Upoznajte se sa Microsoft Outlook-om

SADRAJ
RAD SA ELEKTRONSKOM POTOM......................................................................................... 174 1.1. POKRETANJE PROGRAMA OUTLOOK PRVI PUT ............................................................................ 175 1.2. ITANJE PORUKA I OTVARANJE PRILOGA ..................................................................................... 175 1.3. ODGOVARANJE NA PORUKE ......................................................................................................... 177 1.4. IZRADA NOVIH PORUKA................................................................................................................. 178 1.5. KORIENJE ADRESARA............................................................................................................... 180 1.6. PRIDRUIVANJE DATOTEKA PORUKAMA ....................................................................................... 182 1.7. SLANJE I PRIJEM PORUKA............................................................................................................. 183 1.8. TAMPANJE PORUKA .................................................................................................................... 184 UPRAVLJANJE PORUKAMA ....................................................................................................... 185 ELEKTRONSKE POTE ................................................................................................................ 185 2.1. PRILAGOAVANJE NAINA PREGLEDANJA PORUKA ..................................................................... 186 2.2. ORGANIZOVANJE PORUKA PO DATOTEKAMA ............................................................................... 188 2.3. UPRAVLJANJE PORUKAMA POMOU BOJA ................................................................................... 189 2.4. PRONALAENJE PORUKA.............................................................................................................. 191 2.5. UVANJE I ARHIVIRANJE PORUKA ................................................................................................ 193 PRILAGOAVANJE I ORGANIZOVANJE .................................................................................. 198 PORUKA ELEKTRONSKE POTE .............................................................................................. 198 3.1. FORMATIRANJE PORUKA .............................................................................................................. 199 3.2. IZMENA PARAMETARA PORUKE I OPCIJA SLANJA ......................................................................... 202 3.3. FILTRIRANJE PORUKA ................................................................................................................... 203 3.6. PROVERA ADRESA ........................................................................................................................ 204 UPRAVLJANJE KALENDAROM .................................................................................................. 205 4.1. PLANIRANJE SASTANAKA I DOGAAJA.......................................................................................... 205 4.2. VOENJE I ORGANIZOVANJE SASTANAKA .................................................................................... 206 4.3. PROMENA IZGLEDA KALENDARA................................................................................................... 206 4.3.1. O prikazima Calendara.......................................................................................................... 207 4.4. VREMENSKE ZONE U CALENDARU ............................................................................................... 207 4.5. TAMPANJE KALENDARA .............................................................................................................. 208 PLANIRANJE I VOENJE SKUPOVA......................................................................................... 209 5.1. PLANIRANJE SKUPOVA ................................................................................................................. 210 5.2. PLANIRANJE RESURSA ZA NEKI SKUP........................................................................................... 210 5.3. ODGOVORI NA ZAHTEVE ZA ODRAVANJE SKUPA ........................................................................ 210 5.4. AUTOMATSKO ODGOVARANJE NA ZAHTEV ZA ODRAVANJE ........................................................ 211 5.5. AURIRANJE I OTKAZIVANJE ZAHTEVA ZA .................................................................................... 211 ODRAVANJE SKUPA .................................................................................................................... 211 5.6. ORGANIZOVANJE SKUPOVA NA MREI POMOU .......................................................................... 213 NET MEETINGA ............................................................................................................................ 213

173

Glava 1
Rad sa elektronskom potom

U ovom poglavlju nauiete:

1. 2. 3. 4. 5. 6. Pravljenje profila Kako da itate poruke i otvorate priloge Odgovarate na poruke i prosleujete ih Napravite nove poruke i pridruete datoteke Pravite i koristite ulazne podatke iz adresara tampate poruke

Microsoft Outlook, predstavlja komunikacioni program koji pomae da se mnogo efikasnije raspolae vremenom i informacijama, omoguava da se dele informacije i znatno lake sarauje sa drugima. Elektronska pota ili e-mail predstavlja sutinski oblik komunikacije u radnom okruenju savremenog oveka. Outlook obezbeuje sve neophodne alate za efikasno korienje elektronske pote i upravljanje elektronskim porukama. Pomou programa Outlook, moete da: aljete i primate poruke elektronske pote Pridruite datoteke svojim porukama Napravite adresar i upravljate njime Organizujete i arhivirate poruke Perslonalizujete poruke

174

Upoznajte Microsoft Outlook

1.1. Pokretanje programa Outlook prvi put

Outlook 2002 podrava naloge elektronske pote koji rade sa raunarom na kojem se izvrava Microsoft Exchange Server ili sa raunarom koji je podeen kao Internet mail server. Ukoliko se radi na nezavisnom raunaru, ili na mrei koja nema svoj mail server, korienje Internet pote zahteva da postoji nalog za elektronsku potu kod nekog dobavljaa Internet usluga (engl. Internet Server Provider, ISP). Na ISP se prikljuujete pomou modema i telefonske linije, DSL linije, kablovskom vezom ili preko LAN-a. S Ukoliko se koristite modem, veza moe da se uspostavite runo kada je potrebna, ili se moe podesiti umreavanje telefonskim biranjem, kako bi ste automatski uspostavili vezu uvek kada se progam pokrene Outlook. Va ISP treba da obezbedi telefonski broj, parametre modema i sve preostale posebne informacije, koje su potrebne za oba tipa veze. Ukoliko ste prikljueni na LAN, ta mrea mora da bude konfigurisana tako da obezbedi pristup ISP-u sa vaeg raunara. Administrator mree, ili sistema, moe da vam obezbedi odgovarajue informacije, koje su potrebne da biste ostvarili pristup poti Interneta preko LAN-a. Bez obzira na to kako uspostavljate vezu sa vaim ISP-om, da biste mogli da aljete i primate potu preko Interneta morate da znate ime ulaznog i izlaznog servera za elektronsku potu, naziv svog naloga i lozinku.

S S

Microsoft Outlook 2002 obezbeuje vie tipova naloga za elektronsku potu POP3, IMAP i HTTP ( ukljuujui Hotmail). S Post Office Protocol (POP3) predstavlja vrlo uobiajem tip, koga obezbeuju ISP-ovi. Pomou POP3 naloga, uspostavlja se veza sa serverom za elektronsku potu i uitavaju poruke na lokalni raunar. S Internet Message Acces Protocol (IMAP) je slian nalogu POP3, osim to se poruke uvaju na serveru za elektronsku potu. Korisnik se prikljuujete na taj server da bi proitao naslove poruka, a zatim bira koje poruke eli da uitata na svoj raunar. Hyper Transfer Protocol (HTTP) koristi se uvek kada se pristupitupa Web strani sa Interneta. Ako se koristi kao protokol za elektronsku potu, poruke se uvaju, izdvajaju i prikazuju kao pojedinane Web stranice. Hotmail predstavlja jedan primer HTTP naloga za elektronsku potu.

Outlook kada se prvi put startuje, traiti da se napravite profil u okvir dijalog New Profile. Tu se unosi ime profila (obino je to puno ime korisnika), a zatim se miem izabere OK. Pojavljuje se okvir za dijalog E-mail Account. U njemu treba izabrati Add new e-mail account / Next pojavljuje se prozior za dijalog Server Type u kome se bira tip naloga. Nakon toga podeavaju se parametri naloga. Sadraj ovog okvira odreen je tipom naloga za elektronsku potu, koji je izabran u okviru za dijalog Server Type. Posle ovoga bie potrebno da se unesu odreene informacije i prate instrukcije koje je obezbedio administrator sistema ili ISP.

1.2. itanje poruka i otvaranje priloga

Kada se pokrenete Outlook, sve nove poruke premetaju se sa servera za elektronsku potu, ili se uitavaju, u Inbox. Pomou programa Outlook poruke mogu da se prikau i proitaju na nekoliko naina: S Najvanije poruke mogu da se potrae pomou AutoPreView-a, koji prikazuje prvih nekoliko linija u porukama koje se nalaze u Inboxu. S Mogu da se proitaju bez otvaranja, gledajui njen sadraj kroz prozor za prethodni prikaz. S Odreena poruka moe da se pregleda u njenom sopstvenom prozoru radi lakeg itanja. Poruke elektronske pote kao priloge mogu da sadre vie tipova datoteka. Na primer, kolega moe da poalje Microsoft Word dokument vezujui ga kao prilog. Ove datoteke mogu da se otvaraju preko okna za prethodni prikaz, ili iz otvorene poruke.Postupak otvaranja nove poruke: ukoliko prozor programa Outlook prikazuje rezime sastanaka, zadataka i poruka, koje treba obaviti u toku jednog dana, miem se izabere ikona Inbox na liniji Outlook Bar na levoj strani prozora. Tada se vidi Inbox (Slika 1.2.1.), sa elektronskim porukama.

175

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 1.2.1. Izgled osnovnog prozora Outlook-a

Iz menija View, izborom opcije AutoPreview, ukljuuje se AutoPreview i tako se mogu videti do tri linije kod svake poruke u Inboxu (Slika1.2.2.). Ukoliko je neophodno, pomeranjem sadraja Inboxa na gore ili na dole, locira se poruka eljena poruka, zatim miem izabere ista, da bi se prikazala u oknu za prethodni prikaz. Pomou trake za pomeranje sadraja, vidi se ceo sadraj poruke. Uoite da prozor za prethodni prikaz prikazuje celo zaglavlje poruke (informacije koje se pojavljuju na vrhu elektronske poruke, ukljuujui poiljaoca, primaoca i podatke) i nazive svih pridruenih datoteka. Sa dva uzastopna pritiska na taster mia izabere se Web Site Insertion Order.htm i otvori prilog. Ukoliko se vidi poruka sa upozorenjem o otvaranju priloga, izabere se opcija Open it, i dugme OK. U Web pretraivau pojavljuje se obrazac Web Site Insertion Order. Izborom njegovog imena sa palete poslova Windowsa vraa se u Inbox a izborom opcije PreView Pane iz menija View zatvara se prozor za prethodni prikaz.

