1

Obsah
Obsah.................................................................................................................
........................ 1
Teória
databáz .............................................................................................................
............... 3
Databáza a databázový
systém............................................................................................... 3
Rozdiel medzi informáciami a
údajmi. .................................................................................. 3
Relačná
databáza ...........................................................................................................
......... 4
Tabuľka, polia,
záznamy ........................................................................................................ 4
Vytvorenie tabuľky a jednotlivých
polí. ................................................................................ 4
Typy dátových polí a vlastností
polí ...................................................................................... 7
Primárny kľúč, index, cudzí
kľúč........................................................................................... 8
Relácia a typy
relácií ............................................................................................................
10
Integritné obmedzenia, entitná a referenčná
integrita .......................................................... 11
Analýza a návrh
databázy .................................................................................................... 11
Úlohy ku kapitole
1:............................................................................................................. 12
2. Začíname pracovať s databázou v prostredí Microsoft
Access............................................ 13
Základné objekty s ktorými pracuje Microsoft
Access........................................................ 13
Programovanie v prostredí Microsoft
Access ...................................................................... 13
Spustenie databázovej aplikácie Microsoft Access a otvorenie novej
databázy.................. 14
Spustenie databázovej aplikácie Microsoft Access a otvorenie existujúcej
databázy ......... 14
Otvorenie databázy v aplikácií Microsoft
Access................................................................ 14
Uloženie databázy do určitého adresára/zložky na
disku..................................................... 15
Uloženie zálohovej kópie databázy do určitého adresára/zložky na
disku .......................... 15
Používanie On line
Nápovedy.............................................................................................. 15
Zatvorenie
databázy ...........................................................................................................
.. 16
Zatvorenie databázovej
aplikácie ......................................................................................... 16
Zmena režimu
pohľadu ........................................................................................................ 17
Zmena panelu nástrojov (tabuľka, formulár,
zostava) ......................................................... 17
Úlohy ku kapitole
2:................................................................................................................. 18
3. Tvorba
databázy ...........................................................................................................
........ 19
Typy zobrazenia
tabuľky...................................................................................................... 19
Vytvorenie tabuľky a jednotlivých polí a špecifikácia ich dátových
typov......................... 19
Vkladanie dát do
tabuľky ..................................................................................................... 22
Použitie príkazu
Späť ........................................................................................................... 22
Prechádzanie medzi záznamami v tabuľke a vyhľadávanie určitého záznamu
v tabuľke ... 22
Definovanie primárneho
kľúča............................................................................................. 23
Nastavenie indexu pole s alebo bez
duplicity ...................................................................... 23
Zmena nastavenia atribútov poľa, napr. veľkosti, dátového
typu. ....................................... 24
Zmena šírky jednotlivých stĺpcov v
tabuľke........................................................................ 24
Zobrazenie alebo skrytie stĺpcov v
tabuľke.......................................................................... 24
Uzamknutie alebo odomknutie
stĺpcov ................................................................................ 25
Presunutie
stĺpcov ..............................................................................................................
.. 25
Otvorenie tabuľky v zobrazení dátového
listu ..................................................................... 25
Otvorenie tabuľky v návrhovom
zobrazení.......................................................................... 25
Pridanie záznamu do
tabuľky............................................................................................... 25
Pridanie poľa do existujúcej
tabuľky ................................................................................... 26
Úprava dát v
poli ..................................................................................................................
26
Odstránenie dát v poli, polí, záznamov, celej
tabuľky......................................................... 26
Uloženie tabuľky pod iným
názvom .................................................................................... 26
2
Uzatvorenie
tabuľky.............................................................................................................
26
Úlohy ku kapitole
3:............................................................................................................. 26
Úlohy ku kapitole
4:............................................................................................................. 27
3
Teória databáz
Databáza a databázový systém
Databáza (resp. báza dát) je súbor navzájom súvisiacich údajov. Tieto údaje
môžu byť:
- napísané na papieri, kartotečných lístkoch. (napr. kartotéka kníh v knižnici,
adresár
priateľov, kartotéka CD, telefónny zoznam)
- uložené v počítači.
Ešte donedávna boli knihy v knižnici evidované na kartotečných lístkoch.
Všetky údaje
o jednej knihe (autor knihy, názov knihy, vydavateľstvo, rok vydania) boli
zapísané na
jednom kartotečnom lístku. Kartotečné lístky v kartotéke boli usporiadané
podľa názvu
autora. Najčastejšími operáciami bolo: vyhľadanie knihy, zrušenie, pridanie a
editovanie
kartotečného lístku. Dnes sú evidované knihy v počítači.
Na prácu s jednoduchými databázami nám stačí tabuľkový kalkulátor Excel.
Napr.
databázu kníh v ňom vytvoríme tak, že údaje o jednej knihe zapíšeme do
jedného riadku,
pričom do prvej bunky v riadku zapíšeme Priezvisko autora, do druhého Meno
autora, do
tretieho Názov knihy atď.
Všetky údaje o jednej knihe tvoria v databáze jeden záznam. Keďže každý
riadok
zodpovedá jednému záznamu v databáze, usporiadať záznamy znamená
usporiadať riadky
tabuľky podľa niektorého stĺpca. Tabuľkový kalkulátor umožňuje množstvo
databázových
operácií: usporiadanie, vyhľadanie záznamov v databáze, ktoré spĺňajú
nejakú podmienku.
Excel však nie je vhodný na:
- spracovanie rozsiahlych tabuliek
- spracovanie údajov vo viacerých tabuľkách, medzi ktorými existujú
súvislosti.
Na prácu s rozsiahlymi databázami, ktoré obsahujú množstvo údajov, ( napr.
databáza
peňažných účtov v banke, databáza skladového hospodárstva firmy) sa
používajú
databázové systémy.
Databázový systém (resp. systém riadenia bázy dát) je programové
vybavenie, čiže
súbor programov, ktoré umožňujú používateľovi vytvárať databázy,
ako aj
manipulovať s údajmi v nich uloženými.
Rozdiel medzi informáciami a údajmi.
V bežnom jazyku označujeme týmito slovami to isté: fakty, ktoré získavame,
vyhľadávame. V databázových systémoch týmto slovám prisudzujeme
odlišný význam.
Pod slovom údaj rozumieme číslo, slovo alebo iný symbol, ktorý je uložený v
databáze
(napr. 100, Kováč, 1985). Údajom sa tiež hovorí dáta. Samotný údaj nič
neznamená, nič
nevysvetľuje.
Informácie sú zmysluplné interpretácie údajov a vznikajú vzájomným
prepojením
údajov.( Informáciou nazveme napr. tabuľku zobrazujúcu osobné údaje
zamestnancov, riadok
v tabuľke informujúci o zamestnancovi). Pritom pojem zmysluplnosti sa
väčšinou vzťahuje
k určitej vymedzenej oblasti, ktorej sa databázový systém týka. Napr. údaje
vytvorené ako
záznam priebehu fyzikálneho experimentu (20, 50, 80) môžu pre špecialistu
predstavovať
cenné informácie, ale pre nezainteresovaného sú iba číselnými a znakovými
reťazcami. Pre
nás sa stávajú zrozumiteľnými až vtedy, keď sa zmysluplne interpretujú
(rýchlosť v čase t1 =
20 km/h, rýchlosť v čase t2 = 50 km/h, rýchlosť v čase t3 = 80 km/h).
Informáciami sú dáta, ktoré sú nositeľmi významu pre ľudí. Informácia je
teda produkt,
výstup spracovania dát.
4
Relačná databáza
Databáza je súbor údajov, ktoré sú usporiadané tak, aby podporili
vykonávanie
špecifických požiadaviek, ako sú vyhľadávanie, triedenie a vzájomná
kombinácia údajov.
Podľa spôsobu usporiadania údajov v databázach delíme databázy na:
- sieťové
- hierarchicky usporiadané
- relačné
- objektovo orientované.
Relačné databázy sa vyvinuli ako reakcia na nedostatky skôr používaných
hierarchických a sieťových databáz.
Relačná databáza sa vyznačuje tým, že údaje sú uložené v
tabuľkách. Nie sú
usporiadané do jednej tabuľky, pretože by bola neprehľadná, dlhá a
obsahovala by
nadbytočné, opakujúce sa údaje. Údaje máme rozdelené do
niekoľkých tabuliek, ktoré
sú navzájom poprepájané pomocou určitých vzťahov, relácií.
Napr. majme dve tabuľky: jedna obsahuje osobné údaje o zamestnancoch,
druhá údaje
o ich pracovnej činnosti. Stačí aby obe tabuľky obsahovali jeden rovnaký typ
informácie
(napr. identifikačné číslo zamestnanca, rodné číslo zamestnanca) a relačná
databáza je
vytvorená. Výhodou takejto databázy je, že každá informácia je v databáze
zaznamenaná
práve raz. Týmto sa zmenšujú nároky na voľné miesto na disku a zrýchľuje sa
manipulácia
s údajmi.
