KES-KES PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN SEKOLAH

SERTA CADANGAN PENYELESAIAN KES

Kes-kes Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah

( S e m u a m a k l u m a t k e s a d a l a h b e r d a s ar k a n f a k t a se b e n a r t e t a pi p e n g g u n a a n
nama bukan yang sebenar)
Kes 1
PENINGNYA TEGURAN AUDIT
Cheryl Lyn. G. Bolongon
Senario
Encik Nuh merupakan Pembantu Tadbir bagi Sekolah Matakasih di kawasan pedalaman Sabah dan beliau
telah menjawat jawatan tersebut semenjak tiga tahun yang lalu. Sekolah ini baru sahaja beroperasi selama
setahun dan ditadbir oleh Encik Sumping yang juga baru dilantik selaku Guru Besar di sekolah
berkenaan. Biarpun Encik Nuh baru tiga tahun dalam menjalankan tugas-tugas kewangan, Guru Besar
sangat bergantung kepada beliau terutamanya dalam mengendalikan hal-hal kewangan di sekolah. Antara
tugas penting Encik Nuh adalah memungut pungutan-pungutan sekolah dan mengakaunkannya dalam
Buku Tunai Sekolah.
Pada bulan Mac 2011, sekolah telah menerima surat daripada Pejabat Pelajaran Daerah untuk
membuat lawatan pra audit pengurusan kewangan. Hasil lawatan tersebut mendapati beberapa perkara
berkaitan terimaan dan pungutan yang tidak mengikut prosedur kewangan iaitu:
a)

Buku Resit
Buku Resit dibatalkan kerana guru kelas mengisi maklumat terimaan lebih awal dan didapati
maklumat itu tidak boleh diguna pakai. Oleh itu, banyak helaian resit yang terpaksa dibatalkan kerana
kesilapan tadi. Dalam masa yang sama, catatan dalam rekod stok Buku Resit hanya dibuat bagi
nombor siri yang diguna pakai sahaja manakala nombor siri yang batal tidak diambil kira.
Penggunaan satu Buku Resit Pejabat bagi tahun yang berbeza. Apabila ditanya mengenai perkara
tersebut, Encik Nuh menyatakan bahawa perkara tersebut berlaku disebabkan oleh kekurangan Buku
Resit.

b)

Buku Tunai
Nombor cek di bahagian bayaran dan Nombor siri Buku Resit di bahagian terimaan dalam Buku
Tunai tidak mengikut turutan nombor. Terdapat nombor siri buku resit dan nombor cek yang
melangkau bulan. Buku Tunai tidak dikemas kini. Terdapat urus niaga yang belum dicatat pada
bulan Februari 2011 dan tiada catatan langsung dibuat pada bulan Mac sedangkan terdapat baucar,
cek dan resit yang dikeluarkan pada bulan berkenaan. Catatan dalam Buku Tunai KWS untuk sewa
kedai buku telah dimasukkan ke dalam lajur pelbagai. Hal ini disebabkan sekolah masih lagi
menggunakan buku tunai format lama dengan memberi alasan bahawa pihak sekolah tidak
mengetahui bahawa terdapat format yang baharu.

c)

Daftar Cek Batal

Daftar cek batal tidak diselenggara. Terdapat beberapa cek batal pada Buku Cek tetapi tidak
dicatatkan dalam Daftar Cek Batal. Terdapat juga cek yang dibatalkan pada cek kosong dengan
perkataan BATAL di bahagian belakang cek tersebut.

Soalan:
(a)

Bincangkan prosedur kewangan yang betul dan sepatutnya bagi setiap tatacara terimaan
dan pungutan tersebut.

(b)

Jelaskan penambahbaikan yang boleh dilakukan oleh pihak sekolah.

Jawapan:
PENINGNYA TEGURAN AUDIT
(a)

(b)

(c)

Buku Resit
(i)

Buku Resit ditulis pada masa terimaan dibuat. Elakkan menulis resit lebih awal untuk
mengelak pembaziran.

(ii)

Catatan dalam rekod stok Buku Resit perlu mempunyai nombor siri helaian awal dan
nombor siri helaian akhir dan perlu memastikan terdapat 50 helaian siri yang diperakukan
pada helaian pertama belakang resit pejabat.

(iii)

Penggunaan satu Buku Resit Pejabat bagi tahun yang berbeza boleh digunakan dengan
syarat harus didaftarkan semula dalam Daftar Stok Buku Resit berkenaan. Pengecualian ini
diberi hanya kepada sekolah yang sukar untuk mendapatkan stok resit seperti sekolah
pedalaman atau sekolah yang terletak di pulau. Cadangan penambahbaikan agar menempah
stok resit dalam kuantiti yang banyak atau lebih awal untuk mengelak kekurangan buku
resit.

(iv)

Resit yang dibatalkan jangan diceraikan.

Buku Tunai
(i)

Rujukan pada Buku Tunai seperti nombor resit, nombor baucar dan nombor cek perlu
mengikut turutan nombor.

(ii)

Buku Tunai hendaklah diselia oleh Penyelia setiap hari, disemak oleh Guru Besar pada
penghujung bulan untuk mengesahkan Buku Tunai dan disemak oleh Audit Dalaman setiap
tiga bulan sekali.

(iii)

Sepatutnya terimaan bagi sewa kedai buku dimasukkan dalam lajur caj/sewaan bagi lain-lain
kerana terimaan ini merupakan pendapatan kepada sekolah. Lajur ini terdapat dalam format
buku tunai yang baharu. Walau bagaimanapun sekiranya sekolah masih menggunakan buku
tunai yang lama, akaun subsidiari dalam lajur pelbagai perlu dikemas kini. Penggunaan buku
tunai lama masih boleh digunakan sehingga tahun 2011.

Daftar Cek Batal

Selenggarakan Daftar Cek Batal.

Kes 2
ADUH.... BUKU RESITNYA HILANG!!!!!
Cheryl Lyn. G. Bolongon
Senario
Puan Arfa merupakan seorang Guru Besar yang telah berkhidmat selama lima tahun di Sekolah Awana
Genting Kuala Lumpur. Sekolah tersebut mempunyai bilangan pelajar seramai 678 orang. Semasa Puan
Arfa mula-mula datang berkhidmat di sekolah itu, beliau mendapati bahawa salah satu bangunan sekolah
tersebut telah uzur dan tidak selamat untuk diduduki. Beliau juga difahamkan bahawa pihak sekolah
sedang menunggu untuk kelulusan bangunan baharu daripada pihak JPN. Pada tahun 2007, JPN telah
meluluskan untuk projek bangunan baharu bagi menggantikan bangunan lama tersebut dan dijangka siap
pada awal tahun 2011. Pada 6 Januari 2011, beliau dengan rasminya telah menerima surat daripada JPN
mengenai kelulusan pemindahan ke bangunan baharu tersebut.
Proses kerja-kerja pemindahan sedang giat diusahakan dan perancangan dibuat sebaik mungkin
untuk mengelakkan sebarang masalah. Pemindahan dijangka dibuat mulai 16 Januari 2011. Pada 15
Januari 2011, sekolah gempar dengan kejadian pecah masuk ke pejabat pentadbiran dan bilik Guru Besar
iaitu sehari sebelum tarikh pemindahan dirancang hendak dilakukan. Pihak sekolah mendapati tiada aset
berharga yang hilang tetapi beberapa Buku Resit Pejabat telah hilang berserta pungutan oleh guru kelas 3
Bestari iaitu Puan Aminah sebanyak RM196.00 yang tidak sempat diserahkan kepada pejabat untuk
disimpan dalam peti besi pada hari sebelum kehilangan tersebut berlaku. Puan Arfa telah mengarahkan
Encik Baharudin, kerani sekolah yang menjaga buku resit tersebut serta Puan Aminah untuk memberikan
laporan mengenai bilangan buku resit dan pungutan sebenar yang hilang.
Laporan Encik Baharudin menyatakan bahawa terdapat tiga buku resit pejabat telah hilang yang
bernombor siri 120100 sehingga 120250. Daripada ketiga-tiga buku resit tersebut, hanya dua daripadanya
yang telah dan sedang digunakan manakala salah satu daripadanya iaitu daripada nombor siri 120200
hingga 120250 telah dikeluarkan daripada stok buku resit tetapi telah dipastikan bahawa belum ada
transaksi yang dibuat. Pada hari yang sama, laporan polis telah dibuat oleh Puan Arfa berkenaan dengan
kejadian pecah masuk serta kehilangan ketiga-tiga buku resit tersebut. Kerelaan Puan Aminah untuk
membayar balik wang sebanyak RM196.00 tersebut menyebabkan pungutan sejumlah RM196.00 yang
hilang itu tidak dilaporkan semasa laporan polis dibuat kerana beranggapan perkara itu telah selesai dan
tidak perlu dibangkitkan lagi.

Soalan:
(a)

Bincangkan tindakan yang sepatutnya dilakukan bagi ketiga-tiga buku resit yang hilang.

(b)

Jelaskan tindakan yang perlu dibuat sekiranya pungutan RM196.00 tersebut tidak dapat
dipungut.

Jawapan:
ADUH... BUKU RESITNYA HILANG!!!!!
(a)

Kehilangan buku resit yang telah dan sedang digunakan hendaklah dilaporkan kepada polis
dalam masa 24 jam dari tarikh kehilangan itu diketahui oleh Pengurus Sekolah atau pegawai
yang bertanggungjawab atas kehilangan atau yang mengetahui kehilangan tersebut.
Bagi kehilangan buku resit yang telah/belum digunakan dan telah dipastikan bahawa tiada kutipan
pernah dibuat, Pengurus Sekolah hendaklah mengeluarkan notis pemberitahuan melalui iklan
dalam satu surat khabar harian utama berbahasa Melayu bagi menyenaraikan kesemua nombor resit
yang hilang.
(Rujuk Arahan Perbendaharaan 300 dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 13 Tahun 2008 iaitu
Pengurusan Kehilangan dan Hapus Kira Wang Awam).

(b)

Rujuk tatacara di para 4.1 iaitu proses hapus kira bagi melaporkan kehilangan wang awam
disebabkan oleh kecurian/penipuan/penyelewengan dan kecuaian pegawai dalam PP Bil
13/2008 iaitu:
(i)

Laporan Polis dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan diketahui.

(ii)

Laporan Awal kepada Pegawai Pengawal di Kementerian/Jabatan berlakunya kehilangan

dan kepada KSU Perbendaharaan. Sesalinan Laporan Awal dihantar kepada Akauntan
Negara dan Ketua Audit Negara tidak lewat dalam masa lima hari bekerja.

(iii)

Lantikan Jawatankuasa Penyiasat oleh Pegawai Pengawal dalam kalangan pegawai yang
tidak terlibat dengan kehilangan dan bukan dari bahagian/unit yang sama dan berpengalaman
dalam pengurusan kewangan.

(iv)

Penyediaan Laporan Akhir oleh Jawatankuasa tersebut.

(v)

Mengesyorkan tindakan hapus kira dengan atau tanpa surcaj atau kedua-duanya sekali oleh
Pegawai Pengawal.

