Communication Audit

What is communication audit?

Why we learn about communication

audit?
 COMMUNICATION AUDIT

• Evaluate an organization’s communication system

• Provide the organization with valuable information
• About its communicative strengths and weakness
• May prevent major breakdowns that limit overall
effectiveness
 COMMUNICATION AUDIT
How well organization communicate with its employees or
clients
 MAIN FOCUS :

• FACE TO FACE COMMUNICATION, whether one by one or

in groups;
• WRITTEN COMMUNICATION in the forms of letters,
memos and internal reports;
• COMMUNICATION PATTERNS among individuals, sections
and departments;
• COMMUNICATION CHANNELS AND FREQUENCY OF
INTERACTION (communication overload)
• COMMUNICATION CONTENT,its clarity and effectiveness
• INFORMATION NEEDS of individuals, sections and
department;
 MAIN FOCUS :
(Cont)

•COMMUNICATION TECHNOLOGY, particularly with respect to

the human and organizational aspects of using communication and
information technology;
• INFORMAL COMMUNICATION, particularly as it affects
motivation and performance;
• NON VERBAL COMMUNICATION (such as physical layout of
work areas, marks of seniority or norms of dress and manner;as
they affect the efficiency of the organization);
•COMMUNICATION CLIMATE, or “Corporate Culture”
 PURPOSE OF
COMMUNICATION AUDIT
1. Identify the effectiveness organization communication
system
2. Identify ways to overcome organization communication
problems
3. Evaluate organization communication practices and
policies
4. Evaluate relationships with other organizations
5. Provides guideline and policies for formal
communication
 When we conduct communication
audit?
i. When organization are expanding
ii. Acquisitions and Mergers
iii. Downsizing
iv. Changes
v. New technologies
 Recommendation can be made:

• IDENTIFY AND CORRECT INFORMATION OVER AND

UNDERLOAD
• ADJUST FORMAL INFORMATION FLOWS TO
MAXIMISE EFFICIENCY
• MODIFY INFORMAL INFORMATION FLOWS TO
REINFORCE OVERALL PURPOSES;
• MAKE INTELLIGENT USE OF EXISTING
INFORMATION CHANNELS AND TECHNOLOGY;
• CHOOSE APPROPRIATE ADDITIONAL
COMMUNICATION/COMMUNIACTION
TECHNOLOGY OR SYSTEMS.
 Goldhaber and Krivonos (1977) outline the follows products
upon completion communication audit:
• An organizational profile of perceptions of communication
events, practices and relationships.
• A map of the operational communication network
• Verbal summaries of successful and unsuccessful
communication experiences
• An organizational and individual profile of actual
communication behaviors
• A set of general recommendations, derived from the results
of the audit
ICA Communication Audit uses five measurement tools :
• Questionnaire survey
• Interviews
• Network Analysis
• Communication Experiences
 ICA Communication Audit uses five measurement tools :
• Questionnaire survey
-         The survey allows respondents to indicate their perception of the
current status of their communication system as well as their
desired or ideal status.
This:
Helps the identification of communication needs in the organization.
 ICA Communication Audit uses five measurement tools :
• Interview      
-         Randomly and/or purposely selected members of the
organization are asked to participate in one-on-one interviews.
-         The principle purpose of which to corroborate and/or expand
upon concerns reported in other audit tools.
 ICA Communication Audit uses five measurement tools :
• Network Analysis      
-         Respondents indicate the extent to which they typically
communicate with each individual in their unit or department.
 ICA Communication Audit uses five measurement tools :
• Communication Experiences
-        -         Respondents described critical communication episodes,
which they feel are representative of typically successful or
unsuccessful incidents.
 ICA Communication Audit uses five measurement tools :
• Communication Diary
-         Each participant is asked to maintain a diary of specified
communication activities (conversations, phone calls, meetings,
written material received and sent, etc) over a one-week period.
 SELECTING AN AUDIT PROCESS
Objectives of CEO to hold a communication audit
Share opinions with the auditor, as an individual contributor to
the audit process than as a concealed power that manipulates
its results.
Auditor must be professional and independent
Good “match” between his or her expectations and the skills of
the auditor.
Area of expertise among auditors
Triangulation approaches – simultaneous use of different,
corroborating techniques A single
technique will produce biased result
WHO SHOULD PERFORM A COMMUNICATION AUDIT
1. CHOOSING A CONSULTANT
Absence of bias towards individuals within the
organization;
An independent of judgment
Professional distance from the ongoing concerns and
enthusiasms of the organizations;
Potential for a relationship with the CEO based on
equality and mutual respect;
An absence of any real or perceived self interest in the
audit process.
2. IN HOUSE SPECIALIST
Internal communication specialist
autonomous within the organization ( reporting
directly to the CEO)
Perceived by colleagues, superiors and
subordinates as highly qualified on his or her specialty;
perceived as fair-minded and objective;
Newly assigned or appointed.
INDEPENDENT THINKER AND NOT TO
INTERPRETED AS FINDING FAULT OR CONDUCTING
A PURGE ON BEHALF OF SENIOR MANAGEMENT.
3. CHOSING A TEAM OF IN- HOUSE STAFF MEMBERS

•a management team made up of senior staff

•drawing together the data and information and presenting
eventual analysis and recommendations
•a team of several colleagues within an organization
• Must have communication experience through training,
study and appropriate period of apprenticeship in the field.
 4. COMBINING ABILITIES
• Propose a team of staff 2 and 3 working along side
an outside professional auditors
• Function autonomously and objectively
 KNOWLEDGE AND SKILL REQUIREMENT
Knowledge:
1. Organizational Behavior
2. Communication Model and Theory
a. Information theory
b. Human Communication c.
Persuasive Theory, ETC
1. Individual Psychology
2. Group Dynamics
3. Research Methods/Statistic
4. Comparative Cultural perspectives
5. Functional knowledge of business/ communication
strategy
 KNOWLEDGE AND SKILL REQUIREMENT
Skills:
1. Intrapersonal Skills
- ability to inquire into one’s self -
Know their own values, feelings and purposes,
integrity to behave responsibly in a helping relationship
with others. - active learning
skills and reasonable balance between their rational
and emotional sides
 Skills
2. Interpersonal Skills
- create and maintain effective relationship with
individuals and groups within the
organizations @ community -
Establish trust and rapport with organizations
members -
Require listening to members perceptions and
feelings; -
Know how to carry effective audits by:-
- How to engage organizations members in
audit diagnosis
- How to help them ask the right questions,
- How to collect and analyze data
information
 Plans Implementation
Use of
consultant’s Recommends and/or
knowledge and prescribes
experience Proposes criteria
Identifies available
options
Feed back data
Probes and gather data
Clarifies and interprets
Use of Client’s Listen and reflects
knowledge and
experience Refuses to become
involved
 General Model of Communication audit

1. Gathering initial data (Problems or

1. ENTERING AND positive opportunities
CONTRACTING 2. Develop a contract or
agreement

2. DIAGNOSIS

1.Understanding the problems, e.g

CAUSE AND CONSEQUENCES
2. How data can be gathered
 General Model of Communication audit
3. PLANNING AND 1. Gathering data and information
IMPLEMENTING
AUDIT 2. Analysis and findings

Practicality and relevancy

4. RECOMMENDATION Applicable and Strategies

5. EVALUATING AND Alternative actions plans

INSTITUTIONALISED Modification and readjustment
 General Model of Communication audit

ENTERING AND CONTRACTING

DIAGNOSIS

PLANNING AND IMPLEMENTING

RECOMMENDATION

EVALUATION AND INSTITUTIONALISED

 THE WALK AROUND AND ACTION PLAN
Definition:
Early steps before we start auditing
Why?
To obtains initial information for:
Information gathering method
Identify communication problems
Formulate actions plan
Kaedah :
Passport Letter – information dissemination
Meetings/discussions with
What to look for ( Checklist)?
1. How do people address each other?
With titles? First names? Formality or informality?
2. What clues are there to status or job?
Conventional clothing or uniforms? Office arrangements?
Evidence of Perks such as exclusive relaxation areas,
parking, cafeterias,etc?
3. Where to people congregate to speak?
Is business done in closed offices?Do people chat in the
halls? Do they conduct meeting there? Is there a staff room
or other social area? How is it used?
What to look for ( Checklist)?
4. How is formal communication made?
Are there notice boards, in-out boards, timetables? Is there a
rule book or policy manual visible? Is there company
handbook or list? Is there any kind of crisis manual or
suggestion box? Are such things actually used, or are they
merely for show?
5. How are people and offices arranges?
Does senior management share the top floor? Are there
buffers to accessing senior management? What are they? If
the office is open plan, are some areas more desirables than
others? Do supervisors have offices? How do they use them?
6. Are they visible staff motivation efforts?
Posters, sign up lists for recreational
activities?
What you should do?

