Leader :Mr.

IMRAN
:Team
OBAID KHAN
ARIF QAMAR
SYED FAHD HUSSAIN
FAHEEM ABBASI
SHARIQ
(GHULAM MUSTAFA)

N EG O TIA TIO N

NEGOTIATION
Or g a n i z a t i o n s n a t u r a l l y s e e ks t o o bt a i n t h e

ma x i mu mv a l u e f o r i t s i n v e s t me n t i n g o o ds a n d
s e r vi c e s a nd s e e k t o g a i n t he hi g he s t
po s s i bl e be n e f t f r o ma l l o f t h e i r bu s i n e s s
t r a n s a c t i o n s s o bo t h pa r t i e s g e n e r a l l y c o me
t o g e t h e r t o r e c o n c i l e t h e i r di f e r i n g
po s i t i o n s . Th i s pr o c e s s i s r e f e r r e d t o a s
negotiations.
Ne g o t i a t i o n , t h e r e f o r e , r e qu i r e s mu c h

a d d i t i o n a l pl a n n i n g , r e s e a r c h a n d , mo s t
i mpo r t a n t l y , pr e c i s e e x e c u t i o n i n o r de r t o
a c h i e v e a s u c c e s s f u l o u t c o me a n d me e t y o u r

ASSESSING THE NEGOTIATING

ENVIRONMENT
I t i s i mpo r t a n t t ha t y o u f r s t a s s e s s t h e c u r r e n t

s i t ua t i on pr i or t o c onduc t i ng a c t ua l ne got i a t i ons .

Ma r ke t c o n d i t i o n s g e n e r a l l y r e f e r t o c i r c u ms t a n c e s

s uc h a s t he a v a i l a bi l i t y of s uppl y i n r e l a t i on t o
a c t u a l d e ma n d o r t h e n u mb e r o f s u p pl i e r s i n t he
ma r ke t pl a c e a v a i l a b l e t o c r e a t e a c o mp e t i t i v e
s i t ua t i on e t c .

I n a d d i t i o n , i t i s i mpo r t a n t f o r y o u t o a s s e s s t h e

r e l a t i o n s hi p y o u ha v e wi t h t h e s u p pl i e r . Of t e n , t hi s
c a n d e t e r mi n e t he a t mo s ph e r e d u r i n g t h e n e g o t i a t i o n
a n d h a v e a n i mp o r t a n t i mp a c t o n h o wy o u a n d y o u r t e a m
de v e l op your ne got i a t i on s t r a t e g y .

THE COMPETITIVE ENVIRONMENT

Wh e n t h e c o mpe t i t i v e e n v i r o n me n t i s l i mi t e d

by t h e l a c k o f qu a l i f e d s u ppl i e r s o r by
i n t e l l e c t u a l pr o pe r t y r i g h t s , c o mpe t i t i v e
bi d d i n g i s u n l i ke l y .
Ke e p i n mi n d t h a t t h e r e c a n be n o bi ddi n g i f

o n l y o n e s u ppl i e r c a n me e t y o u r
r e q u i r e me n t s .

NATURE OF COMPETITION
Co mpe t i t i o n i s a v a i l a bl e i n v i r t u a l l y a l l

ma r ke t s f o r g o o ds a n d s e r v i c e s . Wh a t y o u h a v e
t o a s s e s s i s t h e n a t u r e o f t h a t c o mpe t i t i o n .

Hi g h e r c o mpe t i t i o n g e n e r a l l y r e s u l t s i n

l o we r pr i c e s a n d a g r e a t e r wi l l i n g n e s s by
s u ppl i e r s t o pr o v i de a ddi t i o n a l s e r v i c e s .

 Competition can be evaluated from a number of

perspectives :
a) Nu mbe r o f q u a l i f e d o r e f c i e n t t o qu a l i f y
s u ppl i e r s i n t h e ma r ke t .
b) I mpa c t o f t h e bu y e r .
c) Ba r r i e r s t o e n t r y f o r t he pa r t i c u l a r pr o du c t
or s e r vi c e .
d) Ca pa c i t y .
e) Do mi n a n t br a n d .
f ) Ro l e o f ma r ke t f o r c e s .
g) Abi l i t y t o s u bs t i t u t e .

