Professional Documents
Culture Documents
5.PK5 Combine - 5perolehan Secara Elektronik
5.PK5 Combine - 5perolehan Secara Elektronik
KERAJAAN MALAYSIA
PERBENDAHARAAN MALAYSIA
PK 5/2013
KANDUNGAN
PK5 PEROLEHAN SECARA ELEKTRONIK ................................................ 2
1.
2.
3.
4.
Pelaksanaan
Perolehan
Kerajaan
Melalui
Sistem
ePerolehan .......................................................................................... 2
(i)
Latar Belakang .......................................................................... 2
(ii) Pelaksanaan eP ......................................................................... 2
(iii) Tanggungjawab Agensi ............................................................ 2
(iv) Pelaksanaan eP Kepada Pembekal ......................................... 5
(v) Pelaksanaan eP Kepada Syarikat Pemfaktoran...................... 5
(vi) Tandatangan Digital .................................................................. 6
(vii) Dokumen .................................................................................... 6
(viii) Bayaran ...................................................................................... 7
(ix) Manual Pengguna ..................................................................... 7
(x) Fi Perkhidmatan ........................................................................ 7
Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara eBidding
Melalui Sistem ePerolehan ................................................................ 8
(i)
Latar Belakang .......................................................................... 8
(ii) Had Nilai eBidding .................................................................... 8
(iii) Tatacara Perolehan Secara eBidding Melalui Sistem eP ....... 8
Peraturan Dan Tatacara Perolehan Kontrak Pusat Secara
Elektronik Melalui Sistem ePerolehan .............................................. 9
(i)
Tatacara Perolehan Melalui ePerolehan .................................. 9
Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Sebut
Harga Dan Tender Melalui Sistem ePerolehan ................................ 9
(i)
(ii)
5.
(i)
Takrif Kontrak Kementerian ................................................... 10
(ii) Pelaksanaan Modul Kontrak Kementerian ............................ 10
(iii) Memuat Naik Katalog Ke Modul Kontrak Kementerian ........ 10
LAMPIRAN ............................................................................................... 11
M.S. 1/11
PK 5/2013
(ii)
Latar Belakang
(a)
(b)
Pelaksanaan eP
(a)
(iii)
Tanggungjawab Agensi
Ketua agensi adalah bertanggungjawab memastikan peruntukan
telah disediakan dalam Anggaran Belanjawan yang diluluskan
sebelum sesuatu perolehan dibuat.
Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab dalam
melaksanakan eP di Agensi. Bagi membantu pelaksanaan eP, dua
(2) pasukan iaitu Pasukan Petugas Kementerian dan Pasukan
Pelaksana Agensi ditubuhkan.
M.S. 2/11
(a)
PK 5/2013
(2)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)
(vi)
Peranan Pasukan
seperti berikut:
Petugas
Kementerian
adalah
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)
mengenal
pasti pegawai-pegawai
yang
berkeupayaan untuk memberi latihan kepada
PTJ di bawah Kementerian masing-masing.
Pegawai tersebut juga bertindak sebagai
pegawai perhubungan di antara Agensi dan
Unit eP.
M.S. 3/11
(b)
(c)
PK 5/2013
(ii)
(iii)
(iv)
(2)
M.S. 4/11
(iv)
PK 5/2013
(b)
Status eP enabled
(1)
(2)
(ii)
(iii)
(v)
M.S. 5/11
(vi)
PK 5/2013
Tandatangan Digital
Semua pengesahan dokumen berkaitan dengan perolehan
hendaklah ditandatangani secara digital selaras dengan Akta
Tandatangan Digital 1997 (Digital Signature Act 1997). Akta ini
mengesahkan bahawa tandatangan digital adalah terikat dari segi
undang-undang (legally binding) sama seperti tandatangan atau cap
jari seseorang.
(vii)
Dokumen
(a)
(b)
(c)
(1)
Pesanan Kerajaan
Dokumen yang dihantar oleh agensi yang membuat
perolehan barangan atau perkhidmatan kepada
pembekal.
(2)
Nota Penghantaran
Dokumen yang dihantar oleh pembekal kepada agensi
yang menerima barangan atau perkhidmatan.
(3)
Inbois
Dokumen yang dihantar oleh pembekal untuk tujuan
pembayaran.
(ii)
untuk
atau
M.S. 6/11
PK 5/2013
(viii) Bayaran
(ix)
(a)
(b)
Manual Pengguna
Manual Pengguna turut disediakan sebagai panduan dan rujukan
kepada Agensi dalam melaksanakan perolehan melalui sistem eP.
