Accountability Systems

Establish Accountability
Implementation Plan, Monitoring & provide feedback

Hanna Permana Subanegara

Bentuk-bentuk akuntabilitas
1. Akuntabilitas manajerial: kesanggupan dan efisiensi /
efektifitas dalam mengalokasikan sumber daya
manajemen
2. Akuntabilitas proses: kebijakan dan strategi yang
digunakan untuk mendukung kegiatan kegiatan yang
ditempuh mulai proses perencanaan s.d evaluasi
3. Akuntabilitas program: pencapaian hasil kegiatan instansi
apakah sudah memberikan kepuasan/kenyamanan pada
pelanggan dan stakeholders dan berdampak positip pada
kemajuan masyarakat
4. Akuntabilitas politik dan administratif: mengemban dan

Focusing Team Basics

Performance
Result

Sk
i ll
s

y
li t
bi
ta
un
co
Ac

Collective work
Product

Commitment

Personal
Growth

Jon R. Katzenbach & Douglas K. Smith, 1993

Good Corporate Governance

Laporan Kinerja Bulanan

Laporan Kinerja Tahunan

Hasil Pengukuran Kegiatan

Hasil pengukuran Program
Berdasarkan Balanced scorecard
Termasuk clinical governance

Laporan Kinerja 5 Tahun

Hasil pengukuran Misi Organisasi

Akuntabilitas Kinerja

B
I
S
A

usiness plan

mplementation plan
trategic Action Plan

nnual Plan

ccountability systems

Pimpinan Organisasi

Target Strategis

Business Plan

Strategic Action Plan

Revenue Center
1.
2.
3.

Proses pelayanan
Hasil
Target Pendapatan

Cost Center
1.
2.
3.

Proses Pelayanan
Target pembiayaan
Target penghematan

Accountability system

BUSINESS PLAN

Organization plan

Current marketing situation

Opportunity and issues
Objectives
Marketing strategy
Action program
Financial Projections
Implementation control

Financing document

Programming
Budgeting
Policy
Procedure

Marketing plan

Vision, mission, value

Environmental analysis
Corporate strategy
Requiring Estimation
Target / Standard

IMPLEMENTATION PLAN

Financing conditions
Assets
Balancing sheet
Financing analysis
Break-even analysis

Supporting document

STRATEGIC ACTION PLAN

ANNUAL PLAN

Programming Unit
Budgeting Unit
Target Unit 5 Tahun

Activities

Indicators, Target, Standard

Anggaran Tahunan
ACCOUNTABILITY SYSTEMS
Pemantauan kegiatan berdasar indikator,
standar/target
Feedback berupa traffic light systems,
dashboard systems
Evaluasi dan koreksi

Accountablity System Scheme

Tentukan Kriteria
0 - 65 %
Merah
66 - 85 %
Kuning
86 - 100%
Hijau

Pejabat Revenue center

Traffic light
systems

Pejabat Cost center

1. Strategy
2. Implementation plan
a. Sasaran
b. Program
c. Kegiatan
Indikator

Bobot
Standard
Target

Revenue center
Feedback

Dashboard Systems

Corrective
Action

Laporan bulanan
Feedback
Seluruh Unit Revenue center
Dan Cost center
Coist center
Traffic light tergambar
Kinerja bulanan Unit

Bentuk Dokumen Accountability Systems

1.

SAMPUL

2.

NAMA PEJABAT, JABATAN, UNIT KERJA, ORGANISASI

3.

PENDAHULUAN

4.

MISI, PROGRAM , KEGIATAN

5.

MONITORING
a. Rumusan pengukuran Kinerja Kegiatan, program dan Misi
b. Dasar penetapan Indikator
c. Dasar Penetapan Standar/Target
d. Kriteria Penilaian kinerja
e Sumber data kinerja
f. Kegiatan yang dimonitor, Form monitoring
g. Faktor penentu keberhasilan (CSF)
h. Pelaksana Monitoring

6.