1. Take notes from the meetings, from your own

observations.
2. There may be differences that go beyond word, and
the words themselves may be clues to communication
problems or opportunities.
3. Be attentive to everyone: do not reflected by rank.
4. Minimized rumors about the purpose of auditing by
consistently telling the same story to everyone.
 THE ACTION PLAN
Drawing up a plan
1. CPM/PERT
- prepare audit schedule ( start ---- end)

Act 1
Act 2
Act 3
Act 4
Act 5
2. Scheduling the work of others
Who? What ? Where ? When ? Which?
How?
3. Discussing the action plan
Should be drafted and discussed with the client
Date Day Activity (T1) (T2) (T3)
01/07 I Walk around
02/07 S Action plan Set up focus group
03/07 R Draft QS
04/07 K Approved survey Focus meeting
05/07 S Revise, print QS Set up content analysis
07/07 A Hand out QS Plan interviews Cont. Anl.
08/08 l Interviews Cont. Anl.
09/08 S Network ana. Data Entry QS
10/07 R Deadline for QS` Plan Network ana.
11/07 K Analyze NWA
12/07 S Analyze Data Report writing
13/07 A Writing Report
Dates Days Action (A1) (A2) (A3)
14/7 MON Present Interim
report
15/7 SUN Revise,complete and
design graphs for
final report
16/7 WED Write,edit report
17/7 TUE Edit and Proofread
report
18/7 FRI Check,copy,collate,
bind, make OHP
19/7 SUN Rehearse Presentation

20/7 TUE Present Final Report

Activity Description Due Action
A Walk Around

B Action Plan

C Draft and Print Questionairre

D Focus Group

E Interviews

F Network Analysis

G Data Gathering

H Data analyses

I Report Writing

J Presentation Final Report

 Activity Times
Optimistic Time = time an activity will take if everything
goes well as possible.
Pessimistic time = time an activity would take assuming
very unfavorable conditions
Most likely time = most realistic time estimate to complete
the activity
Critical Path
Earliest start time (ES)
Earliest Finish time (EF)
Latest start time (LS)
Latest finish time(LF)
DIAGNOSING
Diagnosing Communication in
Organizations

Communication has many definitions.

 
i. Those that create messages or
displays
ii. Those that interpret messages or
displays
Communication in
Organizations
Organizational communication is an
evolutionary, culturally dependent
process of sharing information and
creating relationships in
environments designed for
manageable, goal-orientated
behavior.
Models for Diagnosis

i. The One-Way Model

 Based on Aristotle’s Rhetoric
 Sender’s need to consider:
 The characteristics of the
audience.
Models for Diagnosis

i. The One-Way Model

 Though simple, the one-way model is
useful diagnostic tool. It emphasize the
importance of:
i.The receiver
ii.The message
iii.The way sender delivers it
Models for Diagnosis
i. The One-Way Model
As an analytical tool, we need to:
- Identify all the parts of the message
- The order in which the sender presents
them
- The sender’s manner of expressing them
Models for Diagnosis

ii. The Interaction Model

The following diagnose questions can be
stimulate: 
Why isn’t the receiver responding?
What effects does the receiver’s lack
response have on the sender?
When the receiver does respond
Models for Diagnosis

ii. The Interaction Model

The following diagnose questions
can be stimulate: 
What is the content of the response
What is this doing to change or
reinforce the behavior of the sender
Models for Diagnosis

iii. The Two-Person Relationship Model

Communication is reciprocal
(mutual/common).
Concerns is to reach cause-and-effect
conclusions
Illustrate the strong influence self-view
has on behavior.
Models for Diagnosis

iv. The Communication-in-Context Model

The organizational context factors are :
Group characteristics
Organization structure and culture
Task characteristics
Models for Diagnosis

iv. The Communication-in-Context Model

We can: 
Prompts us not to simply hunt for hero
or a villain in a complex situation
Emphasizing multiple parts and functional
interdependence
Models for Diagnosis

iv. The Communication-in-Context Model

We can: 
Discourage us from judging an element to be
good or bad until we thoroughly understand it.
Urge us to see communication events as
having multiple rather than single explanations  
Models for Diagnosis

iv. The Communication-in-Context Model

We can: 
Seek relationships between
communication and the context in which it
occurs.
Implementing the
process of
communication
audit
THE WALK
AROUND AND
ACTION PLAN
 FOCUS GROUPS
(KELOMPOK FOKUS)
 FOCUS GROUPS ( KELOMPOK FOKUS)

Maksud: satu perkakasan yang digunakan dalam proses pengauditan,

yang bertujuan untuk mengenalpasti permasalahan serta kaedah yang
berkesan untuk pembaikpulihan.

Satu kaedah yang memperlengkapkan pengumpulan data

daripada kaedah temubual.
Typically homogenous groups, with similar background to
participate in a group interviews about important issues that
affect them
 FOCUS GROUPS ( KELOMPOK FOKUS)

Usually consist of six to eight members and last about 1 to 2 hours.

Diversity: such as gender, age, professional rank; discipline, rural,
urban or cultural differences.
As a way of stimulating the process of decision making in order to
gather information about the groups’ preferences. EVERYONE
PARTICIPATES; CONDUCIVE TO FACILITATING TRUST IS
ESSENTIAL.
Traditionally focus groups are face-to-face, encourage participants to
express true feelings, beliefs, opinions and so
forth….CONFIDENTIALLY IS A GROUND RULE FOR THE
GROUP’S OPERATION.
Method:
• Use a structured moderator guide
• Discussion topic
• Melantik fasilitator atau pemudah cara yang berperanan:-
a. made a complete transcript of the sessions proceeding
b. menggalakkan dan memberi peluang kepada semua peserta
memberi pendapat dlm perbincangan
c. memastikan garis panduan perbincangan di ikuti
• Mengumpul data secara analisis kandungan melalui
penggunaan audiotapes dan transkrips.
• Pengumpulan data boleh juga dibuat melalui pengedaran soal
selidik
 PERNYATAAN MISI
Definisi: MENDAPATKAN PENGLIBATAN AHLI-AHLI
YANG TINGGI DALAM PROJEK PENANAMAN
PADI BERKONSEPKAN LADANG
Criteria:
a. Konsep projek ladang penanaman padi
b. Manfaat projek ladang
c. Punca-punca Penolakan inovasi
d. Strategi yang bersesuaian untuk perlaksanaan
projek.
1. SAMA ADA PESERTA MEMPERCAYAI DENGAN
INOVASI ATAU PEMBAHARUAN, ADAKAH IANYA
BERMANFAAAT ATAU TIDAK..NYATAKAN.
2. KESEDARAN PESERTA TERHADAP INOVASI,
MENGAMBILKIRA HOW THEY WORK, ASPEK
POSITIF DAN NEGATIF.
3. PENGALAMAN MEREKA
4. FAKTOR-FAKTOR YANG MENDORONG UNTUK DI
AMALKAN.
5. BAGAIMANA PESERTA MEMBUAT KEPUTUSAN
(PROSES MEMBUAT KEPUTUSAN).
6. SUMBER MAKLUMAT MEREKA
Tujuan pengumpulan maklumat:-
1. Mengetahui tahap pengetahuan
2. Mengetahui tahap kesedaran
3. Mengetahui persepsi

Pemerihalan dapatan :
DIBUAT BERDASARKAN TOPIK ATAU
TEMA PERBINCANGAN YANG TELAH
DIGARISKAN OLEH MODERATOR ATAU
PEMUDAHCARA.