Manual tersebut boleh dimuat turun daripada portal rasmi eP di
http://www.eperolehan.gov.my.
(x)
Fi Perkhidmatan
Kadar fi perkhidmatan ditetapkan seperti berikut:
(a)
(b)
M.S. 7/11
2.
PK 5/2013
Latar Belakang
Arahan Perbendaharaan (AP) 168A menetapkan bahawa tatacara
pelaksanaan perolehan melalui sistem elektronik hendaklah
dikeluarkan melalui Pekeliling dari semasa ke semasa. Pada masa
ini, perolehan Kerajaan bagi bekalan/perkhidmatan boleh
dilaksanakan di bawah sistem eP melalui modul Kontrak Pusat,
Kontrak Kementerian, Pembelian Terus, Sebut Harga, Tender dan
eBidding.
eBidding merupakan satu modul tambahan di bawah sistem eP
yang memberi pilihan kepada Agensi yang eP enabled untuk
mendapatkan bekalan/perkhidmatan dengan lebih cepat dan kos
efektif daripada pembekal yang eP enabled. Proses eBidding
dilaksanakan menerusi kaedah lelongan terbalik (reverse auction) di
mana para pembekal bersaing secara interaktif melalui internet
dalam tempoh bidaan dengan menurunkan harga tawaran yang
menguntungkan Kerajaan.
(ii)
(iii)
(b)
(2)
M.S. 8/11
(c)
3.
PK 5/2013
(b)
4.
(ii)
M.S. 9/11
5.
PK 5/2013
(ii)
(iii)
(b)
M.S. 10/11
PK 5/2013
LAMPIRAN
M.S. 11/11
3. Pembekal diminta
mendaftar dengan MOF
Surat kelulusan
Surat kelulusan
sk: kepada Unit eP
B
Ya
2. Adakah sudah
berdaftar dengan MOF
sebagai syarikat
Tidak
MOF
UNIT EP
10. Seksyen Pelaksanaan Pembekal
akan memuatnaik profil syarikat
pemfaktoran ke dalam sistem eP dan
memaklumkan CDCSB melalui emel
eP Centre
13. Proses permohonan
eP Access Medium
KANDUNGAN
PARA
PERKARA
MUKA SURAT
1.
TATACARA eBIDDING
2.
KUASA MELULUS
3.
PERINGKAT PERSEDIAAN
3.1
3.2
3.3
3.4
4.
5.
6.
PERINGKAT PRA-KELAYAKAN
4.1
4.2
4.3
Penilaian Pra-Kelayakan
4.4
4.5
5.1
5.2
5.3
Tanggungjawab Lembaga
Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga
9
9
PARA
7.
PERKARA
MUKA SURAT
7.1
Bon Pelaksanaan
8.
9.
PEMBATALAN eBIDDING
10
10.
PELAN KONTINGENSI
10
11.
11
12.
PERATURAN BERKAITAN
12
LAMPIRAN A
13
M.S. 1/18
TATACARA eBIDDING
1.1
Peringkat
(A) Persediaan1
(B) Pra-Kelayakan
Peranan
1)
Urus Setia
2)
Penubuhan
Kelayakan
3)
Jawatankuasa Pra-Kelayakan
4)
Penyediaan Spesifikasi
Jawatankuasa Pra-Kelayakan
5)
Jawatankuasa Pra-Kelayakan
6)
Urus Setia
7)
Urus Setia
8)
Urus Setia
9)
Urus Setia
1)
Urus Setia
2)
Pelulus2
3)
Urus Setia
4)
Urus Setia
5)
Urus Setia
6)
Dan
Kelulusan
Jawatankuasa
Pra-
Pembekal
Secara manual
Pelulus bermaksud Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai Yang Diturunkan Kuasa Secara Bertulis untuk meluluskan pelaksanaan
1
eBidding
2
Peringkat
(C)
Bidaan
Talian
Proses
Atas
Peranan
7)
Jawatankuasa Pra-Kelayakan
8)
9)
Urus Setia
10)
Pembekal
1)
Pembidaan
Pembekal
2)
Pemantauan Bidaan
Urus Setia
3)
Keputusan Lembaga
Sebut Harga
1)
Urus Setia
2)
Pembekal
3)
Pembekal
1)
Pentadbir Kontrak
2)
Pentadbir Kontrak
3)
Pentadbiran Kontrak
Pentadbir Kontrak
Perolehan/
Jawatankuasa
Secara manual
Pelulus bermaksud Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai Yang Diturunkan Kuasa Secara Bertulis untuk meluluskan pelaksanaan
eBidding
2
2.
