SENARAI TUGAS GURU DATA

Peringkat : Sekolah Menengah/Rendah

Jawatan : Guru Data Sekolah DG41/DGA32/DGA29
Waktu Bertugas : Mengikut waktu persekolahan (bagi sekolah dua sesi waktu
bertugas boleh disesuaikan merangkumi kedua-dua sesi)

1. Menjalankan tugas-tugas berkaitan dengan kurikulum dan kokurikulum seperti yang

ditetapkan oleh Guru Besar/Pengetua.

2. Merancang pengurusan data dan maklumat pendidikan peringkat sekolah yang

diarahkan oleh Bahagian-Bahagian di KPM, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pendidikan
Daerah (Gabungan) dan sekolah dan lain-lain agensi kerajaan.

a) Bertanggungjawab bagi pengurusan data di bawah sistem aplikasi seperti EMIS iaitu
melaksanakan pengumpulan, pemprosesan, penyimpanan, pengeluaran, pelaporan,
pembekalan dan penyebaran data dan maklumat pendidikan sekolah mengikut kaedah
dan jadual yang ditetapkan yang berkaitan dengan:
i. Guru seperti biodata, opsyen dan pengalaman mengajar;
ii. Pelajar seperti enrolmen, biasiswa dan bantuan lain;
iii. Staf bukan guru;
iv. Profil sekolah termasuk fizikal dan maklumat am sekolah;
v. Pendaftaran PTK;
vi. Lain-lain yang ditetapkan dari semasa ke semasa.

b) Membantu guru dan staf sokongan dalam penyelarasan data dan maklumat pendidikan
seperti HRMIS, Sistem Maklumat Murid (SMM), Sistem Salah Laku Disiplin Murid (SSDM),
KWAMP, peperiksaan, asrama, kokurikulum, Buku Teks dll.

c) Membantu dalam penyelenggaraan dan rangkaian komputer; namun bagi sekolah Bestari
tanggungjawab teknikal dibuat oleh Penyelaras IT.

d) Membantu pihak pengurusan sekolah mengemas kini data dan maklumat peringkat
sekolah bagi Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) 2006-2010.

3. Memberi khidmat nasihat kepada guru berkenaan pengurusan data dan maklumat
peringkat sekolah.

4. Menjadi setiausaha Jawatankuasa Maklumat dan Pengkomputeran Sekolah.

5. Melaksanakan tugas-tugas lain berkaitan pengurusan data yang diarahkan dari

semasa ke semasa.
 GARIS PANDUAN PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH

Adalah menjadi tanggungjawab Guru Data:

1. Mengemas kini data EMIS.

2. Mematuhi tarikh kutipan dan garis panduan penyelenggaraan yang telah ditetapkan.

3. Memastikan data disemak.

4. Menyediakan laporan atau catatan yang diperlukan contoh: catatan atau alasan bagi
turun/naik data enrolmen dan ditentu sah oleh GPK1 selaku Pengurus Maklumat Sekolah
sebelum menghantar ke PPD.

5. Memastikan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS
disemak dan disahkan oleh Pengetua/Guru Besar sebelum dihantar ke PPD.

6. Menyimpan dengan baik segala dokumen (bahan bercetak atau elektronik) berkaitan
pengurusan data EMIS.

7. Menyelenggara komputer yang digunakan untuk tujuan pengurusan maklumat sekolah

dengan baik. Segala kerosakan perisian hendaklah dilaporkan kepada Pegawai maklumat,
PPD dengan segera supaya kutipan data tidak terganggu.

8. Membuat salinan backup data pada setiap kutipan dan menyimpan disket backup dengan
baik.

9. Jika berlaku kerosakan komputer segala urusan kemas kini hendaklah dilakukan di PPD.

10. Pihak pengurusan sekolah perlu memastikan data disimpan di tempat yang selamat
kerana ia merupakan bahan terkawal dan sulit.
 PROSEDUR PENYERAHAN DATA KUTIPAN SEKOLAH

1. Ralat data yang berkaitan yang dipapar dari aplikasi Verifikasi Asas dan Utiliti dibersihkan.

2. Pihak sekolah menyerahkan data kepada JU atau Pegawai Maklumat Daerah.

3. Pihak sekolah perlu menyerahkan data sekolah, catatan/alasan naik/turun data enrolmen,
dan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS.

