ENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN ST.

PATRICK (SPS) - SATU KAJIAN KES OLEH FARZELI CH EMAT

MUSTAFA

KANDUNGAN

Perkara / Tajuk

1. Pengenalan
1. Sejarah & Latar Belakang Sekolah
2. Kakitangan & Pelajar Sekolah
3. Peranan Dan Tanggungjawab Pengetua Berkaitan Pengurusan Kewangan
Sekolah.
4. Peruntukan Akta Dan Pekeliling Berkaitan Dengan Pengurusan Kewangan
Sekolah.
1. Akta Pendidikan 1996.
2. Akta Acara Kewangan 1957.
3. Peraturan Akaun & Audit 1962.
4. Surat Pekeliling Kewangan.
5. Arahan Perbendaharaan (AP).
5. Borang-Borang Kewangan.
1. Baucar Jernal
2. Borang Kawalan Kelompok.
3. Baucar Bayaran (Perihal Cek Berganda)
4. Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai.
5. Borang Perubahan Gaji.
6. Baucar Bayaran.
7. Borang Baucar Berasingan / Penyelarasan.
8. Sijil Gaji Akhir.
9. Pesanan Kerajaan (LPO)

Belanjawan Dan Terimaan

1. AJK Kewangan sekolah
2. Tuntutan Mengurus.
1. Kumpulan Wang Kerajaan
2. Kumpulan Wang Asrama.
3. Kawalan.
3. Kutipan Yuran / Derma Dari Pelajar Dan Penyata Kewangan Sekolah bagi akaun
simpanan semasa dan akaun simpanan tetap.
4. Lembaga Pengurus Sekolah.
5. Konsep Buku Vot
1. Petikan Arahan Perbendaharaan Berkaitan Buku Vot.
2. Tatacara Menyelenggarakan Buku Vot.
3. Kandungan Buku Vot
 Perbelanjaan / Pembayaran
1. Perbezaan Pesanan Dan Pembelian
2. Dasar Kerajaan Mengenai Pembelian.
3. Tanggungjawab Pegawai Pengawal / Pengetua.
4. Proses Pembelian Dan Pembayaran.
5. Wang Kerajaan
1. Belian Terus
2. Belian Sebutharga
3. Belian Melalui Kontrak Pusat.
4. Pembayaran Gaji dan Elaun
5. Pembayaran Waran Perjalanan Udara (WPU)
6. Memohon Peruntukan Tambahan.
7. Pembelian Melalui Tander.
8. Pembelian Darurat.
6. Bantuan Kerajaan Negeri Sarawak.
7. Bayaran Balik Wang Awam / Amanah ( 81000)
8. Akaun Sekolah / Dana Mission dan Proses Tuntutan.
9. Pengurusan Kewangan Peperiksaan.
10. Daftar Terima Barangan dan Pelupusan.
11. Elaun-Elaun Dalam Perkhidmatan

3.11.1 Asas Pemberian Elaun

Auditan
1. Audit Luaran
2. Audit Dalaman.

Tutup Akaun
1. Tugasa Jabatan Akauntan Negara.
2. Tugas Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak.

Perbezaan SMK St. Patrick, Mukah dengan SM Semenanjung.

Masalah Pengurusan Kewangan SMB. St. Patrick, Mukah.

Kesimpulan

Bibliografi

PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN ST.

PATRICK (SPS) - SATU KAJIAN KES
1. PENGENALAN

Tugas pengetua sangat komplek yang merangkumi beberapa aspek seperti pentadbiran,
pengurusan dan juga kepimpinan. Pengurusan Kewangan merupakan satu proses di mana jentera
pentadbiran kerajaan menggunakan cara-cara tertentu bagi memperolehi dan memperuntukkan
sumber-sumber kewangan berdasarkan kepada keutamaan-keutamaan berkenaan dan mematuhi
prosedur-prosedur dan kawalan-kawalan tertentu bagi mencapai matlamat-matlamat awam
secara cekap dan berkesan. Dalam pengurusan kewangan tradisional, 3 komponen utama yang
perlu diberi perhatian seperti belanjawan, pembiayaan dan kawalan termasuk perakaunan,
laporan dan auditan,

Selain daripada itu, pengetua juga berdepan dengan 2 prinsip utama dalam menjalankan
tugasanya seperti legaliti dan akauntabiliti. Legaliti bermaksud pengurusan kewangan mestilah
mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang digubal olehnya. Legaliti yang terpaksa
dipikul oleh seseorang pengetua termasuk terimaan wang awam, simpanan wang awam,
pengeluaran wang awam, bayaran wang awam dan perakunan wang awam.

Akauntabiliti yang bermaksud memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan
secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya. Aspek yang perlu dipikul oleh
pengetua ialah :

i. Akauntabiliti Fiskal - dari segi integriti kewangan , maklumat, pematuhan kepada

undang-undang dan peraturan pentadbiran awam.
ii. Akauntabiliti Pengurusan - dari segi penggunaan tenaga manusia dan sumber-
sumber lain secara cekap dan ekonomik.
iii. Akauntabiliti Program - dari segi impak program, iaitu samada sesuatu program
mencapai objektik yang dirancangkan dan opsyen yang terbaik telah dipilih untuk
mencapai objektif berkenaan dengan mengambilkira jumlah kos dan output.

1.2 Sejarah & Latar Belakang Sekolah

Sekolah Menengah Kerajaan Saint Patrick, Mukah telah ditubuhkan pada 1905. Sekolah ini telah
ditutup semasa Perang Dunia II dan dibuka semula pada tahun 1946. Keadaan Fizikal sekolah ini
masih uzur dan sekolah baru sedang dibina bagi menampung keperluan bilangan pelajar yang
sedang meningkat. Pada tahun 1994 sekolah ini telah memulakan Tingkatan 4 buat kali
pertamanya. Pada tahun 1998 sekolah ini telah digredkan sebagai sekolah Gred A. Pada dasarnya
sekolah ini diuruskan oleh Lembaga Pengurus Sekolah tetapi dari tahun 1992 hingga sekarang
pendaftaran Lembaga Pengurus Sekolah tidak dilakukan menyebabkan sekolah ini diuruskan
oleh pengetua sepenuhnya. Sejak dibuka pada tahun 1905 seramai 16 orang seperti jadual di
bawah :

Bil Nama Pengetua Tahun

 1 Rev Fr A Sotter (1905-1907)

2 Rev Fr Anthony Mulder (1907-1941)

3 School closed during Japanese occup. (1942-1945)

4 Rev Fr William Boon /

5 Rev Fr A Mak /

6 Rev Fr L. Van Rosyen (1946-1953)

7 Rev Fr Matthew Dunne (1953-1958)

8 Rev Fr Paul Falkher (1958-1961)

9 Rev Fr H Melis (1961-1964)

10 Rev Fr J Burton (1964-1966)

11 Rev Fr Ranymakers (1966-1967)

12 Rev Fr M Mc Hugh (1968-1970)

13 Mr N Wong Yew Tung (1970-1978)

14 Mr Hamdan Buyun (1979-1981)

15 Mr Thomas Tudin (1981-1992)

16 Miss Cathrine Robert Mowe (1993-1996)

17 Mr Aseng Kuman (1996-1997)

Miss Tham Yoh Yin (1998 till present)

Tanah dan Bangunan sekolah ini dimiliki oleh The Bishop Of Sibu. Ia terletak di atas tanah Lot
29 Block 52 dalam Daerah Mukah, Bahagian Sibu, Sarawak. Keluasan tanahnya ialah 18.91
ekar. Tanah ini telah dipajak selama 976 tahun. Terdapat 7 blok bangunan kayu dan satu blok
bangunan konkrit digunakan sebagai bilik darjah (17 buah), makmal (3 buah), pejabat
pentadbiran (sebuah), Perpustakaan (sebuah), Pendidikan Seni (sebuah), Surau (sebuah), Bilik
Guru (sebuah), Bilik Sukan (sebuah), Bilik Komputer (sebuah), Bilik Kebal (sebuah), Bilik Sakit
(sebuah), Bilik ERT (sebuah), dan Bilik SPBT (sebuah).
Terdapat 3 bangunan kayu asrama (satu bangunan lelaki dan 2 bangunan perempuan), sebuah
dewan terbuka, sebuah bengkel Kemahiran Hidup, 3 buah tandas (termasuk di asrama), satu blok
tambahan untuk bilik PAR, Bilik Pusat Sumber dan Bilik Waden Asrama. Satu bangunan yang
menempatkan rumah masak dan dewan makan. Sekolah ini tidak mempunyai kantin seperti
sepatutnay cuma terdapat satu pondok yang dibina untuk menempatkan koperasi sekolah dan
kantin bagi pihak gereja. Semua bangunan adalah setingkat sahaja kecuali bangunan konkrit.
Bangunan konkrit ini telah dibina oleh pihak gereja dengan bantuan wang dari Kementerian
Pendidikan Malaysia. Bangunan konkrit ini siap pada tahun 1986 yang menempatkan 5 buah
kelas, surau, pejabat am, bilik pengetua, dan bilik ERT. Sekolah ini tidak berpagar walaupun
berhampiran dengan pekan Mukah.