KUASA MELULUS
2.1
3.
PERINGKAT PERSEDIAAN
3.1
(b)
(a)
(b)
Penyediaan Spesifikasi:
i.
(c)
3.2
3.3
3.4
4.
PERINGKAT PRA-KELAYAKAN
4.1
4.2
(b)
(b)
vi. Tempoh Notis Pelawaan eBidding dikira mulai tarikh PraKelayakan Mula.
4.2.4 Agensi hendaklah menetapkan jam 12.00 tengah hari (hari bekerja)
sebagai waktu terakhir untuk menerima Tawaran Pra-Kelayakan oleh
pembekal di Notis Pelawaan eBidding.
4.3
Penilaian Pra-Kelayakan
4.3.1 Pra-syarat Penilaian Pra-Kelayakan:
(a)
(b)
4.5
5.
5.3
berdasarkan
pembida
yang
berada
di
6.
(b)
7.
Bon Pelaksanaan
7.1.1 Kadar bon pelaksanaan dan tempoh sah laku yang dikenakan adalah
mengikut peraturan yang berkuat kuasa.
8.
9.
10.
BANTAHAN KE ATAS
SESUATU JENAMA
SPESIFIKASI
YANG
MENJURUS
KEPADA
8.1
8.2
Bantahan yang
dipertimbangkan.
8.3
diterima
selepas
tempoh
tersebut
tidak
akan
PEMBATALAN eBIDDING
9.1
Pembatalan eBidding boleh dibuat sekiranya Agensi gagal mematuhi syaratsyarat yang ditetapkan di dalam SPP ini.
9.2
9.3
PELAN KONTINGENSI
10.1
Jenis Gangguan
Tindakan
a) Melanjutkan
tarikh
tutup Notis Pelawaan
eBidding ke suatu tarikh
dan masa yang baru
(12.00 tengah hari).
b) Pelanjutan
10
tarikh
Jenis Gangguan
Tindakan
tersebut
hendaklah
dipaparkan di portal
ePerolehan
untuk
makluman
kepada
pembekal berkenaan
a) Menangguhkan bidaan
ke tarikh dan masa
yang baru.
b) Memaklumkan kepada
pembekal
yang
mengesahkan
untuk
menyertai bidaan sama
ada melalui telefon
talian tetap, faksimili
atau e-mel.
c) Nombor
telefon
/
faksimile
yang
dihubungi
hendaklah
dicatat
dan
e-mel
hendaklah
dicetak
untuk tujuan rekod
10.2
11.
11.2
Agensi hendaklah mengenal pasti sebuah bilik yang sesuai dan mempunyai
telefon talian tetap untuk digunakan bagi pemantauan bidaan atas talian.
Maklumat peribadi semua pegawai yang dibenarkan oleh Pegawai
Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai yang diturunkan kuasa untuk berada di
dalam bilik ini hendaklah dimasukkan ke dalam sistem eBidding untuk tujuan
11
12.
11.3
Sebarang bentuk komunikasi di dalam bilik tersebut sama ada melalui telefon
bimbit termasuk khidmat pesanan ringkas (SMS), faksimile, e-mel atau lainlain medium komunikasi elektronik semasa bidaan berlangsung adalah
dilarang sama sekali. Semua komunikasi antara pembekal dengan Agensi
hendaklah dibuat melalui telefon talian tetap yang disediakan.
11.4
Agensi
hendaklah
memastikan
hanya
Pegawai
Pengawal/Ketua
Jabatan/Pegawai yang diturunkan kuasa dan Urus Setia dibenarkan
berkomunikasi bagi urusan rasmi eBidding dengan pembekal. Ahli-ahli
mesyuarat juga dilarang keluar masuk sewenang-wenangnya dari bilik ini
semasa bidaan berlangsung dan aktiviti tersebut perlu dipantau oleh pihak
Urus Setia.
11.5
PERATURAN BERKAITAN
12.1
Unit ePerolehan
Kementerian Kewangan
Mei 2012
12
Lampiran A
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Peringkat Persediaan (A)
Semak Bilangan
Pembekal
Tidak
5
pembeka
l
Laksana
Perolehan
Secara Sebut
Harga atau
Tender
Ya
Kelulusan
(Pegawai Pengawal/ Ketua
Jabatan/ Pegawai yang diturunkan
kuasa secara bertulis)
Kemasukan &
Kelulusan Maklumat
Bidaan
Notis Pelawaan
eBidding
13
Taklimat/
Lawatan
Tapak?