SENARAI SEMAK EMIS

Berikut adalah senarai bahan berkaitan EMIS yang perlu ada di sekolah:

1. Disket dan Sistem Aplikasi EMIS Versi 4.0

2. Sistem Aplikasi Utiliti EMIS 2008
3. Manual Pengguna Utiliti EMIS 2008
4. Buku Definisi Variabel EMIS
5. Koleksi disket arkib kutipan-kutipan terdahulu
6. Koleksi Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang terdahulu yang dicetak dari aplikasi
EMIS.

TUGAS GURU DATA SEBAGAI SETIAUSAHA JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT

SEKOLAH (JPMS)

1. Memastikan data dalam bentuk soft copy serta bercetak yang disediakan setelah disemak,
dan ditentu sah bagi menghasilkan data dan maklumat yang berkualiti, sahih dan
menepati masa.

2. Bertindak sebagai Pegawai Perhubungan Maklumat Sekolah (pengantara) dalam

rangkaian maklumat antara sekolah, PPD, JPN dan KPM.

3. Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan sekolah.

 GARIS PANDUAN PENYELENGGARAAN EMIS PERINGKAT SEKOLAH

AKTIVITI PROSES TINDAKAN RUJUKAN

Taklimat/ Menghadiri taklimat berkaitan dengan EMIS Pengetua/ Surat arahan
Penjelasan Guru Besar

Kemasukan 1) memasukkan dan mengemas kini data Guru Data Manual Definisi Variabel EMIS
dan pengemas 2) membuat semakan menggunakan aplikasi
–kinian data Utiliti dan Verifikasi Asas
sekolah 3) membetulkan ralat data yang berkaitan yang
dipapar
4) menyediakan catatan atau laporan ralat
terutama tentang turun/naik maklumat enrolmen
untuk dihantar ke PPD
5) memastikan data yang tersimpan dalam
komputer di sekolah adalah data terkini yang telah
dikemas kini dan diperbaiki selepas verifikasi
terakhir dijalankan

Maklumat Sekolah Dokumen berkaitan:

Profil Am - pelan sekolah: keluasan
Pengurusan Sekolah sekolah, bilangan dan,
Kedudukan Sekolah kegunaan bilik, bilangan blok,
Kawasan jenis padang/ gelanggang dll.
Bangunan - penubuhan sekolah
Bilik-bilik di sekolah - penyerahan sekolah
Kuarters Guru - keadaan bangunan dari JKR
Peralatan dll.
Kemudahan Sukan
Tandas
Kenderaan
Tempat letak kenderaan

Maklumat Asrama Pelan asrama

Bangunan Asrama - bilangan dan kegunaan bilik
Bilik-bilik Asrama - bilangan blok
Peralatan - jenis padang/ gelanggang
dll.

Maklumat Staf (Guru & Bukan Guru) Guru Data Fail Peribadi Guru dan staf
Maklumat Peribadi dan Dokumen berkaitan:
Perkhidmatan Pembantu - sijil akademik
Tugas Khas Tadbir - sijil ikhtisas
Tarikh-tarikh - jadual waktu peribadi
Kelulusan Akademik dll.
Kelulusan Ikhtisas
AKTIVITI PROSES TINDAKAN RUJUKAN
Kokurikulum
Bukan Guru
Latihan Dalam Perkhidmatan/PTK
Elaun
Mata pelajaran Ajar
Sejarah Perkhidmatan