CONTOH:
1. PROFAIL PESERTA ATAU AHLI YANG
TERLIBAT
2. TAHAP PENGETAHUAN, KESEDARAN DAN
PERSEPSI TERHADAP TEMA ATAU SUBJECT-
MATTER.
3. ASPEK-ASPEK POSITIF DAN NEGATIF
4. SUMBER MAKLUMAT
5. MINAT ATAU KEMAMPUAN
6. FAKTOR-FAKTOR YANG MENDORONG
TERHADAP PENGAMALAN
7. KESIMPULAN ATAU RUMUSAN
 1. Mengenalpasti tema/isu perbincangan

2. Penyediaan panduan/rangka perbincangan

3. Pemilihan ahli kumpulan / lokasi / tempoh

Langkah-langkah:

4. Melantik fasilitator/ pencatat

5. Kaedah catatan ( audiotapes/transkrip/QSR)

6. Perbincangan Isu ( tidak lebih 2 jam)

7. Membuat rumusan
 SURVEYS (TINJAUAN)
Benefits
1. RELATIVELY INEXPENSIVE
2. LESS TIME CONSUMING THAN INTERVIEWS
3. ANONYMOUS
4. UNIVERSAL AND STANDARDIZED
5. COMPUTER –PROCESSABLE
6. OVERALL COVERAGE
7. EASY TO DUPLICATE.
 Five principles
1. CLARITY : should be pre tested to ensure they
are not ambiguous
2. APPROVAL: kelulusan daripada CEO bagi tujuan
mendapat kerjasama ahli organisasi.
3. UNIVERSALITY: equal opportunity to everyone.
4. CONFIDENTIALITY: Processed and evaluated
responsibly and objectively.
5. LUCIDITY : respondent should know:-
- survey response sheets will be destroyed
- manage and make necessary statistical
operations (tidak menggambarkan pendapat
individu ttp. lebih pada pendapat menyeluruh
 Pemilihan Instrumen
1. Item-item dalam soal selidik adalah daripada set yang telah
diuji kesahihan dan kebolehpercayaan.
cth. Kepuasan Komunikasi – ICA /Down
Hazen/ Clampitt / Rosli
2. Boleh di bentuk oleh auditor ttp. hendaklah terlebih dahulu
di uji kesahihan, di fahami serta bersesuaian dengan
persekitaran budaya.
3. Gabungan antara kaedah 1 dan 2.
4. Dapat mengukur atau menyatakan sesuatu tahap
e.g Tinggi – rendah, Positif - Negatif
Skala yang digunakan
Contoh persoalan:
• How people get information
• How they give it
• By what channels they give and get it;
• How they prefer to give and get it;
• Some measures of quality of information;
• Some indications of the information content;
• Some assessment of job satisfaction, or commitment
• Demographic data.
 Rekabentuk Fizikal soal selidik
1. Easy to read, answer and putting score
2. Simple guide to the QSR form.
- explaining how to record the answer
- provide examples
- Clear instructions.
 Kaedah analisis/ pemerihalan
1. Statistik deskriptif
- frekuensi dan min
2. Di gambarkan dalam bentuk graf, jadual, carta
dan lain-lain.
3. Manually or using computer generated
programming e.g SPSS.
L 1. Mengenalpasti permasalahan
a
n
g 2. Mengenalpasti instrumen bersesuaian / dan kelulusan
k
a
h 3. Memilih responden ( persampelan)
–
l
a 4. Membuat tinjauan
n
g
k 5. Menganalisis soal seldik ( deskriptif)
a
h
6. Membuat rumusan dapatan
Survey
There are two major types
of surveys:
i. Descriptive survey
ii. Analytical survey
Descriptive Survey
- Attempts to describe or
document current
conditions or attitudes
- To explain what exists at
the moment
Analytical Survey
- Attempts to describe and
explain why situations exist
- Two or more variables are
usually examined to
investigate research
questions or test research
hypotheses.
Survey Advantages
1.      Investigate problems in
realistic settings.
2.      The cost of surveys is
reasonable
3.      Large amount of data
can be collected
Survey Advantages
4.      Not constrained by
geographic boundaries
5.      Data already exist
Survey
Disadvantages
1. Variables cannot be manipulated
2. Questions within a questionnaire
can be bias results.
3. Wrong respondents
4. Becoming difficult to conduct
Constructing
Questions
Five basic rules:
1. Understand the goals of the project so that
only relevant questions are included
2. Questions should be clear and ambiguous
3. Questions must accurately communicate what
is required from the respondents
Constructing
Questions
Five basic rules:
4. Don’t assume respondents
understand the questions they
are asked
5. Follow Occam’s Razor in
question development and order
General Guidelines
1. Make questions clear
2. Keep questions short
3. Remember the purpose of
research
4. Do not asked double-barreled
questions (asks two or more
questions in the same sentence)
General Guidelines
5. Avoid biased words or terms
6. Avoid leading questions (suggests a
certain response)
7. Do not use questions that ask for highly
detailed information
8. Avoid potentially embarrasing questions
unless they are absolutely necessary
Questionnaire Design

1. Introduction
-         Prepare a persuasive
introduction to the survey
The purpose of the survey to be
explained in detail to
respondents
Questionnaire Design
2. Instructions
-         All instructions necessary
to complete the questionnaire
should be clearly stated for
respondents
Questionnaire Design
3. Question Order
-         All survey flow better when
the early questions are simpled
and easy to answer
Questionnaire Design
4. Layout
-         The physical design of the
questionnaire is important
factor in survey research
Questionnaire Design
5. Questionnaire Length
-         Questionnaire length is an
important conern in any survey
because it directly relates to
the completion rate
Communication
Audit Tools
Instruments to measure overall
organizational communication were
developed during 1970s
U.S. organizations in general
communication
Finland to improve communication climate
aspects of management-labor relations
Communication Audit
Tools
4 instruments of communication audit were
developed:
Organizational Communication Questionnaire
Communication Satisfaction Questionnaire
Communication Audit Survey Questionnaire (ICA
Communication Audit)
LLT Communication Audit Questionnaire
Communication
Audit Tools
These instruments are concerned primarily:
information flow
communication climate
message characteristics
communication structure
competency
style
Organizational
Communication
Questionnaire (OCQ)
Roberts and O’Reilly (1973 and 1974)
OCQ was designed to compare
communication across organizations
13 communication variables and 3
communication related variables
Organizational Communication

Questionnaire (OCQ)

The communication variables are:

1. Desire for interaction
2. Directionality upward
3. Directionality downward
4. Directionality lateral
5. Accuracy
6. Summarization frequency
7. Gate keeping
Organizational Communication
Questionnaire (OCQ)

The communication variables are:

8. Overload
9. Satisfaction
10. Modalities of written (4)
11. Face-to-Face
12. Telephone
13. Other Communication Channel
Organizational Communication
Questionnaire (OCQ)
The communication related variables are:
1. Trust in superior
2. Influence of superior
3. Mobility Aspirations
Roberts, K. H., & O’Reilly, C. A. (1974).
Measuring organizational
communication. Journal of Applied
Psychology, 59 (3), 321-326.
Communication Satisfaction
Questionnaire (CSQ)

By Downs and Hazen (1977)

51 questions
Two open-ended questions - to improve their job
satisfaction and productivity 
Five items deal with demographic information
The remaining 40 questions concerns the degree
of communication satisfaction
Communication Satisfaction
Questionnaire (CSQ)
1. Communication climate                   
2. Supervisory communication .                 
3. Organizational Integration
4. Media quality
5. Co-worker communication
6. Corporate information
7. Personal feedback
8. Subordinate communication
Satisfaction
Questionnaire (CSQ)
Greenbaum, H. H., & Clampitt, P.
(1988). Organizational
communication: An examination
of four instruments. Management
Communication Quarterly, 2 (2),
245-282.
Audit Survey
Questionnaire (CAS
Goldhaber and Rogers (1979) also
known as ICA Communication
Audit
The CAS includes 122 items in 13
dimensions was intended to
measure respondent attitudes and
perceptions about:
Audit Survey
Questionnaire (CAS
Communication sources, Messages,
Channels and Receivers within
the context of the major
organizational interfaces
Information accessibility
Information adequacy
Communication satisfaction
Audit Survey
Questionnaire (CAS
Communication content (clarity, accuracy,
utility, appropriateness, timeliness)
Communication relationship
Communication outcomes.
Goldhaber, G., & Rogers, D. P. (1979).
Auditing organizational communication
systems: The ICA communication audit.
Dubuque, IA: Kendall/Hunt.
Audit Questionnaire
(OCA)
Osmo A. Wiio and his colleagues at
Helsinki Research Institute for
Business Economics (1972-1976)
and the Institute for Human
Communication (1976 to the
present).
Audit Questionnaire
(OCA)
The OCA consists of 12 dimensions
and 76 items.  
Overall communication satisfaction
Amount of information received
from different sources – now
Amount of information received
from different sources – ideal
LLT Communication Audit
Questionnaire (OCA)

The OCA consists of 12 dimensions and 76 items.  

