Sop Sistem Pengurusan Sekolah Sps Sekolah Daerah Tampin

PROSEDUR
OPERASI
STANDARD
[SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH]
DERAF
VERSI 2.0 PENGINTEGRASIAN
Isi Kandungan
Pengenalan
Peranan dan Tanggungjawab
2.1
Sistem Pengurusan Sekolah
2.2
Modul Pengurusan Sekolah
2.3
Modul Pengurusan Guru
2.4
Modul Pengurusan Murid
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat

3.1
Kementerian Pendidikan Malaysia
3.2
Jabatan Pendidikan Negeri
3.3
Pejabat Pendidikan Daerah
3.4
Sekolah
Struktur Organisasi
Maklumat
Keahlian
Jawatankuasa
Pengurusan
4.1
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Kementerian
11
4.2
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri
12
4.3
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah
13
4.4
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah
14
Carta Alir Proses Kerja

5.1
15
5.2
15
5.3
16
5.4
Sekolah
16
Pegawai Yang Boleh Dihubungi
17
Penutup
17
PROSEDUR OPERASI STANDARD
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH

1.
PENGENALAN
Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) mula dilaksanakan di semua sekolah mulai 1
Januari 2015 menerusi Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bil. 21/2014:
Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) bertarikh 24 Disember 2014. Garis
Panduan Pelaksanaan SPS disertakan bersama-sama surat siaran tersebut sebagai
panduan umum pelaksanaan SPS pada semua peringkat.
Prosedur Operasi Standard (POS) ini bertujuan untuk menjelaskan secara terperinci
peranan dan tanggungjawab dalam pelaksanaan SPS dan penyediaan data rasmi
serta data operasi bagi keperluan pendidikan.
Data Rasmi ialah data yang telah ditentu sah oleh pemilik data dan dikeluarkan oleh
sektor/unit yang telah dilantik sebagai pembekal data rasmi organisasi. Data ini
digunakan
untuk
tujuan
perancangan
pengurusan
pendidikan
di
peringkat
Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM), Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat

Pendidikan Daerah (PPD) dan sekolah.
Data Operasi ialah data semasa yang perlu dikemas kini dalam tempoh 3 hari
bekerja setiap kali berlaku perubahan. Data ini
digunakan
untuk
melaksanakan
bahagian/JPN/PPD/sekolah.
operasi
dikeluarkan oleh pemilik data dan

pentadbiran
harian
di
peringkat
2.
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN SISTEM PENGURUSAN

SEKOLAH (SPS)
2.1
BIL
1
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

BAHAGIAN
Bahagian Perancangan dan
Penyelidikan Dasar
Pendidikan
Bahagian Pengurusan Sekolah

Harian
TUGAS DAN PERANAN
Menentusah setiap elemen data

pengurusan sekolah bersama-sama
bahagian berkaitan
Melaksana pemantauan pengoperasian

modul pengurusan sekolah
Mengurus setia Jawatankuasa

Pengurusan Maklumat Kementerian
(JPMK)
Membekal data rasmi (sekolah, guru

dan murid) kepada pihak pengurusan di
KPM dan pengguna lain di luar dan
dalam KPM
Mengenalpasti dan mencadang

penambahbaikan system
Menentusah setiap elemen data SPS

bersama-sama bahagian berkaitan dan
JPN

pengurusan guru dan murid bersamasama bahagian berkaitan
Melaksana pemantauan pengoperasian

modul pengurusan guru dan murid
Mengurus khidmat sokongan teknikal
Bahagian Pengurusan
Maklumat
2.2
JABATAN PENDIDIKAN NEGERI
BIL
SEKTOR
Sektor Pengurusan Maklumat
dan ICT
TUGAS DAN PERANAN
Administrator Sistem Pengurusan

Maklumat Sekolah

Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN)
Menyelaras permohonan maklumat

peringkat JPN
Membekal data rasmi (sekolah, guru,

AKP dan murid) kepada pihak
pengurusan di JPN dan pengguna lain di
Muka Surat |
luar dan dalam JPN
Sektor Pengurusan Sekolah
Sektor Khidmat Pengurusan

dan Pembangunan
Sektor Pembangunan
Kemanusiaan
Sektor/Unit lain
Membantu khidmat sokongan teknikal
Mengurus dan menyelaras membuat

verifikasi setiap elemen data dalam
Melaksanakan verifikasi bersama Sektor

Pengurusan Sekolah, Sektor
Pembangunan Kemanusiaan dan Sektor
Khidmat Pengurusan dan Pembangunan
Menentusahkan setiap elemen data

pengurusan sekolah, guru, AKP dan
murid bersama-sama sektor berkaitan
Melaksanakan pemantauan pengurusan

SPS yang melibatkan maklumat sekolah,
guru dan AKP serta murid
Mengurus, menyelaras dan membuat

Menentusahkan data semasa Modul

Pengurusan Guru sebelum dibekalkan
kepada pihak luar dan dalam JPN.

data guru SPS

verifikasi setiap elemen data AKP dalam
Menentusahkan data semasa AKP

sebelum dibekalkan kepada pihak luar
dan dalam JPN

data AKP SPS.