1.2 Kakitangan Dan Pelajar Sekolah

Pada tahun 2000, sekolah ini mempunyai 65 orang guru yang terdiri daripada 24 orang guru
siswazah, 41 orang guru bukan siswazah (DGA6) yang terdiri daripada 7 orang Guru Sandaran
Tidak Terlatih (DB1 dan DB2). Staf sokongan pula berjumlah 15 orang yang terdiri daripada 2
orang Pembantu Tadbir (N9), 3 orang Pembantu Makmal (2 orang C7, seorang C9) , 4 orang
Pembantu Rendah Awam (N11), dan 4 orang Tukang Masak(R11). Sekolah ini mula
menjalankan persekolahan 2 sesi mulai 1993. Pada tahun 2000, terdapat 1258 orang pelajar
belajar di sekolah ini dari Tingkatan Peralihan hingga Tingkatan 5. Dari jumlah tersebut 323
orang adalah pelajar asrama. Keseluruhannya, bilangan pelajar terdiri daripada kaum Melanau
(60%), kaum Iban (20%), kaum Cina (15 %) dan lain-lain (5%). Kebanyakan pelajar kaum Iban
tinggal di Asrama memandangkan tempat tinggal mereka terlalu jauh.

1.3 Peranan Dan Tanggungjawab Pengetua Berkaitan Pengurusan Kewangan Sekolah.

Pengurusan Kewangan dan Akaun di sekolah tidak boleh lari dari Akta Acara Kewangan 1957
yang menjadi asas kepada semua acara kewangan yang sedang berkuatkuasa sekarang ini.
"Pegawai Pengawal" adalah dikehendaki mengawal perbelanjaan berkenaan dengan sesuatu
perkhidmatan yang diperuntukan dalam Kepala atau Kepala-Kepala Anggaran dibawah
kawalannya supaya vot bagi perkhidmatan itu tidak melampau. Oleh itu, pengetua yang
bertanggungjawab menguruskan kewangan di peringkat sekolah perlulah memastikan perkara ini
dipatuhi. Pengetua boleh dikenakan tindakan "Dihukum Denda" (Surcharge) sekiranya
melakukan kesalahan seperti berikut :

a.) Gagal mengutip hasil atau cukai.

a. Membuat pembayaran tidak mengikut peraturan.

b. Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan atau kerosakan harta-harta kerajaan.
c. Gagal menyimpan kira-kira dan rekod-rekod yang perlu dengan lengkap dan kemas.
d. Lambat membuat bayaran.
Pengetua bertanggungjawab menentukan segala wang yang patut diterima, mnyimpan selamat
wang awam, mengakaunnya dengan betul dan juga apa-apa (butiran) yang tidak betul dalam
akuan yang dikemukakan / diberikan untuk semakan. Kewajipan kewangan boleh diwakili
dengan syarat ada arahan bertulis, pegawai tidaklah melepaskan diri daripada tanggungjawab
amnya. Oleh itu, pengetua perlulah berhati-hati dalam menguruskan Terimaan dan Pungutan,
Pembelian Kerajaan, Tatacara Pembayaran, Pesanan dan Pembelian, Pengurusan Buku Tunai /
Vot dan Elaun-Elaun Dalam Perkhidmatan.

Omardin Ashaari (1998) menyenaraikan peranan dan tanggungjawab pengetua seperti berikut:

i. Menyediakan anggaran belanjawan sekolah.

ii) Mengurus dan menyempurnakan segala tuntutan perkapita dan lain-lain geran.

iii) Menentukan segala kutipan dilaksanakan dengan sempurna

iv) Merancang dan menguruskan segala bentuk perbelanjaan dan pembayaran yang dilakukan
oleh pihak sekolah.

v) Mengurus dan menyelenggarakan buku tunai untuk Akaun Kerajjaan, SUWA, Asrama dan
Panjar Wang Runcit.

vi) Melakukan dan menyempurnakan segala persediaan yang diperlukan untuk audit akaun
sekolah secara teratur dan kemas.

vii) Menjadi Pengerusi Lembaga Tender dan Sebut Harga Sekolah

viii) Menentukan buku stok yang disimpan dan disediakan di sekolah diselenggarakan dengan
teratur dan kemas kini.

1.4 Peruntukan Akta dan Pekeliling berkaitan dengan pengurusan kewangan sekolah.

1.4.1 Akta Pendidikan 1996.

Seksyen 130 (2) Menteri boleh membuat peraturan berkenaan (m) penyimpanan buku akaun dan
pengauditan akaun institusi pendidikan yang menerima sumbangan.

1.4.2 Akta Acara Kewangan 1957

Perkara 18, surcaj boleh dikenakan kepada kaki tangan awam yang:

Gagal mengutip hasil atau cukai.

i) Membuat bayaran tidak mengikut peraturan

ii) Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan atau kerosakan harta benda kerajaan
 iii) Gagal menyimpan kira-kira dan rekod yang perlu dengan lengkap
dan kemas.

vi) Lambat membuat bayaran

1.4.3 Peraturan Akaun & Audit 1962

Pihak sekolah dikehendaki menyimpan akaun-akaun dan rekod-rekod lain yang berkaitan
dengannya dengan sempurna serta menyediakan dan mengemukakan satu penyata akaun tentang
tahun kewangan yang baru berlalu kepada pihak audit tidak lewat dari 31 Mac tiap-tiap tahun.

1.4.4 Surat Pekeliling Kewangan.

Bil. 4/88 menyatakan, walau bagaimanapun pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata
kewangan tahunan sekolah pada atau sebelum 28/29 Februari kepada pihak audit supaya pihak
sekolah mempunyai tempoh sebulan sehingga 31 Mac untuk membuat pembetulan pada penyata
tersebut.

1.4.5 Arahan Perbendaharaan(AP).

i) Perkara 60, Resit rasmi mestilah dikeluarkan sebagai akaun terima wang yang dibayar kepada
seseorang pegawai awam. Ianya perlu dikeluarkan pada masa urusan dibuat.

ii) Perkara 61, Orang awam hendaklah diberitahu bahawa mereka

hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar.

iii) Perkara 62, Meminda sesuatu resit adalah dilarang

iv) Perkara 68, Semua stok resit apabila tidak digunakan hendaklah disimpan ditempat yang
dikunci dengan selamat.

v) Perkara 70, Resit mestilah ditandatangani dengan berkarbon oleh pegawai yang menerima
wang itu tetapi mesti ditulis oleh seorang pegawai lain.

vi) Perkara 97(a), Semua bayaran kecuali yang dibuat daripada wang
runcit danbayaran bagi gaji dan elaun dan rekupan panjar wang runcit,
hendaklah dibuat dengan menggunakan cek yang berpalang

vii) Perkara 99, Semua baucer hendaklah disokong dengan butir-butir

penuh.
viii) Perkara 140A, Pegawai Perakaunan tidak boleh membuka dalam mana-mana bank apa-apa
akaun awam tanpa kebenaran bertulis dari pihak berkuasa kewangan negeri .

ix) Perkara 142, Tiap-tiap catatan dalam buku akaun hendaklah disokong dengan sesuatu baucer,
penyata pemungut atau waran peruntukan yang dibenarkan dengan sepatutnya.

x) Perkara 144, Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuiat mengikut susunan urusan berlaku.

xi) Perkara 146, Pada hujung tiap-tiap bulan, Buku Tunai hendaklah disesuaikan dengan
penyata bank dan satu penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan

x) Perkara 176 (b), Semua pembelian hendaklah dibuat dengan

menggunakan pesanan tempatan kecuali yang dibayar melalui panjar
wang runcit.

Lain-lain AP yang perlu dipatuhi adalah seperti lampiran Arahan Perbendaharaan.

1.5 Borang-Borang Kewangan

Bagi tujuan pembayaran atau melakukan perubahan gaji dan sebagainya, borang-borang tertentu
digunakan. Setiap borang bagi maksud tertentu memerlukan pengesahan daripada pengetua atau
wakilnya. Antara borang-borang tersebut ialah :

1.5.1 Baucar Jernal (BJ) Kew 306-Pin 1/92.

Baucar Jernal digunakan untuk melakukan perubahan terhadap gaji yang tersalah kod objeknya.
Borang ini digunakan untuk mengembalikan atau membetulkan perubahan kepada yang
sepatutnya. Contohnya, pembetulan pendapatan pegawai kerana tersalah perkiraan dalam
mendapat elaun wilayah (BIW) seperti dalam lampiran 18.

1.5.2 Borang Kawalan Kelompok (BKK) Kew 302A Pin 1/92.

Borang Kawalan Kelompok digunakan untuk mengelompokkan baucar bayaran kepada satu
kumpulan baucar bayaran yang sama jenis. Contohnya dapat dilihat dalam lampiran 18.

1.5.3 Baucar Bayaran (Perihal Cek Berganda) Kew 304A- Pin 1/92.

Baucar Bayaran (Perihal Cek Berganda) digunakan untuk mengeluarkan cek-cek kepada
penerima yang dikehendaki berdasarkan kelulusan yang diperolehi seperti elaun waden asrama,
elaun guru sandaran atau sebagainya. Contohnya dapat dilihat seperti dalam lampiran 19.