Amount of information received about specific job
items – ideal
Areas of communication that need improvement
Job satisfaction
Availability of computer information system
Allocation of time in a working day
LLT Communication Audit
Questionnaire (OCA)
The OCA consists of 12 dimensions
and 76 items.  
Respondent’s general
communication behavior
Organization-specific questions
Information-seeking patterns
NETWORK ANALYSIS
 MODEL JALINAN HUBUNGAN 5 PERINGKAT

Contacts
EXIT

EXIT
Involvement

EXIT
Intimacy

EXIT
Deterioration

Dissolution EXIT
 RELATIONSHIP VARY IN BREADTH AND DEPTH
Topik
perbincangan A
B Peringkat
komunikasi

H C

G D

KENALAN F E
 BREADTH : Topik perbincangan semasa interaksi serta
darjah keakraban interaksi.
DEPTH : Darjah keakraban dalam semasa interaksi
berdasarkan personaliti dalaman (inner personality) The
degree of personalness to which the topics are pursued

Mengikut teori semakin rapat hubungan semakin banyak

topik diperbincangkan dan semakin tinggi darjah
keakraban peribadi.

a. Hanya tiga topik dibincangkan, diperingkat pertama serta

sekadar topik asas ( superficial)
b. Empat topik dibincangkan dengan mendalam
c. Tujuh daripada lapan topik diperbincangkan dengan lebih
mendalam. ( Kekasih, keluarga dan dengan ibubapa)
RELATIONSHIP VARY IN BREADTH AND DEPTH
A
B

H C

G D

F E RAKAN
RELATIONSHIP VARY IN BREADTH AND DEPTH
A
B

H C

G D

F E Sahabat intim
 PEMBANGUNAN JALINAN HUBUNGAN

Mengapa Jalinan hubungan terbentuk:

1. MENGURANGKAN KESEPIAN (LESSENING LONELINESS)
- tabiat manusia membuat jalinan hubungan kerana hendak
mengurangkan kesepian, samada secara fizikal atau emosi
2. SECURING STIMULATION ( RANGSANGAN KESELAMATAN)
- setiap manusia memerlukan rangsangan dalam tindaklaku
mereka diperingkat separuh sedar dan sedar.
- We need to be touch and be touched, hold and be held,
and look at people and have them look at us.( PHYSICAL
CREATURE)
- INTELECTUAL CREATURE; exercise our reasoning,
analytical and interpretation abilities, and in doing so we
improve, sharpen and expand them
 Emotional Creature: need emotional stimulation. We
need to laugh and cry, feel hope and surprise and
experience warmth and affection.
3. ACQUIRING SELF-KNOWLEDGE
- mengenali kekuatan dan kelemahan diri dari
perpektif orang lain
4. MAXIMIZING PLEASURE, MINIMIZING PAINS
- jalinan hubungan dibentuk bagi mengurangkan
kekecewaan dan mempertingkatkan keselesaan
Pemupukan KIP yang berkesan:
TANPA LISAN (non verbal encounter).
1.Establish eye contact. The eyes communicate
awareness of and interest in the other people.
2. Senyum….tindakbalas yang positif
3. Fokus tumpuan yang memberi minat bukan menakutkan
4. Establish physical closeness
5. Keterbukaan gaya: willingness to hear vs unwillingness
to let others enter your space.
6. Respond visibly ; senyuman, anggukan kepala dll
7. Reinforce positive behaviour
8. Avoid overexposure
THE VERBAL ENCOUNTER
( PERHUBUNGAN SECARA LISAN)
1. Memperkenalkan diri anda
2. Memberi tumpuan perbincangan kepada client
3. Exchange favors and rewards: Compliment the other
persons, be sincere and positive
4. Be Energetic, bukan seperti orang tidak bermaya,
atau tidak dinamik
5. Menekankan aspek kepositifan( Stress the positives)
dan elakan kenegatifan
6. Establish commonalities; seek to discover in your
interaction those thing you have in common with the
other person, seperti attitudes, minat, kualiti peribadi
dll.
PUNCA KEPADA DETERIORITASI HUBUNGAN
1. LONELINESS IS NOT REDUCED
2. STIMULATION IS WEAK
3. SELF GROWTH AND SELF KNOWLEDGE ARE
INSUFFICIENT
4. ATTRACTIVENESS HAS FADED
Content Analysis
What?
A careful, detailed, systematic
examination and interpretation of
a particular body of material in an
effort to identify patterns, themes,
biases and meanings.
Content Analysis
What?
Performed on various human
communications:
 Various variations of written documents,
 Photographs,
 Motion pictures or videotapes,
 Audiotapes.
Content Analysis
Following is a standard set of content
analysis analytic activities arranged in a
general order of sequence:
 Data are collected and made into text
(e.g. field notes, transcripts)
 Codes are analytically developed or
inductively identified in the data and affixed
to sets of notes or transcript pages
Content Analysis
 Codes are transformed into
categorical labels or themes
 Materials are sorted by these
categories, identifying similar
phrases, patterns, relationships,
and commonalties or differences
Content Analysis
 Sorted materials are examined
to isolate meaningful patterns and
processes
 Identified patterns are
considered in light of previous
research and theories, and a small
set of generalizations is established
Stages in Content Analysis
1. Identify research questions
2. Determine Analytic Categories
(Constructs/concepts)
3. Read through Data and Establish
Categories (open and axial coding)
4. Determine Systematic (objective)
Criteria of Selection for Sorting Data
Chunks into Analytic and Categories
Stages in Content Analysis
5. Begin Sorting the Data into Various Categories
(revise categories or selection criteria, if
necessary, after several cases have been
completed)
6.1 Count the number of entries in each category
for descriptive statistics and to allow for the
demonstration of magnitude
6.2 Review textual materials as sorted into various
categories seeking patterns
Stage in Content Analysis

7.1 Consider the patterns in light of

relevant literature and/or theory
7.2 Offer an explanation for your
findings
7.3 Relate your analysis to the
extant literature of the subject
Content Analysis Techniques

Content analysis is any technique for

making inferences by systematically
and objectively identifying special
characteristics of message.
Criteria of selection, which must be
formally established before the
actual analysis of data.
Content Analysis Techniques
Criteria of selection:
Variation of message content and must
be:
 Rigidly and consistently applied so
that other researchers or readers,
looking at the same message,
would obtain the same or
comparable results.
Content Analysis Techniques
Criteria of selection:
The categories that emerge in the course of
developing these criteria should reflect
all relevant aspects of the messages and
retain, as much as possible, the exact
wording used in the statements. They
should not be merely arbitrary or
superficial applications of irrelevant
categories.
Levels and Units of
Analysis
Researchers must first decide at what level
the plan to sample and what units of
analysis will be counted
Sampling may occur at any or all of the
following levels:
 Words
 Phrases
 Sentences
What to Count: Levels and Units
of Analysis
 Paragraphs
 Sections
 Chapters
 Books
 Writers
 Ideological stance
 Similar elements relevant to context
Category
Development
Inductive:
Begins with researchers immersing
themselves in the documents in
order to identify the dimensions
or themes that seems
meaningful to the procedures of
each message.
Category
Development
Deductive:
Researchers use some categorical
scheme suggested by a
theoretical perspective, and the
documents provide a means for
assessing the hypotheses
Classes and
Categories
 Common classes
These classes are used by virtually
anyone in society to distinguish
between and among persons,
things, and events.
To access certain demographic
characteristics are related to
patterns that may arise during a
Classes and
Categories
 Special Classes
Certain members in society to
distinguish between and among
persons, things, and events use
these classes. 
 Theoretical Classes
Emerge in the course of analyzing
Open Coding
The central purpose of content
analysis is to open inquiry
widely.
Guidelines:
1. Ask the data a specific and
consistent set of questions – go
back to research objective and
research questions
Open Coding
The central purpose of content
analysis is to open inquiry
widely.
Guidelines:
3. Frequently interrupt the coding
to write a theoretical note, and
4. Never assume the analytic
Coding Frame
Coding frames are used to organize
the data and identify findings
after open coding has been
completed. 
The first step is known as axial
coding. Axial coding occurs after
open coding is completed and
consists of intensive coding
Coding Frame
Example:
You can sort by separating all cases
into affiliation categories
declared by respondents or in
the documents
 
PENILAIAN TEKNOLOGI
(Technology Assessment)
 PENILAIAN TEKNOLOGI
Teknologi:
Perkasasan serta perisian yang terlibat dalam menjana perubahan
dalam sesuatu organisasi, melibatkan perubahan struktur kerja,
kaedah kendalian, automasi dan komputerisasi, perkakasan dan
peralatan.