Ya
Taklimat
Pembekal/
Lawatan Tapak
Tidak
Proses
eBidding
Tidak
Tidak Boleh
Diteruskan
Bilangan
Kehadiran
5
Ya
Kemasukan
Kehadiran
Pembekal
Penyediaan dan
Penyerahan Tawaran
Permulaan oleh
Pembekal
5
pembekal
Ya
Tidak
Proses
eBidding Tidak
Boleh
Diteruskan
Penilaian Pra-Kelayakan
oleh
Pengesahan Lembaga
Perolehan / Jawatankuasa
Sebut Harga
14
3
pembekal
Tidak
Proses
eBidding Tidak
Boleh
Diteruskan
Ya
Jemputan Bidaan
Atas Talian
Pengesahan Jemputan
oleh Pembekal
3
pembekal
Tidak
Bidaan Atas
Talian Tidak
Boleh
Diteruskan
Ya
Keputusan Lembaga
Perolehan / Jawatankuasa
Sebut Harga
15
Ya
Pengesahan
Surat Setuju
Terima
Tidak
- Sekiranya pembida menolak surat setuju terima atau tidak
mengesahkan surat setuju terima dalam tempoh yang
ditetapkan, Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga
perlu bersidang untuk memutuskan sama ada :
i.
Pembekal
Berikutnya /
Bidaan Semula
ii.
Ya
iii.
Tidak
Tamat
Modul eBidding Berakhir Di sini
Pembekalan
Bagi eBidding yang tidak dapat diteruskan, Agensi hendaklah membatalkan proses eBidding berkenaan. Notifikasi akan dihantar kepada pengguna yang terlibat.
16
1.
ii.
iii.
iv.
v.
1.2
Penurunan kuasa
Persekutuan:
i.
1.3
secara
bertulis
di
Kementerian/Jabatan
Y. B. Menteri memberi kuasa secara bertulis kepada pegawaipegawai untuk menandatangani surat niat, surat setuju terima
dan dokumen kontrak.
1.4
Pegawai
melantik:
i.
Pengawal/Ketua
Jabatan
Persekutuan
hendaklah
2.
3.
4.
ii.
iii.
iv.
iv.
v.
4.2
4.3
5.
6.
5.2
5.3
Penutupan Tawaran
6.1
7.
Pembukaan Tawaran
7.1
(b)
(c)
8.
9.
10.
8.2
8.3
9.2
9.3
10.2
11.
12.
Dokumen Kontrak
12.1
13.
Penjanaan Laporan
13.1
1.
ii.
iii.
1.2
iv.
v.
Penurunan kuasa
Persekutuan:
i.
secara
bertulis
di
Kementerian/Jabatan
Y. B. Menteri memberi kuasa secara bertulis kepada pegawaipegawai untuk menandatangani surat niat, surat setuju terima
dan dokumen kontrak.
1.3
1.4
2.
Pegawai
melantik:
Pengawal/Ketua
Jabatan
Persekutuan
hendaklah
i.
ii.
iii.
2.2
3.
Penyertaan Tender
3.1
4.
ii.
iii.
iv.
Pengiklanan Tender
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
5.
6.
7.
Dokumen Tender boleh dibeli daripada PTJ berdasarkan syaratsyarat yang dinyatakan dalam iklan. Pembelian dokumen Tender
boleh dibuat di PTJ yang dinyatakan dalam iklan. Pegawai di
Kementerian/Jabatan Persekutuan hendaklah memberikan nombor
Tag Pembekal yang dijana melalui sistem eP kepada pembekal
yang telah membuat bayaran; dan
5.2
6.2
6.3
Bantahan Spesifikasi
7.1
7.2
8.
Empat belas (14) hari dari tarikh dokumen tender mula dijual;
dan
ii.
Dua puluh lapan (28) hari dari tarikh dokumen tender mula
dijual bagi tender antarabangsa.
Pembukaan Tawaran
9.1
10.
i.
Penutupan Tawaran
8.1
9.
(b)
(c)
10.1
10.2
11.
12.
Perakuan
Untuk
Pertimbangan
Kementerian/Jabatan Persekutuan
Lembaga
Perolehan
11.1
11.2
11.3
Pertimbangan
dan
Keputusan
Kementerian/Jabatan Persekutuan
Lembaga
Perolehan
12.1
12.2
12.3
13.
14.
Dokumen Kontrak
14.1
15.
Penjanaan Laporan
15.1