1.5.4 Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew 8- Pin 10/96)
Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai digunakan untuk memaklumkan
kepada JAN tentang perubahan gaji seseorang pegawai. Perubahan yang dilakukan adalah tetap
seperti kenaikan gaji dan dikepilkan dengan surat kuasa seperti dalam lampiran 18

1.5.5 Borang Perubahan Gaji (BPG) Kew 320.

Borang Perubahan Gaji digunakan di dalam melaksanakan perubahan gaji pegawai-pegawai.

Biasanya borang ini akan dikepilkan bersama kew 8 pin 10/96. Contohnya dapat dilihat seperti
dalam lampiran 18

2. Baucar Bayaran (Kew 304-Pin 1/92)

Baucar Bayaran merupakan borang terpenting yan digunakan di dalam

melakukan pembayaran kepada pembekal, orang perseorangan ataupun
sebagainya. Contoh penggunaannya boleh diperhatikan dalam semua
lampiran berhubung dengan pembayaran.

3. Borang Baucar Berasingan / Penyelarasan (Kew 321)

Borang Baucar Berasingan / Penyelarasan pula digunakan bagi tujuan

untuk memaklumkan kepada JAN tentang gaji semasa seseorang pegawai
iaitu gaji, elaun-elaun dan potongan tetap yang dilakukan oleh seseorang
pegawai. Biasanya kew 321 ini hanya digunakan pada awal perkhidmatan
seseorang guru sahaja.

4. Sijil Gaji Akhir (SGA) R28

Sijil Gaji Akhir pula digunakan apabila berlaku perpindahan guru dari
satu-satu pusat pembayar (JAN). Sijil ini perlu diperolehi setelah
diluluskan oleh JAN dan diserahkan kepada pusat pembayar yang baru.
Tanpa sijil ini gaji seseorang pegawai tidak dapat dibayar oleh pusat
pembayar yang baru.

5. Pesanan Kerajaan (LPO) Am 75-Pin 5/81

Pesanan Kerajaan mempunyai 4 salinan yang digunakan bagi maksud membuat pesanan dan
bukti pembayaran. Tanpa borang ini, pesanan dan pembayaran tidak dapat dilakukan oleh JAN.
Contoh borang ini digunakan boleh didapati dalam lampiran 16.

2. BELANJAWAN DAN TERIMAAN

 Sekolah mendapat sumber kewangan dari bantuan perkapita dari PTJ Induk dalam
beberapa peringkat bergantung kepada sumber kewangan yang diagihkan kepada JPN
oleh KPM. Proses Kewangan Sekolah bermula dengan belanjawan yang dilakukan pada
bulan Oktober setiap tahun. Belanjawan ini merangkumi semua perkara yang perlu
dituntut oleh pihak sekolah kepada Pusat tanggungjawab Induk. Tuntutan ini
merangkumi tuntutan menengah termasuk bantuan perkapita dan asrama bagi peruntukan
kerajaan.

Selain daripada itu, sekolah ini juga mengutip yuran sekolah yang terdiri daripada
beberapa jenis yuran iaitu yuran khas, yuran bangunan dan yuran kertas, yuran majalah,
yuran takaful dan derma PIBG. Yuran peperiksaan dikutip berasingan dan terus dihantar
ke Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak(JPNS).

Semua perkara ini dapat diperhatikan melalui lampiran 1 yang menerangkan Anggaran
Perbelanjaan Mengurus bagi aktiviti Pendidikan Menengah (Borang RE/Menengah).
Anggaran Perbelanjaan Mengurus bagi aktiviti Asrama (Borang RE/Asrama) seperti
dalam lampiran 2. Punca pendapatan bagi akaun sekolah atau dana mission pula
diperolehi melalui pengutan yuran sekolah seperti lampiran 3.

1. Ahli Jawatankausa Kewangan Sekolah

Sekolah ini mempunyai jawatankuasa kewangan sekolah yang bertanggungjawab dalam

pengurusan kewangan sekolah ini. Terdapat tiga objektif utama jawatankuasa ini tentang
pengurusan kewangan sekolahnya:

a. Untuk mengadakan kawalan yang ketat ke atas pungutan dan perbelanjaan yang
dilakukan oleh sekolah dengan cara teratur supaya tidak berlaku kesilapan dan
kehilangan.
b. Untuk menyenangkan pelaksanaan tugas pengetua terhadap perakaunan kewangan
sekolah.
c. Untuk membolehkan kedudukan sebenar perakaunan dan kewangan sekolah di ketahui
pada masa-masa tertentu.

Jawatankuasa ini terdiri daripada :

Pengerusi : Pengetua.

N. Pengerusi : Penolong Kanan Pentadbiran.

Setiausaha : Pembantu Tadbir Kewangan.

Bendahari : Bendahari Dalaman Sekolah.

Ahli-ahli : Penolong Kanan (HEM)

Penyelia Petang.

Ketua Bidang.

Ketua Panitia.

1. Tuntutan Mengurus

"Sistem Terimaan" ialah tindakan yang diambil apabila menerima wang dari orang awam
manakala "Sistem Pungutan" ialah tindakan yang diambil untuk mendapatkan hasil yang
sepatutnya dipungut. Sistem pungutan ialah tindakan yang diambil untuk mendapatkan hasil
yang sepatutnya dipungut. Sistem terimaan pula ialah tindakan yang diambil apabila menerima
wang dari orang awam. Setiap sekolah perlu ada sistem pungutan dan terimaan yang baik
bertujuan untuk menentukan terimaan diakaunkan dan disimpan dengan betul, untuk mengelak
kehilangan wang akibat kegagalan memungut, kecuaian, penyelewengan dan kecurian, untuk
mengelak surcaj , untuk menentukan tanggungjawab dan akauntabiliti.

Sebagai pengetua, beliau bertanggungjawab untuk memungut semua hasil yang sepatutnya
diperolehi. Oleh itu, perkara-perkara berikut perlulah dilakukan semasa penerimaan wang awam
seperti :

a. Mengeluarkan surat kuasa untuk menerima wang ( AP 69) seperti lampiran 4.

b. Mengeluarkan notis kepada orang awam untuk meminta resit bagi tujuan pembayaran
dan hanya menerima akaun terima pada resit yang bercetak dan bernombor (AP. 61)
c. Bagi terimaan melalui pos, resit hendaklah dihantar pada hari yang sama.
d. Catatkan resit dalam daftar kedatangan murid, borang serahan wang, buku tunai dan
daftar terimaan wang harian.
e. Bankkan pungutan.

2.2.1 Kumpulan Wang Kerajaan (Menengah)

Kumpulan Wang Kerajaan (menengah) merupakan semua terimaan yang diperoleh daripada
bantuan dan pemberian kerajaan dalam bentuk geran. Dalam konteks sekolah ini, ia merupakan
bahagian waran yang dikekalkan dalam buku vot. Ianya termasuklah bantuan pendidikan
(perkapita) dan bantuan modal . Apa-apa perbelanjaan yang dibuat daripada kumpulan wang ini
hendaklah selaras dengan tujuan sesuatu bantuan atau pemberian itu. Di SPS, Pembantu Tadbir
sekolah yang menjalankan tugas kewangan berkaitan Akaun. Tuntutan mengurus boleh
dipecahkan kepada 2 bahagian iaitu tuntutan untuk menangah dan asrama. Antara tuntutan bagi
menengah yang dilakukan seperti gaji, elaun-elaun, KWSP, Imbuhan tahunan, tambang percuma,
pengangkutan dan perjalanan, guru-guru tambahan, pengangkutan murid, LPBT, sewaan,
penyelenggaraan bangunan, perabot dan kelengkapan, pakaian seragam, letrik dan air,
penyelenggaraan kawasan dan kursus motivasi. Tuntutan bagi asrama pula meliputi gaji, elaun-
elaun, KWSP, imbuhan tahunan, LPBT asrama, bantuan makanan, elaun waden,
penyelenggaraan asrama dan pakaian seragam.

Tuntutan perkapita meliputi tuntutan untuk mata pelajaran dan bukan mata pelajaran. Antara
matapelajaran dan bukam matapelajaran yang boleh dituntut berdasarkan perkapita ini ialah :

a. Sains Sosial dan Bahasa

b. Pendidikan Jasmani.
c. Pendidikan Seni.
d. Sains dan Matematik.
e. Sains Rumahtangga.
f. Sains Pertanian.
g. Perdagangan.
h. Kemahiran Hidup.
i. Matapelajaran Teknik.
j. LPBT / LPK
k. Perpustakaan.
l. Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling.
m. Pusat Sumber Pendidikan

Pembayaran perkapita ini bersandarkan kepada bilangan pelajar dalam sekolah tersebut.
Disamping itu, kadarnya adalah berbeza antara menengah rendah dengan menengah atas. Nilai
setiap pelajar bagi mata pelajar dan bukan mata pelajaran juga berbeza. Terdapat jadual khas
untuk menentukan kadar setiap kategori sama ada bantuan mata pelajaran atau bukan mata
pelajaran. Pembayaran peringkat pertama hanya dibayar seperuh sahaja daripada peruntukan
sepenuhnya dan bakinya akan dibuat penyelerasan pada bulan Jun tahun berikutnya berdasarkan
bilangan pelajar pada masa itu. Semua wang ini dimasukkan ke dalam akaun Buku Vot. Selain
daripada bantuan perkapita, sekolah juga mengutip yuran (sukan, perpustakaan, kertas, majalah
sekolah, derma, faedah bank dan sebagainya) daripada pelajar. Semua ini terdapat dalam lajer
akaun sekolah / dana mission.