Technology promised to make business operate more smoothly,

increased productivity, and free employees for more creative,
interesting pursuits or the opposite effect…creates incredible
headaches, spending more time trying to communicate than
actually doing.
Technostress : Adakah teknologi memberi impaks kepada
tekanan emosi
1. Loss of privacy
2. Information inundation
3. Erosion of face-to-face contact
4. Continually having to learn new skills
5. Being passed over for promotion because of their lack
of knowledge.
ESTABLISHING THE TRUE NEED OF TECHNOLOGY,
ALLEVIATING TECHNOLOGICAL DISCOMFORT AND
INVOLVING THE ENTIRE STAFF IN TECHNOLOGICAL
CHOICES.
 PENILAIAN TEKNOLOGI
Tiga perkara penting yang diberi penekanan:
1. Menilai tahap penggunaan teknologi
2. Menilai kehendak dan keperluan pengguna
3. Merancang perlaksanaan teknologi baru.
Langkah-langkah penyelesaian
i. Konteks kemanusiaan dalam analisis
ii. Manfaat penggunaan teknologi (sebelum/selepas)
iii. Bagaimana teknologi menyumbang kepada
rangkaian semasa komunikasi formal dan tidak formal
organisasi.
 DUA PENDEKATAN
Dalam menilai keberkesanan sesuatu teknologi aspek yang
harus diberi tumpuan adalah:
a. SIKAP
Sejauhmana tahap penerimaan sesuatu teknologi terhadap
sesuatu sasaran.
Tahap kepuasan penggunaan teknologi.
b. PENGGUNAAN
Tahap penggunaan berkait rapat dengan perlakuan
Penilaian bukan sahaja bergantung kepada kekerapan
penggunaan tetapi harus di lihat kepada impaks teknologi
dalam membantu mempertingkatkan produktiviti
( Kecekapan/ keberkesanan)
 LANGKAH –LANGKAH

Langkah Pertama: Menilai Penggunaan Teknologi

Persoalannya: Do you use ( name of hardware and software)
Do you like using it.
Technical support
* Appropriate hardware and software;and
* Competent staff to install, manage,
trouble shoot and fix equipment.
Is they a training session or undergo training
Is it a more complex and psychological problems that requires
individualized learning for some people.
Persoalan di atas bermatlamat untuk meninjau persepsi, sikap dan
perlakuan individu terhadap penggunaan teknologi.
 KAEDAH PENGUMPULAN
1. TEMUBUAL
2. KELOMPOK FOKUS
3. SOAL SELIDIK
Kaedah 1 dan 2 lebih berkesan dalam membuat
tinjauan terhadap penggunaan teknologi, berbanding
dengan soalselidik.
Memberi penekanan kepada pola perlakuan serta
sikap.
Langkah Kedua: MENILAI KEPERLUAN (ASSESSING
NEEDS)
Apakah tujuan penggunaan.
Adakah teknologi komunikasi digunakan untuk mendapatkan
maklumat, mewujudkan hubungan bermaklumat,
KEPERLUAN PERKAKASAN DAN PERISIAN
* pengurusan yang menentukan pembelian atau pembekalan
* Adakah pengguna ditanya apabila sesuatu teknologi di
perkenalkan.
* Adakah teknologi tersebut bersesuaian dengan
kemudahan dan persekitaran
KEHENDAK DAN KEPERLUAN
Mendapatkan maklumbalas daripada pengguna tentang jenis
teknologi yang diperlukan.
IINSENTIF DAN HALANGAN
What positive forces wil help you achieve your needs and
what barriers stand in your way.
* latihan
* Masa
* faktor-faktor organisasi ( bahagian dan dibawah
penyeliaan siapa)
* Kesesuaian teknologi ( internally and externally)
* Galakan kerja, kerugian, perubahan
* Keperlaun maklumat
* Kesesuaian perkakasan serta perisian
* kemudahan bekalan.
 KAEDAH
1. KELOMPOK Fokus
Menggunakan kaedah Brainstorming yang berdasarkan
kepada topik perbincangan berikut:
* Establish perceived needs;
* Identify positive forces and negatives barriers;
* assign priorities
* Suggest mutual strategies for change;
* establish goals, share responsibilities, make
commitments
KEPERLUAN URGENT Vs. IMPORTANT
Menjadi pemudahcara perbincangan
 A PRIORITY GRID
URGENT

3 2 1
3
IMPORTANT

1
 Langkah Ketiga: MELAKSANAKAN PENGURUSAN
TEKNOLOGI

Faktor-faktor yang diambilkira di peringkat perlaksanaan

1. Perceived needs
2. Expert opinion on needs
3. Expert opinion on hard and software
4. Organizational impacts
5. Training
Faktor-faktor yang diambilkira di peringkat perlaksanaan
1. Perceived needs
- Keperluan individu dan keperluan organisasi.
2. Expert opinion on needs
- Saluran komunikasi sedia ada dengan gantian
interaktif komputer
- Kos terlibat, masa dan retraining
- Adakah perubahan mampu mempertingkatkan kualiti
penyimpanan dan penyebaran maklumat.
- Tahap keselamatan
- Kebaikan berbanding dengan sistem lama.
3. Expert opinion on hard and software
- mendapat pendapat daripada pengguna bukan daripada
jurujual.
- Jenis perkakasan serta perisian yang sesuai
- Technical support
- Jenis rangkaian yang bersesuaian
4. Organizational impacts
- Kepuasan komunikasi dan kerja
- produktiviti
- komitmen
- Proses kerja
- Kecapaian Matlamat
5. Training
- Perancangan latihan yang berteraskan needs analysis
- Mengenalpasti siapa dan bentuk latihan.
- Semua peringkat kerja
 ARE YOU “TECHNOSTRESSED”

1. Your computer has told you that you do not exist

2. You have sent a flaming e-mail message to either the wrong person or
the entire list.
3. The network goes down during a class presentation and you
have to borrow a mobile phone from someone in the audience to call
technical support guy.
4. After spending two hours polishing and agonizing over the perfect
paragraph, your system crashes and you lose all your work.

5. You have taught a two hour class on the SPSS, without the SPSS
program.
6. You forget your system password and the only person with the
authority to look it up is on vacation.
LAPORAN AUDIT
 FORMAT LAPORAN AUDIT
RINGKASAN EKSEKUTIF
Kandungan ( Jadual kandungan, jadual dan rajah)
Penghargaan
Abstrak atau sinopsis
PENGENALAN
laporan penemuan dalam proses audit
- mengikut kaedah
RUMUSAN DAN CADANGAN
ANALISIS SWOT
Rujukan / Bibliografi
Lampiran
 PENGENALAN
1. Latarbelakang organisasi.
2. Permasalahan di kenalpasti
3. Matlamat dan Kepentingan audit
4. Pelantindakan atau audit Dairy
5. metodologi
 PENULISAN LAPORAN AUDIT

Kepentingan:
Laporan yang di laporkan dalam bentuk bertulis-cetak
untuk rujukan pembaca.
- memerihalkan dapatan
- perkongsian pengetahuan serta dapatan kajian
kepada pihak yang terlibat, dan serta cadangan
penambahbaikan.
Membantu dapat proses membuat keputusan yang lebih
strategik, terutama dalam aspek penyelesaian masalah .
Penambaikan sistem komunikasi dalaman dan luaran yang
diamalkan dalam keadaan semasa serta peluang-peluang yang
dikenalpasti bagi tujuan mencapai keberkesanan.
 Untuk siapa:
Deraf laporan audit hendaklah dibentangkan kepada ketua atau
penyeleras organisasi ( yang bertanggungjawab serta
mempunyai kata putus) bagi tujuan mendapat kelulusan.

ANALISIS – Analisis situasi

Berdasarkan kepada dapatan yang diperolehi daripada
pengumpulan maklumat/data yang diperolehi, analisis situasi
dibuat berdasarkan kekuatan serta kelemahan.
Kekuatan dan kelemahan ditentukan oleh Pasukan audit
melalui kaedah brainstorming untuk menentukan
keutamaan tindakan ( punca kepada permasalahan atau
kekuatan).
 ANALISIS SITUASI
Kekuatan
Tahap komitmen yang tinggi,
perkhidmatan yang berkualiti
Deskripsi kerja yang jelas pada
semua peringkat kerja
Kandungan surat berita yang
informatif
Penyelarasan kerja yang baik
diantara setiap unit kerja
Sokongan yang positif di kalangan
penyelia
Mahir dalam menggunakan
teknologi komunikasi
Kelemahan
Mesyuarat tiada minit serta agenda
yang ditetapkan.
Pelanggan tidak puashati dengan
perkhidmatan kaunter
Kandungan poster banyak
menggunakan bahasa yang teknikal
Tidak dinyatakan dengan jelas
aliran proses kerja
Beban kerja tertumpu pada
bahagian penyelidikan manakala
bahagian pengembangan kurang
 METODOLOGI
1. NYATAKAN PENDEKATAN YANFG DIGUNAKAN
a. Tinjauan - tujuan di laksanakan
b. Analisis Kandungan – tujuan dilaksanakan
c. Analisis Rangkaian – tujuan dilaksanakan

KEPUTUSANDARIPADA
KEPUTUSAN DARIPADAPROSES
PROSESAUDIT
AUDIT

1. Nyatakan kaedah, tempoh masa dan siapa yang terlibat.

2. Data-data yang diperolehi + maklumat
3. Initial “Feel” for data after coding
- Mean + standard deviation
- Frequency distributions,
- Pearson correlations
etc.
 DAPATAN DAN PERBINCANGAN
1. Penghuraian analisis dan dapatan kajian
2. Adakah objektif yang di bentuk tercapai? Bagaimana membuat
generalisasi daripada dapatan terssebut?