Microsoft Access je systém riadenia relačnej databázy. Tento pojem
znamená, že
Access pracuje s jednotlivými databázovými tabuľkami, medzi ktorými
definujete väzby tak,
aby boli k dispozícii vždy patričné údaje.
Tabuľka, polia, záznamy
Tabuľka je súbor údajov týkajúcich sa jednej oblasti.
Tabuľka sa skladá z jednotlivých stĺpcov (polí) a riadkov (záznamov). Každý
stĺpec,
pole, uchováva určitý typ informácie, napr. priezvisko, telefónne číslo.
Vytvorenie tabuľky a jednotlivých polí.
Ak ideme vytvárať databázu, je vhodné pouvažovať nad tým, aké údaje
chceme alebo
potrebujeme mať v tabuľkách. Pretože niektoré údaje môžu byť z nášho
pohľadu nepodstatné.
Napríklad lekár nepotrebuje mať v svojej databáze číslo topánok pacientov a
zamestnávateľ
zase nepotrebuje vedieť koľko jeho zamestnanec váži alebo aký má krvný
tlak.
Iné údaje môžu byť zase pre nás veľmi dôležité. Na každej kartičke poistenca
možno
nájsť rodné číslo. Takýto údaj by lekárovi nemal chýbať v tabuľke informácií o
pacientovi.
Zamestnávateľ zase môže potrebovať informácie o číslach topánok svojich
pracovníkov, aby
im mohol objednať pracovnú obuv.
Je veľmi dôležité aj to z akého uhla sa na veci pozerám. Napríklad na knihu sa
môžem
pozerať z rôznych pohľadov: ako knihu na poličke v domácej knižnici, knihu
ako dielo, knihu
ako výtlačok.
1. Kniha na poličke: Chceme si vytvoriť domácu databázu kníh. Určite nás
zaujíma
názov knihy, autor a jazyk, v ktorom toto dielo v knižnici máme. Ak budeme
knihu
požičiavať priateľom, zaujíma nás aj informácia, či ju v knižnici nemáme
náhodou dva krát.
Tabuľka by mohla vyzerať napríklad takto:
5
Kód
knihy Názov knihy Autor Počet
ks Vydavateľstvo Rok
vydania Jazyk
K01 Polly sa vydala H.L.Smithová 1 TRANOCIUS 1994 Slovenský
K01 Polly sa vydala H.L.Smithová 1 BURT COMPANY 1926 Anglický
K02 Mít pro co žít J. Křivohlavý 1 Návrat domú 1998 Český
2. Kniha ako dielo: Mnohé diela sa v škole na literatúre „rozoberali“. Skúmali
sme, čo
týmto dielom chcel autor povedať, aké pri tom používal štylistické
prostriedky, či je to poézia,
próza...
Z tohto pohľadu by tabuľka mohla vyzerať napríklad takto:
Kód
knihy Názov knihy Autor knihy Štýl Počet kapitol Prirovnania Metafory
K01 Polly sa vydala H.L.Smithová próza 24 Áno Áno
K02 Mít pro co žít J. Křivohlavý próza 20 Áno Nie
3. Kniha ako výtlačok: Kniha môže mať viac vydaní, a to vydaní v pôvodnom
jazyku,
alebo to môže byť preklad. Určite by nás z tohto pohľadu zaujímalo, koľko
výtlačkov bolo
vytlačených v danom roku daným vydavateľstvom v danom jazyku.
Tabuľka by mohla vyzerať aj takto:
Kód
knihy Názov knihy Autor knihy Vydavateľstvo
Rok
vydania
Jazyk Originál /
preklad
Počet
výtlačk
.
K01 Polly sa
vydala H.L.Smithová TRANOCIUS 1994 Slov. preklad 10 000
K01 Polly sa
vydala H.L.Smithová TRANOCIUS 1998 Slov. preklad 5 000
K02 Mít pro co žít J. Křivohlavý Návrat domú 1998 Český originál 3 000
K02 Mít pro co žít J. Křivohlavý Návrat domú 2001 Slov. preklad 2 000
Dôležité je rozmiestnenie údajov v tabuľkách. Ak by sme chceli všetky údaje
umiestniť
do jednej tabuľky, bola by veľmi neprehľadná, nepraktická, obsahovala by
nadbytočné,
opakujúce sa údaje. Ak sa vrátime k databáze kníh ako výtlačkov vydávaných
nakladateľstvom, budeme chcieť evidovať okrem kníh aj autorov (nielen ich
meno, ale aj iné
informácie, keďže budeme v určitom obchodnom vzťahu k autorovi kníh).Ak
by sme
v každom zázname o knihe evidovali kompletné informácie o autorovi, museli
by sme
v prípade, že , že niekoľko kníh bude mať rovnakého autora, informácie o
autorovi vkladať
opakovane. Preto v tomto prípade vytvoríme dve databázové tabuľky: jednu
o knihách, druhú
o autoroch. Tak zaistíme, že všetky informácie budú v databáze uložené iba
na jednom mieste
(tomu hovoríme integrita databázy).
Nejde iba o prácu naviac, zamyslite sa nad tým, že pri zmene niektorého
údaja by bolo
potrebné nájsť všetky miesta, kde je potrebné previesť opravu, čo by sa
nemuselo podariť
a databáza by obsahovala chyby.
Čiže vytvárame niekoľko tabuliek, ktoré budú obsahovať úzko súvisiace
údaje.
Napríklad jedna tabuľka môže obsahovať osobné údaje zamestnancov, druhá
ich platy, tretia
adresy firiem, s ktorými obchodujeme.
Pozrime si návrh tabuliek lekára, ktoré evidujú informácie o pacientoch:
6
TABUĽKA PACIENTOV
Kód
pacient Meno Priezvisko Rod.
meno
Rod.
číslo
Kód
ulice
Čís.
domu
Kód
mesta
Kód
stavu
Kód
zamestna
nia
P0001 Ivana Mikulová Malá 73620
68815 U03 10 M01 ST01 Z02
P0002 Ján Mikula 82051
28745 U05 12 M01 ST04 Z03
P0003 Peter Špargľa 60123
05648 U03 220 M02 ST02
P0004 Anna Kmecová Bíla 56512
18564 U03 11 M01 ST01
P0005 Oto Novotný 70030
35624 U04 23 M02 ST02
TABUĽKA ULÍC
Kód
ulice Názov ulice
U01 Krupinská
U02 Vyhorlatská
U03 Magurská
U04 Kostolná
U05 Čínska
TABULKA MIEST
Kód
stavu Stav
M01 Košice
M02 Šaca
TABULKA STAVOV
Kód
stavu Stav
ST01 vydatá
ST02 ženatý
ST03 slobodná
ST04 slobodný
ST05 rozvedená
ST06 rozvedený
TABUĽKA ZAMESTNANÍ
Kód
zamestnania Zamestnanie
Z001 Učiteľ
Z002 Robotník
Z003 Lekár
Z004 Upratovačka
Z005 Asistent
Z006 Ekonóm
7
TABUĽKA DIAGNÓZ
Kód
diagnózy Názov diagnózy
J04 zápal hrtana
I01 Reumatická horúčka
J06 Infekcia horných dýchacích ciest
J03 Zápal mandlí
TABUĽKA LIEKOV
Kó
d lieku
Názov
lieku
Spôsob
platby
Čo hradí
pacient/Sk
Čo hradí
poisťovňa/Sk
L001 Paralen pacient 10,00 0,00
L002 Pancreolan pacient+poisť. 5,50 16,20
L003 Espumisan pacient 30,60 0,00
Ako sme spomínali, dôvodom tvorby viacerých tabuliek je aj ušetrenie práce
pri zmene
údajov.
Stáva sa napríklad, že sú premenované ulice. Ak by sme napríklad v tabuľke
PACIENT
názvy ulíc zadávané pomocou kódov, ale v každom riadku by sme mali
skutočný názov ulice,
dalo by veľa práce vyhľadávať a opravovať všetky potrebné riadky. Taká
tabuľka môže
obsahovať aj 2000 mien! Ale ak stĺpec s ulicou obsahuje len jej kód, situácia
je omnoho
jednoduchšia. V tabuľke s názvami ulíc stačí opraviť názov ulice iba raz a
všetko bude v
poriadku.
Typy dátových polí a vlastností polí
Pri nastavovaní atribútov jednotlivých polí je potrebné posúdiť aspekty:
1. Druh hodnôt, ktoré majú byť povolené pre dané pole
2. Veľkosť úložného priestoru
Zjednodušene povedané rozoznávame tieto základné typy dát:
1. celé čísla – tento typ používame napríklad pri určovaní počtu kusov
nejakého
výrobku, počtu výtlačkov knihy.
2. reálne čísla – tento typ používame napríklad pri zadávaní sumy, ktorú z
lieku hradí
poisťovňa v tabuľke Lieky alebo pri hmotností látok.
3. dátum/čas – môže mať rôzne formy (RRRR, RR.MM.DD, HH:MM:SS...).
Tento typ
sa hodí na určovanie roku vydania knihy alebo napríklad na určenie odchodov
vlaku z
určitej stanice.