Slika 1.2.2. Izgled prozoraPreView

176

Upoznajte Microsoft Outlook

Ukoliko Inbox sadri mnogo poruka, mogie je poruke otvarati u sopstvenom prozoru. Sa dva uzastopna pritiska na taster mia u Inboxu otvara se poruka eljena poruka, poruka se pojavljuje u sopstvenom prozoru Message (Slika 1.2.3.). Zaglavlje poruke i nazivi svih priloenih datoteka nalaze na vrhu.

Slika 1.2.3. Izgled prozoraMessage

1.3. Odgovaranje na poruke

Na poruke moete da se odgovori na nekoliko naina. Odgovor moe da se poalje samo osobi koja je poslala poruku, ili toj osobi i svim ostalima ije adrese se nalaze u linijama To i CC u originalu. Bilo da se odgovara samo poiljaocu ili i ostalima, va odgovor nee obuhvatati nijednu datoteku koja je pridruena originalnoj poruci. Poruku koja je primiljena moete da se prosledi bilo kome, a ne samo osobi koja je prvobitno poslala poruku, ili nekom od drugih primalaca. Prosleena poruka sadrae sve datoteke koje su pridruene originalnoj poruci. Postupak odgovaranja na pristiglu poruku: u Inboxu, neophodno je 2 puta kliknuti levim tasterom mia na poruku, na koju elimo da odgovorimo (Slika 1.3.1.). Zatim je potrebno miem izabarati dugme Reply, na ekranu e se prikazati obrazac Reply. U liniji To: automatski e se nai adresa osobe na iju se poruku odgovara. U liniju Subject dodat je prefiks RE: on oznaava da je ovo odgovor na raniju poruku. Nakon kucanja eljene poruke dovoljno je pritisnuti dugme Send i poruka e biti poslata.

177

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 1.3.1. Odgovaranje na poruku

Ukoliko je potrebno odgovoriti na poruku koja je poslata na vie adresa, a potrebno je da odgovor stigne na sve adrese, tada se na paleti alata izabere dugme Reply to All. Pojavljuje se obrazac Reply. Iz zaglavlja poruke vidi se da e ovaj odgovor biti poslat svima na listi. Poruku je mogue i samo proslediti na neku drugu adresu. Za tu operaciju slui dugme Forward. Na ekranu pojavljuje se obrazac Forward Message prefiks FW: dodat u liniju za temu. Ovaj prefiks ukazuje da je ovo prosleena poruka.

1.4. Izrada novih poruka

Pomou programa Outlook, komunikacija elektronskom potom je brza i jednostavna. Takoe mogu da se ugrade hiperveze i pridrue datoteke porukama. Ukoliko postoji instaliran i Word 2002, Outlook 2002 e koristi Word kao svoj podrazumevani program za ureivanje elektronskih poruka. Brojne mone karakteristike programa Word u ureivanju teksta, ukljuujui tu stilove, tabele i teme, dostupne su za pravjenje poruka u programu Outlook. Da bi se napravila nova poruka potrebno je: na paleti alata izabrati dugme New Mail Message. Pojavljuje se nova prazna poruka u obrascu Message (Slika 1.4.1.).

178

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 1.4.1. Nova poruka

U okvir To, upisuje se adresa osobe kojoj se alje poruka. Posle toga unosi se; (taka-zarez) i razmak i adresa neke druge osobe kojoj je potrebno poslati istu poruku. Znak taka-zarez koristi se za razdvajanje adresa. Ukoliko se adresa primaoca nalazi u adresaru, ili je ve ranije upisana u zaglavlje neke poruke, program Outlook automatski kompletira adresu, a pritisak na taster Tab umee podatke. Ukoliko postoji vie podataka koji odgovaraju, Outlook prikazuje listu stavki koje odgovaraju onome do tada upisano. Korienjem tastera sa strelicama izabre se eljena stavka, i pritisne taster Enter. Izborom tastera Tab, u okvir Cc upisuje se stvarna adresa elektronske pote. Izborom tastera Tab, pomera se u okvir Subject, i unosi tema-naslov poruke. Ukoliko vam je za poruku potrebno korienje Worda radi boljeg uobliavanja vae poruke uinite to i sa Send poaljite poruku. Primer korienja tabele u poruci (Slika 1.4.2.) Table / InsertTable.

Slika 1.4.2. Ubaena tabela u poruku

179

Upoznajte Microsoft Outlook

1.5. Korienje adresara

U adresaru mogu da se uvaju glomazne adrese elektronske pote, i na taj nain izbegne unos svaki put kada se alje poruka. Sa adresarom, u obrascu Messages miem se izabere dugme To, a zatim ime primaoca. Ukoliko se Outlook koristi zajedno sa Exchange Serverom, adresar programa Exchange, pod nazivom Global address list koji sadri adrese elektronske pote svih korisnika na mrei, verovatno je ve dostupan. Ako je Global Address List na raspolaganju, Outlook e ga koristiti kao podrazumevani adresar. Budui da Global Address List odrava sistem administrator, u njega ne moe nita da se dodaje; zato je potrebno napraviti drugi adresar za ulazne podatke koji nisu ukljueni u ovu listu. Podrazumeva se da se ulazni podaci tako napravljeni uvaju u datoteci Contacts, koja je jedna vrsta adresara. Ulazni podaci u adresar mogu da budu podaci o pojedinanim kontaktima, ili podaci za distribucionu listu - grupu pojedinanih adresa koje se uvaju pod jednim imenom. Na primer, da bi se olakali komunikaciju sa nekim timom, moe da se napravi distribuciona listu koja obuhvata adrese svih ljudi zaposlenih na odreenom projektu. Postupak dodavanja nove adrese. U meniju Tools, izaberi Addres Book. Pojavljuje se prozor Addres Book (Slika 1.5.1.). Da bi se dodala nova osobu u adresar u okviru Select the entry type, miem se izabere New Contact, a zatim pritisnite dugme OK. Pojavljuje se obrazac Contact (Slika 1.5.2.).

Slika 1.5.1. Izgled prozoraAddress Book-a

U okvir Full Name upisuje se ime osobe iji mail je potrebno da upiemo, u okvir E-mail, upisuje se adresa elektronske pote i sa pritiskom na dugme Save and Close zavren je postupak unosa posle ega se adresa kontakta pojavljuje u prozoru Address Book. Na isti nain unosite i ostale kontakt adrese.

180

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 1.5.2. Izgled prozoraContact

Radi pravljenja distribucione liste na paleti alata, izabere se dugme New Entry. Pojavljuje se okvir za dijalog New Entry i u njemu New Distribution List, zatim dugme OK. Pojavie se obrazac Distribution list (Slika 1.5.3.). U okviru njega u polju Name upisuje se naziv te liste, na primer ime neke firme. A zatim miem dugme Select Members i okviru za dijalog Select Members iz padajue liste Contacts tj. dodaju se imena iz Addres Booka na sledei nain: iz liste Name ime koje elite da dodate, a zatim pritisnite dugme Members. To ime e biti dodato u distribucionu listu. Pritiskom na OK u dijalog za Select Members vraate se u obrazac distribucione liste.

Slika 1.5.3. Izgled prozoraDistibution List

Sa Save and Close zatvara se obrazac Distribution List, pojavljuje se prozor Address Book (Slika 1.5.4.) koga takoe zatvaramo sa Close. Da bi se adresirali poruku pomou adresara na paleti alata izabere se New Mail Message. Pojavljuje se nova prazna poruka u obrascu Message. Pritiskom u polje To, otvara se lista Name u kojoj se bira ime primaoca. Naziv distribucione liste dodaje se u listu primalaca u okviru Cc i potvruje se sa OK. Ostalo je jo da se izabere okvir Subject, i unese tekst. Poruka je adresirana i spremna za slanje.

181

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 1.5.4. Izgled prozoraAddress book-a

1.6. Pridruivanje datoteka porukama

Pogodan nain za deljenje dokumenata sa drugima, kao to su Word-ovi ili Excel-ovi, jeste da se priloite uz elektronsku potu. Program Outlook olakava prilaganje datoteka uz poruke. Postupak je sledei: Najpre se izabere New Mail Message i u okviru nje izabere ime primaoca (okvir To) a u okviru Subject napie naslov poruke. Sada je potrebno pridruiti dokument ovoj poruci , tako to na paleti alata, izaberemo Insert File. I u okviru dijaloga Insert File izabere dokument Attachment, a zatim pritisne dugme Insert. Dokument se pojavljuje u okviru Attach u zaglavlju poruke. Poruka izgleda slino ovoj (Slika 1.6.1.):

Slika 1.6.1. Pisanje poruke

182

Upoznajte Microsoft Outlook

1.7. Slanje i prijem poruka

U zavisnosti od naloga elektronske pote, kao i od konfiguracije mree, poruke koje se alju mogu odmah da budu poslate, ili mogu da se uvaju u Outboxu sve do slanja. Ukoliko je prikljuak na LAN, poruka e biti odmah poslata. U suprotnom poruke se obino uvaju u Outboxu. Kako se primaju poruke takoe zavisi od tipa naloga za elektronsku potu i od konfiguracije Outlooka. Outlook moe periodino da proverava da li postoje nove poruke i da ih automatski uitava. Drugi nain je da se proverava da li postoje nove poruke. Kopije poruka koje se alju po pravilu se uvaju u datoteci Sent Items. Da bi se videle te poruke, iz Folder Lista izabere se Sent Items. U suprotnom iz menija Tools / Options, pritisne se dugme E-mail Option, i tako deaktivira polje za potvrdu Save copies of messages in Sent Items folder, i na kraju OK. Da bi se poslala nova poruka najpre se na paleti alata izabere New Mail Message i u otvorenom obrascu Message u okviru To, upie adresa , zatim se popuni okvir Subject i unese telo poruke koja se zatim tako spremna alje sa Send. U meniju View / Folder List prozor Outlook izgledae ovako (Slika 1.7.1.):