Perbelanjaan daripada pendapatan ini dilakukan mengikut peruntukan yang telah diberikan oleh
kerajaan (mata pelajaran atau bukan matapelajaran). Dana mission digunakan untuk menjelaskan
atau menampung peruntukan yang tidak mencukupi dari akaun kerajaan atau lain-lain
perbelanjaan yang tidak terdapat dalam akaun kerajaan. Perbelanjaan dikawal oleh pengetua dan
baki peruntukan yang tidak dibelanjakan akan dimasukkan ke dalam perbelanjaan tahun
berikutnya sebagai punca pendapatan tahun berikutnya.

Pengetua juga telah melaksanakan tugasnya dengan baik dalam menguruskan perbelanjaan dan
pembayaran terhadap barangan dan perkhidmatan yang dibeli. Begitu juga dengan urusan
pembayaran gaji kakitangan kecuali pembayaran gaji kakitangan yang baru dan perubahan gaji
kerana kenaikan skill gaji. Buku Tunai untuk akaun kerajaan, akaun suwa dan panjar runcit
diuruskan dan diselanggara dengan memuaskan. Persediaan juga dibuat untuk audit akaun
sekolah dan dari laporan audit , akaun sekolah ini selalu kemaskini seperti sepatutnya. Pembantu
Tadbir dapat mengikuti arahan perbendaharaan seperti yang disyaratkan.
2.2.2 Kumpulan Wang Asrama.

Kumpulan wang asrama merupakan semua terimaan yang berkaitan dengan asrama, sama ada
bantuan daripada kerajaan. Dalam konteks SPS, apa-apa perbelanjaan yang dibuat daripada
kumpulan wang ini hendaklah yang berkaitan dengan asrama sahaja.

2.2.3 Kawalan

Benar dan saksama dalam konteks pengurusan kewangan sekolah adalah merujuk kepada sejauh
mana ia mematuhi prinsip-prinsip perakaunan diterima umum, akta-akta serta pekeliling
kewangan, Arahan Perbendaharaan , dasar-dasar dan peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh
Kementerian Pendidikan. Setiap urusniaga mestilah dibuat dengan kelulusan dan dibuat atas
kepentingan sekolah serta disokong dengan bukti-bukti yang objektif (dokumen sokongan.
Perbelanjaan yang dibuat daripada sesuatu kumpulan wang tersebut hendaklah selaras dengan
tujuan sesuatu bantuan atau berkaitan dengan kumpulan wang tersebut sahaja).

Kawalan Dalaman adalah merujuk kepada semua langkah-langkah kawalan yang diwujudkan
dalam sesebuah organisasi untuk memastikan aktiviti-aktiviti organisasi itu berjalan dengan
lancar untuk mencapai matlamat organisasi, melindungi aset-aset serta memperoleh rekod yang
tepat dan boleh dipercayai. Kawalan dalaman terdapat dalam pelbagai bentuk, antaranya ialah
kaki tangan yang cekap, pertukaran/pusingan kerja, cuti tahunan, penentuan tanggungjawab,
pengasingan tanggungjawab, dokumen sokongan sebagai bukti, adanya semakan dalaman
semasa penyediaan baucer dan cek oleh kerani dan pengetua, serta pemeriksaan ke atas Buku
Vot, baucer, LPO oleh jawatankuasa audit dalaman pada penghujung setiap bulan.

1. Kutipan Yuran / Derma Dari Pelajar (Dana Mission) dan Penyata Kewangan
Sekolah bagi akaun simpanan semasa dan akaun simpanan tetap.

Kumpulan wang Dana Mission merupakan wang yang diterima oleh pihak
sekolah selain daripada pemberian bantuan dari pihak kerajaan dan yang
berkenaan dengan kumpulan wang asrama. Di dalam konteks SPS, antara
puncanya termasuklah kutipan yuran khas, majalah, derma, insurans (takaful) dan
yuran bangunan, sewa gelanggang dan sebagainya. Semua wang ini akan
masukkan ke dalam akaun sekolah yang terdiri daripada akaun simpanan biasa
dan akaun simpanan tetap. Lampiran 5 menunjukkan yuran sekolah yang
dipungut pada tahun 2000 dan lampiran 6 menunjukkan lajar kutipan dari bulan
Januari hingga Ogos 2000 bagi akaun sekolah atau dana mission.

2. Lembaga Pengurus Sekolah.

Lembaga pengurus Sekolah merupakan badan tertinggi peringkat sekolah yang menguruskan
kewangan. Ia terdiri daripada 6 orang ahli iaitu seorang pengerusi, seorang naib pengerusi dan 4
orang ahli. Pemilihan Lembaga Pengurus Sekolah dilakukan oleh pihak geraja St.Peter & Paul,
Makah. Anggotanya terdiri daripada orang-orang yang berpengaruh dalam jawatankuasa gereja
tersebut yang terdiri daripada bishop, father dan lain-lain. Jawatankuasa ini berperanan
membantu pihak sekolah memperolehi kewangan dari Kementerian Pendidikan ataupun orang
perseorangan secara memohon derma.

Wang yang diperolehi akan dimasukkan ke dalam dana mission iaitu akaun sekolah. Penggunaan
wang ini akan dilakukan oleh pengetua sekolah bagi maksud kebajikan pelajar dan kemudahan
sekolah. Antara usaha Lembaga pengurus Sekolah dapat diperhatikan melalui surat dalam
lampiran 7 berhubung memohon peruntukan bagi membina bangunan baru. Walaupun fungsi
lembaga ini masih diamalkan namun sehingga 1999 Lemabag pengurus Sekolah ini tidak
didaftarkan lagi atas sebab-sebab tertentu.

2.7 Konsep Buku Vot

Buku Vot ialah sebuah buku bagi merekod semua peruntukan belanja mengurus yang dikawal
oleh Akauntan Negara (JAN) Cawangan Sibu. Peruntukan belanja ini mencakupi gaji, elaun
kerja lebih masa, KWSP, bonus, penyelenggaraan bangunan, pembelian perabot, pakaian
seragam, bayaran elektrik, air, pembentungan, kawalan keselamatan, peruntukan mata pelajaran,
LPBT Asrama, bantuan makanan, elaun waden, penyelenggaraan bangunan asrama, pekaian
seragam (asrama), tambang percuma, sewaan, kursus motivasi dan elaun pindah rumah . Boleh
dikatakan semua peruntukan wang kerajaan akan disimpan oleh JAN.

Peruntukan Vot ini jika tidak dibelanjakan dalam tahun itu akan dikembalikan kepada Pusat
Tanggungjawab Induk iaitu Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak. Kedudukan Vot bagi bulan
Ogos 2000 seperti lampiran 8. Secara amnya buku vot hampir sama fungsinya dengan Buku
Tunai cuma pecahannya sahaja yang berbeza. Setiap awal bulan pihak PTJ perlu menghantar
pulangan Vot yang menerangkan kedudukan terakhir kewangan PTJ tersebut. Setiap terimaan
atau perbelanjaan direkodkan dalam mukasurat yang sama bergantung kepada "Pecahan Kepala"
yang telah ditetapkan.

2.7.1 Petikan Arahan Perbendaharaan Berkaitan Buku Vot.

Perkara 95 (AP) menyatakan seperti berikut:

a. Tiap-tiap pegawai pengawal atau pegawai yang diamanahkan mengawal mana-mana

bahagian Maksud perbelanjaan atau kumpulan wang amanah, hendaklah
menyelenggarakan sebuah Buku Vot yang menunjukkan dengan jelas pada bila-bila masa
mengenai tiap-tiap program dan aktiviti atau projek di bawah mana-mana Maksud
Perbelanjaan atau peruntukan di bawah kawalannya:
 i. amaun yang dibenarkan bagi tahun itu, ditolak amaun yang diuntukkan kepada
jabatan atau pejabat lain yang dipindahkan kepada program atau aktiviti atau
projek lain dan ditambah kepadanya amaun yang diterima seumpama itu.
ii. semua debit dan kredit kepada program dan aktiviti atau kumpulan wang itu
mengikut bila ianya berlaku, serta dengan jumlah kemas kini mengenai
perbelanjaan bersih.

b) Baki peruntukan pada setiap masa.

