Excel: Zaokretna tablica (Pivot Table) osnove

Sadraj

UVOD ................................................................................................................................................................... 5 1.1 1.2 to je zaokretna tablica (Pivot Table)? ................................................................................................................. 5 Prednosti zaokretne tablice .................................................................................................................................. 5

KAKO KORISTITI ZAOKRETNU TABLICU? ............................................................................................................... 7 2.1 Opdi izgled zaokretne tablice i njezini dijelovi ...................................................................................................... 7 Nazivi redova ................................................................................................................................................ 8 Nazivi stupaca .............................................................................................................................................. 8 Polja s vrijednostima (Values) ...................................................................................................................... 9 Filteri........................................................................................................................................................... 10

2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.2 2.3

Osvjeavanje podataka u zaokretnoj tablici ....................................................................................................... 12 Osnovne mogudnosti zaokretne tablice.............................................................................................................. 13 Sortiranje podataka .................................................................................................................................... 13 Zaokretanje tablice ..................................................................................................................................... 13 Od sintetike prema analitici........................................................................................................................ 14

2.3.1 2.3.2 2.3.3 3

KOLICA ZA KORITENJE ZAOKRETNE TABLICE .....................................................................................................15

Uvod

Svrha ovih uputa je da Vas upozna s Excel 2007 zaokretnom tablicom i njenim mogudnostima kako biste mogli samostalno analizirati podatke i izraivati potrebne izvjetaje koji de Vam pomodi u donoenju poslovnih odluka.

1.1

to je zaokretna tablica (Pivot Table)?

Zaokretna tablica (Pivot table) je napredna vrsta alata u Excelu koja slui za brzo i lako baratanje s velikim brojem podataka. Ova vrsta alata slui za izradu analiza potrebnih za donoenje poslovnih odluka. Najede se koristi za izvjetavanje u situacijama kada postoji potreba za vie razliitih izvjetaja temeljenih na istom skupu podataka. Za razliku od standardnih, zaokretna tablica omogudava pretvaranje velike koliine podataka u jedan sumarni izvjetaj sa samo nekoliko klikova miem. Njome je omogudeno jednostavno grupiranje i kategoriziranje podataka, saimanje velikih koliina podataka u smislenu informaciju te izvoenje razliitih kalkulacija i funkcija.

1.2

Prednosti zaokretne tablice

Standardne tablice u Excelu mogu sadravati velike koliine podataka te se u njima svi podaci moraju ureivati i sortirati runo kako bi se izdvojili podaci koji su nam potrebni za izradu analize. Kod zaokretne tablice u kratkom vremenu moemo vidjeti podatke koji nas zanimaju, kao na primjer: tko je imao najvedu prodaju i gdje koji kvartali su bili najprofitabilniji koji proizvod se najbolje prodaje...

Na bilo koje takvo i slino pitanje zaokretna tablica ima odgovor. Jedini preduvjet je taj da ved imate postojedu bazu podataka iz koje dete zaokretnom tablicom izvlaiti potrebne informacije. Podaci se mogu dobiti iz standardnih tablica u Excelu ili vanjskog izvora podataka (baze podataka ERP rjeenja, skladita podataka itd).

Slika 1. Prednost zaokretne tablice

2
2.1

Kako koristiti zaokretnu tablicu?

Opdi izgled zaokretne tablice i njezini dijelovi

Zaokretna tablica sastoji se od dva osnovna dijela (slika 2.): 1. 2. dostupnih podatkovnih polja (Field List) s desne strane (u daljnjem tekstu lista dostupnih podataka) tablice rezultata s lijeve strane

Slika 2. Prikaz opdeg izgleda pivot tablice

Na slici 3 moemo uoiti kako se ispod okvira dostupnih polja nalaze 4 akcijska polja putem kojih stvarate tablicu rezultata. To su: 1. 2. 3. 4. Nazivi redova (Row Labels) Naziva stupaca (Column Labels) Filteri (Report Filter) Polja s vrijednostima (Values)

Slika 3. Prikaz dostupnih podataka i akcija

U akcijske kudice povlaimo podatke sa liste dostupnih polja kako bi kreirali eljenu zaokretnu tablicu.