Slika 1.7.1. Izgled prozoraInbox

U listi Folder / Outbox prikazuje se sadraj Outboxa. Ukoliko se poruka koja se alje pojavi u Outboxu, mora runo da se alje. Ako je Outbox prazan poruka je automatski poslata. Da bi se poslale poruke iz Outboxa i uitala bilo koja nova poruka sa servera za elektronsku potu, na paleti alata izabere se dugme Send/Receive. Outlook se povezuje na server za elektronsku potu da bi poslao i primio poruke. U zavisnosti od naina povezanosti na mreu, moe da pristupa preko modema ili mrenog kabla. Kada poruka bude poslata nestae iz Outboxa. Kada se primi poruka, ona se pojavljuje u Inboxu, zajedno sa svim ostalim novim porukama. Iz Folder List izabere se Inbox da bi se videla nova poruka (poruke). Prikazuje se sadraj Inboxa. Pomou Outlooka, mogu da se dobiju sve elektronske poruke na jednom mestu tako to se u profilu konfigurie vie naloga. Da bi se profilu dodao nalog za elektronsku potu: U meniju Tools / E-mail

183

Upoznajte Microsoft Outlook

Accounts se pokrene E-mail Accounts Wizard. Izaborom opcije Add a new e-mail account / Next prvo se izabere tip servera, zatim unesu neophodni parametri servera i naloga, i potom Next. Za zavretak izabere se Finish da bi se zatvorio E-mail Accounts Wizard. Ukoliko postoji vie naloga elektronske pote u profilu, pota moe da se poalje preko bilo kog naloga. U obrascu Message / Accounts, a zatim iz padajue liste se izabere eljeni nalog.

1.8. tampanje poruka

Moda e povremeno biti potrebno da se napravi pisana kopija, odnosno da se odtampa elektronska poruka. Pomou Outlooka mogu da se tampaju na skoro isti nain kao i bilo koji drugi dokument. U zavisnosti od formata (HTML, Rich Text ili Plain Text) poruke moe da se podesi vie opcija za podeavanje strane, ukljuujui tu veliinu papira, margine i orijentaciju. Moe takoe da se koristi Print PreView da bi se videlo kako e poruka izgledati kada bude odtampana. (Print PreView nije dostupan za poruke u HTML formatu). Da bi se otatampla poruka nophodno je u Inboxu, sa dva uzastopna pritiska na taster mia izabere se poruka Upcoming show i otvoriti je. Poruka se pojavljuje u okviru Message.U meniju File / Page Setup / Memo Style i pojavie se okvir za dijalog Page Setup (Slika 1.8.1.).

Slika 1.8.1. Izgled prozora- Page Setup

U okvir Left upisati 1.0 da bi se podesila leva margina na 1 in, a zatim miem izabrati OK. Okvir za dijalog Page Setup se zatvara, a novi parametri imae efekta na ovu poruku. Zatim na paleti alata, miem izabrati dugme Print i poruka e biti odtampana sa podrazumevanim opcijama za tampanje. Izabrati AutoPreView iz menija View, da bi se iskljuio AutoPreView, a zatim izabrati PreView Pane iz menija View, da bi se aktivirao PreView Pane. U njemu pritisnuti dugme Close u listi Folder, i ona vie nije prikazana.

184

Glava 2
Upravljanje porukama elektronske pote

U ovom poglavlju nauiete:

1. 2. 3. 4. Kako da prilagodite prikaz poruka Organizovanja poruka Pronalaenje poruka Na koji nain uvate i arhivirati poruke

U dananjem poslovnom svetu, elektronska pota predstavlja vaan metod komunikacije, ali ako se redovno koristi i prima velika koliina poruka, upravljanje svim tim porukama moe da predstavlja tekou. Microsoft Outlook 2002 sadri mnoge karakteristike koje pomau da se brzo proitaju, organizuju, pronau i uvaju elektronske poruke. Poruke mogu da se organizuju u datoteke, da se pretrauju prema kategorijama i drugim kriterijumima, kao i da se arhiviraju u Outlooku i na disku.

185

Upoznajte Microsoft Outlook

2.1. Prilagoavanje naina pregledanja poruka

Kako Inbox sakuplja poruke, pokuaj da se srede moe, da bude pravi izazov. Outlook moe da se koristi za prilagodavanje prikaza, grupisanje i sortiranje poruka. Posle toga leke se utvruje koje poruke su najvanije i odlui koje od njih mogu da se obriu, kao i da se pronau poruke na koje treba da se odgovori. Bez obzira na prikaz koji se izabere, poruke mogu da se sortiraju prema bilo kojoj koloni jednostavno tako to se miem izabere zaglavlje odreene kolone. Podrazumevano, poruke u Inboxu sortiraju se prema datumu prispea u opadajuem redosledu - najskorije poruke pojavljuju se na vrhu ove liste. Naravno kolone mogu da se sortiraju i u rastuem , ali i da se grupiu prema sadraju bilo koje kolone -prema poiljaocu poruke, na primer, ili prema temi. Outlook sortira poruke prema nazivu u koloni From, u rastuem redosledu, kada u Inboxu izaberete zaglavlje kolone From. Ponovnim izborom zaglavlja kolone From Outlook sortira poruke u opadajuem redosledu. Ukoliko elimo da Outlook grupie poruke prema temi, a te teme sortira u rastuem redosledu izabere se zaglavlje kolone Received. Desnim tasterom mia izabere se kolona Subject i iz pomonog menija Group By This Field (Slika 2.1.1.). Uoava se da su ukupan broj stavki, kao i broj neproitanih stavki u svakoj grupi, navedeni u zagradama u produetku linije sa temom. Izborom znaka (+) sa leve strane linije Subject: Upcoming show prikazuju se sve poruke u okviru grupe te teme.

Slika 2.1.1. Izgled prozoraInbox

Ako vie nije potrebnoa da poruke budu sortirane prema temi, u okviru Group by desnim tasterom mia je potrebno izabratidugme Subject, a zatim iz pomonog menija Don't Group By This Field. Nakon toga desnim tasterom mia izaberite neko zaglavlje kolone i iz pomonog menija izaberite Group By Box i okvir Group by e nestati. Ukoliko se nijedna poruka u Inboxu ne pojavi u polucrnom tipu slova, to ukazuje da jo uvek nisu proitane, desnim tasterom izabere se poruka i iz pomonog menija oznai sa Mark as Unread. U meniju View, pokaite na Current View, a zatim miem izaberite Unread Messages. Outlook e filtrirati poruke tako da prikazuje samo one koje nisu proitane. Oznaka datoteke ukazuje da je filter primenjen (Ukoliko nema neproitanih poruka u Inboxu, izgledae kao da je on prazan).

186

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 2.1.2. Izgled dijaloga- View Summary

Da bi se po elji definisao pregled poruke potrebno je da se u meniju View / Current View miem izabere Messages. U meniju View, pokaIte na Current View i miem izaberIte Customize Current View pojavie se okvir za dijalog View Summar (Slika 2.1.2.). U njemu se izabere dugme Fields i pojavljuje se okvir za dijalog Show Fileds (Slika 2.1.3).

Slika 2.1.3. Izgled prozoraShow Fields

Sada u listi Available fields, izabere se Sensitivity, a zatim dugme Add, i tako se dodaje polje Sensitivity listi kolona koje se prikazuju u ovom pregledu. Zatim u listi Show these fields in this order, se odvue re Sensitivity tako da se pojavi odmah iza Importance, i izabere OK. Okvir za dijalog Show Fields se zatvara, i vraamo se u okvir za dijalog View Summary u kome se bira dugme Other Settings i pojavljuje se okvir za dijalog Other Settings (Slika 2.1.4.). U ovom polju bira se strelica na dole sa desne strane okvira Grid line style, Small dots i na kraju dugme OK. Okvir za dijalog Other Settings se zatvara, i vraamo se u okvir View Summary i biramo OK. Okvir za dijalog View Summary se zatvara, a prikazae se Inbox sa novim podeenim parametrima prikaza.

187

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 2.1.4. Izgled dijaloga Other Settings

Potrebno je jo zaglavlje kolone Sensitivity odvui nadole i otpustiti taster mia kada se preko zaglavlja pojavi veliki crni znak X. Kolona Sensitivity se uklanja iz prikaza. Da bi se se vratili na podrazumevane parametre prikaza, iz menija View / Current View, izabrati Define Views i pojavljuje se okvir za dijalog Define Views. U njemu izabrati dugme Reset, zatim OK i na kraju Close. Inbox se prikazuje sa podrazumevanim parametrima prikaza.

2.2. Organizovanje poruka po datotekama

Nakon itanja i odgovaranja na poruke, one se mogu snimiti i tako sauvati za kasnije. Pomou programa Outlook, poruke mogu da se organizuju na vie naina. Izrada datoteka za organizovanje poruka pomae da se u Inboxu izbegne akumuliranje poruka koje nisu meusobno povezane. Na primer,da se napravi datoteka za svaki projekat na kome se radi, i da se uvaju sve poruke koje se odnose na taj projekat u njegovoj datoteci. Poruke mogu da se pomeraju u te datoteke runo ili da Outlook to radi umesto vas. Da bi se to uradilo nophodno je u meniju Tools izabrati Organize i pojavie se prozor Ways to organize Inbox. Na vrhu okna Ways to Organize Inbox, potrebno je miem izabrati dugme New Folder i pojavljuje se okvir za dijalog Create New Folder (Slika 2.2.1.).

Slika 2.2.1. Izgled dijaloga- New Folder

U okvir Name upisuje se naziv datoteke, recimo Home Show, a zatim miem izabere OK, time se dijalog Create New Folder se zatvara. Ukoliko Outlook pita da li elite da smestite preicu za ovu datoteku na Outlook Bar, izaberite No. Nova datoteka Home Show pojavljuje se u Folder Listu kao

188

Upoznajte Microsoft Outlook

poddatoteka datoteke Inbox. (Moete da pomerite sadraj Folder Lista nadole, da biste videli ovu datoteku). Da bi se prikazao Folder List, iz menija View miem izaberite Folder List. Prikazuje se lista Folder.