Kes 3
HILANG ENTAH KE MANA
Cheryl Lyn. G. Bolongon
Senario
Salah satu dapatan Audit bagi tahun 2010 adalah mengenai item Akaun Belum Bayar (ABB) berjumlah
RM6,489 kepada Pembekal Merong Mahawangsa yang membekalkan alatan sukan sekolah ini. Berikut
merupakan latar belakang sekolah tersebut:
Nama:
Sekolah Panca Alam, Melaka
Bilangan Murid:
459
Pengurus Sekolah:
Encik Mahadi bin Ahadi
Pembantu Tadbir:
a) Encik Teoh Beng Ong
b) Pn. Kunisa binti Isa
Status Sekolah:
PTJ
Pihak Audit mendapati bahawa baucar bayaran secara manual telah disediakan bagi bayaran kali
pertama iaitu pada hujung bulan Disember 2007 dengan nombor baucar S121/07 dan nombor cek adalah
100321, bayaran kali ke dua pada Mac 2008 dengan nombor baucar S096/08 dan nombor cek adalah
100544 dan akhir sekali pada Jun 2008 dengan nombor baucar S236/08 dan nombor cek adalah 100578.
Walau bagaimanapun, dalam tempoh tersebut sehinggalah kini, cek tidak ditunaikan oleh pembekal
berkenaan dan pihak sekolah tidak dapat memastikan status pembekal itu. Dalam tempoh bayaran yang
tidak dapat diselesaikan tersebut menyebabkan Sekolah Panca Alam menerima teguran audit selama tiga
tahun berturut-turut iaitu semenjak tahun 2008 hingga 2010. Kes ABB ini masih belum dapat diselesaikan
sehingga kini.
Selain itu, pihak audit mendapati terdapat tujuh baucar bagi tahun kewangan 2010 yang telah lewat
dijelaskan atas sebab-sebab berikut:
a)
Tiada peruntukan.
b)
Dokumen tidak lengkap.
Perkara ini telah menyebabkan amaun ABB pihak sekolah telah bertambah kepada RM8,843.00
kerana kegagalan untuk membuat bayaran ke atas ketujuh-tujuh baucar selain bayaran kepada Pembekal
Merong Mahawangsa.
Soalan:
Sebagai pengurus kewangan di sekolah, cadangkan apakah yang sekolah boleh lakukan untuk
menyelesaikan butiran ABB ini.

Jawapan:
HILANG ENTAH KE MANA
Cadangan tindakan kepada sekolah untuk menyelesaikan amaun ABB.
(a)

(b)

Membayar kepada Pembekal Merong Mahawangsa

(i)

Rujuk Pendaftar Syarikat bagi status pembekal berkenaan sama ada muflis ataupun
sebaliknya.

(ii)

Sepatutnya dalam tempoh tiga tahun tersebut, pihak sekolah boleh mengelak daripada
teguran audit disebabkan ABB dengan menunjukkan bukti kepada pihak audit tentang usaha
sekolah untuk menjelaskan bayaran melalui surat berdaftar sekurang-kurangnya tiga kali
kepada pembekal berkenaan biarpun tidak mengetahui status pembekal tersebut.

(iii)

Sekiranya muflis, lakukan proses permohonan pelarasan kepada pendapatan dengan

mengemukakan permohonan kepada JPN. Permohonan boleh dibuat selepas tiga tahun.

(iv)

Sekiranya kelulusan permohonan pelarasan telah diperoleh, amaun ABB bagi kes tersebut
boleh dikeluarkan daripada Penyata Akaun Tahunan Sekolah dan dalam Daftar ABB.

Melunaskan bayaran baucar yang lewat dijelaskan.

(i)

Dokumen tidak lengkap

Sila pastikan tarikh penerimaan hanya dicap sekiranya menerima dokumen lengkap.
Sila pastikan bayaran dibayar dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima lengkap. Bagi
sekolah PTJ, sembilan hari baucar di sekolah dan lima hari di pejabat pembayar.
Sila pastikan KPT/PT menyelenggarakan Daftar Bil untuk mengelak pembayaran
melebihi 14 hari.

(ii)

Sekiranya tiada peruntukan

Sila pastikan tanggungan di buku vot telah dibuat bagi sebarang pesanan yang telah
dilaksanakan.
Mohon peruntukan tambahan dengan Pegawai Pengawal dan pembayaran dibuat
melalui AP58(a) dengan peruntukan semasa.

Kes 4
BOLEH BELANJA TAPI JANGAN IKUT SUKA
Husney bin Hamzah
Senario
Sekolah Kebangsaan Bandar Baru Lama telah menerima Sijil Audit Berteguran (Pengurusan Kewangan
Kurang Memuaskan) pada tahun 2011. Encik Jamal yang baru setahun setengah dinaikkan pangkat ke
sekolah tersebut sebagai Guru Besar berasa amat bersalah atas kedudukan tersebut. Beliau kini baru sedar
bahawa tindakannya yang mengambil sikap sambil lewa terhadap pengurusan kewangan sekolah
menyebabkan nama baik sekolah dari aspek pengurusan kewangan telah terjejas. Selama ini walaupun
beliau telah menghadiri beberapa sesi kursus pengurusan kewangan sekolah yang dianjurkan oleh
Kementerian Pelajaran Malaysia termasuk di Institut Aminuddin Baki tetapi beliau tidak mempraktikkan
apa yang telah dipelajari dengan alasan tidak mempunyai masa. Beliau lebih banyak menyerahkan kepada
Puan Rosnah iaitu Pembantu Tadbir yang menguruskan kewangan sekolah. Beliau hanya membuat
pengesahan dokumen dan urus niaga tanpa menyemak terlebih dahulu.
Pemeriksaan terhadap baucar bayaran bagi Kumpulan Wang Kerajaan mendapati pihak sekolah
telah membelanjakan sejumlah RM900.00 untuk Bantuan Per Kapita Bukan Mata Pelajaran Bimbingan
dan Kaunseling seperti berikut:

Bil

No. Baucar

Tarikh
Baucar

Butir Perbelanjaan

Peruntukan
Digunakan

Amaun
(RM)

1.

K33

23.05.2011

Bayaran Papan Tanda

Kawasan Larangan

Bimbingan &
Kaunseling

900.00

JUMLAH

900.00

Semakan Audit terhadap tiga baucar bayaran Kumpulan Wang Kerajaan juga menunjukkan pihak
sekolah telah membelanjakan sejumlah RM1,130.00 dengan menggunakan peruntukan Yuran Khas untuk
maksud selain daripada yang ditetapkan seperti berikut:

Bil

No.
Baucar

1.

K10

Tarikh
Baucar

Butir Perbelanjaan

25.01.2011 Bayaran Papan Tanda

Matlamat, Piagam dan

Peruntukan
Digunakan

Amaun
(RM)

Yuran Khas

830.00

Objektif Sekolah

2.

K50

Bayaran Papan Tanda

Lencana Sekolah

28.03.2011

Yuran Khas

JUMLAH

300.00

1,130.00

Selain itu semakan audit terhadap Akaun Subsidiari yang diselenggarakan untuk mengendalikan
PCG mata pelajaran bantuan di Kumpulan Wang Kerajaan menunjukkan terdapat baki lebihan berjumlah
RM1,993.75 iaitu 8 peratus dari keseluruhan peruntukan per kapita mata pelajaran sehingga akhir tahun
2010 seperti berikut:

Bil

Jenis Peruntukan

Baki Pada 31.12.2011

(RM)

1.

Teras

655.20

2.

Wajib

1338.55

JUMLAH

1,993.75

Selain itu, penemuan audit daripada pemeriksaan Peruntukan Per Kapita Murid (PCG) juga
mendapati terdapat kesilapan agihan peruntukan mata pelajaran teras sebanyak RM5714.00. Agihan yang
telah dibuat adalah seperti berikut:

Mata pelajaran

Sains

Amaun telah diagih

(RM)
1028.52

Matematik

1028.52

Bahasa Inggeris

1371.36

Lain-lain mata pelajaran teras

2285.60

JUMLAH

5714.00

Encik Jamil sebagai Pengurus Sekolah bertanggungjawab untuk menjawab teguran-teguran audit
tersebut.
Soalan:
Berdasarkan undang-undang dan peraturan yang sedang berkuat kuasa, sebagai pengurus sekolah:
(a)

Jelaskan faktor-faktor yang menyebabkan timbulnya pertanyaan dalam sesi Audit

Kewangan Sekolah.

(b)

Huraikan perkara-perkara yang perlu dinyatakan dalam jawapan kepada pertanyaan audit.

Jawapan:

(a)

BOLEH BELANJA TAPI JANGAN IKUT SUKA

Faktor yang menyebabkan Teguran Audit:
(i)
Bantuan Per Kapita Bukan Mata Pelajaran Bimbingan dan Kaunseling.
Kesalahan:
Peruntukan PCG yang tidak mengikut maksud belanja. Penggunaan peruntukan Bimbingan
Kaunseling telah digunakan untuk perkara yang tidak berkaitan iaitu membayar Papan Tanda
Kawasan Larangan.
Sepatutnya:
Berdasarkan Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 8 Tahun 2010, Garis Panduan Pengurusan
Kewangan Peruntukan Bantuan Persekolahan Kepada Sekolah Berdasarkan Per Kapita Murid,
Jadual 1: Maksud Belanja Bantuan Geran Per Kapita (PCG) Bil C.3 LPBT/LPK/Sekolah/Asrama.
Pembayaran Papan Tanda Kawasan Larangan boleh dibuat menggunakan peruntukan Bantuan Per
Kapita Bukan Mata Pelajaran (LPBT). Dalam perkara (ix) Perbelanjaan untuk keceriaan (yang
tidak melibatkan pembinaan)/kesihatan murid/keselamatan sekolah bukan Bantuan Per Kapita
Bukan Mata Pelajaran (Bimbingan dan Kaunseling).
(ii) Peruntukan Bantuan Yuran Khas Sekolah
Kesalahan:
Peruntukan Bantuan Yuran Khas Sekolah didapati tidak mengikut maksud yang ditetapkan.