Menentusahkan data semasa murid

sebelum dibekalkan kepada pihak luar
dan dalam JPN

data murid SPS.
Membekal dan menentusahkan data

mengikut bidang berkaitan sebelum
dibekalkan kepada pihak luar dan dalam
Muka Surat |
JPN.
2.3
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH
Sistem Pengurusan Sekolah (SPS)

BIL
UNIT
Unit Pengurusan Maklumat
dan ICT
TUGAS DAN PERANAN

Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD)
Membekal data rasmi (sekolah, guru dan

murid) kepada pihak pengurusan di PPD
dan pengguna lain di luar dan dalam
PPD
Membantu khidmat sokongan teknikal
Menyelaras verifikasi setiap elemen data

dalam modul Sistem Pengurusan
sekolah melalui Bengkel Verifikasi Data
di peringkat daerah sebelum Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat
Daerah.
Membentuk dan membimbing kumpulan
Jurulatih Utama Daerah Sistem
Pengurusan Sekolah.
Mengurus
permohonan
maklumat
peringkat daerah.
Menyediakan statistik Maklumat Asas
Pendidikan peringkat PPD . (3 kali
setahun iaitu berakhir bulan Januari,
April dan Ogos)
Unit Pengurusan Sekolah
Membekal data guru kepada Unit

Pengurusan Maklumat PPD.
Unit Pengurusan
Kemanusiaan
Membekal data murid kepada Unit

Pengurusan Maklumat PPD
AJK Lain
Menyediakan data bidang masingmasing
Membuat semak silang data bersamasama Jawatankuasa Kerja

BIL
UNIT
TUGAS DAN PERANAN

Muka Surat |

dan ICT

Menentusahkan setiap elemen data

pengurusan sekolah bersama-sama unit
berkaitan

data sekolah sekurang-kurangnya 6
buah sekolah setahun.
Membentangkan statistik Modul

Pengurusan Sekolah untuk disahkan
dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD).
Membentangkan laporan penghantaran

Lampiran Pengesahan Maklumat
sekolah dalam Mesyuarat Pengurusan
PPD .
Menyediakan analisis maklumat setiap

elemen data Modul Pengurusan Sekolah

BIL
UNIT
Unit Pengurusan Sekolah
Unit Perjawatan dan Perkhidmatan
TUGAS DAN PERANAN
Mengurus, menyelaras dan

membuat verifikasi setiap elemen
data dalam modul pengurusan guru

pengurusan guru bersama-sama unit
berkaitan
Membekal data semasa guru kepada

Unit Pengurusan Maklumat PPD
setiap bulan
Melaksana pemantauan
pengoperasian modul pengurusan
guru
Membentangkan statistik guru untuk

disahkan dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan
Maklumat Daerah (JPMD).
Menyediakan analisis maklumat

setiap elemen data Modul
Pengurusan Sekolah

Muka Surat |
data AKP dalam modul pengurusan

guru
AJK Lain

pengurusan bukan bersama-sama
unit berkaitan
Membekal data semasa bukan guru

kepada Unit Pengurusan Maklumat
PPD setiap bulan
pengoperasian data AKP dalam
modul pengurusan guru
Membentangkan laporan bukan guru

untuk disahkan dalam Mesyuarat
Menyediakan data berkaitan bidang

masing-masing
Membuat semak silang data

bersama-sama jawatankuasa

BIL
UNIT
Unit Hal Ehwal Murid
TUGAS DAN PERANAN

data dalam modul pengurusan murid

pengurusan murid bersama-sama
unit berkaitan
Membekal data semasa murid

kepada Unit Pengurusan Maklumat
PPD setiap bulan
pengoperasian modul pengurusan
murid
Membentangkan laporan murid

untuk disahkan dalam Mesyuarat
Menyediakan statistik enrolmen dan

keperluan murid mengikut sekolah
serta dibentangkan semasa
Mesyuarat Jawatankuasa
Muka Surat |
AJK Lain
2.4
Pengurusan Maklumat Daerah.