4. text – tento typ sa používa vtedy, ak potrebuje zadávať iba text ako je to v
prípade
zadávania priezviska pacienta
5. pravdivostná hodnota – tento typ má dve hodnoty, ÁNO a NIE. Používa
sa napríklad
na určenie, či autor vo svojom diele používa metafory, alebo nie. Ale tieto
hodnoty
môžu byť vyjadrené rôznymi spôsobmi. Napr.: Áno; Nie; 0; 1; Pravda;
Nepravda; A;
N
Toto určenie typu dát nám pomáha pri odstraňovaní chýb v zadávaní dát do
tabuľky.
Mohlo by sa aj stať, že napríklad pri zadávaní počtu kusov kníh v tabuľke
Kniha na
poličke v stĺpci Počet niekto nenapísal „jeden“ namiesto „1“. My sme
očakávali číselnú
hodnotu, nie text, aby sme napríklad niekedy neskôr mohli spočítať, koľko
máme kníh
v knižnici.. Aj v tomto prípade počítač upozorní na zadanie dát nesprávneho
typu.
8
Microsoft Access má pre uloženie týchto špecifických typov údajov k
dispozícií deväť
typov dátových polí:
1. Text Používa sa na uloženie kratších textov (do 255 znakov). V texte sa
môžu
vyskytovať písmená, číslice, interpunkčné znamienka, medzery a symboly.
2. Memo Do poľa sa ukladajú dlhšie texty (texty s viac odstavcami). V poli
Memo môže
byť až 60.000 znakov.
3. Číslo Používa sa na uloženie číselných hodnôt, ktoré nevyjadrujú menu.
Podľa
použitého formátu môžu mať čísla celú alebo zlomkovú hodnotu a s použitím
záporného znamienka pred hodnotou môžete zapisovať záporné čísla.
4. Dátum/Čas Používa sa pre uloženie dátumu, času alebo obidvoch.
5. Mena Používa sa na uloženie finančných údajov.
6. Automatické číslo Zvláštny typ číselného poľa, do ktorého Access
automaticky
dopĺňa hodnoty. Pre každý nový záznam pridávaný do tabuľky je hodnota o
jednu
vyššia. Implicitne je tomuto poľu v prvom pridanom zázname pridelená
hodnota 1.
7. Ano/Nie Používa sa pre uloženie logických hodnôt true/false.
8. Objekty OLE Používa sa pre uloženie objektov z iných aplikácií Windows.
Do polí
Objekty OLE môžete uložiť grafiku, zvukové súbory, dokumenty textových
editorov.
9. Hypertextový odkaz Používa sa na uloženie kombinácie textu a čísel
používaných
ako hypertextová adresa, prístupová cesta na webovskú stránku
Pre každé pole máme možnosť nastaviť vlastnosti poľa, to znamená ako sa
budú údaje
ukladať a zobrazovať. Uvediem vlastnosti poľa nastaviteľné v prostredí
Microsoft Access,
ktoré závisia od typu dát:
1. Dĺžka poľa Používa sa na určenie maximálnej dĺžky pri poli typu Text
alebo
maximálneho počtu číslic hodnoty v poli Číslo.
1. Formát Špecifikuje formát ukazovaných a tlačených textov, čísel a
dátumových
a časových údajov.
2. Desatinné miesta Používa sa na určenie, koľko desatinných miest sa
zobrazí u polí
Číslo alebo Mena.
3. Vstupná maska Poskytuje predlohu používanú na zápis určitých dát,
napríklad
telefónneho alebo rodného čísla.
4. Titulok Slúži na zmenu implicitného nadpisu poľa. Nový nadpis sa objaví
ako názov
poľa v pohľade na dátový list formulára alebo zostavy.
5. Počiatočná hodnota Spôsobí automatické vyplnenie poľa zadanou
hodnotou.
6. Overovacie pravidlo Používa sa na definovanie pravidiel zápisu dát.
7. Overovací text Pri zápise chybných dát spôsobí objavenie okna s
vlastnou správou.
8. Je potrebné zadať Určuje, či je zápis do poľa v každom novom zázname
povinný.
9. Povoliť nulovú dĺžku Používa sa pre textové polia a určuje, či toto pole
záznamu
môže obsahovať textový reťazec prázdny alebo nulovej dĺžky.
10. Indexovať Určuje, či sa pole bude indexovať.
11. Kompresia Unicode Používa sa pre textové polia a určuje, či sa pre text
v poli môže
používať kompresia Unicode (typ kompresie dát, ktorý umožňuje použitie inej
sady
znakov).
Príklady nastavenia vlastnosti poľa sú uvedené v kapitole 3.
Primárny kľúč, index, cudzí kľúč
Každá relačná tabuľka musí mať určený primárny kľúč.
9
Primárny kľúč je pole resp. minimálna množina polí, ktorých hodnoty
spoločne
jednoznačne identifikujú každý záznam v tabuľke. Čiže hodnoty
primárneho kľúča nesmú
byť v dvoch záznamoch rovnaké. Takže primárnym kľúčom je napr. rodné
číslo, IČO firmy,
poradové číslo..... Podľa primárneho kľúča prebiehajú základné databázové
operácia, ako
vyhľadávanie, triedenie.
Primárny kľúč je vlastne stĺpec tabuľky, ktorý jednoznačne identifikuje každý
záznam v
tabuľke. Najčastejšie je to prvý stĺpec. Napr.:
Identifikačné číslo Názov firmy Adresa firmy
01 MEDEA Bačíkova 3, Košice 040 01
02 SABI Puškinova 10, Sabinov 090 01
03 BALA Krupinská 20, Košice 040 01
Je výhodné použiť ako primárny kľúč číslo. Ak by sme v našej tabuľke použili
ako
primárny kľúč názov firmy, v prvom rade by bol dlhší a rýchlosť prístupu k
danému riadku by
sa znížila a mohlo by sa stať, že začneme obchodovať aj s pobočkou danej
firmy, ktorá sídli v
inom meste. Takže v tabuľke sa budú vyskytovať dve firmy s rovnakým
názvom ako
napríklad v našej tabuľke s adresami firiem.
Identifikačné číslo Názov firmy Adresa firmy
01 MEDEA Bačíkova 3, Košice 040 01
02 SABI Puškinova 10, Sabinov 090 01
03 BALA Krupinská 20, Košice 040 01
04 SABI Kostolná 5, Košice 040 01
V tomto prípade by sme ani nemohli použiť ako primárny kľúč názov firmy,
pretože tu
by už jednoznačne neurčoval daný riadok.
Niekedy na určenie riadku nestačí jeden stĺpec tabuľky. Predstavte si
situáciu, že chcete
zistiť koľko peňazí máte dať vášmu zamestnancovi na výplatu. Čo musíme
vedieť, aby sme
zistili práve tú sumu, ktorú potrebujeme? Kód zamestnanca a samozrejme aj
mesiac, za ktorý
mu výplatu chceme vyplatiť. Tu jednoznačne určujú daný riadok dva stĺpce a
to kód
zamestnanca a mesiac.
Kód
zamestnanca
Mesiac Výplata /Sk
01 11 6 800
01 12 6 900
03 10 7 500
02 12 7 500
Zamestnanec s kódom 01 dostane v novembri 6 800 Sk, ale v decembri 6
900 Sk !
Index je tvorený jedným alebo niekoľkými poľami tabuľky, ktoré sa nazývajú
indexové
kľúče. Indexy slúžia na urýchlenie vyhľadávania a zoraďovania v tabuľke
podľa indexových
kľúčov. Primárny kľúč je indexovaný automaticky.
Treba si ale uvedomiť aj nevýhody indexov a to, že obsadzujú diskový
priestor a
vytvárajú dodatočnú réžiu, ako cenu aktualizácie pri každej zmene kľúčových
hodnôt.
Preto sa radšej nepoužívajú ak tabuľka je malá alebo index nemá veľkú
selektivitu.
10
Cudzí kľúč je pole alebo množina polí, ktorých hodnota je buď prázdna alebo
musí byť
obsiahnutá ako hodnota primárneho kľúča inej tabuľky. Viac informácií o
cudzom kľúči
nájdete v nasledujúcej kapitole.
Relácia a typy relácií
Ako sme už spomínali údaje v databáze sú rozdelené do niekoľkých tabuliek,
ktoré sú
navzájom poprepájané pomocou určitých vzťahov - relácií.
Relácia vzniká spojením spoločného poľa medzi rôznymi tabuľkami.
Toto pole je
definované primárnym kľúčom. Ide o cudzí kľúč. Aby to bolo jasnejšie: v
databázovej
tabuľke o autoroch bude primárnym kľúčom rodné číslo autora. V tabuľke
kníh bude autor
identifikovaný tiež podľa rodného čísla, čím sa zaistí vzájomná väzba medzi
tabuľkami. Ak
budeme chcieť vytvoriť zoznam všetkých kníh jedného autora, dostane sa
Access pomocou
rodného čísla na záznam v tabuľke autorov kde získa mená autorov a
pomocou väzby cez
rodné číslo vyhľadá v tabuľke kníh všetky knihy, ktoré tento autor napísal.
