar negara, naskhah penuh
hendaklah dimainkan selepas sahaja Lagu
Kebesaran
Negeri
pembesar
membuat
lawatan dimainkan.
10. Pada semua peristiwa rasmi yang
diadakan
oleh
Pembesar-Pembesar
Luar
Negara dalam Malaysia bagi merayakan HariHari Kebangsaan atau peristiwa-peristiwa
Kebangsaan yang lain. Naskhah Penuh
hendaklah dimainkan selepas sahaja lagu
kebangsaan Negara Pembesar luar Negara itu
dimainkan. Maksud Pembesar luar Negara di
sini ialah Persuruhjaya Tinggi atau Duta.
51

NASKHAH RINGKAS (ABRIDGED

VERSION)
Naskhah ringkas yang mengandungi 8 baris
pertama dan 8 baris terakhir dimainkan pada
peristiwa tersebut :
1.Memberi hormat kepada SPB Agong dalam
majlis-majlis rasmi.
2.Memberi hormat kepada TYT dalam majlismajlis rasmi
3.Wakil rasmi SPB Agong.Apabila SPB Agong
diwakili oleh seorang Raja, Lagu Kebesaran
Negeri DYMM Raja yang berkenaan akan
dimainkan sepenuhnya dahulu dan selepas
itu barulah diikuti dengan Lagu Kebangsaan
naskhah ringkas.
52

4. Wakil-wakil Diplomat SPB Agong di luar Negara dalam

majlis-majlis rasmi
5.Majlis minum selamat SPB Agong dengan iringan muzik
6. Mana-mana peristiwa lain sebagaimana
ditetapkan dengan titah SPB Agong

yang

NASKAH PENDEK (SHORT VERSION)

Naskhah Pendek mengandungi 8 baris yang terakhir dan
naskhah ini dimainkan dalam keadaan-keadaan berikut :
1. Pada mana-mana peristiwa rasmi apabila SPB Agong
atau wakil tidak hadir.Tetapi apabila salah seorang
daripada DYMM Raja Melayu hadir maka naskah pendek
hendaklah dimainkan selepas lagu kebesaran Negeri
semasa tamatnya peristiwa itu.
53

2. Apabila tamatnya sesuatu hiburan atau

tamatnya rancangan televisyen
MEMAINKAN LAGU KEBANGSAAN DAN LAGU
KEBESARAN NEGERI
Di Peringkat Persekutuan :
Apabila SPB Agong atau wakil rasmi tidak
berangkat hadir tetapi salah seorang
daripada DYMM Raja Melayu berangkat
hadir. Lagu Kebangsaan naskah ringkas
hendaklah dimainkan pada akhir majlis
tersebut selepas Lagu Kebesaran Negeri
DYMM Raja berkenaan dimainkan.

54

Di Peringkat negeri ;
1.Hari Jadi TYT
2.Hari Kebangsaan
3.Upacara Istiadat Pengeruniaan Darjah
Kebesaran
4.Istiadat pembukaan persidangan DUN
5.Istiadat Mengangkat Sumpah YAB Ketua
Menteri / Menteri-Menteri Kabinet
6.Majlis-majlis
rasmi
/
majlis-majlis
Istiadat yang dihadiri oleh TYT
7.Majlis Jamuan Negeri ( State Banquet)
55

MENGHORMATI LAGU KEBANGSAAN

Apabila lagu kebangsaan dimainkan sama ada naskhah
penuh/ringkas/pendek dimainkan semua orang yang
hadir hendaklah berdiri sebagai tanda hormat.
PENALTI
Jika seseorang yang dengan sengaja tidak menunjukkan
hormat kepada lagu kebangsaan di mana-mana tempat
awam boleh dikenakan denda tidak lebih dari RM1000.00
atau penjara tidak lebih dari satu bulan
PENGUATKUASAAN
Segala perbuatan yang mungkin merendahkan kemuliaan
lagu kebangsaan pada pandangan umum adalah
dianggap tidak menghormati lagu kebangsaan. Pegawaipegawai polis diberi kuasa untuk menangkap tanpa
waran orang-orang yang tidak menhormati lagu
kebangsaan.
56