Tanggungan mengikut bila ianya dilakukan. Cadangan bagi membuat peruntukan, pindah
peruntukan dan pindahan hendaklah ditanda selesai setakat mana yang diselesaikan. Jumlah
kemas kini tanggungan yang belum selesai hendaklah dicatat dan dilaraskan apabila tanggungan
berubah

Apabila seseorang pegawai memperakui baucer untuk dibayar atau dilaraskan ia hendaklah
menurunkan tandatangan ringkasnya dalam satu ruang yang diperuntukkan khas bagi maksud ini
pada catatan yang berkenaan dalam Buku Vot dan memastikan bahawa tanggungan berkaitan
jika ada telah ditanda selesai atau dikurangkan. Semua tanggungan yang belum selesai termasuk
inden yang belum ditunaikan pada akhir tahun kewangan hendaklah dibawa ke hadapan ke
dalam Buku Vot tahun yang baru.

Perkara 143 (b) berkaitan penyesuaian Akaun Vot menyatakan Akauntan Negara sebagai pejabat
perakaunan hendaklah menghantar tiap-tiap bulan laporan terperinci akaun vot kepada pegawai
pengawal (pengetua), . Pengetua atau wakilnya hendaklah menyesuaikan urusniaga laporan
terperinci dari pejabat perakaunan dengan rekod perakaunannya dan menyediakan penyata
penyesuaian akaun untuk dikemukakan kepada pejabat perakaunan. Sebarang perbezaan di
antara laporan terperinci hendaklah disiasat. Tindakan terhadap perbezaan tersebut hendaklah
diambil dan dan pelarasan yang wajar hendaklah dibuat.

2.7.2 Tatacara Menyelenggarakan Buku Vot.

i) Bila terima waran, catatkan perolehan dalam buku vot (peruntukan tahun semasa), mengikut
kepala objek.

ii) Buat pembelian bagi perkara-perkara yang ada dalam anggaran, mengikut prosedur pembelian
seperti biasa.

iii) Masukkkan secara lengkap butiran-butiran mengenai pembelian / perbelanjaan tersebut

dalam buku vot seperti nama pembekal, no. pesanan dan sebagainya.

iv) Sediakan baucer dan hantarkan baucer beserta invois kepada Akauntan Negara Cawangan
Sibu.
v) Akauantan Negara Cawangan Sibu akan menyemak baucer-baucer tersebut, jika lengkap dan
patuhi peraturan, beliau akan sediakan cek untuk dihantar terus kepada pembekal tanpa melalui
sekolah.

vi) Di akhir bulan, Akauntan Negara akan menghantarkan satu laporan terperinci (FILMSE) iaitu
penyata akaun tentang apa yang dibelanjakan.

vii) Pihak sekolah akan menyemak dan membuat penyesuaian dengan buku vot Satu penyata
penyesuaian akan disediakan dan dihantar kepada Akauntan Negara Cawangan Sibu..

2.7.3 Kandungan Buku Vot

Kandungan Buku Vot adalah seperti di bawah :

a. Bil. Urusan Niaga

b. Tarikh
c. Butir-butir
d. Kod PAK / Vot / Jabatan.
e. Kod PTJ
f. Kod Amanah
g. Kod Projek / Setia
h. Kod CP
i. Kod SODO
j. No. Baucer / Rujukan lain / No. kelompok
k. Debit
l. Kredit
m. Tanggungan / Dikenakan / (Dijelaskan)
n. Baki peruntukan PTJ / JAN.

Pecahan Objek atau kod program / aktiviti Jabatan Pendidikan Bahagian Sibu adalah seperti
lampiran 9.

3. PERBELANJAAN DAN PEMBAYARAN

Definisi Pembelian Kerajaan ialah membeli barangan atau perkhidmatan dengan penggunakan
peruntukan kerajaan. Pembelian perlulah dirancang dan mengambilkira jumlah peruntukan yang
akan diperoleh, kuantiti yang diperlukan, kualiti barangan serta khidmat lepas jualan, kesesuaian
barang dan yang mustahak sekali ianya patuh kepada Arahan-arahan, peraturan-peraturan serta
dasar kerajaan. Dokumen-dokumen yang terlibat ialah borang permintaan, pesanan rasmi
(pesanan tempatan), nota serahan, bil atau invois, baucer. Rekod-rekod yang terlibat ialah Buku
Vot, Buku Daftar Pembelian dan Pemiutang, Borang-borang stor.
Perolehan ini boleh diperhatikan melalui lampiran 10. Peruntukan yang diterima dan sedia
dibelanjakan untuk aktiviti Pendidikan Menengah seperti lampiran 11 manakala lampiran 12
menunjukkan peruntukan yang diterima untuk aktiviti Asrama.

Definisi Tatacara Pembayaran ialah langkah-langkah yang perlu dipatuhi oleh sekolah untuk
melakukan pembayaran bersandarkan kepada Arahan Pembendaharaan yang sedang
berkuatkuasa. Pembayaran yang akan dilakukan oleh sekolah ini boleh diambil dari mana-mana
peruntukan yang dibenarkan sama ada peruntukan kerajaan atau wang dana mission. Tatacara
Pembayaran yang dilakukan oleh Pembantu Tadbir dan disahkan oleh pengetua memenuhi AP.
92 - 110 adalah seperti berikut :

a. Bil atau invois diterima dalam bulan berikutnya barangan dibekalkan.

b. Dibayar tidak lewat dari sebulan daripada tarikh menerima invois.
c. Pesanan Tempatan (LPO) dan invois disahkan dengan sewajarnya oleh pengetua.
d. Sediakan Baucer Bayaran dan rekod dalam Buku Vot.
e. Kemaskinikan Daftar Pembelian dan Sipiutang atau Bil.

3.1 Perbezaan Pesanan Dan Pembelian

Pesanan dan Pembelian ialah 2 proses yang berbeza. Pesanan ialah proses memesan barangan
atau perkhidmatan yang dikehendaki setelah menimbang keperluan berasaskan mustahak,
penting dan utama serta mengambil kira peruntukan sedia ada, kegunaan, stok masih ada, tempat
simpanan, tempoh perolehan, pembekal, ketahanan barangan dan pasaran. Setelah semua faktor
diambilkira maka pembelian bolehlah dilakukan dengan memesan terlebih dahulu.

Pengetua mengarahkan Pembantu Tadbir melakukan pesanan dengan menghantar Borang

Pesanan kepada pembekal. LPO dihantar balik oleh pembekal kepada pihak sekolah. Sekolah
membuat pembayaran kepada barangan / perkhidmatan tadi dan penerimaan barangan dari
pembekal. Penerimaan akan dilakukan oleh Pembantu Tadbir dengan menyemak butiran dengan
LPO dan inbois yang dihantar.

Kecacatan disenaraikan dan diasingkan untuk dikembalikan kepada pembekal. Pengesahan

dilakukan di atas LPO dan Invois. Pembantu Tadbir juga akan merekodkan barangan tersebut ke
dalam daftar inventori atau stok bergantung kepada jenis barangan tersebut dan seterusnya
penyimpanan barangan tersebut ke tempat yang selamat bergantung kepada kategori barangan
sangat menarik, menarik dan tidak menarik, ketahanan barangan dan kebahayaan barangan
tersebut.

3.2 Dasar Kerajaan Mengenai Pembelian

Kerajaan Malaysia mempunyai beberapa dasar berhubung dengan perkara pembelian ini. Ini
bermakna wang yang disalurkan oleh kerajaan haruslah memenuhi dasar tersebut samasa kita
membelanjakannya. Antara dasar kerajaan tersebut ialah :

a. Memenuhi kehendak Dasar Ekonomi Baru (DEB)

b. Meningkatkan pelaburan asing dan pemindahan teknologi.
c. Mengutamakan syarikat bumiputera.
d. Perdagangan dikalangan negera-negara Asean.
e. Perdagangan timbal balas dan lain-lain.

3.3 Tanggungjawab Pegawal Pengawal / Pengetua

Pengetua yang telah dipertanggungjawabkan untuk menguruskan kewangan kerajaan pada

peringkat sekolah haruslah mematuhi Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Jabatan Akauntan
Negara dan Pekeliling Kementerian Pendidikan berhubung tatacara kewangan. Sebelum sesuatu
pembelian dilakukan, pengetua perlulah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi iaitu :

a. Memahami dan mematuhi peraturan.

b. Menentukan peruntukan mencukupi
c. Membuat perancangan yang lebih awal.
d. Memberitahu pihak berkenaan mengenai pembelian.
e. Menyimpan akaun dan rekod-rekod yang diwajibkan.
f. Menyelia, menyelenggara dan mengawal barangan / perkhidmatan yang dibeli.
g. Membayar mengikut peraturan yang ditetapkan
h. Membuat kajian pasaran.

3.4 Proses Pembelian Dan pembayaran

a. Memaklumkan kepada pembantu tadbir, ketua panitia dan ketua unit untuk
mengemukakan keperluan tahunan masing-masing.
b. Merancang pembelian menentukan status keperluan, kuantiti dengan mengambilkira
peruntukan, kegunaan, stok masih ada, tempat simpanan, tempat perolehan, tempoh
perolehan, pembekal, ketahanan barang, dan pasaran
c. Menentukan cara perolehan, sama ada pembelian melalui kontrak pusat, tunai runcit,
pembelian terus, melalui sebut harga atau melalui tander.
d. Memesan dengan mengeluarkan pesanan tempatan (LPO), mengikut tatacara dan
peraturan yang sepatutnya dan memanjangkan kepada pembekal.
e. Menerima barang, membuat penyemakan dari segi item, kuantiti, ketiadaan kecacatan
serta membuat pengesahan penerimaan (pesanan penghantaran)
f. Mengkategorikan barang , menyimpan di tempat sesuai, serta menyelenggarakan rekod.
 g. Menerima invois, membandingkan dengan pesanan tempatan, menyediakan baucer untuk
pembayaran (dalam tempoh sebulan daripada tarikh menerima invois), serta merekod
dalam buku vot. Baucer difailkan mengikut kumpulan wang mengikut siri urutan.