Menyediakan analisis maklumat
setiap elemen data Modul
Pengurusan Sekolah
Menyediakan data berkaitan bidang

masing-masing
Membuat semak silang data

bersama-sama jawatankuasa
SEKOLAH
Sistem Pengurusan Sekolah (SPS)

BIL
Pentadbir/Guru
Penolong Kanan Pentadbiran
Guru Data (Tanpa PT NBOS)
TUGAS DAN PERANAN
Mengeluarkan arahan pengisian,

pengemaskinian dan pembekalan data
sekolah, guru/AKP dan murid kepada
semua guru/AKP,Guru Data/PT Data
Menyemak data sekolah, guru/AKP dan

murid
Memastikan semua medan dalam SPS

adalah lengkap dan terkini
Membuat semak silang data bersamasama AJK Jawatankuasa Pengurusan

Maklumat Sekolah (JPMS) berkaitan
Menyemak kesahihan data dalam

*Lampiran Pengesahan Maklumat
Sekolah (LPMS)
Mendapatkan pengesahan data daripada

PK Pentadbiran dan PK HEM
Membuat analisis data peringkat sekolah
Mencetak laporan daripada SPS
Membentangkan laporan sekolah,

guru/AKP dan murid untuk disahkan
dalam mesyuarat JPMS
Mengurus setia JPMS
Menyimpan pangkalan data sekolah

pada akhir setiap bulan
Mengurus fail data secara sistematik
Membekal data rasmi sekolah, guru/AKP

dan murid kepada pihak JPN/PPD/
sekolah
Muka Surat |
*Nota: akan ditambah baik dari semasa ke

semasa mengikut keperluan
Guru Data (Dengan PT NBOS)
Pembantu Tadbir Data (NBOS)
AJK JPMS Lain
Memastikan AJK JPMS membekalkan

data berkaitan kepada PT Data
Membuat semak silang data bersamasama AJK berkaitan
Menyemak kesahihan data dalam LPMS
Mendapatkan pengesahan data daripada

PK Pentadbiran dan PK HEM
Membuat analisis data peringkat sekolah
Membentangkan laporan sekolah,

guru/AKP dan murid untuk disahkan
dalam mesyuarat JPMS
Mengurus setia JPMS
Memastikan PT Data membekalkan data

rasmi sekolah, guru/AKP dan murid
kepada pihak JPN/PPD/sekolah
Mengumpul data yang telah disahkan

oleh guru/guru kelas/AJK JPMS
Mengunci masuk data ke dalam sistem

berdasarkan dokumen rasmi yang
berkaitan

Membekalkan data rasmi sekolah,

guru/AKP dan murid kepada pihak
JPN/PPD/sekolah
Menyediakan data bidang masingmasing
Membuat semak silang data bersamasama Jawatankuasa Verifikasi Maklumat

Sekolah (JKVMS)
Mengesahkan data bidang masingmasing

BIL
Pentadbir/Guru
TUGAS DAN PERANAN
Mengeluarkan arahan pengisian dan

Muka Surat |
pengemaskinian data sekolah kepada

Guru Data/PT Data
Menyemak data sekolah :

i)
fizikal
ii) aset
Mengunci masuk data sekolah

berdasarkan dokumen dan laporan
berkaitan
Menyemak data sekolah yang telah

diisi/dikemas kini
Membuat semak silang data sekolah

bersama-sama AJK JPMS berkaitan
Menyemak kesahihan data sekolah

dalam LPMS
Membentangkan laporan sekolah untuk

disahkan dalam mesyuarat JPMS
Membekal data sekolah kepada pihak

JPN/PPD/ sekolah
Memastikan AJK berkaitan

membekalkan data sekolah yang sahih
kepada PT Data
Memastikan PT Data mengunci masuk

data sekolah
Menyemak data sekolah yang telah

diisi/dikemas kini

bersama-sama AJK LPMS berkaitan
Menyemak kesahihan data sekolah

dalam LPMS
Membentangkan laporan sekolah untuk


sekolah kepada pihak JPN/PPD/ sekolah
Mengumpul data sekolah yang telah

disahkan oleh AJK JPMS
Mengunci masuk data sekolah ke dalam

sistem berdasarkan dokumen rasmi yang
berkaitan

Muka Surat |
AJK JPMS Lain

Membekalkan data sekolah kepada

pihak JPN/PPD/sekolah
Menyediakan data sekolah mengikut

bidang masing-masing

bersama-sama JKVMS
Mengesahkan data sekolah mengikut


BIL
Pentadbir/Guru
TUGAS DAN PERANAN

pengemaskinian data guru/AKP kepada
individu guru/AKP
Mengeluarkan arahan penyelarasan data

guru/AKP kepada Guru Data
Menyemak data guru/AKP
Mengunci masuk data perkhidmatan

guru dan AKP
Menyemak data guru/AKP yang telah

diisi/dikemas kini oleh individu guru/AKP
Membuat semak silang data guru/AKP

bersama-sama AJK JPMS berkaitan
Menyemak kesahihan data guru/AKP

dalam LPMS
Membentangkan laporan guru/AKP untuk

Membekal data guru/AKP kepada pihak

JPN/PPD/sekolah
Memastikan individu guru/AKP/AJK

JPMS berkaitan membekalkan data yang
sahih kepada PT Data
Memastikan PT Data mengunci masuk

data perkhidmatan guru/AKP
Menyemak data guru/AKP yang telah

Muka Surat |
10
diisi oleh individu guru/AKP/PT Data
Individu Guru/AKP
AJK JPMS Lain
Membuat semak silang data bersamasama AJK JPMS berkaitan
Menyemak kesahihan data dalam LPMS
Membentangkan laporan guru dan AKP

untuk disahkan dalam mesyuarat JPMS

guru dan AKP kepada pihak
JPN/PPD/pengurusan sekolah
Mengunci masuk maklumat peribadi

dalam Modul Pengurusan Guru
Menyemak kesahihan dan ketepatan

keseluruhan data individu dalam Modul
Pengurusan Guru
Menyediakan data guru/AKP mengikut

