ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

PADA TOKO BUKU INDAH TAMAN PINTAR

YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh
Sulastri
07.12.2693

kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011

ABSTRACT
With the development of science and technology information, then that
encourages people's desire to obtain information easily, quickly and accurately is
likely to increase, so it requires a capability that can meet all those needs.
Computer as one technology that is expected to meet these needs and is equipped
devices and other supporting devices so that not only serves as a typewriter, but
also as a means of processing data that has high productivity and anticipate the
occurrence of cheating cheating good for the employees and shoppers.
If the current review, the company which is engaged in trading in
desperate need of a computer to process data so that all information needs can be
served quickly ,precisely and accurately. Bookstore "INDAH" is also engaged in
the sale, which runs data processing system is still simple, reporting was done
manually and the process of finding the data takes a long time because of the
many archives that accumulate, thus often resulting in errors and delays in book
sales reporting process, as well as stock the book so much that is not easy to
memorize all of them so often goes wrong, whether the book is really on to say no
and the book is actually there, but forgot the location where so Bookstores "
INDAH
"
is
often
loss
occurs
in
the
opportunity.
The authors chose the sales at the Bookstore " INDAH " as object in
research with the assumption that the sales data processing system at the
Bookstore " INDAH " still manual, so there is need for a data processing system
to facilitate data searches on the Bookstore " INDAH ". that in fact it is in need by
Bookstore " INDAH".

Keywords: Information, Security, Management System,

1.Pendahuluan
Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi informasi,
maka mendorong keinginan masyarakat untuk mendapatkan informasi dengan mudah,
cepat, dan akurat cenderung meningkat, sehingga menuntut adanya kemampuan yang
dapat memenuhi segala kebutuhan tersebut. Komputer sebagai salah satu tekhnologi
yang di harapkan dapat memenuhi kebutuhan tersebut dan di lengkapi piranti piranti
pendukung lainnya sehingga tidak hanya berfungsi sebagai mesin ketik, tetapi juga
sebagai alat pengolah data yang mempunyai produktifitas yang tinggi. Jika ditinjau saat
ini, perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan sangat membutuhkan
komputer untuk mengolah data agar segala kebutuhan informasi dapat di sajikan dengan
cepat, tepat, dan akurat.
Masalah sistem pengolahan data dalam dunia usaha saat ini merupakan salah
satu permasalahan yang sangat dominan dalam bidang usaha yang bergerak dalam jasa
pelayanan masyarakat. Keberadaan komputer sebagai sarana untuk membantu dalam
beraktifitas saat ini bukanlah suatu hal yang baru, tetapi sudah lazim di gunakan.
Dengan segala keunggulan yang di miliki komputer di rasa sangat berperan bagi suatu
perusahaan dalam melakukan aktifitas pemrosesan data sehingga di perolah hasil yang
maksimal. Dengan tersajinya informasi yang cepat maka akan mempercepat dan
mempermudah proses pengambilan keputusan, sehingga dapat memanfaatkan biaya,
tenaga, dan waktu yang lebih efektif dan efisien.
Toko Buku INDAH juga bergerak dalam bidang penjualan, dimana sistem
pengolahan data yang berjalan masih bersifat sederhana, pembuatan laporan masih di
lakukan secara manual dan proses pencarian data membutuhkan waktu yang cukup lama
karena banyaknya arsip yang menumpuk, sehingga sering mengakibatkan kesalahan dan
keterlambatan dalam proses pembuatan laporan penjualan buku.Penulis memilih bagian

penjualan pada Toko Buku INDAH sebagai objek dalam penelitian dengan asumsi
bahwa sistem pengolahan data penjualan pada Toko Buku INDAH masih bersifat
manual, sehingga perlu adanya sistem pengolahan data.
Berdasarkan uraian di atas, penelitian yang di lakukan dalam rangka penyusunan
skripsi ini mengambil judul:
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA
TOKO BUKU INDAH TAMAN PINTAR YOGYAKARTA.