Wang Kerajaan

Perbelanjaan wang kerajaan memerlukan beberapa dokumen seperti baucer

bayaran, LPO, inbois dan sebagainya. Pembelian ini boleh dilakukan melalui
beberapa cara seperti dilakukan oleh sekolah ini iaitu :

1. Belian Terus

Pembelian Terus iaitu pembelian yang kurang dari RM 20,000.00 dan

dipesan dari syarikat yang menawarkan harga yang setimpal / berpatutan
dengan kualitinya. Jika nilai belian tersebut melebihi RM 10,000.00
syarikat tersebut mestilah berdaftar dengan Kementerian Kewangan. .
Pembelian terus ini hanya melibatkan barangan yang kurang daripada
RM20,000.00. Belian terus paling kerap dilakukan oleh sekolah ini.
Pembelian ini dilakukan oleh kerani kewangan dengan mengeluarkan LPO
kepada pembekal yang membekalkan barangan. Pengetua akan
mengesahkan LPO tersebut sebelum diserahkan kepada pembekal. Setelah
pembekal menerima LPO yang memerlukan barangan, pembekal akan
menghantar barangan dan melengkapkan borang LPO. LPO tadi akan
diserahkan kepada kerani kewangan untuk tujuan pembayaran. Setalah
barangan dan LPO diterima satu inbois akan disertakan bersama. Pada
inbois satu pengesahan akan dilakukan oleh orang yang menerima
barangan tersebut. Proses pembayaran selanjutnya akan dilakukan oleh
pembantu tadbir berdasarkan lampiran 13. Lampiran 14 pula merupakan
satu contoh penuh bagi pembayaran cara belian terus ini.

2. Belian Sebutharga

Pembelian Melalui Sebutharga - iaitu pembelian melebihi RM20,000.00

tetapi tidak melebihi RM50,000.00. Pembelian ini memakan masa yang
agak panjang kerana prosesnya yang rumit seperti mengeluarkan notis
sebutharga, menghantar Lampiran Q kepada pembekal ( tidak kurang dari
5 pembekal), sediakan peti sebutharga, dibuka oleh Jawatankuasa
Sebutharga yang terdiri sekurang-kurangnya 2 orang, diluluskan oleh
Jawatankuasa Sebutharga sekurang-kurangnya 3 orang (salah seorang
adalah pengetua), memaklumkan setuju terima kepada pembekal yang
telah dipilih / berjaya. Pembelian melalui sebutharga dilakukan terhadap
barangan atau perkhidmatan yang melebihi RM10,000 tetapi kurang
daripada RM50,000. Biasanya perolehan ini dilakukan berhubung
pembaikan asrama atau bangunan, penyelenggaraan kawasan dan
sebagainya. Proses sebutharga ini adalah seperti lampiran 15.
3. Belian Melalui Kontrak Pusat.

Pembelian Melalui Kontrak Pusat iaitu kontrak yang diuruskan oleh

Perbendaharaan dengan rasional pembelian secara banyak mendapat harga
yang murah. Ini kerana barangan atau perkhidmatan ini akan digunakan
oleh semua agensi, mengurangkan waktu menguruskan sebutharga atau
tender dan keseragaman atau gunasama. Pembelian melalui kontrak pusat
biasanya melibatkan perolehan seperti kertas, makanan basah (ikan) dan
kering (barangan dapur) dan sebagainya. Kontrak pusat dilakukan oleh
Kementerian Pendidikan Malaysia atau Jabatan Pendidikan Negeri
Sarawak.

Pembelian berdasarkan senarai harga yang telah dipersetujui antara

pembekal denga kerajaan. Tatacara pembayarannya adalah seperti
lampiran 16 iaitu membeli beras yang merupakan kontrak pusat dilakukan
oleh JPNS untuk bantuan makanan asrama.

4. Pembayaran Gaji dan Elaun

Penyediaan Lembaran Gaji adalah satu proses untuk mencatatkan segala

bentuk amaun yang perlu dibayar kepada semua kakitangan mengikut
bulan semasa oleh Jabatan Akauntan Negara (JAN) untuk memasukkan
gaji pokok dan lain-lain elaun serta potongan kepada setiap kakitangan
yang terdapat di sekolah tersebut melalui arahan pindahan bank (sistem
berkomputer).

Penyediaan Lembaran Gaji dilakukan 2 bulan lebih awal dari pembayaran

sepatutnya oleh Pembantu Tadbir dan disahkan oleh pengetua. Lembaran
gaji ini perlulah sampai ke JAN pada atau sebelum 10hb. bulan tersebut.
Segala perubahan gaji dilakukan dengan menggunakan borang Kew.8
(perubahan gaji). Segala perubahan gaji yang berlaku selepas Lembaran
Gaji dibuat hanya akan dikemaskini 2 bulan selepas itu. Bagi kes
perubahan gaji tersebut, tuntutan pembayaran akan dilakukan oleh
Pembantu Tadbir dan akan dimasukkan ke dalam menyata gaji bulan ke
tiga atau boleh juga di buat pembayaran melalui Baucer Bayaran.
Perubahan gaji yang berlaku terutamanya pembayaran gaji Guru Sandaran
Tidak Terlatih (GSTT) dilakukan dengan menggunakan Baucer Bayaran
(Kew.304). Mereka akan menerima cek daripada pihak sekolah.
Perubahan Gaji yang biasa dilakukan ialah semasa kenaikan gaji iaitu
bulan Januari, April, Julai atau Oktober, Pelarasan Gaji semasa kenaikan
gaji, Perubahan Mata Gaji kerana kenaikan pangkat dan potongan
(pinjaman perumahan, pinjaman pelajaran, pinjaman kenderaan, pinjaman
komputer, Amanah Saham Nasional, Tabung Haji, Koperasi dan
sebagainya ) yang dipohon oleh guru-guru.
 Pembayaran gaji dan elaun seperti KWSP, Imbuhan Tetap Perumahan
(ITP), Elaun Wilayah(BIW), Elaun Perkhidmatan Awam(EPA) dan Elaun
Tanggungjawab (ETJ). Pembayaran ini dilakukan oleh pihak sekolah
dengan menggunakan beberapa borang seperti kew.8 dan sebagainya.
Selain daripada itu, pihak sekolah juga melaksanakan perubahan gaji
kakitangan yang mengalami perubahan gaji berkaitan dengan kenaikan
gaji tahunan, kenaikan pangkat, dan sebagainya. Prosesnya adalah seperti
lampiran 17. Penyediakan pembayaran dan perubahan gaji ini dapat
dilihat dalam lampiran 18 manakala pembayaran elaun seperti lampiran
19.

5. Pembayaran Waran Perjalanan Udara Awam (WPU)

Pembayaran Waran Perjalanan Udara Awam (WPU) dilakukan bagi

pegawai-pegawai yang menggunakan kemudahan ini bagi menjalankan
tugas rasmi di luar jabatan. Proses ini seperti lampiran 20. Contoh
tuntutan oleh pihak Penerbangan Malaysia bersama Waran Perjalanan
Udara Awam seperti lampiran 21.

6. Memohon Peruntukan Tambahan.

Memohon Peruntukan Tambahan dilakukan oleh pihak sekolah sekiranya terdapat

peruntukan asal sudah habis dibelanjakan. Peruntukan tambahan ini dimajukan
kepada JPNS untuk dipertimbangkan dan diluluskan. Biasanya peruntukan
tambahan yang diluluskan berkaitan sewaan, gaji, elaun, pengangkutan dan
perjalanan, elaun perpindahan, penyelenggaraan bangunan dan sebagainya.
Contoh surat permohonan peruntukan tambahan seperti lampiran 22.

3.2.7 Pembelian Melalui Tender

Pembelian Melalui Tender iaitu pembelian yang melebihi RM 50,000.00.

Prosesnya juga rumit seperti mengeluarkan iklan dalam akhbar, diterima dengan
sampul berlakri, dimasukkan ke dlaam peti tender, dibuka oleh Jawatankuasa
Pembuka Tender, diluluskan oleh Jawatankuasa Tender dan memaklumkan dan
menandatangani setujuterima tender oleh syarikat / pembekal yang berjaya.
Contohnya ialah seperti tender membina bangunan tambahan sekolah. Sekolah ini
tidak menjalankan pembelian jenis ini kerana kuasa yang diperuntukan adalah
terhad kepada perolehan di bawah RM50,000 sahaja.

