ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN PADA SMA NEGERI 1 MENDOYO

NASKAH PUBLIKASI

disusun oleh
Eko Purnomo Setiawan
10.12.4588

kepada
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2014

ANALYSIS AND PLANNING OF LIBRARY INFORMATION SYSTEM IN SMA NEGERI

1 MENDOYO
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMA
NEGERI 1 MENDOYO
Eko Purnomo Setiawan
Krisnawati
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
A library is an important asset for every school. Like the one in SMA N 1
Mendoyo, the existence of a library helps students and even teachers to search and
increase their knowledge and also it helps teachers in the teaching process in school.
The problems which are commonly faced by the staff of the library are: In the borrowing
process, the still use paper as a media to list all the people who borrow the book. In the
returning process they also have a problem. The staffs must look and search the thick
book to find the data that they want. It makes the process in the library becomes slow and
not effective.
Because of those reasons, with the application of the library system in SMA N 1
Mendoyo, it will greatly help the staffs to do any library activity and it will help them to do
it faster and more efficient. Only by inputting the book code that the students or teachers
want to borrow plus their ID, they are now able to borrow the book.
The applications that will be used in this plan are Visual Basic 6.0 as the
programming language and using Database SQL Server 2000 as the database. The
method that will be used in this plan is by observing and interviewing all the staffs there,
using Context Diagram and Data Flow Program (DFD) as the modeling. However, these
applications can only be used in a single computer and the cannot be used yet in many
computers (Client Server).

Keyword : Library, System, Aplication

1. Pendahuluan
Sekolah merupakan salah satu lembaga pendidikan yang telah disediakan oleh
pemerintah yang didalamnya terdapat proses belajar mengajar dan sedikit
pengetahuan bersumber dari perpustakaan yang berada di sekolah. Segala
penelitian yang berlangsung tidak bisa dimonitoring secara keseluruhan tanpa
adanya suatu pengorganisasian yang tepat. Untuk itulah pengorganisasian dengan
perancangan basis data dapat menjawab semua pertanyaan yang muncul serta
dapat menyelesaikan masalah yang ada.
Perpustakaan adalah sebuah unit kerja yang mengumpulkan dan mengelola
bahan pustaka, baik bahan cetak maupun non cetak yang dikelola secara sistematis,
kemudian di manfaatkan bagi kepentingan pemakainya sebagai sumber informasi.
Sebagai pusat informasi perpustakaan dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan
pemakai jasa dalam mendapatkan informasi agar lebih mudah,cepat, dan tepat
dalam memberikan sebuah informasi. Keberadaan sebuah perpustakaan pada
sekolah sangat membantu untuk menambah pengetahuan dan wawasan untuk siswa
maupun guru di sekolah. Oleh karna itu sekolah dituntut untuk bisa meningkatkan
pelayanan dalam bidang informasi.
Dalam hal ini saya tertarik untuk melakukan penelitian di SMA Negeri 1 Mendoyo
pada bagian perpustakaan yang dokumen-dokumennya serta penyusunan datanya
dirasa masih kurang efektif, dapat dikatakan minim dan pengolahan data yang masih
tergolong lambat dan memakan waktu yang cukup lama, berkas yang terpisah,
kesalahan penyimpanan data, sehingga mempengaruhi dalam hal pengambilan
keputusan dan membutuhkan suatu pengembangan sistem yang mampu menangani
permasalahan perpustakaan secara cepat dan benar. Pengelolaan data di
perpustakaan SMA Negeri 1 Mendoyo saat ini masih bersifat manual dengan
menggunakan alat bantu kertas sebagai pencatatan data dan arsip kertas sebagai
peyimpanan datanya.
2. Landasan Teori
2.1

Pengertian sistem
Menurut

Murdick dan Ross (1993) yang mendefinisikan sistem sebagai

seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu
tujuan bersama.
Menurut Mc. Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemenelemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan
dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control.