EVALUASI
a. Waktu Evaluasi, Bulanan, Tahunan dan lima tahunan
b. Bentuk Evaluasi
c. Aspek aspek yang di Evaluasi
d. Pejabat yang mengevaluasi

7.

PENUTUP

Dokumen Akuntabilitas
Pejabat Revenue center
Maupun Cost center

MONITORING

A. PENGUKURAN KINERJA KEGIATAN/PROGRAM/MISI

1.

Pengukuran kinerja atau pencapaian kegiatan dilakukan tiap bulan dengan atas
dasar hasil kegiatan dan diukur berdasarkan indikator serta standar yang telah
ditentukan
Hasil kegiatan
Capaian kegiatan = --------------------- X Bobot
Standar

2.

Pengukuran pencapaian program dilakukan setiap tahun berdasarkan hasil capaian

kegiatan dikalikan dengan bobot masing-masing kegiatan.
Rumus
Capaian Program = S hasil kegiatan bulanan X Bobot

3.

Pengukuran capaian misi setelah 5 tahun, berdasarkan jumlah capaian program

dikali bobot masing-masing program
Rumus
Capain misi = S hasil program tahunan X Bobot

B. PENETAPAN INDIKATOR
1. Indikator disusun berdasarkan kesepakatan antara unit
atau instalasi dengan manajemen rumah sakit
2. Indikator berdasarkan kajian target strategis yang telah
ditentukan.
3. Indikator terdiri dari indikator :
a. Input
b. Proses
c. Output
d. Outcome
e. Benefit
f. Impact

C. PENETAPAN STANDAR

1. Standar ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara

unit atau instalasi dengan fihak manajemen rumah
sakit
2. Standar mengacu kepada SPM, Standar pelayanan
RS, Akreditasi, IDI, Depkes, Nasional atau
internasional , JCI sesuai dengan kebutuhan, atau
disusun sendiri.
3. Satuan standar bisa kuantitatif atau kualitatif

D. KRITERIA PENILAIAN AKUNTABILITAS

Ditentukan secara bersama-sama sesuai dengan komitmen
dalam organisasi
Contoh :

KRITERIA PENILAIAN :
A. 0 - 70%
B. 71 - 90%
C. 91 >100%

BURUK
SEDANG
BAIK

MERAH
KUNING
HIJAU

I. SUMBER DATA KINERJA

Tuliskan darimana data tersebut didapat

Contoh :
Data-data didapatkan dari :
1. Laporan bulanan dari Diklat SDM
2. Laporan survey bulanan dari Customer service
3. Laporan akuntabilitas staf yang dibawahinya
4. Kotak saran atau VoC
5. Pengaduan langsung (lisan)

J. KEGIATAN YANG DIMONITOR

Tuliskan kegiatan apa yang harus dimonitor, apakah pelaksanaan
program dan kegiatan sesuai dengan yang direncanakan, dilakukan
pemantauan terhadap kegiatan yang sedang dilaksanakan
Contoh :
Kegiatan yang dimonitor adalah :
Persiapan perencanaan pelatihan,
Proses pelaksanaan kegiatan pelatihan dan pelaporan
Akurasi pengumpulan data kinerja
Hasil evaluasi dan umpan balik pada laporan bulanan, triwulan
semester dan tahunan
Tindak lanjut upaya perbaikan dan pengembangan
Penyusunan anggaran

K. FAKTOR-FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN (CSF)

Tuliskan faktor kritis sebagai penentu keberhasilan meraih

sukses dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan,
keterkaitan atau koherensi apa yang harus ada.
Contoh :

Rencana Strategis Organisasi

Rencana strategis masing-masing unit
SAP pada masing masing pejabat struktural maupun fungsional
Dashboard Rumah Sakit
Pelaku kunci perubahan (Change agent)
The voice of the customer
Kelengkapan prosedur dan ketaatan aplikasinya
Pembiayaan yang memadai
Komitmen karyawan

EVALUASI

A. WAKTU EVALUASI

Contoh
1. Evaluasi dilakukan setiap minggu untuk kegiatan tertentu di
masing masing unit
2. Evaluasi bulanan dilakukan oleh masing-masing unit, yang
dilaporkan oleh kepala unit dalam pertemuan bulanan atau
rapat koordinasi
3. Evaluasi tahunan dilakukan oleh direksi dan seluruh kepala
unit
4. Evaluasi strategis terhadap perencanaan strategis setiap lima
tahun. Untuk mengetahui apakah strategi kita tepat.