3.2.8 Pembelian Dharurat

Pembelian Dharurat - iaitu pembelian yang dilakukan semasa kecemasan dengan

andaian kelewatan akan menjejaskan kepentingan awam. Prosudur biasa
pembelian diketepikan dan tiada had sekatan nilai. Pengetua perlu menghantar
laporan kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh sebulan untuk dimajukan
kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Contoh pembelian ini seperti semasa
 kecemasan seperti banjir. Sekolah ini belum pernah menjalankan pembelian
dharurat setakat ini walaupunm terdapat kuasa untuk berbuat demikian.

6. Bantuan Kerajaan Negeri Sarawak.

Bantuan Kerajaan Negeri Sarawak melibatkan peruntukan sampingan yang

diterima dari sumber kewangan kerajaan negeri. Peruntukan ini hanya untuk
membekalkan pakaian seragam kepada pelajar miskin yang layak. Peruntukan
yang diterima sekitar RM5,000 setahun. Perbelanjaan agihan peruntukan yang
telah dilakukan adalah seperti lampiran 23.

7. Bayaran Balik Wang Awam / Amanah ( 81000)

Bayaran Balik Wang Awam / Amanah dilakukan apabila berlaku lebihan

pembayaran kepada kakitangan yang layak seperti cuti tanpa gaji, cuti separuh
gaji, yuran asrama dan sebagainya. Pembayaran ini akan dilakukan melalalui bank
berdasarkan kod yang diberikan. Pihak bank akan memasukkan wang tersebut
kepada perbendaharaan negara. Prosesnya boleh diperhatikan melalui lampiran
24. Contoh borang-borang yang digunakan bagi maksud tujuan ini seperti dalam
lampiran 25.

8. Akaun Sekolah / Dana Mission dan Proses Tuntutan Dana Mission

Wang dari akaun dana mission ini diperolehi dari yuran sekolah iaitu yuran khas,
yuran bangunan dan yuran kertas iaitu kutipan dari pelajar. Surat kebenaran
mengutip wang akan dikeluarkan kepada guru-guru yang terlibat seperti mana
arahan dalam AP 69. Wang ini akan direkodkan dalam lajar-lajar pecahan seperti
yuran tersebut dan disatukan dalam akaun sekolah. Selain daripada itu, sekolah
juga mendapat derma-derma tertentu daripada orang ramai yang dimasukkan juga
dalam dana ini. Seorang bendahari dalaman bertanggungjawab menyelia akaun
sekolah disamping dibantu oleh pembantu tadbir. Akaun ini boleh diperhatikan
dalam lampiran 26.

Akaun Sekolah / Dana Mission boleh dibelanjakan dengan kelulusan Lembaga

Pengurus Sekolah, Pengetua atau Penolong Kanan Pentadbiran. Wang yang
hendak dibelanjakan melalui proses yang ketat. Seseorang pegawai yang
memerlukan wang ini perlulah menyediakan anggaran perbenlanjaan yang
lengkap sebelum wang yang dikehendaki akan dikeluarkan. Segala perbelanjaan
yang menggunakan wang ini akan disokong dengan resit-resit pembelian. Segala
perbelanjaan ini akan disemak oleh bendahari dalaman sebelum direkod dalam
lejer tertentu di mana wang dikeluarkan. Proses pengeluaran wang dari akaun ini
dilakukan oleh pembantu tadbir dengan disahkan oleh pengetua atau penolong
kanan pentadbiran. Contoh tuntutan ini adalah seperti lampiran 27.

9. Pengurusan Kewangan Peperiksaan

 Pengurusan Kewangan Peperiksaan dilakukan oleh Penolong Kanan Pentadbiran
dan Setiausaha Peperiksaan serta dibantu oleh guru tingkatan. Guru tingkatan
akan memugut wang pendaftaran pepriksaan (PMR atau SPM) daripada pelajar.
Setelah selesai pungutan, wang tersebut akan dimasukkan ke dalam akaun sekolah
buat sementara dan dikeluarkan bila semua pelajar sudah membayarnya. Kerani
kewangan akan mengeluarkan sejumlah wang dan membuat bank draf
berdasarkan bilangan pelajar. Bank draf ini akan dimajukan kepada JPNS
bersama disket pendaftaran peperiksaan pelajar. Bagi pelajar yang tidak mampu
mebayar selepas tarikh akhir akan ditampung dengan menggunakan wang dari
akaun sekolah / dana mission. Prosesnya seperti lampiran 28.

10. Daftar Terima Barangan dan Pelupusan

Daftar Terima Barangan dilakukan apabila sekolah menerima barangan yang

dipesan daripada pembekal bergantung kepada jenis barangan yang dibeli sama
ada harta modal, inventori dan bekalan pejabat. Kod barangan akan diberi kepada
setiap harta modal dan inventori yang diperolehi sebelum ditempatkan ke
bahagian yang membelinya. Proses ini akan dilakukan oleh pembantu tadbir atau
ketua panitia. Pelupusan pula dilakukan mengukut prosidur yang ditetapkan oleh
perbendaharaan. Pelupusan barangan yang biasa dilakukan seperti pelupusan
barang-barang makmal dan pelupusan kerusi meja. Prosesnya adalah seperti
lampiran 29.

11. Elaun-Elaun Dalam Perkhidmatan

Oleh kerana sekolah ini adalah PTJ sendiri, maka tidak ketinggalan juga untuk
membayar elaun-elaun yang layak kepada guru-guru yang menjalankan tugas
rasmi menggunakan peruntukan pengangkutan dan perjalanan. Pemberian elaun
ini tidak tetap dan mengikut arahan dari masa ke semasa.

1. Asas Pemberian Elaun

Perkara-perkara berikut merupakan asas kepada pemberian elaun dalam perkhidmatan awam
termasuk guru-guru di sekolah. Antara asas-asas tersebut ialah :

a. Pemberian elaun merupakan satu keistimewaan yang diberi untuk mendorong anggota
berkhidmat dengan lebih cemerlang.
b. Berasaskan 4 prinsip yang meliputi tidak sejagat (bergantung kepada status anggota),
tidak kekal (menentukan elaun dibayar secara sementara), tidak biasa (diberi dalam
keadaan tertentu) dan kesaksamaan (diberi kepada anggota yang layak secara adil).
c. Kriteria Pemberian Elaun bersandarkan kepada kepakaran, kemahiran, kepentingan
sesuatu perkhidmatan, bayaran balik perpelanjaan, tanggungjawab tambahan, kos sara
hidup, resiko kerja, kesusuhan, galakan dan keanehan tugas atau perkhidmatan.
Kebiasaannya elaun Imbuhan Tetap dan Bayaran Insentif telah dimasukkan terus ke dalam
penyata gaji. Elaun yang biasa dituntut oleh guru dan kakitangan di peringkat sekolah seperti
berikut :

a. Elaun Tugas Bertugas Rasmi seperti Bayaran Sewa Hotel / Elaun Lojing. Elaun Makan,
Elaun Lojing Dreber, Elaun Perjalanan Kenderaan, Elaun Harian, Elaun Basikal, Elaun
Perjalanan Motobot / Motosangkut.
b. Elaun Bertukar atau Berpindah Rumah meliputi elaun perbelanjaan pengangkutan
barang-barang, tambang pegawai/keluarga, tambang orang gaji, elaun makan hari
bertukar, bayaran sewa hotel / lojing semasa bertukar, pemberian perpindahan, tuntutan
perbatuan semasa bertukar dan elaun pindah rumah berdasarkan pekeliling
c. Elaun-elaun kerana berkursus meliputi elaun-elaun yang layak seperti Elaun kursus
latihan yang diakui, elaun tanggungan keluarga, tamang pengangkutan barang-barang,
tambang perjalanan (elaun perjalanan kenderaan atau pengangkutan awam) seperti
Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 Tahun 1995.
d. Bantuan Menguruskan jenazah dibrikan kepada waris terdekat di mati dengan kadar
RM1000.00 dan bayaran pengangkutan jenazah sekiranya kenderaan jabatan tidak
digunakan. Kemudahan ini diperolehi semasa pengenalan Sistem Saraan Baru (SSB).
e. Elaun Lebih Masa biasanya tidak terdapat di sekolah kecuali arahan khusus dikeluarkan
oleh PTJ untuk membayar elaun ini kepada pegawai-pegawai yang layak atas sebab
tugas-tugas yang mendesak dan segera. Setakat ini guru-guru belum dapat menikmati
kemudahan ini kecuali para kerani dan pegawai-pegawai di jabatan.
f. Kemudahan Perjalanan seperti kemudahan perjalanan dengan kapalterbang, tambang
pengangkutan awam, elaun tambang gantian, tambang perjalanan bagi penempatan
selepas lantikan pertama, tambang berkursus di Malaysia , tambang berkursus sebarang
laut, tambang calon perkhidmatan kerajaan dan elaun tambang keluarga pegawai
berkursus.
g. Elaun Bertugas Di Seberang Laut meliputi elaun-elaun yang layak seperti elaun pakaian
panas, elaun makan dan sewa hotel dan elaun runcit.

4. AUDITAN

Auditan yang dilakukan di sekolah ini dilakukan dalam 2 bentuk yang berasingan iaitu audit luar
dan audit dalam.