2.2

Analisis PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja,

informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan
analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).
1. Analisis Kinerja ( Performance )
Adalah kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat
sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah
produksi dan waktu yang digunakan dari suatu sistem.
2. Analisis Informasi ( Information )
Laporan-laporan yang sudah diporses digunakan untuk menghasilkan
informasi yang merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut
pihak manajemen dapat melakukan langkah-langkah selanjutnya. Apabila
kemampuan sistem informasi baik, maka akan mendapatkan informasi yang
akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.
3. Analisis Ekonomi ( Economy )
Analisis ekonomi adalah penilaian sistem yang didasarkan perhitungan atas
pengurangan dan keuntungan yang akan didapat dari sebuah sistem yang
akan dibuat. Sistem ini akan memberikan penghematan biaya operasional
dan meningkatkan keuntungan yang didapat. Pijakan dasar bagi seorang
manajer adalah biaya. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan
masalah biaya.
4. Analisis Keamanan ( Control )
Sistem keamanan yang digunakan dalam merancang sistem harus dapat
mengamankan data-data penting dari kerusakan, pencurian dan penggelapan
data, misalnya dengan membuat back up data. Sistem keamanan juga harus
bisa mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan dengan cara
memasang password terutama pada aplikasi dan database.

5. Analisis Efisiensi ( Efficiency )

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan
secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak
biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan
kegiatan.

6. Analisis Pelayanan ( Service )

Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang
dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen,
user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem
informasi.1

2.3

Flowchart
Flowchart merupakan suatu bagian alur dari sebuah sistem yang menunjukkan

langkah-langkah bagaimana sebuah sistem dalam menyelesaikan suatu masalah.

Tabel 2.1 Simbol-Simbol Flowchart
Simbol yang menyatakan jalannya arah arus suatu
proses

Menunjukan dokumen input dan ouptut

Menunjukan masukan data secara manual

Simbol proses

Menunjukan data penyimpanan

Menunjukan multi dokumen

2.4

Konsep Data Flow Diagram

DFD merupakan suatu gambaran proses model sistem secara logikal. Dalam

penyusunan suatu DFD harus mengetahui beberapa elemen-elemen penting,

ada 4

elemen dalam penyusunan sebuah DFD, yaitu :

1. Proses
Aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik, biasa
berupa manual maupun terkomputerisasi.
1

Fatta, Analsis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan &
Organisasi Modern, Penerbit Andi, 2007, Hal 51-54

2. Data Flow
Suatu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau
berakhir pada suatu proses.

3. Data Source
Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir
disimpan dalam data store. Aliran data di-update atau ditambahkan ke data
store.
4. External Entity
Orang, organisasi, atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi
dengan sistem.
Simbol-simbol DFD yang akan digunakan dalam analisis ini adalah sebagai berikut :
Media
Penyimpanan

Entitas

Identifikasi
Nama Peroses

Arah Arus
Sistem

Gambar 2.1 Simbol DFD yang Digunakan

2.5

Konsep Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan gambar atau diagram yang menunjukan informasi dibuat,

disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. Entitas biasanya menggambarkan jenis
informasi yang sama. Dalam entitas digunakan untuk menghubungkan antar entitas yang
sekaligus menunjukan hubungan antara data.
Tabel 2.2 Simbol-Simbol ERD
Simbol

Keterangan
Entitas
Relasi
Atribut
Aliran Data

2.6

Konsep Basis Data

2.6.1

Pengertian Basis Data

Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan

fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka,deretan
karakter atau simbol).
2.6.2

Elemen Basis Data

Dalam basis data terdapat istilah-istilah yang sering digunakan, antara lain

adalah :
a. Atribut
Setiap entity mempunyai atribut atau sebutan untuk mewakili suatu entity.
Atribut biasa disebut sebagai data field atau data item.
b. File
Kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen, atribut
yang sama, namun dapat berbeda data valuenya.
c. Record
Kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang
suatu entitas secara lengkap.
d. Data Value
Data Value adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data
elemen atau atribut.
2.6.3

Normalisasi
1. Definisi Normalisasi
Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika
basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model
data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk
menghasilkan struktur tabel yang normal.
2. Bentuk Normalisasi
a. Bentuk tidak normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada
keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja tidak lengkap dan
terduplikasi. Data yang dikumpulkan apa adanya sesuai keadaan.
b. Bentuk normal tahap pertama (1st Normal Form)
Sebuah tabel disebut 1NF jika tabel tersebut tidak ada baris yang
mempunyai duplikat dalam tabel tersebut dan masing-masing cell
bernilai tunggal.

c.

