Minit Mesyuarat KIK

Minit Mesyuarat KIK
Bil 7/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 7 April 2011
: 2.30 petang
: Bilik Mesyuarat LPP Johor
Kehadiran
En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib Ketua Kumpulan

Pn. Norbayah bt. Bahar - Setiausaha
En. Safie b. Saloki
Pn. Rosnah bt. Abd. Rahman
En. Shahril b. Abd. Hamid
En. Noriman b. Hj. Sewito
En. Marizal b. Mansor
En. Hirzam b. Ahmad Hanafi
Pn. Asimah bt. Abdul Rahman
Tidak Hadir :
- Tiada Bil
1.
Perkara
Ucapan Alu-aluan oleh Pengerusi
Tindakan
- Makluman -
- Pengerusi memberi ucapan terima kasih atas

kehadiran semua ahli kumpulan atas kerja berpasukan
dan diharapkan masalah yang timbul dapat
diselesaikan.
2.
Dari mesyuarat yang lepas, kita telah mendapatkan 3

tajuk projek yang utama. Kaedah soal selidik juga
dilakukan bagi mendapat keputusan kepada masalah
yang utama.
3.
Borang soal selidik telah diedarkan kepada 35 orang

yang terdiri daripada 29 Pengurus Besar PPK, 1
Pengurus Besar PPNJ, 4 Orang Pegawai Peladang
Daerah dan 1 Ketua Cawangan Urusan Pendaftar.
Hasil soal selidik mendapati tajuk kesukaran
meningkatkan star rating audit pengurusan mendapat
undian tertinggi iaitu sebanyak 15 undian.
4.
Oleh kerana tajuk telah diperolehi, maka semua ahli

kumpulan diminta mendapatkan data sebelum projek
di mulakan.
4.
Hal-hal lain
- Setiausaha -
Perbincangan seterusnya akan dibincangkan semula

pada mesyuarat yang akan datang.
Mesyuarat ditangguhkan jam 3.20 petang.
Disediakan oleh,
Disahkan oleh,
Pn. Norbayah bt. Bahar.

Setiausaha Kumpulan
En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib

Ketua Kumpulan
Minit Mesyuarat KIK

Bil 8/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 21 April 2011
: 2.30 petang
Kehadiran

En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
Bil
1.
Perkara
Tindakan
- Makluman -
- Ucapan salam dimula oleh pengerusi kepada ahliahli kumpulan KIK yang hadir pada kali ini.
2.
3.
4.
Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan

diminta untuk mengumpul data sebelum projek.
Perbincangan adalah meliputi kepada penjelasan
projek. Apa itu Audit pengurusan, punca kuasa audit
pengurusan,
objektif
audit
pengurusan,
Ahli
Jawatankuasa Audit Pengurusan, dan Skop CAMELT.
Hal-hal lain.
- Setiausaha -
Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa

baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul
seberapa banyak data sebelum yang menggunakan
kaedah 5 W + 1H
Disediakan oleh,
Disahkan oleh,
Pn. Norbayah bt. Bahar.

Setiausaha Kumpulan

Ketua Kumpulan
Minit Mesyuarat KIK

Bil 9/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 12 Mei 2011
: 2.30 petang
Kehadiran

En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
Bil
1.
Perkara
Tindakan
- Makluman -
Disebabkan ketiadaan setiausaha, Pn Rosnah binti
Abd Rahman sebagai pencatit minit
2.
3.
4.

diminta untuk mengumpul data sebelum projek yang
menggunakan kaedah 5 W + 1 H.
Perbincangan adalah meliputi kepada Latar belakang
Masalah iaitu masalah yang timbul dalam Audit
Pengurusan, carta aliran perlaksanaan Audit
Pengurusan berdasarkan blueprint, data star rating
pada tahun 2010, objektif kenapa tajuk ini dipilih dan
impaknya sekiranya projek ini diabaikan.
Hal-hal lain.
seberapa maklumat berkaitan dengan projek yang
dipilih.
- Setiausaha -

Disediakan oleh,
Disahkan oleh,
Pn. Rosnah binti Abd Rahman

Pencatit Minit

Ketua Kumpulan
Minit Mesyuarat KIK

Bil 10/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 26 Mei 2011
: 2.30 petang
Kehadiran
:
En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
Bil
1.
Perkara
Tindakan
- Makluman -
2.
3.
- Ucapan salam dimula oleh pengerusi (En Safie bin