Sepatutnya:
Mengikut Surat Pekeliling Kewangan, Bil.8 Tahun 2010, peruntukan Yuran Khas Sekolah
hendaklah digunakan untuk aktiviti sukan/permainan, perpustakaan dan lukisan/kerja tangan,
pendidikan jasmani, pusat sumber dan pendidikan seni.
(iii) Agihan Peruntukan Per Kapita Murid
Kesalahan:
Agihan tidak mengikut nisbah. Berdasarkan Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 8 Tahun 2010,
Garis Panduan Pengurusan Kewangan Peruntukan Bantuan Persekolahan Kepada Sekolah
Berdasarkan Per Kapita Murid, agihan kadar PCG mata pelajaran teras adalah sepert berikut:
i)
60 % (Sains, Matematik, Bahasa Inggeris).
ii)
40 % (Mata pelajaran teras yang lain).
Daripada jumlah (i);
40% - Sains; 30% - Matematik; 30% - Bahasa Inggeris
Sepatutnya:
Oleh itu agihan sebenar adalah seperti berikut:
Mata pelajaran

Amaun telah diagih (RM)

Sains

1371.36 (40%)

Matematik

1028.52 (30%)

Bahasa Inggeris

1028.52 (30%)

JUMLAH

3428.40 (60%)

Kes 5
KERANA PERCAYAKAN PT....
Zakiah binti Haji Ahmad
Senario
Encik Tee Ah Kiat telah dilantik menjadi Guru Besar di Sekolah Kebangsaan Jalan Telok (SKJT)
menggantikan Encik Lim Ah Tong yang telah ditukarkan ke sekolah lain. Beliau merasa gembira
ditukarkan ke sekolah ini kerana berhampiran dengan rumahnya berbanding dengan sekolah lamanya
yang terletak di sebuah pulau. Selain itu, Encik Tee Ah Kiat telah dimaklumkan oleh Guru Besar
terdahulu bahawa Pembantu Tadbir (PT) yang menguruskan kewangannya rajin dan cekap menguruskan
kewangan sekolah. Ini tidak dapat dinafikan kerana Encik Tee Ah Kiat telah mengenali PT berkenaan
dan pernah mendapat khidmat nasihat berkaitan pengurusan kewangan apabila menghadapi masalah
mengurus kewangan sekolah tanpa PT semasa bertugas di sekolah lama.
Encik Tee Ah Kiat sedia maklum bahawa proses pertukaran tandatangan untuk akaun bank sekolah
mengambil masa apabila berlaku pertukaran Guru Besar. Oleh itu, beliau membiarkan PT menjalankan
pengurusan kewangan seperti amalan Guru Besar lama yang membenarkan cek dan semua dokumen
kewangan disimpan oleh PT. Walaupun agak hairan, En Tee Ah Kiat berpendapat bahawa suatu
perubahan tidak sesuai dibuat secara drastik dan beliau yakin akan kemampuan PT sekolah baharu ini.
Setelah dua tahun bertugas di SKJT, En Lee Ah Kiat telah dipanggil oleh Pejabat Pelajaran Daerah
(PPD) dan ditegur berkaitan pengurusan kewangan sekolahnya yang tidak memuaskan. Tambahan lagi
terdapat pertanyaan berkaitan projek pembinaan pagar sekolah yang diberi peruntukan lump sum
berjumlah RM40,000. Encik Tee Ah Kiat terkejut dan agak malu berhadapan dengan Pegawai PPD itu
kerana dalam pengetahuannya tiada projek pembinaan pagar yang dilaksanakan di sekolahnya.
Selepas itu, En Tee Ah Kiat terus memanggil PT untuk membawa buku akaun dan semua dokumen
kewangan sekolah kepadanya.
GB: Puan Rafidah, tolong bawakan semua Buku Tunai Kerajaan, SUWA, PWR, buku-buku cek
dan dokumen-dokumen kewangan sekolah. Saya perlu membuat laporan kepada PPD
berkaitan status kewangan sekolah dan mengenal pasti sebab-sebab pengurusan kewangan
yang merosot hingga menyebabkan teguran audit tidak memuaskan.
PT:

Baik tuan.

GB: Begini Puan Rafidah, saya telah memberi kepercayaan kepada puan kerana yakin puan
cekap menguruskan kewangan sekolah. Saya telah menerima rungutan rasa tidak puas hati
daripada pihak guru dan AJK PIBG terhadap puan berkaitan hal ehwal kewangan sekolah.
Saya tidak percaya sehinggalah saya dipanggil oleh pihak PPD berkaitan pengurusan
kewangan sekolah ini. Mulai sekarang saya akan simpan semua buku cek sekolah, manakala
buku-buku tunai dan lain-lain dokumen disimpan dalam almari berkunci di pejabat sebaik
sahaja puan selesai tugas merekod atau sebelum meninggalkan pejabat untuk pulang ke
rumah.
En Tee Ah Kiat telah menyemak semua dokumen kewangan sekolah yang ada padanya. Beliau juga
telah menghubungi pihak bank sekolah untuk mendapatkan salinan dokumen-dokumen kewangan sebagai
bukti.
(Seminggu kemudian Encik Tee Ah Kiat memanggil semula PT ke Bilik Guru Besar)

GB: Puan Rafidah, setelah menyemak buku-buku tunai dan dokumen kewangan sekolah, saya
dapati rekod PWR adalah tidak aktif dan yang lebih serius ialah puan telah menyalah guna
wang sekolah. Sebagai Pengurus Kewangan Sekolah saya telah diarahkan oleh PPD untuk
menyelesaikan perkara ini. Oleh itu, saya telah mendapatkan dari pihak bank sekolah
salinan-salinan cek yang telah dikeluarkan atas nama puan. Saya sangat kecewa dan ingin
tahu mengapa puan berbuat demikian?
PT:

Errrsaya minta maaf tuan, saya sebenarnya dalam kesusahan. Anak-anak saya sedang
belajar dan saya berjanji akan menggantikan semula wang yang telah saya ambil.

GB: Bagaimanakah cara puan akan ganti semula RM30,000? Itu sejumlah wang yang besar.
Saya telah didesak oleh guru-guru dan AJK PIBG supaya mengambil tindakan ke atas puan.
PT:

Tolonglah tuan beri saya masa, saya akan jelaskan bayaran balik secara ansuran. Saya
mohon agar tuan beri saya peluang kerana suami saya tiada pendapatan tetap dan anakanak saya masih sekolah. Sebenarnya saya malu untuk datang kerja kerana terasa
dipandang serong oleh guru-guru dan staf. Saya juga kesal kerana menyusahkan tuan.

GB: Saya faham keadaan puan. Saya nasihatkan puan untuk selesaikan masalah ini. Sekiranya
puan tidak datang kerja, masalah puan juga tidak akan selesai malah akan bertambah lagi.
Yang penting puan mesti berusaha menepati janji puan. Saya minta puan sediakan surat
menyatakan yang puan berjanji akan menyelesaikan hutang puan kepada sekolah. Sekiranya
puan tidak akur, saya terpaksa mengambil tindakan seterusnya.
PT:

Baik tuan, terima kasih atas timbang rasa tuan.

Setelah beberapa tahun berlalu, kini tahun terakhir Encik Tee Ah Kiat akan bersara. Namun bayaran
hutang oleh Puan Rafidah belum selesai. Encik Tee Ah Kiat amat gusar seandainya masalah kewangan ini
akan memberi kesan kepada proses persaraannya. Beliau sungguh tidak menyangka perkhidmatan
cemerlangnya selama 10 tahun sebagai Guru Besar sebelum ke SKJT ini punah kerana terlalu percayakan
PT..
Soalan:
(a)

Berdasarkan senario di atas, bincangkan implikasi-implikasi dari ketidakakuran prosedur

kewangan.

(b)

Jelaskan tindakan yang sepatutnya diambil untuk menyelesaikan masalah ini.

(c)

Sebagai Pengurus Sekolah, jelaskan langkah-langkah untuk mengelakkan perkara seperti

dalam kes ini daripada berlaku di sekolah anda.

Jawapan:
KERANA PERCAYAKAN PT....
(a)

Implikasi-implikasi daripada penyalahgunaan wang oleh PT:

(i)
Mendapat laporan audit berteguran.
(ii) Membuka ruang berlakunya penyelewengan.
(iii) Peruntukan yang diperolehi tidak mencapai matlamat dan menjejaskan keberkesanan aktiviti
pengajaran dan pembelajaran.
(iv) Menggambarkan ketidakcekapan pengurus sekolah dalam pengurusan kewangan.

(b)

Tindakan yang perlu diambil oleh Encik Tee Ah Kiat untuk menyelesaikan masalah ini:
(i)
Mengaktifkan PWR atau memansuhkannya sekiranya didapati tidak ada keperluan.
(ii) Membuat pemeriksaan mengejut dan membuat catatan dalam Daftar Pemeriksaan mengejut.
(iii) Membuat laporan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab/Bahagian Audit Sekolah/Bahagian
Akaun Kementerian Pelajaran Malaysia.
(iv) Melampirkan keterangan dalam bentuk dokumen bertulis dalam Laporan Penyata Tahunan
Kewangan untuk diaudit sebagai bukti tindakan yang telah diambil oleh pengurus sekolah.

(c)

Sekiranya anda sebagai Pengurus Sekolah, langkah-langkah untuk mengelakkan perkara

seperti dalam kes ini daripada berlaku di sekolah anda.
(i)
Pengurus sekolah perlu terus mengambil alih kuasa untuk mengelakkan penyelewengan,
menghindar amalan one man show dan mengelak ketidakpatuhan prosedur penggunaan cek.
(ii)

Menyediakan surat perwakilan kuasa yang baharu dengan lebih khusus kepada pihak yang
diberi kuasa.

(iii)

Mematuhi tatacara terimaan dan bayaran.

(iv)

Pengurus sekolah perlu ada ketegasan khususnya berkaitan prosedur dalam pengurusan
kewangan.

Kes 6
ALAH BISA TEGAL BIASA
Zakiah binti Haji Ahmad
Senario
Encik Johari bin Mahmud telah berkhidmat sebagai Pengetua di Sekolah Menengah Kebangsaan Fajar
Kota (SMKFK) selama empat tahun. Sekolah ini terletak di sebuah bandar raya di Kuala Lumpur,
merupakan sekolah asrama harian dan menjalankan dua sesi persekolahan. Encik Johari dibantu oleh
Guru Penolong Kanan Tadbir dan Kurikulum, Guru Penolong Kanan HEM, Guru Penolong Kanan
Kokurikulum dan Guru Penolong Kanan Petang. Walau bagaimanapun hanya Encik Johari dan Guru
Penolong Kanan Petang sahaja yang mempunyai sedikit kemahiran berkaitan hal ehwal pengurusan
kewangan sekolah. Namun begitu Encik Johari tiada kesempatan untuk membimbing Guru-Guru
Penolong Kanannya kerana sibuk dengan tugasan harian dan penglibatan sekolah dengan pelbagai aktiviti
peringkat daerah, negeri dan kebangsaan.
Encik Johari bernasib baik kerana mempunyai Ketua Pembantu Tadbir (KPT) yang berpengalaman
atau digelar orang lama dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah. KPT bertanggungjawab
memperakaunkan Kumpulan Wang Kerajaan (KWK). Namun begitu, Encik Johari menghadapi masalah
apabila ada arahannya tidak diambil tindakan segera oleh KPT. KPT juga dibantu oleh seorang lagi
Pembantu Tadbir (PT) Kewangan yang dipertanggungjawabkan memperakaunkan Kumpulan Wang
SUWA (KWS), manakala Kumpulan Wang Asrama (KWA) diuruskan oleh Penyelia Asrama. PT
Kewangan ini juga diberi tugas dalam pengurusan aset sekolah tetapi mempunyai masalah keluarga
menyebabkan kurang fokus terhadap urusan kerja di pejabat. Pada tahun ini (2010), Encik Johari telah
mendapat seorang Pembantu Akauntan (PA) yang tiada pengalaman pengurusan kewangan sekolah yang

baharu ditempatkan di SMKFK. Oleh itu Encik Johari sedang mempertimbangkan untuk mengarah PA
berkenaan mengambil alih tugas menguruskan Akaun KWS sekolah daripada PT Kewangan yang lama.
Pada bulan Oktober Encik Johari dan KPT telah dipanggil oleh Unit Kewangan Pejabat Pelajaran
Daerah (PPD) untuk pra audit kewangan dan perakaunan sekolah. Beberapa perkara telah ditemui dan
dimaklumkan kepada Encik Johari dan KPT untuk diambil tindakan segera. Keesokan harinya, Encik
Johari telah memanggil semua Guru Penolong Kanan, PT dan PA bersama-sama KPT masuk ke dalam
biliknya. Beliau telah menerangkan teguran dan pertanyaan oleh Pegawai Unit Kewangan PPD berkaitan
perkara-perkara berikut:
Teguran pertama:
Pembayaran Bil tidak dibuat dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil/invois. Semakan oleh Pegawai Unit
Kewangan mendapati bil/invois berjumlah RM903.21 telah lewat dijelaskan. Tempoh kelewatan adalah di
antara selama 40 hari hingga 71 hari.
Teguran kedua:
Lebihan Peruntukan Pemberian Bantuan Sekolah tidak dipulangkan ke Bahagian Kewangan Kementerian
Pelajaran Malaysia sebelum 30 Mei 2009. Semua peruntukan sepatutnya hendaklah dibelanjakan dalam
tahun semasa dan tidak dibenarkan dibawa ke tahun hadapan. Semakan yang dibuat telah mendapati
lebihan dan baki peruntukan-peruntukan berikut pada akhir tahun 2009 masih lagi tidak dipulangkan oleh
sekolah:

Bil

Peruntukan

Baki (RM)

Bantuan PIBG

838.00

Yuran Khas

1451.15

JUMLAH

2289.15

Teguran ketiga:
Semakan terhadap baucar bayaran bagi KWK dan SUWA mendapati 22 bil/invois berjumlah
RM38,088.34 yang dikepilkan, tidak dicap tarikh diterima. Butiran lanjut adalah seperti dinyatakan dalam
jadual berikut:
Bil

No. Baucar

No. Invois

Tarikh Invois

Amaun

WK 236/09

35678

24 Mei 2009

440.00

WK 263/09

0533

15 Jun 2009

189.00

WK 265/09

0611

21 Jun 2009

1223.00

WK 269/09

4123

25 Jun 2009

821.00

WK 271/09

4125

25 Jun 2009

152.00

WK 273/09

4138

18 Ogos 2009

121.00

WK 276/09

0752

27 Ogos 2009

8,500.00

WK 278/09

0766

28 Ogos 2009

2227.00

WK 279/09

4146

29 Ogos 2009

50.00

10

WK 281/09

4159

13 September 2009

870.00

11

WK 283/09

08975

19 September 2009

12,300.00

12

WK 286/09

5643

20 September 2009

3,552.00

13

WK 287/09

5687

23 September 2009

344.00

14

WK 354/09

09273

27 September 2009

120.00

15

WK 369/09

09521

29 September 2009

342.00

16

WK 381/09

5779

29 September 2009

2770.00

17

WK 396/09

5897

31 September 2009

123.34

18

WS 134/09

0955

17 Ogos 2009

320.00

19

WS 143/09

0958

23 September 2009

250.00

20

WS 145/09

0960

25 September 2009

350.00

21

WS 155/09

10387

27 September 2009

724.00

22

WS 156/09

0913

29 September 2009

2300.00

JUMLAH

38,088.34

Tanpa cap tarikh terima, adalah tidak dapat dipastikan sama ada bil/invois tersebut dijelaskan dalam
tempoh 14 hari dari tarikh bil/invois diterima.
Teguran keempat:
Semakan terhadap borang pesanan sekolah yang digunakan untuk perolehan barang/perkhidmatan
di sekolah menunjukkan hampir semuanya tidak dibuat perakuan penerimaan barang/perkhidmatan. Pihak
sekolah juga didapati tidak mencatatkan nombor rujukan stok/harta modal/inventori berkenaan pada
borang pesanan. Bagaimanapun semakan lanjut mendapati bekalan barangan ada direkodkan dalam rekod
stok/inventori/harta modal.
Teguran kelima:
Akaun Subsidiari perlu diselenggarakan bagi butiran yang memerlukan keterangan lanjut.
Penyelenggaraan Akaun Subsidiari yang lengkap dapat mengawal peruntukan dan merancang
perbelanjaan dengan tepat dan berhemah. Semakan mendapati Akaun Subsidiari KWK dan KWS bagi

setiap peruntukan tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini kerana ruangan seperti Jumlah
Terimaan atau Bayaran sehingga Tarikh tidak dilengkapkan dengan sempurna dan kemas kini.
Encik Johari telah berbincang berkaitan perkara yang dibangkitkan dalam semakan oleh Pegawai
dari Unit Kewangan PPD dengan Guru-guru Penolong Kanan, KPT, PT dan PA dan merakamkan ucapan
terima kasih atas kerjasama mereka. Encik Johari mengarahkan mereka menyediakan laporan untuk
dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun Sekolah dalam tempoh tiga hari.
Encik Johari juga memaklumkan bahawa laporan keseluruhan maklum balas semakan oleh Unit
kewangan PPD perlu disiapkan dan dihantar dalam tempoh dua minggu dari tarikh semakan dibuat. Encik
Johari juga perlu memikirkan langkah-langkah penambahbaikan dalam pengurusan kewangan sekolahnya
bagi memastikan guru-guru dan staf mematuhi peraturan kewangan dan rekod kewangan diselenggarakan
dengan lengkap, betul dan kemas kini.
Soalan:
(a)

Bincangkan punca-punca yang menyebabkan lima teguran/pertanyaan dalam pra audit oleh
pegawai dari Unit Kewangan PPD.

(b)

Huraikan jawapan kepada kelima-lima teguran/pertanyaan dalam (a).

(c)

Jelaskan langkah-langkah penambahbaikan untuk memperkemaskan pengurusan kewangan

sekolah SMKFK oleh Encik Johari.

Jawapan:
Kes 6
ALAH BISA TEGAL BIASA
Teguran pertama:
(a) Punca:
(i)
Pengetua tiada kawalan dalaman ke atas rekod Daftar Bil.
(ii) Dokumen pembayaran yang disediakan adalah tidak sempurna.
(iii) Tiada tindakan kepada kuiri ke atas baucar.
(b&c) Jawapan kepada pegawai Unit Kewangan PPD dan langkah penambahbaikan:
(i)
Pengetua perlu memastikan penyediaan dokumen pembayaran yang lengkap sebelum
meluluskan (tandatangan) pembayaran.
(ii)
Pengetua akan meningkatkan pemantauan ke atas rekod Daftar Bil untuk memastikan
pembayaran dilunaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil diterima.
(iii)

Pengetua perlu meningkatkan kawalan dalaman dari segi semakan, penyeliaan, dan audit
dalaman.
Teguran kedua:
(a) Punca:
(i)
(ii)

Tidak akur kepada arahan.

Tiada perancangan.

(iii) Tiada pemantauan ke atas baki peruntukan.

(b&c) Jawapan kepada pegawai Unit Kewangan PPD dan langkah penambahbaikan:
(i)
Pengetua perlu mengambil tindakan membayar balik.
(ii)

Pengetua perlu merancang perbelanjaan.

(iii) Sentiasa memantau prestasi perbelanjaan.

Teguran ketiga:
(a) Punca:
(i)

Kecuaian PT menyelenggara dan menurunkan cap.

(ii)

Bil/dokumen tidak dibuka di hadapan pegawai kanan.

(iii) Tatacara terimaan dokumen tidak dipatuhi.

(b&c) Jawapan kepada pegawai Unit Kewangan PPD dan langkah penambahbaikan:
(i)
Pengetua perlu memastikan invois yang diterima dicap tarikh terima dan terus direkodkan
dalam Daftar Bil.
(ii)
Pengetua perlu mengadakan penyeliaan dan semakan ke atas rekod Daftar Bil dan
menurunkan tanda tangan.
Teguran keempat:
(a) Punca:
(i)
Carta alir kerja pembayaran tidak dipatuhi.
(b&c) Jawapan kepada pegawai Unit Kewangan PPD dan langkah penambahbaikan:
(i)
Memberi penekanan kepada proses dan tatacara pembayaran.

Kes 7
ILMU OH ILMU
Farah Asniza bt Ahmad Sabri
Senario
Encik Abd. Wahab bin Johari telah dinaikan pangkat sebagai Guru Besar Sekolah Kebangsaan (SK) Sega,
Raub pada Januari 2010. Pengetahuan Encik Abd. Wahab mengenai pengurusan kewangan dan
perakaunan sekolah amat cetek. Semenjak menjadi Guru Besar, beliau hanya menandatangani Buku
Tunai setiap kali urus niaga berlaku iaitu apabila terimaan atau bayaran dibuat. Beliau tidak ambil tahu
bagaimana menyelenggara Buku Tunai dan hanya percaya kepada Encik Malik iaitu Pembantu Tadbir.
Pada bulan Disember, Encik Malik telah bertukar ke Jabatan Pelajaran Negeri dan tempat beliau telah
diganti dengan Cik Rosnah, Pembantu Tadbir yang bertukar dari sekolah lain. Cik Rosnah tidak ada
pengalaman dalam menyelenggara Buku Tunai dan beliau hanya mengikut sahaja Buku Tunai yang telah
diselenggara oleh Encik Malik.
Pada 18 Mac 2011, Bahagian Audit Sekolah telah mengaudit dokumen kewangan SK Sega, Raub.
Hasil penemuan didapati Buku Tunai yang diselenggarakan tidak ditutup semenjak Disember 2010. Cik
Rosnah telah dipanggil untuk memberi penjelasan mengenai perkara tersebut. Beliau memaklumkan
bahawa dia tidak tahu bagaimana menyelenggara Buku Tunai dan dia diarahkan oleh Guru Besar, Encik
Abd. Wahab untuk mengikut sahaja cara merekod seperti yang dilakukan oleh Encik Malik.
Soalan:
(a)

Kenal pasti kelemahan-kelemahan dalam penyelenggaraan Buku Tunai dalam kes ini.

(b)

Jelaskan tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah yang timbul.

Jawapan:
ILMU OH ILMU
(a)

(b)

Kelemahan-kelemahan penyelenggaraan Buku tunai

(i)

Pengurus Sekolah:
Pengurus sekolah tidak melaksanakan tugas sebagai pengurus kewangan.
Tidak berusaha dalam meningkatkan kemahiran dan pengetahuan dalam
menjalankan tugas sebagai pengurus kewangan.
Encik Abd. Wahab bergantung sepenuhnya kepada kerani sekolah dalam
menjalankan pengurusan kewangan.
Tidak dapat memberi bimbingan kepada kerani baharu disebabkan kurangnya
pengetahuan dan kemahiran.

(ii)

Kerani
Encik Malik tidak membuat Nota Serah Tugas apabila beliau bertukar.
Cik Rosnah tidak berusaha dalam meningkatkan kemahiran dan pengetahuan.

Tindakan untuk menyelesaikan masalah

(i)

Pengurus:
Pengurus sekolah perlu memberi bimbingan kepada kerani sekolah untuk
menyelenggara Buku Tunai.
Pengurus sekolah perlu hadir kursus di IAB untuk meningkatkan kemahiran.
Pengurus sekolah perlu rujuk tatacara atau Arahan Perbendaharaan atau peraturanperaturan yang berkuat kuasa.
Pengurus sekolah boleh mendapatkan khidmat nasihat dari Juruaudit, PPD dan JPN.

(ii)

Kerani:
Penyata Penyesuaian Bank perlu dibuat setiap bulan dengan lengkap dan sempurna.
Kerani perlu tahu tatacara penyelenggaraan Buku Tunai.