2.1.1

Nazivi redova

Nazivi redova se nalaze s lijeve strane zaokretne tablice te se proteu prema dolje. U redove (Row Labels) najede povlaimo kvantitativne podatke za koje elimo prikazati neke vrijednosti. Tip podataka koje stavljamo u nazive redaka su kvalitativni kao npr. trite, proizvodi, lokacije itd., za koje elimo pratiti odreene podatke. U naem primjeru su to prodavai. Kako bi prikazali prodavae u nazivima redova potrebno je iz liste dostupnih polja (Field list) odabrati Prodava i odvudi ga u kudicu Naziv retka (Row Labes). Tada de nam se u zaokretnoj tablici u nazivima redaka prikazati imena prodavaa, kako je prikazano na slici 4.

Slika 4. Prikaz prodavaa u nazivu redova

2.1.2

Nazivi stupaca

Ponaanje navedeno za retke odnosi se i na stupce u kojima isto moemo prikazati kvalitativne podatke kao to su to u naem primjeru imena prodavaa. Kako bi prikazali prodavae u nazivima stupaca u listi dostupnih podataka odaberemo Prodava te ga odvuemo u kudicu Nazivi stupaca (Colum Labels). Sada demo dobiti prikaz imena prodavaa u nazivima stupaca, to moemo vidjeti na slici 5.

Slika 5. Prikaz prodavaa u nazivu stupaca 2.1.3 Polja s vrijednostima (Values)

Polja s vrijednostima nalaze se izmeu naziva redaka i naziva stupaca te se u njima prikazuju kvantitativni podaci kao npr. koliina prodaje, vrijednosti prodaje, broj radnih sati i sl., s kojima elimo vriti neke izraune. U naem primjeru je to iznos narudbe odnosno prodaje. Kako bi prikazali ukupnu prodaju za svakog prodavaa potrebno je odabrati Iznos narudbe u listi dostupnih podataka te ih povudi u kudicu ispod pod nazivom vrijednosti (Values). Tada de nam se prikazati iznos koji je svaki prodava prodao.

Slika 6. Prikaz koliine prodaje po svakom prodavau okomito

Kod prikaza prodavaa u nazivima stupaca postupak za dobivanje koliine prodaje po prodavau je identian. Razliit je jedino prikaz koji prati poloaj naziva prodavaa odnosno podataka za koje pratimo vrijednosti, to moemo vidjeti na slici 7.

Slika 7. Prikaz koliine prodaje po svakom prodavau vodoravno 2.1.4 Filteri

Prostor za filtere smjeten je u gornjem lijevom dijelu tablice iznad naziva redaka i stupaca. Filteri nam slue kako bi mogli izdvojiti i prikazati samo one podatke koji nas trenutno zanimaju, a sakriti one koji nam trenutno nisu potrebni u izvjetaju. Jednostavnim odvlaenjem podatka koji elimo filtrirati u kudicu filteri (Report Filter) mogude je postaviti jedan ili vie filtera u prostoru za parametre, te je na svakom filteru mogude odabrati vie uvjeta klikom na padajudi izbornik filtera. U naem primjeru elimo postaviti dravu kao filter: 1. Iz liste dostupnih podataka odvuemo podatak Drava u kudicu parametri (Report Filter). Sada de nam se u prostoru za filtere prikazati drava, to moemo vidjeti na slici 8 i 9.

Slika 8. Filtriranje podataka

2.

Kako bi postavili uvjet po kojem elimo da nam se filtriraju podaci kliknemo na padajudi izbornik u prostoru za filtere. Tada de nam se javiti padajudi izbornik u kojem de nam se pokazati mogudi uvjeti. U naem primjeru su to Velika Britanija i SAD. Odaberemo uvjet i kliknemo U redu.

Slika 9. Padajudi izbornik izbora uvjeta filtera

3.

Prikazuju nam se podaci koji zadovoljavaju postavljeni uvjet. U naem primjeru je to koliina prodaje u Velikoj Britaniji po prodavaima.