Mohd Saloki) kepada ahli-ahli kumpulan KIK yang
hadir pada kali ini. Beliau menyampaikan salam dari
ketua kumpulan kerana tidak dapat hadir dalam
mesyuarat kali ini kerana ada masalah yang tidak
dapat dielakkan.
diminta untuk mengumpul berkaitan tajuk projek yang
telah dipilih iaitu kesukaran meningkatkan star rating
audit pengurusan pertubuhan peladang.
Perbincangan adalah meliputi definasi masalah
melalui kaedah 5W + 1 H dan definasi setiap patah
perkataan iaitu:
Kesukaran = bermaksud kesulitan atau kesusahan
Meningkatkan = bermaksud menaiktaraf dan
menambah baik
Star rating = markah yang diberikan kepada
pertubuhan peladang berdasarkan penilaian yang
diberikan oleh panel audit pengurusan bagi setiap
soalan dalam setiap skop
Audit
Pengurusan
=
bermaksud
kerja-kerja
pemeriksaan terhadap sesuatu PP yang dikenalpasti
dari segi kriteria pemilihan PP.
Pertubuhan Peladang = Organisasi yang ditubuhkan
dibawah Akta 109, Akta PP 1973 dan tertakluk kepada
undang-undang.
- Setiausaha -
4.
Hal-hal lain.
seberapa maklumat berkaitan dengan projek yang
dipilih.

Disediakan oleh,
Disahkan oleh,
Pn Norbayah binti Bahar

Setiausaha
En Safie bin Mohd Saloki

Pengerusi Mesyuarat
Minit Mesyuarat KIK

Bil 11/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 9 Jun 2011
: 2.30 petang
Kehadiran
:
En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
Bil
1.
Perkara
Tindakan
- Makluman -
2.
3.
diminta untuk mengumpul berkaitan tajuk projek yang
telah dipilih iaitu kesukaran meningkatkan star rating
audit pengurusan pertubuhan peladang.
Perbincangan adalah meliputi menetapkan sasaran
pencapaian projek kita. Melalui analisis rajah pareto
berdasarkan prinsip 84/16.
Berdasarkan analisis tersebut, sasaran projek ini
adalah mengurangkan 82 % kekerapan. Terdapat 4
sebab paling mungkin iaitu:1. Tiada garis panduan yang jelas mengenai audit
pengurusan
2. Format laporan pemantauan yang tidak
seragam.
3. Ahli jawatankuasa yang kurang kefahaman
dan kerjasama
4. Desk officer yang kurang pengetahuan dan
pengalaman.
4.
Hal-hal lain.
baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul analisis
dalam mengenal pasti masalah.
- Setiausaha -

Disediakan oleh,
Disahkan oleh,

Setiausaha

Ketua Kumpulan
Minit Mesyuarat KIK

Bil 12/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 23 Jun 2011
: 2.30 petang
Kehadiran
:
En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
- Tiada
Bil
1.
Perkara
Tindakan
- Makluman -
2.
3.
4.
diminta untuk mengumpul berkaitan mengenal pasti
masalah.
Perbincangan adalah meliputi dalam mengenalpasti
masalah, kumpulan telah menganalisis punca
masalah melalui 4 cabang iaitu manusia, persekitaran,
alat/mesin serta kaedah.
Dari analisi itu dapat dirumuskan melalui rajah
ishikawa 1. Sebab paling mungkin yang diterima ialah
1. Jawatankuasa Audit Pengurusan kurang
kefahaman dan kerjasama
2. Desk officer kurang pendedahan dan
pengalaman
3. Jarak PPK yanh diaudit
4. Banyak menggunakan kertas dan dakwat
5. Pengangkutan yang terhad dan bertindih
dengan tugasan yang lain
6. Panduan Audit Pengurusan tidak jelas
Hal-hal lain.
baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul analisis
dalam mengenal pasti masalah dan sebab paling
mungkin.
- Setiausaha -

Disediakan oleh,
Disahkan oleh,

Setiausaha

Ketua Kumpulan
Minit Mesyuarat KIK

Bil 13/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 7 Julai 2011
: 2.30 petang
Kehadiran
:
En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
- Tiada
Bil
1.
Perkara
Tindakan
- Makluman -
2.
3.
diminta untuk mengumpul berkaitan mengenal pasti
masalah.
Perbincangan adalah meliputi dalam mengenalpasti
masalah, kumpulan telah menganalisis punca
masalah melalui 4 cabang iaitu manusia, persekitaran,
alat/mesin serta kaedah.
Dari sebab paling mungkin yang diterima pada
mesyuarat yang lalu, dapat dirumuskan melalui Rajah
Ishikawa 2. Untuk memudahkan lagi mengenal pasti
masalah, satu format temuduga telah disediakan
kepada 6 orang Ahli jawatankuasa Audit Pengurusan.
4.
Hasil temuduga tersebut, dapat dirumuskan melalui