Hlavným dôvodom tvorenia relácií je odstránenie zbytočného opakovania
údajov, tým
pádom sa sprehľadní práca s tabuľkami a minimalizujú sa prípadné chyby pri
zadávaní
údajov.
.
Medzi tabuľkami môžu byť tri typy relácií:
1:1 Jednému záznamu v jednej tabuľke zodpovedá práve jeden záznam v
druhej
tabuľke.
Relácia 1:1 je skôr výnimočná a môže svedčiť o nevhodnom návrhu databázy,
kde dve
databázové tabuľky obsahujú podobné údaje o rovnakých veciach. Duplicitné
polia v oboch
tabuľkách plytvajú miestom na disku. Problém sa rieši spojením dvoch
tabuliek do jednej.
Dôvod pre väzbu 1:1 medzi dvoma tabuľkami je v prípade, keď o rovnakých
veciach chceme
niekedy zaznamenať určité údaje a inokedy iné údaje.
Napr. evidujeme študentov technickej univerzity. Univerzita má študentov
domácich, zo
Slovenska, ale aj zahraničných. Niektoré informácie o zahraničných
študentov (štát,
identifikácia povolenia k pobytu, koniec platnosti povolenia k pobytu) nemá
význam
zahrňovať do tabuľky všetkých študentov, pretože u domácich študentov by
boli tieto kolónky
prázdne. Preto v databáze budú dve tabuľky zo vzťahom 1:1 (ŠTUDENTI –
ZAHRANIČNÝ
ŠTUDENTI).
1:N Jeden záznam v nadradenej tabuľke zodpovedá niekoľkým záznamom v
druhej,
podradenej tabuľke.
Relácia 1:N je najpoužívanejšia. Prvým krokom je určenie, ktorá tabuľka je
nadradená
a ktorá s ňou spojená, podradená.
Napr. Máme tabuľky ZÁKAZNIK a OBJEDNAVKY. Väzba, relácia bude
vyjadrovať,
ktoré položky objednal určitý zákazník. V tomto prípade je tabuľka ZÁKAZNÍK
nadriadená
a tabuľka OBJEDNÁVKY je PODRIADENÁ, s ňou spojená. Spojením oboch
tabuliek
vylúčime potrebu uvádzať v každom zázname objednávky adresu a meno
zákazníka. Miesto
toho uložíme do každého záznamu v tabuľke OBJEDNÁVKY iba ID
zamestnanca. Takto
vytvoríme cudzí kľúč. Každý zákazník môže podať viac objednávok , ale ku
každej
objednávke patrí iba jeden zákazník.
N:M Niekoľko záznamov z jednej tabuľky zodpovedá niekoľkým záznamom v
druhej
tabuľke.Relácia N:M sa nahradzuje dvoma reláciami 1:N.
11
Napr. spisovateľ môže napísať viac kníh, kniha môže byť napísaná viacerými
spisovateľmi. K týmto dvom tabuľkám sa vytvorí tretia, ktorá bude obsahovať
dve polia:
rodné číslo autora z prvej tabuľky a identifikačné číslo knihy z druhej tabuľky.
Integritné obmedzenia, entitná a referenčná integrita
Integritné obmedzenia sú pravidlá vymedzujúce korektnosť uložených
údajov
a rozhodujúce o možnostiach previesť operácie, ktoré by mohli tento stav
narušiť.
Entitná integrita je požiadavka na zaistenie jednoznačnej identifikácie
každého
záznamu (riadku) tabuľky. Zabezpečuje sa definovaním primárneho kľúča. Ak
má primárny
kľúč plniť svoju úlohu, musí existovať jeho jedinečná hodnota v každom
zázname.
Access zabezpečuje entitnú integritu tak, že nepripustí uloženie záznamu, v
ktorom je
hodnota primárneho kľúča nenaplnená a nepripustí uloženie záznamu, v
ktorom je hodnota
kľúča vzhľadom k uloženým záznamom duplicitná.
Napr.
V tabuľke STUDENT bude primárnym kľúčom rodné číslo študenta. Ak
užívateľ bude
chcieť zaradiť nového študenta do databázy, ale pole rodné číslo študenta
nevyplní alebo zadá
rodné číslo také, že študent s rovnakým rodným číslom už je v databáze
uložený, Access
nepripustí uloženie záznamu a vypíše správu o chybe.
Referečná integrita databázy zabezpečuje korektnosť vzťahov medzi
logicky
súvisiacimi tabuľkami. Zabezpečuje sa definovaním cudzieho kľúča. Cudzí
kľúč tvoria tie
polia podradenej tabuľky, ktoré tvoria primárny kľúč nadradenej tabuľky.
Udržať referenčnú
integritu znamená nepripustiť aktualizáciu, ktorá by spôsobila, že sa medzi
hodnotami
cudzieho kľúča budú vyskytovať hodnoty, ktoré nie sú podmnožinou hodnôt
odkazovaného
primárneho kľúča.
Access udržuje referenčnú integritu tým spôsobom, že nepripustí zrušenie
záznamu,
pokiaľ sa hodnota niektorej položky v zázname vyskytuje v inej tabuľke ako
cudzí kľúč
a nepripustí uloženie záznamu s hodnotou cudzieho kľúča, ktorá sa medzi
hodnotami
odkazovanej položky v logicky nadradenej tabuľke nevyskytuje.
Napr. Preto nie je možné zrušiť sklad s evidenčným číslom 3, keďže v tabuľke
MATERIALY existuje záznam materiálu, ktorý je uložený v sklade s
evidenčným číslom 3.
A tiež nie je možné uložiť do databázy údaje o materiály, ktorý má byť
uložený v sklade
s evidenčným číslom 5, pričom záznam o tomto sklade v tabuľke SKLADY
ešte existuje.
Sklady Materiály
Logicky nadradená tabuľa Logicky podriadená tabuľka
Väzba 1 : N
Doménová integrita
Na zabránenie vkladania nesprávnych údajov do tabuľky sa používajú
obmedzenia.
My určíme, že napríklad v stĺpci „Mesiac“ môže byť iba číslo väčšie ako 1 a
menšie ako 12.
V niektorých prípadoch je zase údaje v stĺpci nutné vyplniť. Napríklad v
tabuľke
obsahujúcej údaje o zamestnancoch jednoznačne musí byť vyplnené meno
zamestnanca.
Možno už prechodné bydlisko nie je také dôležité a tým pádom ani nemusí
byť vyplnené. V
tabuľke sa totiž môžu nachádzať riadky neúplne vyplnené.
Analýza a návrh databázy
1. Určite základný obsah databázy – to vám pomôže pri rozhodovaní o tom,
čo
budete pomocou databázovej aplikácie zaznamenávať
12
2. Určite jednotlivé tabuľky – rozdeľte informácie na jednotlivé subjekty
(pracovníci, knihy...). Pre každý subjekt definujte samostatnú tabuľku
3. Určite jednotlivé položky tabuliek. Položka popisuje vlastnosť subjektu
a v tabuľke predstavuje samostatný stĺpec (napr. meno, priezvisko, dátum
narodenia)
4. Určite väzby, relácie medzi informáciami. Prezrite si tabuľky a ich
jednotlivé
stĺpce a skúmajte aké majú vzťahy k stĺpcom v iných tabuľkách. Ak cítite, že
pridaním položky môžete definovať potrebný vzťah, tak to urobte. Niekedy
pomôže aj vytvorenie novej tabuľky.
5. Určite väzby medzi tabuľkami. Na základe špecifikovaných väzieb medzi
informáciami definujte väzby medzi tabuľkami. Určite nielen spojovaciu
položku, ale aj typ väzby (1:1, 1:N, N:M)
6. Preverte svoj návrh.
Čím dokonalejšie svoju aplikáciu naplánujete, tým menej času strávite pri
zmenách
a opravách.
Úlohy ku kapitole 1:
1. Predstavte si, že chcete vytvoriť jednoduchú databázu svojich priateľov. V
akom tvare
uložíte dátum, aby ste mohli vyhľadať všetkých, ktorí sa narodili v mesiaci
máj...
2. Vysvetlite pojmy: relačná databáza, primárny kľúč, cudzí kľúč, pole,
záznam.
3. Vysvetlite rozdiel medzi informáciami a údajmi.
4. Určite primárne kľúče v tabuľkách lekára, ktoré evidujú informácie o
pacientoch. Tabuľky
sú uvedené na strane 5 a 6.
13
2. Začíname pracovať s databázou v prostredí
Microsoft
Access
Microsoft Access, podobne ako iné databázové systémy vám umožní
definovať tabuľky,
stanoviť medzi nimi väzby, špecifikovať výberové dotazy, pripravovať
formuláre pre
vkladanie, prezeranie a opravu dáta vytvárať prehľadné zostavy.