2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem
Berbicara mengenai masalah sistem sangatlah banyak pengertian yang
dinyatakan oleh beberapa ahli. Apapun pengertian itu pada akhirnya sebuah sistem akan
mengarah pada tujuan awal sebuah organisasi. Sistem adalah sekumpulan objek-objek
yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu
kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan1.
Sistem juga diartikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu tertentu2. Adapun prosedur itu adalah suatu urutan-urutan
operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau
lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari
transaksi-transaksi bisnis yang terjadi3

Hanif Al Fatta. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi,2007,hal3.

Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisis & DESAIN Sistem Informasi,2005,hal 1.
3
ibid
2

Sebuah sistem dikatakan baik jika sistem itu mempunyai tujuan serta sasaran
yang tepat sehingga sangat menentukan dalam sebuah masukan yang dibutuhkan oleh
sistem dan juga keluaran yang dihasilkan.

3. Analisis Dan Perancangan Sistem

3.1.1 Sejarah Singkat beliau
Sejarah mengenai Toko Buku INDAH. Toko Buku INDAH milik (Alm)
Sumartono S.H,S.Hum pada mulanya waktu beliau masih sekolah SMA, beliau menjual
buku kepada teman-teman sekolahnya. Karena semakin banyaknya yang pesan beliau
juga mencoba menjajakannya di jalan malioboro tepatnya di tempat yang lahannya
digunakan menjadi Taman Pintar, awalnya beliau membawa satu ikat lama kelamaan
dua ikat dan semakin lama pada tahun 1970 membangun gubuk menggunakan kayu,
untuk tempat buku. melihat bisnis buku semakin menguntungkan sehingga semakin
lama orang-orangpun ikut membangun gubuk menggunakan kayu juga dan semakin
lama semakin banyak.
Beliau di tempat itupun membangun hingga 8 toko sehingga di katakan Sophing
Center atau tempat buku.Dan pada tanggal 1 juli 2005 karena sophing center sudah
terlalu banyak penjual bukunya maka oleh pemerintah di buatkan lahan, khusus penjual
buku di Jl. Sriwedani dan pada tempat sophing center yang lama sekarang menjadi
lahan Taman Pintar. Dan pada waktu itu (Alm) Sumartono S.H,S.Hum menjabat
sebagai pemilik sekaligus pemimpin. Dan pada tahun 2004 beliau meninggal sehingga
pimpinan dipegang oleh istrinya Hj.Sukirmi Sumartono dan dibantu oleh anak-anaknya
serta karyawannya untuk mengelolanya.

3.1.2 Letak Perusahaan

Toko Buku INDAH beralamatkan di Jalan Sriwedani No.1 Kompleks Buku, Taman
Pintar, Yogyakarta adapun alasan memilih tempat tersebut dikarenakan:
1. Tempat dialokasikan oleh pemerintah.
2. Dan sistem pembagian tempat yang baru berdasarkan undian. dan Toko Buku
INDAH menempati No.1.
3.1.3 Tujuan Perusahaan
Toko Buku INDAH didirikan memiliki beberapa tujuan antara lain :
1. Pemilik berusaha mencari nafkah dari berdagang
2. Pemilik berusaha untuk membuka lapangan kerja sendiri
3. Pemilik berusaha mengembangkan potensi pasar
4. Pemilik berusaha membuat konsumen senyaman mungkin agar mendatangkan
lebih banyak konsumen.
5. Pemilik ingin turut mencerdaskan kehidupan bangsa dengan masyarakat yang
gemar membaca buku.