Bentuk normal tahap dua (2nd Normal Form)

Bentuk normal kedua 2NF terpenuhi jika pada sebuah tabel semua
atribut yang tidak termasuk dalam primary key memiliki ketergantungan
fungsional pada primary key secara utuh.

d. Bentuk normal tahap ketiga (3rd Normal Form)

Bentuk normal ketiga (3NF) terpenuhi jika untuk setiap ketergantungan
fungsional dengan notasi X => A, dimana A mewakili semua atribut
tunggal di dalam tabel yang tidak ada di dalam X, maka X haruslah
superkey pada tabel tersebut atau A merupakan bagia primary key pada
tabel tersebut.
e. Bentuk Normal Tahap Keempat dan Kelima
Bentuk normal keempat (4NF) berkaitan dengan sifat ketergantungan
banyak nilai pada suatu tabel yang merupakan pengembangan dari
ketergantungan fungsional. Adapun bentuk normal tahap kelima
merupakan nama lain dari Project Join Normal Form (PJNF).
f.

Boyce Code Normal Form (BCNF)

Jika memenuhi bentuk normal kesatu 1st NF dan relasi harus bergantung
fungsi pada atribut superkey.2

3. Analisis
3.1

Tinjauan Umum
Perpustakaan ini termasuk perpustakaan sekolah yang bertugas mengumpulkan,

menyimpan, memelihara, mengatur dan mendayagunakan bahan pustaka untuk

kepentingan pengajaran dan pendidikan di SMA Negeri 1 Mendoyo.
Fungsi dari Perpustakaan ini adalah sebagai pusat kegiatan belajar mengajar,
pusat penelitian sederhana, pusat membaca guna menambah ilmu pengetahuan dan
rekreasi. Perpustakaan ini bertujuan untuk memenuhi kegiatan kurikuler dan ekstra
kurikuler, merangsang keinginan dan membangkitkan minat serta kebiasaan membaca
guna memperkaya ilmu pengetahuan dan membantu pengembangan bakat siswa.
Perpustakaan ini juga dapat menunjang setiap kegiatan mata pelajaran, menunjang
kegiatan belajar mengajar, sehingga pelaksanaan kegiatan kurikulum dapat lebih
sempurna, sekaligus dapat meningkatkan mutu pendidikan.

Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data Penerbit Andi, 2007, Hal 41-43

3.2

Flowchart Sistem
Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan yang digunakan dalam proses pengolahan data.

Gambar 3.1 Flwchart Sistem yang Diusulkan

3.3

Data Flow Diagram

Data Flow Diagram merupakan suatu proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran data dari suatu sistem yang akan dibangun

tanpa mempertmbangkan lingkungan fisik.

Gambar 3.2 Data Flow Diagram

3.4

Entity Relationship Diagram

ERD merupakan gambar atau diagram yang menunjukan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis.

Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1

Pemrograman dan Pengetesan Program

Dalam membuat program ada beberapa langkah yang perlu diperhatkan, antara

lain :
1. Pembuatan Database
Database merupakan sekumpulan data yang saling berintegrasi satu sama lain.
Elemen dari suatu database harus dapat digunakan untuk pembuatan input yang
akan disimpan dan dijadikan sebuah informasi. Isi dari database tergantung dari
arus data masuk dan keluar dari suatu file ke file lainnya.