Základné objekty s ktorými pracuje Microsoft Access
Databáza je tvorená šiestimi základnými objektmi:
Tabuľka – je to objekt, pomocou ktorého môžeme zadefinovať štruktúru
databázových
tabuliek, ich polí, vloženie údajov.
Formulár -je objekt, ktorý umožňuje ľahký spôsob prezerania už existujúcich
záznamov, pridávanie nových záznamov do tabuľky databázy, aktualizáciu
údajov,
vyraďovanie, automatické výpočty, vyhľadávanie určitého záznamu podľa
ľubovoľného
kritéria. Tento elektronický formulár obsahuje políčka, v ktorých sa zobrazujú
údaje, ich
popis, doplniť môžete aj obrázky (napr. fotografie študentov). Pomocou
výrazov môžete
vytvoriť aj súčty. Access umožňuje vytvárať formuláre, ktoré umožňujú prácu
s jednou alebo
viacerými tabuľkami. Formulár môžete aj vytlačiť.
Tvorba formulárov je veľmi jednoduchá. Stačí si len vybrať tabuľku, z ktorej
sa má
formulár vytvoriť, rozvrhnutie a štýl zobrazenia. Pre krajšiu úpravu formulára
disponuje
Access záhlavím a zapätím formulára.
Dotaz - tento objekt vám umožní čo najjednoduchšie vyhľadávanie údajov.
Pomocou
dotazov je teda možné získať iba vybrané polia všetkých záznamov databázy,
záznamy
odpovedajúce určitým podmienkam, údaje zoradené poľa vašich konkrétnych
požiadaviek.
Zostava - objekt navrhnutý pre zobrazenie údajov podobne ako formuláre,
ale určený
predovšetkým pre tlač. Nemôžu sa využívať pre zápis údajov.
Stránka - zvláštny typ formulára, umožňujúci užívateľovi zobraziť a
upravovať tabuľky
programu ACCESS s použitím Webového prehliadača.
Makro – je objekt, vytvorený pomocou programovacieho jazyka tak, aby pri
vopred
definovaných situáciách vykonal určitú akciu (napr. pri zadávaní údajov do
databázy sa spustí
program, pomocou ktorého systém overuje správnosť zadávaných údajov a
pod.) Vytvorené
makrá zjednoduchšia vašu prácu v programe Access
Modul – je objekt vytvorený pomocou programového kódu. Kým makro je
tvorené
z jednoduchých krokov, ktoré sa vykonávajú zvyčajne po spustení nejakej
udalosti, modul je
procedúra obsahujúca zložitejšie postupnosti výpočtov. Procedúry sú
napísané
v programovacom jazyku, ktorý je súčasťou programu Access.
Databáza je množina objektov zhora uvedeného typu. Fyzicky je realizovaná
v jedinom
súbore s príponou .MDB (Microsoft DataBase)
Pre riešenie úloh v prostredí Microsoft Access budete používať predovšetkým
4
základné typy objektov: tabuľka, dotaz, formulár, zostava.
Koncepcia databázového okna vám umožní udržať si stáli prehľad o všetkých
objektoch
databázy. Pozri obrázok v kapitole Zmena režimu pohľadu.
,
Programovanie v prostredí Microsoft Access
Súčasťou programového vybavenia Accessu je programovací jazyk Visual
Basic for
application a tak ako všetky databázové programy obsahuje Access aj
základné príkazy SQL.
14
Spustenie databázovej aplikácie Microsoft Access a otvorenie novej
databázy
Vysvetlíme si spustenie databázového programu Access s otvorením novej,
prázdnej
databázy. Môžete to urobiť týmito spôsobmi:
- z hlavného menu
1. Kliknite na tlačidlo Štart na hlavnom paneli
2. Z ponuky vyberte Nový dokument Office
3. V dialógovom okne kliknite na Prázdna databáza
4. Potvrďte OK
- pomocou ikony Microsoft Office
1. Kliknite dva krát na ikonu Microsoft Office
2. V dialógovom okne kliknite na Prázdna databáza
3. Potvrďte OK
- z panelu zástupcov Office
1. Na paneli zástupcov Office kliknite na Nový dokument Office
2. V dialógovom okne kliknite na Prázdna databáza
3. Potvrďte OK
Spustenie databázovej aplikácie Microsoft Access a otvorenie
existujúcej databázy
Vysvetlíme si spustenie databázového programu Access s otvorením už
existujúcej databázy.
Táto existujúca databáza môže byť uložená na pevnom disku vášho počítača,
na diskete, na
disku umiestnenom v sieti, na ktorú ste pripojený. Môžete to urobiť týmito
spôsobmi:
- z hlavného menu
1. Kliknite na tlačidlo Štart na hlavnom paneli
2. Z ponuky vyberte Nový dokument Office
3. V dialógovom okne kliknite na Otvoriť existujúci súbor
4. V políčku Kde hľadať kliknite na diskovú jednotku, miesto v sieti, kde sa
databáza
nachádza
5. Dva krát kliknite na databázu, ktorú chcete otvoriť
- pomocou ikony Microsoft Office
1. Kliknite dva krát na ikonu Microsoft Office
2. V dialógovom okne kliknite na Otvoriť existujúci súbor
3. V políčku Kde hľadať kliknite na diskovú jednotku, miesto v sieti, kde sa
databáza
nachádza
4. Dva krát kliknite na databázu, ktorú chcete otvoriť
- z panelu zástupcov Office
1. Na paneli zástupcov Office kliknite na Nový dokument Office
2. V dialógovom okne kliknite na Otvoriť existujúci súbor
3. V políčku Kde hľadať kliknite na diskovú jednotku, miesto v sieti, kde sa
databáza
nachádza
4. Dva krát kliknite na databázu, ktorú chcete otvoriť
Otvorenie databázy v aplikácií Microsoft Access
1. V menu Súbor zvoľte Otvoriť databázu. MS Access zobrazí dialógové okno.
2. Určte meno a umiestnenie databázy
15
3. Ak chcete otvoriť databázu iba pre čítanie, špecifikujte voľbu Otvoriť iba
pre čítanie.
Pozri obrázok
Uloženie databázy do určitého adresára/zložky na disku
Aktívnu databázu na ktorej pracujete (či už je nová alebo existujúca) môžete
uložiť
uvedenými spôsobmi:
1. Kliknite na tlačidlo Uložiť (ikona diskety)
2. Stlačte súčasne klávesy CTRL S
3. V ponuke Súbor vyberte voľbu Uložiť
Pri všetkých spôsoboch sa súbor uloží s pôvodným menom na pôvodné
miesto.
Uloženie zálohovej kópie databázy do určitého adresára/zložky na
disku
Pri práci s databázovými súbormi môžete zhotovovať kópie, zadávať nové
mená alebo
ich proste vymazávať. Použijete k tomu štandardné prostriedky MS Windows
Správca
súborov (File manager).
Pre všetky tieto operácie nesmie byť databáza aktívna, t.j. otvorená. Hlavne v
sieťovom
prostredí musíte preveriť, či s databázou nepracuje iný užívateľ.
V databáze sú zaznamenávané dôležité údaje a preto je potrebné pravidelne
vytvárať
archívnu kópiu súboru.
Používanie On line Nápovedy
16
V programe ACCESS je k dispozícií On line nápoveda, čiže pomocník, ktorý je
určený
na objasnenie práce s databázovým programom, definuje a približuje termíny
z relačných
databáz, ukazuje cestu k vytváraniu databáz.
Spustenie Nápovedy:
1. V ponuke Nápoveda vyberte voľbu Nápoveda pre Microsoft Access
2. Vyberte tému
Hľadanie témy v nápovede súvisí s troma kartami, záložkami, ktoré Access
ponúka:
1. Obsah – obsahuje témy usporiadané podľa kategórií
2. Hľadať ( Sprievodca odpoveďami) – v tejto karte môžete hľadať slová, resp.
vety,
ktoré by sa mohli vyskytovať v Nápovede
3. Register – obsahuje témy, kľúčové slová usporiadané abecedne
V témach pomocníka môžete kliknúť na podčiarknuté slová a zobrazia sa vám
informácie
o vybranej téme. Pozri obrázok:
Zatvorenie databázy
V ponuke Súbor kliknite na Zavrieť.
Zatvorenie databázovej aplikácie
Prácu s databázovým programom Microsoft Access môžete ukončiť jedným zo
spôsobov:
1. V ponuke Súbor kliknite na Koniec.
2. Kliknite dvakrát na ikonu Zavrieť na ovládacom panely
3. Stlačte súčasne klávesy Alt F4
17
Zmena režimu pohľadu
Okno databázy umožňuje niekoľko režimov pohľadu (veľké ikony, malé ikony,
zoznam
podrobnosti) na objekty uložené v databáze – tabuľky, formuláre, zostavy...