B. ASPEK-ASPEK EVALUASI

Sebaiknya evaluasi berdasarkan empat perpektif

Balanced Scorecard
1.
2.
3.
4.

Pembelajaran dan pengembangan SDM

Proses bisnis Internal
Kepuasan pelanggan
Keuangan

Contoh Form Monitoring Kinerja IGD

N
o
1

Indikator
Kinerja

Kegiatan

Pelayanan
Kegawat
daruratan
pada IGD

STD
Target

Bobot

SDM bersertifikat
ATLS

100%

20

Time response
dokter IGD < 5
mnt

100%

30

OP

Activity driver
quantity (ADQ)

24.000
pertahun

20

OC

Kepuasan
pelanggan

75%%

20

Pendapatan

Rp 2,4 M

10

IM
CAPAIAN KEGIATAN 1
2

Pengembang
an SDM

SDM sigap santun

100%

IST tiap rabu

100%
100%

OP

SDM 20 j pelatihan
prtahun

100%

OC

Tidak terjadi error

100%

B
IM

100

JAN

FEB

HASIL KEGIATAN
MRT

APR

MEI

JUN

No
1

Indikator
Kinerja

Kegiatan
Pelaporan
keuangan

STD
Target

Bobot

HASIL KEGIATAN

100%

50

I
p

Penyelesaian rincian
rawat inap kurang
dari 1 jam
Distribusi tagihan
kurang dari 2 minggu

100%

10

OP

Dokumen
terselesaikan

30 dok

20

OC

Laporan
keuangan tgl 3

100%

10

Kepuasan plg

86%

10

B
IM
CAPAIAN KEGIATAN 1
2

100

10

20

OP

30

OC

30

10

IM

JAN

FEB

MRT

APR

MEI

JUN

No
1

Indikator
Kinerja

Kegiatan
Pelayanan
lab

STD
Target

100%

HASIL KEGIATAN
Bobot

Kelengkapan alat

Waktu tunggu
< 120 menit

100%

30

Expertisi dr

100%

20

Tdk ada kesalahan

hasil

100%

20

OP

Jumlah pemeriksaan
(ADQ)

34213

10

OC

Kepuasan plg

80%

10

1026390

10

Pendapatan

10

IM
CAPAIAN KEGIATAN 1

100

JAN

FEB

MRT

APR

MEI

JUN

No
1

Indikator
Kinerja

Kegiatan
OK

STD
Target

100%

Sertifikat kamar
bedah

Waiting time 2 HR

100%

ATD

100%

TO PRA PRA DN
PASCA

100%

TDK ADA KTD

90%

HASIL KEGIATAN
Bobot
10
30
20
20

OP

ADQ
KCL
SDG
DSR
KH

40.000

10

OC

TDK ADA DOT

100%

10

TDK ADA ILO

95%

B
IM

100000000
0

10

JAN

FEB

MRT

APR

MEI

JUN

No
1

Indikator
Kinerja

Kegiatan
sdm

STD
Target

HASIL KEGIATAN
Bobot

100%

10

Waktu
penyelenggaraan

80%

30

Dilklat manajemen
Diklat CS
Diklat Medis
Diklat perawat

100%

20

OP

20jptpk

100%

10

OC

Kepuasan plg

80%

10

1026390

10

SDM bersertifikasi
sesuai kompetensi

Pendapatan

20

IM
CAPAIAN KEGIATAN 1

100

JAN

FEB

MRT

APR

MEI

JUN

Personal Traffic Light Systems

NAMA
Aira Bajirani
Drg Chabuta
Shakitane
Dr Kukira
takada
Zedihe
mandarita
Codhota
kampretta