Membuat semak silang data guru/AKP

bersama-sama JKVMS
Mengesahkan data guru/AKP mengikut


oleh individu guru/AKP/AJK JPMS
Mengunci masuk data perkhidmatan

guru/AKP ke dalam SPS berdasarkan
dokumen rasmi yang berkaitan

Membekalkan data guru kepada pihak

JPN/PPD/sekolah

BIL
Pentadbir/Guru
Penolong Kanan Hal Ehwal
Murid
TUGAS DAN PERANAN

pengemaskinian data murid kepada guru
kelas
Mengeluarkan arahan penyelarasan data

Muka Surat |
11
murid kepada Guru Data
Guru Kelas
AJK JPMS Lain
Menyemak data murid yang telah diisi

oleh guru kelas
Menyelaras aktiviti
pengisian/pengemaskinian data murid

oleh guru kelas
Menyemak kesahihan data murid dalam

LPMS
Membentangkan laporan murid untuk

Membekal data murid kepada pihak

JPN/PPD/sekolah
Menyelaras aktiviti
pengisian/pengemaskinian data murid
Memastikan PT membantu guru kelas

mengunci masuk data murid yang
berkaitan

oleh guru kelas dan PT Data
Menyemak kesahihan data murid dalam

LPMS
Membentangkan laporan murid untuk


murid kepada pihak
JPN/PPD/pengurusan sekolah
Mengunci masuk maklumat murid dalam

Menyemak data murid dalam Modul

Pengurusan Murid berdasarkan
dokumen berkaitan
Mengesahkan ketepatan data murid

dalam SPS
Menyediakan data murid mengikut

Muka Surat |
12
Membuat semak silang data murid

bersama-sama JKVMS
Mengesahkan data murid mengikut


oleh AJK JPMS
Membantu guru kelas mengunci masuk

data murid ke dalam sistem berdasarkan
dokumen rasmi yang berkaitan

Membekalkan data rasmi murid kepada

pihak JPN/PPD/sekolah
Muka Surat |
13
3.
JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat berfungsi bagi membincang, menyemak dan
menentu sahkan data dan maklumat yang terdapat di dalam SPS. Segala data dan
maklumat yang telah ditentu sahkan boleh dikeluarkan sebagai data rasmi KPM,
JPN, PPD dan Sekolah.
3.1.
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Kementerian (JPMK)

(a) Terma Rujukan
(i)
Menjadi peneraju utama dan mekanisme inisiatif ICT bagi program

pengintegrasian
sistem-sistem
aplikasi
yang
terdapat
disemua
agensi/Bahagian KPM.
(ii)
Menggubal dasar dan menentu hala tuju sistem dan pangkalan data tunggal
untuk semua sekolah KPM (single entry point).
(iii)
Membincang dan menerima pelan tindakan peluasan SPS

mengesyorkan tindakan-tindakan pembetulan serta perekayasaan.
(iv)
Membincang dan menerima laporan dan syor daripada setiap Jawatankuasa

Pelaksana seperti Jawatankuasa Maklumat Asas Pendidikan (JKMAP) dan
lain-lain.
(v)
Menetapkan garis panduan dan instrumen pemantauan SPS mengikut

komponen.
(vi)
Mengesyorkan bentuk penilaian/kajian berhubung dengan kemajuan SPS

oleh Bahagian-Bahagian KPM yang berkaitan.
(vii)
Membuat pelaporan, permohonan dan cadangan kepada Jawatankuasa

Tertinggi KPM untuk pertimbangan dan kelulusan yang sewajarnya.
Muka Surat |
dan
14
(viii)
Menimbang dan meluluskan sebarang dasar, aktiviti/program, justifikasi

kewangan dan lain-lain keperluan yang berkaitan dengan SPS dari semasa
ke semasa.
(ix)
Memastikan Data Dictionary Pendidikan (DDP) selari dengan Data Dictionary