Kes 8
PUAN INDAHKU SAYANG
Dr. Marzita Abu Bakar
Senario
Puan Indah adalah Guru Besar Sekolah Kebangsaan (SK) Mulia sejak beberapa bulan yang lalu. Sebelum
ini beliau adalah Guru Besar SK Kemudi yang jarak jauh rumahnya 10km dari sekolahnya. Beliau berasa
sangat kecewa kerana setelah banyak menyelesaikan masalah teguran audit kewangan di sekolah yang
lama, kini beliau terpaksa berpindah ke sekolah baharu yang juga menghadapi audit berteguran sekolah.
Walau bagaimanapun, Puan Indah pasrah dan cuba menghadapinya dengan hati yang terbuka.
Beliau menghadapi masalah kerana Penolong Kanan Tadbiran (PKT), Encik Budin kerap tidak hadir ke
sekolah sejak beberapa bulan lalu. Keadaan ini berlaku sejak sekolah ini tidak mempunyai Guru Besar
dan Encik Budin telah menjalankan tugas Guru Besar sekian lama. Pendek kata, Encik Budin telah biasa
membuat keputusan untuk sekolah sehinggalah Puan Indah sampai sebagai Guru Besar yang baharu.

Encik Budin telah ditegur dan juga telah diambil tindakan potong gaji. Hal ini menyebabkan Encik Budin
kurang selesa dan marah.
Puan Indah juga menghadapi kesukaran untuk memberi teladan yang baik kepada guru-guru
menyebabkan wujud banyak masalah membelanjakan peruntukan kewangan sekolah tanpa Nota Minta
dan Pesanan Tempatan. Beliau mendapati sekolah telah mendapat audit berteguran disebabkan oleh faktor
yang sama. Contohnya pada tahun 2008 didapati Perolehan RM1,131.00 telah dilakukan tanpa Pesanan
Tempatan dan pembayaran sebanyak
RM 600.00 telah dibuat tanpa dokumen sokongan. Selain itu,
sekolah telah membelanjakan RM6,400.00 tanpa kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ). Pungutan
berjumlah RM22,188.00 termasuk sewa kantin dan sumbangan telah dibuat tanpa mengeluarkan resit
rasmi pejabat. Pada tahun 2007 telah berlaku pembayaran tanpa dokumen sokongan berjumlah
RM6,434.00, menjelaskan bayaran lalu tanpa kelulusan Ketua PTJ berjumlah RM6,256,00 dan tiada resit
rasmi dikeluarkan berjumlah RM10,433.12. Puan Indah berpendapat bahawa keadaan ini berlaku
berkemungkinan kerana Encik Budin kurang mahir dalam menguruskan kewangan sekolah.
Selain itu melalui pemerhatian, beliau dapati Encik Budin telah membuat pembelian dengan hanya
menelefon pembekal sekiranya Guru Besar tiada di sekolah. Ini bermakna sekolah hanya akan
menyediakan semua dokumen selepas menerima invois daripada pembekal dan ada di antaranya yang
terlupa sehinggalah akhir tahun. Cara pembelian seperti ini juga berlaku dalam kalangan guru dan
keadaan ini cukup memeningkan Puan Indah.
Puan Indah mendapati sekolah telah membuat kutipan daripada murid untuk membekalkan lencana
dan tanda nama menggunakan Kumpulan Wang SUWA tanpa kebenaran Pendaftar. Masalah telah timbul
apabila ada murid yang tidak membayar harga tanda nama tersebut. Puan Indah juga menghadapi masalah
merekod barang-barang yang dibeli dengan teratur kerana kerani sekolah tidak menyelenggara buku tunai
mengikut prosedur dan menyebabkan perekodan tidak kemas kini dan tertangguh. Barang-barang yang
dibeli terus digunakan oleh guru tanpa direkod terlebih dahulu.
Soalan:
(a) Huraikan kesalahan-kesalahan Encik Budin yang melanggar prosedur kewangan dan
pentadbiran pejabat yang berkuat kuasa.
(b) Jelaskan tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh Puan Indah untuk mengatasi masalah
ini.
(c)

Bincangkan bentuk kawalan dalaman yang boleh dilaksanakan untuk membantu Puan
Indah.

Jawapan:
PUAN INDAHKU SAYANG
(a)

Kesalahan yang telah melanggar prosedur

(i)
Pentadbiran pejabat
Encik Budin boleh diberi amaran secara lisan oleh Guru Besar.
Sekiranya beliau tidak hadir tanpa sebab selama tujuh hari berturut-turut, beliau boleh
diambil tindakan tatatertib.
Dicadangkan potong gaji jika tidak hadir.
Mendapat prestasi rendah kerana tidak menunjukkan teladan yang baik.
(ii) Pengurusan kewangan
Perolehan telah dilakukan tanpa Pesanan Tempatan.
Pembayaran dibuat tanpa dokumen sokongan.

 Perbelanjaan tanpa kelulusan Ketua PTJ.

Pungutan sewa kantin dan sumbangan telah dikutip tanpa mengeluarkan resit rasmi
pejabat.
Aset alih tidak direkodkan dengan betul.
Rekod perakaunan tidak kemas kini.
Kutipan wang tanpa kelulusan pendaftar.
(b)

Tindakan untuk mengatasi masalah:

(i)
Mengambil pendekatan kaunseling.
(ii) Mengambil tindakan yang mematuhi peraturan kewangan dalam semua bidang pengurusan
kewangan.
(iii) Mengetatkan kawalan dalaman tentang pengurusan kewangan sekolah.
(iv) Menghantar Encik Budin berkursus di Institut Aminuddin Baki (IAB).

(c)

Kawalan dalaman pengurusan kewangan yang boleh dilaksanakan oleh Puan Indah:
(i)
Sebarang pembelian hendaklah membuat permohonan melalui Nota Minta dan telah
mendapat kelulusan Guru Besar.
(ii) Pesanan Tempatan hendaklah dikeluarkan dan diluluskan sebelum invois diterima.
(iii) Memastikan setiap pembayaran hendaklah berdasarkan dokumen sokongan yang lengkap nota minta, pesanan tempatan, invois, resit, baucar dan kertas kerja (jika berkaitan).
(iv) Sebarang kutipan perlu mendapat kebenaran Pendaftar. Pembelian tanda nama dan lencana
sekolah boleh dibuat melalui koperasi sekolah atau kedai buku sekolah.
(v) Mengeluarkan resit rasmi pejabat sebaik sahaja terima pungutan dan menyerahkan resit asal
kepada pembayar (Guru Kelas). (TPKPS 5.3.1)
(vi) Merekodkan terimaan ke dalam Buku Tunai sebaik sahaja resit rasmi pejabat dikeluarkan.
(TPKPS 4.3.3)
(vii) Pungutan dibankkan pada hari yang sama atau jika lewat diterima pada hari kerja berikutnya.
(TPKPS 3.3.8)

Kes 9
JANJI MEMAKAN DIRI
Dr. Marzita Abu Bakar
Senario
Encik Neng berpendidikan Sarjana Muda Pendidikan Gred DG44 yang telah berkhidmat lebih 20 tahun
di beberapa buah sekolah. Sebelum menjadi Guru Besar Sekolah Kebangsaan (SK) Kara, beliau menjadi
Guru Besar sebuah sekolah di pedalaman yang berjaya mendapat anugerah sekolah cemerlang New Deals
dan telah menerima imbuhan daripada Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM). Encik Neng telah
beberapa kali berpeluang mengikuti kursus-kursus kepimpinan dan pengurusan kewangan di Institut
Aminuddin Baki (IAB). Beliau kelihatan agak sibuk dengan urusan sekolah di Kota Kinabalu dan sering
keluar sekolah atas tugas-tugas rasmi. Murid SK Kara berjumlah 1,157 orang, 67 orang guru dan 11
orang staf sokongan termasuklah seorang Ketua Pembantu Tadbir (KPT) N26 iaitu Puan Ju yang telah
berkhidmat di SK Kara lebih daripada 10 tahun. Encik Neng dibantu oleh beberapa orang Penolong
Kanan termasuklah Penolong Kanan Kokurikulum, Encik Farid.

Oleh sebab sibuk dan terlibat dengan urusan rasmi di luar, Encik Neng sering meninggalkan sekolah
dan memberi kepercayaan sepenuhnya kepada Puan Ju untuk menguruskan kewangan sekolah dan Encik
Farid berkaitan dengan hal-hal pentadbiran sekolah. Malah, Puan Ju dan semua kakitangan sokongan
kewangan ditempatkan di bilik Guru Besar yang berhawa dingin dan bilik KPT yang serba ala kadar
dijadikan bilik Encik Neng. Keadaan ini amat mengembirakan kakitangan sekolah dalam melaksanakan
tugas mereka. Encik Neng berpendirian adalah penting memberi kemudahan yang sebaik mungkin kepada
kakitangan yang membantunya serta berjanji akan memberi merit kepada mereka yang rajin dan komited
dalam menjalankan tugas. Encik Farid pula diberi kepercayaan dalam pentadbiran sekolah terutama
berkaitan dengan kokurikulum, sukan, kedai buku dan tender kantin sekolah. Hal-hal berkaitan dengan
jadual kelas juga diuruskan oleh Encik Farid memandangkan Penolong Kanan Kurikulum dikatakan
kurang cekap. Pendek kata, banyak tanggungjawab pentadbiran diuruskan oleh Encik Farid sepanjang
ketiadaan Encik Neng di sekolah.
Apabila diteliti dokumen kewangan, didapati sekolah telah mendapat sijil audit berteguran kerana
pembelian tanpa dokumen sokongan berjumlah RM1,500.00, pembelian tanpa Pesanan Tempatan
RM8,633.00, membelanjakan tidak mengikut maksud perbelanjaan RM4,304.00 dan panjar wang runcit
tidak direkupkan. Keadaan yang sama dilihat bagi tahun-tahun sebelumnya. Selain itu, pihak sekolah
sukar untuk mengutip sewa kantin kerana amaun setiap bulan adalah tidak sama kerana perjanjian kantin
menyatakan bahawa sewaan dikenakan berdasarkan hari kantin beroperasi dengan kadar RM150.00. Ini
bermakna jika cuti am dan cuti sekolah pendapatan sekolah daripada sewa kantin adalah kurang.
Selain itu, kedai buku juga diuruskan oleh Encik Farid. Beliau telah mengambil guru dan murid
membantu memudahkan urusan pembelian barang dan sebagainya. Hasil sewa kedai buku berjumlah
RM800.00 sebulan dikira sebagai pendapatan sekolah. Encik Farid berjaya memastikan kedai buku
sekolah beroperasi dengan baik dan keadaan ini menjadikan Encik Farid amat sibuk menguruskan Kedai
Buku. Dalam masa yang sama, kedai buku juga membekalkan barang-barang seperti kertas dan
sebagainya untuk keperluan sekolah. Alasannya adalah bekalan mudah diperoleh dengan cepat dan dapat
memberi pulangan yang tinggi kepada kedai buku. Keadaan ini menimbulkan kurang senang hati Puan Ju
memandangkan harga jualan adalah lebih tinggi berbanding dengan pembekal lain.
Setelah sekian lama, Encik Neng mendapati keadaan bertambah tidak terkawal dan beliau berhasrat
untuk menumpukan perhatian kepada sekolah dalam hal-hal pentadbiran dan pengurusan kewangan
sekolah. Jelasnya, beliau mahu turun padang kerana daripada pengamatannya janjinya telah memakan
diri.
Soalan:
(a)

Apakah kesilapan yang dilakukan oleh Encik Neng dalam menguruskan pentadbiran dan
kewangan sekolah?

(b)

Bagaimanakah jalan penyelesaian bagi setiap kesilapan yang dilakukan?

(c)

Apakah kawalan-kawalan yang boleh dilakukan bagi membantu Encik Neng?