Remuneration System dan SPM

No

Nama Penanggung
Jawab Program

Capaian
Kinerja

Score
Kinerja

Score
Sysrem

Insentif
Maximal

Insentif

AX B
68,8

CXD

Dr Boma Molotova

80%

86

3.000.000

Dr Chipika Chipiki

87%

88

3.000.000

Drg Chabuta Sakitane

94%

82

4.000.000

Dr Lukha Zadiza

Traffic Light System Revenue Center

Menentukan area Kuning

Cari data 5 tahun (Activity driver quantity) instalasi
Pada setiap bulan pada data tersebut (5 tahun), Januari,
Februari Maret .dst, lihat data yang terkecil dan yang
terbesar
Buat diagram dan tempatkan nilai terkecil serta terbesar
sesuai bulan, misalnya nilai terkecil dan terbesar bulan
Januari selama 5 tahun. Dilihat dari Januari tahun I, Januari
tahun II dst.
Hubungkan nilai terkecil setiap bulan selama satu tahun.
Dan hubungkan nilai terbesar selama satu tahun.

FORM MONITORING PROGRAM TAHUNAN

No

PROGRAM

Pengembangan
perilaku SDM

KEGIATAN
Pelatihan
Customer Service

INDIKATOR KINERJA

HASIL

BOBOT

CAPAIAN

100

..%

100

..%

I
P
OP
OC
B
IM
HASIL KEGIATAN - 1

Pelatihan
kepribadian

I
P
OP
OC
B
IM
HASIL KEGIATAN - 2

Pelatihan
Penampilan

I
P
OP
OC
B

FORM EVALUASI PROGRAM (1 Tahun )