3. Apakah yang dicapai daripada analisis yang telah di perolehi?

- mengenalpasti kekuatan daripada amalan komunikasi
- mengenalpasti kelemahan
- Mengenalpasti peluang
- ancaman.
4. Menyatakan cadangan serta strategi komunikasi yang perlu
dilaksanakan bagi tujuan penambahbaikan.
- cadangan serta strategi hendaklah diperkukuhkan oleh
cadangan pakar atau mana-mana penyelidikan.
 Rujukan
Menunjukkan senarai bacaan yang digunakan oleh perunding
audit
Senarai rujukan hendaklah mengikut gaya APA ( American
Psychological Association).***

Lampiran
Senarai lampiran adalah aspek penting yang tidak termasuk
dalam laporan seperti Soalselidik, output analisis dll
RUJUKAN / BIBLIOGRAFI ( GAYA : APA)
KAEDAH TINJAUAN
(SURVEI)
 Dalam penyelidikan komunikasi yang
berorientasikan kuantitatif, pengkaji
mengoperasikan pemboleh ubah melalui melalui
menanyakan soalan berstruktur kepada responden.
 Kaedah survei ini melibatkan tiga tahap iaitu (1)
pembentukkan soal selidik, (2) pemilihan sampel
atau responden yang bersesuaian, dan (3)
pengendalian soal selidik melalui beberapa kaedah,
termasuklah dikenadalikan sendiri oleh penyelidik,
temu bual bersemuka, temu bual melalui telefon
dan pengunaan teknologi baru.
CIRI-CIRI TINJAUAN
 Melakukan tinjauan melibatkan
mengemukakan soalan kepada responden dan
merekodkan jawapan mereka untuk dianalisis.

 Kekuatan utama penggunaan soal selidik

sebagai salah satu kaedah pengumpulan data
primier ialah versatiliti.
 Survei juga lebih ekonomikal dan cekap
berbanding pemerhatian.
 kaedah tinjauan mempunyai kelemahan
yang tersendiri.
 Kelemahan utama kaedah ini ialah kualiti
maklumat yang diperolehi amat bergantung
kepada keupayaan dan kesediaan responden
untuk memberikan kerjasama.
 Terdapat banyak sebab mengapa responden
enggan bekerjasama.
 Meskipun responden berkenaan terlibat, mereka
mungkin tidak mempunyai maklumat yang
diperlukan.
 Dalam keadaan begini, biasanya responden
berkecenderungan untuk menjawab ’tidak tahu’.
 Kerapkali juga sekiranya responden enggan
mengemukakan pandatangan mereka
menyebabkan pengkaji tidak pasti sejauhmanakah
benar atau sahih jawapan yang diberikan.
 Kelemahan lain termasuklah responden
mungkin menafsirkan soalan atau konsep
dengan cara yang berbeza daripada apa yang
dikehendaki oleh pengkaji.
 Dalam rangka wujud ini, responden
memberikan jawapan yang berbeza daripada
apa yang disoal.
 Terakhir, responden mungkin dengan sengaja
memberikan jawapan palsu. Adalah sukar
bagi penyelidik untuk mengenal pasti hal ini.
TEKNIK PENGEDARAN SOAL
SELIDIK
 Dua bentuk kaedah tinjauan ialah tinjauan
keratan rentas (cross sectional survey) dan reka
bentuk longitudinal (longitudinal survey).
 Soal selidik merupakan satu set soalan-soalan
yang telah disediakan lebih awal dimana
responden diberikan pilihan-pilihan.
 Ia merupakan mekanisme yang berkesan
apabila pengkaji mengetahui dengan tepat apa
yang diperlukan dan bagaimana untuk
mengukur pemboleh ubah kajian.
Soal selidik yang ditadbir sendiri oleh pengkaji
 Apabila tinjauan yang perlu dijalankan telah dikenal pasti dari
segi lokasi, dan organisasi yang terpilih telah bersedia dan
berupaya untuk menetapkan kumpulan bagi menjawab soal
selidik di tempat kerja, cara yang terbaik bagi mengedarkan
soal selidik ialah dengan mengendalikan sendiri oleh
penyelidik.
 Kebaikan teknik ini ialah pengkaji boleh mengumpulkan
semua jawapan dalam tempoh masa yang singkat. Sebarang
persoalan atau keraguan di pihak responden boleh dijawab
dengan segera. Pengkaji juga mempunyai peluang untuk
menjelaskan tentang tujuan kajian.
 Mengedarkan soal selidik kepada jumlah responden yang
ramai secara serentak adalah lebih menjimatkan masa dan
wang serta memerlukan kemahiran yang lebih rendah
berbanding dengan menjalankan temu bual.
 Terdapat juga borang soal selidik yang diedarkan
kepada responden dan responden boleh membawanya
pulang dan menjawab dan memulangkan kembali
kepada penyelidik.
 Kadangkala penyelildik mengedarkan borang soal selidik
ke rumah-rumah melalui ‘home delivery’. Pembantu
penyelidik akan mengedarkan soal selidik ke rumah
responden dan menjelaskan tentang penyelidikan.
 Kemudian, soal selidik berkenaan ditinggalkan untuk
diisi oleh responden, dan penyelidik akan datang semula
ke rumah responden untuk mengumpulkan kembali
borang soal selidik.
 Penghantaran ke rumah dan pos boleh
dikombinasikan. Soal selidik diposkan kepada
responden dan kemudiannya pembantu penyelidik
datang untuk mengambil soal selidik dan meneliti
kesempurnaan soal selidik yang telah disi.
 Sebaliknya, soal selidik boleh dihantar oleh
pembantu penyelidik kepada responden dengan
meminta responden mengeposkan kembali soal
selidik yang lengkap kepada penyelidik.
Soal selidik yang diposkan
 Salah satu kaedah asas dalam
pengumpulan data melalui pos dengan
surat penjelasan dan sampul surat
bersetem dan beralamat penyelidik.
 Responden diminta untuk mengisi soal
selidik, memasukkan ke dalam sampul
surat dan memulangkannya kepada
penyelidik.
 Soal selidik melalui pos boleh meliputi kawasan geografi
yang luas. Soal selidik dipos kepada responden dan
mereka boleh menjawabnya pada masa dan tempat
yang sesuai.
 Walau bagaimanapun, kadar pulangan soal selidik
melalui pos adalah rendah, tiada penjelasan secara
langsung dari responden dan kadar pulangan yang
rendah menyebabkan generalisasi hasil kajian
dipersoalkan.
 Ini kerana ciri-ciri demografi responden yang menjawab
soal selidik mungkin berbeza dari ciri-ciri demografi
responden yang tidak menjawab soal selidik berkenaan.
 Salah satu sebab soal selidik tidak
dikembalikan ialah jika responden
menghadapi berbagai kesukaran dalam
mengisi soal selidik.
 Untuk mengatasi masalah ini, pengkaji
telah membentuk berbagai cara untuk
membolehkan kadar pulangan soal
selidik yang lebih tinggi.
Pengedaran soal selidik melalui
temu bual
 Teknik ini seringkali membolehkan penyelidik
mendapat kadar pulangan yang lebih tinggi
berbanding dengan teknik tinjauan yang lain
(Baxter & Babbie, 2004).
 Sekiranya dikendalikan dengan sempurna,
kadar pulangan yang didapati sekurang-
kurangnya 80 ke 85 peratus.
 Ini kerana responden enggan mengecewakan
penemubual yang telah mengaturkan temujanji
atau telah berada di hadapan mereka.
Pengendalian soal selidik melalui telefon
 Pengendalian soal selidik melalui telefon terhad
kepada responden yang mempunyai telefon dan
kaedah ini menghasilkan bias dari segi kedudukan
sosial kerana mengenepikan mereka yang mempunyai
tahap kelas sosial yang rendah kerana tidak
mempunyai telefon.
 Namun begitu, dewasa ini, penggunaan telefon telah
meningkat. Masalah yang berkaitan dengan
pensampelan timbul apabila nombor telefon tidak
tersenarai dalam buku panduan telefon menyebabkan
terdapat bias dalam pemilihan sampel. Ini seterusnya
akan mendatangkan kesan terhadap hasil kajian.
 Antara kelebihan pengunaan kaedah ini dalam
mengendalikan pengedaran borang soal selidik ialah
dari segi wang dan masa serta anda boleh
menghubungi responden yantg tinggal jauh.
 Ini dapat menjimatkan masa dan wang anda.
Kadangkala responden lebih jujur dalam memberikan
jawapan kerana tidak berhadapan dengan penyoal.
 Penemubual mestilah boleh mengendalikan sesi temu
bual dengan baik dan mewujudkan saluran interaksi
yang baik dengan responden yang tidak dikenali bagi
mendapatkan kerjasama yang baik.
 Kelemahan pengunaan teknik pengendalian
borang soal selidik melalui telefon ialah
responden boleh meletakkan telefon mereka pada
bila-bila masa semasa sesi temu bual sedang
berjalan.
 Ini menyebabkan temu bual tidak sempurna.
Gangguan dalam perbualan telefon juga boleh
terganggu kerana bunyi bising serta anda tidak
boleh melihat tingkahlaku bukan lisan responden
berkenaan untuk memastikan ketepatan jawapan.
KELEBIHAN DAN KELEMAHAN TEKNIK TINJAUAN