Gambar 4.1 Pembuatan Database

2. Perancangan Tabel Database

Pada tahap ini akan membuat suatu tabel dengan menggunakan SQL Server
2000 yang nantinya akan digunakan untuk menjelaskan sistem yang telah ada.
Tabel database terdiri dari field nama,tipe data dan ukuran.

10

Gambar 4.2 Pembuatan Tabel Buku

Gambar 4.3 Pembuatan Tabel Peminjaman

Gambar 4.4 Pembuatan Tabel Pengembalian

Gambar 4.5 Pembuatan Tabel Anggota

11

4.2

Manual Program
1. Login
Pada saat pertama kali program di jalankan akan muncul login, yaitu menu
untuk memberikan hak akses yang akan menggunakan aplikaisi ini.

Gambar 4.6 Form Login

2. Menu Utama
Menu Utama Akan muncul apabila user menginputkan username atau
password yang benar.

Gambar 4.7 Menu Utama

12

3.

Form Buku
Form ini digunakan untuk melihat data buku,input data dan mencari data
buku.

Gambar 4.8 Form Buku

4.

Form Anggota
Form ini digunakan untuk melihat data anggota, input data dan mencari data
anggota.

Gambar 4.9 Form Anggota

13

5.

Form Peminjaman
Form ini digunakan untuk pencatatan proses transaksi peminjaman.

Gambar 4.10 Form Transaksi Peminjaman

6.

Form Pengembalian
Form ini digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi pengembalian
buku.

Gambar 4.11 Form Transaksi Pengembalian

14

7.

Form Laporan
Form ini digunakan untuk melihat dan mencetak bermacam menu laporan.

Gambar 4.12 Form Laporan

5. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang disajikan pada bab
sebelumnya, kesimpulan yang dapat ditarik dalam perancangan sistem informasi
perpustakaan pada SMA N 1 mendoyo.
1. Sistem olah data yang sekarang diterapkan pada perpustakaan SMA N 1
Mendoyo kurang efektif. Hal ini terlihat dari kegiatan pencatatan data dan
pembuatan

laporan

yang

masih

dikerjakan

secara

manual

sehingga

membutuhkan waktu yang cukup lama.

2. Berikut ini adalah beberapa kelebihan menggunakan sistem yang telah
terkomputerisasi, yaitu :
a. Sistem

mampu

mempercepat

proses

transaksi

peminjaman,

pengembalian dan memberikan laporan secara cepat dan akurat .

b. Sistem mampu melakukan proses pencarian data lebih cepat dengan
adanya menu pencarian dalam sistem.

15

c.

Sistem informasi perpustakaan yang dibuat sudah mempunyai media

penyimpanan seperti database yang sudah terintegrasi sehingga
memperkecil kemungkinan hilangnya data dan kerusakan data.

5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan yang sudah dibuat, ada beberapa saran untuk
pengembangan sistem selanjutnya :
1. Perlu penambahan pengaturan hari libur, karena di sistem yang sekarang ini hari
libur tidak di bahas dan utuk keterlambatan buku tidak di kurangi dengan
banyaknya hari libur.
2. Perlu penambahan alat pendukung seperti alat barcode untuk memudahkan
jalannya transaksi peminjaman dan pengembalian buku sehingga proses bisa
dikerjakan lebih cepat.
3. Perlu penambahan pengaturan denda, agar suatu saat jika aturan akademik
pada perpustakaan berubah dan menggunakan sistem denda agara proses
peminjaman dan pengembalian berjalan dengan tertib.

4. Seiring berjalannya waktu, kebutuhan akan pengolahan data akan semakin

meningkat pula, maka sistem yang ada perlu dikembangkan dan diperbaiki agar
diperoleh sistem informasi yang lebih optimal.

16

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset
Burch, Jhon dan Gary Grudnitski. 1986.

Information System Theory and Practice,

(Fourth edition). New York: Jhon Wiley & Sons

Sunyoto, Andi. 2007, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta: Andi Offset
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Andi
Offset
Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan
Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi

17