Sektor Awam (DDSA).
(b) Bidang Tugas

(i)
Akauntabiliti kepada KPPM
(ii)
Melaksanakan tiga (3) kali mesyuarat setahun (Februari, Mei, September)

minggu keempat
(iii)
Menyelaras aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan (verifikasi),

penentusahan dan penganalisisan data negeri
(iv)
Memastikan penyimpanan dan keselamatan data
(v)
Menyelaras data dan maklumat bersama dengan bahagian berkenaan
(vi)
Memantau pengoperasian SPS di JPN, PPD dan sekolah
(vii)
Menyediakan peruntukan untuk latihan Guru Data dan JU
(viii)
Melaksanakan audit data peringkat KPM
(ix)
Menyediakan statistik data KPM
(c) Keahlian
Pengerusi
: Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Timbalan Pengerusi
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

(Sektor Dasar dan Pembangunan Pendidikan)

(Sektor Operasi Pendidikan)
Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan)
Ahli
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
Rektor Institut Pendidikan Guru (IPGM)

Pengarah, Bahagian Perancangan dan
Penyelidikan Dasar Pendidikan
Pengarah, Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
Pengarah, Bahagian Pendidikan Islam
Pengarah, Bahagian Sukan
Pengarah, Bahagian Kokurikulum dan Kesenian
Pengarah, Bahagian Pendidikan Khas
Pengarah, Bahagian Pengurusan Sekolah
Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan
Pengarah, Bahagian Pendidikan Teknik dan
Vokasional
Pengarah, Bahagian Pendidikan Swasta
Pengarah, Bahagian Teknologi Pendidikan
Pengarah, Lembaga Peperiksaan
Setiausaha Bahagian, Bahagian Kewangan
Setiausaha Bahagian, Bahagian Pengurusan
Muka Surat |
15
:
:
:
Urus Setia
3.2.
Sumber Manusia
Setiausaha Bahagian, Bahagian Pengurusan
Maklumat
Setiausaha Bahagian, Bahagian Pembangunan
Pelajaran
Setiausaha Bahagian, Bahagian Perolehan dan
Pengurusan Aset
: BPPDP bersama BPSH dan BPM
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN)

(a) Bidang Tugas
(i) Akauntabiliti kepada KPM
(ii)

minggu ketiga
(iii)
Menyelaras aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan (verifikasi),

penentusahan dan penganalisisan data daerah
(iv)
(v)
Menyelaras data dan maklumat bersama-sama dengan unit-unit berkaitan
(vi)
Memantau pengoperasian SPS di peringkat PPD berdasarkan Laporan

Pengesahan Data yang telah dibuat di PPD
(vii)
Menyediakan keperluan peruntukan untuk latihan pengurusan data SPS
(viii)
Melaporkan audit data peringkat JPN
(ix)
Membuat analisis data SPS
(x)
Menyediakan statistik data JPN
(b) Keahlian
Pengerusi
: Pengarah
Timbalan Pengerusi
: Timbalan Pengarah
Ahli Tetap
:
:
:
:
:
:
:
*mengikut
kesesuaian JPN
Semua Ketua Sektor

KPP Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri
Semua PPD
Ketua Unit Pengurusan Maklumat
Ketua Unit Sekolah Menengah
Ketua Unit Sekolah Rendah
Ketua Unit Prasekolah
Muka Surat |
16
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
Urus Setia
Ketua Unit Hal Ehwal Murid

Ketua Unit Sukan
Ketua Unit Kokurikulum
Ketua Unit Pendidikan Khas
Ketua Unit Pembangunan
Ketua Unit Perjawatan dan Perkhidmatan
Ketua Unit Perolehan dan Pengurusan Aset
Ketua Unit Perhubungan dan Pendaftaran
Koordinator DTP
Ketua Unit Penilaian
Ketua Unit Peperiksaan
Ketua Unit Kaunseling
Ketua Unit Swasta
SPMICT
3.3. Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD)

(a) Bidang Tugas
(i)
Akauntabiliti kepada JPN/KPM
(ii)
Melaksanakan pengumpulan data 3 kali setahun (31 Januari, 30 April dan 31

Ogos)
(iii)

minggu kedua
(iv)
Memastikan aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan (verifikasi),

penentusahan dan penganalisisan data daerah
(v)
(vi)
Menyelaras data dan maklumat bersama dengan unit-unit berkenaan
(vii)
Memantau pengoperasian SPS di sekolah
(viii)
Membentuk kumpulan JU Sistem Pengurusan Sekolah Daerah
(ix)
Menganjurkan latihan peningkatan kemahiran JU
(x)
Membimbing Guru Data/ PT Data (NBOS)
(xi)
Melaporkan audit data SPS dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan

Maklumat Daerah
(xii)
Membuat analisis data SPS
(xiii)
Menyediakan statistik data peringkat PPD
(b) Keahlian
Pengerusi
: Pegawai Pendidikan Daerah
Timbalan Pengerusi
: Timbalan Pegawai Pendidikan Daerah
Ahli
: Pegawai Yang Bertanggungjawab