 Fr o mt h e p o i n t o f v i e wo f p r o c u r e me n t

f u n c t i o n , s u p pl y a n d d e ma n d a r e t wo o f t h e mo s t
i mpo r t a n t ma r ke t f o r c e f a c t o r s , a n d y o u n e e d
t o p a y a t t e n t i o n t o t h e mv e r y c l o s e l y , t h e
r a t i o o f s u p p l y a n d d e ma n d c o n t i n u a l l y mo v e s
h i g h e r a n d l o we r , wi t h f u c t u a t i n g pr i c e s
r e f e c t i n g a n y i mba l a n c e .

Su pp l y s h o r t a g e s c a n a l s o r e s u l t f r o ma n

u n e x pe c t e d i n c r e a s e i n d e ma n d o r s o me
p h y s i c a l s i t u a t i o n s u c h a s a pl a n t s h u t d o wn
t h a t s e v e r e l y l i mi t s pr o d u c t i o n .

EARLY INVOLVEMENT
Th e g r e a t e r t h e s u ppl i e r 's c e r t a i n t y t h a t i t

wi l l r e c e i v e t h e o r de r , t h e l e s s l i ke l y i t
wi l l be t o e n g a g e i n s e r i o u s n e g o t i a t i o n s .

Ea r l y i n v o l v e me n t i s e s s e n t i a l t o a v o i di n g

be i n g l o c ke d i n t o a s i n g l e s o u r c e
pr e ma t u r e l y wi t h o u t s u f c i e n t
ne got i a t i ng l e ve r a ge t o i nf ue nc e c r i t i c a l
t e r ms o f t h e c o n t r a c t

GATHERING INFORMATION AND

ANALYSIS
I n f o r ma t i o n , a s t h e y s a y , i s po we r . Ha v i n g t h e r i g h t

i n f o r ma t i o n a v a i l a bl e wh e n n e e d e d i s a l wa y s
c r i t i c a l t o a s u c c e s s f u l a p pr o a c h t o s t r a t e g y
f o r mu l a t i o n . I t i s i mp o r t a n t t o kn o wa t l e a s t a s
mu c h a bo u t t h e c o n d i t i o n s t h a t ma y i n f u e n c e t h e
n e g o t i a t i o n o f t h e s u p pl i e r . By b e i n g i n f o r me d ,
y o u r t e a mwi l l be a b l e t o d e v e l o p r e a l i s t i c a n d
wo r ka b l e s t r a t e g i e s a n d a v o i d t h e e mba r r a s s me n t
of e s t a bl i s hi ng unr e a c ha bl e g oa l s .

Ea c h t e a mme mbe r s h o u l d be r e s p o n s i b l e f o r

g a t h e r i n g a p o r t i o n o f t h e i n f o r ma t i o n t h a t i s
ne e de d

ANALYZING THE SUPPLIER'S

SITUATION
I n g a t h e r i n g i n f o r ma t i o n , y o u mi g h t f r s t

wa n t t o c o n s i de r l o o ki n g a t t h e s i t u a t i o n
f r o mt h e s u ppl i e r 's po i n t o f v i e w:

a) Wh a t mo t i v a t e s t h e i r po s i t i o n

b) wh a t a r e t h e y l i ke l y t o v a l u e t h e mo s t ?

c) Co n v e r s e l y , wh a t c o n c e s s i o n s mi g h t t h e y be

wi l l i n g t o ma ke t o a c h i e v e t h e i r g o a l s ?

EXISTING RELATIONS
Pr i o r t o n e g o t i a t i o n s , y o u r t e a ms h o u l d

c o mpl e t e l y a n a l y z e t h e mo t i v a t i o n a l
f a c t o r s t h a t wi l l l i ke l y dr i v e c o n c e s s i o n s
t o y o u . So me o f t h e qu e s t i o n s y o u mi g h t wa n t
t o a s k i n t h i s r e g a r d i n c l u de :
a) Ho wmu c h d o e s a s u ppl i e r v a l u e t h e s t a t u s o f
i t s e x i s t i n g r e l a t i o n s h i p wi t h y o u r
o r g a n i z a t i o n ? Ar e y o u a r e f e r e n c e a c c o u n t ?
b) Ho wd o e s y o u r bu s i n e s s i mpa c t t h e
s u ppl i e r 's bo t t o ml i n e ?
c) Ho wd o e s y o u r v o l u me a f e c t i t s po s i t i o n i n
t h e ma r ke t pl a c e ?

a) Do e s y o u r o r g a n i z a t i o n r e qu i r e mo r e o r l e s s
b)
c)
d)
e)

c u s t o me r s e r v i c e t h a n o t h e r s ?
Ar e y o u r bu s i n e s s n e e ds r e l a t i v e l y e a s y t o
f or e c a s t ?
Ar e y o u r v o l u me s c o n s i s t e n t o v e r t i me ?
Do y o u pa y y o u r i n v o i c e s i n a n a c c e pt a bl e
t i me f r a me ?
Ar e y o u r o r g a n i z a t i o n s e n g a g e d i n j o i n t
pr o d u c t d e v e l o pme n t ?

ANALYZING YOUR
ORGANIZATION'S POSITION
Yo u wi l l l i ke l y kn o wa g r e a t de a l mo r e a bo u t

y o u r o r g a n i z a t i o n a n d i t s s pe c i f c n e e d s t h a n
y o u wi l l a bo u t y o u r s u ppl i e r s , s o t h e e x e r c i s e
o f g a t h e r i n g a n d a n a l y z i n g y o u r o wn po s i t i o n
wi l l e n c o u r a g e y o u r t e a mt o mo r e c l e a r l y
i d e n t i f y a r e a s wh e r e c o n c e s s i o n s ma y be
r e qui r e d

Th i s e x e r c i s e s ho u l d f a g t h o s e c o n c e r n s f o r

f u r t he r r e s e a r c h i n t o t h e s u ppl i e r 's s i t u a t i o n
s o t ha t y o u e n t e r t he n e g o t i a t i o n wi t h a t l e a s t
s o me u n d e r s t a n di n g o f i t s l i ke l y po s i t i o n

URGENCY
Whe n do e s y o u r o r g a n i z a t i o n n e e d t he pr o du c t

o r s e r v i c e y o u wi l l be n e g o t i a t i n g ?
I f i t i s n e e de d u r g e n t l y , y o u ma y wa n t t o
pr e p a r e t o n e g o t i a t e a c c e l e r a t e d de l i v e r y b y
t r a d i n g c o n c e s s i o n s i n o t he r a r e a s s u c h a s
pr i c e o r t r a n s po r t a t i o n me t ho ds .

On t h e o t he r h a n d , i f t he r e qu i r e me n t c a n be me t

o v e r a p e r i o d o f t i me , a l l o wi n g t he s u p pl i e r t o
f u l f l l i t whe n t i me a n d r e s o u r c e s a r e n o t
be i n g o t he r wi s e u s e d , t hi s mi g ht pr o v e a u s e f u l
c o n c e s s i o n t o a c h i e v e be t t e r pr i c e s .

SELECTION CRITERIA
Fi r s t , t he r e a r e t e c hn i c a l i s s u e s t ha t wi l l a r i s e

du r i n g t h e c o u r s e o f di s c u s s i o n s t ha t o n l y
s t a ke ho l de r s wi l l be qu a l i f e d t o a n s we r .
Se c o n d , a s t he u s e r s , t he y a r e i n t he be s t po s i t i o n
t o u n d e r s t a n d t he i mpo r t a n c e o f t he v a r i o u s
e l e me n t s o f t he o f e r a n d s o c a n de t e r mi n e whe n
s pe c i f c a t i o n s c a n be r e l a x e d a s we l l a s t he
v a l u e o f c e r t a i n t r a de -o f s .
An d l a s t l y , t he u s e r s a r e t he s u c c e s s o r s o f t he
n e g o t i a t e d b a r g a i n t h e g r o u p t ha t mu s t l i v e wi t h
t he r e s u l t i n g c o n di t i o n s a n d t he y wi l l i n he r i t
n o t o n l y t he wi n s , b u t t he l o s s e s a s we l l .

OBJECTIVES
Wh e n y o u r s u ppl i e r s e l e c t i o n t e a m

e s t a bl i s h e d i t s i n i t i a l r e qu i r e me n t s a n d
be g a n t h e pr o c e s s o f de t e r mi n i n g t h e mo s t
q u a l i f e d s u ppl i e r , i t a l s o de v e l o pe d a s e t
o f e x pe c t a t i o n s . Th e s e e x pe c t a t i o n s we r e
ba s e d o n y o u r o r g a n i z a t i o n 's n e e ds .