Slika 2.2.2. Izgled dijalogaMove Items

Zatim u Inboxu miem izabrati poruku , a u oknu Ways To Organize Inbox miem izabrati dugme Move. Ova poruka se premeta u novu datoteku. U datoteci Folder List miem izabrati datoteku recimo Home Show. Prikazuje se sadraj ove nove datoteke. U Folder Listu, prevui datoteku Home Show na Outlook Today. Nova datoteka sada je izlistana u Folder Listu na istom nivou kao i Inbox, po abecednom redosledu zajedno sa ostalim stavkama na tom nivou. U Folder Listu desnim tasterom mia izabrati datoteku Home Show, a zatim iz pomonog menija izabrati Rename "Home Show". Ime ove datoteke pojavie se u Folder Listu, u okviru za tekst koji moe da se ureuje. Potrebno je upisati Flower Show, a zatim pritisnuti taster Enter. Ime datoteke je promenjeno. U Folder Listu miem izabrati datoteku Flower Show, da bi se prikazao njen sadraj. Desnim tasterom mia izabrati poruku Upcoming show. Zatim pritisnuti dugme Move to Folder. Pojavljuje se okvir za dijalog Move Items (Slika 2.2.2). Da bi se poruka obrisala i datoteka ostala prazna miem izabrati Inbox, a zatim pritisnuti OK poruka e se pomeriti u Inbox. Sada desnim tasterom mia izabrati New Supplier, a zatim, dugme Delete. U Folder Listu desnim tasterom mia izabrati datoteku Flower Show i pritisnite dugme Delete. Kada Outlook bude pitao da li ste sigurni da hoete da obriete ovu datoteku, miem izabrati Yes. Datoteka e biti obrisana. Kada obriete datoteku, sve poruke koje se nalaze u toj datoteci takoe se briu. (U ovom sluaju datoteka je bila prazna.) Zatvoriti datoteku Folder List pritiskom na dugme Close i Folder List se zatvara.

2.3. Upravljanje porukama pomou boja

Kodiranje poruka bojama moe pomoi da se lake razlikuju poruke koje su poslane, ili primljene od odreenih osoba. Takoe, moe da se izabere da poruke koje su direktno poslate budu obojene drugom bojom, kako bi se razlikovale od poruka koje su poslate kroz distribucionu listu. Ka primer, sve poruke od jednog poiljaoca mogu da se prikau u crvenoj boji, a poruke nekog drugog u zelenoj boji. Najpre je potrebno prikzati Folder List, izborom opcije Folder List iz menija View. U njoj je potrebno izabrati Inbox / Tools /Organize i pojavljuje se prozor Ways to Organize Inbox. U oknu Ways to Organize Inbox, miem izabrati Using Colors, prikazuje se kartica Using Colors (Slika 2.3.1.).

189

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 2.3.1. Izgled Inbox-a

Izabrati poruku (koju elimo da obojimo) Upcoming show i uveriti se da je u odeljku Color Messages u prvom okviru From, a da se poruka pojavljuje u drugom okviru. U treem okviru, iz padajue liste izabrati Fuchsia i pritisnite dugme Apply Color. Navedena poruka se prikazuje u izabranoj boji (Slika 2.3.2.). U oknu Ways to Organize Inbox, miem izabrati Automatic Formatting, pojavljuje se okvir za dijalog Automatic Formatting. U listi Rules for this View, miem izabrati Mail received from (ime poruke koju bojimo), a zatim pritisnuti dugme Delete. Pravilo Mail received from (ime poruke koju smo obojili) je obrisano. U okviru za dijalog Automatic Formatting miem izabrati OK i okvir za dijalog se zatvara. Zatvoriti i ostale dijaloge.

Slika 2.3.2. Izgled Inbox-a

190

Upoznajte Microsoft Outlook

2.4. Pronalaenje poruka

Ukoliko se javi problem pronalaenja poruke u Inboxu, ili nekoj drugoj datoteci sa porukama, ona se moe pronai pomou funkcija Find i Advanced Find programa Outlook. Poruke mogu da se trae u jednoj datoteci, u grupi izabrane datoteke, ili u svim datotekama. Takoe postoji opcija da se pretrauje tekst itave poruke, ili samo polja Subject. Da bi se olakalo pronalaenje poruka, moe se napraviti kategorija kojoj bi se dodale poruke. U okviru kategorija, poruke se grupiu prema nekoj zajednikoj karakteristici. Outlook sadri skup prethodno definisanih kategorija, a svako moe da napravi svoje. Na primer, sve poruke o fakturama i plaanju mogu se dodeliti kategoriji Finance (finansije), ili napraviti kategoriju payroll (platni spisak) za sve poruke koje su vezane za radne liste i isplate. Potrebno je sa palete alata miem izabrati dugme Find i iznad Inboxa pojavie se prozor Find. U okvir Look for okna Find upisati show, re za koju znate da je sadrana u jednoj poruci u vaem Inboxu. Zatim, miem izabrati dugme Find Now.Outlook pretrauje vae poruke i prikazuje samo one koje sadre re koju ste upisali (Slika 2.4.1.).

Slika 2.4.1.Izgled Inbox-a

Da bi se ponovo prikazale sve poruke, miem izabrati dugme Clear i bie prikazane sve poruke. U Inboxu miem izabrati poruku Upcoming show, a iz menija Edit izaberite Categories i pojavie se okvir za dijalog Categories. U okvir Item(s) belong to these categories, posle Practice File, upisati ; (takazarez), a zatim Home Show, kao naziv nove kategorije. Posle toga pritisnuti dugme Add to List i nova kategorija se dodaje u listu i automatski bira za ovu poruku. U okviru za dijalog Categories (Slika 2.4.2.) miem izabrati OK. Ova poruka se dodaje novoj kategoriji, a u oknu Find pritisnuti dugme Options, a zatim iz padajue liste Options miem izabrati Advanced Find, da bi se prikazao prozor Advanced Find. Kao to se vidi, poruke se mogu da traiti na mnogo razliitih naina. U prozoru Advanced Find, miem izabrati jeziak kartice More Choices i prikazae se kartica More Choices. Miem izabrati dugme Categories i pojavie se okvir za dijalog Categories. U listi Available categories oznaiti polje za potvrdu Home Show, a zatim miem izabrati OK. Okvir za dijalog Categories se zatvara, a vi se vraate na prozor Advanced Find. Kategorija se pojavljuje u okviru Categories, kao to je prikazano na slici 2.4.3.

191

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 2.4.2. Izgled dijalogaCategories

Slika 2.4.3. Izgled dijaloga Advanced Find

Miem izabrati dugme Find Now i Outlook e pretraiti poruke i u listi na dnu prozora Advanced Find prikazuje stavke koje se poklapaju (Slika 2.4.4.).

192

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 2.4.3. Izgled dijalogaAdvanced Find

2.5. uvanje i arhiviranje poruka

Kako se poruke gomilaju u Inboxu i drugim datotekama, moda bi trebalo razmotriti nain kako da se sauvaju. Na primer, da se arhiviraju sve poruke koje su poslate, ili primljene, pre odreenog datuma, ili da se snime u datoteke na disku sve poruke koje se odnose na neki projekat. Pomou programa Outlook, poruke mogu da se uvaju kao tekstualne ili HTML datoteke na disketi, ili da se arhiviraju u neku datoteku poruka u Outlook-u. Ahiviranje poruka u posebnu datoteku poruka u Outlooku, pomae pri upravljanju nastalim neredom i veliinom primarnih datoteka poruka, doputajui pri tome lak pristup arhiviranim porukama u okviru Outlooka. Poruke mogu da se auriraju runo i automatski. Kada se arhivirane poruke pomere u posebnu datoteku poruka, one se uklanjaju iz njihove originalne datoteke. Podrazumevano, Outlook automatski arhivira poruke iz svih datoteka u pravilnim vremenskim intervalima, na lokaciji koju je odredio operativni sistem. Takoe mogu da se promene podrazumevani globalni parametri za AutoArchive i izaberu parametri za posebne datoteke. Parametri arhiviranja koji se izaberu za posebnu datoteku nadjaavaju globalne parametre za tu datoteku. Ukoliko se za neku datoteku ne navedu parametri AutoArchive, Outlook e koristiti globalne parametre. U Inboxu, miem izabrati poruku Order Status, a zatim iz menija File/Save As i pojavljuje se okvir za dijalog Save As, kao to je prikazano na Slici 2.5.1..

193

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 2.5.1. Izgled dijaloga- Save As

Po pravilu, poruke se snimaju kao HTML datoteke u datoteku My Documents. U okviru Save As miem izabrati dugme Save i poruka e biti snimljena u datoteku My Documents. Zatim u Inboxu, miem izabrati poruku Travel Schedule, a u meniju File izabrati Save As, pojavie se okvir za dijalog Save As u kojoj miem biramo strelicu na dole sa desne strane okvira Save as type, i iz padajue liste biramo Text Only i na kraju dugme Save. Ovakva poruka e biti snimljena u datoteku My Documents. Zatim u meniju Start/ Documents/ My Documents i otvorie se datoteka My Documents koja sadri snimljene poruke. Sa dva uzastopna pritiska na taster mia izabrati HTML datoteku koja je ve snimljena, a koja je oznaena ikonom Web strane i poruka e se otvoriti u Web pretraivau (Slika 2.5.2.). Ukoliko poruka sadri bilo kakvo formatiranje, HTML format e to sauvati. Po zatvaranju pretraivaa u datoteci My Documents sa dva uzastopna pritiska na taster mia izabrati snimljenu tekstualnu datoteku, koja je oznaena ikonom za tekstualnu stranicu i poruka se otvara u programu Notepad (Slika 2.5.3.). Zatvoriti Notepad i My Documents.