3.1.4 Susunan Organisasi

Manager

Supervisor

Kasir

SPG/SPB

Gambar 3.1 Susunan Organisasi

Keterangan :
1. Manager
Manager adalah pemilik sekaligus pemegang usaha Toko Buku INDAH, yang
memiliki kuasa penuh hak dan tanggung jawab atas keseluruhan kegiatan yang
ada dan berlangsung di usaha Toko Buku INDAH.
2. Supervisor
Supervisor bertugas mengatur atau mengkoordinir berjalannya sistem jual beli.
Supervisor bertanggung jawab terhadap manager.
3. Kasir
Kasir bertugas melayani transaksi penjualan buku dan membantu melayani
pelanggan dengan baik.Kasir bertanggung jawab terhadap Supervisor.
4. SPG/SPB
SPG (Sales Promotion Girl)bertugas mempromosikan dan melayani proses
penjualan buku yang di jual kepada pelanggan.

3.2 Analisis Sistem

3.2.1 Definisi Analisis Sistem
Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fasefase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah
yang menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk
mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari
pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan informasi yang
dihasilkan nantinya. Tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika klien tidak bisa

mengidentifikasi kebutuhan atau penutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui
detail proses bisnisnya.[Fatta, 2007, h.44]
Tahap analisis sistem dilakukan setelah beberapa tahap perencanaan sistem (system
planing ) dan sebelum tahap desain (system design).
Analisis sistem terdapat beberapa langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang
analis sistem, sebagai berikut:
1. Identify, yaitu suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan, yang menyebabkan
sasaran tidak tercapai. Untuk itu penyebab masalah, titik keputusan dan personilpersonil harus diidentifikasi.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Mempelajari secara
terinci begaimana sistem yang ada dapat beroprasi dengan cara melakukan
penelitian untuk memperoleh data.
3. Analyze, yaitu menganalisa sistem. Berdasarkan data dari hasil penelitian maka
sistem akan menganalisa masalah yang terjadi untuk menemukan jawaban
penyebab sebenarnya masalah tersebut.
4. Report, yaitu membuat laporan analisis.
Laporan analisis ini ditujukan kepada pimpinan perusahaan dan dibuat kepada
pihak manajemen dengan tujuan:
a. Pelaporan bahwa analisis sistem telah selesai dilakukan.
b. Mencari kesepakatan antara analis dengan pihak manajemen terhadap
masalah yang ditemukan.
c. Meminta pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen.

d. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan

seperti meneruskan pada tahap desain sistem atau menghentikan proyek jika
dianggap tidak layak.
Hasil dari suatu analisis sistem meliputi:[Tata, 2004, h.51].
a. Pengertian yang jelas dari kebutuhan dan masalah-masalah yang dihadapi.
b. Jawaban pemecahan masalah dan pemenuhan kebutuhan di atas.
c. Usul penyelesaian yang jelas.

3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem

Analisis

pada sistem informasi

manajemen mengunakan metode PIECES

(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) perlu diadakan

untuk mengidentifikasi penyebab munculnya suatu masalah yaitu sebagai berikut:
1. Kinerja (Peformance)
Kinerja adalah kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat
sehingga sasaran dapat tercapai. Kinerja diukur dengan throughput (jumlah dari
pekerjaan yang dapat diselesaikan selama jangka waktu tertentu ) dan respone
time (waktu tanggap) adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi
dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. Kelemahan sistem
lama adalah:
a. Masalah yang timbul dari segi throughput sistem:
Kinerja memakan waktu lama dan lambatnya jumlah yang dilakukan, misalnya
dalam sekali proses pencatatan data dan pembuatan laporan produk dan jasa
membutuhkan waktu 5 menit, jumlah pekerjaan lebih dari satu orang.

b. Masalah yang timbul dari segi response time :