 Tinjauan biasanya berguna untuk memerihalkan

tentang ciri-ciri populasi yang besar pemilihan sampel
secara rawak dan pembentukan soal selidik dan temu
bual dengan menggunakan soal selidik akan
menghasilkan suatu penyelidikan yang baik.
 Tinjauan boleh dilakukan terhadap populasi yang
besar. Populasi yang besar adalah penting bagi
penyelidikan secara deskriptif dan analisis penerokaan
(explanatory analysis) terutamanya apabila beberapa
pemboleh ubah dianalisis secara serentak.
 Tinjauan adalah fleksibel. Banyak soalan
boleh ditanya tentang topik tertentu dan ini
memberikan lebih banyak fleksibiliti dalam
analisis anda.
 Terakhir, soal selidik yang seragam dan temu
bual mempunyai kekuatan yang penting
dalam hubungan dengan pengukuran.
Penyelidik terikat untuk menyoal soalan yang
sama kepada semua responden.
 Kelemahan bagi kaedah survei ialah keperluan
terhadap keseragaman. Item-item diseragamkan
untuk menilai sikap, orientasi, keadaan dan
pengalaman. Ini menyebabkan tinjauan seakan-akan
superficial dalam liputan bagi topik-topik tertentu.
 Penyelidikan tinjauan juga boleh dikatakan tidak
fleksibel. Penyelidikan yang melibatkan pemerhatian
boleh diubah suai selaras dengan perubahan yang
berlaku di kerja lapangan, tetapi tinjauan kekal
seghingga pengumpulan data selesai dilakukan.
 tinajaun adalah terikat dengan
artifisialiti iaitu sama seperti
eksperimen. Tinjauan adalah
merupakan pengumpulan ’self-report’
yang berkaitan dengan mengingati
semula tindakan atau prospektif yang
telah diambil atau tindakan yang
dilakukan secara hipotetikal.
ANALISIS ISI
KANDUNGAN
 Analisis isi kandungan adalah satu
metod kajian yang boleh dilakukan
secara kuantitatif dan kualitatif untuk
mengkaji apa juga hasil yang telah
direkodkan dalam berbagai bentuk teks
bertulis atau tulisan, lukisan, lakaran,
percakapan, dan gambaran visual.
 Berelson (1952) mentakrifkan kaedah analisis
kandungan sebagai teknik penyelidikan yang
memperihalkan kandungan yang nyata secara objektif,
sistematik dan kuatitatif.
 Stempel dan Westley (1981) menyatakan bahawa
analisis kandungan adalah membuat kesimpulan dari
pemerhatian terhadap sesuatu kandungan atau mesej.

 Weber (1985) pula mentakrifkan kajian kandungan

sebagai satu kaedah penyelidikan yang menggunakan
langkah-langkah tertentu untuk membuat kesimpulan
daripada teks.
 Tujuan analisis isi kandungan ialah
untuk mengkuantifikasikan ciri-ciri yang
jelas atau tersirat di dalam teks.
 Statistik digunakan untuk membuat
kesimpulan yang lebih luas tentang
proses dan perwakilan yang wujud
dalam teks atau bahan yang dikaji.
PROSEDUR KAJIAN
 Menentukan objektif kajian
 Untuk menggunakan kaedah analisis isi
kandungan ini secara berkesan, anda
perlulah jelas sejak dari permulaan lagi
apakah subjek yang menjadi minat anda
untuk melakukan penyelidikan.
Pemilihan bahan-bahan
 Tentukan bahan-bahan yang hendak dikaji
 Bahan-bahan kajian yang berupa audio, atau
bahan-bahan visual yang dipilih untuk dikaji
seharusnya berupaya untuk menyediakan data
yang diperlukan bagi menguji hipotesis kajian
dan seterusnya membantu mendapatkan
jawapan kepada persoalan-persoalan kajian.
 Analisis isi kandungan turut melibatkan
pemilihan sampel yang melibatkan beberapa
langkah tertentu. Pertama, anda perlu
mendefinisikan kandungan yang anda ingin kaji.
menentukan unit
pensampelan
 Isu yang kedua ialah memutuskan untuk
menentukan unit pensampelan. Adakah anda akan
memilih semua akhbar yang ditebitkan sepanjang
tahun 2007. Besar kemungkinan akan terlalu
banyak. Mungkinkah anda akan memilih hanya
akhbar perdana yang diterbitkan di hujung minggu
sahaja sebagai unit analisis.
 Semua aspek ini harus diambilkira kerana ianya
mendatangkan kesan terhadap generalisasi yang
anda lakukan berdasarkan pensampelan dari bahan
yang dipilih.
 Bagi kajian yang bertujuan untuk
mengetahui tentang penyiaran berita
jenayah, keseluruhan berita jenayah
adalah merupakan populasi.
 Untuk itu, asas pensampelan dalam
analisis kandungan seperti jangkamasa
liputan kajian dan akhbar-akhbar yang
hendak dikaji perlu dikenalpasti.
 Biasanya kaedah pensampelan bertujuan
dan berperingkat digunakan.
Membentuk kategori isi
kandungan

 Berdasarkan kepada objektif kajian, pengkaji

perlu membentuk kategori-kategori isi
kandungan. Tahap ini memerlukan perancangan
yang terperinci.
 Apa yang penting dalam membentuk kategori-
kategori ini ialah hasilnya perlulah menyeluruh
dan kategori-kategori itu perlulah saling
mengasingkan.
 Konsep kategori yang saling
mengasingkan ini menentukan supaya
tidak ada satu pun berita atau item
boleh dikelaskan ke dalam lebih
daripada satu kategori.
 Oleh itu, setiap kategori perlu
mempunyai penjelasan yang terperinci
mengenai had dan sempadan kategori
berkenaan.
Unit analisis

 Unit analisis mungkin merupakan perkataan,

ayat, perenggan, atau keseluruhan sesuatu item
bahan kajian.
 Tempat dimana berita berkenaan dimuatkan
dalam akhbar
 Saiz item berkenaan
 Umur pelaku yang dinyatakan
 Jantina pelaku
 Bangsa pelaku
 Umur mangsa
 Jantina mangsa
Penyediaan rangka koding

 Pengkaji harus menyediakan satu rangka koding

untuk memberikan arahan kepada juru-juru kod
kategori-kategori is kandungan berita.
 Rangka ini perlu menerangkan dengan jelas
prosedur yang perlu diikuti oleh setiap juru kod
dan mengandungi setiap kategori-kategori isi
kandungan yang mempunyai definisi yang
mudah difahami dan jelas.
 Ia merupakan satu set penerangan mengenai
pelaksanaan kerja-kerja mengkod supaya dapat
dilakukan dengan seragam oleh semua juru kod.
Penyediaan borang koding

 Borang ini bertujuan untuk membolehkan

juru kod memasukkan tanda-tanda yang
diperlukan pada tempat-tempat yang
ditetapkan oleh pengkaji.
 Data dari borang ini akan dipindahkan
kepada komputer untuk pengiraan dan
analisis data.
Pra-uji rangka koding
 Tujuan pra-ujian adalah untuk memastikan
bahawa segala kategori yang digunakan dan
didefinisikan yang diberikan tepat serta mudah
difahami. Ini dilakukan dengan memilih satu
sampel berita yang hendak dikaji dan dikodkan
mengikut rangka yang disediakan.
 Ada kemungkinan pengkaji mendapati bahawa
sesetengah kategori yang digunakan tidak
terdapat atau terlalu sedikit dan kadangkala
terdapat berita yang tidak ada dalam kategori
yang dibentuk.
Melatih juru kod

 Latihan diperlukan bagi memaskan

koding dilakukan secara seragam. Latihan
ini merupakan penerangan yang lengkap
tentang tatacara koding dan memahami
kategori berita yang perlu dikod.
 Juru kod perlu memahami matlamat
kajian, kategori-kategori berita yang perlu
dikod, bagaimana membaca dan memilih
berita dan bagaimana isi kandungan
berita harus dikodkan.
Menguji kesahihan antara juru
kod