1) menyediakan nota penerangan ringkas untuk

dilampirkan bersama borang pengisian/
pengemaskinian maklumat
2) mengagihkan borang dan
jadual yang berkaitan kepada mereka yang
berkenaan
3) menjelaskan cara mengisi
borang/jadual tersebut dengan betul dan tepat
4) memaklumkan tarikh
mengumpul semula borang tersebut
5) memastikan borang-
borang berkenaan telah diterima dan diisi dengan
lengkap
6) memasukkan dan
mengemaskinikan data dalam EMIS Guru Data PK HEM
Penyelaras/Guru Tingkatan
Maklumat Enrolmen Guru Panitia/Bidang MP
Enrolmen Murid dan Bilangan Kelas
Bilangan Murid Yatim Dokumen berkaitan:
Bilangan Murid Intervensi 3M - Rekod/Jadual
Maklumat Murid Thn. 1 dari Prasekolah Tahun Lepas Kehadiran Murid setiap
Bilangan Murid Khas Tahun/ Tingkatan
Bilangan Murid dan Kelas Mengikut MP Elektif-KBSM/ - senarai murid
Tambahan KBSR contoh:
Bilangan Murid POL menerima biasiswa, yatim,
Bilangan Murid ke Tingkatan Peralihan/Tingkatan 1 mengikut subjek elektif, Islam,
Enrolmen Murid Tahun 1 dari/tanpa Prasekolah mendaftar Tahun/Ting. 1,
Bilangan Murid Beragama Islam warganegara asing dll.
Bilangan Murid Mengulang
Bilangan Pemegang Biasiswa
Bilangan Penghuni Asrama
Bilangan Murid Mendaftar Tahun 1
Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan tidak
meneruskan pelajaran)
Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan
meneruskan dalam sistem lain)
Bilangan Warga Negara Asing
Kelas Cantum
 AKTIVITI PROSES TINDAKAN RUJUKAN
1) mengemaskini data berdasarkan dokumen
yang berkaitan
2) membuat semakan menggunakan aplikasi
Utiliti dan Verifikasi Asas
3) menganalisis naik/turun data seperti yang
terdapat dalam output kuiri Verifikasi Asas
4) menyediakan catatan/alasan bagi maklumat
dalam 3)

Penghantaran 1) melakukan backup aplikasi ke dalam disket Guru Data

data sekolah untuk keselamatan data.
ke PPD 2) mencetak Laporan Pengesahan Maklumat
Sekolah.
3) mendapatkan tandatangan pengesahan
daripada PK1 dan Pengetua/Guru Besar dalam
Laporan yang dicetak.
4) melakukan proses eksport.memastikan fail
EXPEMIS4.ZIP ada dalam disket.
5) melabelkan disket serta tarikh kutipan.
6) menyerahkan data sekolah bersama Laporan
Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari
aplikasi EMIS serta catatan naik/turun enrolmen
ke PPD.
7) melaporkan segala masalah berkaitan
Pengurusan data kepada Pegawai Maklumat
Daerah di PPD.
Carta Aliran –
Pengurusan Data EMIS Mula

Guru Data sedia dan cetak borang/dokumen: Profil

sekolah, Guru dan Staf, Enrolmen, Asrama

Guru Data serah borang/dokumen kepada Pembantu

Tadbir berkaitan maklumat Guru/Bukan Guru

Guru Data edar borang/dokumen kepada AJK JPMS yang

berkenaan untuk dilengkapkan

Guru Data kumpulkan semula borang/dokumen yang

diedarkan dan semak

Lengkapkan/kemaskini Tidak
semula maklumat dalam lengkap Maklumat lengkap
sistem. Ya

Guru Data kemaskini maklumat dalam aplikasi

Guru Data semak data menggunakan Aplikasi Utiliti EMIS

dan Verifikasi Asas dan cetak laporan ralat

Tidak
Buat semakan/ pembetulan Maklumat tepat
dan cetak semula tepat
Ya
Guru Data dapatkan pengesahan PK1

Buat semakan/ pembetulan Tidak Lulus

dan cetak semula lulus

Guru Data cetak Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah

dan dapatkan tandatangan pengesahan daripada PK1
serta Pengetua/Guru Besar.

Guru Data eksport data ke dalam disket dan buat backup

Guru Data hantar disket mengandungi data

(EXPEMIS4.zip), Laporan Pengesahan Maklumat
Sekolah dan catatan/alasan naik/turun data enrolmen ke
PPD

Tamat