No
1

PROGRAM
Pengembangan
Profesionalisme
SDM

KEGIATAN

Bobot

NILAI CAPAIAN

Kegiatan 1

60

Kegiatan 2

40

100

A+B

Kegiatan 1

30

Kegiatan 2

70

Hasil Capaian Program - I

2

Pengembangan
System Keuangan

Hasil Capaian Program - II

Hasil

C +D

Evaluasi Program Tahunan

PROGRAM

TARGET
STANDAR

HASIL

Kesenjangan

200

100

50%

Biaya tidak mencukupi

Perubahan anggaran

Pelayanan
Canggih

150.000

125.000

25000

Pemeriksaan pelanggan
tidak tepat waktu

Peningkatan disiplin waktu

Delighted
customer

90%

85%

5%

Kurang ramah

Pelatihan customer service

45 milyar

42 milyar

3 milyar

Lambatnya pelayanan

Perubahan protap waktu pelayanan

Cost containtment

5%

1%

4%

SDM belum sadar biaya

Perlu pemahaman tentang biaya

ROI

15%

10%

5%

Aspek SDM, PBI

Pembelajaran dan perbaikan protap

Pelatihan SDM

Peningkatan
pendapatan

HAMBATAN

SOLUSI

No
1

FORM EVALUASI MISI (5

Tahun )
MISI

PROGRAM

Pengembangan
Profesionalisme SDM

Hasil

Bobot

NILAI CAPAIAN

Pengembangan Perilaku SDM

60

Penerapan Sistem Kendali Mutu

40

Hasil Capaian Misi-1

2

Pengembangan System
Keuangan

A+B

Billing system

30

Dashboard Keuangan

70

Hasil Capaian Misi-2

HASIL PENCAPAIAN MISI UNIT

C+D
Misi-1 + Misi-2

Akuntabilitas

Bagi Para Karyawan Yang Tidak Memangku Jabatan

No

Nama
:
Unit Kerja :
INDIKATOR
PENILAIAN

Standard
Target

Bobot

- Absensi

1 - 10

10

- Seragam atribut lengkap

1 - 10

-Keterlambatan

1 - 10

KINERJA

1 - 10

- Kerja sesuai SOP

1 - 10

- Jumlah Error

1 - 10

- Keeutuhan alat kerja

1 - 10

- Alat, bahan yang hilang

1 - 10

- Hasil sesuai standar

1 - 10

- Inovasi

1 - 10

ATTITUDE

1 - 10

-Tidak mematuhi perintah

1 - 10

10

-Komplain pelanggan

1 - 10

10

-Komunikasi santun etika

1 - 10

10

-Menyebarkan info salah

1 - 10

10

-Rahasia perusahaan

1 - 10

10

Score 2006
Jn

DISIPLIN KERJA

Jn

Jl

Akuntabilitas Melalui Dashboard Systems

SIMRS

DIREKTUR
DASHBOARD

Komite Medik
Komite Kep
Panitia Q.A.
Pan. GKM
Pan. Nosokomial

KM
SMF

K.Kep

STAFF
-Keuangan
-Admnistrasi
-Logistik
-Kepegawaian
- Dll

Pan. Rekam medik

Instalasi
Survey Kepuasan Pelanggan
SPI
Case Manager
Staf Direksi

ADVOKASI PERUBAHAN
PROSEDUR/STANDAR BARU

Seluruh staf dan karyawan RS.

INSTALASI
-Rawat Inap
-Rawat Jalan
-IPSRS
-Farmasi
-Bedah Sent.
-Gizi
-ICU
-Anestesi
-IRD
-Radiologi
-Laboratorium
-Rahabilitasi Med

Indikator Kinerja Pembelajaran dan pengembangan SDM

Indikator Kinerja Pembelajaran dan pengembangan SDM

Indikator

Target

Pendidikan dan pelatihan medis

20 org

Pendidikan dan pelatihan paramedis

200 org

Pendidikan dan pelatihan manajemen

35 org

Customer service
Hasil Penelitian dan pengembangan
Komitmen karyawan

Hasil

Bobot

90%
5 riset
2%

Pencapaian Kinerja Pembelajaran dan pengembangan SDM

100

Capaian

Indikator Proses Usaha RS

Indikator Kinerja Proses Usaha
Indikator
Kecepatan pelayanan

Target
Standar

Hasil

Bobot

5 menit

10

Max 0,5%

20

Pencegahan Kematian pasien eklampsia

100%

20

Kelengkapan pengisian rekam medik

100%

10

Tidak terjadi Kematian pasca bedah

100%

20

Tidak terjadi infeksi pasca bedah

100%

10

Waktu tunggu operasi

2 hari

BOR

72%

Error

100

Capaian

Indikator Kerpuasan Pelanggan RS

Indikator Kinerja Kepuasan Pelanggan
Indikator

Target
Standar

Kepuasan pelanggan terhadap pelayanan

dokter

90%

Kepuasan pelanggan terhadap pelayanan

perawat

90%

Kepuasan pelanggan terhadap pelayanan

administrasi

90%

Hasil

Bobot

Kepuasan pelanggan terhadap Pelayanan

Rawat Inap
Kepuasan pelanggan terhadap IGD

70%

Kepuasan pelanggan terhadap pelayanan

Bedah

90%

Kepuasan pelanggan terhadap pelayanan

Rawat Jalan

85%

Kepuasan pelanggan terhadap pelayanan

Radiologi

90%

Pencapaian Kinerja Kepuasan Pelanggan

100

Capaian

Indikator Kinerja Keuangan RS

Indikator Kinerja Keuangan
Indikator

Target

Hasil

Bobot

Debt equity ratio (DER)

Cash ratio
Net working capital to assets (WCA)
Return on investment (ROI
Inventory turn over (ITO)
Collection period
Sales to total assets (STA)
Return on equity
Return on assets (ROA)
Payback periode
Net profit margin
Pencapaian Kinerja Keuangan

100

Capaian

TERIMAKASIH