194

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 2.5.2. Izgled HTML poruke

Slika 2.5.3. Izgled Tekst poruke

Postupak arhiviranja poruke: u Outlooku, izabrati Tools /Options i pojavoe se okvir za dijalog Options. Miem je potrebno izabrati jeziak kartice Other, a zatim pritisniti dugme AutoArchive. Pojavljuje se okvir za dijalog AutoArchive (Slika 2.5.4.).

195

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 2.5.4. Izgled dijalogaAutoArchive

Slika 2.5.4. Izgled dijalogaProperies

Preglednjem podrazumevanih parametara za AutoArchive posebno se uoava vremenski interval u kome e se arhiviranje izvravati, starost stavki koje e biti arhivirane i lokacija u okviru Move old items to.
Postupak podeavanja opcija za automatsko arhiviranje: otvaranjem Folder List i izborom opcije Folder List iz menija View pojavljuje se Folder List. U njemu izabrati Sent Items , a u meniju File /Folder /Properties for Sent Items i pojavljuje se okvir za dijalog Sent Items Properties (Slika 2.5.5.), u njemu potrebno je izabrati jeziak kartice AutoArchive. U njoj izabrati opciju Archive this folder using these settings a u okviru Clean out items older then, upisati 4 i Months. Proverite da Ii je izabrana opcija Move old items to default archive folder, a zatim miem izabrati OK. Okvir za dijalog Sent Item Properties se zatvara. Stavke iz datoteke Sent Items se arhiviraju prema novim vrednostima parametara, dok se stavke u svim drugim datotekama arhiviraju prema podrazumevanim vrednostima parametara.

196

Upoznajte Microsoft Outlook

Sada e biti objanjeno podeavanje Outlooka da arhivira poruke prema novim parametrima. U meniju File, izabrati Archive i pojavie se okvir za dijalog. Proveriti da li je oznaena opcija Archive this folder and all subfolders i da li je u listi izabrana datoteka Sent Items. U listi Archive items older then, izabrati datum za koji se zna da se pojavljuje kasnije od datuma nekih poruka u datoteci Sent Items, a zatim miem izabrati OK. Outlook arhivira te poruke u datoteci Sent Items, u skladu sa podeenim vrednostima parametara. U Folder Listu, sa dva uzastopna pritiska na taster mia izabrati Archive Folders, da bi se proirila, a zatim miem izabrati datoteku Sent Items koja se pojavila u okviru te datoteke. Prikazuje se sadraj arhivirane datoteke Sent Items (Stavke koje se kopiraju u datoteke Outlooka arhiviraju se na osnovu datuma kopiranja, a ne na osnovu datuma samih stavki). U meniju Edit, miem izabrati Select All i Outlook e oznaiti sve poruke iz arhivirane datoteke Sent Items. Sa palete alata miem izabrati dugme MoveTo Folder, a zatim iz padajue liste izabrati Sent Items. Poruke e biti vraene u datoteku Sent Items. Na Outlook Baru, miem izabrati ikonu Inbox i prikazae se sadraj Inboxa. U Folder Listu, miem izabrati Sent Items a u meniju File, pokazati na Folder, a zatim miem izabrati Properties for "Sent Items". Pojavljuje se okvir za dijalog Sent Items Properties. Miem izabrati jeziak kartice AutoArchive i prikazuju se opcije AutoArchive. U njoj izabrati opciju Do not Archive items in this folder, a zatim miem izabrati OK. Okvir za dijalog Sent Items Properties se zatvara. Na kraju zatvoriti Folder List, i prozor Find.

197

Glava 3
Prilagoavanje i organizovanje poruka elektronske pote

U ovom poglavlju nauiete:

1. 2. 3. 4. Formatirate poruke Izmenite opcije poruka Filtrirate poruke Koristite line datoteke i adresar

Dok se ue osnovni pojmovi o slanju i prijemu elektronske pote, kao i o upravljanju njome, videe se kako korienje elektronske pote moe da pomogne u poveanju efikasnosti rada. Budui da moe da se prilagodi format poruka i izaberete neka od mnogih opcija poruka i njihovog uruivanja, da se filtriraju poruke i podese line datoteke i adresari, Microsoft Outlook moe tako da se konfigurie da bude pogodan u najveoj meri.

198

Upoznajte Microsoft Outlook

3.1. Formatiranje poruka

Poruke elektronske pote alju se u jednom od tri oblika: HTML, Plain Text ili Outlook Reach Text Format (RTF). Outlook podrava sva tri oblika. Drugi programi za rad sa elektronskom potom mogu da rade samo sa nekima od njih. S HTML predstavlja podrazumevani format poruka u Outlooku. HTML podrava formatiranje teksta, numeraciju, grafike oznake za nabrajanje, slike i pozadine u telu poruke, stilove i elementarne gotove mape za pisma (engl. stationery). Veina popularnih programa za rad se elektronskom potom podrava HTML poruke. Outlook Reach Text Format podrava osnovne opcije formatiranja ukljuujui formatiranje teksta, grafike oznake za nabrajanje, numeraciju, boje pozadine, okvire i senenje. Reach Text Format podravaju neki Microsoftovi klijenti za elektronsku potu, kao to su Outlook 97 i Outlook 2000. Microsoft Outlook Express, koji se isporuuje uz nekoliko verzija operativnog sistema Microsoft Windows, podrava samo HTML i Plain Text. Plain Text podravaju svi programi za rad se elektronskom potom, ali kao to se iz samog naziva moe zakljuiti, poruke u obinom tekstu ne ukljuuju bilo kakvo formatiranje.

U veini sluajeva, HTML format e zadovoljiti odreene potrebe. Praktino, Microsoft preporuuje korienje HTML formata, bilo da se alju poruke preko Interneta, ili da se koristi Microsoft Exchange Server. Kada se alje HTML poruka nekome iji program za elektronsku potu ne podrava HTML format, ona se prikazuje kao obian tekst u programu primaoca. Outlook automatski konvertuje RTF poruke koje se alju preko Interneta u HTML format. Kada se odgovara na poruke ili se prosleuju, Outlook podrazumevano koristi format originalne poruke. Meutim, moe da se izabere odreeni format za bilo koju poruku koja se alje. Kada se alje poruka u HTML formatu, njen izgled moe da se unapredi pomou elementarne gotove mape za pisma (engl. stationery) i tema (engl. themes). Kada se koriste elementi za ukraavanje, moe da se navede skup tipova slova, grafikih oznaka za nabrajanje, boja podloge, horizontalnih linija, slika i drugih elemenata koje se koriste u elektronskoj poruci koja se alje. Moe da se izabere iz kolekcije gotovih dizajna pisama za ukraavanje, prilagodi neki od ablona, napravi novi ukrasni element, ili uita novi ablon sa Weba. Ukoliko se koristi Word kao program za ureivanje elektronske pote, moe da se izabere neki od dodatnih ablona koji su dostupni kao teme u Wordu. Postupak je sledei: na Outlook Baru miem izabrati ikonu Inbox. Na paleti alata, miem izabrati dugme New Mail Message. Pojavljuje se prazan obrazac Message (Slika 3.1.1.)

Slika 3.1.1. Nova poruka

Izaberite re kojoj elite da promenite veliinu i pritiskom na strelicu na dole, sa desne strane okvira Font Size i izabrati odgovarajuu vrednost (koju elite). Miem izabrati strelicu na dole, sa desne strane okvira Font Color, a zatim kvadrat boje koju elite. Na paleti alata obrasca Message, miem izabrati strelicu na dole sa desne strane okvira Message format, a zatim Plain Text. Pojavljuje se okvir za poruke, koji ukazuje da Plain Text format ne podrava neka formatiranja u poruci, to je prikazano

199

Upoznajte Microsoft Outlook

na Slika 3.1.2. Miem izabrati izabrati Continue. Tekst e biti formatiran kao Curier New, veliine 10 taaka (stil Plain Text) , a paleta alata Formatting bie nedostupna.

Slika 3.1.2. Izgled dijaloga- Plain Format

Na paleti alata obrasca Message, miem izabrati strelicu na dole sa desne strane okvira Message format, a zatim Rich Text. Format poruke se menja u Rich Text format, ali tekst ostaje u stilu Plain Text. Sada moe da se koristi pateta alata Formatting da bi se promenio stil, ili neko drugo formatiranje teksta. Miem izabrati dugme Close u obrascu Message i kada se pojavi pitanje da li elite da sauvate nacrt poruke, miem izabrati No. Obrazac Message se zatvara.

Slika 3.1.3. Izgled prozoraOptions

200

Upoznajte Microsoft Outlook

Iz menija Tools, izabrati Options (Slika 3.1.3.). U njemu izabrati jeziak kartice Mail Format. U oblasti Message format, miem izabrati strelicu na dole sa desne strane okvira Compose in this message format, zatim izabrati Plain Text, potom izabrati jeziak kartice Mail Format. U oblasti Message format, miem izabrati strelicu na dole sa desne strane okvira Compose in this message format, i zatim izabrati HTML. U oblasti Stationary and Fonts, miem izabrati strelicu na dole sa desne strane okvira Use this stationary by default, zatim izabrati Clear Day i pritisnite dugme OK. Okvir za dijalog Options se zatvara. Nova poruka e biti fortmatirana u HTML formatu pomou ukrasnih elemenata Clear Day. Na paleti alata miem izabrati dugme New Mail Message. Pojavljuje se obrazac Message, korienjem ukrasnih elemenata Clear Day (Slika 3.1.4.).

Slika 3.1.4. Nova poruka

Miem izabrati telo poruke i upisati proizvoljno. Podrazumevano, tekst se formatira kao Arial, veliine 10 taaka (stil Normal za taj ukrasni element). Iz menija Format. miem izabrati Theme,iz liste Choose a Theme selektovati Artsy. U okviru za dijalog Theme pojavljuje se prikaz primera teme Artsy (Slika 3.1.5.).