Tieto objekty
môžete zoraďovať podľa názvu, typu, vytvorenia a podľa poslednej zmeny:
1. V okne Databáza stlačte na paneli nástrojov jedno z tlačidiel - Veľké ikony,
Malé
ikony, Zoznam, Podrobnosti
2. Ak chcete objekty zoradiť, v ponuke Zobraziť vyberte Usporiadať ikony
3. Kliknite na jednu z možností: Podľa názvu, Podľa typu, Podľa vytvorenia,
Podľa
poslednej zmeny
Zmena panelu nástrojov (tabuľka, formulár, zostava)
Panely s nástrojmi umožňujú usporiadať ponuky tak, aby ste ich mohli rýchlo
nájsť
a využívať Môžete:
1. Pridať alebo odstrániť ponuky a tlačidla z panela nástrojov
2. Vytvoriť si vlastné panely s nástrojmi
3. Presunúť, skryť alebo zobraziť panely s nástrojmi
Postup je nasledovný:
1. V ponuke Zobraziť vyberte Panely nástrojov
2. Voľbou Vlastné, v karte Panely nástrojov môžete si vybrať panely, ktoré
majú byť
zobrazené
3. Voľbou Vlastné, v karte Príkazy máte možnosť pridať alebo odstrániť
príkazové
tlačidla na paneli nástrojov
4. Voľbou Vlastné, v karte Možnosti môžete nastaviť správanie sa ponúk a
panelov
nástrojov
18
Úlohy ku kapitole 2:
1. Vytvorte databázu s názvom PRÁZDNA na disku nasledujúcim postupom:
– otvorte Microsoft Access, aplikáciu pre vytváranie databáz s otvorením
novej, prázdnej
databázy
– uložte ju s názvom Prázdna na disk
– zatvorte databázu Prázdna
- zatvorte aplikáciu pre vytváranie databáz
2. Zmeňte názov databázy Prázdna na Databáza1
3. Odstráňte všetky panely nástrojov, ktoré sú zobrazené
4. Zobrazte panel nástrojov Štandardný, Formát
5. Pomocou On-line nápovedy v prostredí Microsoft Access vyhľadajte
vysvetlenie
pojmu – primárny kľúč, index
6. Otvorte aplikáciu pre vytváranie databáz s existujúcou databázou a zistite
informácie
o objektoch databázy – tabuľkách, ich názvy, dátumy vytvorenia, dátumy
poslednej
zmeny
7. Otvorte aplikáciu pre vytváranie databáz s existujúcou databázou a
usporiadajte všetky
objekty databázy podľa: - typu, - dátumu vytvorenia
19
3. Tvorba databázy
Pri torbe databázy a jej objektov v prostredí MS Access máte možnosť využiť
tri
základné postupy, jednak môžete použiť niektorý model databázy, ktorý je
priamo vložený do
databázového prostredia, ďalej môžete využiť návrhové prostredie a pri
tvorbe každého
objektu v databáze môžete využiť pomoc sprievodcu tvorby objektov.
Typy zobrazenia tabuľky
V Microsoft Accesse existujú dve typy zobrazenia tabuľky:
1.Návrhové zobrazení - môžeme vytvárať a upravovať štruktúru tabuľky.
Môžeme
vkladať nové polia, odstraňovať polia, upravovať ich názvy, dátové typy,
popisy a vlastnosti.
2.Zobrazenie dátového listu – umožňuje vkladanie dát do tabuľky. V
zobrazení
dátového listu vidíme obsah tabuľky, jednotlivé vložené záznamy.
Medzi dátovým listom a návrhovým zobrazením sa prepíname tlačidlom
Zobraziť
Vytvorenie tabuľky a jednotlivých polí a špecifikácia ich dátových
typov
Existujú 3 rôzne spôsoby tvorby tabuľky a to:
1. Pomocou návrhového zobrazenia - tu môžeme postupne vpisovať
názov poľa,
určiť jeho dátový typ, po prípade napísať k nemu popis. V dolnej časti ešte
môžeme upraviť vlastnosti poľa ako vstupnú masku, overovacie pravidlo...
2. Pomocou sprievodcu - môžeme si vyberať vzorové tabuľky i vzorové
polia pre
našu tabuľku
3. Vložením dát –tu vkladáme dáta priamo do tabuľky. Po uložení všetkých
dát je
potrebné použiť funkciu prispôsobenie šírky stĺpca a to týmto postupom:
príkazom CTRL + A vyberieme všetky záznamy, potom v menu Formát
vyberieme Šírka stĺpca - Prispôsobiť.
Ukážeme si vytvorenie tabuľky pomocou návrhového zobrazenia. Pripravíme
si najprv
štruktúru tabuľky. V rámci objektov Tabuľky klepneme na tlačidlo Nový. V
dialógovom okne
Nová tabuľka vyberieme možnosť Návrhové zobrazenie a klikneme na tlačidlo
OK
Štruktúru tabuľky definujeme v špeciálnej tabuľke s troma stĺpcami (pozri
nasledujúci
obrázok):
názov poľa, dátový typ, popis. Čiže pre každé pole určíme:
1.Názov poľa – názov poľa sa môže skladať z písmen, číslic, medzier,
pomlčiek. Ak názov
obsahuje medzery je vhodné nahradiť ich podčiarkníkom.
2.Dátový typ – Access ponúka typy polí uvedené v kapitole .Typ zapíšeme
alebo ho
vyberieme z ponuky.
3.Popis poľa – popis nie je povinný, uľahčuje porozumieť významu poľa. Popis
je
zobrazovaný v spodnom stavovom riadku okna Access.
Tabuľka s názvom Zákazky bude obsahovať tieto polia:
Číslo zákazky text (10)
Názov zákazky text (40)
Odberateľ text (10)
Cena mena
Termín plnenia dátum/čas
20
Poznámka memo
Pričom Číslo zákazky bude primárny kľúč tabuľky.
V spodnej časti máme ku každému poľu definované vlastnosti. Kurzorom sa
presunieme do spodnej časti, čo prevedieme myšou alebo stlačením klávesy
F6. Vlastnosti sú
rôzne pre rôzne dátové typy.
Ilustrujeme si význam vlastností polí:
Veľkosť poľa
- pre textové pole udáva počet znakov, ktoré maximálne pripúšťame
vyplňovať v poli
napr. Priezvisko: 20, Pohlavie:1
- pre číslo udáva rozsah veľkosti a presnosti čísla
Veľkosť poľa Rozsah
Bajt <0,255>
Celé číslo <-32768, 32767>
Dlhé celé číslo <-2.1*109,2.1*109 >
Jednoduchá presnosť <-3.4*1038,3.4*1038 >
Dvojitá presnosť <-1.8*10308,1.8*10308 >
Desatinné číslo <-1.0*1028,1.0*1028 >
Menšia veľkosť poľa znižuje nároky na veľkosť databázy a urýchľuje prácu
Accessu.
21
Formát poľa
Ovplyvňuje spôsob zobrazenia dát. Nemá vplyv na to, akým spôsobom sú
dáta uložené. Pre
niektoré dátové typy ponúka Access preddefinované formáty, pre všetky
dátové typy môžeme
tvoriť vlastné formáty.
Pre číselné polia ponúka Access formáty napr. percentá. Ak pre pole
vyberieme formát
percentá, v zobrazení dátového listu sú potom vypísané hodnoty poľa
vynásobené 100
a doplnené znakom %.
Desatinné miesta Ak chceme, aby sa akceptoval počet desatinných miest,
ktoré sme nastavili
vo vlastnosti poľa Formát, musíme nechať vo vlastnosti Počet desatinných
miest nastavenie
automatický.
Vstupná maska Pre textové a číselné polia môžeme vstupnou maskou
uľahčiť zadávanie dát
a kontrolovať hodnoty, ktoré povolíme zadávať. Vstupná maska umožňuje:
- niektoré vkladané znaky obmedziť na číslice
- niektoré vkladané znaky obmedziť na písmená
- niektoré znaky automaticky vkladať.
Vstupnú masku tvorí reťazec znakov. Tieto znaky delíme na
Povinné:
0 – číslica 0-9, znamienko nepovolené
L – písmeno A až Z
A – písmeno alebo číslica
& - ľubovoľný znak alebo medzera
Nepovinné:
9 – číslica alebo medzera, znamienko nepovolené
# - číslica, medzera alebo znamienko
? - písmeno A až Z
a– písmeno alebo číslica
C - ľubovoľný znak alebo medzera
Napr. Maska LLLL umožňuje zadať len písmená, maska ACCCCC umožňuje na
prvej
pozícii zadať iba písmeno alebo číslicu a na ďalších ľubovoľné znaky.
Titulok Napr. v databáze evidujeme tituly pred menom a tituly za menom.
Názvy polí sú
Titulpred, Titulza. Pre dané polia zadáme titulky: Titulpred- Titul pred menom,
Titulza – Titul
za menom.
Počiatočná hodnota: Do poľa Dátum vložíme ako počiatočnú hodnotu
aktuálny dátum
Datum: Date(). čiže pri vkladaní dát do tabuľky bude nastavený v poli Dátum
aktuálny
dátum, ktorý môžeme prepísať
Overovacie pravidlo: Napr. Pre pole Pohlavie zadáme overovacie pravidlo
M or Z, čo bude
znamenať, že pohlavie môže nadobúdať len hodnoty M alebo Z. Pre pole
Dátum v tabuľke
Faktúra zadáme overovacie pravidlo Datum: Date(), čiže je nutné zadať
dátum skorší alebo
aktuálny, nie je možné zadať faktúru s dátumom neskorším ako aktuálnym.