(d)

Apakah pengajaran yang diperoleh daripada kes ini?

Jawapan:
JANJI MEMAKAN DIRI
(a)

Kesilapan yang dilakukan oleh Encik Neng

(i)
(ii)
(iii)
(iv)

Kurang pemantauan.
Tiada kawalan dalaman.
Tidak tegas.
Memberi tanggungjawab pengurusan kewangan dan kritikal kepada orang bawahan untuk
membuat keputusan.

(b)

Cadangan penyelesaiannya
(i)
Perlu pemantauan yang berkala.
(ii) Kawalan-kawalan dalaman pengurusan kewangan perlu dipatuhi.

(c)

Kawalan pengurusan kewangan dalaman untuk membantu Encik Neng

(i)
Kawalan terhadap sumber manusia.
(ii) Kawalan ke atas dokumen-dokumen sokongan kewangan.
(iii) Mematuhi peraturan pengurusan kewangan yang berkuat kuasa.

(d)

Pengajaran
(i)
Tidak terlalu memberi kepercayaan kepada individu staf yang sama dan laksanakan
pembahagian tugas yang lebih adil.
(ii) Memastikan pengurusan kewangan mengikut peraturan yang berkuat kuasa.
(ii)

Pemimpin perlu menunjukkan teladan yang baik dan kerap turun padang dalam
pengurusan kewangan sekolah.

Kes 10
KUTIP JANGAN TAK KUTIP
Dr. Marzita Abu Bakar
Senario
Hari pertama persekolahan, Puan Anne, Guru Penolong Kanan Hal Ehwal Murid, Sekolah Menengah
Kebangsaan Selamat, sibuk melayan ibu bapa yang datang mengurus pendaftaran anak ke sekolah.
Beberapa guru kelas pula datang menyerahkan pungutan yuran murid kepada beliau. Puan Anne
menerima wang serta Borang Serahan Kutipan Guru ke pejabat dan terus menyimpan wang tersebut di
dalam laci mejanya. Seharian sibuk melayan kerenah guru, ibu bapa dan murid, beliau tidak
berkesempatan untuk menyerahkan kutipan hari itu kepada Ketua Pembantu Tadbir (KPT). Oleh yang
demikian, beliau menyerahkan kutipan harian tersebut kepada KPT dua atau tiga hari sekali dan kadangkadang jumlah kutipan terkumpul melebihi RM10,000.00 untuk dibankkan oleh KPT sekolah. Beliau
juga perlu menandatangani setiap helai resit murid kerana surat perwakilan kuasa membuat kutipan
diberikan kepadanya seorang. Semua guru kelas diminta membantu beliau melaksanakan tugas tersebut.
Keadaan ini menyebabkan Puan Anne berasa selesa kerana dapat membuat kerja dalam waktu yang
singkat walaupun beliau penat disebabkan urus niaga lebih banyak daripada biasa. Sejak itu, beliau
menangguhkan kerja terutama apabila kurang transaksi dengan beranggapan boleh dilaksanakan sekali
gus. Keadaan ini berterusan dan kesannya, guru kelas juga mengambil pendekatan yang sama dengan
menangguhkan penyerahan kutipan harian memandangkan resit tidak diperoleh pada masa itu.
Oleh sebab kesibukan tugas dan sebagainya, beberapa perkara tidak dapat dilaksanakan dengan
sempurna. Antara perkara yang ditegur oleh pihak audit adalah melibatkan RM5,916.00 pungutan tidak

diserahkan ke pejabat, stok bernilai RM152,624.10 tidak direkodkan dan perbelanjaan bernilai
RM4,050.00 tanpa kelulusan Ketua PTJ.
Soalan:
(a)

Apakah kesalahan-kesalahan yang telah dilakukan oleh Puan Anne?

(b)

Apakah jalan penyelesaiannya?

Jawapan:
KUTIP JANGAN TAK KUTIP
(a)

Kesalahan Yang Dilakukan

(i)
Tidak mengeluarkan resit rasmi pejabat kepada guru kelas.
(ii) Tiada surat wakil kuasa kepada guru kelas.
(iii) Sekolah tidak merekod terimaan dalam Buku Tunai pada hari urus niaga.
(iv) Tidak membankkan pungutan pada hari yang sama atau hari bekerja berikutnya.
(v) Menyimpan wang pungutan yuran di dalam laci meja walaupun berkunci.

(b)

Penyelesaiannya
(i)
Memberi surat wakil kuasa kepada guru kelas yang membuat kutipan.
(ii) Mengeluarkan resit rasmi pejabat sebaik sahaja terima pungutan dan menyerahkan resit asal
kepada pembayar (Guru Kelas). (TPKPS 5.3.1)
(iii) Merekodkan terimaan ke dalam Buku Tunai sebaik sahaja resit rasmi pejabat dikeluarkan.
(TPKPS 4.3.3)
(iv) Pungutan dibankkan pada hari yang sama atau jika lewat diterima pada hari kerja berikutnya.
(TPKPS 3.3.8)
(v) Pungutan yang tidak dapat dibankkan pada hari yang sama hendaklah disimpan di dalam peti
besi/tempat yang selamat. (TPKPS 5.4.13)

Kes 11
TIDAK SERAH KUTIPAN WANG KELAS
(a)

Kelemahan pengurusan sekolah dalam mengurus kewangan sekolah

(i)
Tiada pemantauan ke atas Daftar Serahan Kutipan Murid ke pejabat dan Buku Rekod
Kedatangan Murid.
(ii) Tidak mengeluarkan Surat Perwakilan Kuasa.
(iii) Tidak menyerahkan kutipan ke pejabat pada hari yang sama.
(iv) Tiada Nota Serah Tugas apabila berlaku pertukaran/perpindahan guru/staf.

(b)

Cara mengatasi masalah

(i)
Pemantauan secara berkala.
(ii) Keluarkan Surat Perwakilan Kuasa kepada semua pihak berkenaan.

(iii)
(iv)
(v)

Buku Rekod Kedatangan Murid disemak oleh GPK HEM.

Surat Peringatan kepada semua pihak yang membuat kutipan mengenai kegagalan
menyerahkan kutipan dan tindakan susulan.
Pastikan Nota Serah Tugas disediakan oleh pegawai yang bertukar/berpindah.

Kes 11
TIDAK SERAH KUTIPAN WANG KELAS
Noraida Mohd Nor
Senario
Puan Suhaili telah seminggu bertugas di sekolah baharu atas arahan Jabatan Pelajaran Negeri sebagai
Penolong Kanan Pentadbiran dan dalam masa yang sama menjalankan tugas Pengetua, kerana Pengetua
sekolah tersebut telah berpindah dan belum ada pengganti. Puan Suhaili menerima tanggungjawab
tersebut kerana beliau dimaklumkan oleh Timbalan Pengarah bahawa beliau dipilih menjalankan tugas
tersebut berdasarkan rekod cemerlang setelah beberapa kali menjalankan tanggungjawab yang sama di
sekolah lamanya. Tiba-tiba pintu biliknya diketuk dan Pembantu Tadbir Rendah yang memaklumkan ada
penjaga pelajar Tingkatan 2 Cemerlang ingin berjumpa dengannya. Sebaik sahaja dipersilakan duduk,
penjaga pelajar tersebut terus membuat aduan berkaitan pembayaran bagi beberapa perkara berdasarkan
senarai yang diberikan oleh sekolah semasa hari pendaftaran. Walau bagaimanapun, sudah hampir tiga
bulan, beliau belum mendapat resit sebagaimana yang dijanjikan oleh guru kelas yang membuat pungutan
tersebut.
Puan Suhaili berjanji dengan penjaga pelajar tersebut untuk menyiasat dan menyelesaikannya dan
memohon sedikit masa. Puan Suhaili memanggil Encik Faizul sebagai Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
dan Puan Rohana sebagai Ketua Pembantu Tadbir untuk membincangkan perkara tersebut. Encik Faizul
memaklumkan bahawa telah banyak kali pelajar Tingkatan 1 Bestari dan Tingkatan 2 Cemerlang
berjumpa dan memberitahu mereka belum mendapat resit daripada Cikgu Razman yang telah berpindah
sekolah ke negeri lain. Setelah Puan Rohana membuat semakan didapati sememangnya Cikgu Razman
telah diberikan buku resit bagi Tingkatan 1 Bestari dan terdapat tandatangan penerimaan buku resit oleh
Cikgu Razman, namun tidak ada tandatangan penerimaan buku resit bagi Tingkatan 2 Cemerlang dan
Cikgu Razman tidak pernah membuat serahan kutipannya ke pejabat.
Puan Suhaili agak hairan kenapa Cikgu Razman membuat kutipan wang bagi dua kelas iaitu
Tingkatan 1 Bestari dan 2 Cemerlang. Encik Faizul memaklumkan bahawa pada awal tahun Cikgu
Razman telah dilantik sebagai Guru Tingkatan 1 Bestari dan kemudian berlaku pertukaran guru kelas
dengan Cikgu Razman sebagai Guru Tingkatan 2 Cemerlang. Walau bagaimanapun Cikgu Razman terus
memegang buku resit dan membuat kutipan daripada murid Tingkatan 1 Bestari dan dalam masa yang
sama beliau telah mengambil buku resit daripada guru kelas 2 Cemerlang yang lama dan membuat
kutipan kelas tersebut. Ini membolehkan Cikgu Razman membuat kutipan wang dari dua kelas serentak.
Berdasarkan siasatan lanjut didapati hampir semua pelajar bagi kedua-dua kelas telah membuat
pembayaran kepada Cikgu Razman namun semua kutipan tersebut tidak diserahkan ke pejabat. Puan
Suhaili telah berjumpa dengan semua pelajar bagi kedua-dua kelas yang terlibat dan mendapati semua
pelajar yang telah membuat bayaran kepada Cikgu Razman tidak mendapat resit yang sepatutnya.
Puan Suhaili termenung memikirkan apakah yang perlu dilakukan bagi menyelesaikan masalah
tersebut, tambahan Puan Rohana memaklumkan telah beberapa kali cuba menghubungi Cikgu Razman

namun gagal. Puan Suhaili juga hairan kenapa perkara ini boleh berlaku dan beliau dapat merasakan ini
berpunca daripada kecuaian di pihak pentadbiran sekolah.
Soalan:
(a)

Bincangkan apakah kelemahan pengurusan sekolah dalam mengurus kewangan sekolah.

(b)

Bagaimanakah masalah ini dapat diatasi?

Jawapan:
TIDAK SERAH KUTIPAN WANG KELAS
(a)

Kelemahan pengurusan sekolah dalam mengurus kewangan sekolah

(i)
Tiada pemantauan ke atas Daftar Serahan Kutipan Murid ke pejabat dan Buku Rekod
Kedatangan Murid.
(ii) Tidak mengeluarkan Surat Perwakilan Kuasa.
(iii) Tidak menyerahkan kutipan ke pejabat pada hari yang sama.
(iv) Tiada Nota Serah Tugas apabila berlaku pertukaran/perpindahan guru/staf.

(b)

Cara mengatasi masalah

(i)
Pemantauan secara berkala.
(ii) Keluarkan Surat Perwakilan Kuasa kepada semua pihak berkenaan.
(iii) Buku Rekod Kedatangan Murid disemak oleh GPK HEM.
(iv) Surat Peringatan kepada semua pihak yang membuat kutipan mengenai kegagalan
menyerahkan kutipan dan tindakan susulan.
(v) Pastikan Nota Serah Tugas disediakan oleh pegawai yang bertukar/berpindah.