Memproses data memerlukan waktu yang relatife lama karena banyanknya
kegiatan

pencatatan

yang

dilakukan

seperti

menulis,

menggandakan,

menghitung, mencocokan data sehingga waktu tanggap (response time) semakin

panjang.
2. Informasi (Information)
Informasi merupakan hal yang penting karena dengan informasi tersebut pihak
manajemen dapat melakukan langkah selanjutnya dalam membuat keputusan
dan penerapan sistem informasi yang baik berpengaruh sekali pada
perkembangan perusahaan. Informasi yang baik harus memenuhi syarat yang
baik yaitu akurat, uptodate dan relevan. Kelemahan pada sistem lama adalah :
a. Penyajian informasi tidak akurat, misalnya kesalahan ketika melakukan
perhitungan (menggunakan kalkulator konvensional) yang berasal dari arsiparsip yang ada. Kesalahan dalam menginput data penjualan, misal salah
menuliskan data barang dan jumlah barang yang terjual.
b. Dari segi up to date yaitu:
1) Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi sekarang, sistem lama
tidak dapat menghasilkan informasi secara langsung karena laporan-laporan data
penjualan dibuat setiap akhir tahun secara manual dengan mengolah arsip-arsip
yang ada.
2) Data yang ada tidak bisa langsung diubah pada saat itu, karena data tersimpan
dalam arsip

c. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan atau situasi sekarang,

misalnya ketika terjadi perubahan kepengurusan penjualan, jumlah pengurus
maupun jumlah anggota yang ada. Ini disebabkan karena tidak bisa melakukan
perubahan terhadap data yang telah tercatat pada arsip yang ada.
3. Ekonomi (Economy)
Ekonomis berkaitan dengan penghematan dan peningkatan keuntungan.
a. Sistem lama kurang ekonomis karena penggunaan kertas, tinta dan alat tulis
yang berlipat ganda dalam pencatatan data dan pembuatan laporan produk
jasa mengakibatkan terjadinya pemborosan biaya.
b. Biaya tidak diketahui, disebabkan oleh terjadinya kesalahan penginputan dan
perhitungan jumlah barang yang terjual.
4. Kontrol (Control)
Analisis kontrol yaitu bagaimana sistem tersebut dapat mencegah atau
mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data dari akses yang tidak
diijinkan, dan pengamanan data dari kerusakan. Berikut analisis yang telah
dilakukan :
a. Pencegahan / pendeteksian kesalahan sistem
1) Sistem lama masih terjadi redudansi data (kerangkapan data), yang
disebabkan data-data yang ada belum dibentuk normalisasi data atau
(UML) unified modeling language.
2) Terjadi keterlambatan dalam mengakses data, ini disebabkan oleh
banyaknya arsip-arsip yang menumpuk sehingga mempersulit proses
pencarian data.

b. Keamanan data tidak tejamin, dari akses yang diijinkan disebabkan karena
beberapa data dicatat pada arsip atau dokumen, sehingga data tersebut dapat
dilihat maupun diubah oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
c. Tekadang data tidak dapat diselamatkan dari kerusakan yang terjadi, misal
beberapa data hilang karena arsip terganggu (terkena air, digigit kutu buku,
kertasnya sobek atau terbakar api). Ini disebabkan data duplikat yang ada
hanya berupa hardcopy (berupa lembaran kertas), belum ada data yang
disimpan secara softcopy dalam bentuk cd atau flashdisk.

5. Efisiensi (Efficiency)
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan
secara optimal, guna meminimalkan pemborosan atau dengan kata lain input
yang kecil menghasilkan output yang maksimal. Sumber daya dapat berupa
manusia, informasi, waktu, uang, peralatan dan ruang.
a. Sistem lama tidak efisien dilihat dari segi sumber daya yang diinputkan,
karena penggunaan kertas yang banyak mengakibatkan pemborosan biaya
dan waktu yang cukup lama untuk pencatatan data, selain itu harus mencatat
laporan-laporan data produk yang sudah dipakai sebelumnya secara
berulang.
b. Sistem lama tidak efisien dilihat dari segi output disebabkan penggunaan
waktu yang cukup lama untuk membuat laporan data penjualan, maupun
perhitungan jumlah barang yang terjual karena data-data tersebut harus
dikumpulkan terlebih dahulu dari arsip-arsip yang ada.