Slika 10. Izgled podataka nakon filtriranja

2.2

Osvjeavanje podataka u zaokretnoj tablici

Ukoliko Vau zaokretnu tablicu koristite kao preglednik iz vanjskog izvora podataka (ERP sustavi, ECM sustavi, DMS sustavi, OLAP) potrebno je redovito osvjeavati podatke u zaokretnoj tablici. Dakle, svaki put kada elite najnovije podatke, trebate iste prethodno osvjeiti. Postupak je prikazan na slici 11:

Slika 11. Osvjeavanje podataka u zaokretnoj tablici 1. 2. U izborniku Excela potrebno je odabrati Opcije (Options) Nakon otvaranja lista potrebno je kliknuti Refresh ili moete koristiti preac Alt + F5 kako bi osvjeili podatke

2.3
2.3.1

Osnovne mogudnosti zaokretne tablice

Sortiranje podataka

Ukoliko elite odreene podatke u tablici posloiti na odreen nain moete koristiti opciju sortiranje. U naem primjeru (Slika 12) sortirat demo prodavae po veliini ostvarene prodaje kako bi mogli vidjeti onoga koji je prodao najvie do onoga koji je prodao najmanje. Desnim klikom na bilo koje polje u koloni s iznosima otvaramo padajudi izbornik unutar kojeg izabiremo sortiranje (Sort) i nain na koji elimo da sortira iznose (Sort Largest to Smallest).

Slika 12. Sortiranje prodavaa prema iznosu ostvarene prodaje

2.3.2

Zaokretanje tablice

Zaokretna tablica dobila je ovaj naziv zbog svoje specifine mogudnosti da na vrlo jednostavan nain zaokrene prikaz podataka u njoj. Odreeni podatak npr. prodavai koji su trenutno prikazani u nazivima redova, mogu se takoer prikazivati u nazivima stupaca. U svakom trenutku je mogude promijeniti poloaj podataka kako Vam trenutno odgovara (Slika 13).

Slika 13. Zaokretanje podataka prodavaa

2.3.3

Od sintetike prema analitici

U zaokretnoj tablici mogude je idi od grupiranih podataka kao to su to ukupna prodaja po prodavau pa sve do detalja kao tonog datuma u kojima je prodaja ostvarena. Kako bi saznali detaljnije informacije potrebno je u zaokretnu tablicu dodati jo jedan podatak u naziv redaka ili u naziv stupaca, ovisno kako elite da Vam izgleda prikaz. U naem primjeru elimo vidjeti prodaju po osobi, poredanu po datumima. U listi dostupnih polja odabrat demo datum narudbe i odvudi ga u nazive redaka nakon ega de nam se za svakog prodavaa pojaviti datumi prodaje i iznosi koje je on ostvario na taj dan.

Slika 14. Prikaz prodaje po datumima

Na isti nain bi mogli dodati i ID narudbe, ali tada bi dobili sloeniji prikaz koji na prvi pogled ne bi bio razumljiv. Napomena: Potrebno je vrlo paljivo birati koliko podataka elimo prikazati u zaokretnoj tablici, jer ukoliko dodamo previe podataka tablica de poeti sliiti onoj standardnoj i vie nede biti pregledna.

kolica za koritenje zaokretne tablice

Kako bi to lake savladali osnove koritenja zaokretnih tablica, predlaemo da pogledate kratku, vrlo korisnu besplatnu multimedijalnu kolicu Microsofta. kolica de vas na brz i jednostavn nain nauiti sluiti se zaokretnim tablicama u svakodnevnom poslovanju.

Poveznica na interaktivne upute (pritisnite tipku Ctrl i istovremeno kliknite lijevi klik mia kako bi aktivirali poveznicu):

Microsoft kolica - zaokretna tablica

Takoer, isprobajte mogudnosti u Microsoftovoj zaokretnoj tablici za vjebu (pritisnite tipku Ctrl i istovremeno kliknite lijevi klik mia kako bi aktivirali poveznicu):

Zaokretna tablica za vjebu