Overovací text: Napr. Pre pole Pohlavie definujeme text: do poľa Pohlavie je
možné zadať
iba M, čiže muž alebo Z, čiže žena.
Je potrebné zadať: voľbou ANO môžeme vyžadovať vždy zadanie hodnoty.
Access nedovolí
v editácií ďalšieho záznamu, pokiaľ nevyplníme dané pole.
Povoliť nulovú dĺžku. Využiteľné pre polia typu: memo, text, hypertexové
odkazy. Napr v
tabuľke zamestnancov máme polia Meno a Priezvisko. Pole Meno môže byť
dočastne
nevyplnené, pre prípad keď meno zamestnanca nevieme. Povolíme nulovú
dĺžku. Access
rozlišuje medzi prázdnymi hodnotami, t.j. nevyplnená hodnota a textom
nulovej dĺžky,
zapisujje sa ako dvojica úvodzoviek““ bez medzery medzi úvodzovkami.
Indexovať Indexovaním poľa sa urýchľuje vyhľadávanie a utriedenie. Sú tri
možnosti
indexovania:
22
NIE - index sa nevytvorí
ANO, duplicita povolená – vytvorí sa index pre pole
ANO, bez duplicity – vytvorí sa jedinečný index. Do poľa nebude možné
vkladať
duplicitné hodnoty. Pole, ktoré tvorí primárny kľúč je už zbytočné indexovať.
Vkladanie dát do tabuľky
Nové záznamy môžete do tabuľky pridávať pomocou zobrazenia dátového
listu.
1. Otvorte tabuľku v zobrazení dátového listu.
2. Stlačte tlačidlo Nový záznam alebo vyberte z menu Záznamy ponuku
Prejsť na
potom ponuku Nový.
3. Zapíšte nový záznam do tabuľky.
Access automaticky uloží nový záznam, ak sa presuniete na iný záznam
alebo, ak
uzavriete tabuľku. Záznam môžeme v priebehu editácie uložiť bez prechodu
na iný záznam
príkazom menu Záznamy, Uložiť záznam.
Použitie príkazu Späť
Pri úpravách v databázových tabuľkách mažete urobiť chybu. Access
umožňuje tieto
chyby opraviť do pôvodného stavu. Napr. ak opravujete nejaký záznam a
zistíte, že ste v ňom
urobili také zmeny, že je lepšie vrátiť sa k pôvodnému stavu. Môžete to
previesť ikonou Spať,
výberom z menu Úpravy ponuky Späť alebo klávesou ESC.
Ak stlačíte klávesu ESC pri editácií, stratí sa obsah upravovaného poľa, pri
ďalšom
stlačení klávesy ESC sa stratia všetky zmeny v editovanom zázname.
Prechádzanie medzi záznamami v tabuľke a vyhľadávanie určitého
záznamu
v tabuľke
V poslednom riadku okna je vypísaná poloha kurzora, na konci riadku je
zrekapitulovaný celkový počet záznamov v tabuľke. Tlačidla vedľa poradia
záznamov majú
bežný význam, zľava:
- na prvý záznam
- na predchádzajúci záznam
- na nasledujúci záznam
- na posledný záznam
- pridať nový záznam
Aktuálny záznam poznáme aj podľa trojuholníka v tzv. voliči záznamov, t.j. v
šedom
stĺpci na ľavom kraji okna
Ako vyhľadáme určité dáta vo veľkej tabuľke? Pre vyhľadanie môžeme použiť
tlačidlo
z panela nástrojov Nájsť alebo jeho ekvivalent – príkaz Nájsť v ponuke
Úpravy. Použite
nasledujúci postup:
1. Otvorte tabuľku v dátovom zobrazení
2. Kliknite na ľubovoľné miesto poľa, v ktorom chcete hľadať, aby ste
neprehľadávali
všetky polia. Vo veľkých tabuľkách je prehľadávanie jedného poľa rýchlejšie
ako
prehľadávanie všetkých polí.
3. Zvoĺte Úpravy – Nájsť. Zobrazí sa dialógové okno Nájsť a nahradiť, ktoré
vyzerá
takto:
23
4. Do textového poľa napíšte text, ktorý potrebujete nájsť
5. Ak potrebujete hľadať vo všetkých poliach, zmeňte meno aktuálneho poľa
v textovom
poli Oblasť hľadania na meno tabuľky.
Definovanie primárneho kľúča
Pre správnu funkciu relačnej databázy je nutné, aby každá tabuľka
obsahovala pole
alebo skupinu polí, ktoré jednoznačne identifikujú každý záznam. Ide o
primárny kľúč, ktorý
zadefinujeme nasledujúcim postupom:.
1. Otvoríme tabuľku v návrhovom zobrazení
2. Označíme jedno, resp. viac polí (pomocou klávesy CTRL), ktoré sme zvolili
za
primárny kľúč danej tabuľky.
3. Na paneli nástrojov klikneme na tlačidlo Primárny kľúč. Dané pole,
primárny kľúč,
bude označené kľúčom.
Nastavenie indexu pole s alebo bez duplicity
Zadefinovanie jednopoložkového indexu:
1. Otvoríme tabuľku v návrhovom zobrazení
2. Zvoľme pole tabuľky, podľa ktorého chceme indexovať
3. V riadku Indexovať v zozname vlastností vyberiete ANO duplicita povolená
alebo
ANO duplicita žiadna. Voľba ANO duplicita žiadna zaisťuje, že v indexe
nemôžu byť
dva záznamy, ktoré majú v tomto poli rovnakú hodnotu.
Zadefinovanie viacpoložkového indexu
24
1. Otvoríme tabuľku v návrhovom zobrazení
2. V menu Zobraziť zvoĺte ponuku Indexy. V okne Indexy vidíte všetky
definované
indexy a v dolnej polovici vlastnosti aktuálneho indexu.
3. V návrhovom zobrazení tabuľky určite pole, ktoré má v kľúčovom kritériu
vyššiu
váhu
4. V okne s tabuľkou indexov sa presuniete na nasledujúci riadok a pomocou
skrytého
zoznamu polí vyberiete pole s nižšou váhou.
Zmena nastavenia atribútov poľa, napr. veľkosti, dátového typu.
V databáze môžete zmeniť atribúty jednotlivých. Avšak pri konverzii
dátového typu na
iný môže nastať strata dát. Access úspešne uchováva dáta, pokiaľ majú
zmeny „určitý
zmysel“. Napr. ak meníte textové pole, v ktorom sú uložené iba čísla, na pole
typu Číslo,
Access všetky dáta uchová. Pri zmene typu poľa na typ ANO/NIE sa hodnoty 0
prevedú na
hodnoty NIE a všetky ostatné hodnoty v poli sa prevedú na ANO. Ak zmeníte
pole Memo na
objekt OLE, o všetky dáta z poľa Memo prídete. Pri zmenšení dĺžky poľa Text
vás Access
varuje pred prípadným skrátením textu, a až po potvrdení možnej straty dát
Access pokračuje
v spracovaní. Zmenu atribútov jednotlivých polí uskutočnite nasledovne:
1. Vytvorte si záložnú kópiu databázy
2. Otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení
3. V poli, v ktorom chcete zmeniť, kliknite na stĺpec Dátový typ, kliknite na
šípku
a vyberte nový dátový typ
4. Na paneli nástrojov stlačte tlačidlo Uložiť
5. Ak pri konverzii dát vznikli problémy, program Vás bude informovať o
chybe.
V takom prípade môžete zmeny zrušiť tlačidlom Storno.
Zmena šírky jednotlivých stĺpcov v tabuľke
Štandardné nastavenie šírky stĺpcov, ktoré prevedie Access, nebude
pravdepodobne
odpovedať veľkosti údajov.
1. V okne databáza kliknite dvakrát na tabuľku, v ktorej chcete zmeniť šírku
stĺpca.
2. Ak nadpis v prvom stĺpci je široký, ale všetky údaje zaberajú len malú časť
stĺpca,
zmenšite šírku týmto spôsobom: premiestnite ukazovateľ myši do záhlavia
stĺpca na
hranicu prvého a druhého stĺpca, potiahnite rozhranie myšou tak, aby ste
stĺpec zúžili,
ale súčastne aby boli viditeľné všetky údaje.
3. Šírku stĺpca môžete nastaviť aj tak, aby odpovedala najširšiemu údaju.
Premiestnite
ukazovateľ myši do záhlavia stĺpca a dvakrát kliknite na hranicu. Čiže
poklepnutím na
hranice stĺpcov zoptimalizujeme šírku stĺpcov. Rovnaký efekt bude mať aj
príkaz
v menu Formát – Šírka stĺpca, stlačte v dialógovom paneli tlačidlo Prispôsobiť.