6. Pelayanan (service)
Pelayanan terhadap konsumen kurang optimal karena transaksi penjualan masih
sangat lambat, dimana terjadi antrian. Ini disebabkan pelayanan terhadap
konsumen yang kurang cepat, karena kasir harus mencatat dulu barang yang
terjual setelah itu melakukan perhitungan dengan kalkulator dan masih
melakukan pencatatan lagi barang yang di beli konsumen. Dan kadang-kadang
terjadi kesalahan karena begitu banyaknya buku yang tidak bisa dihafal oleh
karyawan maupun pemiliknya sehingga apabila custemer mau membeli buku
yang sebenarnya ada sering dikatakan bukunya tidak ada.
4.Implementasi Sistem Dan Pembahasan
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem

yang baru

dikembangkan agar nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan
yang diharapkan. Tujuan tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan
penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
4.1 Pemrograman
Pemrograman merupakan kegiatan menuliskan kode program yang akan di
eksekusi oleh komputer. kode program yang akan di tulis oleh programmer harus
berdasarkan dokumentasi yang disediakan oleh analisis sistemnya, hasil dari desain
sistem secara rinci. dalam penulisan program aplikasi ini penulis menggunakan bahasa
pemrograman netbeans IDE 6.9.1 dan data basenya menggunakan XAMPP 1.7.3
Adapun langkah langkah dalam pembuatan aplikasi sistem informasi penjualan
pada toko buku INDAH adalah
4.1.1 Pembuatan Database

Untuk membuat database kita kita aktifkan dulu XAMPP Control Panelnya nya
lalu kita running kan untuk Apache dan My SQLnya.

Gambar 4.1 untuk mengaktifkan Apache dan My SQL

Selanjutnya kita buka Localhost/phpmyadmin pada databases kita create new
databases.

Gambar 4.2 untuk membuat database baru

5.Penutup
1. KESIMPULAN
2. Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan materi pada bab-bab sebelumnya
dan dalam mengakhiri pembahasan ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BUKU INDAH Maka
penyusun mengambil kesimpulan bahwa:
-

Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara
manual, belum adanya program khusus untuk mengolah data mengakibatkan
pelayanan informasi mengenai data toko masih kurang memuaskan. Misalnya
saja kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan pencatatan data yang
membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi.
Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang
terkomputerisasi.

Adapun kelebihan sistem terkomputerisasi dibandingkan sistem yang ada saat

ini (manual) adalah:
a. Dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data
b. Mampu menyajikan informasi

yang lebih berkualitas sehingga

memudahkan dalam pengambilan keputusan.

c. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan,
pencarian dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang dihasilkan
lebih tepat waktu, akurat dan relevan bagi penerima informasi terakhir.
Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan
pencatatan, pencarian data serta pembuatan laporan penjualan toko buku
INDAH akan lebih efektif dan efisien, sehingga pelayanan terhadap
konsumen dapat ditingkatkan.

3. SARAN
Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak toko
buku INDAH di dalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja karyawan
penyusun mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan.
Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak
toko buku INDAH guna meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu:
1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi,
di mana sistem terkomputerisasi depat mengolah dan menyajikan data lebih
efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual.
2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan dalam
sistem tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data.
3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh pihak toko buku
INDAH, maka perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani
pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan berindak sebagai
operator program, proses penginputan data dapat berjalan
4. Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak
kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan
aplikasi dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat
penyusun harapkan. Serta harapan penyusun semoga sistem ini dapat
dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.

Daftar Pustaka
Al Fatta, Hanif. 2006. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk
keunggulan Bersaing Peruahaan & Organisasi Modern.Yogyakarta :Hanif
Jogiyanto, HM.2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan
Tersetruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakart : Andi

Kusrini, M.Kom 2006. Strategi Perancangan dan Pengolahan basis Data.

Yogyakarta : Andi
Hakim S, Rachmad. & Ir. Sutarto, M.Si. 2009. Mastering Java Konsep
Pemrograman Java dan penerapannya untuk membuat software aplikasi. Jakarta :
PT Elex Media Komputindo