Slika 3.1.4. Izgled dijalogaTheme

201

Upoznajte Microsoft Outlook

Ukoliko ne elite da sauvate nacrt poruke u obrascu Message izaberite dugme Close i na pitanje odgovoriti sa No. Obrazac Message se zatvara, a nacrt poruke se odbacuje. U meniju Tools miem izabrati Options, a zatim izaberite jeziak karti ce Mail Format. U oblasti Stationary and Fonts, miem izabrati strelicu na dole sa desne strane okvira Use this stationary by default i sa vrha padajue liste izabrati <None>. Pritisnite dugme OK. Okvir za dijalog Options se zatvara. Nova poruka e sada biti formatirana u HTML formatu bez primene bilo kog ukrasnog elementa.

3.2. Izmena parametara poruke i opcija slanja

Da bi se olakalo upravljanje elektronskom potom i jo efikasnije istaklo znaenje poruke, moe da se podesi vanost, osetljivost, kao i vie opcija slanja za elektronske poruke. Vanost moe da se podesi kao High, Normal i Low. Poruke koje se alju sa vanou High, oznaene su crvenim znakom uzvika. One sa vanou Normal, nemaju posebnu oznaku, dok poruke koje se alju sa vanou Low, oznaene su plavom strelicom koja je usmerena na dole. Ove oznake prikazuju se u koloni lmportance u Inboxu. Takoe, moe da se podesi osetljivost poruke na Normal, Personal, Private ili Confidential. Poruke koje su oznaene kao Private, ne mogu da se menjaju posle slanja. Da bi se olakalo upravljanje porukama koje se primaju, moe da se izabere da se odgovori dobijeni na poruke, alju na drugu adresu elektronske pote. Na primer, moe da se dogodi da se odgovori poalju na novu adresu elektronske pote, dok se prelazi sa jedne na drugu. Da bi se olakalo upravljanje porukama koje se alju, mogu da se uvaju kopije poslatih poruka, kao i da se izabere u kojoj datoteci one treba da se uvaju. Takoe, moe da se definie kada neka poruka treba da bude isporuena, kao i da poruka posle odreenog datuma postane nedostupna. Evo kako to funkcionie u prozoru programa Outlook, sa palete alata izabrati dugme New Mail Message, pojavie se prazan obrazac Message. Sa palete alata obrasca Message miem izabrati dugme Options (Slika 3.2.1.). U oblasti Message settings, miem izabrati strelicu na dole sa desne strane okvira Importance i iz padajue liste izabrati High. U oblasti Delivery options i polje za potvrdu Have replies sent to, obrisati tekst u susednom okviru i upisati adresu po izboru. Okvir za dijalog izgledae priblino kao na Slika 3.2.1.. Zatvoriti dijalog sa Close.

Slika 3.2.1. Izgled dijalogaMessage Options

Poruka koja je poslata sa vanou High, oznaena je crvenim znakom uzvika. Poruka koja je poslata sa vanou Low, oznaena je plavom strelicom usmerenom nadole Ukoliko postoji prikljuak na mreu koja koristi Microsoft Exchange Server, mogu da se opozovu poslate poruke. Na primer, ukoliko se u poslatoj poruci otkrije greka, poruka moe da se opozove, i

202

Upoznajte Microsoft Outlook

ponovo poalje nakon ispravke greake. Da bi se opozvala poruku: u meniju View / Folder List / Sent Items, sa dva uzastopna pritiska na taster mia izabrati poruku koju je potrebno opozovati, kako bi se otvorila u prozoru Message. U meniju Action, izabrati Recall this Message. Izabrati da li samo da se obriu ne proitane kopije ove poruke, ili da se obriu ne roitane kopije i da se zamene sa novom porukom, a zatim miem izabrati OK. Poruka moe da se opozove, ili zameni, samo ako je primalac prijavljen na mrei, ako koristi Microsoft Outlook i jo uvek nije proitao poruku ili je premestio iz Inboxa.

3.3. Filtriranje poruka

Kako se poruke gomilaju u Inboxu, moe postati pravi poduhvat pronalaenje poruke koja je u tom trenutku zaista neophodna. Da bi se lake odgovorilo na ovakve izazove poruke mogu da se filtriraju prilagoavanjem prikaza. Kada se filtriraju poruke, prikazuju se samo one koje zadovoljavaju zajedniki kriterijum. To pomae da se identifikuje odreena kolekcija poruka. Takoe, mogu da se naprave pravila za pomeranje poruka u unapred navedene datoteke im se prime, mogu da se filtriraju neispravne poruke ili poruke koje su samo za odrasle. U meniju View, pokazati na Current View, a zatim izabrati Define Views. Pojavljuje se okvir za dijalog Define Views for "Inbox", kao to je prikazano na Slika 3.3.1..

Slika 3.3.1. Izgled dijalogaView Summary

Slika 3.3.2. Izgled dijalogaDefine View

203

Upoznajte Microsoft Outlook

Prvo izabrati dugme Copy i pojavie se okvir za dijalog Copy View. Potrebno je u okvir Name of new View upisati Filtered for Show, a zatim izabrati OK. Zatvorie se dijalog Copy View a pojavie se okvir za dijalog View Summary (Slika 3.3.2.), koji prikazuje vrednosti parametara prikaza koji su kopirani. Izabrati dugme Filter i pojavie se okvir za dijalog Filter. U okvir Search for word(s), upisati show, a zatim izabrati OK. Okvir za dijalog Filter se zatvara, a pojavljuje se okvir za dijalog View Summary, koji prikazuje vrednosti parametara novog filtera. U okviru za dijalog View Summary, izabrati OK. Okvir za dijalog View Summary se zatvara, i potrebno je vratiti se u okvir za dijalog Define Views for "Inbox" koji prikazuje novi pregled u listi View Name. Proveriti da li je u listi View Name istaknut Filtered for Show, a zatim izaberite dugme Apply View. Okvir za dijalog Define Views for "Inbox" se zatvara, a prikazuje se Inbox koji sadri samo poruke koje u temi sadre re show. Oznaka datoteke ukazuje da je primenjen filter. U meniju View, pokazati na Current View i pojavie se lista raspoloivih prikaza, ukljuujui i novi prikaz Filtered for Show. Potrebno je izabrati Messages u podmeniju Current View i filter e se ukloniti, a poruka e se pojaviti u Inboxu. Outlook nudi nekoliko opcija za upravljanje nepotrebnim porukama elektronske pote neeljeni oglasi i pisma sa ponudama mogu da pretrpaju Inbox, ukoliko adresa elektronske pote doe u ruke bezobzirnih isporuilaca mailh listi. Nepotrebne poruke mogu da se kodiraju bojama radi lake identifikacije, ili da se pomere u drugu datoteku da bi se smanjila guva u Inboxu. Na isti nain moe da se upravlja porukama koje su samo za odrasle. Da bi se filtrirale nepotrebne poruke potrebno je: na paleti alata izabrati dugme Organize. Pojavljuje se prozor Ways to Organize Inbox. U oknu Ways to Organize Inbox izabrati Junk E-Mail. Da bi se nepotrebne poruke kodirale bojama, u prvoj liniji postaviti vrednost u prvom okviru na color, a u drugom iz padajueg menija liste izabrati boju. Takoe, u prvom okviru moe da se podesi vrednost na move, a u drugom da se izabere odredina datoteka. Izabrati dugme Turn On da bi se iskljuilo pravilo za filtriranje nepotrebnih poruka. Da bi se filtrirale poruke sa neeljenim sadrajem, u drugoj liniji, izabrati jednu od vrednosti color ili move, a zatim izabrati odreenu boju ili odredite. Izabrati dugme Turn On da bi se ukljuilo pravilo za filtriranje poruka sa neeljenim sadrajem. Zatvoriti prozor Ways to Organize Inbox. Pravila za filtriranje su uspostavljena i deluju iz pozadine, sve dok se ne iskljue.

3.6. Provera adresa

Podrazumeva se da Outlook uporeuje sve adrese elektronske pote koje se unose, sa podacima u Outlook Address Book. Ukoliko adresar ne sadri nikakve ulazne podatke za ime koje je uneto u okvire To, Cc ili Bcc u novoj poruci, kada se alje takva poruka Outlook e od traiti da se izabere neki ulazni podatak iz adresara, ili da se obezbedi puna adresa. Da bi Outlook proverio ulazne podatke iz Personal Address Booka potrebno je: Iz menija Tools, miem izabrati Address Book. Iz menija Tools prozora Address Book, izabrati Options. U okviru za dijalog Addressing, izabrati dugme Add. U okviru za dijalog Add Address List, izabrati Personal Address Book, a zatim pritisnuti dugme Add. Miem izabrati dugme Close. U okviru za dijalog Addressing, izabrati OK. U prozoru Address Book, izabrati dugme Close.

204

Upoznajte Microsoft Outlook

Glava 4
Upravljanje kalendarom

U ovom poglavlju nauiete:

1. Planirate sastanke i dogaaje 2. Promenite izgled Calendara 3. tampate Calendar

Efikasno upravljanje vremenom jeste izazov sa kojim se u nae vreme svakodnevno suoava veina ljudi. Calendar programa Microsoft Outlook, olakava upravljanje rasporedom, ukljuujui tu i sastanke i dogaaje, kao i pregledanje dnevnih, nedeljnih i mesenih rasporeda.