Kes 12
SIAPA BOS?
Noraida Mohd Nor
Senario
Haji Osman, Pengetua SMK Maju Jaya termenung sambil menyemak Buku Tunai sekolahnya. Beliau
merasa sangat hairan dan tertanya-tanya mengapa Buku Tunai sekolahnya terlalu banyak pembetulan
hingga menjadi terlalu sesak, padat dan sukar untuk dibaca. Cara pembetulan yang dibuat juga tidak
mematuhi tatacara kewangan yang ditetapkan. Ini bukannya kali pertama Pembantu Tadbir

Kewangannya, Puan Hamidah menyelenggara Buku Tunai tersebut dan membuat kesalahan yang sama.
Haji Osman telah beberapa kali menegur perbuatan Puan Hamidah kerana menyelenggara Buku Tunai
secara salah, namun masih berulang. Puan Hamidah yang baru berpindah ke sekolah itu telah diberi
tanggungjawab sebagai Pembantu Tadbir Kewangan di bawah penyeliaan Puan Rohani, Ketua Pembantu
Tadbir. Namun, Puan Hamidah kerap membuat pembetulan dalam Buku Tunai dengan memotong
maklumat yang ada beberapa kali sehingga butiran yang dipotong tidak boleh dibaca. Adakalanya beliau
menggunakan liquid paper bagi memadamkan jumlah di Buku Tunai. Haji Osman telah meminta Puan
Rohani (KPT) menggantikan Buku Tunai sebanyak tiga kali iaitu tiga bulan berturut-turut kerana
kecuaian Puan Hamidah menyebabkan penyelenggaraan Buku Tunai terlalu kotor dan amat sukar untuk
dibaca. Haji Osman menyedari perbuatannya salah tetapi beliau berpendapat penyelenggaraan Buku
Tunai yang tidak mematuhi tatacara kewangan yang betul boleh menyebabkan sekolahnya mendapat Sijil
Audit Berteguran.
Haji Osman maklum akan beberapa aduan oleh Penolong Kanan Pentadbirannya, Encik Abd.
Syukor dan Puan Rohani tentang rungutan beberapa orang pembekal sekolah yang tidak tahan dengan
sikap Puan Hamidah kerana selalu meminta ganjaran semasa mereka membuat pembayaran. Puan Rohani
memberitahu kebanyakan pembayaran dengan cek kepada pembekal akan diambil oleh Puan Hamidah
tanpa pengetahuan Puan Rohani, dengan alasan dia sendiri akan serahkan kepada pembekal tanpa perlu
dipos. Walau bagaimanapun, pembekal mengadu yang Puan Hamidah tidak akan menyerahkan cek
sekiranya mereka enggan memberi ganjaran seperti yang diminta. Pernah berlaku kejadian semasa Puan
Hamidah bercuti, ada pembekal yang datang ke sekolah untuk menyerahkan sampul berisi wang kepada
Puan Hamidah. Puan Rohani telah banyak kali menasihati Puan Hamidah namun langsung tidak
diendahkan. Sebaliknya dia pula yang dimarahi dengan kata-kata kesat oleh Puan Hamidah sehingga
akhirnya mereka tidak lagi bertegur sapa. Oleh itu, sukar bagi Puan Rohani memantau kerja-kerja Puan
Hamidah. Haji Osman juga telah beberapa kali memanggil Puan Hamidah dan menegur sikapnya, juga
tidak diendahkan malah tiada perubahan langsung.
Haji Osman memanggil Encik Abd. Syukor dan Puan Rohani bagi membincangkan perkara
tersebut. Beliau sangat bimbang jika perkara itu berlarutan tentu sekolahnya akan mendapat Sijil Audit
Berteguran. Mereka juga cuba menyiasat sama ada pembetulan di Buku Tunai yang selalu sangat
dilakukan oleh Puan Hamidah ada kaitan dengan ganjaran yang diminta olehnya daripada pembekal. Puan
Rohani juga memaklumkan Puan Hamidah selalu membawa Buku Tunai balik ke rumah tanpa
kebenarannya dengan alasan untuk menyelesaikan kerja-kerja yang tidak sempat disiapkan di pejabat.
Soalan:
(a) Apakah kesalahan yang dilakukan oleh Puan Hamidah?
(b) Apakah tindakan yang sepatutnya pihak pengurusan lakukan untuk memantau Puan
Hamidah?

Jawapan:
SIAPA BOS?
(a)

Kesalahan yang dilakukan oleh Puan Hamidah

(i)
Tidak menyelenggara Buku Tunai.
(ii) Membuat pindaan ke atas catatan dalam Buku Tunai tanpa mengikut prosedur.
(iii) Tidak akur dengan arahan KPT dan Pengetua.
(iv) Membawa dokumen keluar pejabat.
(v) Meminta rasuah melalui imbuhan daripada pihak luar.

(b)

Tindakan pihak pengurusan untuk memantau Puan Hamidah

(i)
Menghantar beliau untuk menghadiri kursus.
(ii) Menyemak senarai tugas.
(iii) Penggiliran tugas.
(iv) Penghantaran cek dibuat oleh orang lain.
(v) Cadangan untuk tindakan tatatertib.
(vi) Arahan kepada semua kakitangan agar sebarang dokumen kewangan tidak boleh dibawa
keluar dari pejabat.

Kes 13
BIASA LA DAH LAMA DAH, DARI DULU PUN MACAM NI
Mohd Reimi bin Ismail
Senario
Sekolah Kebangsaan (SK) Tasik merupakan sekolah harian dalam kawasan bandar di utara Semenanjung
Malaysia. Encik Ku Ahmad Ku Aziz diarah bertugas sebagai Guru Besar di SK Tasik pada 01 Februari
2011.
Sejak lima tahun kebelakangan, tiga orang Guru Besar telah berpencen di SK Tasik. Puan Halimah
Ali, seorang Pembantu Tadbir (Kewangan) baru berpencen pada 11 November 2010 dan digantikan
dengan Puan Salmah Adli, Pembantu Tadbir dari Putrajaya pada 3 Januari 2011.
Setelah sebulan bertugas di SK Tasik, Encik Ku Ahmad mengadakan perbincangan dengan Puan
Mas Idayu, Guru Penolong Kanan Pentadbiran dan Puan Salmah berkenaan dengan pengurusan
kewangan sekolah.
Guru Besar : Puan Salmah, bagaimana dengan laporan audit di sini?
PT :

Sekolah kita sejak tahun 2006 sehingga 2009 mendapat Audit Berteguran, Encik Ku.

Guru Besar : Mengapa sehingga 4 tahun berturut-turut mendapat Audit Berteguran?

PT :

Saya tidak pasti Encik Ku, sebab saya pun baru saja di sini. Kalau ikut laporan dalam fail
audit, saya tengok banyak pertanyaan tentang Akaun Belum Bayar (ABB) dan teguran ini
berulang-ulang.

Guru Besar : Kalau sampai empat tahun kes yang sama, nampak macam tak diambil berat teguran ini.
Berapa jumlah semua ABB itu?
PT :

Baki terkini semua sekali RM8,434.50. Kalau ikut asal, semua berjumlah RM23,241.00.
Saya ada tanya dengan PT sebelum ini, Puan Halimah, dia kata dah cuba selesaikan dan
baki yang ada dia tak dapat selesaikan kerana pembekal tak dapat dihubungi.

Guru Besar : Ok, terima kasih atas maklumat yang diberi. Nanti kita cuba cari jalan penyelesaian
bersama. Puan Mas sudah lama bertugas di sini, bagaimana kes seperti ini boleh berlaku?
GPK :

Saya pun tak pasti bagaimana kes ini boleh berlaku, tapi seingat saya, Guru Besar yang
bertugas sebelum ini tidak mengambil berat sangat tentang kes ini. Saya pernah usulkan
perkara ini kepada Guru Besar dulu, Encik Nizam dan Encik Arifuddin, tapi jawapan yang
saya terima, biarlah dulu, saya pun dah nak pencen, nanti Guru Besar baharu datang, dia

selesaikan. Saya datang ke sini dulu pun dah macam ini.... Itu jawapan daripada kedua-dua
Guru Besar lama.
Guru Besar : Betul juga tu, nak salahkan depa sepenuhnya pun tak boleh jugak. Tapi boleh Puan Mas
agak, bagaimana bermulanya kes seperti ini?
GPK :

Kalau tak silap saya, dulu tahun 2008 masa saya mula-mula bertugas di sini, Encik Khalil
sebagai Guru Besar. Saya tengok cara dia berurusan dengan kontraktor dan pembekal,
banyak perolehan dibuat dengan hanya memanggil dan memesan barang tanpa ada
Pesanan Tempatan. Dia sendiri banyak menguruskan perolehan. Saya pernah juga bertanya
kepada beliau, dia cakap biasa la, depa ni semua saya kenal.

Guru Besar:

Oooo macam tu nampaknya kita perlu berbincang dengan lebih lanjut tentang semua kes
ini. Untuk sementara waktu, terima kasih atas penjelasan puan-puan.

Setelah selesai perbincangan, Guru Besar merenung sejenak nasib beliau di SK Tasik.....
Profil Sekolah
Nama Sekolah/Lokasi:
Gred Sekolah:
Enrolmen:
Bilangan guru/staf sokongan:

SK Tasik/Bandar
Gred B
322 orang
21 orang/7 orang

Profil Guru Besar (Baharu)

Nama:
Encik Ku Ahmad Ku Aziz
Umur:
48 tahun
Gred:
DGA34
Perkhidmatan : 4 tahun sebagai Guru Besar
Profil Guru Besar (Lama)
Nama:
Encik Nizam Ahmad
Umur:
56 tahun
Gred:
DGA34
Perkhidmatan : Berpencen di SK Tasik 25 Disember 2010
Profil Guru Besar (Lama)
Nama:
Encik Arifuddin Hamid
Umur:
60 tahun
Gred:
DGA34
Perkhidmatan: Berpencen di SK Tasik 22 Mac 2009
Profil Guru Besar (Lama)
Nama:
Encik Khalil Saad
Umur:
61 tahun
Gred:
DGA34
Perkhidmatan: Berpencen di SK Tasik 12 Oktober 2008
Profil Guru Penolong Kanan Pentadbiran
Nama:
Puan Mas Idayu Kamal

Umur:
50 tahun
Gred:
DGA32
Perkhidmatan: Berkhidmat di SK Tasik mulai 04 Jun 2008
Profil Pembantu Tadbir (Baharu)
Nama:
Puan Salmah Adli
Umur:
36 tahun
Gred:
N17
Perkhidmatan: Berkhidmat di SK Tasik mulai 1 Februari 2011
Profil Pembantu Tadbir (Lama)
Nama:
Puan Halimah Ali
Umur:
57 tahun
Gred:
N17
Perkhidmatan: Berkhidmat di SK Tasik mulai 5 Mac 2000 sehingga 11 November 2010
Soalan:
(a)

Apakah punca berlakunya Akaun Belum Bayar?

(b)

Perolehan yang bagaimana tidak mengikut prosedur?

(c)

Bagaimanakah cara Akaun Belum Bayar dapat diselesaikan?