1. Audit Luaran

Audit luar tidak akan datang ke sekolah membuat auditan tetapi auditan yang dilakukan lebih
tertumpu di JAN cawangan Sibu. Berdasarkan baucer bayaran yang dibuat oleh pihak sekolah,
bahagian audit dapat mengesan kelemahan sistem kewangan sekolah. Audit yang dilakukan
hanya melibatkan wang peruntukan kerajaan sahaja. Biasanya tiada masalah yang akan dihadapi
kerana setiap pembelian dan pembayaran telah disemak terlebih dahulu oleh JAN sebelum
sesuatu pembayaran dilakukan atau diluluskan oleh JAN. Pembayaran tidak akan dibuat oleh
JAN sekiranya dokumen yang disertakan tidak lengkap atau tidak mengikut tatacara kewangan
masa kini.

4.2 Audit Dalaman

Auditan dalaman lebih menumpukan kepada wang dana missin sahaja. Seorang bendahari
dalaman dan pembantu tadbir yang bertanggungjawab terhadap akaun ini akan menyediakan
keperlan auditan kepada 2 orang guru yang dilantik pada hujung tahun. Akaun ini sebelum
diaudit akan disahkan oleh Pengetua dan Penolong Kanan Pentadbiran. Segala perbenlanjaan
akan ditunjukkan dalam lajer dan disokong dengan resit-resit pembelian dan penerimaan.

5. TUTUP AKAUN

Tutup akaun bagi sekolah mission ini dilakukan melalui 2 cara yang berbeza. Perbezaan
ini berlaku disebabkan cara pengurusan kewangan yang diamalkan. Penutupan ini
melibatkan wang dana mission dan wang peruntukan kerajaan. Tarikh akhir tutup akaun
bagi kedua-dua wang peruntukan ini berakhir pada 31 Disember setiap tahun. Terdapat
10 hari lagi selepas 31 Disember bagi peruntukan kerajaan yang boleh dilakukan
pembayaran dikenali sebagai "Akaun Boleh Bayar". Walaupun demikian, pembelian
tersebut mestilah dilakukan sebelum 31 Disember tahun tersebut. Penutupan akaun bagi
peruntukan kerajaan dilakukan oleh JAN dan JPNS.

Pihak sekolah tiada banyak urusan dalam penutupan akaun kerana semuanya diuruskan
oleh pihak yang mengawal pembayaran. Tugas sekolah hanya sekadar menyediakan
laporan seperti lampiran 30 yang menunjukkan baki terakhir vot sekolah ini. Penutupan
akaun bagi dana mission pula dilakukan diperingkat sekolah. Penutupan akaun dana
mission hanya memerlukan pengesahan dari kerani kewangan dan Pengetua atau
Penolong Kanan Pentadbiran. Contoh dana mission ini ditutup seperti lampiran 31.

1. Tugas Jabatan Akauntan Negara.

Jabatan Akauntan Negara melalui penyata yang disahkan oleh pihak sekolah
setiap bulan akan membuat pulangan baki waran yang masih ada berdasarkan
pecahan objek ke JPNS.

2. Tugas Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak.

Tugas Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak akan mengumpul semua baki peruntukan ini dari
semua sekolah sebelum memulangkan baki peruntukan ini ke Kementeriaan Pendidikan
Malaysia. JPNS juga akan menyemak baki peruntukan yang diagihkan berdasarkan pulangan vot
yang dikirimkan kepada mereka setiap awal bulan.
6. PERBEZAAN SISTEM KEWANGAN SEKOLAH MISSION DENGAN SEKOLAH
DI SEMANANJUNG MALAYSIA

Perbezaaan yang boleh diperhatikan seperti jadual di bawah :

Bil SMB St. Patrick, Mukah SM Semenanjung

1 Menggunakan Buku Vot (wang kerajaan) dan lejer Buku Vot / Buku Tunai sepenuhnya.
(wang sekolah)

2 Mempunyai Dana Mission Tiada

3 Pembayaran dilakukan oleh JAN sepenuhnya bagi Pembayaran dilakukan oleh pihak sekolah bagi
wang kerajaan wang kerajaan dan suwa.

4 Pembayaran berdasarkan LPO Pembayaran berdasarkan LO.

5 Tiada panjar wang runcit Ada panjar wang runcit.

6 Kelulusan berbelanja tidak diperlukan Perlu kelulusan berberbelanja mengikut jenis

sekolah.

7 Diuruskan oleh Lembaga Pengurus Sekolah. Tidak ada Lembaga Pengurus Sekolah.

8 Tanah dan bangunan milik mission Biasanya tanah dan bangunan milik kerajaan.

9. Belanjawan menyeluruh (gaji hingga bantuan Belanjawan sebahagian. (perkapita sahaja)

perkapita)

10 Akaun bank hanya satu sahaja. Mempunyai 3 akaun bank untuk wang yang
berlainan seperti kerajaan, suwa dan asrama.

11 Pengurusan kewangan biasiswa, takaful dan Pengurusan adalah serantak .

peperiksaan adalah berasingan.

12 Status PTJ sendiri. Status : PTJ ialah JPN / JPD.

13 Peruntukan lain diperolehi seperti sewaan dan Biasanya tiada peruntukan untuk bahagian itu.
pakaian seragam pelajar.

14 Wang yang tidak habis dibelanjakan pada tahun Wang yang tak habis dibelanjakan akan kekal
semasa akan dipulangkan ke PTJ Induk. dalam akaun bank sekolah.

15 Tiada buku cek untuk pembayaran. Buku cek disediakan mengikut kumpulan wang.

16 Audit dijalankan di JAN. Audit dilakukan di sekolah.

17 Tutup akaun diselesaikan oleh JAN dan JPNS. Tutup akaun dilakukan oleh pihak sekolah.
7. MASALAH DALAM PENGURUSAN KEWANGAN & PERAKAUNAN DI
SEKOLAH

Masalah yang dihadapi dalam pengurusan kewangan dan perakaunan di sekolah ini seperti jadual
di bawah :

BIL MASALAH CARA/CADANGAN MENGATASI

1 Peruntukan kewangan tidak mencukupi Mendapatkan sumber lain: PIBG dll.

Meningkatkan bayaran kutipan Dana Mission (kelulusan JPNS)

Memohon Peruntukan tambahan dari JPNS.

2 Penggunaan wang terhad untuk perbelanjaan tertentu Viremen

sahaja

3 Cek lambat terima Selalu menyemak dengan JAN.

4 Masalah pembelian mengikut pecahan objek/aktiviti Memohon pertukaran pecahan objek/aktiviti atau peruntukan
tambahan drp. JPNS / JAN.

5 Kelemahan dalam terimaan pembelian melalui `kontrak -Memperakukan barangan tidak sesuai. Boleh belian secara
berpusat' oleh JPNS & Kementerian Pendidikan Malaysia terus.

6 Kelewatan menerima peruntukan tahunan Merancang pembelian/penggunaan wang dan pembelian secara
bayaran tertangguh

7 Kekurangan kerani kewangan Kerjasama guru - pentadbir

8 Ketidakcekapan kerani kewangan Mendapatkan bantuan KS perkeranian.

Latih secara dalaman (Sekolah / JPNS)

9 Masalah kutipan yuran sekolah Pelan tindakan sekolah: Guna wang dana mission.

Pelajar gagal jelas Surat peringatan kepada pelajar / guru.

Guru gagal kutip

10 LPO lewat diterima dari pembekal. Selalu semak dengan pembekal.

11 Latihan peningkatan kecekapan pengurusan kewangan Perkongsian maklumat

oleh kerani sahaja

12 Sering berlaku pertukaran pentadbir : pengetua, PK1, PK Ikut prosedur.

HEM, Ketua Bidang dan kerani yang mahir dalam
kewangan
 Latih kakitangan sedia ada.

13 Kelewatan pembayaran gaji : Menyediakan penyata perubahan gaji lebih awal dari tarikh
bagi guru baru & bertukar perpindahan dan dimajukan ke JAN sebelum pegawai bertukar.

Menggunakan wang dana mission untuk pendahuluan gaji.

14 Tatacara kewangan kerap berubah : cth: kegawatan Mengambil peruntukan lain bagi menampung kekurangan
ekonomi - peruntukan B&K dipotong tersebut.

15 Masalah penyelenggaraan barang : penyimpanan, Menyediakan AJK khas untuk menyeliaan barangan , stok dan
penyenggaraan & hapus kira inventori. Dijalankan 6 bulan sekali.

16 Barang yang diterima dari pembekal tidak mengikut * tolak (rujuk perjanjian asal)
spesifikasi : penipuan oleh pembekal
* perjanjian jual beli lebih ketat dengan pembekal

* Perakuan kepada JPNS / KPM.

17 Pembayaran lewat Proses kerja yang lebih teliti

Kehilangan resit dll.

18 Buku lajar tidak ditutup pada akhir bulan. Pengetua atau Penolong Kanan patut mengambil langkah
pengawalan yang lebih ketat.

8. KESIMPULAN

Pada keseluruhannya, pengurusan kewangan dan perakaunan di sekolah ini adalah dilaksanakan
berpandukan prosedur yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan dan Kementerian
Pendidikan Melaysia melalui pekeliling-pekeliling dan arahan perbendaharaan yang berkaitan.