4.1. Planiranje sastanaka i dogaaja

Dodavanje planova sa rasporedom termina u kalendar, moe pomoi pri upravljanju dnevnim rasporedom. Calendar programa Outlook moete da koristite da bi se planirali sastanci (engl. Appointment - najee traju samo jedan deo dana) ili dogaaji (engl. Events - obino traju itav dan). I dogaaji i sastanci mogu da budu redovni (engl. Recurring - to znai da se ponavljaju u pravilnim vremenskim intervalima -na primer, dnevno, nedeljno ili meseno). Za svaku stavku u Calendaru moe da se navedet tema i lokacija, kao i datum i vreme odravanja. Moe da se oznai zauzetost kao slobodan, uslovno zauzet, zauzet ili izvan kancelarije u planirano vreme, a moe i da se izaberete dobijanje podsetnika za neki sastanak ili dogaaj. Podsetnici se pojavljuju u malim okvirima za dijalog, koji se pojavljuju kada se priblii vreme odravanja sastanka ili dogaaja. Outlook mora da bude otvoren da biste dobili podsetnik. Sastanak, takoe, moete da oznaite kao privatni (engl.private). Privatni sastanci pojavljuju se u vaem Calendaru, ali njegovi detalji su sakriveni od drugih. Podrazumevano, va Calendar izgleda ovako (Slika 4.1.1.):

205

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 4.1.1. Izgled Calendara

U Calendaru programa Outlook dan je razbijen na intervale od po pola sata, a u danima u nedelji koji h h predstavljaju podrazumevanu radnu nedelju (engl. work week), intervali od 8 A.M. (08 ) do 5 P.M (l7 ) istaknuto su oznaeni. Moe da se promeni radna nedelja u Calendaru, tako da odraava vae radne sate, a sastanke moete da planirate za bilo koje vreme u toku bilo kog dana. Date Navigator se koristi kao zgodan meseni kalendar i kao jednostavan nain da pregledate svoje rasporede za odreene datume. Da biste pregledali raspored za odreeni datum, jednostavno miem izaberite taj datum u Date Navigatoru. Moete da koristite Task Pad da bi ste pregledali aktuelni zadaci i dodali novi, bez otvaranja datoteke Tasks.

4.2. Voenje i organizovanje sastanaka

Calendar programa Outlook moe da se koristi za voenje i organizovanje sastanaka na mnogo razliitih naina. Mogu da se unesu detalji o sastanku da bi vam pomogli da se setite vanih informacija, kao to je dnevnik rada za neki skup ili gde se nalazi kancelarija klijenta. Kao i poruke elektronske pote, sastanci mogu da se dodele kategorijama koje pomau da ih sortirate. Na primer, odlazak kod zubara moete da se dodel kategoriji Personal. Outlook sadri selekciju korisnih kategorija, kao to su Business, Personal i Miscellaneous, ali i vi moete da napravite dodatne kategorije da biste zadovoljili svoje potrebe. Kada izmenite svoj raspored, moete takoe da pomerate, kopirate ili briete sastanke.

4.3. Promena izgleda kalendara

Da bi vam pomogao da nadgledate svoj raspored, program Outlook obezbeuje veliki broj naina da pregledate svoj Calendar. Za svakodnevno korienje, moete da se posmatra dan po dan. Za planiranje u kraem periodu, moe da se koristi petodnevna radna nedelja ili sedmodnevna nedelja. Za dui vremenski period moe da se posmatra itav mesec. Isto tako, moe se podesiti va podrazumevani radni raspored, da izaberete kako se prikazuju sastanci pomou skupa prilagoenih pregleda i filtera, slinih onima koji su dostupni za elektronske poruke.

206

Upoznajte Microsoft Outlook

Da biste oznaili vane sastanke u svom Calendaru, moete da ih kodirate bojama pomou labela. Labele vam doputaju da bojama kodirate sastanke, tako da na prvi pogled znate tip sastanka. Raspoloive labele obuhvataju Important, Business i Personal. Labele mogu da vam pomognu da se spremite za sastanke. Moete da primenite labelu Travel Required da bi vas podsetila da se sastanak odrava van vae kancelarije, ili da primenite labelu Needs Preparation na sastanke za koje morate da pripremite prezentaciju.

4.3.1. O prikazima Calendara

Outlook nudi mnogo naina da pregledate svoj Calendar. Da bi se izabrao pregled iz menija View pokaite na Current View, a zatim miem izaberite pregled koji elite (Tabela 4.3.1.1) Tabela 4.3.1.1. Miem izaberite ovaj pregled Day/Week/Month

Day/Week/Month With AutoPreview Active Appointments Events Annual Events Recurring Appointments By Category

Da biste videli Pregled sastanaka, dogaaja i skupova, slian kalendaru, za period vremena koji vi navedete. Ovo je podrazumevani pregled i on ukljuuje TaskPad. Pregled Day/Week/Month sa dodatkom prve linije sa tekstom komentara, za svaku stavku u Calendaru. Lista sastanaka i skupova koji su planirani za dananji dan i ubudue, sa prikazom detalja u kolonama. Lista dogaaja, sa prikazom detalja u kolonama. Lista godinjih dogaaja, sa prikazom detalja u kolonama. Lista redovnih dogaaja, sa prikazom detalja u kolonama. Lista stavki, grupisana prema kategorijama, sa prikazom detalja u kolonama.

4.4. Vremenske zone u Calendaru

Ukoliko esto radite sa ljudima iz drugih zemalja, ili esto putujete u inostranstvo, moda ete hteti da promenite vremensku zonu, ili da pregledate drugu vremensku zonu u svom Calendaru.Da biste promenili tekuu vremensku zonu:Iz menija Tools, miem izaberite Options. Na kartici Preferences, miem izaberite dugme Calendar Options. U okviru za dijalog Calendar Options, miem izaberite dugme Time Zone. Miem izaberite strelicu na dole sa desne strane okvira Time Zone, zatim miem izaberite neku drugu vremensku zonu i na kraju tri puta pritisnite dugme OK, da biste zatvorili sve okvire za dijalog. Da biste u svom Calendaru prikazali drugu vremensku zonu: Iz menija Toos, miem izaberite Options. Na kartici Preferences, miem izaberite dugme Calendar Options. U okviru za dijalog Calendar Options, miem izaberite dugme Time Zone. Oznaite polje za potvrdu Show an additional time zone. Miem izaberite okvir Label, i upiite oznaku koju elite za ovu zonu. (Na primer, ukoliko dadajete Eastern Time Zone, upisaete EST). Miem izaberite strelicu na dole sa desne strane okvira Time Zona, zatim miem izaberite vremensku zonu koju elite i na kraju tri puta pritisnite dugme OK, da biste zatvorili sve okvire za dijalog. Va Calendar e izgledati kao Slika 4.4.1.

207

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 4.4.1. Izgled Calendara

Da biste trenutno aktivnu vremensku zonu zamenili nekom drugom, moete da koristite dugme Swap Time Zones u okviru za dijalog Time Zone. Zamenom vremenske zone menjaju se sva polja koja su vezana za vreme, kao to je vreme prijema poruka ili vreme odravanja sastanaka, u vremena koja odgovaraju novoj vremenskoj zoni. Da biste ponovo podesili prikaz vremenske zone na prvobitne vrednosti: Iz menija Tools, miem izaberite Options. Na kartici Preferences, miem izaberite dugme Calendar Options. U okviru za dijalog Calendar Options, miem izaberite dugme Time Zone. Oznaite polje za potvrdu Show an additional time zone. Oistite polje za potvrdu Show an additional time zone. Miem izaberite strelicu na dole sa desne strane okvira Time Zone, zatim miem izaberite svoju vremensku zonu koju elite i na kraju tri puta pritisnite dugme OK, da biste zatvorili sve okvire za dijalog.

4.5. tampanje kalendara

Kada vam je raspored popunjen, a vi se naete u situaciji da trite sa jednog sastanka na drugi, moda neete uvek moi da proverite va Outlook Calendar. tampanjem kalendara, svoj raspored moete da nosite sa sobom. Calendar moete da odtampate na vie razliitih naina, koji se zovu stilovi tampanja. Izaberite neki stil iz liste prethodno definisanih stilova, koja obuhvata dnevni, nedeljni i meseni (Daily, Weekly i Monthly) ili napravite sopstveni stil. Takoe, moete da izaberete vremenski interval koji elite da odtampate.

208

Glava 5
Planiranje i voenje skupova

U ovom poglavlju nauiete:

1. 2. 3. 4. Planirate skup Odgovorite na zahtev za odravanje skupa Aurirate i otkaete skupove Planirate skupove na mrei pomou NetMeetinga

Microsoft Outlook moe da pomogne pri esto mukotrpnom zadatku kao to je organizovanje skupova. Moe da se proveri da li su svi uesnici slobodni da prisustvuju skupu, da pronaete lokaciju, da se upute pozivnice za skup i da pratite odgovore pozvanih osoba. I ukoliko se plan promeni, moete da aurirate ili da otkaete planirani skup. Takoe, na poziv za uee na skupu moete da odgovorite runo ili automatski, a moete da pregledate kalendare drugih korisnika da biste proverili da li su i oni slobodni.

209

Upoznajte Microsoft Outlook

5.1. Planiranje skupova

Pomou programa Outlook, moete da planirate skupove, pozovete uesnike kako one koje rade u vaoj organizaciji, tako i one van nje i rezerviete resurse kao to su konferencijska sala ili oprema. Da biste izabrali vreme i mesto odravanja skupa, moete da proverite da li su uesnici slobodni i resursi dostupni pregledanjem informacija slobodan/zauzet. Uesnici koji ne rade u vaoj organizaciji moraju ove informacije da uine dostupnim preko Interneta. Outlook takoe za vas moe da odabere vreme odravanja skupa. Za svaki pojedinani poziv moete da oznaite da li je uesnik neophodan ili ne. Outlook koristi ovu informaciju da bi pronaao najbolje vreme za odravanje skupa za sve neophodne uesnike, kao i da bi uradio optimizaciju prisustva uesnika koji nisu neophodni. Poto izaberete vreme, poslaete zahtev za odravanje skupa neku vrstu poruke elektronske pote -svakom uesniku koji je pozvan i potrebnim resursima. Odgovori potencijalnih uesnika kao i odgovornih za planiranje resursa koje ste zahtevali, automatski se prate im ih primite.

