BUSINESS CASE

PT INDOMONANG JADI

TEMA DWI PRANATA

BAYU HALOMOAN
ABDURRACHMAN MUSLIM
BASKORO INDRA GUNAWAN
RESATAMA OCTAWIBAWA
FIKRI YUNAN NURDIANSYAH
M. GALIH BAWONO

06PNM / 03

BINUS UNIVERSITY
JAKARTA
2011-2012

(1301020731)
(1301021160)
(1301021904)
(1301022024)
(1301022516)
(1301022522)
(1301023185)

TABLE OF CONTENTS
1.

EXECUTIVE SUMMARY .......................................................................................................... 2

1.1.
1.2.
1.3.
1.4.

2.
3.
3.1.
3.2.
3.3.

4.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.

5.
6.
7.
8.

Issue .............................................................................................................................................................2
Anticipated Outcomes..................................................................................................................................2
Recommendation .........................................................................................................................................2
Justification ..................................................................................................................................................2
BUSINESS CASE ANALYSIS TEAM ......................................................................................... 2
PROBLEM DEFINITION ........................................................................................................... 3
Problem Statement .......................................................................................................................................3
Organizational Impact..................................................................................................................................3
Technology Migration..................................................................................................................................3
PROJECT OVERVIEW ............................................................................................................. 4
Project Description.......................................................................................................................................4
Goals and Objectives....................................................................................................................................4
Project Performance .....................................................................................................................................4
Project Assumptions.....................................................................................................................................5
Project Constraints .......................................................................................................................................5
Major Project Milestones .............................................................................................................................5
STRATEGIC ALIGNMENT ....................................................................................................... 6
COST BENEFIT ANALYSIS ..................................................................................................... 6
ALTERNATIVES ANALYSIS .................................................................................................... 7
APPROVALS .......................................................................................................................... 7

1. EXECUTIVE SUMMARY
Project ini bertujuan untuk melakukan analisis pada proses penjualan jasa guna mengetahui
kekurangan-kekurangan yang terjadi pada proses bisnis, kemudian merancang sistem yang
baru pada PT Indomonang Jadi.
1.1. Issue
Permasalahan yang terjadi di PT Indomonang Jadi adalah kurangnya penanganan
pelayanan jasa terhadap pelanggan. Perkembangan pasar yang semakin kompetitif dan
persaingan bisnis yang semakin kompleks dan kete telah menghadirkan tantangan baru
bagi setiap organisasi atau perusahaan. Kecepatan menjadi masalah yang patut
diperhatikan bagi perusahaan terutama cara perusahaan tersebut mendapatkan dan
mengevaluasi informasi yang tersedia dengan cepat dan real time.
1.2. Anticipated Outcomes
Dengan adanya penyelesaian permasalahan terhadap IT perusahaan ini dapat
meningkatkan kualitas dan kuantitas pada perusahaan yang mana dapat membantu
perusahaan dalam meningkatkan kinerja dari sebuah pekerjaan.
1.3. Recommendation
Umumnya seluruh kegiatan IT dapat dibagi menjadi dua bagian yaitu: Operation and
infrastructure dan Application Development. Bagian operasi berurusan dengan
penanganan sehari-hari dari lingkungan komputer dan keamanan. Bagian aplikasi
bertanggung jawab dengan pembuatan dan pengembangan aplikasi bisnis.
1.4. Justification
Menurut kelompok kami rekomendasi ini perlu dilakukan / dilaksanakan karena menurut
kelompok kami usulan ini sangat bagus dan juga dapat membantu dan mengatasi
permasalahan yang sedang terjadi, dan juga agar kualitas perusahaan tersebut tetap
terjaga.

2. BUSINESS CASE ANALYSIS TEAM

Role

Description

Name/Title

Executive Sponsor

Memberikan dukungan eksekutif untuk

M. Galih Bawono, VP Operations
proyek tersebut.

Technology Support

Menyediakan semua dukungan teknologi Tema Dwi Pranata, VP Information

untuk proyek.
Technology

Process Improvement

Memberikan saran kepada tim mengenai Bayu Holomoan, Process Team

teknik perbaikan proses.
Lead

Project Manager

Mengatur kasus bisnis dan tim proyek.

Software Support

Menyediakan semua dukungan peranti Abdurrachman

lunak untuk proyek.
Group Lead

Baskoro Indra Gunawan, Project

Manager
Muslim,

Software

3. PROBLEM DEFINITION
3.1. Problem Statement
Dalam sebuah organisasi IT yang lemah, adalah umum bila kita mendapati end user /
client melompati help desk dan langsung menghubungi tim pro atas. Bila terus
berlangsung, sikap ini akan menimbulkan frustasi pada profesional lapisan atas karena
pekerjaan mereka terganggu. Dan akhirnya profesional atas akan keluar dari perusahaan
saat moral kerja mereka menjadi terlalu rendah. Sifat dari end user / client ini juga
menunjukan frustasi mereka kepada IT karena merasa help desk kurang dapat membantu
menangani masalah mereka.
3.2. Organizational Impact
Proyek ini akan berdampak pada PT. Indomonang Jadi dalam beberapa cara. Berikut ini
memberikan penjelasan tingkat tinggi tentang bagaimana organisasi, peralatan, proses,
dan peran dan tanggug jawab akan terpengaruh sebagai akibat dari pelaksanaan proyek
ini:
Tools: Platform warisan yang ada administrasi akan dihapus sepenuhnya sebagai proyek
ini berdiri dan menjadi operasional. Hal ini akan membutuhkan pelatihan karyawan pada
alat dan penggunaannya dalam dukungan alat organisasi lainnya.
Proses:Dengan proyek ini datang proses administrasi dan penggajian lebih efisien dan
ramping. Ini peningkatan efisiensi akan mengurangi beban pada manajer dan
memberikan otonomi kepada karyawan dalam mengelola tugas administrasi dan
penggajian dan tindakan.
Peran dan tanggung jawab:Selain proyek ini memungkinkan otonomi yang lebih besar
kepada karyawan dan beban berkurang pada manajer, tenaga kerja yang dibutuhkan
untuk secara tepat pada staf sumber daya manusia dan departemen penggajian akan
berkurang. Meskipun kamu sangat menghargai karyawan kami, pengurangan nonditagih posisi overhead langsung yang akan mencerminkan bottom line kami dan
memberikan pengembalian langsung atas investasi kami. Platform baru akan dikelola
oleh sekelompok IT dan kami tidak mengantisipasi perubahan kebutuhan IT staf.
Hardware / Software : Selain perangkat lunak dan lisensi untuk proyek tersebut, PT
Indomonang Jadi akan diminta untuk membeli server tambahan untuk mengakomodasi
platform dan pertumbuhan yang diantisipasi untuke 10 tahun ke depan.
3.3. Technology Migration
Untuk lebih baik perpindahan data data perusahaan yang ada ke teknologi yang baru,
pendekatan bertahap telah dikembangkan yang akan menghasilkan minimalisir
gangguan berikut ini adalah gambaran tingkat tinggi dari pendekatan bertahap:
Phase I: Hardware/Software akan dibuat oleh programing dari perusahaan sendiri.

Phase II: Akan dibentuk beberapa kelompok yang mana satu menjaga data-data yang
lama untuk berjaga-jaga dan satu lagi untuk penerapan sistem yang baru yang membantu
dalam implementasi sistem yang baru.
Phase III: Data-data akan disimpan oleh administrasi pada kelompok yang mengurus
data-data yang baru.
Phase IV: Diberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat membantu dan mengetahui
tentang sistem yang baru.

4. PROJECT OVERVIEW
Tinjauan proyek ini dibuat menyediakan detail bagaimana proyek ini akan membahas
masalah bisnis pada PT Indomonang Jadi yang terdiri dari proyek deskripsi, tujuan dan
sasaran untuk proyek ini.
4.1. Project Description
Proyek ini akan menganalisa data-data yang ada serta, akan menganalisa tentang sistem
yang baru dimana sistem yang baru apakah sudah sesuai dengan perusahaan itu, jika
belum akan dilakukan sampai dengan pemimpin proyek merasa puas denga sistem yang
baru yang dapat membantu perusahaan.
4.2. Goals and Objectives
Business Goal/Objective

Description

Timely and accurate reporting

Dengan perbaikan struktur organisasi, maka peran dari masingmasing staf di divisi IT menjadi lebih jelas dan spesifik, sehingga
tidak terjadi kejatuhan moral kerja karena tekanan dan lembur yang
harus di tanggung.

Improve staff efficiency

Koordinasi dan komunikasi yang lebih baik dalam penanganan

masalah akan meningkatkan servis dari perusahaan. Divisi IT sudah
mempunyai koordinator dalam pemecahan masalah sehingga tidak
akan ada membypass helpdesk.

Reduce employee turnover

Perbaikan-perbaikan struktur akan meningkatkan efektivitas masingmasing staf sehingga proyek yang diberikan selesai dengan tepat
waktu.

Reduce overhead costs

Waktu dalam penyelesaian proyek yang tepat waktu akan mencegah

terjadinya biaya yang membengkak.

4.3. Project Performance

Key Resource/Process/Service

Performance Measure

Reporting

Perbaikan struktur organisasi divisi IT mengurangi perbedaan laporan

dan juga membutuhkan rekonsiliasi setiap 6 bulan, bukan bulanan.

Timesheet/Admin data entry

Memungkinkan karyawan untuk memasukkan data mereka secara

langsung.

Key Resource/Process/Service

Performance Measure

Software
and
Maintenance

Penurunan kebutuhan biaya dan staf sebagai pemeliharaan sistem

akan dikurangi dari sekali setiap bulan menjadi setiap 6 bulan sekali
dengan sistem baru.

System

Staff Resources

Masing-masing staf diberikan tugas yang spesifik sesuai dengan

struktur organisasi IT seperti helpdesk, end user support, networking,
dll.

4.4. Project Assumptions

Semua staf dan karyawan akan dilatih sesuai dalam entri data masing-masing, kartu
absen, dan tugas pelaporan pada sistem berbasis web baru
Pendanaan yang tersedia untuk pelatihan
Pendanaan yang tersedia untuk pembelian peranti keras / lunak untuk web berbasis
sistem
Semua kepala departemen akan memberikan dukungan yang diperlukan untuk
penyelesaian proyek yang sukses.
Proyek memiliki tingkat eksekutif dukungan
4.5. Project Constraints
Hambatan yang mungkin akan muncul
Keterbatasn SDM pada IT
Terjadinya human error
Diperlukan perawatan peranti keras
Peranti lunak yang dipasang bisa terinfeksi virus
4.6. Major Project Milestones
Milestones/Deliverables

Target Date

Project Charter

01/01/2011

Project Plan Review and Completion

03/01/2011

Project Kickoff

03/10/2011

Phase I Complete

04/15/2011

Phase II Complete

06/15/2011

Phase III Complete

08/15/2011

Phase IV Complete

10/15/2011

Phase V Complete

12/15/2011

Closeout/Project Completion

12/31/2011

5. STRATEGIC ALIGNMENT
Plan

Goals/Objec
Relationship to Project
tives

Rencana
pemanfaatan
teknologi

Memanfaat
kan
teknologi
untuk
Teknologi baru akan memungkinkan pengajian yang lebih
mendukung banyak dan fungsi administratif untuk otomatis yang dibutuhkan
misi
untuk mengelola sistem
perusahaa
n
secara
lebih

Melibatkan
tenaga
Proyek ini memungkinkan karyawan untuk mengambil peran
Rencana pengaturan kerja dan
aktif dalam mengelola tugasnya yang lebih spesifik sehingga
peran karyawan
meningkatk
lebih efektif
an retensi
karyawan

6. COST BENEFIT ANALYSIS

Action

Purchase Web-based
and licenses

product

Software installation and training

Action
Type

Description

First year costs (indicates

anticipated
savings)

Cost

Initial investment for WP Project

Rp. 12.500.000

Cost

Cost for IT group to install new software and for

Rp.
the training group to train all employees

Reduce HR and payroll staff by 5

Savings
employees

100.000

An immediate reduction in overhead equal to

the annual salary of 3 HR specialists and 2 Rp. 3.000.000
payroll analysts.

Total biaya

Rp. 15.600.000

Didasarkan pada analisis biaya manfaat di atas kita melihar oleh otoritasi proyek WP, akan
menghemat Rp. 14.000.000 pada tahun pertama. Hal ini mewakili peningkatan yang
signifikan dalam biaya operasi kami dan indikator yang jelas manfaat proyek ini akan
dimiliki oleh perusahaan.

7. ALTERNATIVES ANALYSIS
No Project (Status Quo)

Reasons For Not Selecting Alternative

Pemberian tekanan
Alternative Option

Menghindari tekanan
Menyebabkan kejenuhan

Reasons For Not Selecting Alternative

Divisi IT Bayangan

Alternative Option

Koordinasi dan komunikasi menjadi masalah

besar
Saling menyalahkan satu sama lain

Reasons For Not Selecting Alternative

Penetapan jadwal perawatan dan upgrade software

Tidak ada dukungan pada peranti keras dan

peranti lunak
Maintenance di jam user sedang sibuk

8. APPROVALS
Approver Name

Title

Yayat Hidayat

Pemilik perusahaan

Signature

Date

28.03.2012