Wh a t e v e r n e e ds a r e n o t f u l l y s a t i s f e d i n t h e

s u ppl i e r 's r e s po n s e , e v e n wh e n t h a t r e s po n s e
i s t h e be s t o n e r e c e i v e d , wi l l n e e d t o be
f u r t h e r n e g o t i a t e d . Yo u wi l l l i ke l y h a v e
pe r f o r me d a g a p a n a l y s i s pr i o r t o
c o n s t r u c t i n g y o u r n e g o t i a t i n g pl a n , s o y o u

PRICE
Th e f o c a l po i n t o f a n y n e g o t i a t i o n i s u s u a l l y

pr i c e . Th e s e l l e r wi s h e s t o r e a s o n a bl y
ma x i mi z e pr o f t a n d t h e bu y e r wi s h e s t o
o bt a i n t h e be s t po s s i bl e pr i c e . I n mo s t
c a s e s , t h e i de a l po s i t i o n f o r bo t h i s a f a i r
a n d r e a s o n a bl e pr i c e . Fo r t h e mo s t pa r t , t h e
be s t wa y t o de t e r mi n e a f a i r a n d r e a s o n a bl e
pr i c e i s t h r o u g h t h e c u r r e n t pr i c i n g i n a n
o pe n ma r ke t , s u c h a s a c o mmo di t i e s e x c h a n g e .

On a n e x c h a n g e , c o mmo di t y pr i c e s f u c t u a t e

o pe n l y i n r e s po n s e t o s u ppl y a n d de ma n d , s o
t h e t r a d i n g pr i c e a t a n y g i v e n t i me r e f e c t s
t h e c u r r e n t pr i c e a bu y e r i s wi l l i n g t o pa y

QUALITY
As n e g o t i a t i o n s p r o g r e s s , y o u wi l l l i ke l y

f n d t h a t i n c r e a s e d q u a l i t y s pe c i f c a t i o n s
r e s ul t i n hi g he r pr i c e s a nd t ha t r e l a xi ng
s o me o f t h e n o n c r i t i c a l s p e c i f c a t i o n s ma y
r e s u l t i n l o we r p r i c e s .

Kn o wi n g wh e r e s pe c i f c a t i o n s a n d t o l e r a n c e s

c a n b e r e l a x e d a n d wh e r e t h e y c a n n o t n e e d s t o
b e d e t e r mi n e d l a r g e l y i n a d v a n c e a n d s h o u l d
be i nc l ude d i n t he ne got i a t i on pl a n .

CAPACITY/VOLUME
Whe n e v e r t h e p o t e n t i a l f o r l i mi t a t i o n s i n a

s u p p l i e r 's p r o d u c t i o n o r s e r v i c e l e v e l s e x i s t a s a
r e s u l t o f f o r e c a s t e d c h a n g e s i n ma r ke t
c ondi t i ons

Du r i n g p e r i o d s o f c o n s t r a i n e d c a p a c i t y a n d

s ho r t a g e s whe n s u p p l i e r s c a n n o t ke e p u p wi t h
d e ma n d , y o u wi l l wa n t t o e n s u r e t h a t y o u r
o r g a n i z a t i o n h a s t h e pr o t e c t i o n i t n e e d s by
l o c ki n g i n s p e c i f c c o mmi t me n t s f r o mt h e
s u p p l i e r f o r c e r t a i n a mo u n t s o f i t s c a p a c i t y o r
s pe c i f c v o l u me s b a s e d o n y o u r a n t i c i p a t e d n e e ds .

CONDUCTING THE NEGOTIATION

Wh e n i t i s t i me t o a c t u a l l y c o n d u c t t h e n e g o t i a t i o n ,

y o u wi l l e mp l o y a my r i a d o f t e c h n i q u e s a n d t a c t i c s .

I mp l e me n t i n g y o u r s t r a t e g y e s s e n t i a l l y a mo u n t s

t o h o wy o u a p p r o a c h t h e n e g o t i a t i o n s
c o o p e r a t i v e l y i n a win-win mo d e o r wi n -l o s e i n a n
a d v e r s a r i a l mo d e
Wi n -wi n mo d e s t e n d t o e n c o u r a g e c o l l a b o r a t i o n i n

t h e n e g o t i a t i o n p r o c e s s . Wi n -l o s e s t r a t e g i e s t e n d
t o r e l y o n p o we r t o c o n t r o l t h e n e g o t i a t i o n
pr oc e s s .