Jawapan:
BIASA LA DAH LAMA DAH, DARI DULU PUN MACAM NI
(a)

Punca berlakunya Akaun Belum Bayar:

(i)
Perbelanjaan melebihi peruntukan/baki.
(ii) Dokumen bayaran yang tidak lengkap.
(iii) Pembekal tidak membuat tuntutan bayaran.
(iv) Tempoh masa perkhidmatan Guru Besar terlalu pendek.

(b)

Perolehan yang tidak mengikut prosedur ialah:

(i)
Amalan One Man Show iaitu individu yang sama memohon dengan mengisi Nota Minta,
membuat kelulusan, menerima barangan dan membuat bayaran.
(ii) Pesanan barang melalui telefon.
(iii) Perolehan tanpa perancangan.
(iv) Perolehan tanpa Pesanan Sekolah.
(v) Perolehan tanpa semakan baki peruntukan.

(c)

Cara untuk menyelesaikan Akaun Belum Bayar:

(i)
Meminta pembekal membawa dokumen lengkap.
(ii) Bagi kes kehilangan dokumen, akuan sumpah perlu dibuat oleh pihak yang menyebabkan
kehilangan.
(iii)

Bagi kes lama, buat hapus kira ABB dengan meminta kelulusan daripada Bahagian Akaun
KPM.

Kes 14
AKUI KELEMAHANKEJAYAAN MENYUSUL
Noraizan Haji Noor
Senario
Semua warga Sekolah Kebangsaan (SK) Taman Tasik Mewah amat gembira kerana pencapaian sekolah
dalam bidang kurikulum terutamanya dalam peperiksaan UPSR cemerlang, begitu juga dengan
pencapaian dalam bidang kokurikulum. Berita kejayaan demi kejayaan sekolah tersebar menyebabkan
banyak pihak berkunjung ke sekolah untuk mengetahui rahsia kejayaan. Sebagai Guru Besar, Puan
Rohana Binti Samah menyambut kehadiran tetamu dengan penuh mesra. Ramai rakan-rakan Guru Besar
lain yakin SK Taman Tasik Mewah akan dipilih sebagai salah sebuah sekolah berprestasi tinggi
memandangkan kejayaan sekolah hingga ke peringkat antarabangsa. Mereka juga yakin Puan Rohana
adalah calon yang layak untuk mendapat New Deals.
Walau bagaimanapun Puan Rohana sedar anugerah tersebut sukar untuk diperoleh kerana sudah
tiga tahun berturut-turut (2006-2008) sekolah menerima Sijil Audit Berteguran (Pengurusan Kewangan
Kurang Memuaskan). Antara teguran audit yang diterima adalah seperti berikut:
Tahun 2006
ABT- Sewa Kantin
(RM5311.52)
Perbelanjaan tanpa
dokumen sokongan
(RM5,162.80)

Tahun 2007

Tahun 2008

Perbelanjaan tanpa
dokumen sokongan
(RM20,090.10)
Bil lewat jelas
(RM8,282.90)

ABT Sewa Kantin (RM11,900)

Perbelanjaan tanpa dokumen
sokongan (RM7,290)
Baki peruntukan semasa tinggi >10%
PCG (RM74,735.05)

Sebagai Guru Besar yang bertanggungjawab, beliau mengakui segala kesilapan/kelemahan yang
berkaitan dengan teguran audit adalah berpunca daripada dirinya kerana beliaulah yang mentadbir sekolah
dalam tempoh tersebut. Hal ini menyebabkan semua pihak yang terlibat dalam pengurusan kewangan
sekolah menjadi terharu dan merasa bersalah kerana sekolah mendapat audit berteguran. Semasa
mesyuarat JPKA sekolah Puan Rohana mahu semua ahli yang terlibat berusaha agar teguran audit tidak
berulang untuk tahun ke-4. Hasil usaha keras Puan Rohana dengan sokongan padu daripada semua GPK,
guru-guru dan staf sokongan terutamanya KPT dan PT Kewangan, sekolah mendapat Sijil Audit Tanpa
Teguran bagi tahun 2009 dan 2010. Akhirnya Puan Rohana mendapat anugerah sekolah cemerlang New
Deals pada tahun 2011. Dalam ucapan sempena kejayaan itu Puan Rohana sempat berkata `akuilah
kesilapan/kelemahan kerana pasti membawa kejayaan.
Soalan
(a)

Apakah punca berlakunya ABT sewa kantin?

(b)

Bagaimanakah boleh berlaku pembayaran tanpa dokumen sokongan?

(c)

Mengapakah bil lewat dijelaskan?

(d)

Mengapakah baki peruntukan PCG melebihi 10%?

(e)

Huraikan usaha-usaha yang mungkin diambil oleh Puan Rohana untuk memastikan sekolah
beroleh Sijil Audit Tanpa Teguran.

Jawapan:
AKUI KELEMAHANKEJAYAAN MENYUSUL
(a)

Punca berlaku ABT sewa kantin:

(i)
Tidak akur dengan perjanjian sewa kantin yang dipersetujui iaitu membayar sewa ikut
ketetapan pada minggu pertama setiap bulan.
(ii) Tidak ada usaha untuk memungut tepat pada waktunya.
(iii) Tiada surat peringatan bertulis.
(iv) Tiada pemantauan daripada pihak atasan. (Pembantu Tadbir buat surat sahaja)

(b)

Pembayaran tanpa dokumen sokongan:

(i)
Pengurus kewangan tidak peka tentang prosedur pembayaran.
(ii) Tidak jelas tentang jenis dokumen yang perlu ada dalam prosedur pembayaran.
(iii) Tidak ada senarai semak sebelum membuat bayaran.

(c)

Bil lewat jelas:

(i)
Tidak mengikut prosedur yang ditetapkan iaitu semua bil yang lengkap perlu dijelaskan
dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil diterima.
(ii) Tidak membuat penyelenggaraan Daftar Bil dengan baik. Oleh itu sukar untuk memastikan
semua bil direkod dan dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan.

(d)

Baki peruntukan PCG > 10%:

(i)
Tiada perancangan yang menyeluruh semasa membuat anggaran belanjawan.
(ii) Tidak begitu mahir/lemah dalam memahami maksud perbelanjaan PCG.
(iii) Pemantauan terhadap prestasi perbelanjaan tidak dilakukan secara berkala.

(e)

Usaha-usaha yang mungkin telah diambil:

(i)
Melengkapkan diri dengan ilmu pengurusan kewangan melalui latihan/kursus yang
dianjurkan oleh pihak-pihak seperti Institut Aminuddin Baki, Jabatan Pelajaran Negeri dan
Pejabat Pelajaran Daerah.
(ii) Memahami maksud surat pekeliling-pekeliling yang berkaitan pengurusan kewangan.
(iii) Membuat perancangan belanjawan yang lebih terperinci dengan mengambil kira semua
aspek iaitu anggaran peruntukan yang diterima dan perbelanjaan yang akan dilakukan
sepanjang tahun.
(iv) Membuat pemantauan seperti yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Kewangan Dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.
(v) Memastikan Audit Dalaman memahami peranannya dalam memastikan pematuhan terhadap
prosedur dan peraturan kewangan.
(vi) Memastikan semua pihak yang terlibat memahami maksud belanja dalam surat pekeliling
kewangan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa.
(vii) Mengoptimumkan fungsi Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah

Kes 15
KESIAN CIKGU LUBIS.......... RUMAH DIPECAH MASUK
Husney Bin Hamzah
Senario
Cikgu Lubis seorang guru mata pelajaran Sains telah mendapat surat arahan untuk menghadiri kursus
selama tiga hari yang akan diadakan di Hotel Ameng Court, Port Dickson. Berdasarkan surat arahan
menghadiri kursus tersebut, peserta diminta membawa bersama komputer riba (laptop) untuk tujuan
pelaksanaan aktiviti dalam kursus tersebut.
Sehari sebelum menghadiri kursus, Cikgu Lubis telah ke makmal ICT dan berjumpa Cikgu
Mardiana yang menjaga peralatan ICT untuk mendapat kebenaran meminjam dan membawa keluar
laptop yang diperlukan. Cikgu Mardiana adalah Ketua Panitia ICT yang telah menghadiri pelbagai kursus
berkaitan dengan pengunaan, penjagaan dan penyimpanan peralatan ICT telah meminta Cikgu Lubis
mengisi Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori sebelum menyerahkan laptop kepadanya. Cikgu
Lubis membawa balik laptop tersebut ke rumah dan sengaja meletakkannya di tepi pintu utama rumah
supaya dia tidak lupa membawanya ke tempat berkursus keesokan harinya.
Pada keesokan harinya selepas bangun dari tidur, Cikgu Lubis mendapati pintu rumahnya terbuka
dan apabila diperiksa didapati beberapa peralatan elektrik seperti televisyen plasma, set radio hi fi dan
laptop yang dipinjam daripada pihak sekolah telah tiada. Pemeriksaan yang dibuatnya sendiri mendapati
bahawa rumahnya telah dipecah masuk tanpa dia dan keluarganya sedari pada malam itu.
Soalan
(a)

Kenal pasti apakah kesalahan yang telah dilakukan oleh beberapa pihak dalam kes ini.

(b)

Apakah yang perlu dilakukan oleh Cikgu Lubis berikutan kehilangan laptop tersebut?
Terangkan tatacara yang perlu dilakukan oleh Ketua Jabatan dalam isu ini.

Jawapan:
KESIAN CIKGU LUBIS.......... RUMAH DIPECAH MASUK
(a)

Kesalahan-kesalahan yang telah dilakukan:

(i)

Kesalahan Cikgu Mardiana

Mengeluarkan laptop kepada Cikgu Lubis tanpa merujuk borang BPPA 20 yang telah
ditandatangani oleh Pengetua atau Guru Besar.

(ii)

Kesalahan Cikgu Lubis:

Tidak mematuhi peraturan membawa peralatan ICT keluar dari premis sekolah
berdasarkan Pekeliling Perolehan Dan Pengurusan Aset Bilangan 1/2009 Panduan
Penggunaan, Penjagaan, Penyimpanan Dan Membawa Keluar Peralatan Teknologi
Maklumat Dan Komunikasi Bagi Kementerian Pelajaran.
Tidak mengisi Borang BPPA 20 iaitu kebenaran Ketua Jabatan untuk membawa
keluar peralatan ICT dari premis sekolah.
Tidak mematuhi cara penjagaan semasa di rumah iaitu:
Peralatan ICT hendaklah disimpan di dalam almari/kabinet yang berkunci.

 Peralatan ICT setelah digunakan tidak boleh dibiarkan terletak di ruang tamu, di
atas meja makan atau di tepi pintu.
Semasa meninggalkan rumah, peminjam hendaklah memastikan bilik di mana
peralatan ICT disimpan dan rumah berada dalam keadaan berkunci dan selamat.
(b)

Tindakan yang sepatutnya dilakukan:

(i)

Cikgu Lubis
Melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta dan hendaklah melaporkan
kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

(ii)

Guru Besar
Membuat Laporan Awal Kew.PA-28 Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku.
Hendaklah dengan segera dalam tempoh dua hari bekerja menghantar Laporan Awal
dan salinan Laporan Polis terus kepada Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana
kehilangan aset berlaku dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan.
Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian,
Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.
Menunggu syor Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di
Laporan Akhir Kew. PA.30. Antara syor yang boleh dikemukakan oleh Pegawai
Pengawal ialah:
o Tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau
kedua-duanya sekali, atau
o Tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib.

Nota: Penyelesaian kes perlu merujuk kepada arahan dan pekeliling terkini yang sedang berkuat kuasa.