Muka Surat |
17
Urus Setia
Pengurusan Maklumat
Pengurusan Guru
Pengurusan Murid (Asrama, Biasiswa, SPBT dll)
Pengurusan Prasekolah
Pengurusan Akademik
Pembangunan
Pendidikan Islam
Pengurusan Pendidikan Khas
Pengurusan Sukan (Jurulatih Sukan)
Pengurusan Kokurikulum (Jurulatih Seni)
Pendidikan Swasta
Penyelaras Pusat Kegiatan Guru
3.4. Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah

(a) Bidang Tugas
(i)
Akauntabiliti kepada KPM/ JPN/ PPD
(ii)

minggu pertama
(iii)
Melaksanakan aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan

(verifikasi), penentusahan dan penganalisisan data sekolah
(iv)
(v)
Memastikan tarikh aktiviti pengurusan maklumat dilaksanakan mengikut

jadual yang telah ditetapkan
(vi)
Mematuhi pelaksanaan aktiviti pengurusan mengikut jadual yang telah

ditetapkan
(vii)
Memastikan data dan maklumat yang dihasilkan adalah berkualiti, sahih dan
terkini
(viii)
Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan sekolah
(ix)
Memaklumkan kepda PKG tentang masalah talian internet dan

penyelenggaraan peralatan ICT
(x)
Melaksanakan tindakan sebagai pembekal utama data
(b) Keahlian
Pengerusi
: Pengetua/Guru Besar
Timbalan Pengerusi
: Penolong Kanan Pentadbiran
Naib Pengerusi
: Penolong Kanan Hal Ehwal Murid

Penolong Kanan Kokurikulum
Muka Surat |
18
Penolong Kanan Petang

Penolong Kanan Tingkatan 6/Pra U
Penolong Kanan Pendidikan Khas
Penolong Kanan Sukan
Penolong Kanan Seni
Setiausaha
: Guru Data
Ahli
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
4.
Semua Ketua Bidang (SM)/Panitia (SR)

Guru Aset
Guru Bimbingan dan Kaunseling
Guru Disiplin
Guru Penyelaras Tahun/Tingkatan/Pendidikan Khas
Integrasi
SU Peperiksaan
SU Sukan
SU Kokurikulum
Guru Kokurikulum Tingkatan 6
Guru Penyelaras Bestari/Penyelaras ICT
Guru Perpustakaan dan Media
Guru SPBT
Ketua Warden Asrama
Guru Biasiswa
Ketua Bengkel
JAWATANKUASA VERIFIKASI DAN SEMAKAN DATA SPS

4.1 JABATAN PENDIDIKAN NEGERI
PENGERUSI
Ketua Sektor
Sektor Pengurusan Maklumat Dan Ict
NAIB PENGERUSI
Sektor Pengurusan Maklumat Dan ICT
SETIAUSAHA
Sektor Pengurusan Maklumat Dan ICT
AHLI
JAWATANKUASA
Sektor Pengurusan Maklumat Dan Ict
Penolong Pengarah Data Dan Abm,

Unit Sekolah Menengah
Penolong Pengarah Data Dan Abm
Unit Sekolah Rendah
Unit Hal Ehwal Murid
Sektor Pengurusan Kemanusiaan
4
5
Unit Perjawatan Dan Perkhidmatan

Sektor Khidmat Pengurusan Dan Pembangunan
Penyelia Maklumat
Semua Pejabat Pendidikan Daerah
Muka Surat |
19
3.5
Jawatankuasa Verifikasi Maklumat Sekolah

(a) Bidang Tugas
Akauntabiliti kepada JPMS
Melaksanakan tiga (3) kali mesyuarat setahun (Februari, Mei,

September) minggu pertama
Melaksanakan aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan

(verifikasi), penentusahan dan penganalisisan data mengikut bidang
Memastikan penyimpanan dan keselamatan data mengikut bidang
Memastikan tarikh aktiviti pengurusan maklumat bidang masingmasing dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan
Mematuhi pelaksanaan aktiviti pengurusan bidang masing-masing

mengikut jadual yang telah ditetapkan
Memastikan data dan maklumat bidang masing-masing dihasilkan

adalah berkualiti, sahih dan terkini
Menghasilkan laporan statistik dan maklumat mengikut bidang
Melaksanakan tindakan sebagai pembekal data kepada JPMS
(b) Keahlian
Pengerusi
: Penolong Kanan Pentadbiran
Setiausaha
: Guru Data
Ahli
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
Semua Ketua Bidang (SM)/Panitia (SR)

Guru Aset
Guru Bimbingan dan Kaunseling
Guru Disiplin
Guru Penyelaras Tahun/Tingkatan/Pendidikan
Khas Integrasi
SU Peperiksaan
SU Sukan
SU Kokurikulum
Guru Penyelaras Bestari/Penyelaras ICT
Guru Perpustakaan dan Media
Guru SPBT
Ketua Warden Asrama
Guru Biasiswa
Ketua Bengkel
Guru Penyelaras LADAP
Guru Penyelaras Jadual Waktu
Muka Surat |
20
1.
STRUKTUR ORGANISASI KEAHLIAN JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT

1.1.
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Kementerian (JPMK)

PENGERUSI
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
TIMBALAN PENGERUSI
TIMBALAN PENGERUSI
TIMBALAN PENGERUSI
Timbalan Ketua Setiausaha
(Pengurusan)
URUS SETIA
BPPDP / BPSH /
BPM
BPSBPSK
BPK
BTP
BSukan
LPM
BPKhas
BKew
BKK
BPSM
BPTV
BPSwasta
IPGM
BPI
BPP
BPPA
1.2.
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN)

PENGERUSI
Pengarah
TIMBALAN PENGERUSI
Timbalan Pengarah
URUS SETIA
SPMICT
KS SPA
KS SPI
KS SJK
KS SKPP
KS SPS
KS PP
KS PsK
KPP BTPN
PPD
KU Rendah
KU Pendidikan Khas
PPD
PPD
KU Prasekolah
KU HEM
KU Perhubungan dan Pendaftaran
KU Naik Pangkat
KU Peperiksaan
KS SPK
PPD
PPD
KU Perjawatan dan Perkhidmatan
KU Pembangunan dan Bekalan
KS PMICT
KU Sukan
PPD
KU Menengah
KU Pendidikan Islam
KU Perolehan dan Aset
KU Kaunseling
KS PSPK
PPD
KU Kokurikulum
KU Institusi Pendidikan Agama

KU Penilaian
KU Pengurusan Akademik
Semua Ketua
Sektor dan KPP
BTPN
Semua PPD
1.3.
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD)

PENGERUSI
Pegawai Pendidikan Daerah
TIMBALAN PENGERUSI
Timbalan Pegawai Pendidikan Daerah
URUS SETIA
UICT
Unit
Unit Prasekolah
Unit Pendidikan Khas

Unit Pembangunan dan Bekalan
Unit HEM
Unit Sukan
Unit Pendidikan Islam
Unit Menengah
PKG
Unit Kaunseling
Unit Pendidikan Swasta

Unit Perjawatan dan Perkhidmatan
Unit Kokurikulum
Unit Pengurusan Akademik
Unit Perhubungan dan Pendaftaran

Unit Penilaian dan Peperiksaan
*Mana-mana unit yang berkaitan boleh dimasukkan sebagai ahli jawatankuasa
1.4.
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)

PENGERUSI
Guru Besar
TIMBALAN PENGERUSI
NAIB PENGERUSI
Semua Penolong Kanan
(bagi semua jenis sekolah)
SETIAUSAHA
Guru Data
Pembantu Tadbir Data
SU Kurikulum
Guru Disiplin
Semua Ketua Bidang (SM)
Semua Ketua Panitia (SR)
SU Peperiksaan
Guru Aset
Semua Guru
Penyelaras Tahun /
Tingkatan / Pendidikan
Khas Integrasi
SU Hal Ehwal Murid
SU Kokurikulum
Guru SPBT
Guru Penyelaras
Bestari/Penyelaras
ICT
*Mana-mana guru yang berkaitan boleh dimasukkan sebagai ahli Jawatankuasa
SU Sukan
Guru Media
Guru Bimbingan
dan Kaunseling
1.5.
Jawatankuasa Kerja Pengurusan Maklumat Sekolah (JKPMS)
PENGERUSI
SETIAUSAHA
Guru Data
Pembantu Tadbir Data
SU Kurikulum
Guru Disiplin
Semua Ketua Bidang (SM)
Semua Ketua Panitia (SR)
SU Peperiksaan
Guru Aset
Semua Guru
Penyelaras Tahun /
Tingkatan / Pendidikan
Khas Integrasi
SU Hal Ehwal Murid

Guru Penyelaras
LADAP
SU Kokurikulum
Guru SPBT
Guru Penyelaras
Jadual Waktu
Guru Penyelaras
Bestari/Penyelaras
ICT
SU Sukan
Guru Media
Guru Bimbingan
dan Kaunseling
2.
CARTA ALIR PROSES KERJA

2.1.
Kemaskini
Tidak
Muat Turun/Paparan Data SPS
Proses Verifikasi
Betul/Tepat
Tidak
Penyediaan Laporan Awal Data

SPS
Pengurusan Maklumat
Kementerian (JPMK)
Sah/
2.2.
Penyediaan Laporan Data SPS

yang sahih
Penataran Data SPS
Kemaskini
Tidak
Proses Verifikasi
Betul/Tepat
Tidak

SPS
Pengurusan Maklumat Negeri
(JPMN)
Sah/

yang sahih
Penataran Data SPS
2.3.
Kemaskini
Tidak
Proses Verifikasi
Betul/Tepat
Tidak

SPS
Pengurusan Maklumat Daerah
(JPMD)
Sah/
2.4.

yang sahih
Penataran Data SPS
Kunci masuk data oleh sekolah
Proses Verifikasi
Sekolah
Kemaskini
Tidak
Betul/Tepat
Tidak

SPS
Pengurusan Maklumat Sekolah
(JPMS)
Sah/

yang sahih
Penataran Data SPS
3.
PEGAWAI YANG BOLEH DIHUBUNGI

Segala maklumat lanjut dan masalah berkaitan SPS boleh dikemukakan kepada :
3.1.