Zmena veľkosti stĺpcov v dátovom liste nevedie k zmene definície veľkosti
poľa v štruktúre
tabuľky.
Zobrazenie alebo skrytie stĺpcov v tabuľke
Pri niektorých úpravách tabuľky je výhodné odstrániť z dátového listu
zbytočné stĺpce.
Vybrané stĺpce môžete skryť:
1. Označte jeden alebo viac stĺpcov, ktoré chcete skryť. Označenie jedného
stĺpca
prevediete tak,, že presuniete ukazovateľ myši do záhlavia stĺpca tak, že sa
zmení na
čiernu šípku. Kliknite. Ak potiahnete myšou cez viac stĺpcov, označíte ich
viac.
2. V menu Formát zvoľte príkaz Skryť stĺpce
25
Skryté stĺpce opäť zobrazíte:
1. V menu Formát zvoľte príkaz Zobraziť stĺpce
2. Kliknite na stĺpce, ktoré chcete zobraziť a stlačte tlačidlo Zobraziť
Uzamknutie alebo odomknutie stĺpcov
Pri zobrazení tabuľky v dátovom liste je spravidla viac stĺpcov, ako sa ich
naraz môže vojsť
na obrazovku. Ak pomocou posúvníka sa pohybujeme stĺpcami vo výreze
okna, tak vpravo
síce získavate nové stĺpce, ale za cenu toho, že vľavo iné stĺpce stratíte.
Môžete ukotviť, uzamknúť, jeden alebo viac stĺpcov tak, aby vľavo z
obrazovky nezmizli.
Uzamknuté stĺpce môžete kedykoľvek rozšíriť o ďalšie stĺpce. Access zobrazí
výraznejšiu
vertikálnu linku, ktorá oddelí ukotvené stĺpce od ostatných.
Uzamknite stĺpce týmto postupom:
1. Vyberte jeden alebo viacero stĺpcov, ktoré chcete ukotviť.
2. V menu Formát zvoľte ponuku Ukotviť stĺpce
Odomknutie stĺpcov uskutočnite týmto postupom:
1. V menu Formát zvoľte ponuku Uvoľniť všetky stĺpce
Presunutie stĺpcov
V zobrazení dátového listu presuniete stĺpec nasledujúcim postupom:
2. Označte stĺpec, ktorý chcete premiestniť
3. Ťahajte stĺpec myšou za záhlavie tak, až bude silná zvislá čiara v
požadovanej pozícií
Otvorenie tabuľky v zobrazení dátového listu
- z okna databázy
- zvýraznite meno tabuľky a stlačte klávesu Enter
- zvýraznite meno tabuľky a stlačte tlačidlo Otvoriť
- dvakrát kliknite na meno tabuľky
- z okna návrhu tabuľky
- zvoľte v menu Zobraziť ponuku Zobrazenie dátového listu
Otvorenie tabuľky v návrhovom zobrazení
- z okna databázy
- zvýraznite meno tabuľky a stlačte tlačidlo Návrh
- z okna zobrazenia tabuľky v dátovom liste
- zvoľte v menu Zobraziť ponuku Návrhové zobrazenie
Pridanie záznamu do tabuľky
1. Otvorte tabuľku v zobrazení dátového listu alebo ako formulár.
2. V menu Vložiť vyberte ponuku Nový záznam
3. Napíšte potrebné údaje do poľa a stlačením klávesy Tab prejdete na ďalšie
pole
Access automaticky uloží nový záznam, ak sa presuniete na iný záznam alebo
ak uzavriete
tabuľku. Ak chcete uložiť záznam skôr, potom použite ponuku Uložiť záznam
z menu Súbor
alebo stlačte Shift + Enter. Pridané záznamy budú zobrazené na konci
tabuľkového listu
v poradí, v ktorom ste ich zapisovali.
26
Pridanie poľa do existujúcej tabuľky
Nové pole do tabuľky môžete pridať kedykoľvek. Môžete ho vložiť na koniec
tabuľky alebo
na ľubovoľné iné miesto. Vloženie poľa do tabuľky docielite nasledujúcimi
krokmi:
1. Otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení
2. Pri vkladaní poľa medzi iné polia vyberte miesto vloženia kliknutím na
riadok ležiaci
pod miestom vloženia. Stlačte klávesu INS alebo v menu zvoľte Vložiť Riadok.
Ako
ukazuje nasledujúci obrázok, objaví sa nový prázdny riadok, do ktorého
môžete
vyplniť požadované údaje. Ak chcete vložiť nové pole na koniec tabuľky,
presuňte
kurzor na prvý voľný riadok.
3. Definujte pole zápisom názvu poľa, dátového typu.
4. Nastavte vlastnosti poľa
Úprava dát v poli
Vo vytvorenej databáze môžete meniť vložené údaje, ak dodržíte dátový typ
a to nasledovne:
1. Otvorte tabuľku v zobrazení dátového listu alebo formulára
2. Kliknite na políčko, ktorého údaj chcete upraviť
Odstránenie dát v poli, polí, záznamov, celej tabuľky
Vymazať môžete údaje, dáta v poli, celé pole, celý záznam, celú tabuľku v
databáze
Vymazanie celého poľa (stĺpca):
1. Vyberte tabuľku, v ktorej chcete urobiť úpravy
2. Kliknite na názov poľa (stĺpca), ktorý chcete vymazať
3. Stlačte tlačidlo Úpravy a z ponúkaného menu vyberte Odstrániť stĺpec
Vymazanie záznamu:
1. Vyberte tabuľku, v ktorej chcete robiť úpravy
2. Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať
3. Stlačte kláves Delete alebo tlačidlo Vymazať záznam a potvrďte
Vymazanie celej tabuľky v databáze:
Uloženie tabuľky pod iným názvom
V databázovom okne sa nastavte na tabuľku , ktorej názov chcete zmeniť.
Stlačte pravé
tlačidlo myši, zobrazí sa ponuka, vyberte funkciu Premenovať, ktorá vám
umožní prepísať
názov tabuľky.
Uzatvorenie tabuľky
Pre uloženie novej alebo zmenenej štruktúry tabuľky a následné opustenie
režimu môžete
použiť ľubovoľnú štandardnú metódu systému Windows zatvárajúcu okno
dokumentu:
najjednoduchší spôsob je dvojité kliknutie na systémovej ikone v ľavom
hornom rohu okna
alebo stlačenie kláves CTRL + F4. Ak ste vytvorili novú štruktúru tabuľky
alebo ste previedli
zmeny Access zobrazí dialógové okno, v ktorom sa opýta, či má uložiť zmeny.
Ak chcete
uložiť zmeny a opustiť režim stlačte tlačidlo Ano.
Úlohy ku kapitole 3:
27
Úloha číslo1:
Vytvorte databázovú tabuľku s názvom Nosiče, ktorú bude využívať malý
obchod
s hudobninami, v ktorom sa predávajú CD a MC nosiče. Do tejto tabuľky
vložte fiktívne dáta.
Postupujte nasledovne:
1. Otvorte aplikáciu pre vytváranie databáz
2. Vytvorte tabuľku (s aspoň štyrmi poľami), ktorá bude obsahovať údaje o
CD aj
MC nosičoch v predajni.. Určte dátové typy polí ( rozlišujte text, čísla,
kalendárne dáta) a veľkostí polí
3. Určte primárny kľúč tabuľky
4. Tabuľku uložte pod názvom Nosiče
5. Do tabuľky vložte niekoľko záznamov
6. Zmeňte šírku jednotlivých stĺpcov tabuľky
7. Skryte stĺpec Názov média
8. Zobrazte stĺpec Názov média
9. Pridajte pole Poznámka do tabuľky Nosiče
10. Odstráňte v poradí druhý zobrazený záznam v tabuľke Nosiče
11. Vložte údaje do poľa Poznámka
12. Odstráňte pole Poznámka v tabuľke Nosiče
13. Vytvorte jednoduchý formulár pre vkladanie dát do tabuľky Nosiče
14. Uložte tabuľku pod iným názvom CDaMC
15. Uložte databázu po názvom Databáza nosičov
Úlohy ku kapitole 4:
Úloha číslo 1:
Databáza s názvom „Databáza nosičov“, ktorú ste vytvorili a umiestnili na
vašom disku
vám bude slúžiť ako zdroj dát, ktoré budete spracovávať. V nasledujúcej
úlohe budete
využívať tabuľku Nosiče.
Postupujte nasledovne:
1. Otvorte databázu s názvom „Databáza nosičov“
2. Nájdite druhý záznam nosiča v tabuľke a zmeňte typ nosiča (ak ide o CD
opravte
na MC, ak ide o MC opravte na CD)
3. Vytvorte nový dotaz, ktorý zobrazí všetky informácie o CD nosičoch.
4. Tento dotaz uložte pod názvom CD.
5. Vytvorte nový dotaz, ktorý zobrazí všetky informácie o MC nosičoch.
6. Tento dotaz uložte pod názvom MC.
7. Všetky súbory uložte.
8. Uzatvorte databázová aplikáciu.
v