 Ujian ini bertujuan untuk menentukan

bahawa semua juru kod dapat membuat
keputusan yang sama terhadap isi
kandungan sesuatu berita.
 jika terdapat percanggahan dalam
penafsiran ke atas satu-satu kategori isi
kandungan berita maka ini akan
menimbulkan masalah kesahihan
keputusan kajian itu pada keseluruhan
nanti.
Melakukan kerja koding

 Kerja-kerja pengkodan perlu dilakukan

setelah pengkaji berpuashati terhadap
keseragaman pengkodan yang tinggi
antara juru-juru kod.
 Pengkaji perlu menyemak secara rawak
dari masa ke semasa kerja-kerja
pengkodan supaya keseragaman kerja
juru kod dapat ditentukan.
Analisis data

 Setelah sampel analisis siap dianalisis,

anda boleh mula melakukan analisis.
 Dalam data analisis, anda perlu
menceritakan tentang hasil kajian anda
menafsirkan kesignifikannya.
 Analisis data biasanya dilakukan dengan
menggunakan pakej program SPSS-X.
Menyediakan laporan

 Penyediaan laporan kajian dibuat seperti

melaporkan kajian-kajian sains sosial yang
lain. Anda perlulah berhati-hati dalam
mengemukakan laporan kerana
berkemungkinan anda memperbesar-
besarkan penemuan kajian anda.
 Laporan kajian anda perlu menjawab
persoalan kajian yang dikemukakan.
KELEBIHAN DAN KELEMAHAN
KAEDAH ANALISIS KANDUNGAN
 kelemahan kaedah analisis kandungan ialah
ianya mengambil masa yang lama dan
kompleks.
 Kaedah analisis kandungan memerihalkan
kandungan sesuatu mesej dalam bentuk
mesej yang nyata (manifest content) yang
mungkin akan membawa kepada mesej yang
tersirat (latent content) yang akan dikaji
kelak.
 Kaedah analisis kandungan juga tidak dapat
memerihalkan tentang kesan sesuatu mesej.
 Dari segi kategori juga, pemilihan dan
pengwujudan sesuatu kategori adalah
sukar. Kategori haruslah bersifat
terperinci supaya tidak akan timbul apa-
apa persoalan.
 pemakaian kaedah ini juga tidak
dikaitkan dengan sebarang teori. Ia
dianggap lebih bercorak “data-driven”
daripada “teori-driven”.
 Dari segi kekuatannya, kaedah ini dikatakan
mudah digunakan dan memerlukan perbelanjaan
yang rendah. Pengkaji dapat menjimat masa
kerana bahan yang hendak dikaji telah sedia
dikenalpasti dan telah sedia ada.
 Dengan itu pengkaji tidak perlu melakukan temu
bual, mengisi borang soal selidik atau memasuki
makmal.
 Kos yang terlibat juga rendah kerana bahan-bahan
yang mudah diperolehi dan biasanya murah.
KAEDAH PENYELIDIKAN
KUALITATIF

-temu bual kualitatif

KAEDAH TEMU BUAL
 Kaedah temu bual adalah merupakan interaksi
antara penemubual dan peserta (responden)
dimana penemubual mempunyai perancangan
umum tentang temu bual tetapi tidak mempunyai
set soal selidik lengkap dan tersusun (seperti
mana soal selidik yang digunakan dalam survei).
 merupakan perbualan dimana penemubual
mewujudkan hala tuju umum bagi perbualan
berkenaan dan melanjutkankannya denga topik-
topik tertentu yang dikemukakan oleh responden.
 peserta yang sering dirujuk sebagai informan atau
pemberi maklumat yang lebih banyak bercakap.
KAEDAH TEMU BUAL
 Temu bual boleh dilakukan secara
berstruktur,separa struktur, dan secara
tidak berstruktur.
 Temu bual boleh dikendalikan secara
langsung oleh pengkaji atau melalui
telefon.
Temu bual berstruktur
 Dijalankan apabila penemubual mengetahui dengan tepat
apakah maklumat yang ingin diketahui dan menentukan
terlebih dahulu set soalan yang akan ditanya.
 Penemubual telah menulis soalan-soalan dan akan merujuk
kepada soalan berkenaan semasa menjalankan temu bual.
 Soalan berkenaan telah disusun mengikut pola yang
tertentu dan digunakan terhadap semua responden.
 Soalan-soalan biasanya memberikan fokus terhadap fakta-
fakta yang timbul semasa temu bual dan sesuai dengan
masalah kajian. Jawapan responden akan dicatatkan.
 Alat-alat visual seperti gambar, lukisan, dan kad-kad juga
digunakan dalam menjalankan temu bual.
Temu bual separa sturuktur
 Temu bual separa struktur secara umumnya
mengandungi senarai soalan yang ingin ditanya
oleh penemubual yang perlu dijawab oleh
responden.
 Soal-soalan adalah lebih berbentuk terbuka
berbanding dengan temu bual berstruktur. Temu
bual separa struktur memberikan lebih kebebasan
kepada penemubual.
 Penemubual boleh mengemukakan soalan dalam
apa juga susunan yang bersesuaian bagi
melancarkan perbualan dengan informan.
Temu bual tidak berstruktur
 Memberikan sepenuhnya kebebasan kepada
penemubual.
 Apabila pengkaji melakukan temu bual tanpa
susunan soalan-soalan yang teratur akan
ditanya kepada responden.
 Tujuan temu bual tidak berstruktur adalah
untuk mendapatkan gambaran awal tentang
sesuatu isu bagi membolehkan pengkaji
mendapat idea tentang soalan yang harus
dibina untuk pengujian selanjutnya.
TEKNIK PENYUSUNAN
SOALAN DALAM TEMU BUAL
 Funneling
– Lebih baik memulakan soalan dengan
soalan berbentuk terbuka yang seterusnya
membawa kepada soalan yang lebih terfokus.
 Soalan tidak bias

–Soalan-soalan berbentuk emosional harus

dielakkan. Bias juga boleh berlaku melalui
penggunaan perkataan, nada dan intonasi
suara dan juga cadangan-cadangan yang
tidak bersesuaian.
 Penjelasan isu
–Untuk memastikan bahawa pengkaji memahami apa
yang dimaksudkan oleh responden, adalah
dicadangkan supaya pengkaji mengulangi apa yang
dikatakan oleh responden bagi tujuan penjelasan isu
dan pengesahan maklum balas yang diterima daripada
responden.

–Membantu responden memikirkan sesuatu isu

Jika responden merasa tidak jelas, pengkaji boleh

menanya soalan dengan cara yang lebih mudah

atau menstrukturkan semula soalan
PROTOKOL TEMU BUAL
 Temu bual boleh dikendalikan secara bersemuka
atau melalui telefon.
 Pemilihan tatacara ini bergantung kepada tahap
kompleksiti isu yang terlibat, masa temu bual akan
dijalankan, keselesaan kedua-dua belah pihak dan
juga lokasi dimana temu bual dijalankan.
 Temu bual melalui telefon sesuai bagi responden
yang berada dalam kawasan geografi yang luas
dan masa temu bual yang pendek.
 Kebaikan temu bual melalui telefon adalah
berbagai responden boleh ditemu bual
walaupun jarak yang jauh dalam tempoh
masa yang singkat.
 Bagi responden, ia mungkin dapat
menghilangkan rasa tidak selesa ketika
ditanya secara bersemuka serta juga
menghilangkan ketidakselesaan jika terpaksa
mendedahkan maklumat secara sulit.
 Kebaikan bagi temu bual bersemuka
adalah pengkaji boleh mengubahsuai
cara menanya soalan, menjelaskan
kekaburan dan memastikan bahawa
jawapan difahami melalui pengulangan
atau penstrukturan semula soalan.
 Pengkaji juga boleh melihat isyarat-
isyarat tanpa lisan dari responden.
 Kelemahan kaedah ini ialah dari segi
limitasi geografi dan sumber kewangan
yang besar diperlukan jika temu bual
dijalankan diperingkat kebangsaan atau
apabila kos yang tinggi terlibat untuk
melatih penemubual.
 Responden boleh menamatkan temu bual tanpa apa-
apa penjelasan dengan meletakkan telefon.
 Bagi mengatasi masalah ini, adalah lebih baik supaya
sebelum temu bual dijalankan, nyatakan terlebih
dahulu berapa lama temu bual akan dijalankan dan
tetapkan masa dimana kedua-dua belah pihak
merasa selesa.
 Pengkaji juga tidak dapat melihat responden mahu
pun komunikasi tanpa lisan beliau.