TACTICS
He r e a r e a f e wo f t h e mo r e c o mmo n t a c t i c s :

a) Ge n e r a l l y , mo r e c a n be g a i n e d by l i s t e n i n g t h a n

by t a l ki n g . Ac c o r di n g l y , t a ke c o pi o u s n o t e s a n d
r e v i e wt h e mf r e qu e n t l y .

b) Qu e s t i o n ho wy o u r s t a t e me n t s wi l l a l i g n wi t h

y o u r o bj e c t i v e s p r o n o u n c e me n t s c a n be
po i n t l e s s o r e v e n c o u n t e r pr o du c t i v e .

c) Av o i d a c c e p t i n g t h e f r s t o f e r .

d) Al wa y s a s k qu e s t i o n s , e s pe c i a l l y wh e n t h e r e i s

u s e f u l i n f o r ma t i o n t o be l e a r n e d .

e) Do n o t ma ke c o n c e s s i o n s wi t h o u t r e c e i v i n g

e qu a l c o n s i de r a t i o n . Th i s do e s n o t n e c e s s a r i l y
me a n t ha t e a c h a n d e v e r y c o n c e s s i o n n e e d r e s u l t
i n s o me c o n s i de r a t i o n bu t do ke e p t r a c k .

a) At t e n d t o de a dl i n e s ; e s t a b l i s h t h e ms pa r i n g l y a n d o n l y
b)
c)
d)
e)

f)
g)

whe n n e c e s s a r y .
Ke e p y o u r wi t s a bo u t y o u a n d a v o i d r e a c t i n g e mo t i o n a l l y .
I s s u e s n e e d t o be pr i o r i t i z e d . Wh e n r e a c hi n g a n i mpa s s e
o n o n e , pa r k i t f o r a wh i l e a n d g o o n t o t h e n e x t .
Ta ke b r e a ks whe n e v e r y o u f e e l t h e n e e d . Do n o t a t t e mpt t o
f g ht f a t i g u e .
Re f r a i n f r o mbl u f n g , a n d u s e o n l y d a t a y o u c a n pr o v e .
I ma g i n e t he e mb a r r a s s me n t a n d l o s s o f f a c e t ha t c o u l d
r e s u l t i n be i n g di s c o v e r e d .
La s t a n d f n a l o f e r s s h o u l d me a n e x a c t l y wha t t he y s a y .
Un de r s t a n d a n d u s e b o dy l a n g u a g e a s a c o mmu n i c a t i o n t o o l
f o r y o u r a dv a n t a g e .

SUMMARY
Co n du c t i n g s u c c e s s f u l n e g o t i a t i o n s r e qu i r e s c a r e f u l

pl a n n i n g a n d o r g a n i z a t i o n .
As s e s s i n g t h e n e g o t i a t i n g e n v i r o n me n t i n c l u de s
d e v e l o pi n g a n e v a l u a t i o n o f t he c o mpe t i t i v e n e s s o f t he
pa r t i c u l a r i n du s t r y
Be s u r e t o c o n s i de r a s pe c t s s u c h a s o v e r a l l i n d u s t r y
c a pa c i t y , pr i c i n g t r e n ds , a v a i l a bi l i t y o f s u bs t i t u t e
pr o du c t s , a n d o t he r f a c t o r s t ha t will help establish
an
u n de r s t a n di n g o f t he c o mpe t i t i v e f o r c e s
Yo u wi l l a l s o wa n t t o l o o k c l o s e l y a t t h e s u ppl i e r 's
s i t u a t i o n t o a s s e s s e l e me n t s o f i t s c u r r e n t c o n d i t i o n
t ha t mi g h t a f e c t i t s mo t i v a t i o n
Ea r l y i n v o l v e me n t i n t h e c o n t r a c t i n g pr o c e s s wi l l
a s s i s t y o u r e f o r t s t o a f e c t a f a v o r a bl e o u t c o me .

 Wh e n i t c o me s t i me f o r t h e a c t u a l n e g o t i a t i o n , y o u r

t e a ms h o u l d h a v e c o mpl e t e d a d e t a i l e d pl a n
pr i or i t i z i ng ne e ds ,out l i ne d r ol e s a nd
r e s po n s i bi l i t i e s ,s e l e c t e d a l o c a t i o n ,a n d
d i s c u s s e d t h e v a r i o u s l i ke l y s c e n a r i o s t h a t mi g h t
o c c u r a n d h o wy o u wi l l d e a l wi t h t h e m.

Al l o f t h e pl a n n i n g a n d s t r a t e g y d e v e l o pme n t

s h o u l d b e d o c u me n t e d s o t h a t o t h e r s wi l l be a bl e t o
u n d e r s t a n d wh a t o c c u r r e d . Us i n g a n e x e c u t i v e
s u mma r y t o d e s c r i b e o b j e c t i v e s a n d o u t c o me s wi l l
h e l p y o u g a i n i n t e r n a l a ppr o v a l a n d d e s c r i b e a n y
f o l l o w-u p a c t i o n s t h a t wi l l be r e q u i r e d

THANK
YOU