5.2. Planiranje resursa za neki skup

Ukoliko radite na mrei koja koristi Microsoft Exchange Server, a va sistem administrator je u Global Address Book organizacije ve dodao resurse kao to su konferencijska sala ili oprema za projekciju, ove resurse moete da rezerviete za odravanje skupa. Resurse rezerviete tako to ih pozivate da prisustvuju skupu. Vaa pozivnica se alje osobi koju je sistem administrator odredio da upravlja rasporedom za taj resurs. Ta osoba odgovara na va zahtev za odravanje skupa na osnovu toga, da li je resurs dostupan u traeno vreme. Da biste planirali resurs za novi skup: Na Outlook Baru miem izaberite ikonu Calendar. Iz menija Actions, miem izaberite Plan a Meeting. Pojavljuje se obrazac Plan a Meeting. Miem izaberite dugme Add Others, a zatim Add from Address Book. Pojavljuje se okvir za dijalog Select Attendees and Resources. Proverite da li je u okviru Show Names from the oznaena Global Address List. U listi Name izaberite obavezno i opcione uesnike skupa, kao i obino. Zatim miem izaberite resurs koji elite i pritisnite dugme Resource. Ponovite korake za sve potrebne resurse, a zatim miem izaberite OK. U obrascu Plan a Meeting, prvo miem izaberite dugme Make Meeting, a zatim dugme Close. Da biste planirali resurs za postojei skup: U Calendaru sa dva uzastopna pritiska na taster mia izaberite skup da biste ga otvorili, a zatim miem izaberite jeziak kartice Scheduling. Miem izaberite dugme Add Others, a zatim Add from Address Book. Proverite da li je u okviru Show Names from the oznaena Global Address List. U listi Name izaberite resurs koji elite, a zatim pritisnite dugme Resource. Ponovite korake za sve potrebne resurse, a zatim miem izaberite OK. Miem izaberite dugme Send Update.

5.3. Odgovori na zahteve za odravanje skupa

Isto kao to vi moete da aljete zahteve za odravanje skupova, moete da primate zahteve drugih za uee na nekom skupu. Kada se to dogodi moete da odgovorite na jedan od tri naina. Moete da prihvatite poziv i obavestite osobu koja vam je poslala zahtev da ete uestvovati. Skupovi koje prihvatite automatski se upisuju u va Calendar. Moete uslovno da prihvatite zahtev, ukazujui da moda neete moi da prisustvujete skupu. Skupovi koje uslovno prihvatite takode se upisuju u va Calendar, a informacije slobodno/zauzeto prikazae vae vreme u tom periodu kao uslovno planirano. Konano, moete da odbijete uee na skupu i u tom sluaju se ovaj zahtev brie i nikakvi podaci se ne upisuju u va Calendar. Kada odbijete uee na skupu, moete da izaberete da li e Outlook o tome da obavesti osobu koja vam je poslala zahtev.

210

Upoznajte Microsoft Outlook

5.4. Automatsko odgovaranje na zahtev za odravanje

Moete da izaberete da na zahtev za odravanje skupa odgovorite automatski, Outlook e obraivati zahteve za odravanje i otkazivanje skupa im ih dobijete, odgovarati na zahteve, dodavati nove skupove u va kalendar i uklanjati otkazane skupove iz kalendara. Ukoliko to izaberete, Outlook e automatski otkazati zahteve za odravanje skupa koji su u suprotnosti sa postojeim stavkama u vaem kalendaru. Takoe, moete automatski da odbijete bilo koji zahtev za stalni sastanak. U meniju Tools, miem izaberite Options. Pojavljuje se okvir za dijalog Options. Na kartici Preferences, miem izaberite dugme Calendar Options, a zatim dugme Resuorce Scheduling. Pojavljuje se okvir za dijalog Resuorce Scheduling. Oznaite polje za potvrdu Automatically accept meeting request and process cancellations. Ukoliko elite, oznaite polja za potvrdu Automatically decline conflicting meeting request i Automatically decline recurring meeting request, a zatim miem izaberite OK. U okviru za dijalog Calendar Options, miem izaberite OK, a zatim u okviru za dijalog Options miem izaberite OK.

5.5. Auriranje i otkazivanje zahteva za odravanje skupa

Plan projekta moe svakodnevno da se menja. U skladu sa tim, vai skupovi moraju da budu fleksibilni. Outlook vam olakava auriranje, ili otkazivanje skupova onako kako se vae potrebe menjaju. Na primer, ako saznate da je uesnik ije je uee neophodno zauzet u vreme koje ste zahtevali, moete da promenite datum ili vreme odravanja skupa, ili da otkaete ceo skup. Takoe, moete da dodate, ili uklonite, osobe sa liste uesnika. Na Outlook Baru, miem izaberite ikonu Calendar. Prikazuje se Calendar. Koristei Date Navigator, miem izaberite 18. juni 2002. godine dan odravanja skupa pod nazivom Plan for Home Show Exhibition (slika 5.5.1.). Sa dva uzastopna pritiska na taster mia izaberite skup Plan for Home Show Exhibition. Pojavljuje se obrazac Plan for Home Show Exhibition -Meeting. Miem izaberite jeziak kartice Scheduling, i u oblasti Free/Busy, pomerite sadraj do sledeeg radnog dana. Miem izaberite vremenski podeok 11:00 A.M. i prevucite desnu ivicu osenene oblasti do 12:00 P.M. da biste planirali da sastanak traje jedan sat. Vreme poetka i kraja odslikavaju izmene koje sta napravili u podacima za datum i vreme. Miem izaberite dugme Add Others, a zatim iz padajue liste izaberite Add From Address Book. Pojavljuje se okvir za dialog Select Attendees and Resources. U okviru Optional, miem izaberite ime osobe koju elite da uklonite iz okvira Optional, a zatim pritisnite taster Del. Osoba je uklonjena iz okvira Optional. Miem izaberite OK.

211

Upoznajte Microsoft Outlook

Slika 5.5.1.Izgled Calendara

Okvir za dijalog Select Attendees and Resources se zatvara. Obrazac Plan for Home Show Exhibition -Meeting odslikava izmene uesnika (Slika 5.5.2.). Na paleti alata, miem izaberite dugme Send Update. Aurirani obrazac Meeting je poslat. U Date Navigatoru, miem izaberite sledei radni dan. Raspored za sledei radni dan se prikazuje, ukljuujui tu i izmenjen plan skupa Plan for Home Show Exhibition. Sa dva uzastopna pritiska na taster mia izaberite skup Plan for Home Show Exhibition. Pojavljuje se obrazac Plan for Home Show Exhibition -Meeting. Miem izaberite jeziak kartice Tracking. Prikazuje se kartica Tracking, koja pokazuje odzive koji su primljeni od svih uesnika.

Slika 5.5.2. Izgled dijaloga- Plan for Home Show Exhibition Meeting

212

Upoznajte Microsoft Outlook

Iz menija Actions, miem izaberite Cancel Meeting (Slika 5.5.3). Pojavljuje se okvir sa porukom koja vas pita, da li elite da poaljete uesnicima obavetenje o otkazivanju skupa. Izaberite opciju Send cancellation and delete meeting, i miem izaberite OK. Miem izaberite jeziak kartice Appointment. Obrazac Plan for Home Show Exhibition -Meeting je izmenjen tako da ukazuje da je skup otkazan. Na paleti alata, miem izaberite dugme Send. Poruka o otkazivanju skupa poslata je svim preostalim uesnicima. Obrazac Meeting se zatvara, a taj skup se uklanja iz vaeg Calendara.

Slika 5.5.3. Izgled prozora- Plan for Home Show Exhibition Meeting

5.6. Organizovanje skupova na mrei pomou Net Meetinga

Sa NetMeetingom, programom koji se isporuuje uz Microsoft Internet Explorer, moete da vodite skup na mrei (engl. online meeting) preko Interneta. NetMeeting vam doputa da vodite kako audio, tako i video konferencije sa jednom ili vie osoba. Uesnici NetMeeting konferencije mogu da dele aplikacije, sarauju na dokumentima, crtaju po deljenoj elektronskoj tabli, ili razmenjuju datoteke. U Calendaru, prikaite odreeni raspored i izaberite vremenski podeok. Na paleti alata, miem izaberite strelicu na dole sa desne strane dugmeta New Appointment, a zatim miem izaberite Meeting Request. Pojavljuje se prazan obrazac Meeting. Miem izaberite okvir Subject i upiite Collaboration on Sales Report. Oznaite polje za potvrdu This is an online meeting using i proverite da Ii je u susednom okviru oznaeno Microsoft NetMeeting. Miem izaberite okvir Directory Server i upiite logon.netmeeting.microsoft.com (naziv za Microsoft Internet Directory Server), a zatim oznaite polje za potvrdu Automatically start NetMeeting with Reminder. Miem izaberite jeziak kartice Schedulling. Miem izaberite dugme Add Others, a zatim iz padajue liste izaberite Add from Address Book. Pojavljuje se okvir za dijalog Select Attendees and Resources. Ukoliko je potrebno, miem izaberite strelicu na dole sa desne strane liste Show names from the, i iz liste izaberite Contacts. U listi Name, miem izaberite osobu koju elite, drite pritisnut taster Ctrl, a zatim miem izaberite jo jedno ime.Oba imena bie oznaena. Miem izaberite dugme Required, a zatim izaberite OK Ukoliko se od vas trai da pristupite Microsoft Office Internet Free/Busy Serviceu, miem izaberite Cancel. U oblasti Free/Busy, pomerite sadraj do sledeeg radnog dana, miem izaberite vreme poetka i zavretka skupa koji utiu na izabrani datum i vreme. Na paleti alata miem izaberite dugme Send.Zahtev za odravanje skupa je poslat. Kada doe vreme odravanja skupa, NetMeeting e se automatski pokrenuti, tako da vi i drugi uesnici moete da se prikljuite na konferenciju.

213