rajah ishikawa 3 iaitu sebab paling mungkin ialah :
1. AJK Negeri kurang kefahaman dan kerjasama
2. Desk officer kurang pendedahan dan
pengalaman
3. Tiada garis panduan yang jelas
4. Format laporan pemantauan yang tidak
seragam.
Hal-hal lain.
- Setiausaha -
baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul data

bagi mengukuhkan lagi punca masalah projek ini.
Disediakan oleh,
Disahkan oleh,

Setiausaha

Ketua Kumpulan
Minit Mesyuarat KIK

Bil 14/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 21 Julai 2011
: 2.30 petang
Kehadiran
:
En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
- Tiada
Bil
1.
Perkara
Tindakan
- Makluman -
2.
3.
4.
diminta untuk mengumpul data untuk mengukuhkan
lagi punca masalah yang diperolehi
Data yang diperolehi adalah berdasarkan borang soal
selidik terhadap 7 PPK yang telah diaudit pada tahun
2010 dan aal 2011. Sebanyak 100 borang telah
diedarkan yang mengandungi soalan dalam kajian 4
sebab paling mungkin yang diperolehi dari rajah
ishikawa 3.
Data yang diperolehi dirumuskan melalui :
1. Lembaran semakan
2. Ringkasan senarai semakan
3. Carta turus
4. Jadual kekerapan
5. Rajah pareto
6. Rumusan data
Hal-hal lain.
baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul data
analisis
- Setiausaha -
Disediakan oleh,
Disahkan oleh,

Setiausaha

Ketua Kumpulan
Minit Mesyuarat KIK

Bil 15/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 11 Ogos 2011
: 2.30 petang
Kehadiran
:
En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
- Tiada
Bil
1.
Perkara
Tindakan
- Makluman -
2.
3.
4.
diminta untuk mengumpul data.
Perbincangan adalah meliputi menyediakan data
melalui rajah yang boleh digambarkan.
1. Lembaran semakan
2. Ringkasan senarai semakan
3. Carta turus
4. Jadual kekerapan
5. Rajah pareto.
6. Rumusan data
Hal-hal lain.
baik ahli kumpulan supaya dapat mencari kaedah
penyelesaian.
- Setiausaha -

Disediakan oleh,
Disahkan oleh,

Setiausaha

Ketua Kumpulan
Minit Mesyuarat KIK

Bil 16/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 25 Ogos 2011
: 2.30 petang
Kehadiran
:
En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
- Tiada
Bil
1.
Perkara
Tindakan
- Makluman -
2.
3.
4.
mencari kaedah penyelesaian masalah
Terdapat 5 cadangan penyelesaian masalah :1. Mewujudkan handbook dan checklist
2. Program kursus dan taklimat
3. Sistem pecahan skop kepada semua
cawangan
4. Sediakan format pemantauan yang seragam
5. Pra auditing
Perbincangan adalah meliputi menilai setiap cadangan
penyelesaian melalui kaedah swot iaitu mengkaji
setiap kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman
setiap cadangan.
Hal-hal lain.
baik ahli kumpulan melaksanakan ujicuba supaya
setiap cadangan dinilai samada Berjaya ataupun tidak.
- Setiausaha -

Disediakan oleh,
Disahkan oleh,

Setiausaha

Ketua Kumpulan
Minit Mesyuarat KIK

Bil 17/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 8 September 2011
: 2.30 petang
Kehadiran
:
En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
- Tiada
Bil
1.
Perkara
Tindakan
- Makluman -
2.
3.
4.
diminta melaksanakan ujicuba kepada cadangan
penyelesaian.
Perbincangan adalah meliputi setiap cadangan
penyelesaian telah dibuat ujicuba dan kaedah
penerangan bagi setiap cadangan penyelesaian
adalah melalui kaedah 5 W + 1 H dan didapati kelimalima cadangan penyelesaian berjaya.
Pecahan ketogori inovasi dan kreativiti ialah :1. Mewujudkan handbook dan checklist
(inovasi)
2. Program kursus dan taklimat
(kreativiti)
3. Sistem pecahan skop kepada semua
cawangan
(kreativiti)
4. Sediakan format pemantauan yang seragam
(kreativiti)
5. Pra auditing
(kreativiti)
Hal-hal lain.
baik ahli kumpulan supaya dapat mencari maklumat
- Setiausaha -
data selepas projek dilaksanakan.