Sektor Data Pendidikan
Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan
Kementerian Pendidikan Malaysia, Aras 2, Blok E8, 62604 PUTRAJAYA
No. Tel. : 03-8872 1457 / 03-8884 6358 /03-8884 6550/ 03-8884 6555 / 038884 6557 / 03-8884 6066 / 03-8884 6225 / 03-8884 6543 / 03-8884 6553
Email : emisonline@moe.gov.my
3.2.

Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 4, Blok E2, Kompleks E, 62604 PUTRAJAYA
Sektor Pengurusan Sekolah Menengah
No. Tel. : 03-88849346,
Sektor Pengurusan Sekolah Rendah
No. Tel. : 03-88849561
Khidmat Sokongan Teknikal
No. Tel. : 03-8884
E-mel : helpdesk_smg@moe.gov.my
3.3.

Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 4, Blok E2, Kompleks E, 62604 PUTRAJAYA
Unit ICT
No. Tel. : 03-88849443 & 03-88849458
Sektor Pengurusan kaunseling dan Displin
No. Tel. : 03-88849501
Khidmat Sokongan Teknikal
No. Tel. : 03-8884
E-mel :apdm.team@moe.gov.my
4.
PENUTUP
POS yang disediakan ini diharap dapat menjelaskan proses dan tindakan yang perlu
dilakukan di peringkat sekolah, PPD, JPN dan KPM dalam pengoperasian SPS.
Segala proses verifikasi dan penataran data dan maklumat rasmi perlu diberi
perhatian yang serius oleh semua pihak yang terlibat secara langsung dalam
pengoperasian SPS ini. Segala perubahan kepada proses dan POS akan
dimaklumkan dari semasa ke semasa oleh pihak KPM.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

29 JANUARI 2015

Sop Sistem Pengurusan Sekolah Sps Sekolah Daerah Tampin

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Sop Sistem Pengurusan Sekolah Sps Sekolah Daerah Tampin

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PROSEDUR

Peranan dan Tanggungjawab

Sistem Pengurusan Sekolah

Modul Pengurusan Sekolah

Modul Pengurusan Guru

Modul Pengurusan Murid

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat

Kementerian Pendidikan Malaysia

Jabatan Pendidikan Negeri

Pejabat Pendidikan Daerah

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Kementerian

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah

Carta Alir Proses Kerja

Kementerian Pendidikan Malaysia

Jabatan Pendidikan Negeri

Pejabat Pendidikan Daerah

Pegawai Yang Boleh Dihubungi

PROSEDUR OPERASI STANDARD

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM), Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat

dikeluarkan oleh pemilik data dan

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN SISTEM PENGURUSAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Bahagian Pengurusan Sekolah

TUGAS DAN PERANAN

Menentusah setiap elemen data

Melaksana pemantauan pengoperasian

Mengurus setia Jawatankuasa

Membekal data rasmi (sekolah, guru

Mengenalpasti dan mencadang

Menentusah setiap elemen data SPS

Menentusah setiap elemen data

Melaksana pemantauan pengoperasian

Mengurus khidmat sokongan teknikal

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI

TUGAS DAN PERANAN

Administrator Sistem Pengurusan

Mengurus setia Jawatankuasa

Menyelaras permohonan maklumat

Membekal data rasmi (sekolah, guru,

luar dan dalam JPN

Sektor Pengurusan Sekolah

Sektor Khidmat Pengurusan

Membantu khidmat sokongan teknikal

Mengurus dan menyelaras membuat

Melaksanakan verifikasi bersama Sektor

Menentusahkan setiap elemen data

Melaksanakan pemantauan pengurusan

Mengurus, menyelaras dan membuat

Menentusahkan data semasa Modul

Melaksanakan pemantauan pengurusan

Mengurus, menyelaras dan membuat

Menentusahkan data semasa AKP

Melaksanakan pemantauan pengurusan

Mengurus, menyelaras dan membuat

Menentusahkan data semasa murid

Melaksanakan pemantauan pengurusan

Membekal dan menentusahkan data

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH

Sistem Pengurusan Sekolah (SPS)

TUGAS DAN PERANAN

Mengurus setia Jawatankuasa