Disediakan oleh,
Disahkan oleh,

Setiausaha

Ketua Kumpulan
Minit Mesyuarat KIK

Bil 18/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 22 September 2011
: 2.30 petang
Kehadiran
:
En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
Bil
1.
Perkara
Tindakan
- Makluman -
2.
3.
diminta mengumpul data selepas projek tersebut
dilaksanakan.
Data yang diperolehi adalah berdasarkan borang soal
selidik terhadap 3 PPK yang telah diaudit pada tahun
2011. Sebanyak 50 borang telah diedarkan yang
mengandungi soalan dalam kajian 4 sebab paling
mungkin yang diperolehi dari rajah ishikawa 3.
1.
Lembaran semakan
2.
Ringkasan senarai semakan
3.
Carta turus
4.
Jadual kekerapan
5.
Rajah pareto
6.
Rumusan data
4.
Selain
itu
juga,
kumpulan
telah
membuat
perbandingan sebelum dan selepas melalui rajah
pareto perbandingan dan carta turus perbandingan.
Hal-hal lain.
baik ahli kumpulan supaya dapat mencari banyak lagi
maklumat data selepas.
- Setiausaha -

Disediakan oleh,
Disahkan oleh,

Setiausaha

Ketua Kumpulan
Minit Mesyuarat KIK

Bil 19/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 6 Oktober 2011
: 2.30 petang
Kehadiran
:
En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
Bil
1.
Perkara
2.
diminta mengumpul data selepas projek tersebut
dilaksanakan.
Perbincangan adalah meliputi menyediakan data
melalui rajah yang boleh digambarkan.
Tindakan
- Makluman -
3.

1.
Lembaran semakan
2.
Ringkasan senarai semakan
3.
Carta turus
4.
Jadual kekerapan
5.
Rajah pareto.
6.
Rumusan data
4.
Selain
itu
juga,
kumpulan
telah
membuat
perbandingan sebelum dan selepas melalui rajah
pareto perbandingan dan carta turus perbandingan.
Hal-hal lain.
baik ahli kumpulan supaya mengumpul maklumat bagi
pencapaian kumpulan.
- Setiausaha -

Disediakan oleh,
Disahkan oleh,

Setiausaha

Ketua Kumpulan
Minit Mesyuarat KIK

Bil 20/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 20 Oktober 2011
: 2.30 petang
Kehadiran
:
En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
Bil
1.
Perkara
Tindakan
- Makluman -
2.
3.
4.
diminta mengumpul mengumpul maklumat bagi
pencapaian kumpulan.
Perbincangan adalah meliputi kepada pencapaian
projek :1. Star rating audit pengurusan semakin
meningkat
2. Pengurusan Pertubuhan Peladang lebih teratur
3. Penjimatan tenaga kerja
4. Penjimatan masa
5. Meningkatkan tahap kepuasan hati pelanggan
6. Meningkatkan imej LPP Negeri
Hal-hal lain.
baik ahli kumpulan supaya dapat mencari nama yang
sesuai untuk inovasi yang diwujudkan.
- Setiausaha -

Disediakan oleh,
Disahkan oleh,

Setiausaha

Ketua Kumpulan
Minit Mesyuarat KIK

Bil 21/2011
Tarikh
Masa
Tempat
: 10 November 2011
: 2.30 petang
Kehadiran
:
En. Safie b. Saloki
Tidak Hadir :
-Tiada
Bil
1.
Perkara
Tindakan
- Makluman -
2.
3.
4.
diminta mencari nama yang sesuai untuk inovasi yang
diwujudkan iaitu handbook dan checklist.
Hasil perbincangan mendapati nama S-CHAMP dipilih
sebagai inovasi iaitu membawa maksud StateChecklist & Handbook Audit Managment Programme.
- Setiausaha -
Semua ahli kumpulan dengan sebulat suara.

Hal-hal lain.
baik ahli kumpulan supaya dapat melengkapkan lagi
projek KIK ini supaya bersesuaian dengan tema dan
objektif LPP itu sendiri.

Disediakan oleh,
Disahkan oleh,

Setiausaha

Ketua Kumpulan

Minit Mesyuarat KIK

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Minit Mesyuarat KIK

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Minit Mesyuarat KIK

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib Ketua Kumpulan

- Pengerusi memberi ucapan terima kasih atas

Dari mesyuarat yang lepas, kita telah mendapatkan 3

Borang soal selidik telah diedarkan kepada 35 orang

Oleh kerana tajuk telah diperolehi, maka semua ahli

Perbincangan seterusnya akan dibincangkan semula

Pn. Norbayah bt. Bahar.

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib